Case Study. Google Apps: Efektivní nástroj pro firmu, která má pobočky po celé republice. Kterých témat se case study týká?

Transkript

1 Case Study Google Apps: Efektivní nástroj pro firmu, která má pobočky po celé republice Kterých témat se case study týká? Jaroslava Musilová tisková mluvčí a PR manažerka Kofoly a Milan Zmarzlák CIO Kofoly Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů

2 1 Kdo je Kofola? 2 Situace před migrací Skupina Kofola je jedním z nejvýznamnějších výrobců nealkoholických nápojů ve střední Evropě. Skupina působí v České republice, na Slovensku, v Polsku a Rusku. Ve svých sedmi výrobních závodech, z nichž dva jsou v České republice, jeden na Slovensku, tři v Polsku a jeden v Rusku, zaměstnává více než lidí. Do produktového portfolia společnosti patří tradiční nápoj s originální recepturou Kofola, hřejivé nápoje Natelo, čerstvé ovocné a zeleninové šťávy UGO, řada ovocných nápojů a sirupů Jupí, dětské nápoje Jupík, pramenitá voda Rajec, Kojenecká voda Rajec, hroznový nápoj Vinea, Orangina, Pickwick Ice Tea, Top Topic, pravá americká RC Cola, dále značky Chito Tonic, Snipp a Citronela. V roce 2011 přibyl do portfolia Kofoly energetický nápoj Semtex a Erektus. V únoru roku 2013 se Kofola stala výhradním distributorem značek Evian a Badoit. Většina z těch, kteří pracují s počítačem, tráví pracovní dobu především na cestách a přitom používali tradiční řešení komunikace a předávání informací. Proto se přední výrobce nealkoholických nápojů rozhodl pro přechod na cloudové řešení od společnosti Google. Implementace se uskutečnila v České republice, na Slovensku a v Polsku. V těchto zemích společnost kromě 6 výrobních závodů provozuje rovněž desítky administrativních jednotek a dalších pracovišť. Přechod na novou technologii se týkal celkem 700 uživatelů. V rámci regionu střední a východní Evropy tak celý projekt patří mezi dosud největší podniková nasazení Google Apps v segmentu výrobních firem. Decentralizovaná administrativní struktura se v našem podnikání vyplácí a její udržení vnímáme i jako odpovědnost vůči zaměstnancům, kteří pro nás v jednotlivých regionech pracují. Jde nám hlavně o lidi a to, kde sedí, je až druhotné. Nese to s sebou ale poměrně náročné požadavky na mobilitu pracovníků i efektivitu komunikace. Jannis Samaras, šéf společnosti Kofola

3 3 Uživatelé 4 Hybatel rozhodnutí V Kofole je velmi široké spektrum uživatelů. Zástup všech generací zahrnující konzervativní typy či takové, kteří jsou novým věcem otevřeni. Mnozí zaměstnanci se doslova zapálili pro školení a vůbec se změny nebáli. Máme takové, kteří jsou na u non stop a na druhé straně i ty, kteří nutně ke své práci nepotřebují. V marketingovém týmu československé Kofoly pracuje 29 lidí, kteří využívají 6 lokací na území ČR a SR. Měsíčně v rámci svých pracovních aktivit najezdím několik tisíc kilometrů. V takových podmínkách je velmi náročné celý tým koordinovat a cloudové řešení se v tomto ohledu ukazuje jako ideální. Může nám totiž pomoci významně uspořit čas strávený na cestách například díky osobním setkáním na Google Hangout či jednodušší komunikaci a snadno dostupné sdílení informací. Inovativní řešení Google tak perfektně odpovídá potřebám Kofoly, jedné z nejprogresivnějších firem ve svém oboru v rámci středoevropského regionu. Jiří Vlasák, marketingový ředitel Kofola ČeskoSlovensko Kofola si od přechodu slibovala především lepší podmínky pro efektivní komunikaci v rámci firemní kultury založené na permanentní mobilitě a flexibilitě zaměstnanců. Zároveň Kofola počítá i se snadnějším začleněním akvírovaných firem a spolupracujících osob do svých struktur. Celkově se tak zvýšil komfort zaměstnanců a optimalizovaly se vnitřní komunikační procesy.

4 Oproti Lotus Notes, které jsme dosud využívali, získáváme mnohem pružnější řešení, které nepřináší pouze efektivnější komunikační platformu, ale i jednodušší sdílení informací a nové možnosti pro interakci s obchodními partnery, zákazníky i zaměstnanci. Nyní máme bezpečný přístup ke komunikaci i všem informacím z jakéhokoli zařízení od telefonu po desktop. Stejně tak Google Apps nám umožňuje lépe vycházet vstříc jednotlivým uživatelům, kteří stále více postrádali funkce, jež jsme jim s předchozím řešením nebyli schopni poskytnout, nebo jen velmi obtížně. ČeskoSlovensko Kofola nedala přednost jiným řešením i přes to, že lze na trhu najít i levnější nabídky. Nezávislé studie u Google Apps zpětně vyhodnocují návratnost investice do 2 měsíců. 5 Jak probíhala migrace? V rámci projektu nasadila Kofola nové ové řešení, chatovací systém, nástroje pro videokonference (Hangouts) a sdílení dat. Přechod probíhal podle metodiky Google pod dohledem společnosti Netmail s.r.o., která je certifikovaným partnerem Googlu. Celková změna proběhla velmi rychle a Kofola věnovala velkou pozornost, aby se přechod uskutečnil bez problémů. Využitím Google databáze best practise, se kterou Netmail pracoval, bylo možné nastavit proces změny tak, aby přechod pro všechny zaměstnance byl co nejhladší. Jednoznačně jde o nejvýhodnější řešení v oblasti cloudových služeb z pohledu poměru ceny a výkonu. Kromě toho filosofie, která stojí za produkty Google, je naší firemní kultuře nejblíže a oproti konkurenci řešení nabízí mnohem lepší poměr ceny a výkonu. Milan Zmarzlák, CIO Kofoly

5 Strategií bylo zapojit do procesu samotné zaměstnance firmy. Proto byli vytipováni tzv. Google Guides, což jsou typicky fandové nových technologií, kteří dostali speciální dávku školení navíc, aby mohli ostatním pomáhat při osvojování nových funkcí. Jakožto zaměstnanci firmy díky znalosti vnitřních procesů sami naleznou nejlepší způsob, jak srozumitelným a vhodným způsobem pomáhat v rozšiřování implementace směrem ke zbytku zaměstnanců. Ostatní zaměstnanci si tak mohou říct o radu kolegovi, kterého každý den potkávají na chodbě, což se ukazuje jako velmi efektivní přístup. Tímto inovativním přístupem edukace se celkově zlepšila a zrychlila implementace Google Apps, protože sami zaměstnanci firmy si mezi sebou předávali informace, instrukce a rady ohledně využívání nového řešení. Nejprve na nový systém přešlo zhruba 60 Google Guides, kteří se podílely na šíření změny. Všech 700 uživatelů pak nových služeb začalo využívat od poloviny května. Co se týče Google Guides, tak tato metoda je velmi efektivní. Google Guide je člověk, kterého zaměstnanci znají. Pravě proto jsou diskuse nad problémy otevřené a problém je řešen rychleji než za pomoci odborné - anonymní podpory. K tomu pomohl i sám Netmail, který vždy poskytl potřebné informace ať už osobně či přes Hangouts. ČeskoSlovensko Školení Vytipovaná skupina 60 Google Guidů prošla intenzivním dvoudenním školením. Z těchto 60 lidí se rekrutovalo 6 interních lektorů, kteří dostali další jednodenní školení, spíše metodického rázu. Tito interní lektoři pak proškolili dalších cca 400 uživatelů. Intenzivní 3 hodinnový trénink dostali také VIP uživatelé z top managementu firmy. Všechny školení probíhala interaktivním a zážitkovým způsobem. 6 Vzdělávání nemělo pouze edukativní cíle, jeho účelem bylo také motivovat Google Guides, aby šířili mezi ostatními lidmi v Kofole pozitivní očekávání a chuť se učit. Proto v naší metodice pracujeme i se zážitkovými prvky, což se velmi osvědčuje. ČeskoSlovensko Zo školenim som nadmieru spokojny, pristup lektora bol velmi dobry. Informacie som dostal zrozumitelnou a jednoduchou formou Juraj, Kofola

6 7 Komunikační kampaň 8 Zabezpečení firemních dat Hlavním komunikačním kanálem byly informační y, které se podle stanoveného harmonogramu rozesílaly relevantním skupinám lidí. Pro motivaci zaměstnanců sloužilo desatero přikázání Mistra ASAIE, jak zefektivnit s Google Apps svou práci. Máte někdy pocit, že máte tolik práce, že to nejde všechno stihnout a navíc po vás všichni všechno chtějí ASAP - As Soon As Possible? Přiučte se u Mistra ASAIE, jak pracovat As Soon As Impossible. Mistr ASAI, mýtická postava V Kofole se nasadilo dvoufázové přihlašování k účtu, které je součástí Google Apps. Ve srovnání s ostatními systémy zabezpečení je to jedno z nejpokročilejších řešení. I v případě ztráty mobilního zařízení (smartphone, tablet, notebook) lze díky konzoli pro mobile management okamžitě rušit účty, měnit hesla atd. Dále se Kofola pro začátek rozhodla zamezit přístup k firemním účtům Google Apps přes soukromá zařízení svých zaměstnanců. Ale není vyloučené, že později povolení udělí. Nevylučujeme to, ale nyní volíme opatrnější variantu, která se soukromými zařízeními nepočítá. Milan Zmarzlák, CIO Kofoly Vznikla sada WC rámečků, které motivovaly zaměstnance, aby navštívili vzdělávací web, který Netmail pro Kofolu vytvořil a kde je mimo návodů jak používat Google Apps také 40 hraných screencastů, které tuto aplikaci ukazují v reálném životě firmy v poněkud odlehčené podobě. Desatero Mistra ASAIE bylo také distribuováno jako příloha interního časopisu Kofomagazín.

7 9 Hodnocení změny? 10 Spolupráce s Netmailem Dle slov Jaroslavy Musilové, PR manažerky Kofoly, se většina lidí na změnu těšila. Někteří zaměstnanci už vlastní osobní účty u Google, takže proces změny u nich proběhl bez problémů. Se změnou firmě odpadla starost s dosavadními FTP službami, které sloužily jako hlavní platforma pro sdílení dokumentů mezi Kofolou a např. externími agenturami. Současně s tím odpadlo používání osobních účtů Google nebo jiného cloudového řešení pro sdílení informací v mikrotýmech, které vznikají uvnitř firmy. Co se týče lidí v terénu tak i ti oceňují nové řešení. Na platformě Google Apps se rozšířila komunita uživatelů, kteří mají jisté povědomí o dění ve firmě oproti minulosti, kdy měli pouze minimální informace. Pro některá oddělení bude např. prioritou výrazné využití Hangoutů pro pravidelné porady. Zaměstnanci, jak jsme očekávali, reagovali různě. Od nadšenců, kteří mají konečně pocit volnosti, přes uživatele, kteří to berou jako samozřejmost až po kolegy, kteří se s touto změnou statečně perou. Někteří nostalgicky vzpomínají na starý systém, ale je jich málo. Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s.r.o., Autorizovaný enterprise a Premium SMB partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již stovky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů. I přes to, že celá akce proběhla v relativně krátkém čase, vše proběhlo bezproblémově. Cokoli bylo potřeba, Netmail byl vždy připraven okamžitě reagovat. Musím uznat, že celková spolupráce fungovala velmi dobře Milan Zmarzlák, CIO Kofoly