Dodatečné informace č. 3 dle ustanovení 49 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon")

Transkript

1 Kontaktní osoba: Martin Čech Tel.: Fax: Dodatečné informace č. 3 dle ustanovení 49 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon") Název veřejné zakázky Rámcová smlouva na poskytování bankovních a souvisejících administrativních činností při poskytování dotací z programu Zelená úsporám Identifikační údaje zadavatele Organizace: Státní fond životního prostředí České republiky IČ: Adresa sídla: Kaplanova 1931/1, Praha 11 Chodov, PSČ: Korespondenční adresa: Olbrachtova 2006/9, Praha 4, PSČ: Osoba oprávněná za zadavatele jednat: Petr Štěpánek, ředitel Zadavatel veřejné zakázky Rámcová smlouva na poskytování bankovních a souvisejících administrativních činností při poskytování dotací z programu Zelená úsporám poskytuje na základě žádosti jednoho z dodavatelů tyto dodatečné informace: 7. Žádost o dodatečnou informaci: bod 4.5. rámcové smlouvy dle tohoto bodu je banka povinna a oprávněna upozornit zadavatele na to, že jeho pokyny jsou v rozporu se zákonem nebo jinými právními předpisy. Nikde se zde nehovoří o tom, že by povinností Zadavatele bylo podávat pokyny v souladu se zákonem a jinými právními předpisy. Přece není možné přesouvat na banku odpovědnost za to, jestli Zadavatel dává pokyny v souladu se zákonem. Nelze od banky očekávat, že budeme schopni identifikovat, zda je jakýkoliv jejich pokyn v souladu se všemi zákony? To by každý pokyn od Zadavatele museli kontrolovat právníci. Odpověď: Tato povinnost primárně míří na povinnost Bank upozornit Zadavatele na to, že jeho pokyny jsou v rozporu s právními předpisy regulujícími činnost bank, zejména zákonem o bankách. Zadavatel naopak ze zákona musí respektovat právní předpisy upravující jeho činnost, proto není dle našeho názoru třeba toto ustanovení doplňovat do smlouvy. 8. Žádost o dodatečnou informaci: V bodech 4.6. a 4.7 je banka povinna na žádost Zadavatele předat zadavateli věci, které za něj převzala při vyřizování záležitostí dle této smlouvy, Dodatečné informace č. 3 k Zadávací dokumentaci k veřejné zakázce Rámcová smlouva na poskytování bankovních a souvisejících

2 případně v případě zániku dílčí smlouvy předat veškerou dokumentaci vzniklou plněním dílčí smlouvy v bodě 4.7. není stanovena vůbec žádná lhůta, v bodě 4.6. se hovoří o tom, že bez zbytečného odkladu s ohledem na vysoké sankce hrozící nám za neplnění lhůt bychom rádi požádali o přesnější specifikaci. Odpověď: Lhůta pro předání věcí dle bodu 4.6 a veškeré dokumentace dle bodu 4.7 bude stanovena ve výzvě Zadavatele přiměřeně okolnostem (předpokládáme, že tato lhůta bude činit přibližně 30 kalendářních dnů). 9. Žádost o dodatečnou informaci: Je možné upřesnit způsob fungování dílčích zakázek a minitendrů? Byli jsme toho názoru, že se banka přihlásí do nějakého výběrového řízení a pokud uspěje, potom je s ní uzavřena smlouva do roku 2012 a jak postupně přijímá a zpracovává žádosti, tak fond posílá peníze na účet u banky apod. Nicméně v textu smlouvy se stále hovoří o dílčích zakázkách a minitendrech a ze Zadávací dokumentace není zcela jasné, k čemu konkrétně mají sloužit. Např. v bodě 3.4. banky souhlasí s tím, že zadavatel je oprávněn v rámci jednotlivých minitendrů stanovit hodnotící kriteria a jejich váhu dle svého uvážení pokud i bychom např. uspěli na začátku, potom bychom ale při změně hodnotících kriterií či jejich vah již v jednotlivých minitendrech vůbec nemuseli uspět. Smlouva je hodně nevyvážená banka nesmí oproti své nabídce podané pro uzavření rámcové smlouvy např. zúžit počet pobočkových míst, ale zadavatel svá výběrová kriteria měnit libovolně. Odpověď: Režim zadávání veřejných zakázek na základě rámcové smlouvy, který v zásadě jako jediný umožňuje do systému Administrace zapojit více subjektů, je upraven zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (zejména 92 odst. 3 a 4). Množství peněz nabízených v jednotlivých minitendrech a také četnost vypisování jednotlivých minitendrů se bude v čase měnit zejména v závislosti na (i) rychlosti prodeje jednotek AAU (jednotky přiděleného množství na vypuštění CO 2 ), ze kterých má být Program financován, a (ii) na rychlosti a úspěšnosti realizace Programu, tj. rychlosti a množství přijatých a vyřízených žádostí o přidělení dotací. Zadavatel bude při stanovení hodnotících kritérií minitendrů a jejich vah zohledňovat především ekonomická kritéria zajišťující co nejlepší fungování Programu (tj. zejména Nabídkovou cenu, počet žádostí o dotaci přijatých příslušnou Bankou nebo Počet pobočkových míst). Na základě jednotlivých minitendrů bude vždy s příslušnou vítěznou Bankou uzavřena Dílčí smlouva o Administraci, na základě které bude daná Banka vykonávat Administraci ohledně stanoveného objemu dotačních prostředků, které budou předmětem daného minitendru. S ohledem na to, že jsou již nyní zajištěny zdroje pro počáteční fázi Programu, předpokládá Zadavatel, že proces vypisování minitendrů, v rámci kterých budou mezi Banky rozdělovány jednotlivé tranše dotačních prostředků, bude zahájen bezprostředně po uzavření rámcové smlouvy. 10. Žádost o dodatečnou informaci: V bodě se hovoří o tom, že zadavatel je oprávněn odebrat bance jí přijaté žádosti o dotaci a svěřit je do administranace bance, která zvítězí v jiném minitendru, pokud banka porušuje své povinnosti (čemuž rozumím), ale současně i tehdy, pokud banka nezvítězí v kterémkoli minitendru pro dobu 6 měsíců od přijetí žádosti od uchazeče a jejího zadání do IS. Znamená to, že kromě rámcové smlouvy se budeme muset každých 6 měsíců znovu hlásit do minitendrů? Pokud ale Zadavatel si může měnit hodnotící kritéria pro minitendry, tak se opravdu může stát, že nemusíme nikdy znovu uspět? A pokud by se to stalo, potom musí banka předat žádosti a veškerou související dokumentaci do 5 pracovních dnů od doručení výzvy zadavatele bance určené zadavatelem? 5 dnů na předání veškeré dokumentace je strašně krátká doba a pokud by žádostí bylo rozpracovaných více, potom by sankce za nedodržení tady byla asi dost velká (10.000/den/žádost)! Také není přesně stanoveno, jakým způsobem by byla dokumentace předávána jiné bance nebo Zadavateli? Byl by nějaký předávací protokol, který by nám přebírající strana potvrdila? Odpověď: Jedná se o mezní řešení, které dle předpokladu Zadavatele bude uplatňováno pouze v situacích vymezených rámcovou smlouvou (článkem 4.10). Pokud bude Banka administrovat žádosti na základě již uzavřené Dílčí smlouvy o Administraci, toto ustanovení se jí netýká. Toto ustanovení dopadá pouze na Banky, resp. na žádosti, které by Banka přijala před 6 měsíci, aniž by měla Strana 2 z 5

3 uzavřenu Dílčí smlouvu o Administraci, resp. aniž by zvítězila v některém minitendru. Pokud tedy bude probíhat Administrace na základě Dílčí smlouvy o Administraci a nebude vyčerpána Celková částka uvedená v takové Dílčí smlouvě o Administraci, nebude v zásadě nezbytné, aby se taková Banka přihlašovala do dalšího minitendru. Zadavatel předpokládá, že minitendry budou procesně realizovány v několikadenních/týdenních intervalech, přičemž jejich administrativní a časová náročnost bude co nejnižší. Lhůta pět pracovních dní počíná běžet až po doručení výzvy, v době, kdy již bude tento dodavatel dostatečně dlouhou dobu vědět, že mu takováto výzva bude doručena, protože v minitendru 6 měsíců neuspěl, resp. nemá uzavřenu Dílčí smlouvu o Administraci. Předpokládáme, že předávací protokol by byl v takovém případě sepisován, způsob předání bude obsažen ve výzvě. 11. Žádost o dodatečnou informaci: Dle technického manuálu, strana 26 dole musí banka v případě žádostí A a B podaných před realizací projektu ověřit projektovou dokumentaci s potvrzením Zadavatele o kontrole projektové dokumentace co všechno by musela banka kontrolovat? Jak bude vypadat potvrzení zadavatele o kontrole? Bude to nějaký speciální formulář, který by měl klient také přinést (pokud ano, potom chybí na seznamu příloh)? Nebo to bude razítko a podpis na každé straně projektové dokumentace? Jak budeme ověřovat pravost podpisů? Jak poznáme, že rozsah projektové dokumentace předložené zadavateli ke kontrole a té, která bude předložena nám, je stejný (že např. klient něco někde neztratil apod.)? Odpověď: Banka bude kontrolovat, zda byla předložena projektová dokumentace a zda bylo předloženo potvrzení Zadavatele o kontrole projektové dokumentace, toto potvrzení bude dostatečně určité. 12. Žádost o dodatečnou informaci: Stejný rozsah projektové dokumentace je požadován jako příloha i u žádostí C a D, ale tam dle technického manuálu už nemusíme provádět kontrolu? Odpověď: V případě žádostí C a D Banka neprovádí kontrolu potvrzení Zadavatele o kontrole projektové dokumentace. Formuláře žádostí, které tvoří přílohu technického manuálu, byly pouze ilustrativní. 13. Žádost o dodatečnou informaci: Dle kapitoly Schvalovací systém a návaznost banky, strana 28 zadavatel informuje žadatele doporučeně na adresu o schválení dotace jakým způsobem je informována banka? Dle zakresleného workflow by měla dostávat od SFŽP seznam schválených žádostí, ale technický manuál to nijak neupravuje (jakou formou, v jakých lhůtách apod. by banka dostávala informace). Odpověď: Banka bude informována prostřednictvím IS. 14. Žádost o dodatečnou informaci: Předposlední věta na straně 28 manuálu hovoří o tom, že následně po výplatě prostředků bude předána kompletní žádost včetně všech příloh na krajské pracoviště zadavatele k archivaci. Není zde stanovena žádná lhůta, není zde řečeno, jak má probíhat předání (poštou, osobně, kurýrem?), bude nějaký předávací protokol, abychom měli doklad, že jsme to předali? Odpověď: Předání kompletní žádosti se musí uskutečnit bez zbytečného odkladu od výplaty prostředků (za tuto lhůtu považujeme 60 kalendářních dní). Každé krajské pracoviště SFŽP potvrdí Bance předávací protokol. Způsob doručení (poštou, osobně, kurýrem) bude moci být dohodnut ad hoc. 15. Žádost o dodatečnou informaci: WF procesu žádostí podaných po realizaci (strana 29) má na začátku zakreslenu kontrolu projektové dokumentace ze strany SFŽP, ale technický manuál v předchozích kapitolách toto uvádí pouze pro žádosti podané před realizací jak je to tedy správně? Bude SFŽP provádět kontrolu projektové dokumentace vždy? Museli bychom tedy vlastně ověřovat provedení kontroly zadavatelem také vždy, přestože v manuálu se píše, že jen u žádostí A a B podaných před realizací? Strana 3 z 5

4 Odpověď: Zadavatel bude provádět kontrolu projektové dokumentace u všech žádostí A a B podaných před i po realizaci. V případě žádostí C Zadavatel kontrolu projektové dokumentace provádět nebude. Proto bude i Banka povinna ověřit, zda byla projektová dokumentace potvrzena, resp., zkontrolována Zadavatelem také u žádostí A a B podaných po realizaci (bude upřesněno v Checklistu). 16. Žádost o dodatečnou informaci: WF procesu žádostí podaných před realizací (strana 30) má ve spodní části zakresleno, že banka provádí kontrolu splnění podmínek, následně zadává informaci o splnění podmínek do IS (toto je ještě v souladu s manuálem), ale následně je tu zakresleno, že SFŽP zasílá zpět do banky Seznam žádostí k proplacení (o tomto manuál nikde nehovoří) a teprve potom banka platí. Co je tedy správně? Vyplácí banka podporu až na základě kontroly oproti Seznamu žádostí k proplacení dle WF nebo dle manuálu oproti Seznamu schválených žádostí, který dostáváme od SFŽP ještě před realizací projektu a oproti kontrole faktur od dodavatele? Odpověď: Výplata se provádí na základě splnění Podmínek k proplacení. [Seznam žádostí k proplacení bude možné získat z IS, separátně se však seznam zasílat nebude a nebude ani podmínkou pro výplatu prostředků.] 17. Žádost o dodatečnou informaci: WF procesu žádostí podaných po realizaci (strana 29) naopak oproti textové části manuálu zase jeden krok neobsahuje. Dle WF klient doručí bance podepsané rozhodnutí o poskytnutí podpory a v dalším kroku banka proplácí schází zde tedy krok, kdy banka po splnění podmínek ještě před výplatou prostředků zadává informaci o splnění podmínek do IS, přestože textová část manuálu o tom hovoří a vyvolává to otázku, zda i tady nemá po zadání ignorance o splnění podmínek nejprve ze strany SFŽP dorazit do banky Seznam žádostí k proplacení a teprve potom smíme platit? Nebo se bude lišit proces pro žádosti Před a Po realizaci (jednou Seznam žádostí k proplacení budeme dostávat a jednou ne?)? nebo ten Seznam žádostí k proplacení nemá být ani u žádostí podaných před realizací? Uvítali bychom, kdyby postupy byly pokud možno stejné, takto je to hodně zmatečné a navíc je nutné dát do souladu textovou část manuálu a zakreslení WF jsou tam značné rozpory a není mi jasné, co je pro nás vlastně závazné? Odpověď: Proces proplacení je stejný v obou variantních řešeních žádosti, tj. proplácí se pouze na základě splnění Podmínek k proplacení. [Seznam žádostí k proplacení bude možné získat z IS, separátně se však seznam zasílat nebude a nebude ani podmínkou pro výplatu prostředků.] 18. Žádost o dodatečnou informaci: V části Zajištění marketingu a publicity Programu a distribuce informačních materiálů (strana 31) máme stanovenu povinnost zajistit zaslání informace o Programu svým klientům minimálně 1x ročně. Vím, že jsme měli v úmyslu zasílat cíleně vybraným klientům toto vyznívá jako bychom museli zaslat všem klientům? Odpověď: Zadavatel trvá na formulaci uvedené v Zadávací dokumentaci, přičemž podotýká, že pro marketing programu není účelné, aby informační materiály byly zasílány osobám, které ze své podstaty nemohou být příjemci podpory. 19. Žádost o dodatečnou informaci: Poslední část manuálu (za vzory žádostí) obsahuje informace o tom, co musí obsahovat předložená faktura výčet je hodně konkrétní, a to včetně stanovené textace. Vzhledem k tomu, že někdy klient bude podávat žádost o dotaci až po realizaci, takže faktura již bude vystavena a může se stát, že se nebude přesně shodovat s tím, co je předepsáno v příloze jak se bude postupovat, pokud všechny náležitosti budou splněny, ale na faktuře např. nebude stanovená textace nebo tam bude celková cena, ale nebude rozepsána na položky (montážní práce, materiál na montáž, cena zařízení)? Nebo např. si klient s dodavatelem nepodepisovali předávací protokol k instalovanému zařízení apod.? Pokud bude někdo podávat žádost před realizací, určitě je možné jej informovat, jak má faktura vypadat a může to u dodavatele ovlivnit, ale v opačném případě si má nechat vystavit fakturu znovu? Strana 4 z 5

5 Odpověď: V případě podání žádosti před realizací, budou žadatelé vycházet z příručky pro žadatele, ve které budou veškeré informace uvedeny. V nestandardních případech bude administraci zajišťovat Zadavatel, nikoli Banka. 20. Žádost o dodatečnou informaci: Máme ještě jeden doplňující dotaz, který se týká Vaší odpovědi z Jedná se o odpověď na dotaz číslo 6. Uvedená lhůta 5 dnů zde se jedná o 5 pracovních nebo kalendářních dnů? Odpověď: Lhůta je stanovena v pracovních dnech (5 pracovních dnů). 21. Žádost o dodatečnou informaci: Dle technického manuálu (kapitola Postup realizace proplácení dotace a finanční toky, bod 5) má banka podávat do 5 dnů po uplynutí každého měsíce informovat Zadavatele o žádostech: 1) u nichž došlo v předchozím měsíci ke splnění Podmínek (toto ale banka musí zadávat do IS, takže o tom SFŽP ví), 2) u nichž došlo k proplacení (toto opět banka zadává do IS, takže to také SFŽP ví), 3) u nichž došlo ke splnění podmínek, ale nedošlo k proplacení (tato hodnota je prostým odečtem předchozích dvou údajů zadaných do IS, takže to SFŽP také ví). Odpověď: Informování Zadavatele bude sice primárně zajištěno prostřednictvím IS, povinnost vyhotovovat zprávu tím však zůstává nedotčena. V Praze dne Petr Štěpánek Ředitel Státního fondu životního prostředí ČR Strana 5 z 5