Migrace z poštovního serveru Zimbra do hostovaného Microsoft řešení Business Productivity Online Standard

Transkript

1 Migrace z poštovního serveru Zimbra do hostovaného Microsoft řešení Business Productivity Online Standard Přehled Země: Česká republika Odvětví: On-line vydavatelství Profil zákazníka: Společnost AVERIA LTD. byla založena ve Velké Británii a v současné době se soustředí na trhy v České a Slovenské republice, pro které vydává úzce zaměřené odborné on-line magazíny o informačních technologiích. Averia Pod Kotlaskou 558/3, Praha Tel.: Web: averia@averia.cz Původně společnost Averia využívala poštovní server Zimbra. V rámci modernizace elektronické komunikace a vzhledem k požadavku na úsporu nákladů, se rozhodla pro migraci do hostovaného řešení Business Productivity Online Standard (BPOS) společnosti Microsoft. Tato migrace zcela zásadně modernizovala do té doby zažité procesy zaměstnanců nejen v oblasti elektronické pošty, ale i v oblasti ukládání a sdílení dat, či konferenčních hovorů. Situace Společnost Averia je jedním z předních českých vydavatelství v oblasti on-line magazínů. Konkrétně se jedná o následující tituly ICT SECURITY je odborný on-line magazín, který informuje o novinkách v širokém oboru bezpečnosti informačních technologií. NETGURU je odborný on-line magazín, který informuje čtenáře o novinkách v širokém oboru síťových technologií a přináší odborné články o specifických řešeních z této spletité oblasti. Odborný on-line magazín CORPORATE ICT informuje čtenáře o novinkách v širokém oboru IT z ekonomického pohledu a přináší odborné články o důvodech i dopadech jednotlivých technologií, které jsou na trhu dostupné. Portál RESELLER CHANNEL VAR pro Vallue Added Resellery, který sdružuje nutné informace pro firmy z IT oboru, které potřebují odborný obsah pro svůj business. Z výčtu magazínů je vidět, že vydavatelství Averia má ke světu IT velmi blízko a pravidelně informuje tisíce čtenářů o novinkách v informačních technologiích. Ze své pozice se tedy rozhodla pro kompletní modernizaci a podstatné rozšíření komunikačních a data technologií.

2 Profil partnera Společnost KPCS CZ se snaží zákazníkům na produktové platformě Microsoft nabídnout nejvyšší možnou kvalitu a profesionalitu. Od analýzy stávajícího řešení přes návrh požadovaného stavu až k samotné implementaci a dlouhodobé spolupráci. Jejími konzultanty jsou špičkoví odborníci v oboru ocenění mnoha certifikacemi (např. Microsoft Most Valuable Professional). Mnozí jsou také aktivními autory, publikující své články v mnoha periodicích. KPCS CZ Kodaňská 1441/46 Praha 10, Vršovice Tel.: info@kpcs.cz Web: Stávající komunikační infrastruktura řešená technologií Zimbra již nedokázala reflektovat potřeby na efektivní práci a kolaboraci uživatelů. Stejně tak nebylo možné zajistit moderní administrační rozhraní pro správce komunikačního serveru. Protože technologie Zimbra byla, stejně jako Microsoft řešení také hostována, došlo tak k ideálnímu porovnání dvou technologií, ze kterého vzešel jasný vítěz BPOS. Obchodní cíle Z důvodů kontinuálního stárnutí produktu Zimbra se společnost Averia rozhodla pro hledání řešení pomocí jiného partnera. Detailně si analyzovala možnosti na trhu on-line služeb, a to konkrétně oblasti software-as-service. Požadované vlastnosti byly : Možnost sdílení dat na centrálním uložišti s jednotným pracovním prostředím Možnost budoucího využití jednotného nástroje pro okamžité zasílání zpráv Snížení časové náročnosti při práci, či administraci Pokročilá funkcionalita při práci s poštovní schránkou Integrace všech komponent do jednoho funkčního celku Díky porovnání různých nabídek a jejich možností bylo nakonec vybráno prostředí a možnosti Microsoft Business Productivity Standard Suite (BPOS). Toto řešení nabídlo jak profesionální možnosti poštovního serveru ve spojení s řešením pro sdílení dat a informací a dále ho obohatil o možnost webové konference či systému pro okamžité zasílání zpráv. Řešení V konečném důsledku společnost Averia přestupem k řešení BPOS získala výhody a možnosti těchto produktů: Microsoft Exchange Server 2010 Řešení komunikace formou elektronické pošty Microsoft Sharepoint Services 3 Řešení centrálního ukládání dat, jednotné prostředí pro práci se soubory a informacemi, sdílení týmových kalendářů, koordinace činností Office Communications Server 2007 Řešení pro webové konference a krátké zasílání zpráv Microsoft ForeFront Security for Exchange Řešení pro antivirovou bezpečnost elektronické poštovní komunikace Microsoft System Center Data Protection Manager

3 Zálohování veškerých dat na Sharepoint a Exchange službě Z původního řešení Zimbra došlo k celkové migraci elektronické pošty do řešení BPOS pomocí synchronizace klientské aplikace Microsoft Outlook a serveru Microsoft Exchange. Nová struktura intranetového portálu Sharepoint byla intenzivně konzultována s partnerem projektu, společností KPCS CZ. Partner dle potřeb a požadavků vytvořil detailní návrh podoby i funkčnosti. Právě v této oblasti vynikla velká výhoda řešení BPOS, a to jednoduchá, přímočará a časově efektivní správa. Podle dodaného návrhu bylo vedení vydavatelství Averia schopno vytvořit podstatnou část podoby i funkčnosti intranetového portálu Sharepoint včetně například content types a dalších funkcí. Tento fakt přesně reflektuje cíle, které si vydavatelství Averia stanovila při analýze možností jednotlivých hostingových řešení, konkrétně bod Snížení časové náročnosti při práci či administraci. Partner projektu bude nadále asistovat či přímo realizovat vytváření pokročilých funkcionalit, jako je vytvoření workflow či dalších vlastností služby Sharepoint. Mezi uživateli se dále velmi prosadila technologie webové konference, kterou zajišťuje produkt Microsoft Office Communications Server (OCS). Pomocí této integrované technologie je řešen záznam interních školení a řešení technických záležitostí s externími spolupracovníky. Součást OCS Office Communicator je další technologie, které nabízejí velký potenciál pro zefektivnění týmové spolupráce. Harmonogram projektu Fáze 1 - Společnost Averia si založila účet řešení BPOS Fáze 2 - Dohoda mezi Averia a KPCS CZ o vzájemné spolupráci Fáze 3 - Koordinační meeting Averia a KPCS CZ o podrobnostech projektu Fáze 4 - Společnost Averia provedla migraci do BPOS s konzultační asistencí KPCS CZ Fáze 5 - Zpracování design dokumentu pro řešení Sharepoint Fáze 6 - Pilotní provoz BPOS Licenční model - Software as service. Přínosy Díky řešení BPOS získalo on-line vydavatelství Averia výhody velkých enterprise řešení s vysokou dostupností, profesionálním zálohováním a hlavně s velkým potenciálem do budoucna. Jedním z hlavních přínosů bylo také odstranění problémů s aktuálním hosting řešením pomocí serveru Zimbra: Pro většinu uživatelů neznámé prostředí

4 Obtížně proveditelné importy kontaktů Napojení na Outlook vykazovalo chybné spojení při rozdílných jazykových mutacích Od vedení společnosti Averia se dostalo pochvalných slov na řešení BPOS například z těchto následujících důvodů: pro uživatele známé prostředí jednoduché a přehledné přihlášení zavedení nového uživatele pomocí instalace tří souborů přidání oprávnění v administraci BPOS během krátké chvíle Vybraná část dat, jako například adresáře nebo číselníky, se do Sharepoint portálu nemigrovala, což přineslo pročištění interních dat od archivních. Souhrnně se dá říci, že řešení BPOS přineslo očekávané pozitivní výsledky pro všechny. Ať už se jedná o uživatele, kde se s pozitivním ohlasem setkalo ovládání a nové možnosti (uživatelé tak nemusí trávit rutinními úkony zbytečné množství času), tak také u vedení firmy, které naopak oceňuje časovou efektivitu při správě. Zkušenosti s BPOS během prvního půl roku užívání s ohledem na změny ve vydavatelství AVERIA LTD Vzhledem k tomu, že vydavatelství AVERIA LTD. je dynamická a rychle se rozvíjející společnost, již během prvního půl roku nasazení prošlo řešení BPOS zásadními zkouškami. Vydavatelství přejmenovalo dvě ze svých čtyř médií, což se samozřejmě muselo zákonitě promítnout i do informací užitých na poštovním serveru Exchange (podpisy osob) a intranetovém portálu Sharepointu (změny v jednotlivých zápisech, názvech stránek i v content types). Vzhledem k tomu, že prostředí jednotlivých komponent BPOS je vysoce intuitivní, neměli externí pracovníci nejmenší problém nalézt a změnit své podpisy v lokálních aplikacích, které nebylo možné spravovat centrálně. Webové prostředí pošty umožnilo administrátorovi provést změny podpisů najednou, bez nutnosti oslovit uživatele se změnou i v tomto umístění. V části Sharepoint proběhlo změn více, nicméně i zde díky jednoduchosti administrace jsme byli schopni provést přejmenování svépomocí, bez potřeby oslovit partnera KPCS, což společnosti ušetřilo zejména finanční prostředky. Dále bylo do kolektivu Averia přijato během jediného měsíce dalších šest osob, což by v dřívějším uspořádání znamenalo všechny osobně zaškolit v Praze. Díky BPOSu a zejména komponentě webových konferencí všechna školení proběhla on-line, přičemž na založení jedné osoby v systému včetně nastavení všech komponent, přístupů a podpisů potřeboval administrátor přibližně 5 minut. Celkově se tak naši kolegové mohli plně zapojit do firemních procesů již po jednom pracovním dni, ve kterém dostali přístupové údaje a školení jak hromadné na firemní systémy, tak individuální dle své pozice.

5 Více informací ČESKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti nebo na telefonních číslech Informační linky , kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. Třetí zkouškou bylo spuštění testovacího prostředí pro novou polskou pobočku, která bude rovněž využívat řešení BPOS. Vzhledem k tomu, že jeho součásti, se kterými uživatelé pracují nejčastěji (Exchange a Sharepoint) není problém lokalizovat do polského jazyka, budou mít polští spolupracovníci stejné podmínky, jako čeští uživatelé. Minimálně v první fázi nástupu nového spolupracovníka očekáváme úsporu 10-15% stráveného času díky použití národního jazyka. Uživatel se bude více soustředit na zaučení do našich firemních procesů pro jeho pozici, místo na vyhledávání a překlad tlačítek a voleb v systému. SLOVENSKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft Slovakia naleznete na webových stránkách společnosti nebo na telefonních číslech Informační linky , kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. Tak jako se každá firma snaží o optimalizaci nákladů, v našem případě šlo zejména o náklad ve smyslu času našich zaměstnanců. Zrychlení všech firemních procesů po přechodu na platformu BPOS bylo okamžitě znatelné a díky možnostem jednotlivých částí systému došlo rovněž ke snížení velikosti firemních dat a tím k úspoře v oblasti data storage a zálohování. Společně se snadnou a rychlou migrací tato služba určitě aspiruje na označení Hit v kategorii as a Service pro střední a menší společnosti, pro které je flexibilita důležitým parametrem pro úspěch na trhu. Katarína Rusnáková, ředitelka vydavatelství Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami. Software a služby Microsoft Business Productivity Online Standard Suite