Administrace projektů v Informačním systému SIPVZ

Transkript

1 Administrace projektů v Informačním systému SIPVZ Přihlášení Školy a organizace se přihlašují svým uživatelským jménem (IČ). Pokud IS hlásí, že bylo chybně zadáno heslo, má organizace možnost nechat si vygenerovat nové a to poslat na jednu z ových adres, které jsou u ní v systému uvedeny. Pokud v systému není uvedena žádná adresa nebo už adresy neplatí, musí uživatel kontaktovat technickou podporu, která heslo změní. Pokud IS hlásí, že uživatel neexistuje, musí se škola nebo jiná organizace registrovat. Registrace Odkaz na stránku s registrací je na přihlašovací stránce vpravo dole. Registrace rozlišuje školy (a školská zařízení) a ostatní organizace. Školy a školská zařízení mohou projekty podávat a být ověřující organizací, ostatní organizace (státní správa nebo samospráva) mohou být pouze ověřujícími organizacemi. Škola/organizace vyplní své IČ (několikrát zkontrolovat, nelze ho dodatečně změnit), název a kontaktní ovou adresu. Na tu přijdou přístupové údaje uživatelské jméno (IČ) a náhodně vytvořené heslo. Obecně k projektům Celý proces se odehrává v záložce Projekty (viz obr. 1). Zde se (pokud takové projekty existují) zobrazí seznam rozpracovaných, uzavřených projektů a projektů, u kterých je škola/organizace uvedena jako ověřující organizace. Upozornění: IS vás z bezpečnostních důvodů po 45 minutách neaktivity automaticky odhlásí. Pokud tedy otevřete formulář a budete jej 50 minut vyplňovat, neuloží se a vy budete ze systému odhlášeni. Obrázek 1 Úvodní stránka záložky Projekty. Zatím nebyl vložen žádný projekt. Údaje potřebné k zadávání a potvrzování projektů Aby systém škole umožnil pracovat s projekty (zadávat, potvrzovat), musí mít škola vyplněny: 1. všechny povinné položky ve formuláři Editace údajů o škole, 2. alespoň jednoho statutárního zástupce, 3. všechny čtyři položky formulář Editace doplňujících údajů o škole. V opačném případě se při přepnutí do záložky Projekty zobrazí chybové hlášení.

2 Zadání nového projektu Projekty mohou zadávat pouze školy a školská zařízení (ve smyslu Metodického pokynu). Pro zadání nového projektu klikněte na odkaz Vložit nový projekt a vyplňte a odešlete zobrazený formulář (viz obr. 2). Ve formuláři se nachází základní položky popisující váš projekt. Tyto položky odpovídají bodům 1.3, 3.1, 3.5 a 3.6 MP. Všechny kombinace těchto položek nejsou možné (viz tabulka pod bodem 3.6 MP). Stejně tak nemá škola některé volby k dispozici, není-li školicím střediskem nebo informačním centrem. Pokud škola zvolí nepřípustnou kombinaci údajů, systém ji na to upozorní (červeně označí kolidující položky formuláře a vypíše stručný popis problému, viz obr. 3) a nedovolí jí takový projekt založit. Obrázek 2 Zadání nového projektu. Obrázek 3 Byla zvolena nepřípustná kombinace údajů. Pokud jsou zadané údaje v pořádku, systém v databázi založí nový projekt, přidělí mu evidenční číslo (xxxxp2006) a přesměruje vás na stránku, která tvoří rozcestník k jeho jednotlivým částem (viz obr. 4). Zároveň se od této chvíle tento projekt zobrazuje v tabulce rozpracovaných projektů na hlavní stránce záložky Projekty. Projekt máte možnost smazat nebo zobrazit jeho náhled (viz dále).

3 Obrázek 4 Rozcestník do jednotlivých částí projektu. Jednotlivé části projektu jsou zobrazeny ve seznamu s odrážkami. Pokud je odrážka červená ( ), znamená to, že tato část zatím není vyplněna. Je-li odrážka zelená ( ), je položka v pořádku vyplněna. Třetí možností je oranžová odrážka ( ); ta se za určitých okolností zobrazuje pouze u položky Organizace podílející se na ověření přenositelnosti a její význam bude vysvětlen dále v tomto návodu. Na začátku stránky (napravo od názvu a evidenčního čísla projektu) je tlačítko náhled příloh projektu. Po kliknutí na toto tlačítko se vám zobrazí náhled jednotlivých částí příloh s aktuálně vyplněnými údaji. Tento náhled neslouží jako podklad pro tisk příloh a hodnotící komise jej neuzná. Přílohy pro tisk systém generuje až ve chvíli uzavření projektu (viz dále). Jednotlivé položky projektu Základní informace o projektu Pod tímto odkazem je formulář s údaji, které jste vyplňovali při vytváření projektu. V tomto formuláři jsou položky kontrolované stejným způsobem. Identifikační údaje o školském zařízení Statutární orgán (statutární zástupci organizace)

4 Počet zaměstnanců a žáků organizace Projekty SIPVZ realizované v minulých letech Na tomto místě jsou tyto položky pouze pro čtení. Chcete-li je změnit, učiňte tak v záložce Nastavení. Provedené změny se projeví u všech projektů, které zatím nebyly uzavřeny. Údaje o projektu V tomto formuláři vyplníte, zda je váš projekt jedno- nebo dvouletý, kdy a kde bude probíhat jeho realizace, a jeho anotaci. Řešitelský tým V tomto formuláři budete vyplňovat jednotlivé členy řešitelského týmu. Jednotlivé členy můžete přidávat, upravovat a mazat. Požadované údaje o jednotlivých řešitelích odpovídají údajům uvedeným v MP. Musíte vyplnit alespoň jednoho člena řešitelského týmu. Poté, co zadáte všechny členy řešitelského týmu, vrátíte se zpět kliknutím na odkaz ukončit zadávání. Organizace podílející se na ověření přenositelnosti Pod tímto odkazem zadáte jednu nebo více škol nebo jiných organizací, které budou ověřovat přenositelnost vašeho projektu. Tento proces se liší v závislosti na rozsahu projektu (nadnárodní regionální a národní) a je podrobně popsán v samostatné kapitole. Pokud je organizací zadáno několik, požaduje (IS a hodnotící komise) potvrzení ode všech. Obsah projektu V tomto formuláři vyplníte textový popis projektu, který se zobrazí v příloze 2. Tento formulář (jako jediný) nemusíte vyplnit celý najednou. Systém uloží jeho aktuální stav, tzn. můžete vyplňovat jednotlivé položky postupně a průběžně ukládat. Každá z položek formuláře má omezenou maximální délku. Při odesílání formuláře vás systém na její překročení upozorní. Podrobný rozpočet projektu Pokud je projekt dvouletý, zobrazí se na stránce položky dvě (viz obr. 5). V tomto formuláři (formulářích) vyplníte položky, které odpovídají vzoru uvedenému v MP. Tomuto formuláři je dále v příručce věnována samostatná kapitola. Obrázek 5 Menu u dvouletého projektu. Příloha 4 Tuto přílohu tvoří uploadovaný soubor. Povolené formáty (přípony) jsou zip, rar, doc, rtf, htm(l), sxw, sxc, xls a pdf. Volitelná příloha Na žádost škol byla v loňském roce do IS přidána možnost uploadu další, volitelné, přílohy. V té můžete uvést další informace o projektu, které nejsou obsaženy v předchozích bodech projektu. Tato příloha je nepovinná. Poznámka 1: Uploadovaný soubor může mít maximální velikost 8 MB. Snažte se ale soubory udržovat v rozumné velikosti (maximálně 2 MB).

5 Poznámka 2: Po zkušenostech z loňska (jedné škole se podařilo uploadovat zavirovaný soubor) procházejí letos všechny nahrávané soubory antivirovou kontrolou. Pokud antivirový systém IS SIPVZ odhalí v souboru virus, zobrazí varovnou hlášku (viz obr.6) a soubor do systému nezařadí. Obrázek 6 Antivir IS SIPVZ objevil v uploadovaném souboru virus. Příloha č. 3 Podrobný rozpočet projektu Zásadní změnou od loňska je příloha 3 Podrobný rozpočet projektu. U žádané dotace je formulář oproti loňsku mnohem detailnější, v části vlastního podílu organizace zůstává rozdělení stejné, jako loni. Je-li projekt dvouletý, vyplňuje se formulář pro každý rok zvlášť (IS automaticky nabídne formuláře pro rok 2006 a 2007). Požadovaná dotace Skladbu dotace, o kterou žádáte, vyplníte do první tabulky (viz obr. 7). Obrázek 7 Skladba žádané dotace.

6 Černě podbarvené jsou součty jednotlivých částí (investiční a neinvestiční prostředky a OPPP vč. odvodů). Tyto položky nevyplňujte. V případě, že máte ve svém prohlížeči povolen JavaScript, počítá je systém automaticky. V případě, že jej povolen nemáte, můžete si tyto položky nechat sečíst kliknutím na tlačítko Zkontrolovat rozpočet a spočítat součty. Kliknutím na toto tlačítko dojde ke kontrole vyplněných údajů a vytvoření součtů. Systém nejprve zkontroluje zadané částky po formální stránce (částky musí být zadány jako čísla bez mezer, viz poslední kapitola Upozornění na možné problémy). Pokud narazí na problém, informuje vás o tom na vrchu stránky a inkriminované pole označí červeně (viz obr. 8). Obrázek 8 Částka byla zadána v nesprávném formátu. Pokud formální kontrola nenarazí na chyby, zkontroluje systém zadané částky po obsahové stránce. Systém provádí následující kontroly (pro každý rok zvlášť): Požadovaná dotace smí tvořit maximálně 70 % celkového rozpočtu projektu Cestovní náhrady smí tvořit maximálně 10 % dotace. Částka na propagaci nesmí být rovna nule. Částka na propagaci smí tvořit maximálně 10 % dotace. Součet dílčích položek (Služby od členů řešitelského týmu, Autorské honoráře, Propagace) nesmí být vyšší než položka Služby celkem. Částky podle bodu MP (Služby od členů řešitelského týmu, Autorské honoráře, OPPP) musí tvořit minimálně 30 % dotace. Pokud váš rozpočet odporuje jednomu nebo více bodům, systém vás na tuto skutečnost upozorní podobně jako v případě, že zadáte částku v chybném formátu. Vlastní podíl organizace Tabulka vlastního podílu organizace má stejné členění, jako v loňském roce: investiční náklady, neinvestiční náklady, OPPP vč. odvodů. Vlastní podíl organizace vyplňujete do tabulky na obr. 9. OPPP a odvody na sociální a zdravotní pojištění vyplňujete zvlášť, systém jejich součet spočítá sám (viz výše).

7 Obrázek 9 Vlastní podíl organizace. Na konci stránky je tabulka s celkovými náklady projektu (viz obr. 10). Tuto tabulku systém počítá celou sám. V případě povoleného JavaScriptu automaticky, v opačném případě až po stisknutí tlačítka Zkontrolovat rozpočet a spočítat součty. Obrázek 10 Celkové náklady projektu. Vyplnění ověřující organizace Projekt je nadnárodní Je-li váš projekt nadnárodní, ověřující organizace (zahraniční škola) se neregistruje do systému. Všechny údaje o ní vyplní předkládající škola, a to včetně statutárních zástupců. Po uzavření projektu se příloha (přílohy) 5 zobrazují předkládající škole a ta zajistí jejich doručení ověřující organizaci (organizacím) a jejich potvrzení. Potvrzení projektu ověřujícími organizacemi tedy neprobíhá v IS SIPVZ a uzavřený projekt se automaticky zobrazí hodnotící komisi. Ta ale bude u každého projektu kontrolovat přítomnost potvrzení ověřující organizace (organizací) a projekty bez potvrzení vyřadí. Aby byla položka označena jako v pořádku (zeleně), musíte mít zadánu alespoň jednu ověřující organizaci a u každé z nich alespoň jednoho statutárního zástupce. V opačném případě je položka označena červeně. Projekt je regionální nebo národní V tomto případě zadáváte pouze IČ ověřující organizace. Pokud je v systému taková škola nebo jiná organizace, objeví se v seznamu včetně jejich statutárních zástupců (má-li je zadány). Pokud ne, upozorní vás systém na tento fakt a odmítne organizaci do seznamu přidat. Abyste tedy mohli školu nebo jinou organizaci uvést jako ověřující, musí být registrována v systému. Položka nabývá jednotlivých stavů za následujících podmínek: Není zadána žádná ověřující organizace. Je sice zadána alespoň jedna ověřující organizace, ale alespoň jedna ze zadaných organizací nemá kompletně vyplněné údaje (identifikační údaje a alespoň jeden statutární zástupce). Všechny zadané ověřující organizace mají vyplněny všechny požadované údaje.

8 Uzavření projektu a tisk příloh Jsou-li všechny části projektu označeny zeleně (tedy systém je vyhodnotí jako v pořádku), zobrazí se pod nimi tlačítko k uzavření projektu (viz obr. 11). Obrázek 11 - Tlačítko uzavření projektu. Po stisku tlačítka dojde k uzavření projektu a vygenerují se přílohy projektu. Zároveň se projekt přesune z tabulky rozpracovaných do tabulky uzavřených projektů (viz obr. 12). V případě, že se jedná o projekt regionální nebo národní, čeká nyní na potvrzení ověřující organizací. Je-li nadnárodní, je název každé ověřující organizace odkazem na formulář přílohy č. 5 pro tuto organizaci. Pod odkazy 1, 2, 3 jsou náhledy příloh a pod odkazem přílohy pro tisk je PDF soubor ke stažení, který obsahuje přílohy č Tento soubor použijte k tisku papírové verze příloh. Ty potvrďte podpisem statutárního zástupce a otiskem razítka a spolu s vytištěnou přílohou č. 4 (a případnou volitelnou přílohou) a přílohou (přílohami) č. 5 doručte příslušné hodnotící komisi. Obrázek 12 Projekt je uzavřen. Potvrzení projektu ověřující organizací Uvažujme národní projekt. Po jeho uzavření podávající školou se dostal do stavu čeká na potvrzení. Ověřující organizace se přihlásí do IS a v záložce Projekty (viz obr. 13) tento projekt potvrdí kliknutím na tlačítko potvrdit. Projekt se začne indikovat jako potvrzený a místo odkazu na jeho potvrzení se objeví odkaz na přílohu č. 5 (viz obr. 14). Ta je ve formátu PDF. Tuto přílohu organizace potvrdí podpisem statutárního zástupce a otiskem razítka a doručí podávající škole.

9 Obrázek 13 Projekt čeká na potvrzení ověřující organizací. Obrázek 14 Projekt byl potvrzen. Místo potvrzovací odkazu se zobrazuje odkaz na přílohu č. 5. Upozornění na možné problémy 1. Pokud některou položku formuláře vyplníte v nesprávném formátu (nebo povinnou položku nevyplníte), systém ji označí červeně a odmítne formulář uložit. Údaje, u kterých tato kontrola probíhá musí mít následující tvar (příklady): peněžní částka Celé číslo (správně 10000, špatně ,-). ová adresa Adresa je kontrolována regulárním výrazem, zadávejte pouze jednu adresu a dejte pozor, aby před ani za ní nebyla mezera. telefon, fax Celé číslo (správně , špatně ). 2. U rozpočtu dejte pozor na to, že systém uvažuje částku v Kč, 5 tedy znamená [pět] Kč a ne [pět tisíc] Kč. 3. Jak platit členy řešitelského týmu: Uzavřením dohody o provedení práce nebo pracovní činnost (člen řešitelského týmu nemá živnostenské oprávnění) položka OPPP Zaplacení služby na základě faktury (člen řešitelského týmu má živnostenské oprávnění) i. Pokud bylo vytvořeno autorské dílo, vykazujete v položce Z toho autorské honoráře. ii. Pokud byla poskytnuta jiná služba, vykazujete v položce Z toho od členů řešitelského týmu.

10 4. Položka Služby celkem není pouhým součtem vyjmenovaných tří položek, ale zahrnuje součet veškerých služeb, které byly v rámci projektu uhrazeny z dotace. 5. Pokud projekt založíte jako regionální nebo národní, zadáte jednu nebo více ověřujících organizací a poté projekt změníte na nadnárodní (a naopak), budou ověřující organizace zrušeny. Důvodem je to, že zadání ověřující organizace pro nadnárodní a ostatní projekty probíhá jiným způsobem. 6. Pokud dáte přílohu (přílohy) ve formátu PDF tisknout a místo textu se vytisknou nesmyslné znaky, zaškrtněte ve volbách tisku možnost tisknout jako obraz (viz obr. 12). Obrázek 4 (Adobe Reader 7) Tuto volbu zaškrtněte, máte-li problémy s tiskem. 7. Tento problém se týká pouze prohlížeče Internet Explorer. Pokud dáte vytisknout náhled projektu nebo jeho jednotlivých příloh rovnou z IS (tzn. netýká se to příloh ve formátu PDF), je možné, že se některé stránky vytisknou prázdné. Na vině je jedna z mnoha chyb tohoto prohlížeče. Projevuje se při tisku stránek s tabulkami. Pro vyřešení problém postupujte následovně: Nechejte zobrazit Náhled tisku (Soubor Náhled...). Inkriminované stránky se zobrazují prázdné. Stiskněte tlačítko s ikonou listu a ozubeného kola (Vzhled stránky, klávesová zkratka Alt + S). Změňte velikost okrajů stránky a změnu potvrďte. Prázdné stránky by se měly zobrazit správně.