2) Probírané otázky týkající se budoucího vývoje sdružení

Transkript

1 Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. Datum: Účastníci: členové rady - Ladislava Zikmundová, Jiří Pouček, Josef Dušek, člen dozorčí komise Martin Lipár organizátoři: Petr Harant, Tomáš Doležal, Jana Kůstková, Roman Červenka, Jaroslava Hrabcová Na výjezdní zasedání rady byli přizváni aktivní organizátoři, kteří se měli seznámit s fungováním projektu a záležitostmi, které potřebují vědět k organizaci svých akcí. Nebyli pozváni hlavní organizátoři, kteří se na chodu projektu dlouhodobě nepodílejí. Program: 1) Zhodnocení uplynulého vývoje a) kontrola kvalifikačních předpokladů hlavních organizátorů a volba nových hlavních organizátorů; b) kontrola úkolů z minulé schůze; c) zhodnocení dotazníků vybraných na výletě v Českém středohoří. 2) Probírané otázky týkající se budoucího vývoje sdružení a) základní závěry pro organizátory vyplývající z dotazníků; b) požadavky na web; c) finanční kalkulace projektu a z toho vyplývající otázky potřeby zvýšení počtu uživatelů a počtu oficiálních akcí; d) konfliktní členové; e) závěr a stanovení úkolů do dalšího období. Strana 1 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

2 Zápis ze schůze Část 1a): Kontrola kvalifikačních předpokladů hlavních organizátorů a volba nových hlavních organizátorů Jiří Pouček informoval účastníky o tom, kteří hlavní organizátoři splnili podmínky pro funkci hlavního organizátora stanovené ve stanovách: Splněno: Jiří Pouček, Ladislava Zikmundová Nesplněno: Josef Dušek, Martin Lipár, Jana Schovancová, Jozef Krčmárik, Michal Čihař, Jiří Bautz, Jana Kudrnová-Moravcová, Tomáš Moravec Hlavními organizátory zůstavají členové rady a dozorční komise: Josef Dušek, Martin Lipár, Jana Kudrnová-Moravcová (v souladu se stanovami) Rada určuje hlavní stálé organizátory akcí: Michal Čihař (všechny akce), Petra Venclíková (všechny akce), Petr Harant (všechny akce), Jana Schovancová (účetnictví) Celkem hlavních organizátorů od : 9 Přehled hlavních organizátorů od : Jiří Pouček, Ladislava Zikmundová, Josef Dušek, Martin Lipár, Jana Kudrnová-Moravcová, Michal Čihař, Petra Venclíková, Petr Harant, Jana Schovancová a) přijetí rezignace Jany Kudrnové na pozici v dozorčí komisi, která byla podána elektronickou poštou dne 10.října Dozorčí komise přestala být tímto usnášeníschopná. Tato situace vyžaduje, aby rada do měsíce vyhlásila termín nových voleb do rady a dozorčí komise tj. do 10. listopadu. Volby se pak musejí konat do 2 měsíců. Vzhledem k blížícím se Vánocům Jirka Pouček navrhuje konání voleb v první týdnu v lednu 2012 a aby volba proběhla obálkovou formou, tj. ne elektronicky. Internetové volby ještě nejsou implementovány a pro tento termín nejsou časově realizovatelné. Strana 2 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

3 Část 1b): Kontrola úkolů z poslední schůze 30.8.: 1) Organizační činnosti bude provádět Martin Lipár splněno. 2) Činnosti spojené s platbami, tj. došlé platby, výplata záloh, platby na místě,nespárované platby, reklamace ohledně nezaúčtované platby, kontrola plateb a další obdobné činnosti, bude provádět Laďka Zikmundová plněno, ale není aktuální stav pokladny: Bude vyřešeno v dohledné době. 3) Účetnictví bude provádět Jana Schovancová a případné problémy bude řešit primárně s Laďkou Zikmundovou. Laďka Zikmundová domluví s Janou Schovancovou termíny, kdy se uzavře účetnictví za uplynulé měsíce. Rada se domluvila na optimálním termínu do 25. dne následujícího měsíce nesplněno nový termín předání zkompletované účetnictví dubenříjen účetnictví bude 2.11., pokud nebude odevzdáno, tak rada navrhne nový postup. 4) Jirka Pouček se bude zabývat zejména technickým zajištěním fungování webu plněno. 5) Pepa Dušek provede jednání s Jirkou Poučkem ohledně smluvního zajištění technického fungování webu nesplněno. 6) Aby byla zajištěna zpětná kontrola nad případnými komunikačními problémy, byla zřízena mailová adresa archiv@spolecneaktivity.cz. Na tuto mailovou adresu budou posílány relevantní informace typu zajišťování rezervací, komunikace s externími dodavateli, aby byla možnost zpětné kontroly plněno částečně. 7) Jirka Pouček upraví některé mailové adresy typu info@spolecneaktivity.cz (a obdobné), aby nebyl jediným příjemcem těchto mailů, a zváží, zda budou i na něj chodit případné dotazy z těchto mailů, které se již netýkají jeho primární činnosti, tj. technického zajištění webu (viz výše). splněno. 8) Technické problémy webu: Jirka Pouček informoval účastníky o častých výpadcích webu. Pepa Dušek a Michal Čihař pomohou Jirkovi Poučkovi s výběrem nového webhostingu, který bude lépe splňovat narůstající zatížení webu. od poslední schůze se neřešilo, Jirka Pouček má naplánovanou schůzku se specialistou na Windows Server infrastrukturu. 9) Možnost posílání vzkazů přes web:jirka Pouček zváží technickou úpravu posílání vzkazů, aby se minimalizovalo nevyžádané posílání vzkazů (zvláště hromadných) a rada na další schůzi zváží, zda se tato úprava provede s ohledem i na náročnost této úpravy ve vzkazech nebyla provedena změna, nebyly žádné další stížnosti na nevyžádané vzkazy. 10) Martinu Lipárovi byl přidělen úkol doplnit potřebné texty a stručné manuály hlavně do sekce FAQ (často kladené otázky) něco bylo doplněno. 11) Laďka Zikmundová informovala, že Jana Jandová se nabídla s tím, že se také podívá na tyto texty (bod č. 10) a případně upraví nakonec ale nesplněno. 12) Jirka Pouček seznámil radu s výsledky práce studentů na praxi: Strana 3 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

4 a. že nejsou žádné použitelné výsledky co se týče vývoje aplikace, kteří provádějí studenti; b. studenti připravili návody pro uživatele, organizátory; c. studenti připravili některé drobné změny CSS. Část 1c): Zhodnocení dotazníků vybraných na výletě v Českém středohoří Jiří Pouček informoval účastníky o hlavních závěrech z dotazníků, které vyplňovali účastníci na výletě v Českém středohoří: 20% váhá s účastí na první akci; 80% spokojenost s první akcí; 65% nováčků chce určitě jít na novou akci; zlepšení na akcích: 45% chybí vzájemné představení. Z toho vyplývá pokyn pro organizátora, aby se ze začátku věnoval na každé akci přednostně nováčkům; diskuze o chybějících akcí. Problém kulturních akcí (nedostatek lístků, nutno platba i měsíc předem, vysoká cena vstupenek); nápad na mikulášskou párty sobota Roman Červenka zkusí zajistit prostor pro tuto párty; 70% lidí uvedlo, že se chce seznámit; 80% chce poznávat nové lidi; 90% půjde na další akci; 30% lidí by zlepšilo rychlost stránek. Strana 4 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

5 Část 2a): základní závěry pro organizátory vyplývající z dotazníků Následující diskuse nad závěry z dotazníků vyvolala tyto závěry: Pokyn pro organizátora, aby se ze začátku věnoval na každé akci přednostně nováčkům: například byly stanoveny tyto návrhy: základní dotaz organizátora na začátku každé akce: kdo je tady na první akci. v seznamu účastníků, který si tiskneme, budou označeni nováčci nebo bude zobrazen počet již navštívených akcí. Organizátor tedy může být dopředu připraven, zda se na akci objeví nováčci a kolik jich bude; zajištění toho, že se nováček představí i ostatním členům, pokud je to možné (alespoň lidí v blízkosti tohoto nováčka); sdělení základních informací nováčkovi o projektu, například o přihlašování se na akce. Diskuse nad tím, zda udělat na začátku prezentaci projektu (nutnost, aby ta prezentace byla stručná max do 10 minut, protože na akci může být spousta lidí, kteří již projekt dobře znají). Vzhledem k tomu, že ale prezentaci lze spustit pouze na některých akcích (čajovny, některé vinárny) navrhl se vypracovat stručný popis projektu na jednom papíru A4 stačí použít sekci FAQ na webu a silně zestručnit (zajistí Jarka a Martin). Dobré je, aby v těchto materiálech byla i stručná informace o připravovaných některých stěžejních akcí; na oficiálních akcích promíchat lidi, aby si nikdo nepřipadal sám, uvést nováčky do kolektivu. Pokyn pro pořádání i jiných akcí: z dotazníku vyplývá, že některým účastníkům chybí i jiné akce například kulturní. Následující diskuse vyplynula složitost některých organizování kulturních akcí (nedostatek vstupenek, nutnost objednávat měsíc i více předem, vysoká cena vstupenek, neatraktivní čas (sobota večer). Nebylo dosaženo jednoznačného řešení pro takové kulturní akce. Stimulace nových uživatelů na organizování akcí: z dotazníků vyplývá i neznalost některých uživatelů, že mohou sami vymýšlet akce. Proto je nutné i pro současné organizátory nabádat nové členy k iniciativě. Aby nevzniklo rozdělení uživatelů na skupiny: organizátoři + správci webu a na druhé straně ostatní (pasivní) členové. Lze toho dosáhnout například odpovídáním v diskusi některým uživatelům, kteří si stěžují na nevhodný termín akce, ať další akci zorganizují v jiný, vhodnější termín. Strana 5 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

6 Část 2b): Požadavky na web Požadavky na web zajistí Jirka: zlepšení stránek: bude se zapracovávat: platba online, zrychlení párování; nové funkce: změna nicku, omezení zobrazovaných informací pro nepřihlášené; na profilu pro přihlášené: o velká fotka všem; o ostatní fotky přátelé; o základní údaje všem; o seznámení je nastavitelné, pokud je vypnuto nemělo by se zobrazovat ověřit. Navrhované změny webu pro organizátory: u akce ke schválení zobrazovat datum, kdy byla dána ke schválení zvýraznit pokud 48 neschváleno; kdy byl nápad na akci vložen; přidat k formuláři zadávání, schválení akce máš problém (jako u plateb kontakt s fotkou Laďky)...; je potřeba zrevidovat vyhledávání profilů, protože občas vrací matoucí výpisy výsledků; změna nicku: bude zpoplatněná - 150Kč, maximálně jednou za měsíc možnost změny; diskutovala se i možnost posílat vzkazy přes web prakticky komukoliv. Bylo konstatováno, že někteří uživatelé si stěžovali, že jim může napsat vzkaz i zcela neznámý člověk. Navíc bylo zdůrazněno, že pomocí těchto vzkazů se posílají i automatické hromadné nevyžádané spamy. Byl zdůrazněn názor, že posláním sdružení je i seznamovat lidi, tj. i umožnit jim se navzájem kontaktovat, ale toto seznamování by primárně mělo být účastí na společných akcích. Jirka Pouček zváží technickou úpravu posílání vzkazů, aby se minimalizovalo nevyžádané posílání vzkazů (zvláště hromadných) a rada na další schůzi zváží, zda se tato úprava provede s ohledem i na náročnost této úpravy. Rovněž se zváží řešení, aby vzkazy (zvláště hromadné) mohli posílat pouze registrovaní uživatelé, kteří se zúčastnili alespoň jedné akce. Strana 6 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

7 Část 2c): Finanční kalkulace projektu a z toho vyplývající otázky potřeby zvýšení počtu uživatelů a počtu oficiálních akcí a) Martin Lipár předvedl účastníkům jednoduchou kalkulaci: Příjmy sdružení: placení z příspěvků na web z oficiálních (předplacených akcí): Obvyklá výše příspěvku sdružení (často nazývaný příspěvek na web ) u akce, která se pořádá v pracovním týdnu: 20 Kč Průměrná návštěva takové akce: 20 účastníků Příjem pro sdružení z této akce: 400 Kč (20*20) Obvyklá výše příspěvku sdružení (často nazývaný příspěvek na web ) u víkendové akce: 60 Kč Průměrná návštěva takové akce: 15 Příjem pro sdružení z této akce: 900 Kč Pokud vezmeme v úvahu, že v jednom měsíci pořádáme maximálně dvě víkendové akce, máme celkové měsíční příjmy ve výši: 400 * * 2 = Kč Jiří Pouček zároveň účastníky informoval, že jenom pro zajištění kvalitnějších webových služeb je potřeba částka cca Kč. Z výše uvedených jednoduchých kalkulací vyplývá, že je potřeba: - Zvýšit počet předplacených akcí. - Nejspíš i zvýšit počet členů sdružení nebo alespoň registrovaných členů. - Zvážit i jiné příjmy (reklama, sponzor, granty) nikdo z účastníků není nyní ale schopen tyto příjmy zajistit. b) Následující diskuse měla též přinést možné formy motivace pro organizátory, aby více organizovali i předplacené akce. Například zdůrazňováním výhod těchto předplacených akcí: - větší jistota pro organizátora, že mu lidé na akci skutečně přijdou (kdo zaplatí předem je mnohem jistější účastník, než ten, kdo chce platit na místě). - Vysvětlení, že bez oficiálních akcí je činnost sdružení časově omezená, protože nelze počítat s tím, že správci sdružení a webu budou svoji činnost pro sdružení vykonávat zadarmo do nekonečna. c) Následující diskuse též řešila otázku navyšování počtu členů. Nakonec se většina účastníků shodla na tom, že lepší bude postupný nárůst než nárůst skokový například kvůli agresivní reklamě. Agresivní nárůst může mít tato rizika: - Větší výpadky webu; - Nedostatek nových organizátorů (většinou se organizátory stávají členové až po nějakém čase a po zjištění, jak sdružení funguje). V souvislosti s výše uvedeným je třeba řešit otázku, zda a jak motivovat i finančně organizátory: Strana 7 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

8 d) způsob ohodnocení organizátorů předplacených akcí - úhrada akce, v jaké výši, za jakých podmínek u oficiálních akcí může organizátor akce požádat o úhradu své účasti na akci ve výši až 100% a. při min. 10 účastnících 50%; b. při více jak 20 účastnících až 100%; c. záleží však na charakteru akce a náročnosti organizace; d. požadavek na úhradu musí být řečen předem při tvorbě rozpočtu akce. e) pokud se nedohodne jinak, organizátor uhradí plnou částku za účast a po vyhodnocení akce mu bude dohodnutá odměna vrácena na zálohu. Část 2d): konfliktní členové a) Konfliktní členové na akcích bylo zdůrazněno, že existují členové, kteří svým chováním znechucují práci organizátorovi i ostatním účastníkům akce. Může i nastat situace, že se akcí zúčastní lidé, kteří svými fyzickými schopnostmi nejsou schopni akci úspěšně zvládnout. b) Dále bylo zdůrazněno, že musí se počítat s rizikem, že se akcí zúčastní i výrazně konfliktní lidé a nutnost mít na pozoru i nebezpečí krádeží, nebezpečného pronásledování. c) Jako možné řešení výše uvedených situací bylo navrženo například: - velmi podrobně popsat každou akci a upozornit na rizika; - uvést, že akce se koná na vlastní nebezpečí a organizátor ani sdružení neodpovídají za škodu na zdraví či majetku; - povinnost organizátora informovat radu o konfliktních členech na akci. - Rada pak zváží další opatření, například napíše konfliktnímu členovi důrazné varování (podepíše jej Laďka Zikmundová jménem rady ). d) U víkendových akcí je vhodné zajistit číslo občanského průkazu. Zvláště v případě, když nemáme k dispozici žádné údaje o účastnících. Strana 8 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

9 Část 2e): závěr a úkoly Různé: V rámci nezařazeným témat se diskutovalo i o možnosti platby na místě bylo dohodnuto, že pro zjednodušení bude předem určena jednotná cena pro členy i nečleny při platbě akce na místě. Výsledná cena bude předem uvedena na webu. Jiří Pouček informoval o tom, že se jedná s grafikem o zpřístupnění prostoru webových stránek sdružení pro reklamní akce grafika. Tímto problémem se bude zabývat rada. Úkoly: 1. Dořešení nahlášení na Úřad pro ochranu osobních údajů. Zajistí Josef Dušek. Termín: Smluvní zajištění technického fungování webu. Zajistí Josef Dušek ve spolupráci s jiřím Poučkem. Termín: Stručné pokyny pro organizátory co zmínit na akci, představení projektu. Zajistí Jarka Hrabovcová, pomůže Martin Lipár. Termín: Zajistit prostor na mikulášskou párty termín sobota Zajistí Roman Červenka. Termín: co nejdříve. 5. Jiří Pouček předá Laďce Zikmundové: razítko SA. Termín: co nejdříve. 6. Laďka Zikmundová: zařídí příjmové doklady a určí číslování, např. RRRRVSVSNN, kde RRRR je rok (2011), VSVS je variabilní symbol akce např a NN je pořadové číslo konkrétního dokladu vydaného v souvislosti s akcí. Termín: Jiří Pouček: zpracuje z dotazníků seznamy lidí ochota pomoci, ochota organizovat do tabulky na Googlu, aby to nebylo veřejné. Termín: Josef Dušek kontaktuje Nákazu s čím nám může pomoct s grafikou. Termín: Laďka Zikmundová vypracuje výhody předplacených akcí například, že zajistí účastníky, omezení rizika odhlašování na poslední chvíli. Termín: Laďka Zikmundová bude mít na starosti informování konfliktních uživatelů ohledně odmítnutí účasti z akcí (bude podepsána jménem rady). Termín: dle potřeby 11. Jiří Pouček připraví povinnosti organizátorů, zpracuje rizika akcí, majetek, účast na vlastní nebezpečí za spolupráci s právníkem. Termín: Josef Dušek a Michal Čihař pomohou Jirkovi Poučkovi s výběrem nového webhostingu, který bude lépe splňovat narůstající zatížení webu. Termín: Výroba trička s logem sdružení a kšiltovek zajistí Martin Lipár (trička) a Tomáš Doležal (kšiltovky). Termín: Tomáš Doležal: na základě reportů z webu - zdroje návštěvnosti jednou měsíčně bude dělat výstupy. Termín: , poté do desátého dne následujícího měsíce. 15. Ferda (registrovaný člen): připravuje pro SA zdarma realizace plateb online. Termín: Jiří Pouček: zváží přidání omezení odesílání ových adres a www adres pro ty, kteří nebyli na žádné oficiální akci. Termín: Dotisk samolepek. Zajistí Jiří Pouček. Již řeší ve spolupráci s grafikem. Termín: Vyhodnocení úspěšnosti reklamy a propagace. Zajistí Tomáš Doležal. Termín: Strana 9 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )

10 19. Obstarat distribuci letáků. Nebyla stanovena osoba pro zajištění. 20. Jiří Pouček: dokončí přímé importy plateb z účtu. Termín: Jiří Pouček: dokončí úpravy ověřování bezhotovostní platby před schvalováním členství Termín: Jiří Pouček: zapracuje změnu nicku. Termín: Jiří Pouček: zablokuje profilovou informaci pro nepřihlášené. Termín: Jiří Pouček: přidá možnost smazat seznamovací profil. Termín: Jiří Pouček: přidá možnost smazat profilové stránky. Termín: Jiří Pouček: přidá možnost deaktivace profilu a dostranění fotek není to smazání. Termín: Internetový dotazník. Zajistí Jiří Pouček. Termín: cca půlroku, do příštího teambuildingu. Zápis sepsal: Martin Lipár Strana 10 - Zápis ze schůze rady a teambuildingu sdružení Společné aktivity, o. s. ( )