Zápis ze schůze rady dne

Transkript

1 Zápis ze schůze rady dne Místo konání: Restaurace U Počtů, Milady Horákové, Praha 7 Začátek: 19:00 Přítomní: členové rady: Jiří Pouček, Miroslav Zvolský, Dušan Ryšavý (rada je kompletní a usnášeníschopná) hosté: Jana Jandová, Marek Botek, Eva Špelinová, Markéta Jananová, Pavel Dufek, Roman Červenka, Lenka Špačková Volba zapisovatele schůze: Jiří Pouček a Miroslav Zvolský Schůzi předsedá: Jiří Pouček Schůze byla veřejná a s předstihem vyhlášena na webové aplikaci sdružení: 1 Navržený program Proběhla úvodní diskuze ohledně návrhů programu, které podali Jiří Pouček, Miroslav Zvolský, Pavel Dufek, Dušan Ryšavý a Markéta Janatová. Rozhodlo se o jejich zařazení na schůzi, přednostně priority nedokončených úkolů z minulého období a způsob řešení. informace k: stanovy, role předsedy, provozní předpisy, závazné pokyny organizátorům pokuty řešení kontroly pokladny a evidence akcí pololetí 2012 nová evidence na webu - předpis číslování dokladů schválení úprav a rozšíření webu, včetně způsobu úhrady prodloužení web hostingu výběr nové účetní nový způsob plánování placených a pravidelných akcí nezávislost pravidelných stěžejních akcí na jednotlivcích zajištění nových organizátorů: čajovny, vinárny, bowling, lanové centrum na základě doručených žádostí zrušení členství (ticho, Ladik21), zrušení pozice hl. org. pro zvl. činnost (JanaS), zrušení pozice stálého org. (petula) diskuze - změna cen akcí, VIP diskuze - vyhlašování badmintonů - obsazování akcí diskuze o možných změnách stanov autorská práva - obrázky u akcí - několik stovek - závažné termín další schůze - srpen reakce na spam (funkce "nahlásit") propagace projektu a akcí skrz městské části / magistrát HMP publikace akcí na spřátelené servery možnosti online úhrad akcí pomocí platební karty opakovaného porušení provozních předpisů ze strany organizátora pozastavení oprávnění

2 někteří organizátoři nejsou stále vyškoleni pro práci s webovou aplikací - určení termínů a školitele Došlá pošta mimo SA Aktuální stížnosti, pokuty..? Reakce na stížnosti, pokuty,... - Mirek Reakce na stížnosti, pokuty,... - dozorčí komise Změny na webu odsouhlasovat radou Zastupitelnost při provozu webserveru Evidence dokladů 2012 Neměnitelnost účetnictví na webu a dohledatelnost Úkol pro DK? - Inventura smluv Úkol pro DK? - seznámit se se stanovami y odesílané jménem rady Banner pod hlavičkou 2 Schválené body programu a pořadí Některé navržené body programu se kryjí, schválen byl tento program. 1. Seznámení se stanovami 2. Pokuty od za nelegální výlep 3. Dořešení finanční situace - kontrola účetnictví a pokladny 4. Pokladna a evidence na webu od července 5. Neměnitelnost účetnictví na webu a dohledatelnost 6. Žádosti zrušení členství 7. Příchozí pošta na adresy sdružení 8. Zasílání ové korespondence členy rady 9. Autorská práva - obrázky u akcí 10. Dodržování provozního přepisu ceny akcí 11. Prohlášení předsedy 12. Zastupitelnost při provozu webserveru 13. Prodloužení web hostingu 14. Změny na webu odsouhlasovat radou 15. Smlouvy - pronájem aplikace a domény 16. Možnosti online úhrad akcí pomocí platební karty 17. Propagace projektu 18. Plánování placených a pravidelných akcí 19. Vyhlašování badmintonů 20. Silvestr Poděkování bývalým členům orgánů 22. Termín povinného školení organizátorů 23. Termín příští schůze rady Odloženo na příští schůzi: výběr nové účetní změna cen akcí, VIP členové diskuze o možných změnách stanov

3 3 Zápis z jednání 3.1 Seznámení se stanovami Členové rady i dozorčí komise jsou seznámeni stanovami, rolí předsedy, smyslem provozních předpisů. V případě, že rada nezasedá, předseda sdružení může vydávat závazné pokyny organizátorům. 3.2 Pokuty od za nelegální výlep sdružení obdrželo další pokutu od Rencar prostřednictvím společnosti MediaCheck za nelegální výlep samolepek za 1 týden měsíce červen 2011 na starosti si bere Mirek Zvolský, který kontaktuje společnost o celkové výši pokut, aby se tato problematika uzavřela rada žádá členy, aby žádné samolepky v prostorách a vagónech metra nevylepovali, protože je to průběžně a důsledně monitorováno 3.3 Kontrola pokladny a účetnictví Jiří Pouček předal Jiřímu Bautzovi (Kondor) k nezávislé (a nezaujaté) kontrole účetnictví a pokladnu z roku Za období (srpen-prosinec 2011), kdy ji vedla Ladislava Zikmundová bylo Jiřím Poučkem zjištěno, že v pokladně není uvedeno větší množství příjmů v celkové částce cca 2.300Kč Jiří Bautz je zakládající člen našeho sdružení; vzhledem k vážnému zdravotnímu stavu se po kontrolované období nevěnoval organizaci akcí sdružení; je však seznámen s fungováním sdružení a evidencí akcí, má zkušenosti s účetnictvím, zpracováváním podkladů a evidencí akcí; pro sdružení je ideálním adeptem pro provedení hloubkové kontroly financí, která nutná je k zjištění aktuálního finančního stavu, zamezení duplikace záznamů a převedení veškeré evidence na web, kde vzhledem k charakteru systému musíme mít přesný stav financí sdružení tímto nabízím možnost přivýdělku Jirkovi v situaci, kdy při jeho zdravotním stavu nemůže sehnat práci na částečný úvazek odpovídající jeho schopnostem a kvalifikaci a v důsledku toto má nedostatek prostředků na nutné rehabilitace odpracované hodiny si bude evidovat a rada sdružení na základě toho na své další schůzi rozhodne o výši odměny za uplynulý měsíc; Jirka Bautz může fakturovat na IČO po uzavření roku 2011 a zjištění skutečného zůstatku k , rada rozhodne po konzultaci s účetní o způsobuje řešení situace JB bude pokračovat v kontrole akcí od ledna do června 2012, která nebyla dokončena rada s tímto postupem souhlasí 3.4 Pokladna a evidence na webu od července rada od července určuje pokladníkem sdružení Mirka Zvolského byla spuštěna nová evidence hotovostních dokladů na webu, rozšířeny bilance akcí organizátoři obdrželi nový předpis číslování příjmových dokladů MZ dopracuje manuál pro garanty akcí, který odešle do týdne organizátorům; bude vysvětlen na školení

4 3.5 Neměnitelnost účetnictví na webu a dohledatelnost v nové verzi aplikace je zajištěno, aby záznamy nebylo možné po schválení editovat a měnit uzavřené akce také je zajištěno, aby vložené záznamy mohl modifikovat pouze uživatel, který je založil anebo uživatel s vyšším oprávněním (role: pokladník, hlavní účetní) otevírat uzavřené záznamy může pouze hlavní účetní 3.6 Žádosti o zrušení členství rada k dnešnímu dni ruší členství ve sdružení na základě elektronicky doručených žádostí (ticho, Ladik21) rada potvrzuje rušení pozice hlavního organizátora pro zvláštní činnost pro Janu Schovancovou (JanaS), neboť již pro sdružení účetnictví od nezpracovává a za předchozí měsíce roku nebylo dodáno v očekávané podobě Petra Venclíková oznámila, že nebude v nejbližší době organizovat žádné další předplacené akce; sdružení se pokusí obnovit spolupráci s Petrou Venclíkovou nebo najít nové organizátory pro stálé pravidelné akce (zejm. bowling, viz dále bod 18.); návrh zrušení funkce hlavního organizátora odložila na další zasedání v případě, že by v organizování stálých akcí nepokračovala 3.7 Příchozí pošta na adresy sdružení příchozí pošta elektronicky (na y: administrator@spolecneaktivity.cz a info@spolecneaktivity.cz, Jiří Pouček nastaví přeposílání na radu i dozorčí komisi) klasická pošta chodí na adresu sdružení, kde má aktuálně právo ji vybírat pouze Jiří Pouček. Mirek Zvolský získá na poště právo vybírat zásilky doporučené na Společné aktivity. V případě došlé pošty se vždy pošle echo radě mailem y odesílané jménem rady; rada obdrží přihlašovací údaje do mailové schránky: info@spolecneaktivity.cz 3.8 Zasílání ové korespondence členy rady Členové rady Dušan Ryšavý a Mirek Zvolský se dotázali, zda existuje způsob, jak by mohli zasílat e- mailovou korespondenci z ové adresy rady. Jiří Pouček poskytne přístupová oprávnění do schránky info@spolecneaktivity.cz. 3.9 Autorská práva - obrázky u akcí Jiří Pouček upozornil, že pokyn vydaný v květnu ohledně dodržování autorských práv ohledně vkládání fotografií není dodržován. Jedná se stovky případů. Rada rozhodla, že u oficiálních akcí budou organizátoři důsledně dbát na to, aby se vkládaly pouze obrázky, jejichž vkládání na naše webové stránky není v rozporu s autorským zákonem. Zdůrazníme na školení. Pokud se nebude nějakého ilustrativního obrázku dostávat, tak nafotíme vlastní, nebo použijeme z jiné předchozí akce. Toto je důležité dodržovat. Obrázky je možné stahovat z free photo bank, ale je nutné vždy pročíst licenční podmínky: zajímavý článek je zde:

5 3.10 Dodržování provozního přepisu ceny akcí, termíny splatnosti rada vyzývá organizátory k dodržování provozního přepisu I. z května 2012 a metodice sestavování rozpočtu akcí a určování cen akcí zejména termíny splatností akcí, výši příspěvku pro členy na schůzi byl řešen příklad nesprávného rozpočtu akce Turnaj v minigolfu (garant: petula), kde je plánovaný výnos z akce pouze 250Kč při 30 účastnících, tj. 8,30Kč na člena. Minimální výše příspěvku na provoz projektu je předpisem určena na 10% z nákladové ceny, min. však 20Kč u člena. Akce však byla duplikována z předchozí akce, kdy rozpočet byl sestaven na základě jiných očekávaných nákladů. Pro příště bude cena zvýšena o min. 10Kč. v případě změn cen akcí je potřeba účastníkům vysvětlovat skutečné důvody (provozní náklady projektu) není vhodné, aby projekt dotovaly pouze některé akce a jiné byly bez větších výnosů. rada stanovuje, že v případě opakovaného porušení provozních předpisů ze strany organizátora (zejm. termíny splatností akcí, zvýšené riziko akce), může rada pozastavit organizátorovi až veškeré oprávnění realizovat akce do doby přeškolení v případě, že se má rozpočet akce odchylovat od běžné cenové politiky, musí garant akce předem získat souhlas od rady 3.11 Prohlášení předsedy Jiří Pouček oznámil, že nebude moct od 1. srpna 2012 do cca konce října vykonávat funkci předsedy sdružení vzhledem k pracovnímu vytížení i častým osobním aktivitám mimo Prahu i ČR. Na své pozici nelpí; rada může zvolit jiného předsedu (stálého nebo dočasného JP doporučuje Mirka Zvolského). Rozhodl se tak i na základě toho, že se musel v červnu a červenci z velké části věnovat jiným záležitostem sdružení (nepřehledná finanční situace), než pro které si plánoval čas pro sdružení a nezrealizují se letos díky tomu změny a vylepšení na webu, které byly dlouhodobě naplánovány a uživatelé si je žádají Jiří Pouček do konce července zajistí, aby předal veškeré přístupy a informace k tomu, aby rada mohla vykonávat veškeré činnosti sdružení a zajistit plynulý chod projektu 3.12 Zastupitelnost při provozu web serveru Jiří Pouček upozornil, že od 1.8. do nebude moct plně zajišťovat technickou podporu aplikace a v případě výpadku z důvodu chyby aplikace nebude účtovat plnou cenu za pronájem aplikace sdružení získá od Jiřího Poučka kontakt na poskytovatele webhostingu a bude zřízen přístup k logům aplikace do v případě nefunkčnosti webu je postup následující: 1. podívat se do logu aplikace a pokusit se identifikovat z chybového hlášení problém 2. v případě, že je chyba očividně na straně webhostingu (nedostatek místa na disku apod.), kontaktovat poskytovatele 3. jinak kontaktovat dodavatele aplikace 4. případě řešit jiným alternativním způsobem 3.13 Prodloužení web hostingu Radou odsouhlaseno prodloužení web hostingu u AERO Trip PRO s.r.o. o dalších 6 měsíců platbu provede Jiří Pouček v pátek 13.7.

6 3.14 Změny na webu odsouhlasovat radou dodavatel aplikace Jiří Pouček obeznámil radu se způsobem stávající fakturace za pronájem projektu (základní jádro komunitního projektu vs. moduly na míru pro sdružení) vzhledem k absenci smluv o pronájmu aplikací a domén je v plné kompetenci dodavatele provádět drobné úpravy základních funkcionalit aplikace bez souhlasu sdružení rada rozhodla, že větší změny na webu je nutné předem odsouhlasovat radou spolu s určením způsobu úhrady. Dodavatel Jiří Pouček navrhuje 3 možnosti: přímá úhrada / rozložení do splátek / navýšení ceny za pronájmu - u každé úpravy se předem dohodneme na způsobu a předem také na ceně a přesné specifikaci toto se začne praktikovat ihned do musí sdružení řádnou objednávkou potvrdit dodavateli Jiřímu Poučkovi způsob úhrady prací realizovaných za měsíce červen a červenec v rozsahu (cca 50 hodin výkaz bude dodán ceník služeb má dodavatel na webových stránkách) rada schválila další následující úpravy a rozšíření webu a Jiří Pouček dodá do cenovou nabídku a podobnější specifikaci úprav: 1. dokončení evidence bezhotovostních plateb přidání platby z banky k akci 2. reakce na spam (funkce "nahlásit spam") pro členy 3. formulář pro zrušení účtu, důvod; potvrzení zrušení účtu na ; možnost smazání uživatele až 14 dnů po jejich žádosti; možnost smazání/zablokování účtu okamžitě administrátorem 4. notifikace při změně ové adresy účtu 5. formulář na refundace pro účastníka i organizátora: účastníkovi se doporučuje požádat o vrácení platby do 3 dnů; akce nepůjde dřív než týdne po akci uzavřít; potvrzení/zamítnutí/úprava refundace členem rady 3.15 Smlouvy - pronájem aplikace a domény Do poloviny září bude svolána schůzka ohledně smluv, primárně k ujasnění principu smluv a poté revize existujících rozpracovaných verzí 3.16 Možnosti online úhrad akcí pomocí platební karty Jiří Pouček předložil nabídku společnosti GOPAY s.r.o.; rada se dohodla tuto problematiku odložit o 3-6 měsíců, není momentálně prioritou Propagace projektu Jiří Pouček bude kontaktovat městské části Prahy / magistrát HMP ohledně možností propagace projektu Jiří Pouček připravuje portfolio projektu. K tomu potřebuje, aby sdružení bylo schopno nabídnout větší množství pravidelných a oficiálních akcí Publikace akcí na spřátelené servery: např. akce.cz Mirek Zvolský na tomto nyní nepracuje, neboť je vytížen jinými záležitostmi sdružení.

7 3.18 Plánování placených a pravidelných akcí Jiří Pouček je znepokojen, že se přestaly vyhlašovat dosud pravidelné akce: bowling, čajovny (bowling kvůli výnosům na provoz projektu, čajovny jako oblíbené vstupní akce pro nováčky) a další akce rada chce zajistit nezávislost pravidelných stěžejních akcí na jednotlivcích, zastupitelnost organizátorů; zajištění nových organizátorů: čajovny, vinárny, bowling, lanové centrum apod. rada osloví další nové organizátory, kteří by byli ochotni se podílet na organizaci těchto aktivit s portfoliem pravidelných akcí můžeme před našimi partnery získat lepší pozici při vyjednávání slev a dalších výhod pro projekt, včetně reklamy 3.19 Vyhlašování badmintonů bezprostředně po vyhlášení akce jsou pravidelné badmintony obsazené uživateli, kteří jsou právě online, prakticky stále stejní lidé. Je nedostatek míst pro ostatní účastníky, kteří nejsou v čase vyhlášení akce běžně na internetu a na akce se nemohou dostat. Nemohou se zúčastňovat žádní nováčci. Sdružení se pokusí od 1. října zajistit 4 kurty na zimní sezónu a během léta budou Pavlem Dufkem průběžně navyšovány kapacity dle aktuálních možností badmintony přes zimní sezónu 2012/2013: bude potřeba uhradit nejpozději do konce září; odhad výše platby min Kč, odpovídá 2x4 kurty týdně na ½ roku. Pavel Dufek se pokusí vyjednat větší slevy a zjistit podmínky squashe a stolního tenisu ve Sportcentru Step pravidelné squashe vloží do nápadů Jiří Pouček (není nyní jistota zájmu) 3.20 Silvestr 2012 Roman Červenka se nabídl se zajištěním silvestrovského pobytu; do příští schůze podá informace o vybraném objektu a podmínkách případně dá vědět radě i dřív, pokud by bylo ubytování výhodné a nutné jej v krátkém horizontu zarezervovat závazně 3.21 Poděkování bývalým členům orgánů Rada vyslovuje následující poděkování všem, kteří odvedli v uplynulém období mnoho dobrovolné práce ve prospěch sdružení: Nově zvolené orgány Občanského sdružení Společné Aktivity děkují všem členům předchozí Rady a Dozorčí komise, a všem ostatním, kteří podporovali Sdružení v uplynulé době. Ceníme si dobrovolné a ne vždy dostatečně oceněné práce, kterou jste pro Sdružení udělali. Rádi bychom podobně dobře na Vaši práci navázali a budeme velmi rádi, když nás podpoříte nebo nám pomůžete.

8 3.22 Termín povinného školení organizátorů Povinné školení pro všechny i hlavní organizátory s upravenou administrací akcí, nastavením financí a evidencí plateb akcí na webu se bude konat dne 30. července od 19 hodin v restauraci U Počtů, Praha 7. Od bude probíhat školení pro práci s helpdeskem (povinná rada a dozorčí komise). Omluveni: Pavel Dufek organizátor souběžného badmintonu, který byl vyškolen individuálně Termín příští schůze rady Příští schůze rady se bude konat v pondělí 27. srpna, bude včas vyhlášena na webu. Pozn. V případě nutnosti bude svolána mimořádná schůze dříve nebo zařízena elektronická jednací místnost. Předseda sdružení tímto žádá dozorčí komisi, aby úkoly vzniklé rozhodnutím rady byly zaznamenány (ideálně jednotlivě do helpdesku jako Interní úkol ) a průběžně cca 1x měsíčně kontrolován jejich stav řešení. Čas ukončení schůze: 22:30