MS Word 2007 Elektronické formuláře

Transkript

1 MS Word 2007 Elektronické formuláře Obsah kapitoly V této kapitole si ukážeme: Vložení ovládacích prvků do formuláře Úpravu jejich vlastností Studijní cíle Doba potřebná ke studiu Po absolvování tohoto bloku budou studenti umět vkládat do dokumentů ovládací prvky, které usnadňují a v některých případech omezují zadávání různých údajů do dokumentu. Budou umět změnit orientační texty těchto polí a nastavovat a upravovat jejich vlastnosti. 45 minut Pojmy k zapamatování Úvod Výkladová část Elektronický formulář Zámek Ovládací prvky Formulářová pole Textové pole formuláře Pole se seznamem Prvek Výběr data Někdy potřebujeme vytvořit dokument, který bude později jiný uživatel doplňovat konkrétními údaji. Pokud chceme hlídat kam a jaké údaje uživatel vkládá, můžeme do dokumentu vložit tzv. ovládací prvky. Pomocí nich navádíme uživatele na konkrétní místa dokumentu a určujeme, jaký údaj má uživatel na tomto místě doplnit. Ve spolupráci se zámky jde velice silný nástroj, používaný často ve firemních šablonách. Elektronické formuláře jsou dokumenty programu MS Word, které obsahují tzv. formulářová pole (=ovládací prvky). Je-li formulář uzamčený (ochrana dokumentu zámkem), lze potom pracovat pouze s těmito ovládacími prvky a zbytek dokumentu nelze změnit. Tyto ovládací prvky najdeme na titulních stranách dokumentů, pokud je vytváříme pomocí volby Titulní strana na kartě Vložení. Formulářová pole do dokumentu vkládáme pomocí nástrojů karty Vývojář. Pokud kartu nemáme přístupnou, rozbalíme nabídku tlačítka Office,

2 Pokud je dokument otevřen v tzv. režimu kompatibility, převedeme ho na novější typ dokumentu v nabídce tlačítka Office klepneme na Převést. Vložení prvku do dokumentu a jeho aktivace Změna vlastností prvku klepneme na tlačítko Možnosti aplikace Word, v části voleb Oblíbené zaškrtneme příslušnou volbu. Na kartě Vývojář budeme používat tlačítka skupiny Ovládací prvky. Pokud je dokument otevřen v režimu kompatibility (jedná se o dokument starších verzí programu MS Word; informaci o tom najdeme v záhlaví okna za názvem dokumentu), bude přístupné pouze tlačítko Nástroje starší verze (na obrázku nahoře v rámečku). Tyto nástroje se dají využít jen v dokumentu (nebo jeho části = oddílu), který budeme uzamykat. Jinak by byly vložené prvky nefunkční. Ostatní nástroje se dají použít i v odemknutých dokumentech. Všechny ovládací prvky umisťujeme v dokumentu na místo kurzoru klepnutím na nástroj. Vložený prvek aktivujeme klepnutím podobně jako obrázek. Vlastnosti jednotlivých polí (jejich chování a možnosti, které uživatelům nabízejí) nastavujeme po označení prvku a klepnutí na tlačítko Vlastnosti na kartě Vývojář. Program zobrazí dialogové okno Vlastnosti. Jeho obsah se mění podle typu označeného prvku, ale v horní části dialogového okna najdeme vždy pole Název. Pokud ho vyplníme, objeví se vepsaný text jako popisek u aktivního prvku (tedy po klepnutí do prvku). Takto např. vypadá prvek Text, pokud je v textu neoznačený, takto, pokud jsme uposlechli nápovědu a do prvku klepli.

3 Takto vypadá stejný prvek, když je vybraný klepnutím do nápovědného textu a prvku je nastavena vlastnost název. Změna standardního nápovědného textu. Pokud potřebujeme změnit nápovědný text s pokynem pro uživatele dokumentu, který je zavřený v ovládacím prvku, můžeme prvek aktivovat klepnutím, a na kartě Vývojář klepnout na tlačítko Režim návrhu. V tomto režimu můžeme změnit standardní text zobrazovaný v prvku.!!! Nezapomeneme pak dalším klepnutím na stejné tlačítko Režim návrhu vypnout.!!! Takto vypadá prvek v režimu návrhu, standardní nápovědný text můžeme přepsat. Odstranění prvku z dokumentu Pokud potřebujeme vložený prvek z dokumentu odstranit, aktivujeme ho klepnutím, a pak klepneme ještě jednou, tentokrát do ouška, které je v levé části aktivního prvku nebo, po doplnění názvu, nad prvkem (viz obrázky nahoře, je to místo, ve kterém jsou tři tečky). Tímto druhým klepnutím označíme celý prvek a můžeme ho pak smazat klávesou Delete. Druhy formulářových polí Text ve formátu RTF/Prostý text Druhy formulářových polí: Text ve formátu RTF/Prostý text Používáme pro zápis textu. Po klepnutí dovnitř pole lze napsat text v příslušném formátu. Mezi těmito dvěma ovládacími prvky je rozdíl při práci s odstavci. Prvek Text ve formátu RTF umožní napsat i několik odstavců (klávesa Enter). Pokud jsme použili prvek Prostý text, musíme zápis více odstavců povolit v okně Vlastnosti. Pokud ale použijeme klávesu Enter, vloží program místo konce odstavce znak zalomení řádku (Shift+Enter). Pokud jsme při práci s dokumentem vepsali do formulářového pole nějaký text a potřebujeme ho smazat, postupujeme stejně jako u jiného textu. Klepneme do textu ovládacího prvku, text smažeme klávesami Delete nebo Backspace. Po smazání posledního písmene a klepnutí mimo prvek se v něm obnoví nápovědný text. Takto vypadá prvek Text ve formátu RTF, když do něj po klepnutí píšeme text.

4 Pokud text dopíšeme a klepneme mimo prvek, rámeček kolem textu zmizí, není poznat, že to je text napsaný do nějakého ovládacího prvku: Když text z prvku vymažeme, bude rámeček textového pole prázdný, když klepeme mimo něj, obnoví se v něm nápovědný text. Obsah obrázku Obsah obrázku Klepnutím do ikony uprostřed vloženého prvku vyvoláme dialogové okno pro vyhledání ikony obrázku, který chceme do dokumentu vložit. Jakmile je nějaký obrázek vložen, zpřístupní se v oušku aktivního prvku tlačítko pro změnu obrázku (můžeme ale také použít místní nabídku vloženého obrázku).

5 Pole se seznamem/rozevíra cí seznam Pole se seznamem/rozevírací seznam Tento ovládací prvek se používá v případě, že potřebujeme do některého místa dokumentu doplnit údaje omezené na seznam hodnot. Vložíme prvek a na kartě Vývojář klepneme na tlačítko Vlastnosti. V dialogovém okně Vlastnosti nadefinujeme pomocí tlačítek Přidat, Změnit a Odebrat seznam hodnot, ze kterých si pak uživatel formuláře může vybrat tu nejvhodnější. Výběr data Pole pro Výběr data Toto pole se používá pro pohodlné zadávání data výběrem z kalendáře. Ve vlastnostech pole můžeme nastavit formát zobrazovaného data.

6 Galerie stavebních bloků Galerie stavebních bloků Ovládací prvek umožňuje vložit do dokumentu některý ze stavebních bloků. Po vložení tohoto formulářového pole můžeme ve vlastnostech tohoto prvku nastavit, jaké typy prvků (např. vzorec, tabulka apod.) bude ovládací prvek nabízet. Když např. vybereme tabulky, bude prvek nabízet vše, co je v nabídce Vložení/Tabulky/Rychlé tabulky!!! Tento prvek je po uzamknutí dokumentu neaktivní.!!! Mezi ovládacími prvky polí staršího typu najdeme mimo Textového pole a Pole se seznamem ještě Zaškrtávací políčko. Vlastnosti těchto polí se nastavují opět v dialogovém okně Vlastnosti, vyvolaném pomocí místní nabídky nebo tlačítkem Vlastnosti na kartě Vývojář.

7 Ovládací prvky formuláře ve starších verzích MS Office Textové pole staršího typu nabízí trochu víc možností, než textové pole novějšího typu (dá se např. omezit hodnota zadávaná do pole při vyplňování text, číslo, datum, dá se ovlivnit i formát zapsaného textu, data,. Tato pole ale vyžadují uzamknutí dokumentu nebo alespoň jeho části (=oddílu) s formulářovými prvky. Pokud nemáme verzi Office 2007, musíme použít tlačítka na panelu nástrojů Formuláře (Zobrazit/Panely nástrojů/formuláře). První tři tlačítka tohoto panelu vloží po klepnutí (postupně zleva doprava) textové pole, zaškrtávací políčko a rozevírací seznam. Pokud vložíme textové pole, uvidíme na místě kurzoru tento obrázek netisknutelné znaky, které jsou symbolem vloženého textového pole. V okně Vlastnosti tohoto prvku pak můžeme povolit zápis jen určitého typu údajů, případně upravit formát zapsaného textu. Pokud je v programu vypnuto stínování polí a zobrazení netisknutelných znaků, není vložený prvek Textové pole vidět. Proto se někdy používá stínování nebo ohraničení vloženého prvku. Rozšiřující text Řešený příklad Shrnutí Ovládací prvky formuláře jsou vynikající pomůckou, pokud potřebujeme

8 ochránit nějaké části dokumentu před nechtěnými úpravami a současně potřebujeme do některých částí doplnit údaje uživatelem dokumentu. Kontrolní otázky a úkoly Zadání úkolu Studijní literatura Klíč k úkolům 1. Nováková A., Nulíček V.: Aplikační software 1, 2. Eupress 2008 (skripta). ISBN: Pecinovský J.: Word 2007 podrobný průvodce. Grada ISBN: Pírková K.: MS Word 2007 podrobná uživatelská příručka. Computerpress ISBN: Náhled výsledku