Zkušenosti ze souběžné implementace metod BSC, CAF a Controlling&Reporting na Ministerstvu pro místní rozvoj

Transkript

1 Zkušenosti ze souběžné implementace metod BSC, CAF a Controlling&Reporting na Ministerstvu pro místní rozvoj Karlovy Vary, Národní konference kvality ve veřejné správě Milan Půček, Marcela Roche, Igor Hartmann Ministerstvo pro místní rozvoj ČR 1 Obsah prezentace: 1. Úvod 2. Common Assessement Framework 3. Měř ěření indexu spokojenosti zaměstnanců 4. Controlling a reporting 5. Balanced Scorecard 6. Shrnutí a závěr 2 1

2 1. Úvod: Zkušenosti ze samosprávy strategie malých kroků města Vsetín 3 1. Úvod: Zkušenosti ze samosprávy odkazy na texty Řízení rizik a financí Udržitelná rozvoj, environmentální řízení a audity Text o strategickém řízení pomocí Balanced Scorecard, text o modelu zlepšování CAF pro samosprávy: tupne=&orderby=nazev Řízení procesů výkonu státní správy: Měř ěření spokojenosti v organizacích veřejné správy: Přístup radnice k šetrnému využívání zdrojů, Přístup radnice k NNO, další texty: nebo =16405&archiv=0&p1=

3 1. Úvod: strategické řízení na MMR Moderní a efektivní stát jedna z priorit vlády Implementace strategického řízení schválena strategický dokument Hlavní záměry ministerstva pro místní rozvoj v oblasti strategického řízení Souběžné zavedení BSC, CAF, C&R - implementace zahájena v červenci 2007 MMR odbor účetnictví a finančních služeb je držitelem certifikátu ISO 5 1. Úvod: důvody zavádění strategického řízení Zvýšení výkonnosti a efektivnosti Nedostatečně komplexní strategické zaměř ěření a řízení ministerstva Vnitřní neprovázanost a nedůsledná koordinace strategických dokumentů Převaha operativního řízení na úkor řízení procesního Funkčnost ověř ěřena u samosprávných úřadů 6 3

4 2. Common Assessment Framework Metodika CAF vytvořen pro organizace veřejného sektoru s přihlédnutím k jejich specifičnosti Poskytuje sebehodnotící rámec, je nástrojem TQM Od Plan-Do" k využívání celého cyklu Plan-Do- Check-Act Nahlíží na organizaci z několika úhlů současně na základě jednotného přístupu při analýze výkonnosti organizace 7 2. CAF 2006 Schéma modelu CAF

5 2. CAF: postup zavedení Harmonogram: zahájení 07/2007; hodnocení 08-10/2007; Sebehodnotící zpráva a Akční plán 11/2007; Přípravný a hodnotící tým (16 členů) zastoupení všech sekcí MMR, úrovně od referenta až po ředitele odboru Organizační a metodické zajištění koordinátor za MMR a externí poradce Úvodní školení + 4 společné hodnotící schůzky Výstupy: Sebehodnotící zpráva a Akční plán zlepšování činností MMR 9 2. CAF: výsledky Celkové hodnocení - Ministerstvo pro místní rozvoj Vedení 47,30 Strategie a plánování Zaměstnanci Partnerství a zdroje Procesy Zákazníci/občané výsledky Zaměstnanci výsledky Společnost výsledky 18,90 43,60 38,53 36,93 45,14 57,95 55,49 Klíčové výsledky výkonnosti Průměr 43,49 43,

6 2. CAF: co nám CAF přinesl 109 námětů uplatněných v Akčním plánu, které byly shrnuty do 17 klíčových úkolů + dalších 379 námětů na zlepšení činnosti Akční plán zlepšení činnosti MMR Zapojení vedoucích pracovníků do hodnocení činnosti MMR příležitost vyjádřit své připomínky a aktivně se podílet na řízení Pozitivně byl hodnocen zájem ze strany vedení o názory a připomínky členů týmu Hodnocení z pohledu jednotlivých úrovní a sekcí Měř ěření indexu spokojenosti zaměstnanců Součást implementace modelu CAF Otázky týkající se obsahu práce, oblasti řízení, atmosféry a podmínek na pracovišti, možnosti osobního rozvoje, komunikace a informovanosti, organizace práce apod. Šetření probíhalo anonymně ( ) Rozdáno 557 dotazníků, návratnost 48,5% 12 6

7 3. Měř ěření indexu spokojenosti zaměstnanců: výsledky Stupnice hodnocení 1 až 5 (1: velmi spokojen, 5: velmi nespokojen) Průměrná hodnota indexu: 2,3 Nejlépe hodnocené oblasti: řízení, kvalita pracovního prostředí, rovné příležitosti, ministerstvo jako zaměstnavatel Nejhůř ůře hodnocené oblasti: respektování člověka a jeho schopností, respektování spolupráce a otevřenosti/průhlednosti Měř ěření indexu spokojenosti zaměstnanců: výsledky Hodnocení spokojenosti zaměstnanců MMR celkem 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 Obsah práce 2,42 Oblast řízení Grafíček (MISZ) tady Funkčnost pracovního kolektivu Pracovní prostředí Podpora individuálního rozvoje a pracovní ohodnocení MMR jako zaměstnavatel, respektování rovných příležitostí Respektování schopností, člověka a spolupráce Známka MMR 2,13 2,22 2,06 2,06 2,44 2, ,30 7

8 3. Měř ěření indexu spokojenosti zaměstnanců: co nám přineslo Zjistili jsme názor zaměstnanců na činnost a řízení ministerstva Šetření umožnilo získat názor zaměstnanců podle jednotlivých sekcí Pozitivně bylo vnímáno ze strany zaměstnanců, že měli možnost vyjádřit svůj názor Výsledky byly využity při sestavování AP CAF Zdroj informací pro personální politiku strategie řízení lidských zdrojů Controlling & Reporting Harmonogram: zahájení 07/2007; analýza současného stavu, základní koncepce 10/2007; optimalizace systému, návrh postupu 12/2007 Cíl zajistit strukturovanou informaci pro vyhodnocování činnosti ve vztahu ke strategickým cílům a úkolům ministerstva Realizační tým MMR (vedoucí týmu, projektový manažer, garanti pro jednotlivé oblasti) a externí konzultanti Systém kompatibilní s metodou BSC 16 8

9 4. C&R: implementace 2007 Vytvoření základní koncepce systému C&R (analýza současného stavu, definice požadavků jednotlivých úrovní řízení) Návrh základních parametrů C&R (základní nástroje a prvky controllingu, definice struktury a obsahu reportingu) Návrh přístupů pro oblast řízení rizik Zpracování metodiky popisu a mapování procesů C&R: implementace 2008 Controlling a měř ěření výkonnosti (propojení C&R a BSC, návrh ukazatelů pro procesy nepokryté BSC, stanovení výpočtu ukazatelů výkonnosti, propojení do motivačního systému) Controlling rizik (popis procesů, identifikace a vyhodnocení rizik, zavedení procesu řízení rizik) Controlling - finanční řízení (inovace systému alokace, řízení a reporting režijních výdajů, výdajů na odborné a programové úkoly) 18 9

10 5. BSC: schéma metody BSC Balanced Scorecard, Metoda vyvážených ukazatelů nebo též Vyvážený úspěch Cyklus zlepšování strategického plánování. Víme, co chtějí občané? Co musíme udělat, aby byli spokojení? Občanská (zákaznická) perspektiva Jaké zdroje musíme zajistit, aby byli občané spokojeni? Perspektiva učení se a růstu Co všechno se musíme naučit, abychom to zvládli? VIZE STRATEGIE Perspektiva interních procesů Finanční perspektiva Jakými procesy zajistíme spokojenost občanů a dostatek 19 zdrojů? 5. BSC: fáze implementace 2007 Harmonogram: zahájení 07/2007; formulace vize 10/2007, návrh strategické mapy 12/2007 Metodické a organizační zajištění: vedoucí týmu, tajemník, externí konzultanti Sestavení strategického týmu (ministr, náměstci ministra, vybraní ředitelé odborů a další pracovníci) Úvodní školení prezentace metody BSC Formulace strategické vize Popis perspektiv a strategických témat, výběr měř ěřítek na vrcholové úrovni 20 10

11 5. BSC: strategická mapa - návrh VIZE MMR : Prosperita obcí a regionů je prosperitou naší země Uznávané, účelně a efektivně fungující ministerstvo, které koordinuje a vytváří podmínky pro udržitelný rozvoj území České republiky v rámci Evropy. Uznávaný partner pro územní samosprávu Rozvoj měst a venkovských oblastí Obnova území po krizových situacích Fungující trh s bydlením PRIORITY Koordinace politiky soudržnosti a podpory EU Posilování evropské územní spolupráce Konkurenceschopný cestovní ruch ZÁJMY A POTŘEBY ZÁKAZNÍKA / OBČANA Účinná komunikace s partnery a zákazníky Průhledná a přívětivá administrativa Účinný a srozumitelný právní rámec Účelné a hospodárné vynakládání finančních podpor Plnění nelegislativní činnosti Státní rozpočet Evropské zdroje FINANCE INTERNÍ PROCESY Programování Tvorba koncepcí a legislativy Výkon státní správy Vnitřní správa Rozpočtový proces UČENÍ SE A RŮST Znalosti a dovednosti a zavádění nových metod a technologií Podpora myšlení v Partnerství souvislostech Motivační nástroje Identifikace s ministerstvem Kvalitní vnitřní komunikace BSC: další postup 2008 Školení pracovníků a prezentace strategického modelu Kaskádování Top level BSC na úroveň sekcí Příprava a realizace komunikační strategie Kaskádování BSC na úroveň odborů 22 11

12 6. Shrnutí a závěr Propojení výstupů CAF a BSC tvorba strategie (strategická témata, priority) Návaznost měř ěřítek výkonnosti C&R na měř ěřítka BSC Propojení AP CAF a systému řízení rizik Propojení AP CAF a kaskádování BSC na optimalizaci systému C&R

13 Děkujeme za pozornost Kontakty: Ing. Milan Půček, MBA, PhD. Ing. Marcela Roche Ing. Igor Hartmann