tajemník Úřadu MČ Praha 7 tajemníka č. 4 z

Transkript

1 tajemník Úřadu MČ Praha 7 tajemníka č. 4 z Září 2012

2 Přílohy: 1. Seznam spisových uzlů (str. 23) 2. Seznam dokumentů nepodléhajících spisové evidenci (str.25) 3. Spisový a skartační plán (str. 27) 4. Označení ukládací jednotky (str. 57) 5. Protokol o předání dokumentů do spisovny (str. 58) 6. Žádanka o zapůjčení spisu (str. 59) 7. Metodická příručka (str. 60) 8. Zásady oddělené evidence dokumentů živnostenského odboru prostřednictvím spisové služby Registru živnostenského podnikání (str. 64) 2

3 ČÁST PRVNÍ SPISOVÝ ŘÁD... 4 Článek 1 Úvodní ustanovení... 4 Článek 2 Základní zásady...5 Článek 3 Datová schránka...5 Článek 4 Doručení, kontrola...6 Článek 5 Elektronická podatelna... 7 Článek 6 Škodlivý kód zprávy... 8 Článek 7 Evidování datové zprávy... 8 Článek 8 Odeslání potvrzení...8 Článek 9 Datové nosiče...8 Článek 10 Třídění...8 Článek 11 Evidování dokumentů...9 Článek 12 Konverze dokumentu...10 Článek 13 Otevírání zásilek...10 Článek 14 Příjem hodnot Článek 15 Dobírka Článek 16 Dodejky Článek 17 Veřejné zakázky Článek 18 Přidělení dokumentů spisovým uzlům Článek 19 Postoupení dokumentu nebo spisu Článek 20 Vyřízení dokumentu Článek 21 Ukládací znaky...14 Článek 22 Náležitosti dokumentu...14 Článek 23 Podepisování dokumentů a užívání razítek Článek 24 Doručení dokumentu adresátu Článek 25 Vedení spisu...16 Článek 26 Uzavření spisu Článek 27 Opisy a výpisy...16 Článek 28 Spisová rozluka...16 Článek 29 Příruční registratura...17 Článek 30 Zápůjčka spisu z příruční registratury...17 Článek 31 Spisovna Článek 32 Péče o spisy Článek 33 Rekonstrukce spisu Článek 34 Ochrana osobních údajů Článek 35 Ochrana utajovaných informací Článek 36 Ochrana zvláštních skutečností ČÁST DRUHÁ SKARTAČNÍ ŘÁD Článek 37 Vyřazování dokumentů a spisů Článek 38 Skartační řízení Článek 39 Skartace Článek 40 Zvláštní způsob zacházení Článek 41 Dohled a kontrola na úseku spisové služby ČÁST TŘETÍ USTANOVENÍ SPOLEČNÁ Článek 42 Příručky Článek 43 Určení kompetencí ČÁST ČTVRTÁ USTANOVENÍ ZÁVĚREČNÁ Článek 44 Přechodná ustanovení Článek 45 Ruší se Článek 46 Účinnost

4 Městská část Praha 7 Úřad Městské části Spisový a skartační řád V souladu s ustanovením 81 odst. 5 písm. d) a dále 103, zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů a k provedení ustanovení 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Tajemník Úřadu Městské části Praha 7 tento v y d á v á Spisový a skartační řád: ČÁST PRVNÍ SPISOVÝ ŘÁD Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tento řád upravuje výkon spisové služby Úřadu Městské části Praha 7 ( dále jen Úřad ). Pravidla a pracovní postupy stanovené tímto řádem jsou v souladu se zákonem č. 499/2004Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o archivnictví ), s vyhláškou č.191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen vyhláška o spisové službě ), a se zákonem č. 500/2004 Sb., správním řádem, ve znění pozdějších předpisů (dále jen správní řád ). 2. Pro účely tohoto řádu se rozumí a) archivem Státní oblastní archiv v Praze se sídlem Archivní 4, Praha 4 Chodovec PSČ , b) boxem místo v prostorách podatelny, určené k přenechání dokumentu ve fyzické podobě přiděleného spisovému uzlu, c) dodejkou (i doručenkou) služba držitele poštovní licence k doručení zásilky adresátu a vrácení odesílateli potvrzeného dokladu o převzetí, v elektronické podobě potvrzení o doručení datové zprávy do datové schránky adresáta, d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti Úřadu nebo mu byl doručen, e) identifikátorem datové zprávy doručené Úřadu prostřednictvím elektronické podatelny nebo datové schránky její označení mající charakter podacího razítka, f) identifikátorem doručeného dokumentu je čárový kód uvedený na štítku nebo v tištěné formě na vlastním dokumentu, který obsahuje povinné údaje pro identifikaci dokumentu: zkratku Úřadu, číslo jednací, počet listů a počet příloh, datum doručení. Nahrazuje podací razítko, g) iniciačním dokumentem dokument, kterým byl spis založen, 4

5 h) osobním podáním dokumentu doručení dokumentu Úřadu fyzickou nebo právnickou osobou prostřednictvím podatelny Úřadu nebo ve výjimečných případech přímo zaměstnanci. i) podacím deníkem Úřadu je evidenční seznam Úřadu došlých nebo z činnosti Úřadu vzešlých dokumentů, j) reprezentantem spisového uzlu zaměstnanec spisového uzlu pověřený výkonem činností spisového uzlu, k) spisovým uzlem administrativní jednotka odboru nebo útvaru Úřadu vykonávající soubor činností spisové služby, l) vedoucím spisového uzlu člen zastupitelstva, tajemník Úřadu MČ Praha 7, vedoucí odboru, m) výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti, Úřadu zahrnující jejich řádný příjem, třídění, evidenci, označování, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností, n) zpracovatelem zaměstnanec vyhotovující nebo vyřizující dokument, o) e-spisem elektronická aplikace sloužící k výkonu spisové služby, p) datovou zprávou , dokumenty Úřadu doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči Úřadu prostřednictvím datové schránky, Článek 2 Základní zásady 1. Manipulaci s dokumenty Úřadu provádějí podatelna, výpravna, spisovna a spisové uzly. Seznam spisových uzlů je uveden v příloze č Dokumenty doručené Úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti podléhají zápisu do spisové evidence v chronologickém pořadí podle doručení nebo podle jejich vzniku a do věcného a jmenného rejstříku; seznam dokumentů nepodléhajících spisové evidenci je uveden v příloze č Spisová služba je zajišťována elektronickou formou za použití výpočetní techniky v programové aplikaci e-spis. Zápisy do spisové evidence provádějí pracovníci podatelny (výpravny, spisovny), spisové uzly a zpracovatelé. 4. Zásilky doručené Úřadu do 12 hodin je povinna podatelna předat spisovým uzlům ještě týž den. Pošta doručená po 12. hodině se předává spisovým uzlům následující den. 5. Pokud zaměstnanci podatelny, adresát, popřípadě jeho sekretariát, zaměstnanec určený k otevření zásilky apod. zjistí, že zásilka obsahuje další obálku označenou stupněm utajení VYHRAZENÉ (zkráceně V ), DŮVĚRNÉ (zkráceně D ), TAJNÉ (zkráceně T ) nebo PŘÍSNĚ TAJNÉ (zkráceně PT ), tuto další obálku neotevírá, o zásilce neprodleně informuje Bezpečnostního ředitele Úřadu MČ P7 a postupuje viz. nařízení Tajemníka Úřadu MČ P7 č.5/2012 k zajištění ochrany utajovaných informací. Článek 3 Datová schránka 1. Datová schránka je elektronické úložiště určené k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. 2. Pokud má adresát zřízenu datovou schránku, je referent povinen ji pro doručení použít. 1 Dokumenty doručované a vypravované prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy. 1 Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 5

6 3. Datová schránka se nepoužije : a) adresát nemá zřízenou datovou schránku nebo Ministerstvo vnitra oznámilo odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, je znepřístupněna, b) povaha dokumentu to neumožňuje (např. dokument obsahuje utajované informace, dokument nelze zkonvertovat z listinné podoby do datové zprávy, z důvodů většího formátu než A4, velikost zprávy přesahuje 10 MB, jedná se o dokument v papírové podobě, který má obsahovat podpisy dvou nebo více subjektů, c) při doručení veřejnou vyhláškou, d) při doručení na místě, e) při zavedení jiné formy elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci z bezpečnostních důvodů f) při předávání spisu odvolacímu orgánu (předává se vždy originál), g) v případě, že se postupuje spis v listinné podobě pro nepříslušnost (postupuje se vždy originál doručeného spisu) h) při osobní korespondenci, která nemá úřední povahu i) u uzavíraných smluv j) při odmítnutí podání (žadateli se vrací vždy originál) 4. K přístupu do datové schránky Úřadu jsou oprávněni starosta, administrátoři a pověřené osoby. Administrátoři datové schránky jsou starostou určené osoby, které určují pověřené osoby a určují rozsah jejich oprávnění. Pověřenými osobami jsou zaměstnanci podatelny. 5. Podatelna se přihlašuje do datové schránky několikrát denně, nejméně však třikrát za den, poslední přihlášení 1 hodinu před koncem pracovní doby. 6. Datovou zprávu doručenou prostřednictvím datové schránky podatelna zaeviduje v e-spisu a připojí ve formě elektronického dokumentu a přiděluje příslušnému spisovému uzlu. Jestliže obsahuje datová zpráva elektronický podpis, elektronickou značku nebo časové razítko, je automaticky provedeno ověření jeho platnosti a výsledek ověření je připojen k datové zprávě. Jestliže datová zpráva neobsahuje elektronický podpis, elektronickou značku nebo časové razítko, je zpráva automaticky opatřena kvalifikovaným časovým razítkem. Článek 4 Doručení, kontrola 1. Dokumenty doručované Úřadu jsou zpravidla přijímány v podatelně a dále na externích informačních centrech. 2. Pracovník podatelny je povinen u došlých zásilek a) při jejich převzetí na poště nebo od doručitele zkontrolovat I. správnost adresy příjemce uvedené na zásilce, II. neporušenost obalu zásilky, 6

7 III. IV. počet doručených zásilek s evidencí na soupisce doručené pošty, zjistí-li pracovník u přebírajícího dokumentu závady, je povinen je ihned u doručitele reklamovat, V. omylem došlé dokumenty ihned vrátit doručiteli, VI. potvrdit příjem doporučené a cenné zásilky, b) při jejich otevírání zkontrolovat, zda je obsah zásilky určen Úřadu. Pracovník podatelny provede ve spisové evidenci zápis o zjištěné závadě, kterou následně vyjasní zpracovatel s odesílatelem dokumentu. Článek 5 Elektronická podatelna 1. Elektronická podatelna je pracoviště určené pro příjem datových zpráv ve formě ů, opatřených zaručeným elektronickým podpisem, doručovaných Úřadu a pro odesílání datových zpráv Úřadu, opatřených zaručeným elektronickým podpisem. Datovou zprávu podatelna zaeviduje v e-spisu a připojí ve formě elektronického dokumentu a i zajistí listinnou podobu. V případě, že je zpracovateli zasláno podání, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, na jeho služební elektronickou adresu, je povinen kontaktovat odesílatele, aby podání poslal na adresu elektronické podatelny. 2. Dokument může být doručen i podáním přímo do elektronické podatelny Živnostenského rejstříku ( dále jen EP ŽR). Aplikace k vytvoření a odeslání podání ve formátu Jednotného registračního formuláře (JRF) je k dispozici zdarma na veřejném webu Živnostenského rejstříku na adrese: Reprezentant spisového uzlu odboru kontroluje schránku EP ŽR 1 x denně, a to na počátku pracovní doby. Po zjištění nového podání provede kontrolu elektronického podpisu a podání zaeviduje do podacího deníku. Následně provede tisk podání včetně příloh a protokolu o ověření elektronického podpisu. 3. Doručení datové zprávy, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, podatelna odesílateli potvrzuje, pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele. Součástí zprávy o potvrzení je c) zaručený elektronický podpis nebo zaručená elektronická značka Úřadu, d) datum a čas, kdy byla datová zpráva doručena, e) identifikátor datové zprávy (dokumentu) přidělený elektronickou podatelnou. 4. Adresa elektronické podatelny je: podatelna@p7.mepnet.cz 7

8 Článek 6 Škodlivý kód zprávy Podle vyhlášky MVČR 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, 4 odst. 3 a 4, datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, (chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení), není zpracovávána. Pokud z přijaté datové zprávy lze zjistit elektronickou adresu odesílatele, je na tuto adresu podatelnou automaticky zasláno sdělení o zjištění škodlivého kódu. Článek 7 Evidování datové zprávy 1. Údaje o datové zprávě, opatřené zaručeným elektronickým podpisem, jsou automaticky převedeny do spisové evidence e-spisu. 2. Datová zpráva (tzv. ), jež není opatřena zaručeným elektronickým podpisem, je po dohodě s odborem, kterému věcně náleží, vytištěna a po zaevidování opatřena identifikátorem. Článek 8 Odeslání potvrzení Přijetí datové zprávy je od jejího doručení potvrzeno nejpozději v úředních hodinách v pracovních dnech do 6 hodin a v mimoúředních hodinách v pracovních dnech max. 18 hodin. Datové zprávy, doručené ve dnech pracovního klidu jsou potvrzeny následující pracovní den v průběhu úředních hodin, nejpozději však do 6 hodin od jejich začátku. Přijetí datové zprávy, jež není opatřena zaručeným elektronickým podpisem, není potvrzováno. Článek 9 Datové nosiče Podatelna slouží i pro osobní a poštovní přijímání dokumentu na datovém nosiči. Podatelna zaeviduje datový nosič jako dokument. Podatelna všechny soubory, umístěné na datovém nosiči, uloží jako elektronické přílohy zaevidovaného dokumentu k záznamu dokumentu v e-spisu a předá dokument i v listinné podobě. Článek 10 Třídění 1. Podatelna vyčlení z došlé pošty dokumenty, které nepodléhají evidenci a bez jejich zaevidování ve spisové evidenci je předá na příslušný spisový uzel. 2. Podatelna vyčlení z došlé pošta stížnosti, které přímo předá ÚKIA. 3. Podatelna roztřídí a zaeviduje došlé dokumenty podle spisových uzlů. 8

9 Článek 11 Evidování dokumentů 1. Prvotní evidenci dokumentu provádí podatelna. Úplnou evidenci provádí zpracovatel u dokumentů, které mu byly přiděleny k vyřízení nebo u dokumentů vlastních. 2. Živnostenský odbor vede oddělenou evidenci dokumentů. Pro vedení oddělené evidence dokumentů agendy živnostenského podnikání (dokumenty došlé nebo vzniklé z činnosti odboru na úseku výkonu státní správy v rozsahu zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů) je využíván informační systém Registru živnostenského podnikání. Zásady oddělené evidence dokumentů jsou uvedeny v příloze č Odbor sociální a zdravotnictví kromě e-spisu využívá k evidenci a vyhodnocování svojí dokumentace rovněž systém OK a systém Ginis. 4. Faktury jsou pouze evidovány v e-spisu a zpracovány dále v systému Ginis. 5. Prvotní evidencí dokumentu se rozumí: zaznamenání dokumentu ve spisové evidenci, opatření dokumentu identifikátorem, naskenování (do formátu A4) (nejde-li o dokument podléhající příslušnému stupni utajení nebo o typ dokumentu, který vyřizující odbor nepožaduje skenovat). Dokumentace v přílohách např. pro OVT, ODO či OŽP bude skenována po dohodě s příslušným odborem. Do spisové evidence pracovník podatelny uvede údaje týkající se doručení: a) datum doručení, b) údaje o odesílateli, c) způsob doručení (poštou, osobně, kurýrem, atd.), d) způsob zacházení (dodejka, doporučeně, obyčejně, atd.) e) počet listů, f) počet příloh, g) věc, h) druh zásilky, i) č.j. odesílatele, j) pošta, kurýr, atd. k) spisový uzel (v aplikaci e-spis kód OJ organizační jednotka), kterému byl dokument předán k vyřízení. 6. Příjem zaevidovaného dokumentu je podatelnou potvrzen jeho označením identifikátorem v den, kdy byl dokument doručen Úřadu. 7. Zápisem dokumentu do spisové evidence je dokumentu automaticky přiděleno číslo jednací. Číslo jednací je tvořeno jednou vzestupnou souvislou řadou čísel pro celý Úřad lomenou kalendářním rokem lomenou zkratkou odboru (oddělení) lomeno zkratkou zpracovatele (MC P7/000000/RRRR/ODD/REF. Číselná řada jednacích čísel počíná 1. lednem kalendářního roku a uzavírá se 31. prosince kalendářního roku. Pro případ, že není elektronická spisová služba z důvodu mimořádné situace v provozu, je v podatelně vedena kniha náhradních evidenčních čísel ve tvaru MC P7/0000/RRRR/ODD/REF/Náhr, která podatelna na vyžádání přidělí příslušnému odboru. 8. Evidenci dokumentů v režimu zákona č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, zabezpečuje Bezpečnostní ředitel Úřadu MČ P7 (viz. nařízení Tajemníka Úřadu MČ P7 č.5/2012 k zajištění ochrany utajovaných informací). 9. Identifikátor se umísťuje zpravidla v pravém horním rohu, případně na jiném volném místě dokumentu. Pokud by identifikátorem došlo k porušení textu dokumentu umístí se identifikátor na rubovou stranu dokumentu, příp. se k němu pevně připne nebo jiným způsobem připojí čistý list, který se opatří identifikátorem. 10. Zaevidováním dokumentu do spisové evidence se daný dokument stává součástí spisové služby. 9

10 11. Při zaslání jednoho dokumentu jednomu spisovému uzlu s uvedením položky na vědomí a vypsáním dalších spisových uzlů, je ponecháno na zvážení hlavního adresáta, jakým způsobem bude ostatní adresáty informovat (tj. neřeší podatelna). 12. Při osobním podání zpracovatel nebo reprezentant předá dokument k zajištění prvotní evidence podatelně. Ve výjimečných případech zpracovatel může provést prvotní evidenci sám; při evidování postupuje podle čl. 2 odst. 2 a čl. 11 Článek 12 Konverze dokumentu 1. Autorizovanou konverzí je a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. 2. Autorizovaná konverze na žádost se provádí na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT zřízeného ve všech informačních centrech odboru Informační centrum. Autorizovanou konverzi z moci úřední provádějí určení zaměstnanci Úřadu. Vedoucí odboru určí konverzní pracoviště a pověří příslušného zaměstnance, který bude konverzi provádět. Konverze z moci úřední se provádějí prostřednictvím Czech 3. Při autorizované konverzi do listinné podoby zaměstnanec provádějící konverzi ověří shodu výstupu a vstupu a připojí ověřovací doložku. 4. Při autorizované konverzi do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří zaměstnanec provádějící konverzi výstup svým zaručeným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem a připojí ověřovací doložku. 5. Zaměstnanec pověřený prováděním autorizované konverze vede evidenci provedených konverzí. 2 vlistinné nebo elektronické podobě. Článek 13 Otevírání zásilek 1. Všechny zásilky došlé Úřadu se otevírají v podatelně s výjimkou zásilek adresovaných: a) Starostovi, jeho zástupcům či radním. b) Tajemníkovi. c) Příjemci, jehož jméno je uvedeno na prvním místě; za soukromé se nepovažují zásilky adresně znějící na Úřad MČ P7 s doložkou k rukám určitého zaměstnance. 2 Zákon č. 300/2008 Sb.,o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. 10

11 d) Odboru Sociálnímu a zdravotnictví. e) ÚKIA f) Personálnímu oddělení Kanceláře tajemníka. g) Oddělení krizovému. h) Finančnímu odboru oddělení místních daní a poplatků, výpisy z bankovních účtů. i) Oddělení matrik odboru správních agend. j) Přihláška k veřejné obchodní soutěži, opatřená heslem či názvem soutěže. k) Oddělení dokladů a evidence obyvatel odboru správních agend, obsahující občanský průkaz či cestovní pas nebo kopie matričních dokladů. 2. Zásilky uvedené v odst. 1 písm. a) až i) tohoto článku podatelna eviduje ve spisové evidenci zúženým prvotním zápisem, tzn. vyjma údajů uvedených v čl. 13 odst. 1 písm. e) k). Zpracovatel je povinen po otevření předané zásilky dokončit bez zbytečného odkladu evidenci jejího obsahu. 3. Obálka se ponechává jako součást dokumentu, a) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené, na dokumentu s datem poštovního razítka, b) není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa odesílatele, c) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, d) u zásilek zasílaných doporučeně, e) je-li identifikátor připojen pouze na obálce, f) u stížností a petic, g) je-li adresa odesílatele pouze na obálce; v ostatních případech zpracovatel obálku vyřadí bez skartačního řízení. Článek 14 Příjem hodnot Zásilky, jejichž součástí jsou hotové peníze (ceniny, kolky, příp. jiné hodnoty), zaeviduje podatelna jako jiné dokumenty došlé nebo podané s uvedením těchto hodnot ve spisové evidenci, opatří identifikátorem a předá příslušnému spisovému uzlu. Článek 15 Dobírka Zásilky zaslané Úřadu na dobírku podatelna přijímá a platí pouze do výše cenového limitu stanoveného tajemníkem Úřadu a za předpokladu, že objednání takovéto zásilky bude podatelně příjemcem předem oznámeno. Článek 16 Dodejky Zpracovatel zaznamená ve spisové evidenci k vypravenému dokumentu výsledek doručení. Vrácené doručenky a nedoručené zásilky založí k příslušnému dokumentu. 11

12 Článek 17 Veřejné zakázky a poptávková řízení 1. Pověřený zaměstnanec zadavatele veřejné zakázky nebo poptávkového řízení, vyhlášené Úřadem, uvědomí písemně o zadání veřejné zakázky nebo poptávkového řízení podatelnu s uvedením jejích názvu a popř.čísla přiděleného Centrální adresou, pod kterými jsou veřejná zakázka nebo poptávkové řízení vyhlášeny, přesného data a hodiny ukončení příjmu nabídek. 2. Zásilka týkající se veřejné zakázky nebo poptávkového řízení, která je označená na obálce "název veřejné zakázky." (Neotevírat!), se zásadně eviduje v podatelně. Pokud je zásilka předána Úřadu jinou cestou, je nutné ji neotevřenou neprodleně doručit do podatelny. 3. Každou zásilku nebo podání, týkající se veřejné zakázky nebo poptávkového řízení, zapíše podatelna do spisové evidence a označí identifikátorem. Zároveň podatelna provede zápis došlé zásilky, kterým je určeno pořadové číslo doručení, na zvláštní evidenční arch. Dále se na arch i na obálku doplní přesný časový údaj (datum, hodina, minuta), opíše se číslo jednací ze spisové evidence a zpáteční adresa s názvem firmy. Na obálku zásilky či podání, nad identifikátor zapíše pracovník podatelny čas doručení a pořadové číslo doručení této zásilky. 4. Při osobním doručení nabídky veřejné zakázky nebo poptávkového řízení podatelna vystaví doručiteli na požádání potvrzení o přijetí, s uvedením pořadového čísla a přesného časového údaje (datum, hodina, minuta) Pracovníci podatelny neposkytují informace o doručených nabídkách veřejných zakázek nebo poptávkových řízení a jejich odesílatelích. 5. Po uplynutí lhůty pro podávání nabídek předá podatelna najednou všechny takto označené došlé zásilky s řádně vyplněným evidenčním archem pověřenému zaměstnanci zadavatele veřejné zakázky nebo poptávkového řízení. 6. Zakládání spisu s ukončenou veřejnou zakázkou nebo poptávkovým řízením do spisovny je v kompetenci zadavatele veřejné zakázky nebo poptávkového řízení. Článek 18 Přidělení dokumentů spisovým uzlům 1. Podatelna přiděluje došlé dokumenty v listinné podobě podle označení spisového uzlu na zásilce nebo dokumentu. 2. Dokumenty adresované Úřadu bez bližšího označení spisového uzlu přiděluje podatelna podle obsahu dokumentu s ohledem na organizační řád Úřadu a v případě nejasností je přidělí Odboru kancelář tajemníka. 3. Dokumenty adresované Zastupitelstvu Městské části Praha 7 nebo jeho výborům, Radě Městské části Praha 7 nebo jejím komisím, a dokumenty jmenovitě adresované členům zastupitelstva nebo členům komisí a výborů, podatelna přidělí příslušným spisovým uzlům. 4. Zaevidované a identifikátory označené dokumenty podatelna ukládá do boxů jednotlivých spisových uzlů, odkud si je reprezentanti spisových uzlů přebírají i s obálkami k vyřízení. 5. Reprezentant spisového uzlu zkontroluje, prostřednictvím aplikace e-spis přístupné ze samostatného PC pracoviště umístěného za tím účelem v podatelně, správnost zaevidovaných došlých dokumentů a potvrdí jejich převzetí sejmutím čárového kódu čtečkou, jde-li o doručený dokument v listinné podobě. Doručený dokument prostřednictvím datové schránky převezme reprezentant spisového uzlu prostřednictvím aplikace e-spis. 6. Převzetí dokumentů došlých v listinné podobě nebo prostřednictvím datové schránky může reprezentant spisového uzlu ve spisové evidenci odmítnout, jen pokud je dokument adresován, příp. určen jinému spisovému 12

13 uzlu nebo pokud není spisový uzel příslušný k jeho vyřízení. Odmítnutím se dokument dostává zpět podatelně ve spisové evidenci i ve fyzické podobě. Pokud nejsou důvody pro odmítnutí dokumentu, reprezentant spisového uzlu dokument přijme. 7. Dokumenty, které podatelna převezme a nepřísluší žádnému spisovému uzlu, vrací zpět adresátovi. Dokumenty, které reprezentant spisového uzlu převezme a následně zjistí, že mu nepřísluší, nevrací podatelně, ale předá je příslušnému spisovému uzlu nebo vrací adresátovi. Článek 19 Postoupení dokumentu nebo spisu Dokument nebo spis je spisovým uzlem v písemné podobě postoupen jinému spisovému uzlu fyzickým přímým předáním tomuto spisovému uzlu nebo předáním prostřednictvím boxu v podatelně, ve spisové evidenci je postoupen přímo spisovému uzlu. Postoupení probíhá prostřednictvím reprezentantů spisových uzlů. Článek 20 Vyřízení dokumentu 1. Došlé dokumenty předkládá reprezentant spisového uzlu vedoucímu spisového uzlu k jejich rozdělení zpracovatelům. Vedoucí spisového uzlu přidělí dokumenty vedoucím oddělení k rozdělení nebo přímo zpracovatelům k vyřízení a nebo reprezentantovi odboru k předání jednotlivým zpracovatelům. Vpřípadě, že byly dokumenty přiděleny vedoucím oddělení k vyřízení, vedoucí oddělení dokumenty přidělí zpracovatelům. 2. Zpracovatel je oprávněn dokument ve spisové evidenci odmítnout, jen pokud je dokument adresován, příp. určen jinému zpracovateli či jinému spisovému uzlu, pokud není příslušný k jeho vyřízení a pokud mu se záznamem ve spisové evidenci nebyl bez zbytečného odkladu předán dokument ve fyzické podobě. Odmítnutím se dokument dostává zpět reprezentantovi spisového uzlu. O dalším předání odmítnutého dokumentu rozhodne vedoucí spisového uzlu. 3. Pokud nejsou důvody pro odmítnutí dokumentu, zpracovatel dokument přijme. Zpracovatel je při přijetí dokumentu povinen provést úplnou evidenci: dokument označí ve spisové evidenci typem dokumentu, povinně doplní značku zkratka spisového uzlu v rozsahu minimálně 3 písmen/zkratka zpracovatele v rozsahu tří písmen - ODB/ZPR 3 ), příp. upraví věc, uvede způsob vyřízení, místo fyzického umístění, vytvoří spis nebo zařadí dokument do již existujícího spisu vedeného v dané věci. Zpracovatel může uvést agendové číslo (např. smlouva č. 1). V případě potřeby zpracovatel vrátí dokument ve fyzické podobě podatelně k provedení doskenování celého dokumentu. 4. Ve spisové evidenci všechny dokumenty související s iniciačním dokumentem spisu automaticky přebírají jeho spisovou značku. Konečná odpověď na iniciační dokument je evidována pod stejným číslem jednacím i spisovou značkou iniciačního dokumentu. 5. Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu a ve spisové evidenci. 6. Zpracovatel je povinen uvádět značku (zkratka spisového uzlu v rozsahu minimálně 3 písmen/zkratka zpracovatele v rozsahu tří písmen - ODB/ZPR) i u vlastního dokumentu. 7. U dokumentu podléhajícímu spisové evidenci zpracovatel při přímém vyvěšení na úřední desku zadá v e-spisu na záložce Vypravení datum vyvěšení, dobu vyvěšení, původce dokumentu, připojí elektronický dokument (popř. označí v seznamu el. dokumentů), uzamkne ho, v profilu dokumentu zadá typ dokumentu výběr sekce elektronické úřední desky a předá celý dokument správci úřední desky. Správce úřední desky dokument převezme a vyvěsí. Po sejmutí z úřední desky vrátí dokument zpracovateli. Za správnost a úplnost zadání vyvěšení dokumentu v e-spisu (datum vyvěšení, doba vyvěšení, připojení el. dokumentu, sekce typ dokumentu) a 3 zkratka spisového uzlu dle přílohy č. 1 13

14 uzamčení elektronického dokumentu odpovídá zpracovatel. Správce úřední desky přijímá dokument k vyvěšení na úřední desku nejpozději den před dnem vyvěšení. Článek 21 Ukládací znaky Každý spisový uzel používá ukládací znaky v závislosti na věcném obsahu dokumentu tak, aby měl přehled o veškerých svých dokumentech a mohl dokumenty, skterými aktuálně pracuje, jednoduše zakládat i vyhledávat. Ukládací znaky věcného obsahu dokumentů konkretizují ukládací znaky spisového a skartačního plánu (spisové znaky) v příloze č. 3. Článek 22 Náležitosti dokumentu 1. Každý dokument musí být evidován ve spisové evidenci a označen číslem jednacím, nejde-li o dokument, který nepodléhá spisové evidenci dle článku 2 odst. 2. Reprezentant spisového uzlu není povinen přijmout dokument neoznačený číslem jednacím, nejde-li o dokument, který nepodléhá spisové evidenci nebo který je doručen při osobním podání. 2. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu Úřadu, zpracovatel jej zaeviduje a připojí ve formě elektronického dokumentu do spisové evidence (vyjma dokumentů daňového/poplatkového řízení). Článek 23 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Podepisování dokumentů se řídí Podpisovým řádem Městské části Praha 7 a Úřadu Městské části Praha 7 který nabyl účinnosti dne Užívání razítek se řídí Nařízením tajemníka č. 8/2009 k používání razítek Článek 24 Doručení dokumentu adresátu 1. Po podepsání dokumentu oprávněnou osobou k němu zpracovatel připojí potřebné přílohy a vhodně zajistí jeho doručení adresátovi. Dokument lze doručit prostřednictvím datové schránky, podatelny, pošty, vyvěšením na úřední desku, osobně, kurýrem, faxem a elektronicky. 2. Při vypravení prostřednictvím datové schránky je zpracovatel povinen ověřit existenci datové schránky adresáta. Dokument převede zpracovatel do výstupního formátu pdf, dokument elektronicky podepíše, příp. zajistí podepsání oprávněnou osobou a připojí elektronický dokument k vypravení. Poté vypravení předá v e-spisu výpravně, která dokument vypraví a nebo předá REPREZ svého odboru, který pak všechny dokumenty svého odboru najednou předá výpravně a ta dokumenty vypraví. Zpracovatel je povinen ve spisové evidenci řádně označit a) způsob zacházení 14

15 obyčejná je to taková zásilka, kterou může z datové schránky vyzvednout jakákoliv osoba, která má umožněn přístup do datové schránky, dodejka, do vlastních rukou výhradně adresáta je to taková zásilka, kterou může z datové schránky vyzvednout pouze a výhradně statutární zástupce uvedeného subjektu. b) adresáta dokumentu (subjekt) 3. Při poštovním doručení připraví zpracovatel nebo jiný pracovník odboru určený k této činnosti zásilku k odeslání tak, že vyhotoví obálku dokumentu, kterou opatří údaji o adresátovi, číslem jednacím, spisovou značkou, je-li dokument zařazen ve spise, značkou a čárovým kódem. Zpracovatel nebo jiný pracovník odboru určený k této činnosti je povinen ve spisové evidenci řádně označit a) adresáta dokumentu (subjekt), b) druh zásilky, c) způsob vypravení, d) způsob zacházení. 4. Při vypravení dokumentu poštou jej zpracovatel nebo jiný pracovník odboru určený k této činnosti vloží, včetně příp. příloh, do obálky, kterou zalepenou předá reprezentantovi spisového uzlu. Reprezentant spisového uzlu předá připravené zásilky výpravně. Výpravna převezme zásilky. V případě, že údaje týkající se vypravované zásilky, uvedené ve spisové evidenci zpracovatelem (zejména údaje dle odst. 2 tohoto článku) nesouhlasí s předanou zásilkou, výpravna vrátí reprezentantovi spisového uzlu zásilku ke zjednání nápravy a stornuje vypravení ve spisové evidenci. Pokyny výpravny ve věci přípravy zásilky k vypravení jsou pro reprezentanta spisového uzlu a zpracovatele závazné. Výpravna zásilky ofrankuje a vytiskne poštovní podací arch. Ofrankované zásilky včetně poštovního podacího archu předává poště. 5. Zásilky výpravna odešle v den předání, jsou-li jí předány v pondělí až čtvrtek nejpozději do 11:00 hodin, v pátek nejpozději do 10:00 hodin. Výpravna v odůvodněných případech odešle zásilky v den předání, převzaté k vypravení i mimo uvedenou dobu. 6. Při doručení dokumentu vyvěšením na úřední desku zpracovatel připraví jeho vyvěšení prostřednictvím spisové evidence, kdy do záložky Vypravení zadá datum vyvěšení a počet dní, na který má být dokument vyvěšen, údaje o adresátu, připojí elektronický dokument (popř. označí v seznamu el. dokumentů), uzamkne ho, v profilu dokumentu zadá typ dokumentu sekci elektronické úřední desky a předá jej správci úřední desky k vyvěšení. Za správnost a úplnost zadání vyvěšení na úřední desku v e-spisu (datum vyvěšení, doba vyvěšení, připojení el. dokumentu, sekce typ dokumentu) a za uzamčení elektronického dokumentu odpovídá zpracovatel. Správce úřední desky přijímá dokument k vyvěšení na úřední desku nejpozději den před datem vyvěšení na úřední desku. 7. Dokument v podobě datové zprávy, který nepodléhá evidenci a nemusí být označen zaručenou elektronickou značkou nebo zaručeným elektronickým podpisem, doručuje zpracovatel adresátu prostřednictvím u (MS Outlook). 8. K dokumentu v podobě datové zprávy, který podléhá evidenci a má být opatřen nejen zaručenou elektronickou značkou úřadu, ale i zaručeným elektronickým podpisem, připojí zpracovatel svůj zaručený elektronický podpis v MS Word a nebo zajistí zaručený elektronický podpis zodpovědné osoby (vedoucího odboru atd.) a odesílá jej prostřednictvím e-spisu (elektronickou značku přiřadí e-spis automaticky). Dokument musí být ve spisové evidenci připojen jako elektronický dokument. 9.Osobní nebo kurýrní doručení adresátovi zpracovatel je povinen zaevidovat do spisové evidence. V případě potřeby zajistí potvrzení převzetí. 15

16 Článek 25 Vedení spisu 1. Zpracovatel vede v každé konkrétní věci soubor dokumentů - spis. Spis je veden v listinné a v elektronické podobě. Dokumenty v elektronické podobě jsou uloženy ve spisové evidenci (vyjma dokumentů daňového/poplatkového řízení); elektronické dokumenty, uložené na datových nosičích, jsou vloženy v této formě do fyzické podoby spisu. U dokumentů, které jsou pouze v listinné podobě, zajistí zpracovatel jejich skenování, je-li nutné pro řízení a pokud listinný dokument skenování umožňuje (velikost, rozsah do A4). Naskenovaný ekvivalent dokumentu zpracovatel uloží do spisové evidence. 2. Dokumenty obsažené ve spise jsou řazeny chronologicky, vzestupně dle data jednotlivých podání či provedených úkonů, (tj. od zahájení řízení, ústního jednání až po rozhodnutí ve věci), ukončeny sběrným archem spisu. Jednotlivé dokumenty jsou očíslovány. 3. Číslo jednací iniciačního dokumentu vztahujícího se k dané věci ve správním řízení, lomené pořadovým číslem dokumentu uloženého ve spisu, tvoří spolu s písmeny SZ spisovou značku spisu (SZ MC P /RRRR/0). Spisová značka je zaznamenána na spisové obálce a zůstává společná pro všechny dokumenty vložené do spisu. Dokumenty, které jsou součástí spisu, jsou však i nadále označeny původním číslem jednacím, pod nímž byly evidovány ve spisové evidenci. 4. Pokud jsou do spisu vloženy dokumenty s odlišnými skartačními znaky a lhůtami, spis přebírá skartační znak dokumentu s nejvyšším skartačním znakem a skartační lhůtu dokumentu s nejdelší skartační lhůtou. Článek 26 Uzavření spisu 1. Po vyřízení věci zpracovatel uspořádaný listinný spisový materiál ve fyzické podobě uloží do příruční registratury. Spis nebo dokument lze uzavřít pouze v případě předání do spisovny. 2. Uzavřený spis je oprávněn otevřít zpracovatel a vedoucí spisového uzlu. Článek 27 Opisy a výpisy Zpracovatel může z dokumentů tvořících obsah spisu vydávat stejnopisy, opisy nebo výpisy, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak. Článek 28 Spisová rozluka 1. Před ukončením činnosti spisového uzlu reprezentant spisového uzlu a) předá všechny uzavřené dokumenty do spisovny, b) zhotoví u neuzavřených dokumentů jejich soupis a připraví je k protokolárnímu předání přebírajícímu spisovému uzlu. Soupis je součástí předávacího protokolu a obsahuje označení předmětu dokumentů, jejich časový rozsah a množství. 2. Přebírající spisový uzel pečuje o převzaté dokumenty až do jejich uzavření a ukládá je do spisovny. 16

17 Článek 29 Příruční registratura Každý zpracovatel vede příruční registraturu obsahující všechny jím vyřizované dokumenty a spisy a jím vyřízené dokumenty a spisy, jež jsou zde uloženy po dobu jednoho roku. Výjimku mají dokumenty zpracované Odborem finančním, Oddělením personálním a mzdovým (Odbor kancelář tajemníka), které jsou uloženy v příruční registratuře do doby provedení kontroly orgány veřejné správy (zpravidla 3 roky, v případě dokumentů odboru finančního až 20 let) a odborem výstavby a územního rozvoje, kde jsou uloženy všechny neukončené akce. Výjimka platí i pro oddělenou evidenci dokumentů živnostenského odboru vedenou ve spisové službě Registru živnostenského podnikání. Vyřizované a vyřízené spisy ukládá zpracovatel v chronologickém pořadí a dle skupin Spisového a skartačního plánu do ukládacích jednotek (šanony, krabice, tuby, mapovnice apod.). Příruční registratura je prostorem sloužícím k úschově dokumentů a spisů (např. uzamykatelná skříň) a je součástí kanceláře zpracovatele nebo součástí jiné kanceláře téhož spisového uzlu k tomuto účelu určené. Článek 30 Zápůjčka spisu z příruční registratury 1. Spis lze zapůjčit pro potřeby jiného orgánu veřejné správy. O žádosti jiného orgánu veřejné správy rozhoduje vedoucí spisového uzlu. O zapůjčení uvede zpracovatel záznam ve spisové evidenci. Zpracovatel uloží žádost v příruční registratuře místo spisu. Článek 31 Spisovna 1. Spisovna slouží k uložení vyřízených a uzavřených spisů a jiných dokumentů po dobu trvání skartační lhůty, k jejich vyhledávání a předkládání pro potřebu úřadu jiných orgánů a k provádění skartačního řízení. 2. Do spisovny předá reprezentant spisového uzlu všechny již vyřízené a uzavřené spisy a dokumenty z příručních registratur (tuto skutečnost reprezentant spisového uzlu poznamená do spisové evidence). Je-li z důvodu naléhavé potřeby nutno ponechat některé dokumenty, které měly být předmětem předání do spisovny v příruční registratuře spisového uzlu, provede pracovník pověřený vyhotovením předávacího protokolu záznam o této skutečnosti do protokolu. Uvede důvod ponechání a termín, kdy budou dokumenty do spisovny předány s výjimkou utajovaných dokumentů (zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů). 3. Reprezentant spisového uzlu je povinen před předáním do spisovny dokumenty vytřídit dle spisů, tj. dle věcného obsahu a Spisového a skartačního plánu, a dle data vyřízení. Dokumenty musí být zbaveny všech duplikátů a konceptů. Takto ošetřené dokumenty jsou uloženy do ukládacích jednotek. Reprezentant spisového uzlu pak ukládací jednotky (archivní krabice) označí štítkem dle přílohy č. 4 a vyplní předávací protokol příloha č. 5. ve dvojím vyhotovení (dle zákona o spisové službě). Protokol podepíše vedoucí spisového uzlu, příp. jím pověřený zástupce nebo reprezentant spisového uzlu nebo pracovník pověřený správou příruční registratury. Převzetí dokumentů potvrdí pracovník spisovny do předávacího protokolu. Jedno vyhotovení vrátí příslušnému spisovému uzlu a druhé založí jako základní evidenční pomůcku spisovny. Zaměstnanec spisovny prověří, zda ukládané dokumenty souhlasí s předávacím seznamem. O uložených dokumentech vede evidenci. Pokyny udělené pracovníkem spisovny vztahující se k uložení dokumentů jsou pro reprezentanta spisového uzlu závazné. O předání dokumentů do spisovny učiní reprezentant spisového uzlu záznam ve spisové evidenci. 4. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem 4 ; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 17

18 5. O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní dokumentaci (zápůjční lístek), který pracovník spisovny vypisuje dvojmo. Originál zakládá do pořadače evidence zápůjček, kopie do svazku, z něhož byly písemnosti vyňaty. Spisy vyžádané ze spisovny je bezpodmínečně nutné uchovat v původních obalech a v tom pořádku, jak byly ze spisovny vydány. Po vrácení písemnosti pracovník spisovny kopii zápůjčního lístku skartuje. 6. Spisy vyžádané a určené k soudnímu a správnímu řízení se zásadně zapůjčují na útvar k vytvoření ověřené kopie. Originál dokumentace se vrací zpět na původní místo ve spisovně. Vrácená ověřená dokumentace se ukládá jako součást původního spisu. Udělení výjimky z těchto zásad je oprávněn udělit pouze tajemník Úřadu a to podpisem na oficiální žádosti. 7. Za přítomnosti pracovníka spisovny nebo jeho pověřeného zástupce mohou do spisovny vstupovat: a) zaměstnanci archivu, b) zaměstnanci Úřadu, kteří za účelem plnění pracovních povinností mohou nahlížet pouze do dokumentů svého spisového uzlu. Potřebuje-li zaměstnanec nahlédnout do dokumentů jiného spisového uzlu, je povinen prokázat se pracovníkovi spisovny písemným souhlasem vedoucího spisového uzlu, do jehož dokumentů bude nahlížet, c) osoby pověřené tajemníkem Úřadu MČ P7, které se prokáží jeho písemným souhlasem, d) pracovníci útvaru kontroly a interního auditu, kteří mají přístup bez omezení do všech uložených písemností. e) osoby a organizace, které prokáží odůvodněnost svého požadavku nahlížet do stavební dokumentace 8. Ve spisovně se dokumenty ukládají do doby uplynutí skartačních lhůt. Dokumenty s uplynulou skartační lhůtou se stávají předmětem skartačního řízení. Článek 32 Péče o spisy 1. Převzaté dokumenty jsou ve spisovně uloženy v archivních krabicích do regálů podle organizační struktury Úřadu a ukládacích znaků. 2. Spisovna chrání dokumenty proti zcizení, požáru a dalším negativním jevům pomocí řady technických a provozních opatření. Článek 33 Rekonstrukce spisu 1. Spisy a dokumenty, které byly zcela nebo zčásti zničeny nebo se ztratily, rekonstruuje ten, kdo si spis zapůjčil za využití pracovníka spisového uzlu, z jehož činnosti původní spisy a dokumenty vzešly, příp. pracovník, v jehož funkční nebo pracovní náplni tato činnost v době rekonstrukce je. O ztrátě nebo zničení musí být sepsán protokol o ztrátě nebo zničení s uvedením důvodu. Protokol s průvodním dopisem, podepsaným vedoucím odboru, kde ke ztrátě došlo se předá do archivu. 23 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů 18

19 2. Při rekonstrukci spisů a dokumentů se vychází ze všech zachovaných a dostupných písemných materiálů, popř. z dokumentů jiných orgánů veřejné správy a organizací, které s rekonstruovanými spisy a dokumenty souvisí a z nichž lze obsah rekonstruovaných spisů a dokumentů spolehlivě odvodit. 3. Ten kdo rekonstruuje spis, pořídí ověřené opisy stejnopisů vyhotovení rozhodnutí, které má sám nebo které si vyžádá od jiného orgánu veřejné správy, příp. od účastníka řízení; na ověřených opisech stejnopisů připojí doložku, že opis nastupuje na místo zničené nebo ztracené listiny. Výjimečně lze rekonstruovat i na základě písemného sdělení osob, pokud nejsou pochybnosti o jejich nestrannosti. 4. Rekonstruovaný spis a dokument se v záhlaví výrazně označí slovem "Rekonstrukce" a současně se uvede, na základě jakých dokumentů, popř. sdělení k rekonstrukci došlo, kdo rekonstrukci provedl a kdy byla ukončena. O provedení rekonstrukce se provede záznam ve spisové evidenci. Článek 34 Ochrana osobních údajů Zpracovatel je oprávněn zpracovávat či jinak nakládat s osobními údaji uvedenými v dokumentech pouze v rozsahu jeho zákonného oprávnění 5. Článek 35 Ochrana utajovaných informací Zpracovatel je povinen při nakládání s dokumenty obsahujícími utajované informace postupovat podle zvláštních právních předpisů. 6 Článek 36 Ochrana zvláštních skutečností Zpracovatel je povinen při nakládání s dokumenty obsahujícími zvláštní skutečnosti postupovat podle zvláštních právních předpisů. 7 ČÁST DRUHÁ SKARTAČNÍ ŘÁD Článek 37 Vyřazování dokumentů a spisů 1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení. 5 zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 6 zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška NBÚ č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů 7 zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 462/2000 Sb., k provedení 27 odst. 8 a 28 odst. 5 zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů 19

20 2. Při skartačním řízení se spisy, navržené k vyřazení, posoudí podle Spisového a skartačního plánu ÚMČ P7. Spisový a skartační řád stanoví: a. hlavní spisové ukládací znaky a podznaky, kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a spisů ve věcném členění podle hesel jednotlivých agend b. skartační znaky a skartační lhůty 3. Skartační lhůtou se rozumí doba, po kterou spisy zůstávají pro úřední potřebu uloženy ve spisovně. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření spisu. 4. Skartační znak (A, S, V) vyjadřuje, jak má být po uplynutí skartačních lhůt se spisy naloženo. a) Znak "A" označuje spisy trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty převezme příslušný archiv. b) Znak "S" označuje spisy, které po uplynutí skartační lhůty mohou být skartovány, tj. zničeny, avšak teprve poté, co příslušný archiv vydá skartační povolení. c) Znak "V" označuje spisy, u nichž nelze v době vzniku určit, zda mají trvalou dokumentární hodnotu, a až po uplynutí skartační lhůty se ve skartačním řízení posoudí, zda je převezme do trvalé úschovy příslušný archiv, nebo zda budou po vydání skartačního povolení skartovány. 5. Za správnost a úplnost označení dokumentů skartačními znaky a lhůtami odpovídá zpracovatel, který dokument nebo spis vyřizuje. 6. Dokumenty, které jsou spisovým uzlům zasílány pouze na vědomí nebo se jedná o multiplicitní dokumenty lze vyřadit ihned, mimo skartační řízení. Článek 38 Skartační řízení 1. Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, a to na základě skartačního návrhu.ve skartačním řízení se vyřazují spisy, které jsou nadále nepotřebné pro činnosti úřadu. Ve spisovnách je vyřazování spisů a písemností prováděno zpravidla jednorázově po schválení skartačních návrhů archivářem hlavního města Prahy, do jehož působnosti spisovna náleží. Seznam dokumentů ke skartačnímu řízení zašle pracovník spisovny spisovému uzlu, v němž byly dokumenty zpracovány spolu se žádostí o posouzení jejich potřebnosti. U znaku V vedoucí odboru rozhodne, zda bude dokument zařazen do skupiny A nebo S. 2. Skartační návrh, ve kterém jsou dokumenty uvedeny zvlášť za skupinu A a zvlášť za skupinu S připraví spisovna ve dvojím vyhotovení. Pracovník zodpovědný za skartační řízení přikládá k tomuto návrhu průvodní dopis, kterým odůvodňuje vyřazení dokumentů s odvoláním na příslušné předpisy. Skartační návrh společně s průvodním dopisem je zaslán archivu k posouzení. 3. Na žádost archivu připraví spisovna dokumenty vyřazené ve skartačním řízení k odborné archivní prohlídce. Příslušný archiv posoudí, zda dokumenty A odpovídají kriteriím stanoveným zákonem, zda dokumenty S nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty označené V byly správně zařazeny do skupiny A a S. Po písemném vyjádření archivu o výsledku prohlídky a jeho souhlasu k provedení skartace lze dokumenty označené S zničit a dokumenty označené A předat v předem stanoveném termínu archivu k trvalému uložení. 4. Skartační řízení v případě dokumentů evidovaných v automatizovaném systému SSL lze provádět pouze prostřednictvím programového modulu Spisovna. Dokumenty, které nejsou do modulu Spisovna převedeny, nelze do skartačního řízení zahrnout. 20

21 5. Evidenční pomůcky SSL v tiskových výstupech pro trvalé uložení (podací deník, přehled dokumentů a spisů odboru, doručovací knihy, soupis uložených spisů atd.) se odevzdávají do příslušného archivu po uplynutí uschovacích lhůt stanovených Spisovým a skartačním plánem Úřadu MČP7. 6. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají u určeného původce a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. Ve spisové evidenci u předaných dokumentů, spisovna uvede poznámku archiv s uvedením data předání a nebo skart s datem zničení. Článek 39 Skartace Listinné dokumenty, dokumenty uložené na datových nosičích a vyřazená razítka, určené ke skartaci, jsou znehodnoceny způsobem znemožňujícím jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. Provedení skartace je spisovna povinna zajistit u subjektu se zabezpečenou ochranou proti zneužití dokumentů. Při skartování je preferována recyklace. Článek 40 Zvláštní způsob zacházení 1. Účetní a daňové doklady budou skartovány po uplynutí jejich skartačních lhůt podle zákona o účetnictví (z. č. 563/1991 Sb.), ve znění pozdějších předpisů, zákona o dani z přidané hodnoty (z. č. 235/2004 Sb.), ve znění pozdějších předpisů a zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (z. č. 499/2004 Sb.), ve znění pozdějších předpisů 2. Spisovna přebírá k uložení dokumenty ze zrušených nebo zaniklých organizací kraje, u nichž dosud neuplynula skartační lhůta. Článek 41 Dohled a kontrola na úseku spisové služby 1. Na výkon spisové služby v Úřadu dohlíží v rozsahu stanovením zákonem odbor Archiv hlavního města Prahy. 2. Státní kontrolu dodržování povinností na úseku spisové služby vykonává podle zvláštního právního předpisu (zák. č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů) příslušný státní archiv, který je k provádění kontroly oprávněn zvláštním právním předpisem (zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,ve znění pozdějších předpisů, 71. státní kontrolou v oblasti spisové služby MHMP není pověřen Archiv hl. m. Prahy). ČÁST TŘETÍ USTANOVENÍ SPOLEČNÁ Článek 42 Příručky 1. Součástí tohoto řádu je metodická příručka, která podrobně popisuje postup při oběhu dokumentů v programové aplikaci spisové služby e-spis. Příručka je uvedena v příloze č. 7. Článek 43 Určení kompetencí 1. Správu aplikace spisové služby e-spis zajišťuje oddělení informatiky Odboru kancelář tajemníka. 21