PUBLIKACE Finanční řízení projektů Manuál projektového manažera

Transkript

1

2

3 PUBLIKACE Finanční řízení projektů Manuál projektového manažera Kolektiv autorů 2012 Publikace vznikla v rámci projektu Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost pod názvem Řízení financí a auditing VaV projektů v mezinárodních souvislostech, registrační číslo CZ.1.07/2.3.00/ ; pod akronymem PROFIN. Tento projekt je financován z prostředků Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu České republiky. ISBN:

4

5 Obsah 1. KAPITOLA: ÚVOD DO FINANČNÍHO ŘÍZENÍ PROJEKTU OBSAHOVÉ VYMEZENÍ ROZPOČET PROJEKTU Uznatelné výdaje projektu Neuznatelné výdaje projektu Úhrada nákladů projektu Příjmy projektu PŘÍPRAVA PROJEKTU NÁVRH ROZPOČTU Nalezení vhodného dotačního programu Příprava rozpočtu projektu Hodnocení rozpočtu projektu REALIZACE PROJEKTU FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Zahájení projektu Realizace projektu a kontrola čerpání nákladů Předkládání monitorovacích zpráv poskytovateli dotace UKONČENÍ PROJEKTU KAPITOLA: OSOBNÍ NÁKLADY OBSAHOVÉ VYMEZENÍ Mzdové náklady Zákonné sociální a zdravotní pojištění Ostatní sociální pojištění ZÁKLADNÍ PRACOVNĚPRÁVNÍ VZTAHY Pracovní poměr Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr PROJEKTOVÁ ZPŮSOBILOST EVIDENCE A ZPŮSOB VYKAZOVÁNÍ OSOBNÍCH NÁKLADŮ z 76

6 3. KAPITOLA: CESTOVNÍ VÝDAJE OBSAHOVÉ VYMEZENÍ CESTOVNÍ NÁHRADY Náhrada prokázaných jízdních výdajů Náhrada prokázaných výdajů za ubytování Stravné Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů Náhrada za používání silničních motorových vozidel při pracovních cestách PROJEKTOVÁ ZPŮSOBILOST EVIDENCE A ZPŮSOB VYKAZOVÁNÍ Použití kurzů při vyúčtování zahraničních pracovních cest KAPITOLA: DLOUHODOBÝ HMOTNÝ A NEHMOTNÝ MAJETEK (INVESTICE) OBSAHOVÉ VYMEZENÍ Dlouhodobý nehmotný majetek (DNM) Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) Pořizovací cena DHM a DNM Technické zhodnocení Odpisy Metoda rovnoměrného odpisování Metoda zrychleného odpisování PROJEKTOVÁ ZPŮSOBILOST KAPITOLA: SLUŽBY OBSAHOVÉ VYMEZENÍ Externí služby NÁLEŽITOSTI DOKLADŮ Objednávka / smlouva Faktury Platební doklady PROJEKTOVÁ ZPŮSOBILOST KAPITOLA: VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ z 76

7 6.1. OBSAHOVÉ VYMEZENÍ Zákon o veřejných zakázkách Veřejná zakázka Zadavatel veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Zadávací dokumentace Kvalifikace dodavatele PRŮBĚH ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ Příprava a vyhlášení výběrového řízení Hodnocení nabídek a výběr dodavatele veřejné zakázky NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZADÁVÁNÍ VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ KAPITOLA: REŽIE OBSAHOVÉ VYMEZENÍ Režijní (nepřímé) náklady ROZVRHOVÁNÍ REŽIJNÍCH NÁKLADŮ Rozvrhová základna Metodiky rozvrhování režijních nákladů PROJEKTOVÁ ZPŮSOBILOST KAPITOLA: AUDIT OBSAHOVÉ VYMEZENÍ AUDIT Z POHLEDU ČESKÉHO PROSTŘEDÍ Průběh auditu AUDIT Z POHLEDU PROSTŘEDÍ EU Osvědčení auditora POSTUP KONTROLY Zahájení kontroly Průběh kontroly Ukončení kontroly a sankce NEJČASTĚJŠÍ PROBLÉMY KAPITOLA: PROJEKTY V PROCESECH ORGANIZACE z 76

8 9.1. OBSAHOVÉ VYMEZENÍ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ V ORGANIZACI Typy projektů Zavádění projektů do organizace PROJEKTY V ORGANIZACI TYPU: UNIVERZITA (vysoká škola, dále VŠ) PROJEKTY V ORGANIZACI TYPU: VÝROBNÍ PODNIK ZDROJE z 76

9 1. KAPITOLA: ÚVOD DO FINANČNÍHO ŘÍZENÍ PROJEKTU 1.1. OBSAHOVÉ VYMEZENÍ Pojem projekt je v současnosti používán v mnoha sektorech lidské činnosti. Používají jej vědci, studenti, umělci, stavební inženýři, ekonomové. Projekt je jedinečný, časově, nákladově a zdrojově omezený proces realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů (naplnění projektových cílů) v požadované kvalitě a v souladu s platnými standardy a odsouhlasenými požadavky. Projekty mají řešit zadaný problém, mají svůj rozpočet a stanovená pravidla čerpání rozpočtu. Projekty můžeme dále rozdělit na projekty financované ze soukromých prostředků (z rozpočtu organizace) či veřejných prostředků (z tuzemských či zahraničních dotačních programů). Metodika bude dále zaměřena na projekty financované z veřejných zdrojů prostřednictvím dotací. Dotace neboli grant je forma finanční podpory poskytovaných ve formě grantů na projekty a činnosti, které souvisejí s politikami státu či jiné územní jednotky (např. Evropská unie, kraj, město). Dotace jsou poskytovány za přesně specifikovaných podmínek na přesně specifikovaný účel prostřednictvím dotačních programů. Finanční řízení projektu je součástí všech fází projektového cyklu od plánování projektu přes realizaci až po jeho ukončení. Pro úspěšné uchopení finančního řízení konkrétního projektu je proto nutno pochopit souvislosti s projektovým řízením. Projektový záměr je konkrétní představa o budoucím projektu. Definuje cíle projektu, plánované aktivity, způsoby realizace, časový harmonogram, předpokládané výstupy projektu, finanční rámec a možné zdroje financování (soukromé, veřejné granty). Záměr projektu by měl vycházet z analýzy potřeb cílové skupiny, na kterou bude projekt zaměřen a analýzy současné nabídky konkurence. Dotační program je základním strategický dokument popisující cíle a priority, které chce poskytovatel dotace v dané oblasti dosáhnout v aktuálním programovacím období. Programy mohou být zaměřeny na konkrétní tématickou oblast (např. zaměstnanost a sociální věci, výzkum, vzdělávání, zdraví, ochrana spotřebitelů, ochrana životního prostředí, humanitární pomoc atd.), nebo konkrétní územní celek (např. obec, kraj, stát, EU). Součástí dokumentu je také uvedení podmínek, za kterých lze o finanční prostředky žádat. Výzva naplňuje konkrétní cíl a prioritu příslušného programu. Návrhy projektů je možno podávat pouze do otevřených výzev vyhlášených poskytovatelem dotace. Každá výzva zpravidla obsahuje číslo výzvy, název programu, prioritní osy či oblasti podpory, rozpočet výzvy, popis vyhlašované oblasti podpory, výčet oprávněných žadatelů, způsob předložení projektové žádosti a odkaz na další informace (zpravidla Příručka pro žadatele, Programový dokument atd.). 9 z 76

10 Příručka pro žadatele obsahuje podrobné informace o příslušném programu, výzvě a procesech souvisejících s podáním žádosti do programu. Popisuje oprávněné žadatele, strukturu žádosti, cílové skupiny a aktivity, uznatelné a neuznatelné náklady, způsoby financování, postup hodnocení žádostí atd. Příručka pro příjemce je dokument obsahující pokyny pro realizaci projektu a povinnosti, které bude muset žadatel naplnit. V dokumentu jsou detailně popsány procesy a pravidla finančního řízení projektu rozpočet a změny rozpočtu, uznatelné a neuznatelné náklady, reportování, evidence účetních dokladů, způsoby financování aj. V některých programech mohou být pravidla finančního řízení popsány v samostatném dokumentu (např. Finanční průvodce) či ve smlouvě/rozhodnutí o poskytnutí dotace. Příručka pro hodnotitele je metodickým pokynem pro hodnotitele stanovující kritéria, na základě kterých je projekt hodnocen. V dokumentu je popsán způsob hodnocení kritérií včetně postupu udělení bodů. Rozpočet projektu je obvykle hodnocen z hlediska jeho přiměřenosti k cílům a aktivitám projektu, pozornost bývá věnována přiměřenosti osobních nákladů. Projekt / projektovou žádost vyplňuje žadatel a předkládá ji poskytovateli dotace s cílem získat finanční podporu v rámci daného dotačního programu. Návrh projektu definuje výchozí stav, cíle projektu a případná rizika, detailně popisuje projektové aktivity včetně výstupů a harmonogramu realizace, podává informace o žadateli, partnerech projektu a projektovém týmu, obsahuje podrobný rozpočet projektu v návaznosti na plánované aktivity. Projektová žádost je obvykle elektronický formulář nebo se využívá kombinace elektronického formuláře a papírových příloh žádosti. Postup po předložení a vyplnění žádosti je popsán v Příručce pro žadatele konkrétního programu případně v konkrétní výzvě. Rozpočet projektu je součástí projektové žádosti. Popisuje strukturu financování projektu v jednotlivých letech realizace včetně členění celkových výdajů na způsobilé a nezpůsobilé (uznatelné a neuznatelné náklady), včetně uvedení podílu veřejného a soukromého financování projektu. V průběhu projektu je rozpočet, který byl schválen poskytovatelem dotace, závazný. Rozhodnutí / Smlouva o poskytnutí dotace je právním aktem poskytujícím peněžní prostředky konečnému příjemci. Rozhodnutí je vydáváno na celkovou dobu uskutečňování daného projektu a obsahuje zejména označení příjemce dotace, účel, na který je dotace poskytována, výši poskytnutých finanční prostředků, časový harmonogram plnění projektu a podmínky užití dotace, resp. podmínky, které je nutné dodržet po poskytnutí dotace. Monitorovací zpráva / Report se odevzdává pravidelně poskytovateli dotace pro informaci o stavu realizace projektu. Zpráva obsahuje informace o dosažených výsledcích za dané období, údaje o financování projektu, problémy vzniklé při realizaci projektu, návrhy na změny v projektu apod. Monitorovací zpráva má jednotnou formu a příjemce podpory je seznámen s povinností vykazovat monitorovací zprávy při podpisu smlouvy o poskytnutí dotace. Audit / Kontrola projektu představuje vyjádření názoru nezávislé, kvalifikované osoby na věrohodnost předkládaných vyúčtovaných nákladů příjemce. Auditem bývá také často nazývaná i 10 z 76

11 kontrola ze strany jiných subjektů, než je externí auditor. Kontroly provádí např. poskytovatelé dotace, pověření pracovníci Evropské komise, Evropského účetního dvora, ministerstva ČR a jimi pověřené orgány, Národní kontrolní úřad, apod. Zde jde o prověřování dodržování relevantních právních předpisů EU a ČR společně s podmínkami programu projektu, zkoumá se účelnost a efektivnost vynakládání veřejných prostředků ROZPOČET PROJEKTU Rozpočet projektu popisuje strukturu financování projektu v jeho jednotlivých fázích a je stěžejní součástí projektu. Přípravě rozpočtu projektu je nutné věnovat náležitou pozornost. Jen reálný rozpočet provázaný plánované aktivity projektu umožní jejich realizaci. Při sestavování rozpočtu projektu financovaného z veřejných zdrojů musí být brán zřetel na kritéria způsobilých výdajů definovaných v podmínkách konkrétního dotačního programu Uznatelné výdaje projektu Vymezení způsobilých neboli uznatelných výdajů projektu se liší dle jednotlivých dotačních programů. Proto je při plánování rozpočtu a samotné realizaci je potřeba dbát podmínek stanovených v příslušných dokumentech (Příručka pro žadatele, Příručka pro příjemce, Rozhodnutí / Smlouva o poskytnutí dotace atd.). Obecně lze říci, že způsobilé výdaje musí být: přiměřené (odpovídat cenám v místě a čase obvyklým), hospodárné (minimalizovat výdaje při respektování cílů projektu), účelné (nezbytné pro realizaci projektu s přímou vazbou na aktivity a cíle realizované v souladu s obsahovou stránkou projektu), efektivně vynaložené (maximalizovat poměr mezi výstupy a vstupy projektu). identifikovatelné, prokazatelné a doložitelné (potvrzenými účetními doklady - zachycené odpovídajícím způsobem a v souladu s požadavky legislativy v účetnictví nebo daňové evidenci předkladatele projektu), skutečně vynaložené a zaplacené (zaznamenané na bankovním účtu žadatele/partnera v průběhu realizace projektu). Uznatelné výdaje projektu se dále člení na přímé a nepřímé. Přímé náklady jsou náklady, které lze jednoznačně přiřadit k projektu. Přímé náklady se zpravidla rozdělují do následujících kategorií: osobní náklady na zaměstnance, kteří pracují přímo na projektu (viz. Kapitola 2), 11 z 76

12 cestovní náklady (viz. Kapitola 3), dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (viz. Kapitola 4), služby (viz. Kapitola 5), jiné přímé náklady stanovené konkrétním dotačním programem. Při nákupu dlouhodobého majetku či služeb je nutno vycházet z legislativy platné pro zadávání veřejných zakázek 1. Problematika je blíže popsána v Kapitole 6. Nepřímými (režijními) náklady se rozumí uznatelné náklady, které nelze přímo přiřadit danému projektu, ale které mohou být identifikovány jako vzniklé v přímé souvislosti s přímými uznatelnými náklady projektu. Nepřímé náklady typicky obsahují: náklady na mzdu podpůrných zaměstnanců: ekonom, účetní, personalista, právník, knihovník, správce sítě atd., náklady na vedení organizace, odpisy či nájem budov, provozní náklady: nájem, pojištění, úklid, ostraha, údržba, energie, teplo, voda, plyn, administrativní náklady: poštovné, telefon, internet, fax, kancelářské potřeby, všeobecně používané vybavení: počítače, tiskárny, kopírky aj. Zatímco u přímých nákladů je nutné vycházet ze skutečných nákladů, pro vykazování nepřímých nákladů jsou pravidla odlišná. Nepřímými náklady se podrobněji zabývá Kapitola Neuznatelné výdaje projektu Nezpůsobilé výdaje jsou takové výdaje, které nelze hradit z prostředků poskytnutých příjemci a proto je hradí příjemce dotace z vlastních prostředků. Tyto výdaje jsou podrobně vymezeny v příslušných dokumentech konkrétního dotačního programu, obecně se jedná o: daně, cla, úroky z úvěrů, půjček, sankční poplatky, penále, rezervy na možné budoucí ztráty či výdaje, kurzové ztráty, náklady spojené s kapitálovým výnosem, jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady, veškeré výdaje, které nesplňují podmínky pro uznatelné náklady. 1 Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů 12 z 76

13 Příklad 1.1: Daň z přidané hodnoty uznatelný či neuznatelný výdaj? Obecná pravidla pro způsobilost výdajů neuznávají daně a cla jako způsobilý výdaj, z tohoto obecného pravidla existuje výjimka pro DPH, která v určitých případech umožňuje zahrnout DPH mezi způsobilé výdaje. Například u projektů financovaných se strukturálních fondů DPH může být způsobilým nákladem u organizace, která je neplátce daně (do nákladů pak vstupuje celá hodnota nakupovaného zboží či služby a není rozlišována cena bez daně a daň). Pro plátce DPH tato podmínka neplatí, pokud existuje nárok na odpočet (v tom případě jde do nákladů projektu cena za nakoupené zboží a služby bez daně). Pro režim DPH jsou důležitý režim, který uplatňuje instituce příjemce dotace. Pro činnosti instituce může být režimů uplatnění DPH více (bez nároku na odpočet, s nárokem na odpočet, osvobozeno, kráceno koeficientem). Nicméně je vždy důležité ověřit si pokyny poskytovatele pro uznatelnost nákladů. Např. v projektech financovaných ze 7. rámcového programu je DPH neuznatelným nákladem Úhrada nákladů projektu Proplácení výdajů probíhá u většiny dotačních programů zálohově, tj. formou financování ex-ante, nebo zpětně, tj. formou financování ex-post. Způsob úhrady výdajů je stanoven v příslušných dokumentech jednotlivých dotačních programů. Princip ex-ante financování projektu spočívá v průběžném hrazení vzniklých nákladů příjemce dotace poskytovatelem dotace na základě předložených finančních výkazů (přehled čerpání) za dané období stanoveném zpravidla v Rozhodnutí/Smlouvě o přidělení dotace. Financování ex-ante se obvykle skládá ze: zálohové platby vyplacena v době zahájení projektu (výše platby a lhůta pro vyplacení je obvykle stanovena v Rozhodnutí/Smlouvy o přidělení dotace), průběžné platby vyplacena v průběhu realizace projektu (základě předložení přehledu čerpání finančních prostředků za dané období poskytovateli dotace), závěrečné platby vyplacena po realizaci projektu (výše platby je stanovena jako rozdíl mezi celkovou částkou způsobilých výdajů projektu a výší všech dosud poskytnutých průběžných plateb, zpravidla se jedná o platbu do 10 % rozpočtu projektu). Princip ex-post financování projektu znamená, že příjemci budou vynaložené způsobilé výdaje na realizaci projektu propláceny zpětně. U těchto projektů hradí příjemce náklady na realizaci projektu z vlastních zdrojů a v průběhu realizace projektu předkládá v pravidelných intervalech poskytovateli dotace žádost o jejich zpětné proplacení Příjmy projektu Příjmy projektu jsou výnosy vzniklé realizací projektu. Jedná se např. o prodej či pronájem aktiv nakoupených z projektu, poskytování služeb za úplatu, výběr poplatků za konferenci pořádanou v rámci projektu apod. Obvyklou podmínkou pro udělení dotace je neziskovost projektu, proto jsou příjmy projektu zpravidla odečítány od celkové výše poskytnuté dotace. 13 z 76

14 1.3. PŘÍPRAVA PROJEKTU NÁVRH ROZPOČTU Nalezení vhodného dotačního programu Prvním krokem pro přípravu projektu je volba vhodného dotačního programu. Možnosti financování výzkumných a vzdělávacích projektů formou grantů či dotací je v současné době relativně hodně. Při vyhledávání možných zdrojů financování je vhodné sestavit projektový záměr. V první řadě je potřeba zvážit tyto faktory: 1. zaměření projektu (téma projektu např. vzdělávání, věda a výzkum, zaměstnanost atd., plánované cíle, aktivity, výstupy projektu), 2. rozsáhlost projektu (počet partnerských institucí, finanční objem), 3. územní dosah projektu (projekt zaměřen na danou obec, kraj, stát, EU, jiné země). V návaznosti na tyto informace se pak orientujeme na potenciální poskytovatele na úrovni: světové (např. mezinárodní nadace, instituce, profesní sdružení apod.) evropské (Evropská komise, evropské instituce, nadace, sdružení apod.) národní (ministerstva, grantové agentury, nadace, sdružení apod.) regionální (krajské úřady, regionální sdružení, nadace apod.) místní (městské a obecní úřady, místní sdružení apod.) Druhým krokem je vyhledání otevřené výzvy, naplňující téma projektového návrhu. Pro přípravu projektové žádosti a návrhu rozpočtu bychom měli prostudovat obsah následujících dokumentů: program (činnosti, míra spolufinancování) výzva (rozpočet výzvy, omezení rozpočtu projektu, počet partnerů) příručka pro žadatele (příprava návrhu projektu, rozpočet, uznatelné/neuznatelné náklady) příručka pro řešitele (řízení projektu včetně finančního řízení, reporting projektu) příručka pro hodnotitele (hodnotící kritéria projektů) další specifické dokumenty (např. obecná pravidla programu, finanční průvodce atd.) Obsah těchto dokumentů a požadavky na financování projektů se v různých programech mohou výrazně lišit! Třetím krokem je příprava samotného projektu. Ta spočívá ve volbě kompetentního koordinátora a spolehlivých partnerů, včasném naplánování přípravy návrhu projektu, zapojení partnerů do přípravy a předložení návrhu projektu poskytovateli dotace Příprava rozpočtu projektu Struktura projektové žádosti se liší dle jednotlivých dotačních programů. Návrh projektu se skládá z obsahové neboli věcné části a finanční části (rozpočtu), které od sebe však nelze oddělit. Obsahová část odpovídá na následující otázky: co bude realizováno? (cíle projektu, klíčové aktivity, plánované výstupy, cílové skupiny), kdy? (časový harmonogram projektu), 14 z 76

15 kým? (partneři projektu, realizační tým), kde? (území dopadu projektu). Finanční část přiřazuje obsahové části náklady, za které budou realizovány. Odpovídá tedy na otázku: za kolik? (detailní rozpočet projektu). Kvalitně připravený rozpočet vychází z cíle a průběhu realizace projektu a přiřazuje adekvátní náklady plánovaným aktivitám a výstupům. Tým připravující návrh projektu by měl mít znalosti z následujících oblastí projektového a finančního řízení: Projektové řízení Finanční řízení Projektový návrh - projektové cíle, klíčová aktivita, úkoly, výstupy, výsledky projektu, realizační tým, Pravidla pro finanční řízení rozpočet, uznatelné/neuznatelné náklady, evidence a dokumentace, Reporting monitorovací období, způsob doložení výstupů, typy reportů. Pracovně-právní agenda - typy pracovních smluv, odvody a jejich výše, vykazování odpracovaného času, Minimum v oblasti účetních předpisů zařízení a vybavení (dlouhodobý/krátkodobý, hmotný/nehmotný majetek), cestovní náhrady (tuzemské/zahraniční), nákup služeb (výběrové řízení), Vyhlášky a nařízení (MVSP, interní v rámci organizace), Interní procesy v organizaci - schvalovací procedury (proces schvalování účetních dokladů, pracovních smluv atd.) Jedním ze způsobů, jak vypracovat rozpočet, je se zamyslet nad každou aktivitou projektu a pro každou zvlášť nalézt odpovědi na tyto otázky: Kolik lidí bude k této aktivitě potřeba? Jak dlouho budou muset pracovat? Bude se muset cestovat? Pokud ano, kam a jak často? Jaké vybavení a materiál bude nutné zajistit? Vyžaduje daná aktivita nákup nějakých služeb? Pokud ano, jakých? Pro každou aktivitu pak stanovíme finanční náklad, přičemž náklady musí být přiměřené (odpovídat cenám v místě a čase obvyklým). Příklad 1.2: Jednou z aktivit v návrhu projektu je realizace 10 kurzů zaměřených na projektové řízení. Projektové řízení: Pro realizaci 1 celodenního kurzu bude nutné zajistit administrativní asistentku (8hod). 2 kurzy budou zajištěny lektory, se kterými bude uzavřena dohoda o provedení práce na přípravu a realizaci kurzu. 8 kurzů bude zajištěno externí firmou v rámci služeb. Na každý seminář bude nutné připravit studijní materiály pro účastníky (20 účastníků/kurz). Finanční řízení: Osobní náklady administrativní asistent 8hod x 10 kurzů x 100 Kč = Kč lektor 30hod x 2 kurzy x 450 Kč = Kč 15 z 76

16 Služby externí firma 8 kurzů x Kč = Kč Spotřební materiál 10 kurzů x 20 účastníků x 50 Kč = Kč Přibližné celkové náklady aktivity: Kč. Kvalitně naplánovaný rozpočet krom toho, že vychází z cíle a průběhu realizace projektu, přiřazuje adekvátní náklady plánovaným aktivitám a výstupům, odpovídá pravidlům stanoveným v zadávací dokumentaci programu, je sestaven v souladu s platnou legislativou a interními předpisy příslušné organizace, nevytváří zásadní bariéry v průběhu realizace projektu. Jak plánovat jednotlivé položky rozpočtu je popsáno v následujících kapitolách Hodnocení rozpočtu projektu Hodnotící kritéria Po uzavření výzvy je každý projekt nejprve zkontrolován po formální stránce. Obsahová stránka projektu včetně rozpočtu je hodnocena nezávislými hodnotiteli na základě hodnotících kritérií, která jsou stanovena v příslušných dokumentech (např. Příručka pro žadatele, Příručka pro hodnotitele). Rozpočet projektu je hodnocen obvykle na základě: uznatelnosti nákladů dle zadávací dokumentace výzvy (Příručka pro žadatele), provázanosti nákladů na jednotlivé aktivity projektu, přiměřenosti nákladů (stanovení nákladů v místě a čase obvyklých). Zvláštní pozornost bývá věnována zejména osobním nákladům. Vyjednávání o krácení rozpočtu / jeho kapitol Pokud je obsahová stránka projektu schválena poskytovatelem dotace k financování z dotačního programu, může být zahájeno případné vyjednávání o krácení rozpočtu či jeho jednotlivých kapitol. Konečný rozpočet, který je schválen pro projekt v právním aktu obvykle v Rozhodnutí / Smlouvě o poskytnutí dotace. Celkový schválený rozpočet projektu je závazný a nelze jej překročit. Nedojde-li k vyčerpání schválené částky podpory, nemá příjemce na nevyčerpanou částku nárok a nemůže ji uplatňovat ve vyúčtování projektu REALIZACE PROJEKTU FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU Zahájení projektu Po schválení projektu z hlediska obsahového i finančního je podepsána mezi příjemcem dotace a poskytovatelem dotace podepsáno Rozhodnutí / Smlouva o poskytnutí dotace. Za zahájení realizace projektu je považováno datum uvedené ve smlouvě. Příjemce dotace se při realizaci projektu musí řídit následujícími dokumenty: Rozhodnutí / Smlouva o poskytnutí dotace (obsahuje konečné znění projektu a rozpočtu), 16 z 76

17 Příručka pro žadatele (definuje základní pravidla pro rozpočet projektu ne/uznatelné náklady), Příručka pro příjemce (popisuje podrobná pravidla pro finanční řízení a monitoring projektu), jiné dokumenty (např. finanční průvodce, metodické pokyny poskytovatele dotace), zákony a legislativa (např. zákon o veřejných zakázkách, zákoník práce, zákon o účetnictví atd.). Z výše uvedených dokumentů vyplývají pro příjemce dotace povinnosti, které je nutné si uvědomit ještě před samotnou realizací projektu. Obvykle se jedná o: oddělenou účetní evidenci, dokumentaci účetních dokladů, samostatný bankovní účet. Oddělená účetní evidence: Jedním z pravidel pro uznatelné náklady je, že náklady musí být identifikovatelné, prokazatelné a doložitelné (potvrzenými účetními doklady - zachycené odpovídajícím způsobem a v souladu s požadavky legislativy v účetnictví nebo daňové evidenci předkladatele projektu). Proto je příjemce povinen vést oddělenou účetní evidenci konkrétního projektu. To znamená, že projekt musí být účtován odděleně od ostatních aktivit organizace (například na zvláštním účetním středisku). Dokumentace účetních dokladů: Účetní doklady musejí být vystaveny v souladu se zákonem o účetnictví 2 a musejí obsahovat všechny požadované náležitosti. Za účetní doklady se považují např.: faktury vydané, faktury přijaté, příjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady (např. mzdové předpisy, přeúčtování režií, vyúčtování pracovní cesty atd.). Z účetního dokladu by mělo být patrné, že souvisí s realizací konkrétního projektu. Proto by měl obsahovat identifikaci projektu (zkrácený název, registrační číslo apod.). Originály účetních dokladů musejí být k dispozici u příjemce/partnera nejen v průběhu implementace projektu, ale rovněž po dobu archivace stanovené zákonem. 3 Samostatný bankovní účet: Z požadavků některých dotačních programů (např. strukturální fondy) vyplývá nutnost založení samostatného bankovního účtu pro daný projekt. Na tento projektový účet 2 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 3 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů 17 z 76

18 jsou zasílány zálohové platby od poskytovatele dotace a hrazeny náklady projektu, které musí být náležitě doloženy (viz. níže dokumentace účetních dokladů). V odůvodnitelných případech je možné použít i vnitřní přeúčtování plateb projektu, které byly uskutečněny z jiného než projektového účtu. Převody prostředků z účtu projektu na jiný účet příjemce musejí být podloženy vnitřními účetními doklady, kterými se provádí přeúčtování (např. u výplat mezd, souhrnných plateb za elektřinu, vodné, nájmy aj.). Převod prostředků z projektového účtu na jiné účty příjemce dotace musí být proveden až zpětně (tj. dodatečně: až po vyplacení finančních prostředků z jiného účtu příjemce dotace). Nevyčerpané a předčasně převedené prostředky je třeba bezodkladně vrátit zpět na projektový účet. V případě mylné platby z projektového účtu příjemce bez zbytečného odkladu převede zpět na projektový účet. Tuto skutečnost popíše v nejbližší monitorovací zprávě Realizace projektu a kontrola čerpání nákladů Realizace projektu spočívá v řízení aktivit projektu (projektové řízení) a administrativně-finančním řízení. V konkrétní rovině se jedná o následující aktivity: 1. Projektové řízení realizace plánu projektu a jeho aktivit: plnění vytýčených krátkodobých a dlouhodobých cílů projektu, realizace dílčích úkolů, korigování aktivit a realizace aktivit dle harmonogramu, koordinace týmu projektu, využívání plánovaných finančních prostředků, monitoring dosahování cílů: průběžná evidence aktivit, databáze výstupů projektu, řešení nenadálých problémů: operativně, ihned, případné uzpůsobení dalšího průběhu projektu tak, aby bylo dosaženo vytýčených cílů, vedení, řízení, sledování, korekce odchylek od původního plánu. 2. Finanční řízení a administrativa finanční řízení projektu: vnitřní účetnictví projektu, průběžné analýzy čerpání finančních prostředků, vnitřní kontrola nákladů projektu (uznatelnost nákladů), příprava monitorovací zprávy, žádosti o platbu, archivace dokumentů. Příjemce i jeho partneři musí v rámci realizace projektu stále sledovat, zda jsou jednotlivé výdaje v souladu se schváleným rozpočtem. Při čerpání rozpočtu je nutné sledovat nejen to, zda konkrétní výdaje odpovídají kapitolám rozpočtu, ale zda jsou také v souladu s charakterem a výší jednotlivých položek. Jako pomůcka pro včasnou indikaci případné potřeby dílčí změny slouží plán čerpání projektového rozpočtu. V průběhu realizace projektu může dojít k určitým změnám v realizaci aktivit, které povedou k potřebě přesunů finančních prostředků v rámci schváleného rozpočtu projektu. Takové změny mohou být realizovány pouze za předpokladu, že nebudou porušeny podmínky finančního řízení stanovené v právním aktu o poskytnutí podpory. Tyto změny nesmějí narušit charakter a hlavní záměr projektu a musejí být pro projekt nezbytné a efektivní. Změny rozpočtu se dělí na: 18 z 76

19 podstatné změny: překračují limit stanovený pro danou kapitolu (např. %), musejí být schváleny poskytovatelem dotace, nepodstatné změny: nepřekračují limit pro danou kapitolu, příjemce dotace informuje poskytovatele o realizaci změny rozpočtu v nejbližší následující monitorovací zprávě. Každá i nepodstatná změna rozpočtu musí být řádně zdůvodněna a musí být doložena aktualizovaným rozpočtem projektu Předkládání monitorovacích zpráv poskytovateli dotace Základní zdroj informací o pokroku v rámci projektu představují pravidelné monitorovací zprávy, které vypracovává příjemce dotace obvykle v průběhu a po ukončení realizace projektu. Struktura, náležitosti a způsob předkládání monitorovacích zpráv jsou uvedeny v příslušných dokumentech daného dotačního programu a ve Smlouvě / Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Monitorovací zpráva obvykle obsahuje: 1) obsahová část: popis uskutečněných aktivit a výsledků za dané období včetně jejich dokumentace, uvedení nepodstatných změn v realizaci projektu oproti plánu, plán aktivit a výsledků na příští období. 2) finanční část: čerpání výdajů projektu za dané období včetně jejich dokumentace či specifikace, uvedení nepodstatných změn v rozpočtu oproti plánu. Příklad 1.3: Způsob vykazování a dokumentace čerpání nákladů projektu se v jednotlivých dotačních programech může velmi lišit. Např. dokumentace nákladů projektu v monitorovacích zprávách předkládaných poskytovateli dotace projektu financovaného z: Strukturálních fondů soupiska účetních dokladů, kopie účetních dokladů, rozpis mzdových nákladů, kopie pracovních smluv, pracovní výkazy, sjetina z mzdového systému, rozpis cestovních náhrad, přehled realizovaných výběrových řízení, přehled čerpání způsobilých nákladů, změny rozpočtu atd. 7. rámcového programu přehled čerpání způsobilých nákladů. Ostatní dokumentace je vedena u příjemce dotace, který je povinen ji předložit při kontrole či auditu projektu poskytovateli dotace. Pro vyplnění monitorovacích zpráv je potřeba mnoho podkladů, které by se měly shromažďovat průběžně. Koordinátor projektu musí zajistit sběr veškerých požadovaných údajů a informací, a to i od svých partnerů. Pokud poskytovatel dotace nějaké informace ve zprávě postrádá nebo je považuje za chybné či nepřesné, může požádat o jejich doplnění. 19 z 76

20 1.5. UKONČENÍ PROJEKTU Projekt je obvykle ukončen dnem, který je stanoven ve Smlouvě / Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Příjemce je následně povinen zpracovat a předložit poskytovateli podpory závěrečnou monitorovací zprávu. Závěrečná monitorovací zpráva obsahuje informaci o zhodnocení úspěšnosti aktivit celého projektu a výsledcích, splněných aktivitách, prostředí, v nichž byly realizovány, o dopadech projektu a o významných faktorech ovlivňujících realizaci projektu. Zpráva dále obsahuje přehled čerpání nákladů za celé období realizace projektu. V případě, že příjemce nevyčerpá finanční dotaci, je povinen je vrátit na bankovní účet poskytovateli dotace. Některé dotační programy vyžadují zpracování nezávislého auditu projektu v případě, že schválená podpora je rovna nebo vyšší určité částce (např. projekty OPVK s podporou vyšší než 10mil Kč, projekty 7. rámcového programu s podporou vyšší než 375 tis. ). Příjemce je poté povinen zadat vybranému auditorovi (fyzické či právnické osobě, musí se jednat o auditora nebo o auditorskou firmu, kteří jsou zapsáni v Komoře auditorů ČR54), zpracování závěrečného auditu ověření projektového účetnictví (audit). Více se problematice auditu věnuje Kapitola z 76