SPISOVÝ ŘÁD MĚSTSKÉHO ÚŘADU UHERSKÉ HRADIŠTĚ

Transkript

1 zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zák. č. 499/2004 Sb. ) vyhláška Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen vyhláška č. 259/2012 Sb. ), zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zák. č. 227/2000 Sb. ) zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zák. č. 300/2008 Sb.), vyhláška Ministerstva vnitra č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů (dále jen vyhláška č. 193/2009 Sb. ), vyhláška Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání Spisový řád Jednací číslo: Datum schválení: Účinnost od do: Plánovaná revize: Typ předpisu: Zpracovatel: 16/ Neomezená Směrnice OIK SPISOVÝ ŘÁD MĚSTSKÉHO ÚŘADU UHERSKÉ HRADIŠTĚ OBSAH 1. Obecná ustanovení 2. Úvodní ustanovení 3. Základní pojmy 4. Příjem dokumentů 5. Příjem dokumentů v elektronické podobě 6. Příjem dokumentů v listinné podobě; Záznam o věci sdělené ústně 7. Označování dokumentů 8. Autorizovaná konverze dokumentů 9. Jiný převod dokumentů 10. Evidence dokumentů 11. Rozdělování a oběh dokumentů 12. Vyřizování dokumentů 13. Tvorba spisu; Označování spisu 14. Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty 15. Vyhotovování dokumentů 16. Podoba vyhotovovaných dokumentů 17. Podepisování dokumentů; Užívání razítek 18. Odesílání dokumentů 19. Ukládání dokumentů a spisů 20. Ukládání dokumentů s odlišným režimem 21. Předkládání dokumentů uložených ve spisovnách úřadu 22. Vyřazování dokumentů; Podrobnosti skartačního řízení 23. Spisová rozluka 24. Vedení spisové služby v mimořádných situacích 25. Řízení a kontrola; Metodická činnost 26. Závěrečná ustanovení 1. Obecná ustanovení 1.1 Spisový řád je závazný pro Městský úřad Uherské Hradiště. Je vydáván tajemníkem Městského úřadu podle ustanovení 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, a zpracováván podle ustanovení 66 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, způsobem specifikovaným vyhláškou Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 1.2 Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový a skartační plán je závazný pro všechny zaměstnance při označování, ukládání a vyřazování dokumentů (příloha č. 1). 1.3 Výkon spisové služby se řídí následujícími právními předpisy:

2 a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zák. č. 500/2004 Sb. ), zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon č. 412/2004 Sb. ), zákon č. 101/2000 Sb., ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, zákon č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška Ministerstva vnitra č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů (dále jen vyhláška č. 207/2001 Sb. ). 2. Úvodní ustanovení 2.1 Spisový řád je závazný interní právní akt (akt interního řízení) úřadu, stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení. Všichni zaměstnanci úřadu, kteří jsou pověřováni vyřizováním dokumentů, jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a za manipulaci s dokumenty, které vytvořili nebo převzali, jsou zodpovědní. Spisová služba je nedílnou součástí jejich pracovní činnosti. Tento spisový řád se vztahuje na dokumenty týkající se samostatné i přenesené působnosti města Uherské Hradiště. 2.2 Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti úřadu, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, opatřování razítkem, odesílání, ukládání, zapůjčování a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 2.3 Úřad vede spisovou službu v elektronické podobě pomocí elektronického systému spisové služby, umožňujícím elektronickou správu dokumentů v elektronické i listinné podobě. Spisová služba odpovídá Národnímu standardu pro elektronické systémy spisové služby (příloha č. 9). 2.4 Správu systému elektronické spisové služby zabezpečuje odbor informatiky a komunikace a všichni zaměstnanci úřadu postupují při výkonu spisové služby podle dokumentace spisové služby vydané dodavatelem. 2.5 Za vedení spisové služby úřadu je odpovědný tajemník městského úřadu a na jednotlivých odborech vedoucí příslušného odboru. 3. Základní pojmy Agendový informační systém informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy; pro účely výkonu spisové služby jsou v převážné většině samostatné evidence dokumentů vedených v elektronické podobě agendovými informačními systémy. Autenticita vlastnost dokumentu charakterizující jeho originální původnost a hodnověrnost. Autorizovaná konverze dokumentů úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu v elektronické podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky (autorizace); a naopak úplné převedení dokumentu v elektronické podobě do dokumentu v listinné podobě včetně pořízení ověřovací doložky. Časové razítko datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb, a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. Číslo jednací evidenční znak (označení) dokumentu v rámci evidence dokumentů, sloužící k odlišení dokumentů mezi sebou navzájem a uvnitř spisu. Datová schránka elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, umožňuje li to povaha dokumentu. Datová zpráva elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou; dokumenty orgánů veřejné moci [ve smyslu 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb.] doručované prostřednictvím datové schránky, úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky a dokumenty fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob dodávané prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy (datovou zprávu tvoří obálka s metadaty a obsah zprávy). Obdobně formu datové zprávy mají dokumenty doručované e mailem. Digitální přílohy dokumentu rozumí se veškeré soubory, jimiž je dokument tvořen. V rámci elektronické spisové služby jsou rozlišovány různé typy příloh: hlavní dokument (průvodní dopis, vyjádření, rozhodnutí ), přílohy (další připojené soubory k hlavnímu dokumentu, el. podpis (externě připojený el. podpis), ostatní a koncepty. Dokument v digitální podobě je tvořen pouze soubory typu hlavní dokument, přílohy a el. podpis. Soubory evidované pod typem ostatní a koncepty slouží pouze jako podkladová část pro tvorbu finálního dokumentu v digitální podobě, ale v rámci elektronické spisové služby s nimi není nakládáno jako se součástmi dokumentu. Dokument rozumí se každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě elektronické nebo listinné, který byl úřadu doručen nebo vznikl z jeho činnosti. Dokument v listinné podobě informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. Dokument v elektronické podobě dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v elektronické podobě. Elektronická podatelna zařízení elektronického systému spisové služby, umožňující příjem, vyhledávání,

3 předávání a odesílání dokumentů v elektronické podobě. Elektronická spisovna technické zařízení sloužící k ukládání dokumentů a spisů v elektronické podobě. Elektronický podpis údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v elektronické podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v elektronické podobě. Elektronický systém spisové služby informační systém pro správu dokumentů. Evidence dokumentů nástroj umožňující vedení spisové služby. Je vedena přírůstkovým způsobem. K evidenci dokumentů ve spisové službě vedené v elektronické podobě slouží elektronický systém spisové služby. Identifikátor datové schránky (ID DS) označení (adresa) datové schránky, slouží k jednoznačné identifikaci datové schránky; není zaměnitelný s jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci. Jednoznačný identifikátor označení dokumentu, zajišťující jeho jedinečnost a nezaměnitelnost. Obsahuje zejména označení původce, případně zkratku jeho označení, ve formě alfanumerického (popřípadě čárového) kódu. Metadata strukturovaná data o dokumentu, popisující souvislosti, obsah a strukturu a jejich správu v průběhu času. Označování dokumentů úkon odborné správy dokumentů, během něhož se dokumentům během jejich příjmu nebo vzniku přiřazují jednoznačné identifikátory. Podací deník evidenční pomůcka v listinné podobě, sloužící pro evidenci dokumentů zařazených do samostatných evidencí dokumentů. Viz též Agendový informační systém a Evidence dokumentů". Podatelna pracoviště zřízené v sídle úřadu, sloužící pro příjem, označování (evidenci) a odesílání dokumentů. Výpravna je součástí hlavní podatelny a slouží k vypravování dokumentů/zásilek. Převod dokumentu převádění dokumentu v listinné podobě na dokument v elektronické podobě, převádění dokumentu v elektronické podobě na dokument v listinné podobě a změna datového formátu dokumentu v elektronické podobě. Provádí se způsobem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu. Postup při převodu dokumentu obsahuje ustanovení 69a zákona č. 499/2004 Sb. Skartační komise komise jmenovaná tajemníkem úřadu a je určená k přípravě a provedení vyřazení dokumentů ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Způsob zřízení skartační komise se uvede ve spisovém řádu. Skartační lhůta doba, po kterou musí být dokument uložen u úřadu. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a až na výjimky ji nelze zkracovat. Skartační režim organizací stanovený systém vyřazování dokument, který vymezuje dobu jejich ukládání (skartační lhůta) a určuje typ skartační operace (trvalé uložení, předložení k přezkumu, automatické zničení, zničení po jeho schválení uděleného správcem nebo předání do archivu). Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým bude posuzován ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Skartační znak A (archiv) označuje typ dokumentu trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení navržen k trvalému uložení v příslušném archivu jako archiválie. Skartační znak S (stoupa) označuje typ dokumentu bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje typ dokumentu, jehož hodnotu nelze v okamžiku vzniku stanovit; ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení bude takto označený dokument navržen buďto k trvalému uložení v příslušném archivu jako archiválie (bude li mít trvalou hodnotu), nebo ke zničení (trvalou hodnotu nebude mít). Složka soubor dokumentů stejného typu navzájem spolu věcně nesouvisejících a vyřazovaných pod stejným spisovým znakem. Do složky lze vkládat pouze ty dokumenty, které nelze zařadit do spisu. Vkládáni do složek je alternativou vkládání dokumentů přímo do věcných skupin. Složka slouží pro jednodušší a přehlednější předání jednotlivých dokumentů na spisovnu a jejich zařazení do krabic. Spis soubor dokumentů, vzniklých při jednání o jedné věci nebo vztahujících se k jedné věci, navzájem spolu věcně souvisejících a vyřazovaných většinou pod stejným spisovým znakem, viz též Typový spis. Spisová služba rozumí se jednotné zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, pohybem, vyhotovováním, vyřizováním, odesíláním, ukládáním, posuzováním a vyřazováním (skartací) dokumentů. Spisová značka evidenční znak spisu, sloužící k jeho identifikaci. Spisovna zařízení úřadu, určené pro ukládání všech vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Úřad zřizuje centrální spisovnu, sloužící všem útvarům úřadu k ukládání dokumentů a spisů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby zaměstnanců úřadu a k provádění skartačního řízení. Dále zřizuje specializované odborové spisovny, sloužící k ukládání dokumentů a spisů jednotlivých útvarů. Spisový a skartační plán hierarchické (alespoň trojúrovňové) uspořádání (schéma) pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. Spisový řád vnitřní předpis úřadu, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, odepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Spisový znak číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování. Spouštěcí událost okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Jako standardní spouštěcí událost z pohledu elektronické Spisové služby je bráno uzavření spisu. V ostatních případech je odlišná spouštěcí událost uvedena v poznámce Spisového a skartačního plánu (např. předání na spisovnu). Škodlivý kód chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení nebo informacích úřadu, popřípadě způsobilý poškodit úřad zneužitím informací. Typový spis spis týkající se jedné nebo více agend. Má předem danou strukturu (uspořádání) a je vždy členěn věcně do jednotlivých součástí. Každá součást typového spisu je členěna do dílů, které se

4 na konci předem daného časového období uzavírají. Má tedy obdobný obsah a strukturu jako spis, vzniká však vždy jako výsledek stejnorodých opakujících se procesů. Uznávaný elektronický podpis zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Výstup z autorizované konverze dokumentů ( konvertovaný dokument ) listinný dokument převedený do elektronické podoby a naopak prostřednictvím autorizované konverze dokumentů. 4. Příjem dokumentů 4.1 Pro příjem doručených dokumentů, a to bez ohledu na způsob jejich doručení, je zřízena centrální podatelna úřadu, nacházející se v budově Městského úřadu, Masarykovo nám. 19, Uh. Hradiště, v přízemí místnost č Na všech odborech úřadu jsou dále zřízeny tzv. odborové podatelny, které přijímají dokumenty doručené přímo odboru mimo centrální podatelnu úřadu (např. dokumenty ze služebních cest, z úředních jednání či osobně přijaté od občanů). 4.2 Dokument v listinné podobě se doručuje prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, kurýrem nebo osobně na centrální nebo odborovou podatelnu. Podatelna musí na požádání vystavit potvrzení o převzetí dokumentu s datem, příp. časem doručení. Věc je možné sdělit rovněž ústně do protokolu. Ústní podání lze učinit jen u pracovníka určeného k vyřízení dané věci. 4.3 Dokumenty zaslané úřadu faxem přejímá zaměstnanec pověřený obsluhou účastnické stanice. Po přijetí příslušný zaměstnanec zabezpečí jejich označení, případně evidenci. Jako Způsob doručení se uvede, že se jedná o zprávu doručenou faxem. 5. Příjem dokumentů v elektronické podobě 5.1 Dokument v elektronické podobě se doručuje na e mailovou adresu elektronické podatelny úřadu (epodatelna@mesto uh.cz), prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky úřadu nebo osobně na médiu pro přenášení dokumentů v elektronické podobě (CD, DVD, USB disk, apod.). Dokument doručený prostřednictvím elektronické podatelny musí obsahovat uznávaný elektronický podpis. Je li dokument doručen bez uznávaného elektronického podpisu, musí být v elektronickém systému spisové služby doplněn podle ustanovení 37 odst. 4 zákona č. 500/2004 Sb.; toto ustanovení se netýká podání doručeného prostřednictvím ISDS, pokud jiný právní předpis nevyžaduje elektronický podpis i u datové zprávy doručené prostřednictvím ISDS. Informace potřebné k doručování dokumentů v elektronické podobě elektronické podatelně jsou zveřejněny na webových stránkách úřadu na adrese uh.cz a na úřední desce úřadu, včetně přípustných datových formátů. Je li nosič dat přílohou dokumentu doručeného v listinné podobě, je nezbytné, aby byl označen jako jeho nedílná příloha a tak s ním bylo i nakládáno. Je li doručen pouze nosič dat, pověřený pracovník centrální podatelny, případně odborové podatelny provede zaevidování dokumentu do elektronického systému spisové služby a při vložení nosiče do počítače je automatizovaně provedena kontrola nosiče na škodlivý kód. Jako přílohu evidenčních údajů uloží všechny dokumenty umístěné na nosiči. S dokumentem v elektronické podobě se dále manipuluje shodně jako s dokumentem v elektronické podobě doručeným elektronické podatelně. Úřad vrací nosiče dat pouze na výslovné vyžádání. Elektronické dokumenty jsou také přijímány prostřednictvím datových schránek. Příjem a odeslání datových zpráv zajišťují pověření pracovníci centrální podatelny prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Za nastavení komunikace elektronického systému spisové služby a systému datových schránek je odpovědný pověřený pracovník odboru informatiky a komunikace. Příjem a odeslání datových zpráv prostřednictvím datových schránek je prováděno minimálně 3x denně, zaevidování do elektronického systému spisové služby provádí automatizovaně tento elektronický systém spisové služby. 5.2 U dokumentu v elektronické podobě přijatého prostřednictvím elektronické podatelny ověří elektronická podatelna všechny náležitosti dle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Jedná se o ověření přípustných formátů, připojení a platnosti uznávaného elektronického podpisu, příp. kvalifikovaného časového razítka, přítomnosti škodlivého kódu a dalších technických parametrů. 5.3 Je li možné zjistit z doručeného dokumentu v elektronické podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně se na tuto adresu odešle vyrozumění o jeho zjištění, popřípadě o zničení dokumentu. V případě osobního doručení dokumentu na datovém nosiči obsahujícím škodlivý kód, je žadateli odmítnuto přijetí tohoto dokumentu. V případě potřeby žadatele může být vydáno potvrzení o nepřijetí podání z důvodu obsahu škodlivého kódu. 5.4 Dokument v elektronické podobě je automatizovaně zaveden do elektronického systému spisové služby a označen jednoznačným identifikátorem. Pokud je možné z něho zjistit elektronickou adresu odesílatele, potvrzuje elektronická podatelna doručení dokumentu odesílateli zasláním zprávy o doručení. Doručení dokumentu prostřednictvím informačního systému datových schránek se nepotvrzuje, neboť údaj o doručení generuje informační systém datových schránek, z něhož jej lze získat. 5.5 Je li dokument v elektronické podobě doručen do e mailové schránky na skupinovou adresu nebo na adresu zaměstnance úřadu a má li úřední charakter, neprodleně se zajistí zaevidování tohoto dokumentu pověřeným pracovníkem odborové, případně centrální podatelny. Může jej také odeslat včetně všech jejích

5 součástí, kterými mohou být přílohy, elektronický podpis, pokud je jím dokument opatřen, a certifikát, je li k dokumentu přiložen, elektronické podatelně úřadu. Elektronická podatelna jej zkontroluje podle bodu 5.2, případně následujících tohoto spisového řádu. Časem doručení dokumentu je čas, kdy byl dodán do datové schránky úřadu, případně kdy byl dostupný elektronické podatelně úřadu. 5.6 Je li úřadu doručen na centrální podatelnu dokument v elektronické podobě fyzickou osobou na přenosném médiu (např. CD, DVD, USB disk apod.), pak zaměstnanec centrální podatelny zajistí zaevidování dokumentu v elektronickém systému spisové služby dle bodu 5.1 a fyzické osobě vrátí přenosné médium a vystaví potvrzení o doručení dokumentu podle kapitoly Příjem dokumentů v listinné podobě; Záznam o věci sdělené ústně 6.1 Dokumenty doručované úřadu prostřednictvím držitele poštovní licence vyzvedává pověřený zaměstnanec odboru informatiky a komunikace v pracovních dnech nejpozději do 8 hod. v přidělené poštovní přihrádce a na přepážce pro přebírání doporučených zásilek v pobočce Česká pošta, s. p., Masarykovo nám. 12, Uherské Hradiště. Odpovědný zaměstnanec je povinen převzít i nevyplacenou nebo nedostatečně ofrankovanou zásilku. Doporučené i vrácené nedoručené zásilky jsou předávány proti podpisu u listovní přepážky. Pověřený zaměstnanec úřadu zkontroluje, zda jsou všechny přebírané zásilky skutečně adresovány úřadu a zda adresy uvedené na doporučených zásilkách souhlasí s evidencí na předávací soupisce pošty, kterou poté svým podpisem a otiskem razítka úřadu potvrdí. Omylem předané zásilky vrátí neotevřené zpět, závady zjištěné na zásilkách ihned reklamuje. V případě porušení obalu na zásilce sepíše s poštou úřední záznam. Veškeré zásilky převzaté od držitele poštovní licence jsou poté předány centrální podatelně úřadu. 6.2 Obdobně se postupuje tehdy, doručuje li pověřený zaměstnanec držitele poštovní licence přepravou poštovních zásilek poštovní zásilky přímo na centrální podatelnu úřadu. 6.3 Dokumenty doručené úřadu osobně fyzickými osobami přijímá centrální podatelna nebo určený zaměstnanec odboru, jemuž byl dokument tímto způsobem doručen. Požádá li doručitel dokumentu o potvrzení příjmu doručeného dokumentu na jeho stejnopisu či kopii, kterou s sebou přinesl, zaměstnanec přejímající dokument zkontroluje shodu doručeného dokumentu s jeho stejnopisem či kopií. Stejnopis nebo kopii poté označí otiskem podacího razítka (příloha č. 6) úřadu s uvedením data převzetí dokumentu, jeho rozsahu včetně příloh a podpisem. Doručí li fyzická osoba dokument v zalepené obálce, pak centrální podatelna obálku otevře a s dokumentem naloží podle kapitoly 6. Nelze li obálku otevřít (viz bod 7.4), opatří ji podacím razítkem úřadu a zaeviduje podle kapitoly Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý zaměstnancem úřadu mimo budovu úřadu (např. při osobním jednání, na služební cestě apod.). Zaměstnanec, který dokument převzal, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání centrální nebo odborové podatelně k jeho zaevidování v elektronickém systému spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy je dokument dostupný centrální nebo odborové podatelně a je zaveden do elektronického systému spisové služby. 6.5 Osobu požadující sdělit věc ústně (osobně nebo telefonicky) přijímá vždy věcně příslušný zaměstnanec úřadu, který o ní pořídí písemný záznam. Zaměstnanec, který pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání centrální nebo odborové podatelně k jeho označení, případně evidenci v elektronickém systému spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný centrální nebo odborové podatelně a je zaveden do elektronického systému spisové služby. Jestliže osoba sdělující věc ústně požaduje potvrzení, vydá mu je centrální podatelna úřadu nebo odborová podatelna. 6.6 Balíky doručené na adresu úřadu se na centrální podatelně otevírají; o dalším způsobu nakládání s nimi se rozhoduje podle jejich obsahu. O zaevidování rozhodne centrální podatelna nebo zaměstnanec, jemuž je balík určen. Balíky doručené na jméno a příjmení zaměstnance úřadu se předávají neotevřené adresátovi a ten rozhodne o zaevidování. 7. Označování dokumentů 7.1 Dokumenty v elektronické podobě doručené úřadu nebo vzniklé z jeho činnosti se v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří prostřednictvím elektronického systému spisové služby jednoznačným identifikátorem, který je s daným dokumentem spojen a zajišťuje nezaměnitelnost dokumentu. Jednoznačným identifikátorem se neoznačují dokumenty v elektronické podobě obsahující škodlivý kód. Jednoznačný identifikátor je tvořen kombinací zkratky úřadu a 10místného alfanumerického kódu generovaného elektronickým systémem spisové služby. 7.2 Dokument v elektronické podobě, který není opatřen uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, je jimi označen při uložení v jednotném úložišti. O uložení dokumentů v jednotném úložišti rozhoduje oprávněný uživatel. 7.3 Není li doručený dokument v elektronické podobě ve výstupním datovém formátu, převede se do výstupního datového formátu nejpozději před vyřízením, resp. uzavřením dokumentu nebo spisu. 7.4 Centrální podatelna úřadu roztřídí dokumenty v listinné podobě doručené prostřednictvím držitele poštovní licence nebo jiným způsobem na dokumenty podléhající označení a evidenci nebo evidenci nepodléhající. Evidenci nepodléhají noviny, časopisy a ostatní tiskoviny (brožury, zpravodaje, bulletiny, sbírky zákonů, věstníky, propagační materiály, letáky, nabídky, pozvánky na kulturní a

6 sportovní akce). Dokumenty následně vloží do přihrádek příslušných odborů a útvarů. Dále oddělí dokumenty, které se neotevírají: a. Dokumenty adresované starostovi, místostarostům a tajemníkovi. b. Dokumenty označené na obálce heslem Neotevírat Výběrové řízení (veřejná zakázka) s uvedením názvu soutěže. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu s vyznačením času doručení a zaeviduje se. Pokud není z obálky patrný její odesílatel, do rubriky Odesílatel se zapíše Uzavřená obálka. Odbor, který vyhlásí výběrové řízení nebo veřejnou zakázku, musí oznámit centrální podatelně její vyhlášení, termín, v němž bude možné úřadu zasílat nabídky, způsob označení obálky a zda mají být tyto zásilky podávány na centrální podatelně nebo přímo na příslušném odboru. c. Dokumenty adresované odborové organizaci. Nepodléhají označování a evidenci, předávají se předsedovi odborové organizace, případně jím pověřené osobě. d. Dokumenty, na jejichž obálce je v adrese uvedeno jméno, případně jména, a příjmení fyzické osoby na prvním místě před označením úřadu. Dokument se označí podacím razítkem úřadu na obálku a předává se adresátovi neotevřený. Zjistí li adresát po otevření obálky, že dokument má úřední charakter, zajistí neprodleně jeho zaevidování do elektronického systému spisové služby. e. Dokumenty adresované k rukám jsou považovaný za služební a běžným způsobem se zaevidují. f. Dokumenty označené na obálce stupněm utajení Vyhrazené nebo jako Zvláštní skutečnost. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu a dokument je předán nejkratší cestou adresátovi, který jej po jeho otevření předloží odboru kanceláře starosty, oddělení krizového řízení k zaevidování a uložení do samostatné evidence dokumentů. g. Dokumenty adresované registračnímu místu podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, označené textem Oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb.. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem a předá se registračnímu místu kancelář tajemníka úřadu. 7.5 Obálka dokumentu se ponechává u dokumentu jako jeho součást tehdy, pokud: a. dokument je v souladu s jiným právním předpisem doručován do vlastních rukou, b. je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl doručen jiným způsobem, c. datum podání má význam z hlediska právního (např. pro dodržení lhůt k vyřízení), d. dokument má charakter stížnosti, petice nebo odvolání ve správním řízení, včetně podání mimořádných opravných prostředků, e. na dokumentu není uvedeno datum nebo se výrazně rozchází s datem poštovního razítka na obálce, f. na dokumentu chybí podpis (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele), g. u dokumentu není uveden žádný odesílatel (jedná se o anonym), h. je li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele (adresa je uvedena pouze na obálce). V ostatních případech se obálka může vyřadit bez skartačního řízení ihned po jejím otevření. 7.6 Centrální podatelna úřadu nebo odborová podatelna opatří doručený dokument v listinné podobě, popřípadě jeho obálku, v den jeho doručení podacím razítkem. Obdobně se postupuje u dokumentů předaných mimo budovu úřadu a v případě záznamů o věci učiněných ústně. 7.7 Centrální podatelna současně zkontroluje, zda u dokumentů v listinné podobě souhlasí odesílatelem uváděný počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (je li uveden) se skutečným stavem, a zapíše zjištěný počet listů a počet listů příloh dokumentu nebo počet svazků do otisku podacího razítka. Pokud se zjistí nesrovnalosti (např. dokument není úplný, nesouhlasí počet příloh), poznamená toto do elektronického systému spisové služby. Pracovník, jemuž bude dokument přidělen k vyřízení, oznámí odesílateli nesrovnalost a požádá o nápravu. 7.8 Tvoří li přílohu dokumentu v listinné podobě ceniny, tato skutečnost se poznamená na dokumentu a v elektronickém systému spisové služby se u údaje o druhu přílohy uvede nominální hodnota ceniny. 7.9 Doručené dokumenty v listinné podobě musí být v den doručení označeny podacím razítkem a současně jednoznačným identifikátorem Zásilky vrácené zpět úřadu, které nemohly být doručeny, se zaevidují v programu Správce pošty jako nedoručené a předají se na příslušný odbor, který provede aktualizaci evidenčních údajů v elektronickém systému spisové služby Dokumenty doručené v listinné podobě mohou být převáděny do podoby elektronické. Pokud je dokument převeden do elektronické podoby, je formou přílohy připojen k evidenčním údajům dokumentu vedených v elektronickém systému spisové služby. O převodu a způsobu převodu do elektronické podoby může rozhodnout vedoucí odboru nebo pracovník odboru, který dokument vyřizuje. 8. Autorizovaná konverze dokumentů 8.1 Autorizovanou konverzí dokumentů se rozumí převedení dokumentu v listinné podobě do podoby dokumentu v elektronické podobě a naopak. Úřad provádí autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední pro výkon své působnosti a autorizovanou konverzi na žádost v postavení kontaktního místa veřejné

7 správy. Konverze na žádost je prováděna pouze na kontaktních místech Czech Point zřízených na úřadě. Pracoviště provádějící konverzi z moci úřední je pro pracovníka příslušného odboru zřizováno na základě žádosti vedoucího příslušného odboru prostřednictvím dotazníku ICT adresovaného tajemníkovi úřadu. Zřízení zajišťuje pověřený pracovník, odboru informatiky a komunikace. Autorizovaná konverze se neprovádí, stačí li k zajištění výkonu činnosti úřadu kopie vzniklá jiným převodem (dle 69a zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění) nebo neověřená kopie. 8.2 Každé pracoviště provádějící autorizovanou konverzi dokumentů vede evidenci provedených konverzí. Každý záznam o provedené autorizované konverzi dokumentů obsahuje pořadové číslo záznamu, datum provedení konverze a charakteristiku převáděného dokumentu a v případě autorizované konverze dokumentů na žádost také údaj o uhrazení správního poplatku nebo osvobození od jeho úhrady. Tato povinnost je splněna centrálně vedenou evidencí v systému Czech POINT. Přístup k této evidenci zajišťuje lokální administrátor aplikace Czech POINT. Evidence se zde uchovává po dobu deseti let. 8.3 Autorizovaná konverze se neprovádí zejména: jde li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze autorizovanou konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby, jsou li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, není li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, je li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka, v případě provedení autorizované konverze na žádost, nebyl li dokument podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil, jde li o dokument, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam, pokud dokument nesplňuje technické náležitosti ( 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. a vyhláška č. 193/2009 Sb.). 8.4 Výstup z autorizované konverze je zpravidla černobílý. Jen pokud by hrozila ztráta informace prvopisu, použije se pro konverzi barevný tisk a skenování. 8.5 Autorizovaná konverze dokumentu z elektronické podoby do listinné se provádí následujícím způsobem: a. Převáděný dokument v elektronické podobě nesmí obsahovat škodlivý kód, musí být v datovém formátu PDF nebo PDF/A, výstupem bude černobílý listinný dokument v datovém formátu A4. Konverze na žádost se neprovede, pokud dokument není opatřen platným uznávaným elektronickým podpisem. b. Bezodkladně poté, kdy pracovník provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doložku, doplní otisk úředního razítka a vlastní podpis. c. Podrobnosti a technické náležitosti provádění autorizované konverze dokumentu upravují 24 a 25 zákona č. 300/2008 Sb. a vyhláška č. 193/2009 Sb. 8.6 Autorizovaná konverze dokumentu z listinné podoby do elektronické se provádí následujícím způsobem: a. Dokument v listinné podobě připravený ke konverzi je ve formátu A4, příp. A3 a formát výstupu je dokument v elektronické podobě ve formátu PDF/A. Konverze se neprovede, pokud dokument v listinné podobě obsahuje znaky, které nelze autorizovanou konverzí přenést. b. K dokumentu v elektronické podobě se připojí ověřovací doložka a poté pracovník provádějící konverzi uloží výstup na pevný disk počítače nebo zvolené medium (CD, DVD, USB disk) c. Podrobnosti a technické náležitosti provádění autorizované konverze dokumentu upravují 24 a 25 zákona č. 300/2008 Sb. a vyhláška č. 193/2009 Sb. d. Převáděné dokumenty v listinné podobě se ukládají ve spisu dané věci. Převáděné dokumenty v elektronické podobě se přikládají jako příloha k evidenčním údajům daného dokumentu v elektronickém systému spisové služby. 8.7 Postupy autorizované konverze dokumentů se použijí i pro jiné dokumenty, než které byly doručeny prostřednictvím datové schránky nebo které jsou určeny pro odeslání prostřednictvím datové schránky, pokud to úřad s přihlédnutím k požadovaným právním účinkům dalšího využití takového dokumentu bude považovat za účelné. 9. Jiný převod dokumentů 9.1 Jiný převod dokumentů se provede tehdy, požaduje li odbor úřadu, aby převedený dokument měl obdobné náležitosti jako doručený dokument. Výsledkem převodu je elektronická nebo listinná kopie doručeného dokumentu bez právních účinků doručeného dokumentu, zaručující pouhou shodu s doručeným dokumentem, tedy věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu. 9.2 Jiný převod dokumentu se provádí tehdy, požaduje li úřad nebo jeho součást zhotovit neověřenou kopii doručeného dokumentu nebo v případech, kdy to úřad uzná za účelné. 10. Evidence dokumentů

8 10.1 Základní evidenční pomůckou spisové služby je elektronický systém spisové služby. O každém dokumentu se v něm vedou tyto údaje: a. pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován, b. datum doručení dokumentu nebo datum vytvoření (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidování v elektronickém systému spisové služby); u dokumentu v elektronické podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy je dodán do datové schránky úřadu, c. adresa odesílatele, d. číslo jednací odesílatele, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je li jím dokument označen, e. počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, f. stručný obsah dokumentu (předmět, věc), g. způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v elektronické podobě jejich počet a druh, h. spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení, i. jednoznačný identifikátor dokumentu v elektronické podobě, j. číslo spisu, do kterého je dokument zařazen, k. jméno a příjmení osoby určené k vyřízení dokumentu, l. u doporučených zásilek podací číslo, m. informaci o tom, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě n. záznam o provedení výběru archiválií 10.2 V samostatné evidenci dokumentů jsou evidovány: utajované dokumenty podle zákona č. 412/2005 Sb. (zkratka V vyhrazené), dokumenty obsahující zvláštní skutečnosti podle zákona č. 240/2000 Sb. (zkratka ZS zvláštní skutečnosti). Samostatná evidence dokumentu je vedena v listinné podobě a obsahuje minimálně údaje stanovené v bodě 10.1 písm. a), b), c), f), a h) Utajované dokumenty se v samostatné evidenci označují zkratkou stupně utajení ( V Vyhrazené), číslem jednacím v souladu s 4 vyhlášky č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů, doplněné zkratkou označení úřadu (např. V 25/2011 MUUH). Dokumenty označené jako ZVLÁŠTNÍ SKUTEČNOST (nebo zkratkou ZS ) se v samostatné evidenci označují číslem jednacím, které obsahuje zkratku ZS, pořadové číslo dokumentu lomené kalendářním rokem, pomlčku a zkratku označení úřadu (např. ZS 25/2011-MUUH) Veškeré doručené dokumenty s výjimkou dokumentů evidovaných v samostatných evidencích nebo dokumentů nepodléhajících evidenci podle bodu 7.4 tohoto spisového řádu, a dokumentů v elektronické podobě obsahujících škodlivý kód, jsou v den, kdy byly doručeny, zaměstnanci centrální podatelny úřadu nebo zaměstnanci příslušného odboru úřadu neprodleně zaevidovány v elektronickém systému spisové služby. Číslo jednací je přidělováno při zaevidování dokumentu a v případě dokumentu v listinné podobě se vepíše do podacího razítka Dokumenty se zapisují do elektronické evidence dokumentů nebo do samostatných evidencí dokumentů vzestupně v číselném a časovém pořadí, v němž byly úřadu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Výjimkou jsou dokumenty převzaté mimo stálá pracoviště a dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby a dokumenty v elektronické podobě doručené přímo do e mailové schránky zaměstnance; tyto dokumenty adresát zaeviduje nebo předá k zaevidování jen tehdy, mají li úřední charakter Číselná řada v elektronickém systému spisové služby a v samostatných evidencích dokumentů začíná na začátku každého kalendářního roku pořadovým číslem 1, je složena z celých čísel nepřetržitě po sobě jdoucích a končí dnem 31. prosince téhož roku Číslo jednací dokumentu zaevidovaného v elektronickém systému spisové služby obsahuje vždy zkratku označení úřadu, pomlčku, zkratku označení odboru nebo útvaru úřadu, lomítko, pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů lomené kalendářním rokem, v němž byl dokument zaevidován, lomené zkratkou úředníka. Každý dokument má vlastní, jedinečné číslo jednací. Příklad tvorby čísla jednacího: MUUH OD/1254/2010/StaJ 10.8 Elektronický systém spisové služby umožňuje automatické vyhledávání, takže rejstříky se k němu nezpracovávají. 11. Rozdělování a oběh dokumentů

9 11.1 Centrální podatelna předá označené dokumenty v elektronické i listinné podobě po jejich rozdělení a označení odboru příslušnému k jejich vyřízení. Dokumenty v elektronické podobě se předávají prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Předávané dokumenty v listinné podobě se rozdělí podle jednotlivých odborů a připraví do přihrádek příslušných odborů umístěných v centrální podatelně. Přebírá je pověřený zaměstnanec odboru. Přebírání dokumentů je možné v době uvedené v příloze č. 2 Provozní řád centrální podatelny. Dokumenty adresované orgánům města (radě, zastupitelstvu, výborům a komisím) se předávají odborům úřadu, které pro tyto orgány zabezpečují administrativu. Rozdělování dokumentů se provádí podle působnosti jednotlivých odborů úřadu, vymezené organizačním řádem úřadu. Pokud není z povahy dokumentu zřejmé, který odbor je příslušný k jeho vyřízení, rozhodne o příslušnosti k vyřízení tajemník úřadu Zaměstnanci útvaru jsou povinni označovat a evidovat dokumenty vzniklé z jejich činnosti (tzv. vlastní dokument ). Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti útvaru se v elektronickém systému spisové služby označují a evidují jako nový vlastní dokument. Označování a evidenci dokumentů vzniklých z vlastní činnosti provádí ten zaměstnanec útvaru, z jehož činnosti dokument vznikl Nový dokument vytvořený odborem úřadu, který je adresován jinému odboru úřadu, se odesílá buďto v listinné nebo elektronické podobě. Pokud je v listinné podobě, předá se pověřenému zaměstnanci odboru a ten zajistí jeho předání příslušnému odboru úřadu; údaje o předání a převzetí se uvedou v elektronickém systému spisové služby. Při předání listinného dokumentu může předávající odbor vyžadovat potvrzení převzetí např. interní dodejkou. Při předávání dokumentu v elektronické podobě se údaje o předání a potvrzení o převzetí provádí prostřednictvím elektronického systému spisové služby Kontrolu a následné převzetí dokumentů na odbor provádí oprávněný pracovník daného odboru prostřednictvím elektronického systému spisové služby Neumožňuje li to elektronický systém spisové služby, nebo je účelné mít potvrzené předání dokumentů, předávají se pomocí doručovací knihy, příp. předávacího protokolu. Doručovací kniha, příp. předávací protokol obsahuje vždy: datum doručení dokumentu, číslo jednací (pokud se přiděluje) identifikaci odesílatele (jméno, příjmení, název organizace, adresa), číslo jednací odesílatele je li uvedeno, číslo doporučené zásilky, je li jí obálka dokumentu opatřena, odbor určený k převzetí dokumentu, stručný popis obsahu dokumentu podpis pověřené osoby odboru, která dokument převzala Pověřený zaměstnanec odboru předá převzaté dokumenty vedoucímu odboru nebo jinému určenému zaměstnanci odboru k rozhodnutí o jeho přidělení k vyřízení. Vedoucí odboru nebo jím určený zaměstnanec určí zpracovatele dokumentu a dokument mu buďto sám předá, nebo ho vrátí pověřenému zaměstnanci odboru, který ho zpracovateli předá. Jméno a příjmení zpracovatele se poznamená v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Tuto manipulaci s dokumenty v elektronickém systému spisové služby zajišťuje pracovník s oprávněním (rolí) vedoucí. Je li předáván dokument v elektronické podobě, který existuje současně v listinné podobě, předají se oba dokumenty. Pověřený zaměstnanec odboru je povinen dohlížet na označování, evidenci, přidělování dokumentů doručených odboru či vzniklých z jeho vlastní činnosti. Vedoucí odboru je povinen kontrolovat činnosti související s výkonem spisové služby Označování a evidenci dokumentů vzniklých z vlastní činnosti provádí ten zaměstnanec oboru, z jehož činnosti dokument vznikl Zaměstnanec odboru, jemuž byl přidělen k vyřízení nezaevidovaný dokument, zajistí jeho zaevidování příslušnou podatelnou Zjistí li zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu, že mu byl přidělen omylem dokument, který nenáleží úřadu, neprodleně zabezpečí jeho předání pověřenému zaměstnanci odboru s průvodním dopisem k odeslání správnému adresátovi, který je k jeho vyřízení příslušný, případně odesílateli. Týká li se dokument řízení podle zákona č. 500/2004 Sb., pak je nutné postupovat podle 12 tohoto zákona, podle něhož dokument doručený úřadu, který není věcně nebo místně příslušný, musí být bezodkladně postoupen příslušnému úřadu a současně o tom musí být informován odesílatel dokumentu Zjistí li zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu, že mu byl přidělen omylem dokument, jehož vyřízení je v kompetenci jiného odboru úřadu, neprodleně zabezpečí jeho předání pověřenému zaměstnanci odboru s informací, kam se má dokument odeslat. Pověřený zaměstnanec odboru zabezpečí předání dokumentu buďto prostřednictvím centrální podatelny úřadu, nebo přímo odboru, jemuž náleží, včetně předání záznamu v elektronickém systému spisové služby. V elektronickém systému spisové služby lze předání zajistit prostřednictvím volby sloužící pro vrácení zpět podatelně nebo volby zajišťující předání jinému odboru přímo. Povinností zaměstnance je vyplnit v systému elektronické spisové služby i pokyn k předání. Digitální dokument postačí předat pouze prostředky elektronické spisové služby, pro analogový dokument je nutné zajistit současně i fyzické předání.

10 12. Vyřizování dokumentů 12.1 Vyřízením dokumentu se rozumí vyřízení věci elektronickou nebo listinnou formou nebo ústně. Vyřízení dokumentu je realizováno zpracováním odpovědi, odesláním prvopisu, stejnopisu nebo kopie dokumentu, založením do spisu, vyřízením věci ústně (telefonicky), vzetím věci na vědomí nebo postoupením věci jinému odboru úřadu nebo orgánu veřejné moci, který je k vyřízení příslušný. Přijatý dokument a odpověď na tento dokument se eviduje pod stejným číslem jednacím Dokument vyřizuje zaměstnanec odboru pověřený vedoucím odboru, který je za něj zodpovědný V elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem. Jde li o dokument v listinné podobě, spojí se přijatý dokument a odpověď dohromady a ukládají se spolu. Pokud byl přijatý listinný dokument vyřízen bez písemné odpovědi (telefonicky, ústně nebo vzetím na vědomí) učiní se o způsobu vyřízení záznam také na dokumentu nebo jeho obalu Je li dokument vyřízen společně s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů Má li vyřízení dokumentu podobu listinného a elektronického dokumentu, eviduje se pod týmž číslem jednacím jako původní dokument. Listinný dokument je uložen ve spisu a elektronický dokument je součástí spisu v elektronické podobě. Elektronický systém spisové služby umožňuje evidovat se stejným číslem jednacím jak listinný, tak elektronický dokument. 13. Tvorba spisu; Označování spisu 13.1 Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojují ve spis. Spis je vytvářen spojováním dokumentů (tzv. priorací). Dokumenty v listinné podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v elektronické podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat. Každý spis musí mít přiděleno pořadové číslo číslo spisu Tvorba spisu spojováním dokumentů Nový dokument je v den jeho doručení nebo vzniku opatřen jednoznačným identifikátorem, případně podacím razítkem. Poté se zaeviduje, čímž je mu přiděleno číslo jednací. Pokud zaměstnanec odboru úřadu, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení, zjistí, že v téže záležitosti byl již dříve zaevidován jiný dokument, nebo byl v téže věci založen i spis, který dosud nebyl vyřízen a uzavřen, postupuje takto: Byl li v téže věci založen již dříve spis, nový dokument vloží do spisu, čímž připojí nový dokument k předcházejícím dokumentům ve spisu. Každý dokument má své jedinečné číslo jednací, přidělené mu v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Spojování dokumentů je ukončeno připojením posledního dokumentu, jímž je spis zpravidla vyřízen. Součástí spisu je vždy soupis všech dokumentů vložených do spisu s uvedením jejich čísel jednacích nebo evidenčních čísel ze samostatné evidence dokumentů Každému dokumentu zaevidovanému v elektronickém systému spisové služby musí být před uzavřením nebo zpracováním přiřazeno evidenční číslo spisu nebo složky, do které je dokument založen. Je nutné rozlišovat, kdy se jedná o spis a kdy o složku. Spis se užívá v případech popsaných v bodě 13.2 (např. přestupkový spis, spis stavebního řízení apod.). Zakládání a náležitosti spisu se řídí ustanovením 17 zákona č. 500/2004 Sb., příp. jiných zvláštních zákonů. Složka označuje soubor dokumentů, který tvoří dokumenty stejného druhu (např. faktury, objednávky, předávací protokoly apod.). V tomto případě se nejedná o spis dle 17 správního řádu, ale jen o pomocný údaj, který slouží k uspořádání dokumentů a usnadnění vyhledávání Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další dokumenty, které se vztahují k dané věci. Jeho přílohou jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a je li spis veden v listinné podobě, rovněž záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy a jejich čísel jednacích Dokumenty ve spisu jsou uspořádány chronologicky a to vzestupně, tj. v jeho spodní části je uložen dokument nejstarší, tzv. iniciační, kdežto nahoře dokument nejmladší Spisy se označují spisovými značkami. Každý správní spis musí být označen spisovou značkou, pod níž je evidován. Spisová značka je tvořena označením Spis, lomítkem, pořadovým číslem z jednotné evidence spisů a složek lomené kalendářním rokem založení spisu nebo složky. Příklad spisové značky: Spis/85/ Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty 14.1 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, případně rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, přiděluje dokumentu vždy zaměstnanec úřadu pověřený jeho vyřízením nejpozději při vyřízení dokumentu.

11 14.2 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta se přidělí dokumentu podle spisového a skartačního plánu úřadu, platného v době vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu Pokud není dokument v elektronické podobě ve výstupním datovém formátu podle požadavků 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. (formát PDF/A), převede dokument do tohoto tvaru. Pokud je pro tvorbu dokumentu využit elektronický systém spisové služby, je převod dokumentu do elektronické podoby 14.3 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, popřípadě rok jeho zařazení do skartačního řízení, se vždy poznamenají v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů 14.4 Spis se označuje skartačním znakem dokumentu z tohoto spisu, který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak A vyšší hodnotu než skartační znak V a skartační znak V má vyšší hodnotu než skartační znak S Spisy se označují skartační lhůtou tak, aby odpovídala nejdelší skartační lhůtě dokumentu zařazeného ve spisu. 15. Vyhotovování dokumentů 15.1 Dokumenty se vyhotovují podle požadavku normy ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Určuje způsob psaní interpunkčních znamének, zkratek, značek a čísel, stanoví postupy při zvýrazňování a členění textů, zásady formálního uspořádání textového sloupce, obsahuje požadavky na psaní adres určených příjemcům v České republice i v zahraničí a podává návod pro úpravu dopisů, e mailů a pro vypracování tabulek Zaměstnanci úřadu používají jednotný hlavičkový papír úřadu s předtištěnými údaji. Vzory užívaných hlavičkových papírů jsou uloženy v elektronickém systému spisové služby a vychází z jednotného vizuálního stylu úřadu. Vzhled nového vzoru, případně zásadní úpravy stávajícího vzoru, musí schválit vedoucí odboru kanceláře starosty Všechny úřední dokumenty se označují záhlavím s názvem a sídlem úřadu, přičemž název a sídlo úřadu (centrální adresa) se uvádí v prvním pádě Všechny dokumenty vyhotovené orgánem obce v samostatné působnosti obce se v záhlaví označují slovy Město Uherské Hradiště s uvedením orgánu, který dokument vyhotovil Všechny dokumenty vyhotovené orgánem obce v přenesené působnosti, s výjimkou nařízení obce, se v záhlaví označují slovy Městský úřad Uherské Hradiště Vznikají li úřední dokumenty z činnosti odborů úřadu, uvede se pod záhlavím též název odboru, který dokument vyhotovil. Stanoví li zvláštní zákon jiné označení odboru, uvede se toto označení Vznikají li úřední dokumenty z činnosti zvláštních orgánů obce, uvede se v záhlaví dokumentu text Město Uherské Hradiště a pod ním název zvláštního orgánu, který dokument vyhotovil Dokument na hlavičkovém papíru se záhlavím podle bodu 15.2 až 15.7 obsahuje kromě dalších náležitostí vždy: přesnou a úplnou adresu odesílatele, popř. adresáta, číslo jednací dokumentu, příp. evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, číslo jednací odesílatele, pokud se jedná o odpověď na doručený dokument, datum podpisu (vyhotovení) dokumentu, jméno a příjmení zaměstnance, který dokument vyřizuje, jméno, příjmení, funkce a podpis zaměstnance pověřeného podpisem, počet listů, počet a počet listů příloh, popř. počet a druh příloh v nelistinné podobě Každá příloha dokumentu musí být označena číslem jednacím, k němuž náleží (např. textem Příloha č k č.j.. ). Z označení musí být zřejmé a nezaměnitelné, k jakému dokumentu se příloha vztahuje Dokumenty v listinné podobě, u nichž je to potřebné (např. smlouvy), se vyhotovují tak, aby nebylo možno oddělit nebo vyměnit jednotlivé listy. Dokument se proto v levém horním rohu sešije kancelářskou sponkou, hřbet dokumentu a kancelářská sponka se z obou stran přelepí samolepícím štítkem a rozhraní štítku a dokumentu se opatří podpisem zaměstnance, který ho vyhotovil, příp. může být doplněno i razítko orgánu, který dokument vyhotovil Pokud je doručováno v elektronické podobě rozhodnutí podle zvláštních zákonů (správní řád, občanský soudní řád, aj.), vyhotoví úřední osoba, odpovědná za listinné vyhotovení rozhodnutí, jeho elektronickou verzi s tím, že na místě otisku úředního razítka vyjádří tuto skutečnost slovy otisk úředního razítka. K dokumentu připojí osoba oprávněná jej podepsat uznávaný elektronický podpis a kvalifikované časové razítko Pokud má příjemce dokumentu v elektronické podobně používat tento dokument v budoucnu se všemi právními důsledky, musí být tento dokument před odesláním opatřen uznávaným elektronickým podpisem a musí obsahovat kvalifikované časové razítko.

12 potřebného formátu zajištěn prostředky tohoto elektronického systému spisové služby. 16. Podoba vyhotovovaných dokumentů 16.1 Při vyhotovování dokumentu musí zaměstnanec odboru, jemuž byl přidělen k vyřízení, rozhodnout o jeho finální podobě, tj. bude li vyhotoven v listinné nebo elektronické podobě. Při rozhodování musí postupovat podle způsobu odesílání dokumentu a jeho charakteru s přihlédnutím k povinnosti úřadu přednostně doručovat prostřednictvím informačního systému datových schránek. To neplatí pro dokumenty uvedené v 24 odst. 5 a 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb Vyhotovuje li se dokument v elektronické podobě, pojmenování souboru musí vystihovat obsah dokumentu. Pokud to je možné, uvede se ve tvaru číslo jednací_věc. Název souboru mohou tvořit pouze písmena, číslice a znak _. 17. Podepisování dokumentů; Užívání razítek 17.1 Oprávnění k podepisování dokumentů stanoví organizační řád úřadu, podpisový řád úřadu, jiný vnitřní předpis, případně jednotlivá zmocnění k podepisování dokumentů, vydaná úřadem pro zaměstnance úřadu Dokument musí obsahovat kromě náležitostí uvedených v kapitole 15 vždy titul (má li ho podepisující zaměstnanec), jméno a příjmení (nezkrácené), případně jména (nezkrácená), příjmení, případně titul za příjmením, funkci a podpis zaměstnance oprávněného dokument podepsat. Podpis se umisťuje nad uvedením jména podepisující osoby. Je li dokument odesílán v elektronické podobě, zaměstnanec oprávněný dokument podepsat k němu vždy připojí uznávaný elektronický podpis. Doporučuje se při připojování elektronického podpisu využít možnosti zobrazení tohoto podpisu v dokumentu nebo dokument doplnit textem Podepsáno elektronicky. Před odesláním se opatří časovým razítkem Je li dokument podepsán dvěma zaměstnanci, pak vlevo se podepisuje zaměstnanec zařazený do vyšší funkce, vpravo pracovník v nižší funkci. Jestliže je na dokumentu více podpisů, umisťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou zaměstnanci zařazeni funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud dokument podepisují zástupci dvou úřadů, vpravo je podpis zaměstnance úřadu, který dokument vyhotovil Na stejnopisu se podpis může nahradit textem vlastní rukou nebo zkratkou v. r. za příjmením oprávněné úřední osoby a textem Za správnost vyhotovení: s uvedením jména, příjmení a podpisu zaměstnance odpovídajícího za vyhotovení stejnopisu Razítko s vyobrazením malého státního znaku (dále jen úřední razítko ) užívají pouze oprávnění zaměstnanci úřadu na rozhodnutích a jiných listinách osvědčujících důležité skutečnosti, vydávaných při výkonu státní moci, který jim byl svěřen zákonem nebo na základě zákona; úřední razítko nelze používat v běžném korespondenčním styku. Pokud je dokument v elektronické podobě, je otisk úředního razítka nahrazen textem otisk úředního razítka Otiskem razítka s textem Město Uherské Hradiště se označují všechny dokumenty vyhotovované orgány obce a týkající se samostatné působnosti obce Otiskem razítka s textem Městský úřad Uherské Hradiště se označují všechny dokumenty vzniklé z činnosti orgánů obce v oblasti přenesené působnosti obce Otisk hranatého razítka se umisťuje nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrýval. Otisk kulatého razítka včetně úředních razítek se umisťuje doprostřed pod textový sloupec (není li místo pro razítko předtištěno) K zajištění ochrany před zneužitím vede pověřený zaměstnanec odboru kanceláře starosty samostatnou evidenci všech úředních razítek a dále samostatnou evidenci ostatních používaných razítek. Evidence obsahuje vždy otisk úředního razítka nebo razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který je převzal, je oprávněn s ním disponovat a povinen ho chránit před zneužitím, datum převzetí razítka, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence, podpis přebírajícího zaměstnance, případně údaj o datu ztráty razítka (zjištěném nebo předpokládaném). Úřední razítka a razítka stejného typu se stejným textem se rozlišují pořadovými čísly, která musí být při otisku razítka čitelná. Zhotovení razítek zajišťuje odbor kanceláře starosty podle požadavků odborů úřadu O ztrátě úředního razítka je třeba bezodkladně uvědomit pověřeného zaměstnance odboru kanceláře starosty, který o tom uvědomí Ministerstvo vnitra, odbor všeobecné správy, náměstí Hrdinů 3, Praha 4, e mail: ovs@mvcr.cz, telefon: V oznámení o ztrátě razítka se uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. Ministerstvo vnitra ČR uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a dále způsobem umožňujícím dálkový přístup Pokud se nalezne úřední razítko, které bylo pokládáno za ztracené a jehož ztráta byla zveřejněna, předepsaným způsobem se zničí Zaměstnanec úřadu je při ukončení pracovního poměru nebo při přechodu na jiný odbor úřadu povinen

13 odevzdat úřední razítka a razítka, která převzal, pověřenému zaměstnanci odboru kanceláře starosty Pověřený pracovník odboru informatiky a komunikace vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je úřad držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a to v rozsahu údajů: a. číslo certifikátu, b. specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný nebo kvalifikovaný systémový certifikát, c. počátek a konec platnosti certifikátu, d. heslo pro zneplatnění certifikátu, e. datum a důvod zneplatnění certifikátu, f. údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb, g. identifikace oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu. 18. Odesílání dokumentů 18.1 Odesílání dokumentů mimo úřad zajišťuje elektronická podatelna a výpravna úřadu. Dokumenty v elektronické podobě jsou odesílány výpravnou úřadu prostřednictvím elektronického systému spisové služby do informačního systému datových schránek. Výpravna úřadu dále zabezpečuje odesílání dokumentů v listinné podobě, a to obyčejné zásilky, doporučené zásilky, doporučené zásilky s dodejkou, doporučené zásilky s dodejkou do vlastních rukou, doporučené zásilky s dodejkou zmocněnci, balíky (obyčejné, cenné, cenné s dodejkou, cenné zmocněnci s dodejkou, obchodní) a cenná psaní doručovaná na území České republiky a do ciziny. Vrácené dodejky centrální podatelna vrací příslušnému útvaru k založení do spisu a k zaevidování data převzetí do elektronického systému spisové služby O způsobu odesílání dokumentů rozhoduje zaměstnanec pověřený jeho vyřízením podle charakteru odesílaného dokumentu a podle adresáta. Před rozhodnutím o konečné formě zpracování dokumentu je tedy nutné stanovit, kam a jakým způsobem má být odeslán Při odesílání dokumentů musí zaměstnanec úřadu vždy nejprve zjistit, nemá li adresát zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku. Umožňuje li to povaha dokumentu a adresát je držitelem zpřístupněné datové schránky, dokument se odesílá vždy prostřednictvím datové schránky, přičemž odesílatel ještě rozhodne, zda zvolí obecné doručení dokumentu do datové schránky nebo doručení datové zprávy do vlastních rukou Odesílá li se dokument adresátovi, který nemá zřízenu datovou schránku, ale má e mailovou adresu určenou pro příjem dokumentů, charakter odesílaného dokumentu to umožňuje a adresát s tím souhlasil, odešle se na tuto e mailovou adresu Nepotvrdí li adresát převzetí dokumentu odeslaného na e mailovou adresu nejpozději následující pracovní den po odeslání zprávy, která se nevrátila jako nedoručitelná, doručí se dokument, jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal. Pokud nebylo možno doručit dokument doručovaný na elektronickou adresu adresáta, protože se datová zpráva vrátila jako nedoručitelná, učiní úřad další pokus o jeho doručení. Bude li další pokus o doručení neúspěšný, doručí dokument jiným způsobem Není li možné převzetí dokumentu v listinné podobě adresátem na místě (při jednání nebo jiném úředním úkonu), nebude li mít adresát dokumentu zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, nebo není li možné dokument doručit prostřednictvím veřejné sítě internet, protože to neumožňuje povaha dokumentu, adresát nesvolí, aby mu byl dokument doručen e mailem, nebo nemá li zřízenu ani e mailovou adresu, dokument se doručí v listinné podobě Dokumenty lze odesílat také faxem nebo předat osobně. Doručení faxem má pouze informativní povahu bez právních účinků doručení a musí být provázeno následným standardním doručením dokumentu jinou formou tyto účinky zajišťující, nebo adresát musí takové doručení potvrdit a pak doručení dokumentu faxem v dané věci není na závadu (právní účinky takového dokumentu). Je li dokument doručen adresátovi osobně, stvrdí adresát převzetí dokumentu podpisem, a to nejlépe na stejnopisu dokumentu Nelze li dokument v listinné podobě doručit jinak, může být v zákonem stanovených případech doručen prostřednictvím policejního orgánu příslušného podle místa doručení; je li k řízení příslušný orgán obce, může být dokument doručen prostřednictvím obecní policie (na základě žádosti o doručení dokumentu) Osobám neznámého pobytu nebo sídla a osobám, jimž se prokazatelně nedaří doručovat, jakož i osobám, které nejsou známy, a v dalších případech, které stanoví zákon, se doručuje veřejnou vyhláškou. Způsob doručování veřejnou vyhláškou upravuje 25 zákona č. 500/2004 Sb., případně jiný právní předpis Postup při zasílání matričních dokladů do ciziny upravuje 26 vyhlášky č. 207/2001 Sb Soukromé dopisy zaměstnanců úřadu se prostřednictvím elektronické podatelny úřadu nebo výpravny úřadu neodesílají.

14 18.12 Dokument odeslaný prostřednictvím informačního systému datových schránek je doručený okamžikem, kdy se do datové schránky adresáta přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí li se do datové schránky osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Dokument odeslaný na e mailovou adresu adresáta je doručen v okamžiku, kdy převzetí doručovaného dokumentu potvrdí adresát Odesílání dokumentů uvnitř úřadu probíhá pomocí elektronického systému spisové služby. Podle povahy je tento dokument předán, dle rozhodnutí zaměstnance, který je odpovědný za vytvoření, elektronicky nebo v listinné podobě V elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů se vždy poznamená datum a způsob odeslání dokumentu Pro odesílání žádostí o vyřízení osobních dokladů (občanského průkazy, cestovní doklady, řidičské průkazy) stanovuje MV ČR samostatný způsob odesílání prostřednictvím pečetěných kontejnerů České pošty, s. p. Stejný způsob je určen i pro příjem vyhotovených osobních dokladů z centrální výrobny v Praze Zpracované zásilky připravené na odeslání předává zaměstnanec centrální podatelny na pracoviště České pošty, s. p. s elektronickým seznamem předávaných zásilek. Zaměstnanec pošty, vytiskne seznam zásilek, na kterém potvrdí převzetí. Tyto seznamy slouží jako doklad o odeslání a dále pro případné reklamace odeslaných zásilek. 19. Ukládání dokumentů a spisů 19.1 Dokumenty a spisy v listinné podobě se ukládají po vyřízení a uzavření v centrální spisovně úřadu, dokumenty a spisy v elektronické podobě jsou uloženy v elektronické spisovně. Centrální spisovna se řídí přílohou č. 8 Provozní řád centrální spisovny Dokumenty a spisy v centrální spisovně se ukládají podle skartačních lhůt ve spisovém a skartačním plánu (příloha č. 1) Dokumenty a spisy ve specializovaných spisovnách jsou ukládány podle vlastních zásad daného odboru Ukládání dokumentů a spisů v elektronické podobě a. Dokumenty a spisy v elektronické podobě se ukládají v elektronické spisovně úřadu a předávají se do ní k uložení prostřednictvím elektronického sytému spisové služby. Správa elektronické centrální spisovny se řídí provozním řádem centrální spisovny (příloha č. 8). b. Dokumenty a spisy v elektronické podobě se po vyřízení a uzavření vždy zkontrolují, jsou li úplné. Kontrolu úplnosti provádí zaměstnanec úřadu, který dokument nebo spis vyřizoval a uzavřel. Předmětem kontroly je zejména: a. převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu dle 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb., b. uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení podle 4 odst. 1 a opatření doložkou podle 24, c. Při uzavírání spisů v elektronické podobě postupují zaměstnanci dle aktuálních návodů a metodik ke spisové službě, zejména musí dbát na uložení v Jednotném úložišti s příznakem Důvěryhodné uložení. d. Přesný postup přípravy elektronických dokumentů a spisů k předání i samotné předávání do centrální spisovny je uvedeno v provozním řádu centrální spisovny (příloha č. 8) Ukládání dokumentů a spisů v listinné podobě a. Dokumenty a spisy v listinné podobě se ukládají v centrální spisovně úřadu nebo ve specializovaných odborových spisovnách. b. Centrální spisovna úřadu je umístěna v objektu ZŠ Unesco, Komenského náměstí 150, Uherské Hradiště. Slouží k ukládání dokumentů v listinné podobě doručených úřadu nebo vzniklých z jeho činnosti. Součástí prostoru centrální spisovny je spisovna odboru investic, která však nespadá do režimu centrální spisovny. Specializované odborové spisovny jsou umístěny v budově Městského úřadu, Protzkarova 33, které slouží pro ukládání dokumentů a spisů odboru stavebního, životního prostředí a živnostenského a v budově odboru dopravy se sídlem Uh. Hradiště, Revoluční 1023, kde se ukládají dokumenty a spisy odboru dopravy. c. Jestliže jsou vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v listinné podobě nadále potřebné k výkonu činnosti odborů úřadu, ukládají se v příručních nebo odborových registraturách. Zaměstnanci pověřeni vyřízením dokumentů a spisů si ponechávají pouze dokumenty z běžného roku a nevyřízené dokumenty. d. Dokumenty a spisy v listinné podobě se před uložením vždy zkontrolují, jsou li úplné. Kontrolu úplnosti provádí zaměstnanec úřadu, který dokument nebo spis vyřizoval a uzavřel, popřípadě, z jehož činnosti

15 dokument nebo spis vznikl, a podle potřeby správce centrální spisovny. Předmětem kontroly je zejména: a. označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění, b. označení dokumentu v analogové podobě číslem jednacím zajišťujícím identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby původce, je li dokument v analogové podobě v tomto systému evidován nebo zpracováván, c. kompletnost spisu v analogové podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu obsahu spisů podle 12 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. d. počet listů dokumentu v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu, e. celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě, f. uvedení správného spisového znaku a skartačního režimu dle platného spisového plánu úřadu u spisu a u všech dokumentů ve spisu obsažených uvedení správného skartačního režimu, g. uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti h. vložení soupisu obsahu spisu (obsahujícího informaci o formě, v níž mají být jednotlivé dokumenty obsažené ve spisu uloženy, a obsahujícího informaci o formě spisu: analogová, digitální, hybridní). e. Před předáním dokumentů a spisů v listinné podobě do centrální spisovny jsou zaměstnanci odpovědní za jejich vyřízení povinni připravit je k předání. Provedou kontrolu úplnosti dokumentů a spisů (zejména jejich příloh). Každý spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh a čísel jednacích (soupis dokumentů zařazených ve spisu). Za úplnost dokumentů a spisů odpovídá zaměstnanec pověřený jejich vyřízením. f. Dokumenty a spisy se předávají do centrální spisovny v archivačních krabicích, přehledně uspořádané, zbavené duplicit a na štítcích archivních krabic řádně označené. Předání do centrální spisovny je evidováno v elektronické spisové službě s možností tisku předávacího protokolu nebo v případně potřeby lze využít předávacího protokolu (příloha č. 3). g. Přesný postup přípravy dokumentů a spisů k předání i samotné předávání do centrální spisovny je uvedeno v provozním řádu centrální spisovny (příloha č. 8). h. V centrální spisovně jsou dokumenty uloženy po dobu trvání jejich skartační lhůty. Jejich správné uložení a zabezpečení proti poškození a ztrátám zajišťují správci a pomocníci uvedení v příloze č. 8 Provozní řád centrální spisovny Ukládání smíšených (hybridních) spisů Smíšené spisy obsahují dokumenty jak v elektronické, tak v listinné podobě. Po uzavření smíšeného spisu se na centrální spisovnu předává současně elektronická i listinná část spisu. Obě části spisu přitom musí obsahovat soupis všech dokumentů spisu a jejich jednoznačné označení, zdali jsou v elektronické nebo listinné podobě. Jestliže jsou ve spisu založeny prosté výtisky dokumentů doručených do datové schránky úřadu a určených pro uložení v digitální formě, zaměstnanci úřadu zodpovědní za jejich vyřízení je označí podacím razítkem, nebo alespoň číslem jednacím dokumentu a poznámkou DZ (datová zpráva). 20. Ukládání dokumentů s odlišným režimem 20.1 Dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů jsou ukládány v kanceláři pověřeného pracovníka oddělení krizového řízení odboru kanceláře starosty. Skartační řízení provádí centrální spisovna úřadu za dodržení pravidel pro nakládání s dokumenty s odlišným režimem. 21. Předkládání dokumentů uložených ve spisovnách úřadu 21.1 Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovnách platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů před správním orgánem (nahlížení do spisů vedených o úkonech ve správním řízení je upraveno v 38 zákona č. 500/2004 Sb.); to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. Pracovníci mohou nahlížet pouze do dokumentů svého odboru, nahlížení do dokumentů jiného odboru je vázáno na souhlas vedoucího příslušného odboru. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zákonem č. 412/2005 Sb Nahlížení do dokumentů v elektronické podobě oprávněným žadatelům (zejména zaměstnancům úřadu) je možné prostřednictvím elektronického systému spisové služby. V elektronické spisové službě lze nahlížet na spisy dle následujících pravidel: a. Zpracovatel má k nahlížení přístupné spisy, které vznikly na jeho odboru, které jsou označeny spisovým znakem, jenž má zpracovatel v rejstříku spisových znaků, a které nemají evidované oprávněné úřední osoby nebo kde byl zpracovatel v době uzavření spisu, resp. vyřízení dokumentu jako oprávněná úřední osoba evidován. b. Nahlížení na jiné spisy odboru schvaluje zpracovateli vždy vedoucí odboru. c. Nahlížení na spisy jiného odboru schvaluje správce spisovny na základě dotazu na vedoucího odboru, o jehož spisy nebo dokumenty se jedná. d. Všechny tyto přístupy jsou současně evidovány v evidenci nahlížení elektronické spisové služby. Oprávněnému žadateli se zobrazí kopie požadovaného dokumentu nebo spisu, pokud je to možné. Pokud

16 není možné předložit mu k nahlížení celý dokument nebo spis, je možné ho vytisknout, znečitelnit pasáže, s nimiž se žadatel nesmí seznámit, a poté ho předložit Dojde li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v elektronické podobě během nahlížení nebo nelze li elektronický dokument zobrazit, poznamená se tato skutečnost v elektronickém systému spisové služby včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno Dokumenty a spisy v listinné podobě uložené v centrální spisovně mohou být předkládány k nahlížení oprávněným žadatelům. Těmi jsou zejména zaměstnanci úřadu. Dokumenty a spisy se předkládají k nahlížení v prostorách určených k nahlížení. Evidenci o nahlížení do dokumentů a spisů vede správce centrální spisovny v elektronickém systému spisové služby Dokumenty a spisy v listinné podobě se zapůjčují. Na místo uložení dokumentu se vkládá výpůjční lístek, který se po navrácení výpůjčky založí (příloha č. 7). Vypůjčovatel je povinen zabezpečit jejich ochranu před poškozením, zneužitím nebo ztrátou a dodržet určený termín vrácení. Do zapůjčených dokumentů se nesmí nic dopisovat, opravovat, vymazávat ani provádět jiné nezákonné úpravy. O zapůjčení dokumentů v listinné podobě z centrální spisovny vede správce spisovny evidenci v elektronickém systému spisové služby. Žádný dokument nebo spis uložený v centrální spisovně nemůže být nikomu vydán k trvalému užívání. Při ztrátě, zničení nebo poškození zapůjčeného dokumentu nebo spisu v listinné podobě je nutné vyhotovit zápis, obsahující příčiny, míru zavinění a eventuální následky ztráty nebo zničení Nahlížení do dokumentů a spisů uložených ve specializovaných odborových spisovnách úřadu je možné v prostorách určených k nahlížení. Kopie dokumentace se poskytne tehdy, předloží li žadatel souhlas toho, kdo dokumentaci pořídil, V odůvodněných případech lze usnesením odepřít nahlížení do vybraných částí dokumentace. Evidenci o nahlížení do dokumentů a spisů vede pověřený pracovník odboru. 22. Vyřazování dokumentů; Podrobnosti skartačního řízení 22.1 Dokumenty a spisy jsou uloženy v centrální spisovně po dobu stanovenou skartačními lhůtami, uvedenými ve spisovém a skartačním plánu Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů, které jsou po uplynutí skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné. Současně se posuzuje i jejich význam. Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu. Skartační řízení se provádí jednou ročně komplexně za celý úřad. Jeho předmětem jsou všechny dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a úřední razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty jejich platnosti nebo opotřebování Řádný průběh skartačního řízení zajišťují pracovníci centrální spisovny. Skartační řízení probíhá za odborného dohledu Státního okresního archivu Uherské Hradiště Zaměstnanec pověřený vedením centrální spisovny uspořádá dokumenty s uplynulými skartačními lhůtami navrženými do skartačního řízení do přehledných jednotek (balíků, archivních krabic, pořadačů, svazků apod.) a vyhotoví přílohy ke skartačnímu návrhu. Přílohy skartačního návrhu (příloha č. 4) tvoří seznamy dokumentů a razítek navržených k vyřazení, které jsou uspořádány podle organizačního členění úřadu a spisového a skartačního plánu. V seznamu je u každé položky uvedeno pořadové číslo, spisový znak, název dokumentů, období vzniku, skartační znak, skartační lhůta a množství dokumentů (tj. počet evidenčních jednotek). V seznamech dokumentů se uvedou odděleně dokumenty se skartačním znakem A a dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V se posoudí a zařadí buďto k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Současně se zpracuje skartační návrh na vyřazení úředních razítek. Při jejich odborném posuzování je na požádání povinen spolupracovat odbor, který dokument vyřizoval. Odbor úřadu pověřený dohledem nad vedením spisové služby úřadu poté zašle skartační návrh s přílohami Státnímu okresnímu archivu Uherské Hradiště, Velehradská 124, Uherské Hradiště a požádá ho o odborné posouzení dokumentů navržených k vyřazení. Žádost o provedení skartačního řízení pro příslušný archiv podepisuje tajemník úřadu. Zaměstnanec pověřený vedením centrální spisovny sestaví z evidence dokumentů vedené v elektronickém systému spisové seznam dokumentů navržených k vyřazení, který je tvořen výstupem metadat podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanovené národním standardem. Tento seznam v elektronické podobě předá spolu se skartačním návrhem Státnímu okresnímu archivu Uherské Hradiště Po odborné archivní prohlídce dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a určí lhůtu pro jejich předání archivu. Současně vydá souhlas ke zničení dokumentů, popřípadě úředních razítek, navržených ve skartačním návrhu ke zničení (nemají trvalou dokumentární hodnotu) Pokud úřad nesouhlasí s obsahem protokolu, může proti němu do 15 dnů od jeho doručení podat námitku; podáním námitky je zahájeno správní řízení Dokumenty, popřípadě razítka, vybrané jako archiválie předá pracovník odboru pověřeného přípravou skartačního řízení v dohodnutém termínu příslušnému archivu. O předání se sepíše úřední záznam. Záznam obsahuje název a sídlo úřadu, název příslušného archivu, počet

17 a popis stavu předávaných archiválií, datum předání archiválií, jména, příjmení a funkce fyzických osob pověřených podpisem záznamu za úřad a za příslušný archiv a jejich podpisy. Náklady na předání dokumentů nese úřad Úřad na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S, popřípadě úředních razítek, zabezpečí, po uplynutí lhůty pro podání námitek a v případě podání námitek po ukončení řízení o námitkách, jejich zničení. Zničením se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Zničení zajišťuje odbor kanceláře starosty ve spolupráci s odborem informatiky a komunikace. Při převozu a ničení dokumentů musí být zajištěn dohled ze strany úřadu, který také nese veškeré náklady vynaložené na zničení dokumentů Skartační návrh se seznamy dokumentů navržených k vyřazení, protokol o skartačním řízení a předávací protokol archiválií vybraných k trvalému uložení v příslušném archivu se ukládá v jednom vyhotovení v centrální spisovně, společně s potvrzením likvidující organizace, jíž byly vyřazené dokumenty předány ke zničení Při skartaci utajovaných dokumentů se dokumenty typu A odtajňují a zařazují se do archivu podle věcné příslušnosti. Utajované dokumenty typu S se při skartačním řízení neodtajňují. Pro tyto dokumenty platí běžné skartační lhůty. Skartaci utajovaných dokumentů provádí nejméně tříčlenná komise, kterou jmenuje tajemník úřadu. Členy této komise mohou být pouze osoby, kterým je umožněn přístup k utajovaným informacím příslušného stupně utajení Postup při vyřazování dokumentů úřadu je závazný pro všechny zaměstnance úřadu. Žádné dokumenty nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení. 23. Spisová rozluka 23.1 Spisová rozluka se provádí vždy při zrušení úřadu změně jeho působnosti, dále při reorganizaci a rušení organizačních součástí úřadu. Před jejím zahájením zpracuje úřad plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle Státnímu okresnímu archivu Uherské Hradiště Součástí spisové rozluky je vždy skartační řízení, v němž se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž skartační lhůty dosud neuplynuly, se a. v případě zrušení nebo změny působnosti úřadu předají do spisovny instituce, která je právním nástupcem úřadu, nebo na ni přechází působnost úřadu. b. v případě reorganizace a rušení organizačních součástí úřadu předají do centrální spisovny úřadu; pokud je potřebuje k zabezpečení úřední činnosti odbor úřadu, jemuž byl svěřen výkon agendy vykonávané do té doby zrušeným útvarem úřadu, převezme dokumenty v listinné a bude mu umožněn přístup k dokumentům v elektronické podobě uloženým v elektronické spisovně úřadu Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se a. v případě zrušení nebo změny působnosti úřadu předají instituci, která je právním nástupcem úřadu, nebo na ni přechází působnost úřadu; v elektronickém systému spisové služby se v evidenčním záznamu dokumentu tato skutečnost poznamená a dokument (spis) se označí jako vyřízený (uzavřený). b. v případě reorganizace a rušení organizačních součástí úřadu předají odboru úřadu, jemuž byl svěřen výkon agendy vykonávané do té doby zrušeným odborem úřadu, nebo odboru úřadu, který bude určen k vyřízení dokumentů a uzavření spisů; o odboru, který bude určen k vyřízení dokumentů a uzavření spisů rozhodne tajemník úřadu Předávání dokumentů a spisů se vždy provádí na základě předávacích seznamů. 24. Vedení spisové služby v mimořádných situacích 24.1 V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, rovněž v případě výpadku elektrické energie nebo selhání datového spojení, v jejichž důsledku je znemožněno po omezené časové období užívání elektronického systému spisové služby úřadu obvyklým způsobem, se spisová služba úřadu vede náhradním způsobem. Cílovým stavem je zabezpečení jejího vedení náhradním způsobem po celou dobu trvání mimořádné situace a průběžné přijímání a odesílání dokumentů Spisová služba je po dobu mimořádné situace vedena náhradním způsobem v listinné podobě. Evidence dokumentů se vede pomocí podacího deníku v listinné podobě pouze na úrovni centrální podatelny (příloha č. 5). Všechny dokumenty budou dále evidovány výhradně v tomto podacím deníku. Výjimkou jsou typy dokumentů, jejichž evidenci vedly odbory úřadu v samostatných evidencích dokumentů v listinné podobě již před vyhlášením mimořádné situace Dokumenty budou v náhradní evidenci evidovány a vyřizovány. Čísla jednací jednotlivých odborů úřadu

18 mají tento tvar označení úřadu, číslo jednací, rok zaevidování, zkratka odboru dle organizačního řádu př. MUUH-NE/1254/2010/OIK Aktualizaci spisového a skartačního plánu, související zejména s novými legislativními pravidly týkajícími se spisové služby, nebo v případě změny ve vedení a ukládání agend, provádí odbor informatiky a 24.4 Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. Pokud jsou v ní dokumenty evidovány po dobu kratší než 48 hodin, přeevidují se do elektronického systému spisové služby úřadu. Pokud jsou v ní evidovány po dobu delší než 48 hodin, pak a. dokumenty, které se vyřídí a uzavřou, zůstanou evidovány v náhradní evidenci; b. dokumenty, které nelze vyřídit a uzavřít v náhradní evidenci, se přeevidují do elektronického systému spisové služby úřadu. Přeevidování dokumentů z náhradní evidence do elektronického systému spisové služby úřadu provede centrální podatelna úřadu na základě údajů v listinném podacím deníku Pokud je dokument zaevidován v náhradní evidenci a poté evidenčně převeden do elektronického systému spisové služby úřadu, primární evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu, včetně uvedení nového čísla jednacího dokumentu. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru Ukončeno dne pořadovým číslem. K záznamu se připojí jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby na centrální podatelně úřadu Doručený dokument se opatří podacím razítkem. Pokud bude doručen některým způsobem pro doručování dokumentů v elektronické podobě, který zůstane i po dobu mimořádné situace funkční (např. zabezpečená forma elektronické komunikace), po doručení se vytiskne a předá k vyřízení. Jeho kopie se neopatří podacím razítkem, neboť týž dokument musí být současně doručen v listinné podobě Dokumenty jsou během trvání mimořádné situace připravovány k odesílání v listinné podobě a v listinné podobě se také ukládají Pokud je možné využít během trvání mimořádné situace některý ze způsobů odesílání dokumentů v elektronické podobě, vyhotoví se a odesílají v elektronické podobě. Současně však musí být odeslány rovněž v listinné podobě. Ukládají se v listinné podobě, byť byly odeslány v elektronické podobě Odbor informatiky a komunikace zabezpečí, že dokumenty v elektronické podobě uložené v úložištích elektronického systému spisové služby budou dostupné i v době mimořádné situace. 25. Řízení a kontrola; Metodická činnost 25.1 Za výkon spisové služby úřadu odpovídá tajemník úřadu. Kontrolu plnění povinností stanovených v tomto řádu provádí určení zaměstnanci odboru informatiky a komunikace a výsledky kontrol budou předávány tajemníkovi úřadu Za metodické vedení spisové služby, správu centrální spisovny úřadu včetně elektronické spisovny a vyřazování dokumentů uložených v nich ve skartačním řízení, odpovídá odbor informatiky a komunikace Za vedení odborových spisoven odpovídají pověření zaměstnanci jednotlivých odborů úřadu Za výkon spisové služby na jednotlivých odborech úřadu odpovídají jejich vedoucí, kteří sledují vyřizování dokumentů svých podřízených v elektronickém systému spisové služby a jejich ukládání v souladu s tímto řádem. Průběžně kontrolují zejména stav vyřizování dokumentů, projednávají se zaměstnanci pověřenými jejich vyřízením zjištěné závady, určují způsob a termíny jejich odstranění. Dále kontrolují užívání úředních razítek a zajištění jejich ochrany před zneužitím Za věcně správné vyřízení dokumentu ve stanoveném termínu odpovídá odbor úřadu, jemuž byl přidělen k vyřízení, byť se na vyřizování dokumentu podílelo více odborů úřadu Ztráta nebo zničení dokumentu nebo celého spisu se po provedeném šetření zaznamená v elektronickém systému spisové služby. O ztrátě nebo zničení dokumentu vyhotoví odpovědný zaměstnanec záznam, který se vloží na místo ztraceného nebo zničeného dokumentu Kontrola dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby je vykonávána podle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole, zaměstnanci Státního okresního archivu Uherské Hradiště, které pověřuje provedením kontroly ředitel Moravského zemského archivu v Brně. Kontrolující na základě provedené kontroly je oprávněn rozhodnutím zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií, nebo uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků a k jejich nápravě. 26. Závěrečná ustanovení 26.1 Povinnosti plynoucí ze spisového řádu se vztahují i na dokumenty týkající se samosprávné působnosti obce.

19 komunikace Zrušuje se směrnice tajemníka č. 1/2012 Spisový řád Městského úřadu Uherské Hradiště, platný od Tento Spisový řád Městského úřadu Uherské Hradiště s přílohami nabývá účinnosti dnem Datum podpisu: Mgr. Josef Botek, v. r. tajemník městského úřadu Seznam příloh: Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Příloha č. 2 Provozní řád centrální podatelny Příloha č. 3 Předávací protokol dokumentů/spisů předaných do centrální spisovny Příloha č. 4 Vzor skartačního návrhu Příloha č. 5 Vzor podacího deníku Příloha č. 6 Vzor podacího razítka Příloha č. 7 Vzor výpůjčního lístku Příloha č. 8 Provozní řád centrální spisovny Příloha č. 9 Prohlášení o shodě Náhled na podepsanou verzi směrnice Zveřejněno dne: Datum poslední aktualizace: Zodpovědná osoba: Martínková Jitka