Model KX-TDA0350. Příručka uživatele. PC Phone Software

Transkript

1 PC Phone Software Model KX-TDA0350 Příručka uživatele Podle zákona na ochranu spotřebitele č. 634/1993 Sb., platných vyhlášek a novel tohoto zákona Vám doporučujeme, abyste si před připojením přístroje, jeho obsluhou, pozorně přečetli tento návod k obsluze a postupovali v souladu s ním. Po přečtení si návod uschovejte pro pozdější nahlédnutí.

2

3 Obsah 1. Popis obrazovek a ovládání funkcí Práce s obrazovkami Obrazovka stavu volání Obrazovka hlavních funkcí Změna formátu zobrazení Práce s obrazovkou hlavních funkcí Hovor Ukončení spojení Záznam hovorů Záznamník Zprávy Hlasové poznámky Textové poznámky Telefonní seznam Statistika volání Historie volání Volby Funkční tlačítka Čísla zkrácené volby Nápověda Zavření aplikace Funkce kláves Klávesové zkratky Popis funkcí a jejich ovládání Odchozí volání Odchozí vnitřní volání Odchozí vnější volání Opakovaná volba čísla Volání s kódem účtu Ukončení hovoru Příchozí volání Příchozí volání Přijetí vybraného volání Přijetí volání vyzvánějícího na jiném telefonu (Call Pickup) Přidržení hovoru Přidržení (obecné) Výhradní přidržení (bez možnosti převzetí jinou osobou) Převzetí přidrženého hovoru Parkování hovoru (Přidržení hovoru v parkovací zóně systému) Přepojení hovoru Přepojení na číslo pobočky Přepojení na vnějšího účastníka

4 Obsah (pokračování) Přepínání mezi dvěma současnými hovory (Call Splitting) Zrušení přepojení Je-li volaná pobočka obsazená Upozornění na čekající volání (Message Waiting Notification) Upozornění na obsazenou pobočku (odeslání tónu čekajícího volání) Připojení se do probíhajícího hovoru (Executive Busy Override) Monitorování hovorů (monitorování hovorů mezi pobočkami) Rezervace obsazené linky (Automatic Callback Busy) Textová poznámka Zrušení volání Má-li volaná pobočka zapnutou funkci NRS (DND) Potlačení funkce NRS (DND Override) Zrušení volání Další užitečné funkce Nastavení funkcí PSH/NRS (přesměrování hovoru/nerušit) Konference (vzájemný hovor několika uživatelů současně) Skupinové upozornění (pro členy skupiny) Ovládání dalšího příslušenství Přístup k externím službám (EPS) Seznam funkcí Uživatelské nastavení aplikace PC Phone Nastavení voleb Uživatel Statistika volání Pozdrav záznamníku Upozorňování na naplánované úkoly Záznam Vyzváněcí melodie Skupinové upozornění ČÍSLA DDI Časové nastavení

5 Oddíl 1 Popis obrazovek a ovládání funkcí 4

6 1.1 Práce s obrazovkami 1.1 Práce s obrazovkami Rozhraní PC Phone používá tyto hlavní obrazovky: - Při příchodu volání se podrobné informace o příchozím volání zobrazují v okně Stav volání. - Obrazovka Hlavní funkce obsahuje tlačítka pro přístup k funkcím a nastavení. Podrobnější informace o obrazovce najdete v kapitole 1.2 Obrazovka hlavních funkcí. Změny nastavení zobrazení jako jsou formát, velikost a umístění zůstávají zachovány i při příštím spuštění aplikace Obrazovka stavu volání Obrazovka obsahuje informace o příchozích voláních a zpracovávaných hovorech. Z obrazovky je současně možný přístup k některým funkcím. Obrazovka stavu volání Obrazovka se objeví v těchto případech: při vlastním volání (stisknutím tlačítka Hovor, přepojení hovoru na jiné číslo apod.). okamžiku příchodu příchozího volání. Prohlížení zobrazených informací Na jednotlivých řádcích obrazovky stavu volání najdete tyto údaje: Řádek 1 Stav aktivního hovoru: Talking (hovor)/ringing (vyzvánění)/arriving (příchod)/holding (přidržení)/irna*/transfer (přepojení)/transfer Recall (návrat přepojení)/hold Recall (návrat přidržení) *: IRNA (Intercept Routing - No Answer) je funkce pobočkové ústředny, kdy je příchozí volání z vnější linky - není-li přijato během nastaveného počtu zazvonění - automaticky přesměrováno na zadané cílové číslo. 5

7 1.1 Práce s obrazovkami (pokračování) Řádek 2, řádek 3 a řádek 4 Obsah těchto řádků závisí na stavu a typu hovoru, typu volajícího apod. Je-li stav volání Talking/Arriving/Holding/IRNA/Transfer/Transfer Recall/Hold Recall Typ volání Podmínka Řádek 2 Řádek 3 Řádek 4 Vnější volání Zobrazí-li se číslo Číslo volajícího Jméno volajícího Jméno přímé nebo jméno volajícího. (je-li uloženo provolby (je-li v telefonním zadáno v tabulce seznamu) DDI) Nezobrazí-li se číslo Číslo obsazené prázdný prázdný nebo jméno volajícího. státní linky Volání v režimu interkomu Číslo pobočky Jméno pobočky prázdný Je-li stav volání Ringing (vyzvánění) Řádek 2 Řádek 3 Řádek 4 Volané číslo Volané jméno prázdný (je-li vybráno ze seznamu) Stisknutí pravého tlačítka myši v obrazovce stavu volání Transfer (Přepojit) Přepojení hovoru na jiné číslo, viz kapitola 2.4 Přepojení hovorů. Hold (Přidržet) Přidržení stávajícího hovoru, viz kapitola 2.3 Přidržení hovorů. Auto Park (Aut. parkování) Zaparkování hovoru bez výběru oblasti v parkovací zóně, viz kapitola Parkování hovorů (Přidržení v parkovací zóně systému). Release (Uvolnit) Odpojení od linky Obrazovka hlavních funkcí Obrazovka hlavních funkcí aplikace PC Phone nabízí přístup k celé řadě funkcí systému. V horní části obrazovky najdete tato tlačítka (zleva doprava): 6

8 1.1 Práce s obrazovkami (pokračování) Hovor Zavěsit Záznam Záznamník Zprávy Hlasové poznámky Textové poznámky Telefonní seznam Statistika volání Historie volání Volby Funkční tlačítka Čísla zkrácené volby Nápověda Zavření aplikace Po stisknutí pravého tlačítka myšistavu volání Po stisknutí pravého tlačítka myši v obrazovce funkcí se objeví zkrácené menu: Phone Book (Telefonní seznam): Klepnutím na tuto položku menu se otevře telefonní seznam, viz kapitola Telefonní seznam. Call Log - Call Log (Statistika volání): Klepnutím na tuto položku menu se otevře okno s informacemi o voláních, viz kapitola Statistika volání. Call Log - Call Log History (Historie volání): Klepnutím na tuto položku menu se otevře okno s historií volání, viz kapitola Historie volání. Recording (Záznam): Klepnutím na tuto položku můžete zapnout záznam hovoru, viz kapitola Záznam hovorů. Memo (Poznámky) - Voice (Hlasové): Klepnutím na tuto položku můžete během hovoru namluvit hlasovou poznámku, viz kapitola Hlasové poznámky. Memo (Poznámky) - Text (Textové): Klepnutím na tuto položku můžete během hovoru zapsat textovou poznámku, viz kapitola Textové poznámky. 7

9 1.1 Práce s obrazovkami (pokračování) Function Key (Funkční tlačítka): Klepnutím na tuto položku menu se otevře okno funkčních tlačítek, viz kapitola Funkční tlačítka. Speed Dial (Zkrácená volba): Klepnutím na tuto položku menu se otevře okno zkrácené volby čísla, viz kapitola to Čísla zkrácené volby. Shortcut Key (Klávesové zkratky): Po klepnutí na tuto položku můžete změnit přiřazení klávesových zkratek jednotlivým funkcím, viz kapitola Klávesové zkratky. TAM (Záznamník): Klepnutím na tuto položku můžete zapnout nebo vypnout záznamník, viz kapitola Záznamník. Message (Zpráva): Při zapínání záznamníku můžete klepnutím na tuto položku vyslechnout uloženou zprávu, viz kapitola to Zprávy. Option (Volby): Klepnutím na tuto položku můžete přizpůsobit nastavení aplikace svým potřebám, viz kapitola Volby. Button (Tlačítko) - Size (Small/Big) (Velikost (malé/velké)): Zde můžete nastavit požadovanou velikost ikon v obrazovce funkcí (malé nebo velké), viz kapitola Změna formátu zobrazení. Button (Tlačítko) - Customise (Přizpůsobit): Zde můžete vybrat ikony, které se budou zobrazovat v obrazovce funkcí, viz kapitola Změna formátu zobrazení. Help (Nápověda): Klepnutím na tuto položku menu se otevře soubor nápovědy. Exit (Zavření aplikace): Po klepnutí na tuto položku se aplikace PC Phone ukončí Změna formátu zobrazení Velikost a počet ikon v obrazovce funkcí můžete nastavit podle potřeby, nastavit můžete také velikost fontů v nastavení voleb, viz kapitola Uživatel. Změna velikosti ikon na nástrojové liště a. V obrazovce funkcí stiskněte pravé tlačítko myši. b. V menu vyberte požadované tlačítko. c. Vyberte Size (Velikost) a dále Small (malé) nebo Big (velké). Výběr ikon zobrazovaných v nástrojové liště a. V obrazovce funkcí stiskněte pravé tlačítko myši. b. V menu vyberte požadované tlačítko a klepněte na Customise (Přizpůsobit). Otevře se dialogové okno Button Customise (Přizpůsobení tlačítek): 8

10 1.1 Práce s obrazovkami (pokračování) c. Označte ikony, které se mají v nástrojové liště zobrazovat. d. Klepněte na tlačítko OK. 9

11 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí V této kapitole najdete postupy ovládání aplikace PC Phone tlačítky na nástrojové liště obrazovky funkcí Hovor Aplikace umožňuje vlastní volání i příjem příchozích volání jak v režimu interkomu, tak přes vnější linku. Odchozí volání a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Hovor. Otevře se dialogové okno Make Call (Volat): b. Pokračujte jedním z těchto kroků: 1. Do políčka ručně zadejte požadované telefonní číslo. Poznámka Při volání přes státní linku nezapomeňte před vlastní číslo zadat ještě přístupové číslo státní linky. 2. Zatrhněte položku Search In Name (Vyhledat podle jména) a do sousedního políčka zadejte jméno volané osoby. Po zadání každého dalšího znaku se výsledky hledání upřesní. V zobrazeném seznamu vyberte požadovanou osobu. c. Klepněte na tlačítko Call (Hovor). 10

12 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Přijetí příchozího volání a. Po příchodu volání klepněte na nástrojové liště na tlačítko Hovor Ukončení spojení Hovor můžete ukončit klepnutím na tlačítko Zavěsit na nástrojové liště Záznam hovorů Hovory můžete zaznamenávat ručně nebo automaticky. Změna nastavení záznamu viz kapitola Záznam v oddíle Nastavení voleb. O probíhajícím záznamu informuje ikona: Probíhá záznam. Neprobíhá záznam. Režim automatického záznamu Záznam začne automaticky po přijetí volání. Záznam můžete pozastavit klepnutím na tlačítko Recording (Záznam), dalším klepnutím na totéž tlačítko se záznam obnoví. Záznam se ukončí automaticky po zavěšení jednoho z uživatelů. Režim manuálního záznamu Během hovoru klepněte na tlačítko Recording (Záznam). Záznam můžete pozastavit klepnutím na tlačítko Recording (Záznam), dalším klepnutím na totéž tlačítko se záznam obnoví. Záznam se ukončí automaticky po zavěšení některého z uživatelů. Poznámky V obou režimech není možno (kromě zavěšení) probíhající záznam vypnout. Funkce hlasových poznámek a záznamu hovorů není možno používat současně. Nevíte-li předem, kterou z obou funkcí budete potřebovat, zapněte v Záznam, Nastavení voleb, manuální záznam. 11

13 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Soubory se záznamem jsou označeny takto: RRRRMMDDHHmmSS.wav Pro záznam pořízený ve 14 hodin 13 minut 03 sekundy dne 27. července 2003 bude název příslušného souboru wav. Soubory záznamu se ukládají do složky Programové soubory/panasonic/pc Phone/Wav. Složku pro ukládání můžete změnit, viz Záznam v oddíle Nastavení voleb Záznamník Klepnutím na tlačítko v nástrojové liště se zapíná záznamník. Dalším klepnutím na tlačítko se záznamník vypíná. O stavu záznamníku informuje ikona: Záznamník zapnutý. Záznamník vypnutý. Namluvení pozdravu viz kapitola Pozdrav záznamníku v oddíle Nastavení voleb Zprávy Klepnutím na tlačítko v nástrojové liště se zapíná přehrávání vzkazů uložených záznamníkem. O stavu zanechaných zpráv informuje ikona: Alespoň jedna nevyslechnutá zpráva. Žádná nová zpráva. Okno Message (Zprávy) Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Zprávy. 12

14 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Prohlížení zobrazených informací Význam zobrazených údajů shrnuje tabulka níže: Sloupec Time/Day Caller ID Name Duration Popis Datum a čas zanechání zprávy. Číslo volajícího Jméno volajícího (je-li zadáno v telefonním seznamu). Délka zprávy. Záznamy v okně můžete třídit klepnutím na požadovanou záložku. Šířku jednotlivých sloupců je možno změnit přetažením myší. Nástrojová lišta Z nástrojové lišty je možný přístup k některým funkcím. Play Back (Přehrát) Přehrání uložených zpráv. a. Klepněte na ikonu Play Back (Přehrát). 13

15 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Odeslání u vybranému příjemci. a. Klepněte na ikonu . PC Phone ke zprávě automaticky přiloží příslušný soubor. Otevře se okno Sending (Odeslání u): V řádku Title (Předmět) a Meaning (Text) se zobrazí údaje nastavené jako výchozí v okně Nastavení voleb, viz kapitola b. Pokračujte jedním z těchto kroků: 1. Do políčka Extension (Pobočka) zadejte číslo příjemce a klepněte na Address Search (Vyhledat adresu). Je-li u příslušného čísla v telefonním seznamu uložena také ová adresa, po vyhledání se zobrazí. 2. Klepněte na tlačítko Phone Book (Telefonní seznam). Otevře se okno Phone Book (Telefonní seznam a adresář): Na vybraného příjemce dvakrát klepněte tlačítkem myši. Číslo pobočky nebo ovou adresu můžete zadat také ručně. 14

16 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) c. Nyní máte k dispozici tři možnosti: - Pro předání zprávy poštovní aplikaci klepněte na Submit (Předat). Otevřete poštovní aplikaci a odešlete. - Pro otevření a upravení obsahu zprávy klepněte na tlačítko Open (Otevřít). - Pro zrušení odeslání klepněte na Cancel (Zrušit). Obsah zprávy se automaticky uloží. Call Back (Zpětné volání) Zpětné volání odesílateli zanechané zprávy. a. Klepněte na tlačítko Call Back (Zpětné volání). Save (Uložit) Uložení zprávy ve formátu WAV. a. Klepněte na tlačítko Save (Uložit). b. Vyberte složku úložiště a soubor uložte. Delete (Smazat) Smazání vybrané zprávy. a. Klepněte na tlačítko Delete (Smazat) Hlasové poznámky Pomocí této funkce můžete během hovoru nahrávat své hlasové poznámky. Poznámky můžete také odeslat jako přílohu u. Poznámky se ukládají na pevný disk PC spolu s aktivními odkazy do obrazovky Statistika volání aplikace PC Phone. Počet a délka takto uložených poznámek závisí na volné kapacitě disku. Namluvení hlasové poznámky a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Voice Memo (Hlasové poznámky). Otevře se dialogové okno Voice Memo (Hlasové poznámky): 15

17 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) b. Klepněte na tlačítko Record (Záznam). Začne počítání délky záznamu, délka se zobrazuje v dialogovém okně (např.duration 10 s). Délka poznámky není nijak omezena. Záznam můžete pozastavit klepnutím na tlačítko Pause (Pauza), dalším klepnutím na totéž tlačítko se záznam obnoví. c. Záznam ukončete klepnutím na tlačítko Stop. d. Nyní máte k dispozici tři možnosti: Pro odeslání poznámky jako přílohy zprávy klepněte na tlačítko , viz kapitola Zprávy. Pro uložení poznámky na pevný disk klepněte na tlačítko Save (Uložit). - Soubory se záznamem poznámky jsou označeny takto: voicexxx.wav (XXX jsou tři číslice [ ] označující pořadí uložení). - Soubory hlasových poznámek se ukládají do složky Programové soubory/panasonic/pc Phone. Poznámka Uložené poznámky můžete otevřít z obrazovky Call Log Screen (Statistika volání) nebo Call Log History (Historie volání), viz kapitola Historie volání. Klepnutím na tlačítko Cancel (Zrušit) můžete poznámku smazat. Pro namluvení nové poznámky zopakujte kroky a až c Textové poznámky Během hovoru si můžete poznámky zapisovat. Textové poznámky můžete potom odeslat em nebo použít pro upozornění při příchodu zpětného volání z pobočky upozorněné na čekající volání. Psaní hlasové poznámky a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Text Memo (Textové poznámky). Otevře se dialogové okno Text Memo (Textové poznámky): b. Napište text poznámky. 16

18 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) c. Nyní máte k dispozici čtyři možnosti: Pro odeslání poznámky ve zprávě klepněte na tlačítko , viz kapitola Zprávy. Pro upozornění s poznámkou klepněte na tlačítko Message (Zpráva). Textovou poznámku můžete použít pro upozornění při příchodu zpětného volání volajícího z pobočky a od volajícího z vnější linky upozorněných na čekající volání. Po příchodu volání z pobočky s upozorněním na čekající volání se na obrazovce objeví okno s textovou poznámkou. Pro uložení poznámky na pevný disk klepněte na tlačítko Save (Uložit). - Soubory s textovými poznámkami jsou označeny takto: textxxx.txt (XXX jsou tři číslice [ ] označující pořadí uložení). Soubory záznamu se ukládají do složky Programové soubory/panasonic/pc Phone. Poznámka Uložené poznámky můžete otevřít z obrazovky Call Log Screen (Statistika volání) nebo Call Log History (Historie volání), viz kapitola Statistika volání. Klepnutím na tlačítko Cancel (Zrušit) můžete poznámku smazat Telefonní seznam Záznamy v telefonním seznamu zahrnují o každé osobě celou řadu údajů (tel. číslo, , adresa atd.). Z obrazovky můžete vybrané osobě zavolat nebo poslat . Otevření okna telefonního seznamu Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Phone Book (Telefonní seznam). Zobrazí se záznamy uložené v telefonním seznamu. Záznamy v okně můžete třídit klepnutím na požadovanou záložku. Šířku a pozici jednotlivých sloupců je možno upravit přetažením myší. 17

19 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Uložení nového záznamu a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Add New (Přidat nový záznam). Zobrazí se dialogové okno Add Phone Book (Přidat do seznamu): b. Do políček tabulky zadejte požadované údaje. Záložka Name (Jméno) Osobní informace jako telefonní číslo a jméno, viz výše. 18

20 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Údaj Popis Max. počet znaků Extension/Outside Specifikace, jedná-li se o osobu připojenou k pobočce (Pobočka/Vnější linka) nebo vnějšího účastníka. Indication Name Pod tímto jménem bude záznam uložen v seznamu. (Jméno v seznamu) Jméno v seznamu se také zobrazuje v okamžiku příchodu 32 (povinný údaj) volání od příslušné osoby. Last Name (Příjmení) Skutečné příjmení osoby 32 First Name (Jméno) Skutečné jméno příslušné osoby 32 ová adresa. 32 Access Number Předvolba státní linky pro automatické doplňování před (Přístupové číslo) číslo volané ze seznamu. Přístupové číslo státní linky se zadává pouze pro vnější 32 telefonní čísla. 1st Phone No. 1. telefonní číslo (1. tel. číslo) (povinné) Použití pro vnější telefonní čísla. 32 Type (typ) Informace závisející na typu telefonního čísla: Main (Hlavní) - telefonní číslo. Direct (Přímo) - tel. číslo, jehož volání je směrováno na vybrané vnější číslo (např. číslo DDI). Cellular (Mobilní) - číslo mobilního telefonu. Auto Attend (Automatický průvodce) Při připojení k pobočce stisknutím jediného číselného tlačítka podle pokynů v uvítacím pozdravu. Other (Jiný) - jiné telefonní číslo. Additional Number Číslo pobočky, znáte-li při volání pouze číslo ústředny. (Další číslo) 6 Extension Number Číslo pobočky. (Číslo pobočky) Použití pro vnitřní telefonní čísla. 32 (povinný údaj) 2nd Phone No. 2. telefonní číslo. (2. tel. číslo) 32 3rd Phone No. 3. telefonní číslo. (3. tel. číslo) 32 Correspondence Výběr pozdravu záznamníku při volání z příslušného čísla. (Pozdrav) Nevyberete-li žádný pozdrav, záznamník automaticky použije pozdrav "0", viz kapitola Pozdrav záznamníku. BK Colour Výběr barvy pozadí pro obrazovku stavu volání. (Barva pozadí) 19

21 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Záložka Company (Společnost) Informace o společnosti. Pouze po vyplnění povinných údajů v záložce Name (Jméno). Údaj Popis Max. počet znaků Company Name Název společnosti. 64 (Název společnosti) Department (Oddělení) Název oddělení. 64 Section (Sekce) Název sekce. 64 Address (Adresa) Hlavní adresa. 128 ZIP (PSČ) Poštovní směrovací číslo. 16 Fax Číslo faxu

22 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Záložka Popup Výběr obrázkového nebo zvukového souboru pro vysunovací "pop-up" okna a okno telefonního seznamu. Pouze po vyplnění povinných údajů v záložce Name (Jméno). Údaj Popis Max. počet znaků Image File Fotografie pro obrazovku Phone Book Property (Záznamy (Obrazový soubor) tel. seznamu) a vysunovací "pop-up" okna, viz Výběr obrázkových a zvukových souborů v tomto oddíle. Ring File Zvukový soubor melodie pro vysunovací "pop-up" okno, (Soubor melodie) viz Výběr obrázkových a zvukových souborů v tomto oddíle. POP UP Zapínání/vypínání vysunovacích oken, viz Funkce pop-up oken v tomto oddíle. POP RING Zapínání/vypínání melodie Pop-up oken, viz Funkce pop-up (Melodie okna) oken v tomto oddíle. InterLockingURL Výběr URL adresy nebo adresáře pro otevření v okamžiku (Synchronizace URL) příchodu volání. Funkce je nezávislá na nastavení synchronizace Pop-up oken. Zadáte-li více adres, otevřou se všechny odpovídající stránky současně. Tip pro usnadnění: Funkci využijete např. tak, že po zadání odpovídajícího adresáře se při příchodu volání automaticky otevře plánovač nebo po přiřazení adresy URL se v okamžiku příchodu volání přes Internet s využitím webové kamery automaticky otevře webová stránka s obrazem volajícího. Memo (Poznámka) Poznámka pro zobrazení v dialogovém okně Phone Book Property (Záznamy tel. seznamu), viz Prohlížení a upravování záznamů v tomto oddíle. 21

23 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) c. Pro přidání nového záznamu klepněte na OK. Po upravení údajů (viz Prohlížení a upravování záznamů v tomto oddíle) uložte provedené změny klepnutím na tlačítko OK. Výběr obrázkových a zvukových souborů Pro každý ze záznamů telefonního seznamu můžete vybrat odpovídající fotografii a melodii vyzvánění. Výběr obrázkového souboru pro vysunovací "pop-up" okna a okno Phone Book Property (Záznamy tel. seznamu). Výběr zvukového souboru pro vysunovací "pop-up" okna. Podrobnější informace najdete v odstavci Využití vysunovacích oken. a. Označte Image File (Obrázkový soubor) nebo Ring File (Soubor melodie) v okně Add New (Přidat nový) nebo Phone Book Property-Modify (Záznamy tel. seznamu -Upravit). b. Klepněte na Browse (Procházet) a vyhledejte požadovaný soubor. Soubory musí mít tyto přípony: Image File (Obrazový soubor): BMP soubor (názevsouboru.bmp) TIFF soubor (názevsouboru.tiff) PCX soubor (názevsouboru.pcx) JPEG soubor (názevsouboru.jpeg) Ring File (Soubor melodie): WAV soubor (názevsouboru.wav) c. Klepněte na tlačítko Open (Otevřít). Po klepnutí na Add New (Přidat nový) nebo Phone Book Property-Modify (Záznamy tel. seznamu - Upravit) se vybraný zvukový soubor přehraje. Prohlížení a upravování záznamů Záznamy v telefonním seznamu můžete prohlížet a upravovat. a. Vyberte požadovaný záznam. b. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Property (Vlastnosti) nebo dvakrát klepněte na vybraný záznam. Otevře se dialogové okno Phone Book Property (Záznamy telefonního seznamu): c. Podrobnější informace o upravování vlastností záznamů najdete v odstavci Přidání nového záznamu do telefonního seznamu v tomto oddíle. 22

24 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Mazání záznamů a. Vyberte požadovaný záznam. b. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Delete (Smazat). Otevře se dialogové okno s požadavkem na potvrzení. c. Klepněte na OK nebo Cancel (Zrušit). Nástrojová lišta Z nástrojové lišty je možný přístup k některým funkcím. Outside (Vnější účastník): Zobrazí se pouze záznamy odpovídající vnějším účastníkům. Extension (Pobočka): Zobrazí se pouze záznamy odpovídající uživatelům připojeným k pobočkové ústředně. Both (oba typy): Zobrazí se záznamy odpovídající vnějším i vnitřním účastníkům. 1st (První): Zobrazí se první telefonní čísla. All (Všechna): Zobrazí se všechna zadaná telefonní čísla (1., 2. a 3.). Property (Vlastnosti): Zobrazení všech uložených údajů o vybrané osobě v telefonním seznamu. Chcete-li některý z údajů upravit, klepněte na tlačítko Modify (Upravit). Zobrazí se aktuální záznam, podrobnější informace o upravování vlastností záznamů najdete v odstavci Přidání nového záznamu do telefonního seznamu v tomto oddíle. Add New (Přidat nový): Uložení nového záznamu do telefonního seznamu, podrobnější informace o upravování vlastností záznamů najdete v odstavci Přidání nového záznamu do telefonního seznamu v tomto oddíle. Delete (Smazat): Smazání vybraného záznamu. Call (Hovor): Volání na uvedené číslo. Odeslání u vybrané osobě, viz kapitola Zprávy. 23

25 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Vyhledávání V telefonním seznamu můžete vyhledávat podle níže uvedených kategorií: a. V poli Search in (Vyhledat podle) vyberte požadovanou položku. b. Do sousedního políčka zadejte hledaný záznam. Po zadání každého dalšího znaku se výsledky hledání upřesní. Funkce vysunovacích oken V okamžiku příchodu volání se na obrazovce může objevit nové vysunovací okno obsahující nejdůležitější údaje o volajícím (jsou-li uloženy v telefonním seznamu). Spolu s otevřením tohoto okna může zaznít vybraná melodie. Upozornění vysunovacím oknem je možno nastavit pro každý ze záznamů telefonního seznamu samostatně (viz Přidání nového záznamu do telefonního seznamu), tzn. použít je například pouze pro volání důležitých osob. Melodii doprovázející otevření Pop-up okna je možno zapnout nebo vypnout. Prohlížení zobrazených informací Po příchodu volání PC Phone automaticky vyhledá informace odpovídající číslu volajícího v 1. skupině záznamů telefonního seznamu a zobrazí je ve vysunovacím okně. Nenajde-li aplikace číslo v 1. skupině záznamů, začne je hledat ve 2. a poté ve 3. skupině. Po vyhledání se zobrazí první odpovídající záznam (případně zazní melodie, je-li funkce zapnutá): 24

26 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Pop-up okno obsahuje údaje uložené v telefonním seznamu: Údaj DDI Number (DDI číslo) DDI Name (DDI jméno) Name (Jméno) Dial Number (číslo) Company (Společnost) Department (Oddělení) Section (Sekce) Popis Číslo DDI provolby volajícího. DDI jméno volajícího. Jméno volajícího uložené v seznamu. Číslo telefonu a pobočky. Název společnosti. Název oddělení. Název sekce. Není-li přiřazen příslušný obrázkový soubor, okno s fotografií zůstane prázdné. Pro signalizaci příchozího volání melodií je nutno specifikovat také příslušný zvukový soubor, viz Výběr obrázkových a zvukových souborů. Práce s vysunovacími okny Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Hovor a začněte konverzaci. Pop-up okno zůstává stále na obrazovce. Pop-up okno se zavře v těchto případech:. Klepnete-li během hovoru na tlačítko CLOSE (ZAVŘÍT). Po zavření Pop-up okna se hovor nepřeruší. Přestane-li být stav hovoru Talk (Hovor). Pop-up okno se zavře automaticky po ukončení, přidržení nebo přepojení hovoru Statistika volání Obrazovka obsahuje seznam příchozích a odchozích volání včetně podrobných údajů. Maximální počet volání v seznamu je možno nastavit, viz Statistika volání, Nastavení voleb. Přesáhne-li počet volání nastavenou hranici, začnou se nejstarší informace ukládat do historie volání; podmínkou je zapnuté automatické ukládání, viz Historie volání. Není-li nastaveno automatické ukládání, začnou se nejstarší záznamy postupně přepisovat novými. Obrazovka umožňuje monitorování všech volání. 25

27 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Prohlížení informací o voláních Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call Log (Statistika volání). Prohlížení informací Význam zobrazených údajů shrnuje tabulka níže: Sloupec Popis Log Type (Typ údaje) Typ údaje; ikony se mění v závislosti na typu volání. Doprovodný text poskytuje další informace: = - přijaté hovory nebo nastavení související s režimem pobočky (např. přihlášení/odhlášení). + - odchozí volání. Wrap up-in/out (Nepřipraven/připraven) - stav pobočky Group(number)-Login/Logout - stav přihlášen/nepřihlášen k vybrané skupině. Local Alarm (místní alarm) - přijetí signálu místního alarmu. Start Time (začátek) Čas příchodu volání zaznamenaný v PC Phone. Pro volání s příchodem 11 hodin, 20 minut a 30 sekund (dopoledne) se zobrazí: 11 h 20 min 30 s. DisconnectionTime Okamžik, kdy se stav hovoru změnil z "Hovor" na jiný (kromě (Čas ukončení spojení) přidržení). Pro ukončení spojení v 11 hodin, 20 minut a 30 sekund (dopoledne) se zobrazí: 11 h 20 min 30 s. Čas ukončení spojení určuje pořadí v tabulce. Phone Number (Telefonní číslo) Identifikace volajícího (nebo číslo vnější linky není-li identifikace k dispozici) pro příchozí volání. Volaná čísla vnějších účastníků a uživatelů na pobočce pro odchozí volání. 26

28 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Sloupec Popis Caller Name Jméno volajícího (je-li zadáno v telefonním seznamu) pro vnější volání. (Jméno volajícího) Jména poboček pro vnitřní volání. Duration (Doba trvání) Délka aktivity linky od přijetí volání do ukončení spojení. Jména poboček pro vnitřní volání. Ring (Vyzvánění) Doba vyzvánění. Počítaní času se ukončí v okamžiku přijetí volání. Call Condition Zobrazí se tyto informace (neplatí pro hovory přijaté operátorem): (Stav volání) Transfer (Přepojení) - je-li hovor přepojen na jinou osobu. Park (Parkování) - je-li hovor odstaven do parkovací zóny systému. No Answer (Žádná odpověď) - nebylo-li volání přijato. Call Detail (Podrobnosti Cílová pobočka nebo vnější telefonní číslo pro přepojený hovor. volání, závisí také na Číslo v parkovací zóně, je-li hovor odstaven do parkovací zóny systému. okolnostech) Memo (Poznámka) Obsah textové poznámky nebo název zvukového souboru hlasové poznámky. Je-li hovor doplněn současně textovou i hlasovou poznámkou, zobrazí se pouze textová poznámka. V tomto případě je hlasová poznámka přístupná po klepnutí na tlačítko Memo Open (Otevřít poznámku) v nástrojové liště. Je-li k jednomu hovoru připojeno více hlasových nebo textových poznámek, můžete otevřít naposled uloženou poznámku. Nástrojová lišta Z nástrojové lišty je možný přístup k některým funkcím. Phone Book (Telefonní seznam): Uložení informací o vybraném hovoru do telefonního seznamu, viz Uložení nového záznamu do telefonního seznamu, kapitola Telefonní seznam. Speed Dial (Zkrácená volba): Uložení telefonního čísla vybraného hovoru do paměti čísel zkrácené volby, viz Uložení nových čísel zkrácené volby, kapitola Čísla zkrácené volby. Odeslání u na vybranou adresu, viz , kapitola Zprávy. Save (Uložit): Uložení informací o volání, viz kapitola Informace o volání, Nastavení voleb. Memo Open (Otevřít poznámku): Otevření přiložené hlasové poznámky. Call (Hovor): Volání na vybrané číslo. 27

29 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Historie volání Do historie se ukládají starší informace o voláních pro pozdější prohlížení. Kromě funkcí z obrazovky informací o voláních jsou zde k dispozici funkce jako volání na vybrané vnější číslo, vyhledávání specifických informací o voláních a tisk uložených informací. Prohlížení historie volání Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call Log History (Historie volání). V základním nastavení se nyní otevře naposled uložený soubor s informacemi. Pro prohlížení ostatních souborů klepněte v nástrojové liště na tlačítko Open (Otevřít) a požadovaný soubor vyberte. Prohlížení informací Podrobnější informace o obrazovce najdete v odstavci Prohlížení informací, kapitola Historie volání. Narozdíl od obrazovky Statistika volání zde můžete záznamy třídit klepnutím na záložku vybraného sloupce. 28

30 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Nástrojová lišta Z nástrojové lišty je možný přístup k některým funkcím. Open (Otevřít): Otevření některého z dříve uložených souborů. Phone Book (Telefonní seznam): Uložení informací o vybraném hovoru do telefonního seznamu, viz Uložení nového záznamu do telefonního seznamu, kapitola Telefonní seznam. Speed Dial (Zkrácená volba): Uložení telefonního čísla vybraného hovoru do paměti čísel zkrácené volby, viz Uložení nových čísel zkrácené volby, kapitola Čísla zkrácené volby. Odeslání u na vybranou adresu, viz , kapitola Zprávy. Delete (Smazat): Smazání vybraného záznamu. Print (Tisk): Tisk zobrazených údajů. Call (Hovor): Volání na vybrané číslo. Vyhledávání V obrazovce Historie volání můžete vyhledávat podle níže uvedených kategorií: a. V poli Search in (Vyhledat podle) vyberte požadovanou položku. b. Do sousedního políčka zadejte hledaný záznam. Po zadání každého dalšího znaku se výsledky hledání upřesní Volby Nastavení aplikace PC Phone můžete přizpůsobit svým potřebám, například změnit výchozí nastavení některých funkcí, podrobnější informace viz 3.1 Nastavení voleb. 29

31 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Funkční tlačítka Obrazovka Funkční tlačítka obsahuje všechna funkční tlačítka aplikace umožňující rychlé ovládání vybraných funkcí. Otevření okna funkčních tlačítek Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). Z této obrazovky můžete zapínat a ovládat celou řadu funkcí. Stručný popis jednotlivých tlačítek, viz 2.8 Seznam funkcí. Přizpůsobení obrazovky Počet zobrazovaných tlačítek a jejich velikost můžete nastavit podle potřeby, navíc můžete měnit barvu pozadí tlačítek. Změna polohy tlačítka: Tlačítko jednoduše přetáhněte myší do požadované pozice. Nezobrazení méně používaných tlačítek: Upravte velikost obrazovky tak, aby z ní nepotřebné tlačítko zmizelo. Změna rozměru obrazovky nemá vliv na velikost tlačítek. Zobrazení skrytých tlačítek: Obrazovku roztáhněte. Změna barvy pozadí tlačítek: Na vybrané tlačítko klepněte pravým tlačítkem myši a vyberte barvu v seznamu. 30

32 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Čísla zkrácené volby Obrazovka obsahuje čísla zkrácené volby spolu s příslušnými telefonními čísly a jmény. Kromě doplňování nových záznamů a vyhledávání můžete z obrazovky také volat, viz kapitola Odchozí vnější volání. Otevření okna zkrácené volby Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Speed Dial (Zkrácená volba). Zobrazí se tabulka s telefonními čísly a jmény a odpovídajícími čísly paměťové pozice. Zobrazené informace se při spuštění aplikace aktualizují podle posledního stavu v PBX. 31

33 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Prohlížení informací Význam zobrazených údajů shrnuje tabulka níže: Sloupec Popis Speed Dial No. Čísla paměťových pozic, celkem je k dispozici 1000 pozic ( ). (Číslo paměť. pozice) Caller Name (Jméno) Jméno Dial Number Odpovídající telefonní číslo (Telefonní číslo) Záznamy v okně můžete třídit klepnutím na požadovanou záložku. Šířku jednotlivých sloupců je možno změnit přetažením myší. Ovládání Odchozí volání a. V zobrazeném seznamu vyberte požadované číslo (pozice) zkrácené volby. b. Na číslo klepněte dvakrát tlačítkem myši nebo stiskněte klávesu Enter. Vyhledávání podle jména Do políčka Search in Name (Vyhledat podle jména) zadejte jméno. Po zadání každého dalšího znaku se výsledky hledání upřesní. Uložení nových čísel zkrácené volby a. Klepněte na tlačítko Add Speed Dial (Přidat číslo zkrácené volby). Otevře se dialogové okno Add Speed Dial (Přidat číslo zkrácené volby). Pro nové číslo se automaticky vybere nejnižší volná paměťová pozice.. b. Do Políček Caller Name (Jméno) a Dial Number (tel. číslo) zadejte požadované údaje. V případě potřeby můžete také změnit číslo paměťové pozice. Je-li nové číslo pozice již použito, vyberte jiné nebo odpovídající jméno a číslo přepište novým záznamem. Nahrazením stávajícího záznamu novým se změní také data v PBX. 32

34 1.2 Práce s obrazovkou hlavních funkcí (pokračování) Poznámka Před vlastní telefonní číslo nezapomeňte zadat přístupové číslo státní linky. c. Klepněte na tlačítko OK Nápověda Po klepnutí na toto tlačítko se otevře soubor nápovědy, viz Uživatel, Nastavení voleb. 1. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Help (Nápověda) Zavření aplikace Po klepnutí na tlačítko se aplikace PC Phone ukončí. 1. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Exit (Ukončení). 33

35 1.3 Funkce kláves 1.3 Funkce kláves Klávesové zkratky Kterémukoliv z funkčních tlačítek můžete přiřadit klávesovou zkratku. Poznámka Pro klávesové zkratky není možno použít klávesu Mezerník. a. V menu klávesových zkratek klepněte na příslušné funkční tlačítko (předtím klepněte v obrazovce funkcí pravým tlačítkem myši). V dialogovém okně se zobrazí seznam všech tlačítek, jimž můžete přiřadit klávesovou zkratku. b. Vyberte tlačítko požadované funkce a dvakrát na ně klepněte nebo klepněte na tlačítko Key Assign (Přiřadit). c. Zadejte příslušnou klávesu a podle potřeby zatrhněte kombinaci s Ctrl, Alt nebo Shift. (v případě zkratky Ctrl+z se příslušná funkce zapíná přidržením klávesy Ctrl a stisknutím klávesy z). Je-li vybraná zkratka již použita, vyberte jinou. d. Klepněte na tlačítko OK. 34

36 1.3 Funkce kláves (pokračování) 35

37 Oddíl 2 Popis funkcí a jejich ovládání 36

38 2.1 Odchozí volání 2.1 Odchozí volání V této kapitole najdete postupy pro odchozí vnitřní a vnější volání. PC Phone dokáže zpracovat až 10 volání současně Odchozí vnitřní volání V režimu interkomu můžete volat třemi různými způsoby. Volání s využitím tlačítka Make Call (Hovor) nebo klávesové zkratky a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Klepněte na funkční tlačítko Make Call (Hovor) nebo stiskněte přiřazenou klávesu. c. Číslo pobočky vyberte v seznamu nebo zadejte ručně. d. Klepněte na tlačítko Call (Hovor) nebo stiskněte klávesu Enter. Volání z okna telefonního seznamu a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Phone Book (Telefonní seznam). b. V seznamu vyberte požadovanou osobu. c. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call (Hovor). Volání z okna Call Log Screen (Statistika volání) nebo Call Log History (Historie volání) a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call Log (Statistika volání) nebo Call Log History (Historie volání). b. V seznamu vyberte požadovanou osobu. c. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call (Hovor) Odchozí vnější volání Na čísla přes vnější linku můžete volat čtyřmi různými způsoby. Volání s využitím tlačítka Make Call (Hovor) nebo klávesové zkratky a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Klepněte na funkční tlačítko Make Call (Hovor) nebo stiskněte přiřazenou klávesu. c. Telefonní číslo vyberte v seznamu nebo zadejte ručně. Poznámka Při ručním zadávání nezapomeňte před vlastní telefonní číslo zadat také přístupové číslo státní linky. d. Stiskněte klávesu Enter. Volání z okna telefonního seznamu a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Phone Book (Telefonní seznam). b. V seznamu vyberte požadovanou osobu. c. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call (Hovor). 37

39 2.1 Odchozí volání (pokračování) Volání z okna Call Log Screen (Statistika volání) nebo Call Log History (Historie volání) a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call Log (Statistika volání) nebo Call Log History (Historie volání). b. V seznamu vyberte požadovanou osobu. c. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Call (Hovor). Volání čísla zkrácené volby Na telefonní čísla uložená v paměti čísel zkrácené volby můžete volat dvěma různými způsoby. - Z okna Speed Dial (Zkrácená volba): a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Speed Dial (Zkrácená volba). b. V seznamu vyberte požadovanou osobu. c. Na číslo klepněte dvakrát tlačítkem myši nebo stiskněte klávesu Enter. - Z okna Function Key (Funkční tlačítka): a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Klepněte na tlačítko Speed (Zkrácená volba). c. Zadejte číslo paměťové pozice. Zadané číslo můžete smazat klepnutím na tlačítko Cancel (Zrušit). d. Stiskněte klávesu Enter Opakovaná volba čísla Volání s využitím tlačítka Redial (Opakovaná volba) Poslední volané číslo můžete volat znovu po klepnutí na tlačítko Redial (Opakovaná volba). a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Redial (Opakovaná volba). c. V seznamu vyberte požadovanou položku. d. Klepněte tlačítkem myši na tlačítko OK nebo stiskněte klávesu Enter Volání s kódem účtu Použití kódu účtu Při volání s kódem účtu postupujte níže uvedeným způsobem. Funkci je možno použít pouze před vlastním hovorem. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Account (Účet). c. Do políčka zadejte číslo účtu. d. Stiskněte klávesu Enter. e. Volejte požadované číslo, viz Odchozí vnější volání Ukončení hovoru Pro přerušení hovoru klepněte na tlačítko Release (Uvolnit) v okně Function Key (Funkční tlačítka). Po přerušení hovoru z obrazovky zmizí okno Call Status (Stav volání). 38

40 2.2 Příchozí volání 2.2 Příchozí volání V tomto oddíle najdete postupy pro přijetí vnitřních a vnějších volání Příchozí volání Příchozí volání můžete po zobrazení jeho stavového okna přijmout klepnutím na tlačítko Make Call (Hovor) na nástrojové liště nebo dvojitým klepnutím na okno Call Status (Stav volání) (pouze je-li stav "Arriving" (Příchod)). Volání můžete také přijmout klepnutím na funkční tlačítko Answer (Přijmout) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Pro příchozí volání z vnější linky můžete nastavit optimální prioritu, (nastavení priority viz kapitola DDI). Poznámka V režimu automatického přidržení se stávající hovor po přijetí dalšího volání klepnutím na funkční tlačítko Answer (Přijmout) automaticky přidrží, podrobnější informace o automatickém přidržení najdete v kapitole Uživatel Přijetí vybraného volání Kromě zpracovávání volání podle priority můžete volání přijímat také ručně ve zvoleném pořadí. a. Vyberte požadované volání tak, aby se příslušné stavové okno zobrazilo nahoře. b. Pokračujte některým z těchto způsobů: V okně dvakrát klepněte tlačítkem myši. Klepněte na tlačítko Make Call (Hovor) na nástrojové liště Přijetí volání vyzvánějícího na jiném telefonu (Call Pickup) Vyzvánějící volání můžete přijmout také na jiné pobočce. Přímé převzetí volání (na vybrané pobočce) Volání vyzvánějící na jiné pobočce můžete v případě nepřítomnosti volaného převzít na své pobočce. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Pickup (Převzít). c. Číslo pobočky vyberte v seznamu nebo zadejte ručně. d. Stiskněte klávesu Enter. 39

41 2.3 Přidržení hovoru 2.3 Přidržení hovoru V tomto oddíle najdete několik postupů pro přidržení volání. V režimu automatického přidržení se stávající hovor po přijetí dalšího volání nebo při vlastním volání automaticky přidrží. Zapnutí funkce viz Uživatel Přidržení (obecné) Pro přidržení stávajícího hovoru klepněte na funkční tlačítko Hold (Přidržet) nebo po výběru přidrženého hovoru klepněte znovu na funkční tlačítko Hold (Přidržet) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Hovor můžete přidržet také dvojitým klepnutím ve stavovém okně (stav hovoru musí být "Talking" (Hovor)). Poznámka Přesný postup závisí na nastavení PBX. Podrobnější informace najdete v příručce PBX Výhradní přidržení (bez možnosti převzetí jinou osobou) Funkce umožňuje zakázat převzetí přidrženého hovoru z jiné pobočky. Vyberte požadovaný přidržený hovor a klepněte znovu na Hold (Přidržet) nebo jednou klepněte na funkční tlačítko Hold (Přidržet) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Poznámka Přesný postup závisí na nastavení PBX. Podrobnější informace najdete v příručce PBX Převzetí přidrženého hovoru Funkce umožňuje převzetí přidrženého hovoru. a. Dvakrát klepněte na okno Call Status (Stav hovoru) nebo na funkční tlačítko Answer (Přijmout) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště) Parkování hovoru (Přidržení hovoru v parkovací zóně systému) Hovor můžete také zaparkovat v parkovací zóně systému (až 100 pozic). Takto přidržený hovor může být obnoven z kterékoliv pobočky. Automatické přidělení pozice Hovor můžete zaparkovat bez výběru pozice v parkovací zóně. Po zaparkování hovoru se v aplikaci přiřazená parkovací pozice zobrazí. a. Během hovoru klepněte na funkční tlačítko Auto Park (Automatické parkování) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). 40

42 2.3 Přidržení hovoru (pokračování) Zobrazí se dialogové okno s číslem parkovací pozice: Výběr parkovací pozice Číslo parkovací pozice pro vybraný hovor můžete zadat také manuálně. a. Během hovoru klepněte na funkční tlačítko Manual Park (Manuální parkování) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Zobrazí se dialogové okno Manual Park (Manuální parkování): b. Do políčka zadejte požadované číslo pozice (0-99). Je-li ve vybrané pozici již nějaký hovor přidržen, aplikace zadání odmítne - v takovém případě vyberte jiné číslo pozice. Převzetí zaparkovaného hovoru a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Park Retrieve (Obnovit zaparkovaný hovor). c. Zadejte číslo pozice (0-99). d. Na číslo klepněte dvakrát tlačítkem myši nebo stiskněte klávesu Enter. Neznáte-li číslo parkovací pozice, obraťte se na operátora. 41

43 2.4 Přepojení hovoru 2.4 Přepojení hovoru Hovor můžete přepojit na vnější telefonní číslo, číslo pobočky nebo záznamový systém. Po přepojení hovoru se zavře příslušné okno Call Status (Stav volání) Přepojení na číslo pobočky a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Transfer (Přepojit). Hovor se na nějakou dobu přidrží. c. Číslo pobočky vyberte v seznamu nebo zadejte ručně. d. Stiskněte klávesu Enter. e. Zeptejte se osoby na cílovém čísle, zda je ochotna přepojený hovor přijmout. Výše uvedený krok je možno vynechat. f. Zkontrolujte cíl přesměrování a klepněte na Transfer (Přepojit) Přepojení na vnějšího účastníka Postupujte níže uvedeným způsobem: Přepojení na číslo vnějšího účastníka je možné provést dvěma různými způsoby: - Pomocí tlačítka Transfer (Přepojit) a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Transfer (Přepojit). c. Telefonní číslo vyberte v seznamu nebo zadejte ručně. Poznámka Při ručním zadávání nezapomeňte před vlastní telefonní číslo zadat také přístupové číslo státní linky. d. Klepněte na tlačítko Call (Hovor) nebo stiskněte klávesu Enter. e. Zeptejte se osoby na cílovém čísle, zda je ochotna přepojený hovor přijmout. Výše uvedený krok je možno vynechat. f. Zkontrolujte přepojení a klepněte na Transfer (Přepojit). - Přepojení hovoru pomocí zkrácené volby čísla (Speed Dial) a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na TRANS+SP (Přepojit s funkcí zkrácené volby). c. V seznamu vyberte požadovanou položku. d. Klepněte na tlačítko Call (Hovor). e. Zeptejte se osoby na cílovém čísle, zda je ochotna přepojený hovor přijmout. Výše uvedený krok je možno vynechat. f. Zkontrolujte přepojení a klepněte na Transfer (Přepojit), resp. na TRANS+SP. 42

44 2.4 Přepojení hovoru (pokračování) Přepínání mezi dvěma současnými hovory (Call Splitting) Během hovoru s jedním protějškem (zatímco hovor s druhým je přidržen pro přepojení nebo konferenci) můžete mezi hovorem s prvním a hovorem s druhým protějškem podle potřeby přepínat. Pro přidržení stávajícího hovoru a hovor s druhým protějškem klepněte na funkční tlačítko Split (Přepnout), pro převzetí původního hovoru klepněte na funkční tlačítko Split (Přepnout) ještě jednou (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště) Zrušení přepojení Pro zrušení přepojení hovoru klepněte na funkční tlačítko Release (Uvolnit). Dočasně přidržený hovor znovu obnovte a případně změňte cílové číslo přepojení. 43

45 2.5 Je-li volaná pobočka obsazená 2.5 Je-li volaná pobočka obsazená Tento oddíl popisuje situace, kdy je volaná pobočka obsazená. Je-li volaná pobočka obsazená, zobrazí se dialogové okno: Nyní můžete použít některou z nabízených funkcí Upozornění na čekající volání (Message Waiting Notification) Zanechání zprávy s upozorněním na čekající volání, aby volaná osoba mohla zavolat zpět. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko Message (Zpráva). Linka se automaticky odpojí Upozornění na obsazenou pobočku (odeslání tónu čekajícího volání) V závislosti na nastavení volající a volané pobočky lze použít funkci HVDR (OHCA) nebo HVDS (Whisper OHCA). Popis upozornění na obsazenou pobočku HVDR (OHCA) - upozornění obsazené pobočky přes hlasitý reproduktor telefonu. HVDS (Whisper OHCA) - upozornění uživatele na obsazené pobočce ve sluchátku (důvěrné). a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko BSS (Upozornění na obsazenou pobočku). Přepojení na obsazenou pobočku s využitím upozornění (Camp-On Transfer) S využitím funkce BSS (upozornění obsazené pobočky) můžete hovor přepojit na vybranou pobočku, i když je obsazená. V dialogovém okně klepněte na tlačítko BSS (Upozornění na obsazenou pobočku). 44

46 2.5 Je-li volaná pobočka obsazená (pokračování) Připojení se do probíhajícího hovoru (Executive Busy Override) Funkce umožňuje připojit se do probíhajícího hovoru dvou osob a sestavit tak tříčlennou konferenci. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko BOVER (Připojit na obsazenou pobočku) Monitorování hovorů (monitorování hovorů mezi pobočkami) Funkce umožňuje monitorování hovoru na obsazené pobočce. Během monitorování nemůžete s účastníky konverzace hovořit. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko CMON (Monitorování hovoru) Rezervace obsazené linky (Automatic Callback Busy) V aplikaci můžete nastavit, aby se po uvolnění volané obsazené linky zapnulo vyzvánění. Situaci po přijetí zpětného volání shrnuje tabulka níže: Podmínka Pobočka byla obsazená Výsledek Číslo pobočky se vytočí automaticky. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko C.BACK (Zpětné volání) Textová poznámka Uživatele na obsazené pobočce můžete na své volání upozornit zanecháním textové zprávy. a. V dialogovém okně klepněte na Text Memo (Textová poznámka). b. Napište text poznámky. c. Nyní máte k dispozici čtyři možnosti: Pro odeslání poznámky ve zprávě klepněte na tlačítko , viz kapitola Zprávy, . Pro upozornění s poznámkou klepněte na tlačítko Message (Zpráva), viz kapitola Textové poznámky. Pro uložení poznámky na pevný disk klepněte na tlačítko Save (Uložit). - Soubory s textovými poznámkami jsou označeny takto: textxxx.txt (XXX jsou tři číslice [ ] označující pořadí uložení). - Soubory záznamu se ukládají do složky Programové soubory/panasonic/pc Phone. Klepnutím na tlačítko Cancel (Zrušit) můžete poznámku smazat Zrušení volání Volání obsazené pobočky můžete zrušit. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko Cancel (Zrušit). 45

47 2.6 Má-li volaná pobočka zapnutou funkci NRS (DND) 2.6 Má-li volaná pobočka zapnutou funkci NRS (DND) Tento oddíl popisuje situace, kdy je na volané pobočce zapnutá funkce Nerušit - NRS (DND). Je-li na volané pobočce zapnutá funkce Nerušit, zobrazí se dialogové okno Potlačení funkce NRS (DND Override) V aplikaci můžete nastavit potlačení funkce NRS na volané pobočce, která pak začne vyzvánět. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko DOVER (Potlačení NRS). Je-li volaná pobočka navíc ještě obsazená, objeví se další dialogové okno, Podrobnější informace najdete v oddíle 2.5 Je-li volaná pobočka obsazená Zrušení volání Volání pobočky se zapnutou funkcí NRS můžete zrušit. a. V dialogovém okně klepněte na tlačítko Cancel (Zrušit). 46

48 2.7 Další užitečné funkce 2.7 Další užitečné funkce Nastavení funkcí PSH/NRS (přesměrování hovoru/nerušit) Přesměrování volání (PSH) (FWD)/funkce Nerušit (NRS) (DND) V aplikaci můžete zvolit způsob, jakým budou zpracována volání, která nemůžete nebo nechcete přijmout. Zapnete-li přesměrování PSH (FWD) budou příchozí volání přesměrována na vybranou pobočku nebo na vnější telefonní číslo. Přesměrování můžete nastavit jinak pro příchozí volání z pobočky a jinak pro volání z vnější linky. Zapnete-li funkci NRS (DND), bude se volajícím Vaše pobočka jevit jako obsazená. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Klepněte na funkční tlačítko FWD/DND (PSH/NRS). Otevře se dialogové okno FWD/DND (PSH/NRS): c. Vyberte Intercom/Outside (Vnitřní/Vnější) nebo Both (Oba typy). d. Vyberte FWD (PSH) nebo DND (NRS): Nechcete-li volání přijímat, zapněte funkci DND (NRS). Chcete-li svá příchozí volání přesměrovat:: - Vyberte FWD (PSH). - Vyberte typ přesměrování(viz tabulka níže): Typ All (Všechna) NO ANSWER (ŽÁDNÁ ODPOVĚĎ) BUSY (OBSAZENO) BUSY/NOANS (OBSAZENO/ ŽÁDNÁ ODPOVĚĎ) Popis Přesměrovat všechna příchozí volání. Přesměrovat, jestliže volaný neodpovídá. Příchozí volání přesměrovat, je-li pobočka obsazena. Příchozí volání přesměrovat, je-li pobočka obsazena nebo volaný uživatel neodpovídá. - Zadejte cílové číslo pro přesměrování (max. 32 znaků). Poznámka Při volání přes státní linku nezapomeňte před vlastní číslo zadat ještě přístupové číslo státní linky. Pro zrušení nastavení klepněte na None (Žádné). e. Klepněte na tlačítko OK. 47

49 2.7 Další užitečné funkce (pokračování) Konference (vzájemný hovor několika uživatelů současně) Do hovoru s protějškem můžete zapojit také další osoby a sestavit tak vícečlennou konferenci. Do konferenčního hovoru se může současně zapojit maximálně osm účastníků. Konferenci můžete sestavit dvěma různými způsoby. - Použitím tlačítka Conference (Konference) a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Během hovoru klepněte na funkční tlačítko Conference (Konference). Hovor se na nějakou dobu přidrží. c. Telefonní číslo vyberte v seznamu nebo zadejte ručně. Poznámka Při ručním zadávání nezapomeňte před telefonní číslo vnějšího účastníka zadat také přístupové číslo státní linky. d. Klepněte na tlačítko OK. Jestliže nový volaný volání nepřijme, uvolněte linku a pro volání další osoby zopakujte kroky uvedené výše. e. Jestliže volaný volání přijme klepněte znovu na tlačítko Conference (Konference). f. Pro zapojení dalších osob do hovoru zopakujte kroky b až e. - Sestavení konference pomocí zkrácené volby čísla (Speed Dial) a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Během hovoru klepněte na funkční tlačítko CONF+SP (Konference se zkrácenou volbou čísla). Hovor se na nějakou dobu přidrží. c. V seznamu vyberte požadovanou položku. d. Klepněte na tlačítko Call (Hovor). Jestliže nový volaný volání nepřijme, uvolněte linku a pro volání další osoby zopakujte kroky uvedené výše. e. Jestliže volaný volání přijme klepněte znovu na tlačítko CONF+SP (Konference se zkrácenou volbou čísla). f. Pro zapojení dalších osob do hovoru zopakujte kroky b až e. Poznámka Po zapojení 8. osoby do konference se tlačítko Conference (Konference), resp. CONF+SP (Konference se zkrácenou volbou čísla) stane nefunkčním Skupinové upozornění (pro členy skupiny) Vybranou skupinu uživatelů připojených k pobočkám můžete hromadně upozornit buď telefonem nebo přes externí reproduktor. Každý z uživatelů ve skupině může upozornění přijmout na nejbližším telefonu. Číslo skupiny pro hromadné upozornění můžete nastavit v nastavení voleb (viz kapitola Skupinové upozornění) nebo je můžete zadat manuálně. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Klepněte na funkční tlačítko Group Page (Skupinové upozornění). Otevře se dialogové okno Group Page (Skupinové upozornění): 48

50 2.7 Další užitečné funkce (pokračování) c. Do políčka zadejte číslo skupiny a klepněte na tlačítko OK. Poznámka Je-li číslo skupiny pro hromadné upozornění již zadáno v nastavení voleb dialogové okno se nezobrazí. d. Potvrďte číslo parkovací pozice v dialogovém okně Park (Parkování). Hovor se přidrží ve volné parkovací pozici. Jestliže PC Phone právě nezpracovává žádný hovor, výše uvedený krok se vynechává. e. V dialogovém okně klepněte na tlačítko OK. f. Hovořte. g. V okně Function Key (Funkční tlačítka) klepněte na Release (Uvolnit) Ovládání dalšího příslušenství Vstupní telefon Dálkové otevírání vstupních dveří Během hovoru s osobou u vstupního telefonu klepněte na tlačítko DOOR (DVEŘE), (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Záznamový systém Přepojení na záznamový systém (VM Transfer) Není-li uživatel na cílové pobočce pro přepojení schopen volání přijmout, můžete volajícího přepojit do hlasové schránky příslušné pobočky, kde pak může zanechat svůj vzkaz. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka). b. Během hovoru klepněte na funkční tlačítko VM-TRANS (Přepojení do hlasové schránky). c. V dialogovém okně zadejte: - Extension Number (Číslo pobočky): Zadejte číslo pobočky uživatele, do jehož hlasové schránky bude volající přepojen. - Save Voice Mail Extension (Uložit číslo hlasové schránky): Políčko označte, bude-li číslo hlasové schránky pro přepojení stále totéž. - Voice Mail Extension No. (Číslo pobočky hlasové schránky): Zadejte číslo pobočky hlasové schránky, kam bude volající přepojen. d. V dialogovém okně klepněte na tlačítko OK. 49

51 2.7 Další užitečné funkce (pokračování) Záznam hovoru do vlastní hlasové schránky (obousměrný). Své hovory můžete průběžně zaznamenávat do hlasové schránky. Funkce se zapíná klepnutím na funkční tlačítko 2WAY-REC (Obousměrný záznam) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Pro ukončení záznamu klepněte na tlačítko 2WAY-REC (Obousměrný záznam) ještě jednou. Poznámka Před zaznamenáváním hovoru byste o této skutečnosti měli informovat svůj protějšek. Odesílání DTMF signálů Pro přístup k některým funkcím (např. ovládání záznamového systému) můžete v aplikaci použít funkci odesílání DTMF signálů. Funkce se zapíná klepnutím na funkční tlačítko DTMF TONE (DTMF signály) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Funkce se vypíná dalším klepnutím na funkční tlačítko DTMF TONE (DTMF signály) nebo uvolněním linky Přístup k externím službám (EPS) Ke speciálním funkcím (např. čekající volání) pobočkové ústředny nebo telekomunikačního operátora získáte po klepnutí na funkční tlačítko EFA (EPS) (okno s funkčními tlačítky se otevírá klepnutím na tlačítko Function Key (Funkční tlačítka) v nástrojové liště). Funkce je k dispozici pouze pro vnější volání. 50

52 2.8 Seznam funkcí 2.8 Seznam funkcí V této kapitole uvádíme stručný popis všech funkcí aplikace PC Phone. Tlačítka Funkce Klávesa (výchozí nastavení) Make Call (Hovor) Vlastní volání a příjem příchozích volání. Insert Kapitola: 2.1 Odchozí volání Speed (Zkrácená volba) Volání s využitím čísel zkrácené volby, k dispozici pouze na pobočce v klidovém stavu. s Kapitola: Odchozí vnější volání Redial (Opakovaná volba) Opakovaná volba čísla, k dispozici pouze na pobočce v klidovém stavu. r Kapitola: Opakovaná volba čísla Account (Účet) Informace o ceně pro volání na vnější tel. čísla. Kapitola: Volání s kódem účtu Release (Uvolnit) Ukončení hovoru. Kapitola: Ukončení hovoru Answer (Přijmout) Přijetí příchozího volání. Kapitola: 2.2 Příjem příchozích volání + Pickup (Převzetí volání) Převzetí vyzvánějícího volání na jiné pobočce, k dispozici pouze pro pobočku v klidovém stavu. Po zapnutí funkce Automatic Hold (Automatické přidržení) je funkce p k dispozici i během hovoru. Kapitola: Převzetí volání (Call Pickup) Hold (Přidržení) Přidržení hovoru. Kapitola: 2.3 Přidržení hovoru h Auto Park Přidržení hovoru v parkovací zóně. (Automatické parkování) Kapitola: Parkování hovoru (Přidržení hovoru a v parkovací zóně systému) Manual Park Přidržení hovoru ve vybrané parkovací zóně. (Manuální parkování) Kapitola: Parkování hovoru (Přidržení hovoru v parkovací zóně systému) Park Retrieve Převzetí hovoru přidrženého v parkovací zóně. (Převzetí hovoru) Kapitola: Parkování hovoru (Přidržení hovoru v parkovací zóně systému) Transfer (Přepojení) Přepojení hovoru. Kapitola: 2.4 Přepojení hovoru t TRANS + SP (Přepojení Přepojení hovoru pomocí zkrácené volby čísla. se zkrácenou volbou) Kapitola: Přepojení na vnějšího účastníka Split (Přepínání hovorů) Přepínání mezi dvěma současnými hovory. Kapitola: Přepínání mezi dvěma současnými hovory (Call Splitting) 51

53 2.8 Seznam funkcí (pokračování) Tlačítka Funkce Klávesa (výchozí nastavení) Message (Zpráva) Zanechání zprávy s upozorněním na obsazené pobočce, k dispozici pouze během vyzvánění nebo hovoru. Kapitola: Upozornění na čekající volání m (Message Waiting Notification) BSS (Upozornění na Odeslání tónu čekajícího volání na obsazenou pobočku, obsazenou pobočku) k dispozici pouze během obsazovacího tónu. Kapitola: Upozornění na obsazenou pobočku (odeslání tónu čekajícího volání) BOVER Připojení se do hovoru na obsazené pobočce. Kapitola: Připojení se do probíhajícího hovoru (Executive Busy Override) CMON (Monitorování Monitorování hovoru probíhajícího na jiné pobočce. hovoru) Kapitola: Monitorování hovorů (monitorování hovorů mezi pobočkami) C.BCK (Zpětné volání) Rezervace obsazené linky. Kapitola: Rezervace obsazené linky (Automatic Callback Busy) Text Memo Zanechání textové zprávy na obsazené pobočce. (Textová poznámka) Kapitola: Textová poznámka DOVER (Potlačení NRS) Volání na pobočku se zapnutou funkcí NRS. Kapitola: Potlačení funkce NRS (DND Override) FWD/DND (PSH/NRS) Výběr způsobu zpracování volání, která nemůžete nebo nechcete přijmout. Kapitola: Nastavení funkcí PSH/NRS (přesměrování hovoru/nerušit) Conference (Konference) Připojení dalších osob do probíhajícího hovoru, k dispozici pouze během hovoru. Kapitola: Konference c (vzájemný hovor několika uživatelů současně) CONF + SP (Konference Sestavení konference s využitím zkrácené volby. + zkrác. volba) Kapitola: Konference (vzájemný hovor několika uživatelů současně) Group Page Hromadné upozornění vybrané skupiny uživatelů (Upozornění skupiny) připojených k pobočkám buď telefonem nebo přes externí reproduktor. g Kapitola: Skupinové upozornění (upozornění pro členy skupiny) DOOR (Dveře) Dálkové otevírání vstupních dveří. Kapitola: Ovládání dalšího příslušenství - Vstupní telefon VM-TRANS (Záznamový systém) 52

54 2.8 Seznam funkcí (pokračování) Tlačítka Funkce Klávesa (výchozí nastavení) VM-TRANS Přepojení hovoru do hlasové schránky, k dispozici pouze během hovoru. Kapitola: Ovládání dalšího příslušenství - Přepojení v na záznamový systém (VM Transfer) DTMF TONE Odesílání DTMF signálů. (DTMF signály) Kapitola: Ovládání dalšího příslušenství - Odesílání DTMF signálů 2WAY-REC Záznam obou účastníků hovoru do vlastní hlasové (obousměrný záznam) schránky. Kapitola: Ovládání dalšího příslušenství - Záznam hovoru do vlastní hlasové schránky (obousměrný) EFA (EPS) Přístup k externím službám hostitelské PBX nebo telekomunikačního operátora, k dispozici pouze během hovoru. Kapitola: Přístup k externím službám (EPS) Cancel (Zrušit) Zrušení volby nebo zadání. Escape 53

55 Oddíl 3 Uživatelské nastavení aplikace PC Phone 54

56 3.1 Nastavení voleb 3.1 Nastavení voleb Nastavení aplikace PC Phone můžete přizpůsobit svým potřebám, například změnit výchozí nastavení některých funkcí Uživatel V aplikaci můžete vybrat požadovaný soubor nápovědy, změnit komunikační jazyk aplikace, zadat číslo své pobočky, zvolit optimální velikost fontů apod. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby), klepněte na záložku User (Uživatel). b. Podle svých požadavků upravte nastavení položek. - Help pro výběr souboru nápovědy. - Language pro nastavení jazykového rozhraní aplikace. - Extension Number pro zadání čísla pobočky aplikace PC Phone. - Font Setting pro nastavení fontů všech obrazovek. - Automatic Hold pro zapnutí nebo vypnutí funkce automatického přidržení stávajícího hovoru po příchodu nového volání nebo při vlastním volání. - Background Colour pro výběr barvy pozadí okna stavu volání. c. Klepněte na tlačítko OK. 55

57 3.1 Nastavení voleb (pokračování) Statistika volání Zde můžete nastavit max. počet záznamů v informacích o volání a dobu, po jejímž uplynutí se záznamy z informací o voláních uloží jako soubor do historie volání, viz kapitoly Statistika volání a Historie volání. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby), klepněte na záložku Call Log (Statistika volání). b. Podle svých požadavků upravte nastavení položek. - Automatic Log File Save pro nastavení doby, po které se informace uloží jako soubor do historie volání: When PC Phone Ends (po zavření aplikace) - uložení souboru při zavření PC Phone. Every Day(00:00) (každý den v 00:00) - uložení souboru každý den o půlnoci. Line Count (počet řádků) - uložení souboru v okamžiku, kdy počet řádků informací o voláních přesáhne zadanou mez. Call Log Save Interval (interval ukládání souboru) - uložení souboru v okamžiku, kdy počet záznamů přesáhne maximální počet. Přesáhne-li počet záznamů maximální hranici, uloží se jako soubor přístupný z okna Historie volání. - Call Log Display Interval pro nastavení maximálního počtu záznamů zobrazovaných v okně informací o voláních. Přesáhne-li počet záznamů zadaný limit, začnou se záznamy postupně od nejstaršího mazat. - Typ sledovaných informací: Call Info: sledovat informace o zpracovaných hovorech. Remote Alarm: sledovat informace o vzdálených alarmech. - Access Number pro nastavení předvolby státní linky pro automatické doplňování před číslo volané z okna informací o voláních nebo okna historie volání. c. Klepněte na tlačítko OK. 56

58 3.1 Nastavení voleb (pokračování) Pozdrav záznamníku Výběr pozdravu záznamníku, k dispozici je celkem 11 různých pozdravů (0 až 10). Pro volající uložené v telefonním seznamu můžete vybrat různé pozdravy, viz Uložení nového záznamu do telefonního seznamu, kapitola Telefonní seznam. Výběr pozdravu záznamníku a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby), klepněte na záložku Correspondence (Pozdrav záznamníku). b. Vyberte požadovanou položku a klepněte na Modify (Upravit). Otevře se dialogové okno Selection Setting (Nastavení výběru): 57

59 3.1 Nastavení voleb (pokračování) c. Do políčka Selection Title (Výběr názvu) zadejte název pozdravu. d. U řádku Greeting File (Soubor pozdravu) klepněte na tlačítko Browse (Prohlížet) a soubor ve formátu WAV vyberte. e. Zatrhněte políčko Setting (Nastavení). Zde můžete nastavit typ reakce na zanechání vzkazu, tento krok je možno vynechat. K dispozici jsou dvě možnosti: To Odeslání u s předmětem uvedeným v poli Title (Předmět) na adresu uvedenou v poli Address (Adresa) s přiloženým souborem zprávy specifikovaným v poli Text. Phone Number: Volání na číslo uvedené v poli Phone Number a automatické přehrání zprávy. Nastavení času přehrávání zprávy viz kapitola Časové nastavení. f. Klepněte na tlačítko Add (Přidat). Smazání záznamu a. Vyberte požadovaný záznam. b. Klepněte na tlačítko Delete (Smazat). c. Klepněte na tlačítko OK. Upravení obsahu záznamu a. Vyberte požadovanou položku a klepněte na Modify (Upravit). b. Obsah upravte. c. Klepněte na tlačítko OK. 58

60 3.1 Nastavení voleb (pokračování) Upozorňování na naplánované úkoly PC Phone může v čase nastaveném v aplikaci Microsoft Outlook zavolat na zadané číslo a upozornit Vás na naplánovaný úkol připravenou zprávou. Budete-li například mimo svou kancelář, PC Phone Vám může zavolat na číslo mobilního telefonu a přehrát zprávu "Konferenční místnost Z, 14 hodin". Pro podobné účely si můžete připravit až 10 různých zpráv. Nastavení parametrů přehrávání zprávy viz kapitola Časové nastavení. Ochranné známky: Microsoft a Outlook jsou ochranné známky společnosti Microsoft Corporation registrované v USA a dalších zemích. Ostatní ochranné známky jsou rovněž majetkem příslušných společností. Snímky obrazovek jsou použity se souhlasem společnosti Microsoft Corporation. Doplnění PC_Phone.Schedule_In Nastavením makra je nejprve nutno do aplikace Microsoft Outlook doplnit PC_Phone.Schedule_In. a. v přípravě Nastavení zprávy a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby), klepněte na záložku Scheduler Message (Zpráva plánovače). 59

61 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. Vyberte požadovanou položku a klepněte na Modify (Upravit). Zobrazí se dialogové okno Message Sending (Odesílání zprávy): c. Do políčka Title (Název) zadejte název zprávy. d. Klepněte na tlačítko Browse (Prohlížet) u pole Message File (Soubor zprávy) a vyberte požadovaný soubor ve formátu WAV. e. Klepněte na tlačítko OK. Smazání záznamu a. Vyberte požadovaný záznam. b. Klepněte na tlačítko Delete (Smazat). c. Klepněte na tlačítko OK. Upravení obsahu záznamu a. Vyberte požadovanou položku a klepněte na Modify (Upravit). b. Obsah upravte. c. Klepněte na tlačítko OK. Nastavení zprávy plánovače a. v přípravě Záznam Nastavení parametrů pro záznam hovorů a záznamník. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby), klepněte na záložku Recording (Záznam). 60

62 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. V dialogovém okně zadejte: - Recording Configuration (Typ záznamu): Manual (manuální) - zapínání záznamu hovoru tlačítkem Record (Záznam) na nástrojové liště. Automatic (Automatický) - zapínání záznamu po přijetí volání. - Telephone Answer Setting (Nastavení záznamníku): Ringing Waiting Time (Doba vyzvánění) určuje dobu po jejímž uplynutí záznamník volání přijme. Recording Time pro nastavení maximální délky vzkazu. - Hard Disc Capacity (Volné místo na disku): Warning Message (Upozornění) pro upozornění na nedostatek volného místa na disku (menší než zadaná hodnota). Error Message (Varovná zpráva) pro upozornění na nedostatek volného místa na disku (menší než zadaná hodnota). - Save Folder (Složka úložiště) pro výběr složky, do které se mají zprávy ve formátu WAV ukládat. c. Klepněte na tlačítko OK Vyzváněcí melodie Přiřazení vyzváněcích melodií podle typu volání. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna klepněte na záložku Ring Sound (Vyzváněcí melodie). 61

63 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. U typu volání (vnější/interkom) zatrhněte políčko a po klepnutí na tlačítko Browse (Procházet) vyberte požadovaný soubor WAV. Zvukové soubory se instalují současně s aplikací. c. Klepněte na tlačítko OK Skupinové upozornění Výběr skupiny pro upozornění, viz Skupinové upozornění (upozornění pro členy skupiny). a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby) klepněte na záložku Group Paging (Skupinové upozornění). 62

64 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. Vyberte jednu z možností: 1. Nevyplněno: číslo skupiny pro hromadné upozornění se bude zadávat vždy znovu. 2. Číslo (po zatržení políčka Specified Group (Vybraná skupina): zde můžete předem zadat číslo skupiny. Každé upozornění se bude vysílat pro zde vybranou skupinu uživatelů. c. Klepněte na tlačítko OK Práci s y v aplikaci PC Phone si můžete usnadnit zadáním: Výchozího předmětu a obsahu pro odesílání zpráv s poznámkami a informacemi o voláních. Cílové adresy pro vzdálené alarmy. Vzdálený alarm: Po vzniku a detekci poruchy systému odešle PBX odešle em zprávu alarmu vybraným příjemcům. Vznikne-li současně několik poruch, se vytvoří a odešle pro každou z nich zvlášť. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna klepněte na záložku . 63

65 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. Pokračujte těmito kroky: - Default Sentence (výchozí text u): Do políček Title (Předmět) a Contents (Obsah) napište příslušný text. Zadání se použije pro všechny y odesílané z aplikace PC Phone. - Vzdálený alarm: Zatrhněte položku For Remote Alarm (Pro vzdálený alarm) a do řádků Address a Title napište cílový a předmět zprávy. Zprávy se vzdáleným alarmem se budou odesílat na zadanou cílovou adresu a se zadaným předmětem. c. Klepněte na tlačítko OK. K odesílání je nutný běžný poštovní klient pro OS Windows ČÍSLA DDI V aplikaci můžete nastavit čísla DDI tak, aby se příchozí volání přijímala podle priority. Číslo 1 má nejvyšší prioritu, číslo 2 druhou nejvyšší atd., až nakonec číslo 10 má prioritu 10. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby) klepněte na záložku DDI. 64

66 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. Podle potřeby označte čísla 1 až 10. c. Do políček DDI Number (DDI číslo) zadejte příslušné telefonní číslo. d. Do pole DDI Name (Jméno DDI) zadejte příslušné jméno. e. Ve sloupci BK Colour vyberte odstín pozadí pro seznam příchozích volání pro volání z čísla DDI. f. Ve sloupci Selection vyberte požadovaný uvítací pozdrav. Po zapnutí funkce se volajícímu z čísla DDI přehraje vybraný pozdrav. Výběr pozdravu viz kapitola Pozdrav záznamníku v tomto oddíle. g. Klepněte na tlačítko OK Časové nastavení V aplikaci můžete nastavit časové parametry přehrávání zprávy uložené v telefonním záznamníku a/nebo zprávy plánovače při volání z PC Phone na předem zadanou pobočku. a. Na nástrojové liště klepněte na tlačítko Option (Volby). Po otevření dialogového okna Option (Volby), klepněte na záložku Response (Odezva). 65

67 3.1 Nastavení voleb (pokračování) b. Podle svých požadavků upravte nastavení položek: - Časové nastavení - Retry Count (Počet opakování) - počet pokusů automatického vytáčení, je-li volaná pobočka obsazená. Nebude-li volání během nastaveného počtu pokusů přijato, linka se automaticky odpojí. - Časové nastavení - Retry Interval (Interval opakování) - doba mezi jednotlivými pokusy automatického vytáčení, je-li volaná pobočka obsazená. Automatické vytáčení bude pokračovat dokud nebude volání přijato. - Retry Time (Doba opakování, pouze pro zprávy záznamníku) - volání po uplynutí této doby, je-li v záznamníku uložená zpráva. - Play Back After Dial (Přehrání po vytočení, pouze analogová státní linka) - nastavení časového intervalu pro přehrání zprávy po automatickém vytočení. 66