Zásady řízení příspěvkových organizací zřízených městem Šumperkem (dále jen Zásady ) Datum vydání: Datum nabytí účinnosti:

Transkript

1 Naše čj.: MUSP 51976/2014 Naše sp. zn.: /2013 IAK/JAKO *MUSPX01DBOFK* Název směrnice: Zásady řízení příspěvkových organizací zřízených městem Šumperkem (dále jen Zásady ) Datum vydání: Datum nabytí účinnosti: Zpracoval: Účel směrnice: Ing. Helena Miterková vedoucí odb. školství, kultury a vnějších vztahů Bc. Zdeňka Brijarová vedoucí odd. školství odb. školství, kultury a vnějších vztahů Bc. Jana Nedělníková referentka odd. školství odb. školství, kultury a vnějších vztahů Rozsah směrnice (komu je směrnice určena): Cíle a způsob hodnocení pro následné měření/řízení výkonnosti procesu: Vymezení rizik a možností pro jejich ošetření: Vydává: Rada města Šumperk usn. č. 4360/13 ze dne Vlastník: Typ směrnice (řád interní externí): externí Ing. Helena Miterková vedoucí odb. školství, kultury a vnějších vztahů Tyto Zásady upravují základní vztahy orgánů města Šumperka k řízení příspěvkových organizací, jejichž zřizovatelem je město Šumperk a v souladu s platnou právní úpravou stanovují pravidla pro postup těchto organizací v oblasti pracovněprávní, organizační a oblastí odměňování, jakož i pravidla pro hospodaření organizací, zadávání a vyhodnocování veřejných zakázek, kontrolu a financování reprodukce dlouhodobého majetku. Ředitelé PO, jejichž zřizovatelem je město Šumperk, odbory Městského úřadu Šumperk odbor ŠKV, odbor FAP, odbor MJP, obor RÚI; interní audit a kontrola. Stanovení pravidel pro postup PO v oblasti pracovněprávní, organizační a oblastí odměňování, jakož i pravidla pro hospodaření organizací, zadávání a vyhodnocování veřejných zakázek, kontrolu a financování reprodukce dlouhodobého majetku. Nedodržování a nesprávná aplikace platné legislativy. Součinnost jednotlivých odborů MěÚ s PO. Součinnost PO s jednotlivými odbory MěÚ Nepřesnost a nejednotnost stanovených pravidel, nedostatečná metodika, neexistence pravidel. Dodržování zákonných a smluvních ujednání. Porušení rozpočtové kázně. 1 17

2 Obsah: Základní Část první obecná ustanovení 1. Úvodní ustanovení Část druhá pracovně právní oblast, oblast odměňování, organizační záležitosti 2. Obsazování míst ředitelů PO 3. Odvolání a vzdání se funkce ředitele PO 4. Platové náležitosti, odměny 5. Povinnosti ředitele PO Část třetí oblast ekonomického řízení 6. Rozpočtový proces 7. Závazné ukazatele 8. Změny rozpočtu 9. Finanční hospodaření PO 10. Hospodaření s prostředky peněžních fondů 11. Hospodaření s majetkem 12. Odpisování majetku 13. Pojištění majetku 14. investiční činnost 15. Zadávání veřejných zakázek 16. Finanční vypořádání dotací a příspěvků 17. Porušení rozpočtové kázně 18. Doplňková činnost 19. Inventarizace majetku 20. Dary 21. Účetní výkazy 22. Rozbory hospodaření 23. Výroční zpráva o činnosti PO 24. Vnitřní kontrolní systém 25. Veřejnosprávní kontrola 26. Vnitřní předpisy 27. Změny a zrušení PO Část čtvrtá 28. Společná a závěrečná ustanovení Přílohy: č. 1 Žádost PO o převod části rezervního fondu a žádost o použití investičního fondu č. 2 Řešení pohledávek č. 3 Doporučené vnitřní předpisy č. 4 Vzor odpisový plán PO příspěvková organizace zřízené městem Šumperkem (MŠ, ZŠ, SVČ a ZpDVPP, kino, knihovna) 2 17

3 pojmy/ seznam zkratek: 002 ZŠ základní škola MŠ mateřská škola SVČ středisko volného času ZM Zastupitelstvo města Šumperka RM Rada města Šumperka MěÚ Městský úřad Šumperk odbor ŠKV odbor školství, kultury a vnějších vztahů MěÚ odbor MJP odbor majetkoprávní MěÚ odbor FAP odbor finanční a plánovací MěÚ odbor RÚI odbor strategického rozvoje, územního plánování a investic MěÚ VZ veřejná zakázka VZMR veřejná zakázka malého rozsahu Podmínky Podmínky pro stanovení příplatku za vedení, k poskytování osobního a zvláštního příplatku ředitelům mateřských a základních škol, střediska volného času, městské knihovny a kina, zřizovaných městem Šumperkem zákon o rozpočtových pravidlech zákon č. 250/2001 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů zákon o obcích zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů zákon o účetnictví zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů ČÚS české účetní standardy ZFK zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů Přebytečný majetek - hmotný (s výjimkou nemovitostí) a nehmotný majetek, který PO trvale nepotřebuje k plnění svých úkolů. Neupotřebitelný majetek - hmotný (s výjimkou nemovitostí) a nehmotný majetek, který pro své opotřebení nebo poškození, zastarání vlastností nebo pro nákladnost provozu a nehospodárnost nemůže již sloužit svému účelu. Historie dokumentu: Změna nabývá Změna Ze dne: Popis změny: účinnosti dne: na straně: Verze dokumentu: první verze dokumentu 8 Čl doplnění bodu 3 uvedeno, kdy se souhlas s čerpáním investičního fondu nevyžaduje 9 Čl upraven bod 2.2 Hospodaření s movitým majetkem, písmeno c), druhá odrážka zbavení povinnosti přednostní nabídky neupotřebitelného majetku zřizovateli 11 Čl investiční činnost vypuštěna poslední věta usn. RM č. 4962/ Čl změna názvu, přečíslování doplněno zadávání veřejných zakázek podlimitních a nadlimitních (bod 2) a oproti původnímu znění byly navýšeny limity jednotlivých zakázek, hodnoty uvedeny bez DPH (původně s DPH) a doplněna u zakázek ve finančním objemu nad Kč bez DPH do limitu stanoveného zákonem výjimka 3 17

4 ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Město Šumperk k plnění svých úkolů, zejména k hospodárnému využívání svého majetku a k zabezpečení veřejně prospěšných činností, ve své pravomoci zřizuje PO jako právnické osoby, které zpravidla ve své činnosti nevytvářejí zisk. Tyto organizace mají postavení samostatných právnických osob se všemi právy a závazky, které z tohoto postavení vyplývají, pravomocemi, působností i odpovědností danou obecně závaznými předpisy a zřizovacími listinami. 2. ZM rozhoduje o rozdělení, sloučení, splynutí nebo zrušení PO. 3. PO samostatně hospodaří s peněžními prostředky a s majetkem v souladu s ustanoveními zákona o rozpočtových pravidlech, zřizovací listinou a Zásadami. 4. ZM zřizuje PO v souladu s ustanovením 84 odst. 2 písm. d) zákona o obcích a schvaluje jejich zřizovací listiny. Návrhy na vydání, změny nebo úpravy zřizovacích listin zpracovává odbor ŠKV, do jehož působnosti PO patří, a tento odbor je předkládá k odsouhlasení RM a ke schválení ZM. 5. PO, pokud tak obecně závazný právní předpis stanoví, se zapisují do obchodního rejstříku u příslušného krajského soudu. Návrh na zahájení řízení o zápis nebo výmaz organizace z obchodního rejstříku připravuje a podává za zřizovatele odbor ŠKV ve spolupráci s ředitelem PO. Návrh na zahájení řízení o změnu zápisu PO v obchodním rejstříku stejně jako i další úkony ve věci připravuje a podává ředitel PO. Školské organizace se zapisují do rejstříku škol a školských zařízení. Zápis do rejstříku škol a školských zařízení zajišťuje odbor ŠKV na návrh ředitele školy nebo školského zařízení. 6. Ostatní zřizovatelské funkce vůči PO vykonává RM v souladu s příslušnými ustanoveními zákona o obcích, v souladu se zákonem o rozpočtových pravidlech, a v souladu s dalšími právními předpisy. Plněním úkolů ve vybraných oblastech pověřuje RM vedoucího příslušného odvětvového odboru. Veškeré materiály předkládané do RM, které se týkají PO, jsou předkládány prostřednictvím vedoucího příslušného odboru. 7. Za dodržování obecně závazných předpisů, vztahů ke zřizovateli a chod organizací odpovídají RM ředitelé PO. 8. PO metodicky vede a v souladu s těmito Zásadami řídí prostřednictvím oddělení školství odboru ŠKV vedoucí odboru ŠKV. ČÁST DRUHÁ PRACOVNĚ PRÁVNÍ OBLAST, OBLAST ODMĚŇOVÁNÍ, ORGANIZAČNÍ ZÁLEŽITOSTI Čl. 2 Obsazování míst ředitelů PO 1. Místa ředitelů PO jsou obsazována na základě konkurzního řízení u ředitelů škol a školského zařízení a výběrového řízení u ředitelů kina a knihovny vyhlašovaného zřizovatelem. Vhodnost uchazeče posuzuje komise, jejíž členy jmenuje RM. 2. Každý z uchazečů o místo ředitele PO může být na základě rozhodnutí RM podroben psychologickému, popř. znalostnímu testu. 4 17

5 3. Komise sestaví z uchazečů, kteří splnili stanovené podmínky, na základě předložených dokladů a řízeného rozhovoru pořadí uchazečů. Výsledné pořadí uchazečů, které má doporučující charakter, je předloženo RM, která rozhodne o jmenování. 4. Pokud speciální obecně závazné právní předpisy upravují postup při obsazování míst ředitelů PO, postupuje se podle nich. 1. Ředitel PO může být v souladu s platnou legislativou z funkce odvolán. Čl. 3 Odvolání a vzdání se funkce ředitele PO 2. V případě, že se ředitel PO vzdá výkonu funkce, připraví odbor ŠKV materiál s návrhem, aby RM vzala vzdání se funkce na vědomí. V takovém případě již RM ředitele PO neodvolává. Čl. 4 Platové náležitosti, odměny 1. Ředitel PO, kterému je odměna za práci poskytována formou platu, je zařazován do platové třídy podle nejnáročnějších prací, jejichž výkon řídí, nebo které sám vykonává. 2. Výše příplatku za vedení, osobního příplatku a zvláštního příplatku ředitele je stanovována v souladu s Podmínkami schválenými RM. Výši uvedených příplatků stanovuje RM na základě návrhu odboru ŠKV. 3. Řediteli lze v souladu s platnými právními předpisy přiznat mimořádnou odměnu. 4. Návrhy ve věci nárokových složek platu, osobního nebo zvláštního příplatku a mimořádných odměn ředitele organizace předkládá RM odbor ŠKV. Zvýšení platových tarifů v závislosti na délce praxe (postup do vyššího platového stupně) schvaluje RM na návrh odboru ŠKV. Čl. 5 Povinnosti ředitele organizace 1. Ředitel PO plní úkoly vyplývající z funkce statutárního orgánu PO, ze zřizovací listiny, z těchto Zásad, z úkolů uložených orgány města Šumperka a Podmínek. Ředitel školy a školského zařízení je dále povinen plnit povinnosti stanovené pracovním řádem pro zaměstnance škol a školských zařízení. Ředitel PO dále informuje vedoucího odboru ŠKV prostřednictvím elektronické pošty ( ) o: a) jmenování svého zástupce nebo změnu zástupce nejpozději do tří pracovních dnů od jeho jmenování, b) své předem známé nepřítomnosti na pracovišti, která přesahuje dobu tří pracovních dnů, včetně důvodu nepřítomnosti (dovolená, školení, tuzemská pracovní cesta, apod.) a uvedení jména svého zástupce, pokud jej nezastupuje jím určený stálý zástupce, c) účasti na zahraniční pracovní cestě (i kratší než tři pracovní dny), d) pracovní neschopnosti bezprostředně po jejím začátku, e) vyhlášení volných dnů, dnů provozního volna v souladu s platnou legislativou, f) zajištění nezbytného prázdninového provozu mateřské školy a školní družiny, g) závažných mimořádných událostech v organizaci (závažné úrazy, epidemiologická opatření, havárie, technické nebo technologické závady, velké škody na majetku apod.) do tří pracovních dnů od jejich vzniku, 5 17

6 h) všech nahlášených kontrolách (vyjma kontrol zřizovatele) v organizaci do 3 dnů ode dne jejich oznámení organizaci a po dokončení kontroly zašle odboru ŠKV neprodleně kopii protokolu, zprávy či zápisu z provedené kontroly nebo prověrky BOZP. 2. Ředitel dává na vědomí vedoucímu odboru ŠKV výkon své jiné výdělečné činnosti a účast ve statutárních orgánech obchodních společností, a to bez zbytečného odkladu. 3. V případě, že pracovní místo ředitele není dočasně obsazeno nebo ředitel práci přechodně nevykonává, vztahují se povinnosti upravené těmito Zásadami i na osobu zástupce statutárního orgánu. ČÁST TŘETÍ OBLAST EKONOMICKÉHO ŘÍZENÍ Čl. 6 Rozpočtový proces 1. PO sestavují, dle pokynů odboru ŠKV, pro rozpočtový rok návrh rozpočtu na předepsaných formulářích a v daném termínu. Za zpracování návrhu rozpočtu, který vychází z analýzy předchozích let a z aktuálních potřeb pro daný rok odpovídá ředitel. 2. Návrhy rozpočtu předkládá ředitel odboru ŠKV. Za všechny PO odbor ŠKV zpracuje návrh, který předloží odboru finančnímu FAP. Zpracování návrhu rozpočtu probíhá v souladu se schválenými rozpočtovými zásadami a harmonogramem. 3. Po schválení rozpočtu města odbor ŠKV písemně oznámí organizaci výši schváleného neinvestičního, případně investičního příspěvku (závazné ukazatele). Stejným způsobem oznámí odbor ŠKV i změny rozpočtu v rámci rozpočtových opatření během daného účetního období. 4. Vztah mezi rozpočtem města (schváleným i upraveným) a organizacemi představují neinvestiční a investiční příspěvky. 5. Neinvestiční příspěvky tvoří: a) příspěvek na provoz, který představuje příspěvek určený na krytí běžných provozních výdajů jako je spotřeba energií, odpisy, spotřeba materiálu, běžné opravy, případně mzdové náklady a další běžné výdaje. PO je povinna dbát, aby plnila určené úkoly co nejhospodárnějším způsobem. Příspěvek na provoz z rozpočtu města je poskytován PO zpravidla rovnoměrně v průběhu roku do výše schváleného ročního objemu. Příspěvek je poskytován pouze v rámci hlavní činnosti; b) účelový příspěvek z rozpočtu města, který představuje neinvestiční příspěvek určený na konkrétní účel, např. na opravy nemovitého majetku, plavání aj. Účelový příspěvek je poskytován PO zpravidla jednorázově, u větších akcí postupně dle skutečných nákladů. Příspěvek je poskytován pouze v rámci hlavní činnosti. Účelový příspěvek z rozpočtu města je poskytnut PO pod UZ 5 (účelové příspěvky PO) a podléhá finančnímu vypořádání. Způsob a termín vypořádání sdělí odbor ŠKV. 6. Investiční příspěvky představují účelové příspěvky do investičního fondu určené na úhradu konkrétních investičních výdajů. Po schválení výše příspěvku RM nebo ZM, vystaví odbor ŠKV Rozhodnutí o poskytnutí investiční dotace, kde bude uveden způsob a termín vypořádání. 6 17

7 Čl. 7 Závazné ukazatele 1. Závazné ukazatele schvaluje RM a PO je povinna tyto ukazatele dodržet v dané výši a struktuře. Nevyčerpané účelové finanční příspěvky je PO povinna vrátit na účet zřizovatele dle jeho pokynů, nejpozději v rámci ročního finančního vypořádání PO. 2. Není-li jiným zákonným předpisem stanoveno jinak, je závazným ukazatelem: a) příspěvek na provoz organizace, b) účelový investiční příspěvek na jednotlivé investiční akce, c) účelový neinvestiční příspěvek, d) příspěvek na odpisy. 3. Závazné ukazatele u školských PO na přímé náklady na vzdělávání jsou stanovovány v souladu se zvláštními právními předpisy. Čl. 8 Změny rozpočtu 1. Změny rozpočtu lze provádět v souladu s platnou legislativou (zákon o rozpočtových pravidlech). 2. Změna rozpočtu PO může být provedena z podnětu zřizovatele, případně na žádost PO. 3. PO zašle svou žádost na změnu rozpočtu na odbor ŠKV, který ji posoudí z hlediska oprávněnosti a s ohledem na výši disponibilních zdrojů. Oprávněné požadavky na změnu rozpočtu předloží odboru FAP se stanoviskem odboru ŠKV ke schválení RM. Odbor ŠKV sdělí PO, zda byl jejich požadavek akceptován či nikoliv. 4. Změny v rozpočtech PO, které nemají dopad na výši příspěvku, se provádějí interní úpravou rozpočtu PO, přičemž PO je povinna respektovat závazné i ostatní ukazatele stanovené zřizovatelem (např. schválený odpisový plán). Provedené změny rozpočtu eviduje PO dle časové posloupnosti. Po provedení každé změny informuje odbor ŠKV. Čl. 9 Finanční hospodaření organizací 1. Hospodaření PO se řídí platnou legislativou (zákon o rozpočtových pravidlech). 2. V případě, že PO hodlá předložit návrh projektu s finanční podporou Strukturálních fondů Evropské unie nebo jiné projekty (např. projekty spolufinancované z jiných evropských nebo národních dotačních titulů), kde se předpokládá finanční spoluúčast zřizovatele PO, je k předložení projektu třeba předchozího souhlasu zřizovatele. V případě projektů s finanční podporou Strukturálních fondu Evropské unie a jiných projektů, kdy není vyžadována finanční spoluúčast zřizovatele, je ředitel PO povinen tento záměr předem projednat s odborem ŠKV. 3. V případě, že PO obdrží ze státního rozpočtu nebo státních fondů účelovou dotaci přímo, zašle odboru ŠKV fotokopii rozhodnutí o poskytnutí dotace ze státního rozpočtu nebo státních fondů. 4. Pokud PO vytváří ve své doplňkové činnosti zisk, může jej použít jen ve prospěch hlavní činnosti. 7 17

8 5. PO může přenechat nemovitý majetek města Šumperka, který užívá na základě smlouvy o výpůjčce uzavřené s městem Šumperkem, do užívání jinému. Tento vztah bude řešen v souladu se sjednanými podmínkami ve smlouvě o výpůjčce a s platnými obecně závaznými právními předpisy. Předmětem úhrady bude vždy poměrná část nákladů a služeb s užíváním spojených, např. teplo, energie, vodné, stočné atd. Využívání nemovitostí PO má přednost před užíváním nemovitostí jinou třetí osobou. 6. PO se v případě úvěrů, půjček, ručení a finančních výpomocí řídí platnou legislativou, ustanoveními uvedenými ve své zřizovací listině a ustanoveními těchto Zásad. 7. PO je oprávněna uzavírat smlouvy o půjčce nebo o úvěru jen po předchozím souhlasu zřizovatele. Tento souhlas se nevyžaduje v případě půjček zaměstnancům z fondu kulturních a sociálních potřeb. O souhlas zřizovatele požádá organizace prostřednictvím odboru ŠKV. Čl. 10 Hospodaření s prostředky peněžních fondů 1. PO vytváří a používá v souladu s platnou legislativou (zákon o rozpočtových pravidlech) rezervní fond, investiční fond, fond odměn a fond kulturních a sociálních potřeb. 2. Převod finančních prostředků z rezervního fondu do investičního fondu může PO uskutečnit pouze na základě předchozího souhlasu RM na základě žádosti organizace zaslané odboru ŠKV (viz příloha č. 1). 3. Souhlas s čerpáním investičního fondu vydává RM na základě žádosti PO zaslané odboru ŠKV (viz příloha č. 1). Souhlas se nevyžaduje při čerpání prostředků, které jsou poskytnuty na základě rozhodnutí o poskytnutí účelové investiční dotace nebo na základě smlouvy z jiných zdrojů než od zřizovatele. 4. Při čerpání investičního fondu za účelem nabývání movitých věcí, oprav či údržby nemovitého majetku, vždy když PO vypisuje výběrové řízení, musí postupovat v souladu s platnou legislativou a Zásadami. 5. PO vede evidenci finančních prostředků fondů na bankovních účtech analyticky odděleně. Peněžní fondy může zapojit do výnosů jen v případě peněžního krytí. V případě, že investiční fond není finančně krytý, postupuje PO v souladu s platnou legislativou. 6. Použití fondů v rozporu se zákonem o rozpočtových pravidlech je považováno za porušení rozpočtové kázně. Čl. 11 Hospodaření s majetkem 1. Hospodaření PO s majetkem se řídí zákonem o rozpočtových pravidlech a ustanoveními uvedenými ve zřizovací listině. 2. Majetkem se pro účely těchto Zásad rozumí nemovitý a movitý majetek a oběžná aktiva Hospodaření s nemovitým majetkem a) PO hospodaří s nemovitým majetkem na základě smlouvy o nájmu nebo výpůjčce. Zřizovatel může určit i jiný způsob užívání nemovitého majetku. b) Provádění oprav, úprav nebo technického zhodnocení podléhá udělení předchozího souhlasu následovně (limitem je výše stanovená smlouvou o výpůjčce nebo smlouva o nájmu): 8 17

9 Žádosti o opravy nebo technické zhodnocení nemovitostí ve vlastnictví města Šumperka koordinuje odbor ŠKV (založení a vedení spisu, rozesílání podkladů dotčeným odborům, sběr podkladů z dotčených odborů atd.). Udělování souhlasů k provádění oprav a stavebních úprav (technického zhodnocení) je v kompetenci odboru RÚI a udělování souhlasů k provádění oprav (mimo technické zhodnocení) v kompetenci odboru MJP. O udělení nebo neudělení souhlasu informuje odbor ŠKV PO písemně. c) PO informuje odbor ŠKV o nemovitém majetku, který má PO v nájmu či výpůjčce a který je pro její činnost nepotřebný, nebo je dlouhodobě nevyužívaný. d) Pohyby v evidenci nemovitého majetku a účetní evidenci realizuje PO na základě pokynů odboru ŠKV. e) PO neprodleně informuje zřizovatele prostřednictvím odboru ŠKV o veškerých změnách v evidenci nemovitého majetku v důsledku vlastní investiční činnosti Hospodaření s movitým majetkem a) PO pořizují movitý majetek do svého vlastnictví, a to v souladu se zákonem o rozpočtových pravidlech, při respektování majetkových práv a povinností stanovených PO zřizovací listinou a ustanoveními těchto Zásad. b) Při pořizování movitého majetku podléhajícího dle zřizovací listiny souhlasu zřizovatele doloží PO ke smlouvě nebo účetnímu dokladu usnesení RM o uděleném souhlasu s pořízením movitého majetku. c) Vyřazován může být přebytečný a neupotřebitelný majetek, a to při respektování majetkových práv, povinností stanovených PO zřizovací listinou a 9 17 těmito Zásadami. V případě přebytečného majetku nabídne PO majetek přednostně zřizovateli a dalším PO zřizovatele. Nemá-li zřizovatel ani ostatní PO zřizovatele o daný majetek zájem, je možno realizovat úplatný převod přebytečného majetku na jinou právnickou nebo fyzickou osobu. Je-li předpoklad realizace úplatného převodu přebytečného majetku na jinou právnickou nebo fyzickou osobu, zabezpečí ředitel PO zjištění ceny obvyklé. V případě neupotřebitelného majetku, který pro své opotřebení nebo poškození, zastarání vlastností nebo pro nákladnost provozu a nehospodárnost nemůže již sloužit svému účelu, postupuje PO v souladu se svými vnitřními předpisy a s platnou legislativou. PO je povinna postupovat při vyřazování majetku tak, aby prokázala efektivnost a transparentnost zvoleného postupu. d) Povinností PO je chránit a zabezpečit majetek před poškozením, zničením, ztrátou a zcizením nebo zneužitím nebo před neoprávněnými zásahy Hospodaření s oběžnými aktivy (zásoby, finanční majetek, pohledávky) PO je oprávněna nakládat s oběžnými aktivy, je povinna je evidovat v účetnictví a řádně je spravovat PO je ze zákona povinna sledovat pohledávky a zabezpečit, aby nedošlo k promlčení nebo zániku práv z těchto pohledávek vyplývajících. PO je povinna včas uplatňovat právo na náhradu škody a právo na vydání bezdůvodného obohacení. a) Oblast pohledávek si PO zpracuje ve vnitřním předpise, který musí zejména obsahovat: obsahové vymezení pohledávek, vznik pohledávky, jejich včasné zachycení, způsob zajištění pohledávek, dokumentaci k pohledávkám, evidenci pohledávek vč. podrozvahové evidence, účtování o pohledávkách (v souladu se zákonem o účetnictví, vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, ČÚS), opravné položky k pohledávkám (v souladu se zákonem o účetnictví, vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, ČÚS č. 706), proces vymáhání pohledávek,

10 vyřazení a zánik pohledávky (vč. vymezení, co je považováno za nedobytnou pohledávku, pravidla pro vyřazení pohledávek, které se evidují v podrozvahové evidenci, jakým způsobem pohledávka zaniká). b) Upustit od vymáhání pohledávky ve výši do 3.000,- Kč od jednoho dlužníka může organizace po náležitě zdokumentovaném postupu upomínek vůči fyzickým či právnickým osobám. c) Pokud nastane situace, že PO vede v účetnictví pohledávku ve výši nad 3.000,- Kč od jednoho dlužníka, jejíž vymáhání se jeví jako neúspěšné, nebo by náklady spojené s vymáháním převýšily pohledávku samotnou, může u zřizovatele prostřednictvím odboru ŠKV podat návrh na vzdání se práva a prominutí pohledávky, k němuž připojí úplný spis obsahující kopie listin k pohledávce, ze kterého budou patrné náležitosti, uvedené v příloze č. 2. d) Upustit od vymáhání pohledávky ve výši nad 3.000,- Kč může PO pouze s předchozím písemným souhlasem zřizovatele, tedy na základě usnesení RM. e) Odbor ŠKV zpracuje a předloží návrh na vzdání se práva a prominutí pohledávky pro jednání RM a o rozhodnutí RM informuje PO Výnosy z fyzické likvidace a z prodeje oběžných aktiv jsou příjmem PO. 1. PO odpisují majetek v souladu s platnou legislativou. Čl. 12 Odpisování majetku 2. Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek odpisuje PO prostřednictvím účetních odpisů z pořizovací ceny. Majetek, včetně jeho technického zhodnocení, se odpisuje v průběhu jeho používání na základě odpisového plánu. 3. PO zpracovávají každoročně odpisový plán účetních odpisů, který obsahuje zejména tyto údaje: a) inventární číslo, b) název majetku, c) měsíc a rok pořízení, d) odpisová skupina, e) doba odpisování, f) roční odpisová sazba, g) pořizovací cenu, h) výši účetních odpisů (s rozdělením na hlavní a doplňkovou činnost), i) výši oprávek a zůstatkovou cenu. Vzor odpisového plánu je zpracován v příloze č. 4. Jako odpisový plán může PO použít softwarový výstup, pokud obsahuje všechny výše uvedené údaje. 4. Odpisový plán předkládá PO odboru ŠKV v určeném termínu. Odbor ŠKV zpracuje za všechny PO odpisové plány, které předloží RM ke schválení. 5. V případě pořízení majetku, který podléhá odpisování, je PO povinna neprodleně zaslat žádost o schválení dodatku k odpisovému plánu na daný kalendářní rok odboru ŠKV, který zpracuje materiál a předloží jej ke schválení na nejbližším jednání RM

11 11 17 Čl. 13 Pojištění majetku 1. Město má uzavřené smlouvy o pojištění nemovitého a movitého majetku ve vlastnictví města. Na základě této smlouvy je pojištěn majetek, který má PO v nájmu či výpůjčce. Pojištění majetku ve vlastnictví PO si zajišťuje PO sama. 2. Nastane-li pojistná událost na nemovitém majetku, který má PO v nájmu či výpůjčce, je povinna neprodleně po zjištění škodní události škodu řádně prověřit, sepsat hlášení o škodě a toto předat na odbor MJP. Náhrada škody (pojistné plnění) pojišťovny je příjmem města, které bude škodní událost dále řešit samostatně. Pojištěný samostatně společně s makléřskou společností rozhoduje o uplatňování škod a jejich náhradách, které přísluší pojištěnému jako majiteli nemovitostí. V případě vzniku škodní události s nutností odstranění jejích následků zajistí PO prostřednictvím oddělení správy majetku odboru MJP či odboru RÚI opravu, přitom faktury za provedené práce musí znít na město Šumperk a musí být předány na odbor MJP. V případě pojistné události na movitém majetku ve vlastnictví města se postupuje obdobně, jak je v tomto odstavci uvedeno výše. Čl. 14 Investiční činnost V souladu s příslušnými ustanoveními zřizovací listiny v platném znění, může PO provádět stavební investiční činnost pouze s předchozím písemným souhlasem svého zřizovatele. Souhlas vydává RM na základě žádosti PO, kterou zasílá odboru ŠKV. Čl. 15 Zadávání veřejných zakázek Veřejné zakázky se podle výše jejich předpokládané hodnoty dělí na nadlimitní veřejné zakázky, podlimitní veřejné zakázky a veřejné zakázky malého rozsahu. 1. Zadávání VZMR 1.1. VZMR musí být zadána nediskriminačním a transparentním způsobem a dle zásad rovného zacházení za cenu obvyklou v místě plnění při dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti využití finančních prostředků Při zadávání VZMR se postupuje: Zakázky do finančního objemu do Kč bez DPH O zadání těchto zakázek rozhodne ředitel PO na základě předchozích zkušeností a znalostí cen v místě obvyklých Zakázky do finančního objemu nad do Kč bez DPH U těchto zakázek je ředitel PO zajišťující zadání zakázky povinen si vyžádat písemné nabídky nejméně od dvou, obvykle od tří zájemců. O výběru těchto zakázek rozhodne ředitel PO na základě předchozích zkušeností a znalostí cen v místě obvyklých Zakázky ve finančním objemu nad do Kč bez DPH U těchto zakázek je PO zajišťující zadání zakázky povinna si vyžádat jednoduchou výzvou písemné nabídky od tří zájemců. Výzvu podepíše ředitel PO. Výzvy lze zasílat rovněž elektronicky. a) Jednoduchá výzva musí obsahovat: předmět zakázky lhůtu plnění zakázky,

12 12 17 zadávací podmínky a způsob hodnocení nabídek, stanovení obsahu a formy zpracování nabídky, termíny a způsoby podání nabídky. b) Pro otevírání obálek a výběr nabídek sestaví ředitel PO minimálně tříčlennou komisi, která vybere nejvhodnější nabídku, o čemž pořídí jednoduchý zápis s podpisy všech členů komise. c) Hodnocení nabídek je prováděno vždy podle kritérií vyhlášených ve výzvě. d) Na základě hodnocení komise ředitel PO podepíše rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky a vybraný uchazeč bude vyzván k sepsání smlouvy. Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky bude písemně oznámeno všem uchazečům, kteří podali nabídku. e) Pokud nabídka některého z uchazečů nebude obsahovat povinné náležitosti, nebude dále hodnocena. Tato skutečnost musí být uchazeči oznámena Zakázky ve finančním objemu nad Kč bez DPH do limitu stanoveného zákonem Tyto zakázky je PO výjimečně oprávněna zadávat, a to po projednání a odsouhlasení příslušným odvětvovým odborem města Šumperka s výjimkou zadávání veřejných zakázek na dodávku potravin, čisticích prostředků a kancelářských potřeb, vč. tonerů a náplní do kopírovacích strojů a tiskáren, kdy bude PO postupovat dle 13 odst. 8 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. S ohledem na charakter tohoto zboží, jehož cena je v čase proměnlivá a jež je příspěvkovou organizací opakovaně pořizováno, není příspěvková organizace při stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na dodávku zboží, které hodlá pořídit v průběhu jednoho účetního období, povinna sčítat hodnotu jednotlivých dodávek. Výjimka pro příspěvkové organizace při nákupu tohoto zboží dle 13 odst. 8 ZVZ neplatí, jestliže: hodnota celkové dodávky v účetním období u jednoho druhu zboží přesáhne hodnotu ,- Kč bez DPH, nebo příspěvková organizace nakoupí veškeré jednotlivé druhy zboží pouze u jediného dodavatele, který se nestal vítězným uchazečem na základě zadávacího řízení. Ředitel PO: a) zpracuje dokumentaci, která bude obsahovat: kvalifikovaný odhad výše budoucího peněžního závazku a jeho finanční krytí, návrh okruhu nejméně 3 zájemců o plnění veřejné zakázky, kritéria hodnocení nabídek, termín realizace veřejné zakázky, lhůtu pro podání nabídek, příp. další podmínky zadání, ustanovení 5 - členné komise (včetně náhradníků), b) zpracuje zadávací podmínky, c) zajistí vypsání VZMR, d) zajistí provedení vyhodnocení předložených nabídek jmenovanou komisí, včetně písemného zápisu z jednání komise pro posouzení a hodnocení předložených nabídek, e) vybere na základě návrhu komise nejvhodnější nabídku, f) oznámí výběr nejvhodnější nabídky uchazečům, kteří předložili své nabídky, g) zajistí uzavření smlouvy s vybraným uchazečem,

13 13 17 h) zveřejní výsledek VZMR na profilu zadavatele, i) zodpovídá za realizaci veřejné zakázky v souladu s uzavřenou smlouvou, j) zajistí archivaci písemností po dobu 10 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení řízení (pokud jiná doba archivace nevyplývá z jiných předpisů) Dokumentace k VZMR: Pro účely osvědčení správnosti postupu PO při přidělení VZMR se vymezují základní dokumenty pro doložení transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení: a) informace o cenovém průzkumu, ceníky či jiné doklady, ze kterých bude vyplývat předpokládaná hodnota VZMR, b) text výzvy požadovanému počtu dodavatelů k podání nabídky, c) zadávací podmínky (dokumentace), tj. dokumenty vymezující předmět VZMR a podmínky plnění, pokud je zpracována, d) nabídky podané dodavateli na základě poptávky nebo výzvy zadavatele. e) záznam o otevírání obálek, pokud se zpracovává, f) zpráva (záznam) o posouzení a hodnocení podaných nabídek, g) rozhodnutí ředitele PO o výběru nejvhodnější nabídky se stručným zdůvodněním, h) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem vč. všech případných dodatků (případně objednávka), i) další listiny, pokud jsou u VZMR zpracovány a vyhotoveny Při uchovávání a archivaci dokumentů uvedených v odst. 3 je PO povinna řídit se a postupovat v souladu s platným spisovým a skartačním řádem PO. 2. Zadávání podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek při zadávání postupuje PO plně v souladu se zákonem o veřejných zakázkách. Čl. 16 Porušení rozpočtové kázně 1. Zřizovatel uloží PO v souladu se zákonem o rozpočtových pravidlech za porušení rozpočtové kázně odvod do svého rozpočtu, přičemž může dle uvedeného zákona uložený odvod snížit nebo prominout. 2. O odvodu za porušení rozpočtové kázně rozhoduje RM. 1. Okruhy doplňkové činnosti PO jsou stanoveny zřizovací listinou. Čl. 17 Doplňková činnost 2. Navazují na hlavní účel PO tak, aby mohla lépe využívat své hospodářské možnosti a odbornost zaměstnanců. Tato činnost však nesmí narušovat plnění hlavního účelu organizace. 3. V případě realizace doplňkové činnosti PO zabezpečí: a) oddělené sledování doplňkové činnosti v účetnictví od běžného hospodaření, b) zpracování, evidenci a aktualizaci kalkulací cen výrobků a služeb poskytovaných v doplňkové činnosti,

14 c) svěřený majetek nebo majetek, který má PO v nájmu nebo ve výpůjčce a je využívaný v doplňkové činnosti bude vymezen způsobem, který umožní stanovení přiměřené výše nákladů ve vztahu k výnosům z doplňkové činnosti. 4. PO je povinna vytvářet ve své doplňkové činnosti zisk, který může použít jen ve prospěch své hlavní činnosti. 5. Případnou ztrátu z doplňkové činnosti musí PO zdůvodnit v ročním rozboru hospodaření a navrhnout řešení k odstranění této ztráty. RM a následně ZM při schvalování závěrečného účtu schválí postup řešení. Čl. 18 Inventarizace majetku 1. PO provádí inventarizaci majetku, pohledávek, závazků a ostatních aktiv a pasiv dle platné legislativy. 2. PO předloží v termínu stanovaném odborem ŠKV pouze inventurní sumáře jednotlivých účtů podléhajících řádné inventarizaci. Čl. 19 Dary 1. PO se při přijímání a poskytování darů řídí platnou legislativou a ustanoveními těchto Zásad. 2. PO může přijímat dary v peněžní i věcné podobě (vyjma nemovitostí), a to po předchozím souhlasu zřizovatele. PO požádá zřizovatele o souhlas s přijetím daru písemnou formou, v níž stručně uvede, o jaký dar se jedná, jeho výši a identifikaci dárce. Předběžný souhlas se nevyžaduje u přijetí peněžitého daru účelově neurčeného, neboť je poskytnut předběžný souhlas RM pro více právních úkonů (viz usnesení RM č. 4889/10 ze dne ). Bez předchozího souhlasu je příslušný právní krok neplatný. 3. Darovací smlouva je uzavírána mezi dárcem a PO zastoupenou jejím statutárním orgánem. 4. Finanční dary se stávají vždy příjmem PO do fondu rezervního nebo do fondu investičního, jsou-li určené nebo použitelné k investičním účelům. 5. Na základě zákona o rozpočtových pravidlech PO není oprávněna poskytovat dary jiným subjektům, s výjimkou obvyklých peněžitých nebo věcných darů svým zaměstnancům a jiným osobám ze svého fondu kulturních a sociálních potřeb. 1. PO zpracovávají účetní výkazy v souladu s platnou legislativou. 2. Účetní výkazy předkládají PO odboru ŠKV. Čl. 20 Účetní výkazy 3. Termíny a konkrétní postup při předkládání výkazů účetní závěrky PO budou vždy určeny odborem ŠKV. Čl

15 Rozbory hospodaření 1. PO zpracovává a předkládá každoročně rozbory hospodaření, které se považují za zprávu o hospodaření podle zřizovací listiny. Cílem rozborů hospodaření je zejména podat informace potřebné ke zpracování závěrečného účtu města a uvést skutečnosti k posouzení stavu a vývoje hospodaření organizace v daném roce. 2. Rozbory hospodaření jsou předkládány v písemné a elektronické podobě podle pokynů odboru ŠKV. Termín pro předložení je PO předem písemně oznámen odborem ŠKV. 3. Rozbory hospodaření musí obsahovat zejména informace o následujících skutečnostech: a) výsledek hospodaření, náklady, výnosy v hlavní činnosti, b) výsledek hospodaření, náklady, výnosy v doplňkové činnosti, c) návrh na rozdělení zlepšeného výsledku hospodaření, d) použití účelových prostředků, e) peněžní fondy a jejich krytí, f) analýza skutečností, které výrazně ovlivnily hospodaření v daném roce, g) informace o pojistných událostech. 4. Údaje uvedené v rozborech hospodaření musí souhlasit s údaji uvedenými v účetní závěrce, finančním vypořádání příspěvků a dotací a příslušných statistických výkazech. Čl. 22 Výroční zpráva o činnosti organizace 1. PO zpracuje v souladu s platnou legislativou (ZŠ) a zřizovací listinou (MŠ, SVČ, kino a knihovna) výroční zprávu o činnosti PO. 2. Výroční zprávu o činnosti zpracovává PO (MŠ, ZŠ a SVČ) za období předcházejícího školního roku. Obsah a zpracování výroční zprávy o činnosti školy je stanoven vyhláškou č. 15/2005 Sb., kterou se stanoví náležitosti dlouhodobých záměrů a výročních zpráv, ve znění pozdějších předpisů Ředitel ZŠ ji předkládá v termínu do školské radě ke schválení. Po schválení školskou radou zasílá ředitel ZŠ výroční zprávu do 14 dnů odboru ŠKV Ostatní PO (MŠ a SVČ) zasílají zpracovanou výroční zprávu za předcházející školní rok v termínu do odboru ŠKV. 3. Kino a knihovna zpracovávají výroční zprávu za kalendářní rok a předkládají ji odboru ŠKV nejpozději do následujícího roku. Čl. 23 Vnitřní kontrolní systém 1. Ředitel PO je povinen v organizaci zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém v souladu se ZFK, který: a) vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, b) je způsobilý včas zajišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů organizace, 15 17

16 c) zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. 2. Vnitřní kontrolní systém je tvořen systémem řídící kontroly a působností útvaru interního auditu tam, kde je zřízen. PO nemají zřízenou funkci interního auditu. Nahrazuje ji výkon veřejnosprávní kontroly, prováděné městem Šumperkem, a to v souladu se ZFK. 3. Konkrétní činnosti a postupy související s vnitřním kontrolním systémem upraví PO ve svých vnitřních směrnicích. 4. Prověřování přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému u PO provádí zaměstnanci města. Čl. 24 Veřejnosprávní kontrola 1. Město Šumperk provádí u jím zřizovaných PO kontrolu hospodaření s veřejnými prostředky ve smyslu ZFK. 2. Kontrolu provádějí zaměstnanci města písemně pověření starostou města k provedení dané kontroly a při výkonu veřejnosprávní kontroly se řídí příslušnými ustanoveními ZFK. 3. O kontrolním zjištění se pořizuje protokol, který obsahuje zejména popis zjištěných skutečností s uvedením nedostatků a označením ustanovení právních předpisů, které byly porušeny. Ředitel PO je seznámen s obsahem protokolu a po jeho podepsání obdrží stejnopis protokolu. 4. Proti obsahu protokolu může PO podat písemné a zdůvodněné námitky do 5 dnů (nestanoví-li kontrolní pracovník lhůtu delší) ode dne seznámení se s obsahem protokolu a jeho podpisu. O námitkách může rozhodnout kontrolní pracovník, pokud jim v plném rozsahu vyhoví, jinak rozhoduje starosta města. Proti rozhodnutí o námitkách není opravný prostředek přípustný. 5. PO je povinna přijmout neprodleně opatření k odstranění zjištěných nedostatků a podat o tom ve stanovené lhůtě písemnou zprávu. 6. Výsledky veřejnosprávních kontrol jsou souhrnně za všechny PO uváděny v roční zprávě vyhotovené dle ZFK a překládané starostovi města. Čl. 25 Vnitřní předpisy 1. PO vydá takové vnitřní předpisy, které jsou z hlediska jejich potřeb účelné nebo to vyžaduje určitý právní předpis. 2. Vnitřní předpisy musí být pravidelně aktualizovány. V případě, že je ve vnitřním předpise stanoven okruh osob, kterých se tento předpis týká, je třeba zajistit jejich prokazatelné seznámení s daným předpisem. Pokud není okruh osob vymezen, musí s nimi být prokazatelně seznámeni všichni zaměstnanci PO. 3. Zřizovatel doporučuje organizacím zpracovat vnitřní předpisy k oblastem uvedeným v příloze č. 3. Čl. 26 Změny a zrušení PO Postup při provádění změn a zrušení PO je prováděn v souladu s platnou legislativou

17 ČÁST ČTVRTÁ Čl. 27 Společná a závěrečná ustanovení 1. Činnost a vztahy PO, které neupravují tyto Zásady, se řídí dále zákonem o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, zákonem o rozpočtových pravidlech a dalšími obecně závaznými právními předpisy. 2. Právy a povinnostmi PO vyplývajícími z těchto Zásad nejsou dotčena práva a povinnosti PO, které vyplývají z obecně závazných právních předpisů