Doručování analogových dokumentů. Doručování digitálních dokumentů

Transkript

1 Zveřejnění informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů na Magistrátu města Přerova dle 2 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů Doručování analogových dokumentů Adresa podatelny: Magistrát města Přerova Podatelna Bratrská 709/ Přerov 2 Na tuto adresu je možné doručovat i dokumenty v digitální podobě na přenosných technických nosičích dat. Přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých jsou přijímány dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů: Datové zprávy jsou přijímány na USB Flash discích zformátovaných pro některý z windowsovských systémů souborů (FAT, FAT32, NTFS), nebo na médiu CD, DVD. Maximální přípustná velikost přijímané datové zprávy na přenosném technickém nosiči je 10 MB. Úřední hodiny podatelny Pondělí: Úterý: Středa: Čtvrtek: Pátek: Způsob nakládání s doručeným dokumentem v analogové podobě, který je neúplný nebo nečitelný Pokud je z dokumentu možné určit kontaktní údaje odesílatele, je odesílatel dokument vyřizujícím referentem vyrozuměn o zjištěné vadě a je mu stanoven postup pro její odstranění. Pokud není vada odstraněná, není s dokumentem dále pracováno. Doručování digitálních dokumentů Podání v elektronické podobě je možno zasílat jako přílohu u nebo pomocí datové schránky. Maximální přípustná velikost přijímané datové zprávy je 10 MB. Elektronická podatelna není určena pro příjem komerčních, obchodních a reklamních zpráv. Tyto zprávy nebudou dále zpracovány. 1

2 Adresa elektronické podatelny: ID datové schránky: etwb5sh Elektronické adresy jednotlivých zaměstnanců statuárního města Přerov a odborů Magistrátu města Přerova nejsou určeny jako elektronická podatelna. Jsou určeny k běžné elektronické korespondenci mezi zaměstnanci statutárního města a fyzickými či právnickými osobami. Zprávy zaslané na tyto elektronické adresy nelze považovat za podání předané Statutárnímu městu Přerov nebo Magistrátu města Přerova. Přehled datových formátů, ve kterých jsou přijímány dokumenty v datové podobě: 1) Přílohu u lze zasílat ve formátech: a) prostý text (CP 852, 1250) s příponou.txt 1 b) dokument Rich Text Format s příponou.rtf c) HTML dokument s příponou.htm nebo.html d) Adobe Acrobat dokument s příponou.pdf e) Microsoft Word 6.0/95/97 s příponou.doc f) Microsoft Excel 5.0/95/97 s příponou.xls g) rastrový obrázek GIF, BMP, JPG s odpovídající příponou h) video soubor ve formátu MPEG1 s příponou MPG, MPEG i) video soubor ve formátu WMV s příponou WMV (v žádném případě ne WMV HD) h) audio soubor ve formátu MP3 příponou MP3 k) audio soubor ve formátu WAV s příponou WAV l) XML soubor ve formátu FO s příponou FO m) CAD dokument ve formátu DWG do verze AUTOCAD 2008 n) CAD dokument ve formátu DGN do verze MicroStation V8 o) GIS data ve výměnném formátu ESRI SHP Fines p) dokument XML s příponou.xml I. Přílohy u mohou být komprimovány kompresí ZIP verze 2.0 bez zaheslování. II. Při použití jiných formátů nebude elektronická podatelna způsobilá tato podání přečíst. III.Spustitelné soubory (např..exe,.com apod.), nebo zaheslované ZIP soubory nebudou přijaty. IV. Maximální přípustná velikost přijímané datové zprávy včetně přílohy je 10 MB. V předmětu a těle zprávy uveďte doplňující informace. 2) Datovou schránkou lze podání zasílat ve formátech, o které jsou uvedeny ve vyhlášce číslo 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů, příloze číslo 3 Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky. 2

3 I. Přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky jsou za splnění podmínek uvedených v bodu II a) pdf (Portable Document Format) b) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving) c) xml (Extensible Markup Language Document) d) fo/zfo (602XML Filler dokument) e) html/htm (Hypertext Markup Language Document) f) odt (Open Document Text) g) ods (Open Document Spreadsheet) h) odp (Open Document Presentation) i) txt (prostý text) j) rtf (Rich Text Format) k) doc/docx (MS Word Document) l) xls/xslx (MS Excel Spreadsheet) m) ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation) n) jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format) o) png (Portable Network Graphics) p) tif/tiff (Tagged Image File Format) q) gif (Graphics Interchange Format) r) mpeg1/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2) s) wav (Waveform Audio Format) t) mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) u) isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší v) edi (mezinárodní standard EDIFACT, standardy ODETTE a EANCOM pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů - EDI) w) dwg (AutoCAD DraWinG File Format) verze 2007 a vyšší x) shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx (ESRI Shapefile) y) dgn (Bentley MicroStation Format) verze V7 a V8 z) gml/gfs/xsd (Geography Markup Language Document) II. Formáty uvedené v bodu I jsou přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky, obsahují-li odpovídající příponu. Příponou se rozumí vnější znak formátu datové zprávy, který umožňuje programovému vybavení určení typu datového souboru. Doručení datové zprávy em na adresu elektronické podatelny Pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, doručení datové zprávy se odesílateli potvrzuje. Pokud potvrzení o doručení datové zprávy odesílateli nedojde, zpráva nebyla doručena. Příklad automatické odpovědi elektronické podatelny pokud je dokument v pořádku: OK. Vaše podání '# _Subject#' bylo přijato elektronickou podatelnou #nazev_uradu_2p# dne # _datum_doruceni# v # _cas_doruceni# k dalšímu zpracování pod číslem jednacím # _CisloJednaci#. Identifikátor dokumentu: # _identifikator# 3

4 Způsob nakládání s datovými zprávami, doručených em, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu (dále jen škodlivý kód), který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo informacích zpracovávaných na MMPr, nelze je zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem apod. Pokud je v těle nebo příloze dokumentu v digitální podobě ( u) doručeného na elektronickou podatelnu zjištěn škodlivý kód, zakázané přílohy apod., digitální dokument ( ) není poštovním serverem přijat. Je-li možné z dokumentu ( u) obsahujícího doručeného na elektronickou podatelnu, zjistit elektronickou adresu odesílatele, poštovní server nebo e-podatelna o tom odesílatele informuje a zakázané přílohy odstraní. Příklady automatických odpovědí elektronické podatelny, pokud dokument není čitelný, obsahuje škodlivý kód, zakázané přílohy apod.: Zpráva není čitelná Zpráva byla přijata elektronickou podatelnou #nazev_uradu_2p#. Vzhledem k tomu, že zpráva je nečitelná, nelze považovat podání za učiněné. obsahuje nepovolenou přílohu Vzhledem k tomu, že zpráva obsahuje nepovolený typ přílohy, nelze považovat podání za učiněné. Povolené formáty příloh jsou: #Seznam_povolenych_priloh# obsahuje zakázanou přílohu Vzhledem k tomu, že zpráva obsahuje zakázaný typ přílohy, nelze považovat podání za učiněné. Zakázané formáty příloh jsou: #Seznam_zakazanych_priloh# překročil maximální povolenou velikost Vzhledem k tomu, že zpráva překročila maximální povolenou velikost # _max_size[MB]#MB, nelze považovat podání za učiněné. Zpráva je změněna. Nesouhlasí kontrolní součet Vzhledem k tomu, že nesouhlasí obsah zprávy s elektronickým podpisem (tj. zpráva byla změněna), nelze považovat podání za učiněné. Zpráva obsahuje soubor s nekorektním jménem Vzhledem k tomu, že název jednoho ze souborů připojených ke zprávě obsahuje neplatné znaky, nelze považovat podání za učiněné. Certifikát neobsahuje sériové číslo Vzhledem k tomu, že certifikát obsažený ve zprávě neobsahuje jednoznačné identifikační číslo, nelze považovat podání za učiněné. Neplatný certifikát Vzhledem k tomu, že zpráva neobsahuje platný certifikát, nelze považovat podání za učiněné. Ze zprávy nelze získat elektronický podpis Vzhledem k tomu, že ze zprávy nelze získat elektronický podpis, nelze považovat podání za učiněné. 4

5 Zpráva je zašifrovaná a nelze ji rozšifrovat Vzhledem k tomu,že zpráva byla zašifrována, nelze považovat podání za učiněné. ZIP archiv ve zprávě je porušený Vzhledem k tomu, že ZIP archív obsažený ve zprávě je porušený, nelze považovat podání za učiněné. ZIP archiv ve zprávě je chráněn heslem Vzhledem k tomu, že ZIP archív obsažený ve zprávě je chráněn heslem, nelze považovat podání za učiněné. Certifikát k elektronickému podpisu nebyl vystaven akreditovanou certifikační autoritou Vaše podání '# _Subject#' bylo přijato elektronickou podatelnou #nazev_uradu_2p# dne # _datum_doruceni# v # _cas_doruceni# k dalšímu zpracování pod číslem jednacím # _CisloJednaci# (Identifikátor dokumentu: # _identifikator#). Podání lze považovat za učiněné, ale certifikát elektronického podpisu nebyl vystaven akreditovanou certifikační autoritou. Podání má stejnou právní váhu jako nepodepsané. Akreditované certifikační autority jsou: #Seznam_akreditovanych_autorit#. Nelze načíst X509 certifikát Vzhledem k tomu, že při zpracování zprávy se nepodařilo získat podpisový certifikát, nelze považovat podání za učiněné. Zablokovaná ová adresa odesílatele Vzhledem k tomu, že z Vaší ové adresy docházela nevyžádaná korespondence, nebude zpráva '# _Subject#' dále zpracovávána. Doručení datové zprávy do datové schránky statutárního města Přerova potvrzuje informační systém datových schránek. Jaroslav Sláma koordinátor úseku spisové služby a voleb 5