2. Změny uživatelského přístupu

Transkript

1 2. Změny uživatelského přístupu MS Office 2007 přichází v aplikacích MS Word, MS Excel, MS PowerPoint a MS Access s novým uživatelským rozhraním. To je orientováno na dosažení co nejrychlejšího výsledku využitím rozsáhlých galerií přístupných bez otevírání složitých dialogových oken a na využití již předem připravených objektů Některé nově poskytované služby Objekty SmartArt v návrhářské kvalitě Aplikace Microsoft Office PowerPoint 2007 obsahuje komplexní sadu funkcí, které je možné použít k vytvoření a formátování prezentovaných informací, a díky tomu pomáhá vytvářet prezentace profesionálního vzhledu. Pouhými několika kliknutími myši můžeme vytvářet a přidávat obrázky SmartArt a zhotovovat tak prezentace v profesionální kvalitě. Do obrázků SmartArt, tvarů, objektů WordArt a grafů lze nyní přidávat skvělé vizuální efekty, včetně trojrozměrných efektů, stínů, září, zrcadlových efektůa podobně Nový a intuitivní vzhled uživatelského rozhraní Aplikace Office PowerPoint 2007 obsahuje nové, intuitivní uživatelské rozhraní nazvané uživatelské rozhraní Microsoft Office Fluent, které pomáhá vytvářet lepší prezentace mnohem rychleji, než bylo možné v dřívějších verzích. Navíc nabízí nové a vylepšené efekty, motivy, styly a možnosti formátování, jejichž pomocí lze vytvářet působivé prezentace za zlomek původního času. Rozsáhlé nabídky umožňující dynamické formátování: Nové uživatelské rozhraní je zaměřené na výsledky a usnadňuje uživateli práci s aplikací Microsoft Office PowerPoint Příkazy a funkce, které v předcházejících verzích byly často ukryty ve složitých nabídkách Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 9/74

2 a panelech nástrojů, lze nyní snadno nalézt na jednotlivých kartách, které jsou zaměřeny na podobné úkony a obsahují logické skupiny příkazů a funkcí. Mnoho dialogových oken je nahrazeno rozevíracími galeriemi, které pomáhají při výběru správných možností. Bez ohledu na to, jakou činnost v novém uživatelském rozhraní provádíme, nabízí aplikace nástroje, které jsou v daném okamžiku nejvhodnější. Příkazy na kartách, které nelze při práci s daným objektem využít se naopak skryjí, čímž se zjednodušuje ovládání Motivy a rychlé styly Motiv je odborně navržená a sladěná kombinace barev, fontů a efektů. Aplikace Office PowerPoint 2007 obsahuje nové předdefinované motivy. Tím se postup vytváření profesionálních prezentací výrazně zjednodušil. Stačí vybrat požadovaný motiv a potřebnéúkony se provedou automaticky. Jediným kliknutím se v souladu s vybraným motivem změní pozadí, text, grafika, grafy i tabulky, a všechny prvky prezentace tak vytvoří graficky sladěný celek. Velkou výhodou je i fakt, že stejný motiv, který použijeme u prezentace, můžeme použít i u dokumentu aplikace Microsoft Office Word 2007 nebo listu aplikace Microsoft Office Excel Rychlé styly jsou nabídkyspolečného formátování textů, tabulek i objektů. Navíc se výběru motivu přizpůsobují i původní styly tak, aby automaticky ladily s motivem Tutoriál PP2 Co je nového 1 Objekty SmartArt v nové kvalitě. Vložení objektu, jeho úprava, popis. Karty Návrh a Formát vázané na objekty SmartArt. Motivy a rychlé styly Vlastní rozložení snímků V aplikaci Office PowerPoint 2007 již nebudou uživatele omezovat předem definovaná rozložení snímků. Nyní je možné vytvářet vlastní rozložení, která mohou obsahovat tolik zástupných symbolů (nabídek rychlého vložení textů, obrázků, tabulek a dalších objektů), kolik potřebujeme. Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 10/74

3 Nové možnosti textu P o w e r P o i n t Vytváření profesionálních prezentací umocňuje i široká škálamožností formátování textu, včetně zalamování textu v polích, ve sloupcích, nebo vytvoření textu, který plyne svisle dolů podél snímku. Více možností nabízejí i nové styly znaků. Kromě všech standardních stylů z předchozích verzí jsou nyní k dispozici i všechna velká písmena nebo kapitálky, přeškrtnuté nebo dvojitě přeškrtnuté znaky a dvojitá nebo barevná podtržení. K textu je možné přidat výplně, čáry, stíny, záře, nastavit velikost mezer mezi znaky a zvolit i trojrozměrné efekty Formátování tabulek a grafů Tabulky a grafy v aplikaci Office PowerPoint 2007 jsou uzpůsobeny tak, aby se významným způsobem zjednodušila jejich úprava a práce s nimi. Pás karet(viz kapitola 2.5)nabízí mnoho možností pro úpravy tabulek a grafů. Galerie rychlých stylů obsahují všechny efekty a možnosti formátování, které jsou potřebné k vytvoření tabulek a grafů s profesionálním vzhledem. Velkou výhodou je přenos tabulek a grafů vytvořených v Excelu do PowerPointu, jejich propojení se zdrojovými daty a možnost okamžité aktualizace Tutoriál PP3 Co je nového 2 Vkládání nových snímků. Příklad práce pomocí nabídek Ilustrace Graf. Vkládání objektů z jiných aplikací. Vkládání grafu z Excelu pomocí Vložit jinak Grafický objekt sady Microsoft Office a Vložit jinak Obrázek (GIF). Karty Návrh, Rozložení, Formát umožňující nastavení vlastností grafu. Povolení dynamických náhledů a jejich využitípři práci s objekty Nové funkce kontroly pravopisu Kontrola pravopisu v aplikaci byla upravena tak, aby byla konzistentní s aplikacemi Wordu a Excelu. Kontrola pravopisu je schopná najít a označit nejen chyby pravopisné, ale i většinu kontextových chyb. Potřebná nastavení jsou stejně jako u ostatních aplikací pod nabídkou tlačítka Office Nové formáty dokumentů v PowerPointu 2007 V předchozích verzích aplikace PowerPoint komplikovala sdílení obsahu a odesílání prezentací em značná velikost dokumentů. Nebylo ani možné spolehlivě sdílet prezentace mezi uživateli, kteří používali různé operační systémy. Dokumenty v PowerPointu2007 jsou komprimované, a díky tomu umožňují značně zmenšit velikost souborů, a snížit tak požadavky na kapacitu úložišť. Segmentované ukládání dat pomáhá obnovit poškozené do- Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 11/74

4 kumenty, protože v případě poškození libovolné části dokumentu je obvykle možné otevřít zbývající části dokumentu. Navíc možnost ukládat prezentace ve formátu PDF zajišťuje, že při zobrazení nebo při tisku bude přesně zachován požadovaný formát snímků, data souborů nebude možné snadno měnit a velikost dokumentů bude zlomkem velikostí dokumentů, které byly vytvořeny v původních verzích aplikace Ochrana a správa informací Řada nových funkcí v aplikaci Office PowerPoint 2007 zajišťuje bezpečnost vytvořené prezentace a informací, které obsahuje. Při sdílení prezentace je možné zabránit přístupu nežádoucím uživatelům. Zajistit, že prezentace nebude obsahovat nezamýšlený obsah, osobní informace, a také lze zabránit jejímu veřejnému distribuování. Zabránit změnám v konečné verzi dokumentu jinými uživateli je možné označením dokumentu jako konečný. Přidání digitálního podpisu k prezentaci napomůže zajištění důvěryhodnosti, co se týče autentičnosti, integrity a původu prezentace. Digitální podpisy garantují to, co bylo podepsáno, a umožňují ověření podpisu v budoucnu Obnovení aplikace Aplikace Office PowerPoint 2007 obsahuje vylepšené funkce, které pomáhají předcházet ztrátě provedené práce při nestandardním ukončení aplikace. Pokud to je možné, obnoví aplikace Office PowerPoint 2007 po restartovánínejaktuálnější možný (stabilní) stav aplikace, otevře soubory a obnoví okna tak, jak byla zobrazena před zhroucením Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup je umístěn v levém horním rohu aplikace. Umožňuje vkládat důležitá tlačítka, která potřebujeme mít stále přístupná, bez ohledu na momentálně (aktuálně) zobrazené kartě. Přidání nového příkazu na panel Rychlý přístup provedeme buď prostřednictvím šipky na pravém konci panelu Rychlý přístup, nebo pomocí menu pravého tlačítka myši.to vyvoláme klepnutím pravým tlačítkem myši na objekt, který chceme do panelu vložit, nebo klepnutí pravým tlačítkem myši do prostoru titulkového pruhu vlevo od panelu Rychlý přístup. Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup vybrané tlačítko bude nejenom na původní kartě, ale bude trvale i na panelu rychlého přístupu. Z panelu Rychlého přístupu je odstraníme jednoduše. Na tlačítku, které chceme odstranit, opět vyvoláme menu pravého tlačítka. Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup otevře dialogové okno, které umožňuje hromadně přeorganizovat jednotlivá tlačítka a klávesové zkratky. Zobrazit panel nástrojů Rychlý přístup pod pásem karet použijeme zejména, když se panel odsune na místo, které nám nevyhovuje. Minimalizovat pás karet všechny karty z obrazovky zmizí. Klávesa Esc je nedokáže vrátit. Opět musíme na panelu rychlého přístupu vyvolat menu pravého tlačítka a opakovat tento příkaz. Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 12/74

5 Tutoriál PP4 Práce s panelem rychlého přístupu Panel nástrojů Rychlý přístup a zpřístupnění menu pomocí pravého tlačítka myši. Jednotlivé položky nabídky. Přidání a odebrání tlačítek z panelu Rychlý přístup. Práce s nabídkou Tlačítka Office Možnosti aplikace PowerPoint Přizpůsobit Tlačítko Office Nabídky tlačítka Office Tlačítko Office je novým prvkem uživatelského rozhraní, který je umístěn v levém horním rohu aplikací MS Office Je obdobou nabídky Soubor, jak jsme ji znali ve verzi MS Office Skrývá nabídky pro správu dokumentů, jejich otevírání, ukládání, tisk, odesílání em a publikování: 1. Nový nabízí nejen nový dokument, ale rovněž standardní šablony, kalendáře, prezentace, diplomy, atd. Zejména, jsme-li připojeni k internetu, nabídka šablon se významně rozšíří o vzory prezentací přístupných na serverech Microsoftu. 2. Otevřít zobrazí dialogové okno, kde si vyhledáme již pojmenovaný dokument. 3. Uložit umožní uložit dokument pod již zadaným jménem a ve stejném formátu. Tlačítko je obdobou stisku kombinace kláves Ctrl + S. Není-li dokument ještě uložen, otevře se dialogové oknouložit jako. 4. Uložit jako v nabídnutém okněmusíme vybrat nejen místo, kam budeme soubor ukládat, ale i název a hlavně správný typ dokumentu.klepneme-li na šipku na konci příkazu, výběr formátu při uložení bude jednoduchý. Máme možnost vybrat i uložení ve formátu PDF, což v předchozích verzích MS Office nebylo vůbec jednoduché. 5. Tisk vybereme způsob tisku, ale můžeme zde otevřít i náhled dokumentu před tiskem. 6. Připravit příkaz nabízí několik nastavení: Omezit oprávnění umožňuje udělit rozdílný přístup uživatelům a omezit rozsah úprav, kopírování a tisku. Označit jako konečný upozorní uživatele, že dokument je dokončený a je určen pouze pro čtení. Upozorní každého uživatele, že další změny nejsou povoleny. Spustit kontrolu kompatibility vyhledá vlastnosti dokumentu nepodporované dřívějšími verzemi Wordu. Přidat digitální podpis přidáním digitálního podpisu zajistí budoucí integritu prezentace. Kontrola kompatibility upozorní uživatele na vlastnosti, které nejsou předchozími verzemi PowerPointu podporovány. 7. Odeslat odešle kopie dokumentu jako přílohu mailu. Kopii můžeme automaticky převést do formátu PDF. 8. Publikovat: Server správy dokumentů umožní sdílet prezentaci jejím uložením na firemní server. Publikovat snímky uložívybrané snímky prezentacedo vybraného umístění. Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 13/74

6 9. Zavřít ukončí práci saktuální prezentací, přičemž aplikace PowerPoint zůstane otevřená Tutoriál PP5 Tlačítko Office Tlačítko Office poskytujenabídky pro správudokumentů, jejich otevírání, ukládání, tisk, odesílání ema publikování. Dále obsahuje nabídku šablon a formulářů, ukládání prezentací v různých formátech, přípravu k tisku a náhled před tiskem. Nabízí další možnosti zlepšení ochrany a bezpečnosti dokumentu Možnosti aplikace PowerPoint V předcházejících verzích PowerPointu jsme se k nabídce Možnosti dostávali příkazy z menu Nástroje - Možnosti. V PowerPointu 2007 aktivujeme tlačítko Office a na spodním okraji dialogového okna tlačítko Možnosti aplikace PowerPoint. Dialogové okno Možnosti aplikace PowerPoint: Možnosti kategorie Oblíbené: Při výběru zobrazit miniaturní panel nástrojů při výběru buněk se zobrazí miniaturní průhledný panel nástrojů, který zajišťuje rychlý přístup k nástrojům formátování. Povolit dynamický náhled nabízené možnosti se po najetí myší nad příkaz v dokumentu okamžitě zobrazí (styly, formát ). Zobrazit na pásu kartu Vývojář slouží k zobrazení karty Vývojář na pásu karet. Obsahuje nástroje pro tvorbu maker a formulářů, a také funkce pro práci se soubory XML. Vždy používat technologii ClearType umožní vyhlazovaní písma a tím i bezproblémové čtení. Možnosti skupiny příkazů Kontrola pravopisu a mluvnice obdobná nabídka jako ve Wordu, včetně dialogového okna Možnosti automatických oprav. Možnosti skupiny příkazů Uložit: Uložit soubory v tomto formátu nastaví formát souboru pro ukládání sešitů. Bližší informace o formátech dokumentů zpracovaných v PowerPointu jsou obsahem další kapitoly. Ukládat informace pro automatické obnovení po automaticky vytvoří soubor obnovení sešitu v intervalu zadaném do pole pro zadání konkrétního časového údaje. Jestliže počítač přestane reagovat nebo bude neočekávaně přerušeno napájení, bude při příštím spuštění aplikace PowerPoint otevřen soubor automatického obnovení. Soubor automatického obnovení Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 14/74

7 může obsahovat manuálně neuložené informace, k jejichž ztrátě by jinak v původním sešitu došlo. V případě poškození původního sešitu bude pravděpodobně možné informace obnovit ze souboru automatického obnovení. Pozor:Funkce automatického obnovení není náhradou příkazu Uložit. Po dokončení práce je nutné sešity standardním způsobem ukládat. Možnosti kategorie Upřesnit zde najdeme veškerá nastavení pro zobrazení, tisk, či prezentaci. Možnosti kategorie Přizpůsobit nabízízobrazeníči odstranění tlačítek na panelu Rychlý přístup. Možnosti kategorie Centrum zabezpečení umožňuje zajistit bezpečnost dokumentů, zabezpečení počítače a jeho bezproblémový stav Tutoriál PP6 Možnosti aplikace PowerPoint Umístění nabídky Možnosti aplikace PowerPoint. Kategorie Oblíbené, Kontrola pravopisu, Uložit, Upřesnit, Přizpůsobit. Optimální volby nastavení pro běžné uživatele Formát dokumentů zpracovaných v PowerPointu Prezentace vytvořené v dřívějších verzích aplikace PowerPoint můžeme otevřít i ve verzi 2007 klepnutím na tlačítko Office a poté na příkaz Otevřít. Při ukončení práce je můžeme uložit buď ve formátu verze 2007 PPTX, nebo je k dispozici také možnost zachovat původní formát PPT. Poznámka při ukládání souboru v jiném formátu může dojít ke ztrátě určitého formátování, dat a funkcí. Sada Microsoft Office 2007 zavádí nový formát souborů, který je založen na jazyku XML. Je platný pro aplikace MS Office Word 2007, MS Office Excel 2007 a MS Office PowerPoint Jeho hlavními přednostmi jsou: Kompaktnost soubory jsou automaticky komprimovány a v některých případech mohou být až o 75 procent menší. Při otevírání prezentace dochází k jejímu automatickému rozbalení, při zavírání se automaticky zkomprimuje. Žádné speciální komprimovací nástroje není třeba instalovat. Při ukládání a odesílání souborů je zapotřebí menší prostor a kratší čas k odeslání. Obnovy poškozených souborů soubory jsou strukturovány v modulech. Komponenty jsou od sebe odděleny, takže při otevírání souborů nezabrání poškozená komponenta (například obrázek) jeho otevření. Zjištění souborů obsahujících makra soubory, které jsou ukládány s příponou X (PPTX), nemohou obsahovat makra jazyka Visual Basic for Applications, a proto nepředstavují rizika. Soubory, jejichž přípona končí písmenem M (PPTM), mohou obsahovat makra, která představují bezpečnostní rizika. Rozdílné typy přípon umožňují antivirovým programům rychlé rozlišení souborů a případné zablokování nebezpečných maker, jež mohou obsahovat škodlivý kód. Vyšší bezpečnost dat soubory mohou být spolehlivě sdíleny, protože osobní údaje mohou být snadno identifikovány a odebrány ze souboru pomocí funkce Kontrola metadata (metadata jsou data o datech). Lepší integrace a možnost vzájemné součinnosti obchodních dat uživatelé mohou přenášet data mezi jednotlivými produkty Office 2007 a poskytovat je i do podnikových aplikací či zvolit jejich uložení ve volně přístupných formátech (PDF). Dokumenty vypracované v MS PowerPointu 2007 jsou ukládány v následujících formátech: Typ souboru XML Prezentace Prezentace s povolenými makry Šablona prezentace Přípona PPTX PPTM POTX Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 15/74

8 Šablona prezentace s povolenými makry Prezentace aplikace PowerPoint Šablona aplikace PowerPoint POTM PPT POT Uložení prezentace ve formátu PDF: Dialogové okno Publikovat ve formátu PDF nebo XPS otevřeme aktivací tlačítka Office Uložit jako PDF nebo XPS Tutoriál PP7 Formát dokumentů v PowerPointu Typy souborů aplikace PowerPoint. Nastavení pomocí Tlačítka Office Uložit jako. Nový formát, jeho přednosti, charakterizující přípony. Možnosti ukládání ve formátu PDF. Nastavení ukládaného formátu příkazem Možnosti aplikace PowerPoint Uložit Karty V horní části okna je nepřehlédnutelný pás karet. Jestliže na jeho základní nabídku klepneme pravým tlačítkem myši, můžeme příkazem Minimalizovat pás karetzobrazení karet omezit. Zůstane zobrazena pouze hlavní nabídka, obdobná nabídce, kterou známe zpředchozích verzí MS Office. Karty představují oproti předešlýmverzímnejvětší změnu. Pás karet zjednodušený pomocí příkazu Minimalizovat pás karet: Aktivací konkrétních nabídek se objevují příslušné karty. 1. Domů nabízí práci se schránkou, snímky, nastavením písma či odstavce, skupinu kreslení pro vkládání objektů a jejich rychlé formátování a skupinu úpravys vyhledáváním a nahrazováním. 2. Vložení umožňuje vkládat tabulky, ilustrace, odkazy, texty a mediální klipy. 3. Návrh umožňuje vyladit grafický návrh snímku. Nastavit vzhled stránky, motivy, barvy, efekty, pozadí snímku. 4. Animace nastaví animaci snímku, jeho spuštění, zvuky při přecházení mezi snímky, rychlost přechodu a způsob otevření dalšího snímku. Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 16/74

9 5. Prezentace využíváme především pro spouštění prezentace, namluvení komentáře pomocí mikrofonu připojeného k počítači, časování snímků apod. 6. Revize karta nabízí kontrolu pravopisu, vkládání psaných komentářů, zamykání prezentace. 7. Zobrazení nabízí různé typyzobrazení, lupu, uspořádání oken. 8. Vývojář umožňuje práci s makry, přístup ke kódu Visual Basic, vkládání ovládacích prvků a hlavně nastavení zabezpečení maker. Stabilní zobrazení karet obnovíme či potlačíme opakováním příkazu Minimalizovat pás karet. Příkaz je obsažen v menu pravého tlačítka, když jej stiskneme na řádku názvů karet (viz následující obrázek). Příkazy a jejich ikony na pásu karet jsou vždy seskupeny do jednotlivých skupin příkazů, aby dokázaly pokrýt tematicky podobné akce (naformátovat písmo, nastavit styl, zpracovat graf ). Logika ovládání v pásu karet je i v této aplikaci postavena na sledu akcí potřebných pro vytvoření prezentacea nastavení jejichpotřebných vlastností Tutoriál PP8 Pás karet Filozofie umístění nabídek a příkazů do jednotlivých karet. Pořadí standardních karet a jejich obsah. Speciální karty pro jednotlivé akce či objekty. Název dokumentu Ucebnice_Microsoft_PowerPoint_2007 Stránka 17/74