Case Study. Google Apps: cesta k úspoře nákladů. Kterých témat se case study týká?

Transkript

1 Case Study Google Apps: cesta k úspoře nákladů Kterých témat se case study týká? Vladimír Peták vedoucí IT Grand Princ Media Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů

2 1 Kdo je Grand Princ Media? 2 Výchozí podmínky Grand Princ Media, a.s. působí na českém trhu od začátku tisíciletí a patří mezi pionýry v oblasti vydávání bezplatných časopisů. Na začátku měla firma kolem 50 zaměstnanců, postupně se rozrostla až na 500 lidí a otevřela další regionální centra v tuzemsku i v zahraničí. V současné době počet zaměstnanců kolísá mezi 30 50, který tvoří zejména obchodní zástupci a redakční pracovníci, což Grand Princ Media přimělo snížit některé náklady. Grand Princ Media patří mezi největší a nejrenomovanější subjekty svého druhu a navazuje na mnohaleté zkušenosti původního vydavatelství Grand Princ. Své tituly volně nabízí na tiskovém trhu České republiky, mezi nejpopulárnější časopisy patří Grand Reality, Grand bydlení, Grand Auto nebo Grand Krásná a zdravá. IT v Grand Princ Media stojí na třech základních systémech. Nejdůležitějším z nich je systém podnikový, jehož jádrem je SQL databáze na serveru, ke které se poté připojují konzole. Celý systém je dlouhodobě vyvíjený na míru a spravuje ho jeho vývojář společně s externisty. Ti mají na starost Linuxový systém, systémy Windows, účetnictví (Pohoda) a webovou aplikaci. Úroveň znalosti IT zaměstnanců v Grand Princ Media je obecně nižší, proto je nutné mít systém s intuitivním uživatelským rozhraním společně s ochotnou IT podporou. Pracovníci jsou zvyklí na interaktivní nápovědu ve firemní aplikaci, přes kterou spravují většinu úkonů vyjma pošty a kalendářů. Firma vždy stála na čtyřech pilířích podpory aplikační/linuxové, Windowsovské, ekonomické a webové. Ať už se o systém staralo 20 lidí nebo jeden, rozdělení bylo vždy stejné. Aktuálně není ve firmě žádný kmenový IT specialista, o vše se starají externisté.

3 3 Cesta za levnějším em 4 Bezpečnost především Před příchodem Google Apps byl firemní řešený přes Windows Exchange s vlastním poštovním serverem u externího poskytovatele, který se nakonec ukázal jako částečně nespolehlivý a finančně nákladný. Vysoké náklady na provoz se projevily ve chvíli, když se objem zaměstnanců a celé firmy několikanásobně zmenšil. Proto firma začala hledat ekonomičtější řešení. Zároveň kladla firma při hledání velký důraz na spolehlivost díky špatným zkušenostem s externími dodavateli v minulosti. Přechod na Google Apps vyřešil hned několik problémů najednou cenu, kde se náklady snížily na polovinu, dále předchozí problémy se spamem, se kterými se firma potýkala, a také kódování textu, kde rozdílný typ kódování u klienta a obchodního zástupce způsoboval nečitelné zprávy. Ze začátku, kdy ve firmě pracovalo kolem 30 lidí, jsme řešili přes Microsoft Exchange. Když se firma rozrostla, zakoupila se plná verze s vlastním serverem v Casablanca. Tím nabobtnal ekonomický objem a ve chvíli, kdy se začala firma zmenšovat, byly náklady neúměrné. Cena a zjednodušení podpory pak pro nás byl hlavním motorem k přechodu na Google Apps. Vzhledem k množství citlivých dat uvnitř firmy má bezpečnost pro Grand Princ Media zásadní význam. Největším rizikem bylo vždy prolomení zvenčí. Otázka bezpečnosti se při migraci řešila jako první a vedení společnosti dospělo k závěru, že je řešení spolehlivé. Vzhledem k podpoře a rozšíření Google Apps bylo rozhodnuto, že je tím nejvhodnějším kandidátem. Firma zatím nezvažuje dvoustupňovou autentifikaci, nicméně v případě nutnosti se tento krok nevylučuje. Lidé, kteří pracují s penězi, jsou na svá data hákliví a nemají zájem, aby jiný obchodní zástupce viděl jejich budgety a podobně, čili bezpečnost pro nás byla hodně důležitá. To, co jsme se na začátku o Google Apps dozvěděli, společně s pověstí společnosti Google, nás přimělo k tomuto řešení.

4 5 Migrace 6 Využívané služby Během migrace na Google Apps probíhala dvouměsíční doba souběhu u, aby uživatelé měli možnost si nový systém vyzkoušet a zároveň pracovat v zaběhlém workflow. Pro uživatele byly vytvořeny nové účty, do kterých se následně importovaly archivy z předchozího řešení Microsoft Exchange. Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s.r.o., Premium Reseller Google Apps a autorizovaný enterprise partner společnosti Google. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Zaměstnanci nadále pracují v Outlooku, který je pro ně primárním rozhraním pro vyřizování ů, aplikace slouží také pro správu Google kalendáře. V menším měřítku se ve firmě používá také Chat Google a experimentálně i Hangouty, které IT oddělení preferuje před Skype právě kvůli bezpečnosti. Do budoucna se počítá s větším nasazením Hangoutů pro účely konferencí, které by měly nahradit konferenční hovory přes placenou verzi Skype. Dále se zvažuje také nasazení Dokumentů Google a Disku Google pro sdílení souborů a kolaborativní úpravu textů a tabulek. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change managementu, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již stovky implementací a jeho tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů. V naší firmě uživatelé zpravidla používají to, na co jsou zvyklí. Přesto se snažíme naše zaměstnance motivovat, aby Google Hangouty nahradili Skype, stávající řešení chatu, který pro nás představuje bezpečnostní díru. Přechod se rozjíždí pomalu, ale Google Chat se používá stále více.

5 7 Výsledky a zhodnocení Přechod na Google Apps ulehčil IT oddělení zejména správu a nutnost poskytování podpory, která nyní přešla na Google, respektive na Netmail, s.r.o. To společně se snížením nákladů na polovinu přispělo k velmi kladnému hodnocení ze strany IT pracovníků i managementu firmy. Pro uživatele se mnoho nezměnilo, což vidí Grand Princ Media jako výhodu migrace proběhla hladce, aniž by zaměstnanci postřehli výraznější změnu. Noví pracovníci budou nicméně motivováni k využívání funkcí, které Google Apps nabízí, což by mělo přispět k adaptaci dalších zatím nevyužívaných aplikací a užšího propojení se stávajícím systémem. Přechod na Google Apps s firmou Netmail byl jednoznačně pozitivní krok. Drobné problémy se řeší za pochodu a veškerá komunikace je velice rychlá.