VNITRNI POKYN C., ; MĚSTSKÝ ÚŘAD VALAŠSKÉ KLOBOUKY

Transkript

1 MĚSTSKÝ ÚŘAD VALAŠSKÉ KLOBOUKY VNITRNI POKYN C., ; k zajištění postupu na MěÚ při poskytování informací žadatelům dle zákona č. 106/ 1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím Pro zabezpečení povinností vyplývajících pro MěÚ ze zákona č. 106/ 1999 Sb., při poskytování informací je v souladu se zákonem č. 106/ 1999 vydávána tato směrnice: Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Směrnice blíže upravuje postup a stanovuje povinnosti při přijímání a vedení evidence žádostí o informace, upravuje postup při jejich vyřizování. 2. Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance MěÚ Valašské Klobouky. Čl. 2 Pos kytování informací 1. Městský úřad poskytuje informace zveřejněním nebo na základě žádosti. 2. Zveřejněním jsou poskytovány informace v souladu s ust. 3 odst. 3 citovaného zákona: a) umístěním na úřední desce: - přehled právních předpisů - organizační struktura MěÚ - další informace o činnosti MěÚ - veřejné vyhlášky - nařízení MěÚ - oznámení a další důležitá sdělení vyžadující vyhlášení - opatření jiných orgánů Evidenci a přehled o vyvěšených a vyhlášených zprávách vede podatelna MěÚ. b) zveřejněním na stránkách internetu MěÚ: - prezentace Města Valašské Klobouky a MěÚ na webových stránkách Města Valašské Klobouky - prezentace jednotlivých odborů a organizací zřízených městem Valašské Klobouky. c) zveřejněním v mediích: - publikování informací ve Valašskoklobuckém zpravodaji

2 d) umísťování informací v knihovně ve Val. Kloboukách (veřejné knihovně) v dohodě s touto knihovnou - poskytováním a předáváním zpráv, informací, publikací a dalších podkladů MěÚ. e) využitím dalších způsobů (např. spolupráce s informačními centry, předávání dalších zpráv a podkladů k publikaci apod.) fj při poskytování informací uvedenými způsoby nesmí dojít k porušení chráněných skutečností a zájmů. Čl. 3 Informace poskytované na základě žádosti 1. Žádost pro poskytnutí informace se podává ústně nebo písemně a také prostřednictvím telekomunikačních zařízení. 2. Žadatele je povinen přijmout každý zaměstnanec MěÚ. 3. Žádosti o poskytnutí informace se přijímají každý pracovní den v obvyklou pracovní dobu. Za zabezpečení odpovídají vedoucí odborů MěÚ a statutární zástupci organizací zřízených městem Valašské Klobouky. 4. Žádost o informaci lze podat v podatelně, vedoucím zaměstnancům nebo přímo zaměstnancům na jednotlivých odborech, popř. statutárům organizací zřízených městem Valašské Klobouky. 5. Postup při příjmu žádostí: a) Žádosti podané písmeně (včetně podání faxem, telegraficky nebo elektronickou poštou: ~ podatelna MěÚ označí všechny došlé písemnosti, ~ vedoucí zaměstnanci a další zaměstnanci jsou povinni v případě, že žádost byla doručena v písemné podobě od žadatele, tuto neprodleně donést k zaevidování na podatelnu MěÚ. b) Žádosti podané telefonicky: ~ vyřizují se podle povahy věci buď podáním požadované informace nebo se žadateli doporučí, aby žádost sepsal písemně a tuto předal nebo zaslal přímo příslušnému orgánu, ~ poskytnutím této informace se zaměstnanec nezbavuje povinnosti poskytnout písemnou informaci na základě písemné žádosti žadatele v téže věci, tento postup platí i v případě vyřizování ústní žádosti. ~ je-li žádost zachycena na záznamovém zařízení sepíše zaměstnanec záznam o podání a tento se neprodleně předá na podatelnu MěÚ. S touto žádostí se dále nakládájako se žádostí písemnou. c) Žádosti podané ústně: Podává-li žádost žadatel osobně je potřeba: ~ vždy zvážit zda žádost nelze operativně vyřídit při jejím podání bez nutnosti sepsání úředního záznamu. ~ 1. o ústní žádosti, kterou nelze vyřídit při jejím podání je nutno sepsat Úřední záznam o přijetí žádosti" (viz. přílohu č. 1), který se předloží žadateli k podpisu

3 2. úřední záznam musí obsahovat: datum a místo podání - jméno a příjmení žadatele adresu žadatele, popř. telefonní číslo žádost musí být srozumitelná (vymezen předmět žádosti) podpis žadatele podpis zaměstnance, který záznam pořídil 3. v záznamu se připojí doklady pokud je žadatel předal, kopie úředního záznamu se předá žadateli 4. požádá-li o to žadatel je povinností sepsat úřední záznam i tehdy jestliže vyřízení žádosti náleží do působnosti jiného orgánu nebo organizace 5. další manipulace se záznamem je obdobná jako u žádosti došlých nebo podaných písmeně. Čl. 4 Evidence žádostí 1. Centrální evidenci žádostí došlých a podaných Městu Valašské Klobouky vede podatelna MěÚ. 2. Evidence žádostí je vedena tak, aby poskytovala základní informace o přijetí žádosti, způsobu a lhůtách vyřízení a umožňovala soustavnou kontrolu včasnosti a správnosti vyřizování žádostí. 3. Žádosti přijaté podatelnou, vedoucími zaměstnanci či zaměstnanci přímo na jednotlivých odborech je nutno neprodleně po doručení předložit k záznamu na podatelnu MěÚ. Za včasnost předání žádosti k evidenci odpovídají vedoucí odborů. 4. Podatelna MěÚ zaeviduje žádost v knize došlých žádostí, označí žádost číslem centrální evidence (pod tímto číslem je vedena až do konečného vyřízení) a současně označí razítkem žádost o informaci." 5. Po zaevidování žádostí v centrální evidenci je předána odboru příslušnému k vyřízení s určením termín u k vyřízení. 6. Přitom se postupuje tak, aby žádost byla předána neprodleně nejpozději následující den po doručení na MěÚ. 7. Jednotlivé odbory MěÚ (zaměstnanci určeni vedoucím odboru) vedou pomocnou evidenci žádostí, které vyřizovaly v rámci své působnosti. Tato evidence slouží především pro sledování lhůt k vyřízení žádostí a pro kontrolu jejího vyřízení. 8. Žádosti o poskytnutí informací se vyřizují ve lhůtách stanovených v zákoně č. 106/ 1999 Sb., lhůty počínají běžet dnem doručení žádosti na MěÚ. 9. Na základě pověření starostou Města rozhoduje o prodloužení lhůty pro vyřízení žádosti tajemník MěÚ na základě zdůvodněné žádosti vedoucího odboru MěÚ, který žádost vyřizuje. Při prodloužení lhůty se postupuje za splnění podmínek stanovených pro prodloužení lhůty k ust. 14 odst. 5

4 zákona č. 106/ 1999 Sb. O prodloužení lhůty informuje žadatele odbor, který žádost vyřizuje. Doklady o prodloužení lhůty se zakládají do spisu žádostí. 10. Informace o postupu při vyřizování žádosti o informaci se provádějí záznamem ve vyznačených kolonkách na spisovém obalu popř. na samostatných listech. Tyto se pak zakládají do spisu. Neposkytnutí informace 1. Informace se neposkytují z důvodu a za podmínek vymezených v ust. 6, 7, 8, 9, 10 zákona č. 106/ 1999 Sb. Zajištěna je tak ochrana utajovaných skutečností, ochrana osobnosti a soukromí, ochrana obchodního tajemství a úřadu až do nejbližšího následujícího období 3. Při posuzování práva na informace se ověří zda důvodu odepření trvá. 4. Žádost se rovněž odmítne, jestliže: dnů od podání žádosti, aby žádost upřesnil. Neupřesní-li žadatel žádost případě se žádost odloží a tato odůvodněná skutečnost se sdělí žadateli b) požadované informace se nevztahují k působnosti úřadu. V tomto do 3 dnů. a) je nesrozumitelná, není zřejmé jaká informace je požadována nebo je formulována příliš osobně. V tomto případě se žadatel vyzve ve lhůtě 7 do 30 dnů rozhodne úřad o odmítnutí žádosti fl týká-li se omezených stanovených důvodů vymezených 11 odst. 4 (např. probíhající trestní řízení, rozhodovací činnost soudu, atd.) e) byla-li by porušena ochrana duševního vlastnictví podle zvláštního předpisu (např. dle autorského zákona) d) je-li zveřejňována na základě zvláštního zákona (např. z č. 89 / 1995 Sb., o státní statistické službě) a v předem stanovených pravidelných období c) byla-li předána osobou již takovou povinnost zákona neukládá, pokud nesdělila, že s poskytnu tím informace souhlasí b) jde-li o novou informaci, která vznikla při přípravě rozhodní úřadu 2. V souladu s ust. 11 zákona č. 106/ 1999 Sb., jsou na MěÚ Valašské Klobouky stanovena tato další omezení na poskytnutí informace: a) vztahuje-li se výlučně k vnitřním pokynům a personálním předpisům posuzována a hodnocena skutečnost, která nasvědčuje tomu, že jsou dány důvody k neposkytnutí informace. ochrana důvěrnosti majetkových poměrů. Při vyřizování žádosti je vždy Čl. 5

5 Čl. 6 Vyřizování žádosti 1. Za správné a včasné vyřízení žádosti odpovídají vedoucí odborů v jejichž působnosti jsou žádosti vyřizovány. 2. Neprodleně po převzetí žádosti a JeJim zaevidování do pomocné evidence odboru určí vedoucí odboru zaměstnance, který žádost vyřídí, způsob vyřízení včetně stanovení termín u vyřízení žádosti. 3. Postup při vyřizování žádostí: a) příslušný odbor posoudí žádost a v případě, že nesplňuje podmínky stanovené 14 odst. 2 zákona č. 106/ 1999 Sb., tento podnět odloží b) příslušný odbor (dále jen poskytovatel) žádost posoudí a je-li nesrozumitelná vyzve žadatele k upřesnění ve stanovené lhůtě. Není-li žádost upřesněna do 30 dnů od doručení výzvy bude vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti c) pokud žádost směřuje k poskytnutí již zveřejněné informace (viz. čl. 2 odst. 2 této směrnice) odbor, který vyřizuje žádost sdělí žadateli informace popř. údaje kde je možné požadovanou informaci získat. Trváli přesto žadatel na své žádosti, musí mu být informace poskytnuta. V tomto případě je sdělení žadatele novým podáním žádosti o informace s během lhůt od doručení sdělení. d) v případě, že se požadovaná informace nevztahuje k působnosti odborů, popř. organizací zřízených městem Valašské Klobouky, je po dohodě se starostou, popř. tajemníkem MěÚ odložena a žadatel o tom informován do tří dnů e) požadovaná informace se v kladném případě poskytne ve lhůtě nejpozději do 15 dnů od přijetí podání (datum doručení na MěÚ). Informace se poskytují písemně, nahlédnutím do spisu, včetně možnosti pořízení kopie nebo na paměťových médiích. O způsobu poskytnutí informace rozhoduje vedoucí odboru MěÚ, popř. statutár organizace zřízené městem Valašské Klobouky, přitom přihlédne k požadavku žadatele na požadovaný způsob podání informace. Jiným způsobem lze odpovědět pouze se souhlasem žadatele. Čl. 7 Rozhodování 1. V případě, že odbor MěÚ žádosti byť jen z části nevyhoví a ani věc neodloží vydá o tom ve lhůtě do 15 dnů rozhodnutí. Rozhodnutí se vydává v souladu se zákonem o správním řízení (zákon č. 71/ 1967 Sb.) 2. O odvolání proti rozhodnutí odboru rozhoduje starosta města Valašské Klobouky v souladu se správním řádem ve lhůtě do 15 dnů od předložení odvolání.

6 Čl. 8 Lhůty pro vyřízení žádosti, doručování 1. Zákonem o svobodném přístupu k informacím jsou pro vyřizování a jednotlivé úkony při vyřizování žádostí stanoveny jednotlivé lhůty, jejichž počátkem je u většiny lhůt dnem žádosti doručení na MěÚ Tyto lhůty jsou pro zaměstnance MěÚ závazné. 2. Lhůtu 15 dnů pro vyřízení žádosti lze překročit jen ve výjimečných případech na základě souhlasu o prodloužení termínu vyřízení. 3. O prodloužení termínu žádá vedoucí odboru, který žádost vyřizuje zdůvodněnou žádostí. Neprodleně po udělení souhlasu příslušný odbor informuje prokazatelně žadatele před uplynutím lhůty pro vyřízení žádosti o prodloužení lhůty. 4. Přehled lhůt stanovených v zákoně č. 106/ 1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím a v zákoně č. 123/ 1998 Sb., o právu na informace o životním prostředí je uveden v příloze č. 2 této směrnice. 5. Vzhledem ke stanoveným povinnostem při vyřizování žádostí se vede komunikace s žadatelem průkaznou a doložitelnou formou. Písemnosti osvědčující postup při vyřízení a vlastní vyřízení věci včetně rozhodnutí o odvolání se zasílají doporučeně do vlastních rukou žadatele. Doklady o doručení písemnosti, popř. dokládající jednání s žadatelem, se zakládají do spisu. Čl. 9 Úhrada nákladů 1. Za poskytnutí informace je stanovena u MěÚ Valašské Klobouky úhrada nákladů spojených s poskytnutím informace a to do výše nutných nákladů v samostatném ceníku, který je přílohou této směrnice (příloha č. 3). 2. Úhradu nákladů účtuje a vybírá finanční odbor MěÚ. Při účtování a nakládání s finančními prostředky přitom postupují v souladu se směrnicemi a pokyny MěÚ, které upravují tuto oblast (např. směrnice o oběhu účetních dokladů). 3. V případě žádosti žadatele sdělí odbor žadateli předpokládanou výši úhrady nákladů. 4. Vydání zpracované informace žadateli je podmíněno zaplacením stanovené úhrady nebo složením zálohy. V případě, že úhrada nebyla provedena, požadovaná informace se žadateli nevydá. Tato skutečnost se vyznačí ve spisu. 5. Úhradu může žadatel provést osobně na finančním odboru MěÚ hotovostní platbou nebo složenkou. Záloha se požaduje u plateb vyšších 300,- 6. Informace zasílané žadateli prostřednictvím pošty a dosud neuhrazené se zasílají doručenkou zásilkou na dobírku.

7 1. Za provádění kontroly příjímání, vedení evidence a vyřizování žádostí na jednotlivých odborech odpovídají jejich vedoucí. 2. Na MěÚ kontrolu provádí starosta, zástupce starosty a tajemník MěÚ. Čl. 11 Výroční zpráva 4. Pokud se žádost týká informací o životním prostředí postupuje se při vyřizování dle zákona č. 123/ 1998 Sb., o právu na informace o životním prostředí. Agendu v této oblasti vede a zabezpečuje odbor správy majetku. 3. Lhůty pro poskytnutí informace a pro prodloužení této lhůty se v prvních 12 měsících od účinnosti zákona prodlužují na 30 dnů a na 20 dnů. Dalších 12 měsíců se základní lhůta prodlužuje na 22 dnů a prodloužení lhůty se prodlužuje na 15 dnů. 2. Povinnost zveřejňovat živnostenský rejstřík nastává dnem 1. ledna Povinnost zveřejňovat informace způsobem umožňující dálkový přístup nastává dnem 1. ledna Čl. 13 Přechodná a závěrečná ustanovení 2. Poznatky z vyřizování žádostí a kontrol na jednotlivých odborech zobecňuje vedení města na pracovních poradách vedoucích odborů. 1. K zabezpečení této směrnice vedení města metodicky usměrňuje a kontroluje činnosti odborů na úseku vyřizování žádostí. Pokyny vedení města k vyřizování žádostí jsou vedoucí odborů vázáni. Čl. 12 Společná ustanovení 2. Zveřejnění výroční zprávy za uplynulé období zabezpečuje podatelna MěÚ vždy do 1. března následujícího roku. 1. Výroční zprávu o plnění úkolů na úseku poskytování informací zpracovává za uplynulé období podatelna a tuto předkládá s případnými návrhy na opatření starostovi města. Podkladem pro její zpracování jsou údaje centrální evidence žádostí a poznatky jednotlivých odborů, které žádosti vyřizovaly. Čl. 10 Kontrola

8 6. Přílohou směrnice je: >, příloha č. 1 - vzor úředního záznamu >, příloha č. 2 - přehled lhůt stanovených z. č. 106/ 1999 S., a z. č. 123 / 1998 Sb. 7. Vedoucí odboru a statutární zástupci organizací zřízených městem Valašské Klobouky prokazatelně seznámí své zaměstnance s touto směrnicí. 8. Směrnice nabývá účinnosti dnem 1. ledna tajemník MěÚ č. 106/ 1999 Sb. / Ing. Dalibor Maniš starosta 5. V případě souběhu žádostí dle zákona č. 123/ 1998 a zákona č. 106/ 1999 Sb., které se týkají životního prostředí budou poskytnuty dle zákona č. 123 / 1998 Sb., odborem správy majetku. Ostatní informace budou poskytnuty dle zákona

9 Valašské Klobouky Na MěÚ Valašské Klobouky, odbor se dostavil(a) dne: Úřední záznam o přijetí ústní žádosti o poskytnutí informace Zapsal:.... podpis podpis občana Žadatel(ka) byl(a) současně poučen(a) o způsobu řešení uvedené záležitosti Uak bude se žádostí nakládáno) v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 106/99 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Předložené doklady: Při osobním jednání uvádí: Telefonní číslo PSČ Jméno, příjmení, titul Adresa (trvalý pobyt) Městský úřad Valašské Klobouky Masarykovo nám. 189 Příloha č. 1

10 SAZEBNIK úhrad za poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb. Městský úřad Valašské Klobouky na základě ust. 5 odst. 1 písm. f) zákona č. 106/1999 Sb. vydává tento sazebník: 1. Přímé náklady - individuální kalkulace: Pokud jsou poskytovány informace a údaje, které uhradil městský úřad svým dodavatelům (viz např. projekty, studie) účtuje se úhrada ve výši pořizovacích nákladů na a) práce s počítačem - výstup z Internetu O, 10 /min. 2,50 /min. 3. Ostatní náklady - účtuje se každá započatá čtvrthodina činnosti zaměstnance příslušným podílem. b) odborný zaměstnanec (průměrná hod. mzda za tř. 8. až 10.) 130,00 /hod. a) odborný zaměstnanec (průměrná hod. mzda za tř. 4. až 7.) 110,00 /hod. 2. Osobní náklady (dle zákona č. 143/1992 Sb. a nař. vl. ČR č. 78/1994 Sb. a nař. vl. ČR č. 248/1998 Sb.) d) cena technického nosiče : - disketa 3,5" 10,- /ks c) kopírování na magnetické nosiče : - disketa 3,5" 1,00 /ks b) tisk na tiskárnách PC (ČB) : A4 - za stánku 1, 00 a) kopírování na kopírovacích strojích: A4, A3 cena kopie, je-li informace poskytována formou fotokopie činí: - formát A4 jednostranná kopie 2,00 oboustranná kopie 3,00 - formát A3 jednostranná kopie 3,00 oboustranná kopie 4,00, Příloha č. 3

11 jednotku, pokud poskytnutí údajů nevylučuje ochrana dle zvláštních předpisů (autorský zákon). b) práce s archiváliemi - sazby se stanovují dle ceníků služeb a úkonů SA ČR ( ceník je přílohou sazebníku MěÚ) c) telefonní spojení - sazby se stanovují dle tarifů Českého Telecomu d) cestovní náklady: sazby se stanovují dle zákona č. 119/1992 Sb. v platném znění Valašské Klobouky Příloha: Sazebník SA MV ČR a) V tomto sazebníku nejsou uvedeny položky, které budou účtovány dle zákona č. 368/1992 Sb. o správních poplatcích v platném znění. Jestliže uspokojení žádosti o informaci vyžaduje provedení úkonu, kterému odpovídá příslušná položka přílohy zákona o správních poplatcích, vyúčtuje se žadateli za provedení takového úkonu správní poplatek. V tomto p~ípadě se již úhrada dle sazební~ ~ěú nevybírá. b) Uhrady dle sazebníku MěU vybírá finanční odbor MěU. Zadateli musí být vždy předáno potvrzení o zaplacení. c) Úhrada se nevyžaduje v případě, že žadatel požaduje informaci týkající se běžného výkonu agend (např. informace o charakteru: kde, jak, u koho podat žádost, postup při realizaci běžných úkonů apod.) Úhrada se dále nevyžaduje při vyřizování ústních žádostí, které jsou vyřešeny přímo na místě. Úhrada se dále nevybírá dle sazebníku v případě, že to stanoví speciální předpis (např. restituce). d) Ve věcech složitých nebo finančně nákladných případech (nad 200,- ) se vyžaduje od žadatele o informaci předem záloha na úhradu předpokládaných nákladů ve vykalkulované výši. e) Na základě žádosti žadatele o informaci je ze strany odboru MěÚ, který žádost vyřizuje, potvrzena předpokládaná výše úhrady nákladů. f) V případě, že není uhrazena stanovená výše náhrady nebo zálohy ze strany žadatele, požadovaná informace se žadateli nevydá. Vydání informace je v souladu s ust. 17 odst. 3 zák. č. 106/1999 Sb. podmíněno zaplacením stanovených částek. Informace bude vydána po zaplacení a prokázání této skutečnosti finančnímu odboru. g) Pro poskytování informací sdělovacím prostředkům platí pravidla pro běžné žadatele, včetně úhrady vypočtených nákladů. Poznámky: Celková sazba je dána součtem všech vykalkulovaných položek v jednotlivých nákladových položkách sazebníku. e) poštovní a jiné poplatky - sazby se stanovují dle tarifu České pošty Příloha č. 3

12 Zákon č. 106/99 Sb. Zákon č. 123/98 Sb. 15 dnů od přijetí 30 dnů od obdržení Poskytnutí informací žádosti žádosti ( 14 odst. 3 písm. c) ( 7 odst. 1) o 10 dnů do 60 dnů od obdržení Prodloužení lhůty ( 14 odst. 5) žádosti ( 7 odst. 1) 15 dnů od předložení Lhůta pro vyřízení odvolání odvolání prvoinstančním organem ( 16 odst. 3) 15 dnů ode dne, kdy Odvolání proti uplynula lhůta pro fiktivním u negativním u vyřízení žádosti rozhodnutí ( 15 odst. 4) 15 dnů ode dne Lhůta pro podání doručení rozhodnutí odvolání ( 16 odst. 1) Lhůta, v jaké musí být 30 dnů 15 dnů žádost upřesněna ( 14 odst. 3 písm. a) ( 3 odst. 2) Výzva žadateli, aby 7 dnů od podání 15 dnů od obdržení žádost upřesnil žádosti žádosti ( 14 odst. 3 písm. a) ( 3 odst. 2) Odložení žádosti, tj. 3 dny nejpozději do 15 dnů žádost se nevztahuje ( 14 odst. 3 písm. b) od obdržení žádosti k působnosti úřad u ( 4) Lhůta, ve které povinný nejpozději do 7 dnů do 15 dnů subjekt odkáže na ( 6 odst. 1) ( 5 odst. 1) zveřejněnou informaci Rozhodnutí o odepření 15 dnů od přijetí do 30 dnů od doručení informací žádosti žádosti Příloha č. 2

13 - vydaný Archivní správou MV ČR - čj. AS/1-2025/97 - platný od Elektrografické kopírování Kancelářská práce/1 hodina výkonu ,-- Manipulační poplatek... O - 120,-- Zpracování rešerše z archiválií Jednoduchá rešerše/1 hodina výkonu ,-- Náročná rešerše/1 hodina výkonu ,--:- Náročná kombinovaná rešerše/1 hodina výkonu ,-- - uvedené ceny se vztahují na běžné černobílé kopie - při zhotovování kopie z nekvalitní předlohy (špatně čitelná nebo poškozená, obtížná manipulace s předlohou apod.), na což musí být žadatel upozorněn, se k ceně připočítá paušální částka 2,-- Kopírování mimo archiválie 2 -- I 3 I -- Kopírování oboustranné - z volných listů ,-- 25,-- - z vázaných předloh ,-- 28,-- Kopírování jednostranné: z volných listů z vázaných předloh A 4 9,-- 10,-- A 3 13,-- 14,-- Ceník služeb a úkonů, poskytovaných státními archivy České republikv ". ~ ~ ~