10. Realizace projektu příklady vyplnění formulářů

Transkript

1 10. Realizace projektu příklady vyplnění formulářů Powerpointová prezentace ze semináře odkazuje na nejdůležitější formuláře, se kterými se budete setkávat během realizace svého projektu. Po několikatých zkušenostech jsme upustili od nácviku vyplňování formulářů přímo na semináři, protože pro úřednicky zdatné řešitele je to víceméně nuda a řešitelům méně praktickým půlhodinová instruktáž stejně moc nepomůže. Na návrh jednoho ze studentů jsme proto vytvořili manuál, podle kterého lze jednotlivé formuláře vyplňovat. Formuláře se průběžně mění, jak se mění i předpisy a pravidla. Zde uvedené informace jsou aktuální k Před každým dalším během semináře se budeme snažit údaje aktualizovat. Slide 9 Podpisový vzor Podpisový vzor legitimuje osoby v něm uvedené k disponování prostředky přidělenými na projekt. Fomulář podpisového vzoru najdete na webu ekonomického oddělení FF UK ( Na podpisovém vzoru musí být uveden minimálně jeden člověk -a to vždy- řešitel projektu, buď zaměstnanec nebo student FF UK. Je velmi praktické zmocnit k disponování projektovými prostředky další lidi spoluřešitele, administrativního pomocníka projektu nebo sekretářku z ústavu či katedry. Tím si jednak může hlavní řešitel uvolnit ruce pro odbornou práci a zbavit se rutinní administrativy a jednak pak je možné, aby někdo řešitele zastoupil při jednání na děkanátu, když je řešitel např. na dlouhodobém terénním výzkumu v zahraničí nebo nemocný. Podpisem na podpisovém vzoru stvrzují dané osoby, že se seznámily s pravidly vztahujícími se k realizaci daného projektu a že je budou dodržovat. Originál podpisového vzoru je třeba doručit na ekonomické oddělení FF UK. Teprve potom je možno začít čerpat přidělené prostředky. Podpisový vzor je možno během roku měnit, tj. je možno přidávat nebo ubírat pověřené osoby. U víceletých projektů zůstává podpisový vzor stejný a v dalším roce řešení není třeba předkládat nový. Vysvětlivky k formuláři: Číslo útvaru Jde o šestimístné číslo, pod kterým je projekt identifikován ve fakultním účetnictví. Nejde ani o číslo smlouvy, ani o číslo projektu, ani o číslo katedry. Tomuto číslu se rovněž říká zúčtovací číslo, účetní středisko nebo jednoduše středisko. Toto číslo vám bylo sděleno na úvodním semináři. Pokud si nejste jisti nebo jste ho zapomněli, zeptejte se na grantovém referátu FF UK. Pracoviště Uveďte zkratku své katedry, ústavu nebo oddělení. 1

2 Univerzita Karlova v Praze Filozofická fakulta Podpisový vzor pro ekonomické oddělení Vedoucí řešitel věd. projektu (grantu) Fondu rozvoje vysokých škol název číslo útvaru Inovace předmětu Obecná řečtina funkce Jméno a příjmení (vyplňte čitelně) Pracoviště Kontakt: telefon/mobil: Podpisový vzor řešitel Jan Novák ÚŘLS jan.novak@ff.cuni.cz tel.: Novák Dále pověřuji níže uvedené pracovníky podepisováním účetních dokladů a přebíráním pokladních hotovostí: *) funkce Jméno a příjmení (vyplňte čitelně) Pracoviště Kontakt: telefon/mobil: spolupřešitelka Jana Nováková ÚTRL jana.novakova@ ff.cuni.cz tel sekretářka Petra Stárková ÚŘLS petrastarena@g mail.com linka 999 Podpisový vzor Nováková Stárková *) Oprávnění vzniká dne Tímto podpisovým vzorem se ruší všechny předchozí. Výše podepsaní svým podpisem potvrzují, že jsou jim známa pravidla pro čerpání prostředků z uvedeného účetního střediska, pravidla o náležitostech účetních dokladů, pravidla pro oběh účetních dokladů na UK FF a další pravidla, kterým podléhá čerpání prostředků z výše uvedeného účetního střediska, u dotací, projektů a grantů též pravidla příslušného poskytovatele. Předejte na ekonomické odd.: Luděk Markvart telefon: Novák. podpis vedoucího pracovníka/ řešitele 2

3 Slide 9 Náležitosti účetních dokladů Nejčastější problémy s daňovými doklady jsou: Správný název Naše fakulta nemá právní subjektivitu, tj. svým způsobem neexistuje. Na všech daňových dokladech, kde se vyžaduje název odběratele, musí být tedy vždy uvedeno Univerzita Karlova v Praze. Jelikož v rámci univerzity jednotlivé fakulty hospodaří přeci jen do značné míry samostatně, je potřeba uvádět i název fakulty buď na stejném řádku za názvem univerzity nebo na dalším řádku pod ním: Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Nám. J. Palacha Praha 1 nebo Univerzita Karlova v Praze Filozofická fakulta Nám. J. Palacha Praha 1 Komolení názvu Častým nedostatkem účetních dokladů je deformovaný název univerzity. Pro zjednoušení nebo z neznalosti vyplňují dodavatelé náš název jako UK, UK v Praze, Karlova Universita apod. Doklad s takto deformovaným názvem nemůže ekonomické oddělení akceptovat a proplatit. Dbejte tedy prosím na uvádění celého a správného názvu. Správný formát IČ a DIČ Identifikační číslo, IČ (někdy také nazývané IČO), a daňové identifikační číslo, DIČ, má celá univerzita společné: IČ , DIČ CZ Některé firmy při vystavování daňových dokladů vynechávají dvě počáteční nuly, což je špatně! Číslo musí mít vždy všech osm číslic. Chybný odběratel, zvl. při nákupu přes internet Interní předpisy fakulty dovolují např. to, že zaměstnanec sám může koupit laptop. Mnoho obchodů funguje na bázi internetové objednávky a následného vyzvednutí zboží v kamenné prodejně. Pokud byste zboží rezervovali přes svůj soukromý účet v internetovém obchodě, vystaví vám prodejce automaticky doklad s vašimi soukromými údaji. V takovém případě ovšem není odběratelem univerzita ale vy osobně. Máte krásný nový notebook, ale fakulta vám jej nemůže proplatit, protože jste si ho -podle účetního dokladu- koupili sami pro sebe. Pověra o razítku a podpisu Rozšířenou lidovou pověrou je, že na každém dokladu musí být podpis a razítko dodavatele. To není pravda. Účetní doklady mají předepsané náležitosti (viz odkaz v prezentaci), razítko ani podpis mezi ně nepatří. Velmi důležité jsou praktické zkušenosti s čerpáním prostředků, které postupně během let nasbíráte. Na začátku svého prvního grantu určitě uděláte hodně chyb. Nemá cenu se tím příliš trápit. Důležité je pamatovat na základní shora uvedená možná úskalí, radit se se zkušenými kolegy, poučit se z případných chyb a být připraven, že se může stát víceméně cokoliv :-) 3

4 4

5 Slide 10 Odměna internímu zaměstnanci Poznámky k vyplnění formuláře: Zdůvodnění Zdůvodněním se nemyslí nějaké sáhodlouhé povídání o tom, co daný odměňovaný zaměstnanec dělal, jde o několikaslovné vysvětlení, z jakého titulu daný člověk odměnu dostává. Formulace mohou znít: za podíl na řešení vědeckého projektu, za průběžné konzultace a supervizi studenta při řešení vědeckého projektu nebo za nadstandardní pracovní nasazení v rámci projektu. Pokud bude mít vedení fakulty pochybnosti o tom, co vlastně daný člověk dělal, zajde si na grantový referát a nechá si vyhledat projektovou žádost a grantovou smlouvu, ze kterých role jednotlivých osob v projektu vyplývají. Období V návrhu je potřeba uvést, za jaké období se odměna vyplácí. V samotném formuláři se nabízí několik možnosti. Vy můžete buď zaškrtnutím vybrat jednu z nich nebo ke jménu odměňovaného napsat období vlastní. Je nasnadě, že v polovině roku budete nejspíše dávat odměny pololetní, stěží je možno po šesti měsících práce někoho odměňovat za celoroční práci Počet odměňovaných osob Do formuláře je možno vepsat jméno jednoho nebo více pracovníků. Vždy dbejte na to, aby bylo zjevné, kdo má dostat kolik peněz. Částka odměny Do formuláře se vyplňuje tzv. hrubá mzda. Z hrubé mzdy se pracovníkovi dále strhne zdravotní a sociální pojištění a daň. Pokud vás zajímá, kolik přibližně korun např. z desetitisícové odměny k pracovníkovi doputuje, vygooglujte si mzdový kalkulátor. Vždy mějte na paměti, že ke každé vyplacené hrubé mzdě náleží ještě tzv. zákonné odvody zaměstnavatele. Aktuálně činí celkem 36%. Pokud tedy někomu vyplácíte Kč odměny, strhne se z rozpočtu vašeho projektu dalších Kč z položky ostatní (u projektů FRVŠ, u jiných poskytovatelů se odvody hradí z jiné kolonky). Počítejte s tím, abyste nebyli na konci roku překvapení, že vám z rozpočtu nepozorovaně kamsi zmizely peníze. Kdy a jakým způsobem pracovník odměnu obdrží Odměnu pracovník obdrží spolu s nejbližší mzdou, tj. cca desátého následujícího měsíce. Návrh na vyplacení odměny je potřeba odevzdat na osobní oddělení zpravidla do 25. dne daného měsíce (tzn. pokud chci vyplatit kolegovi odměnu za říjen, tak aby peníze dostal v říjnové výplatě, tj. cca 10. listopadu, musím návrh na vyplacení odměny předat na osobní oddělení do 25. října). U tohoto formuláře je také namístě zmínit zlaté pravidlo pro vyplňování formulářů: Invenci používejte zásadně při řešení projektu, nikoliv při vyplňování formulářů! : Nenechte se ovlivnit odvěkým strachem z prázdnoty, horror vacui, a nesnažte se doplňovat nic do tabulky v dolní části formuláře. U ostatních formulářů neměňte vzorové formulace zpravidla tím učiníte formulář nepoužitelným. Zvláště nebezpečné je vypisování podrobností do žádostí o stipendia nebo formuláře na výplatu odměn zaměstnanců. Nadbytečné zdůvodňování, proč a zač peníze žádáte, které se po vás nežádá, vede často k tomu, že formulář je opět nepoužitelný. 5

6 Vážený pan, doc.phdr. Michal Stehlík, Ph.D. děkan Filozofická fakulta Univerzita Karlova v Praze V Praze dne Ústav, katedra, oddělení:úhv Předkládá návrh na vyplacení odměn interním zaměstnancům z grantu Název: Dobový kontext vzniku opery Nixon v Číně Číslo: Jména, částka, zdůvodnění a období (měsíční, půlroční, roční): Za práci na výše uvedeném projektu vyplaťte prof. Ignazi Xaveru Evaldu Glenzovi (ÚHV) odměnu ve výši Kč. Jan Novák. Podpis odpovědného prac... Podpis zástupce UK FF Příloha: dohody Odměny DPČ DPP Celkem Sumář výplat Částka 36 % pojištění Celkem X 6

7 Slide 11 Výplata stipendia studentovi FF UK Studentem, kterému může být vyplaceno v rámci projektu stipendium, je student Filozofické fakulty UK. Většině poskytovatelů nezáleží na tom, je-li student v prezenční nebo kombinované formě studia. Stipendium není možno vyplatit studentovi, který má přerušené studium. Stipendium lze vyplatit i studentům jiných fakult Univerzity Karlovy v Praze. U projektů financovaných Grantovou agenturou UK je fakulta oprávněna vyplatit takovému studentovi stipendium přímo, v ostatních případech je třeba uzavřít s danou domovskou fakultou studenta písemnou dohodu a fakultě převést příslušné prostředky. Dohodu vám pomůže připravit a uzavřít grantový referát FF UK. Studenti jiných vysokých škol nejsou z našeho hlediska studenti, proto není možno jim stipendium vyplatit. Pro výplatu stipendií v rámci projektů neplatí žádné finanční limity (jde o tzv. stipendia vyplácená z jiných zdrojů podle čl. 9 univerzitního stipendijního řádu), kromě případných omezení daných poskytovatelem (u FRVŠ například limit Kč/osoba.rok). Pokyny pro vyplnění žádosti o stipendium: První stranu formuláře vyplňuje kompletně žadatel - u kontaktních údajů nezapomeňte na (správné!) číslo účtu a účetní středisko. Žádost podepisuje řešitel projektu, ze kterého bude stipendium hrazeno. Vzorový text žádosti o stipendium: "Žádám o vyplacení stipendia ve výši Kč pro Mgr. Josefa Nováka jako podpory při řešení projektu výše uvedeného zúčtovacího čísla." Na druhé straně formuláře musí být potvrzení o studiu daného studenta ze studijního oddělení (zajišťuje žadatel před odevzdáním na grantový referát). Měsíc vydání potvrzení o studiu se musí shodovat s měsícem, kdy se podává žádost. Vyplňuje se též požadovaná částka (i slovy) a způsob výplaty - jednorázově, měsíčně... Žádost o stipendium tiskněte na 1 list oboustranně tak, aby druhá strana začínala textem Potvrzení o studiu. Příklad vyplnění žádosti o přiznání stipendia viz dále. Cestovní stipendium V některých projektech je naplánováno pro studenty cestovné. Vzhledem k tomu, že cestovní náhrady přísluší ze zákona pouze zaměstnancům, kterými většina studentů není, je jedním z možných způsobů úhrady cestovného studentům tzv. cestovní stipendium. Postup pro vyplacení cestovního stipendia je obdobný jako u stipendia běžného (viz výše). Na rozdíl od zaměstnanců se studentům zpravidla neposkytují zálohy, tj. stipendium je vyplaceno až po návratu z cesty podle výše skutečně vynaložených nákladů. Příklad vyplnění žádosti o cestovní stipendium a vyúčtování k cestovnímu stipendiu, které se předkládá spolu s žádostí na grantový referát FF UK. Při sestavování žádosti o cestovní stipendium (1) nejdříve shromážděte originály všech účtenek, (2) následně zpracujte přehled výdajů a vypočtěte celkovou částku, kterou budete nárokovat a (3) nakonec vyplňte žádost o stipendium, příklady viz dále. Poznámka k vyplňování formulářů: Červeně jsou uvedeny údaje, které vyplňujete vy před odevzdáním na grantový referát. Modře jsou uvedeny skutečnosti, které si musíte ještě před odevzdáním formuláře na grantový referát nechat na formulář potvrdit studijní referentkou. 7

8 Jméno, příjmení, titul: Mgr. Jan Novák Adresa trvalého bydliště: Hlavní 123 Rok zahájení studia: 2010 Fakulta FF Horní Dolní Stud. obor: Kulturologie Adresa kontaktní: stejná jako trvalá Den, měsíc, rok narození: Rodné číslo: /1234 Telefon/mobil: Proplatit na (zaškrtněte) bankovní účet / v hotovosti Číslo účtu: / 0100 Zúčtovací číslo (účetní středisko): Ž Á D O S T o poskytnutí účelového stipendia hrazeného z jiných zdrojů podle čl. 9, odst.1. Stipendijního řádu Univerzity Karlovy v Praze Odůvodnění žádosti: Žádám o vyplacení stipendia ve výši Kč pro Mgr. Jana Nováka jako podpory při řešení projektu výše uvedeného zúčtovacího čísla Jan Novák.. datum podpis řešitele 8

9 Potvrzení o studiu: STUDUJE / NESTUDUJE Datum: Razítko studijního oddělení: Podpis studijní referentky: Anna Komplikovaná Rozhodnutí děkana : souhlasím / nesouhlasím s přidělením částky Kč jednorázově slovy =Dvatisícekorun= Rozhodnutí Podle článku 9, odst.1. Stipendijního řádu Univerzity Karlovy v Praze Vám přiznávám stipendium hrazené z jiných zdrojů. Odůvodnění Na základě rozhodnutí děkana UK FF Vám bylo přiznáno stipendium dle žádosti výše. Přiznání stipendia vyhovuje podmínkám pro jeho udělení. Poučení Do 30 dnů od doručení tohoto rozhodnutí můžete požádat o jeho přezkoumání rektorem Univerzity Karlovy v Praze. Žádost o přezkoumání se podává prostřednictvím děkana UK FF datum podpis děkana razítko fakulty 9

10 Vzorový soupis nákladů k žádosti o cestovní stipendium Soupis cestovních nákladů k žádosti o poskytnutí účelového stipendia z prostředků grantového projektu zúčtovacího střediska číslo Jízdné Cesta vlakem na terénní výzkum v Černošicích cesta tam Kč cesta zpět Kč Cesta vlakem na terénní výzkum do Stvořidel a Světlé nad Sázavou cesta tam Kč cesta zpět Kč Stravné Žádám o stravné za 4 celé dny a strávené na terénním výzkumu, dle platného sazebníku činí stravné 144 Kč/den, tj. celkem 576 Kč Náklady celkem 841 Kč Originály jízdenek přikládám. V Praze dne , podpis: Jan Novák Poznámka ke stravnému: Aktuální sazby stravného pro jednotlivé státy a způsob výpočtu stravného, jste-li na cestě jen část dne nebo jste dostali nějaké jídlo zdarma (typicky při ubytování typu bed&breakfast) najdete na stránkách ekonomického oddělení FF UK v sekci cestovní náhrady ( Poznámka k náležitostem dokladů: Doklady přikládané k žádosti o cestovní stipendium mohou znít i na vaše jméno a nikoliv na univerzitu, např. účtenky za ubytování v hotelu. Rovněž je možno hradit tyto náklady vlastní platební kartou apod. Jde o výjimku týkající se pouze cestovních stipendií v rámci projektů Fondu rozvoje vysokých škol a Grantové agentury Univerzity Karlovy v Praze. Ve všech ostatních případech se dopředu poraďte s grantovým referátem FF UK. Poznámka k vyúčtování nákladů hrazených v cizí měně: všechny výdaje v cizí měně přepočtěte na koruny 10

11 kurzem České národní banky platným ke dni předložení vyúčtování na grantový referát. Příklad vyúčtování výdajů v cizí měně viz následující stránka. Aktuální kurz České národní banky viz: Do žádosti o cestovní stipendium v žádném případě neuvádějte údaje v cizích měnách, vždy pouze v českých korunách! Soupis cestovních nákladů k žádosti o poskytnutí účelového stipendia z prostředků grantového projektu zúčtovacího střediska číslo Cíl a termín cesty Londýn, Velká Británie, studium v Britské národní knihovně Soupis nákladů zpáteční letenka Praha Londýn 3.769,99 CZK zpáteční jízdenka z letiště do Londýna 313,49 CZK sedmidenní jízdenka MHD v Londýně 25,8 GBP ubytování 533 GBP stravné (8*40 GBP) 320 GBP Kurz ČNB k GBP = 28,66 CZK Mezisoučet 4.083,48 CZK 878,8 GBP (* 28,66 CZK) = CZK Náklady celkem po zaokrouhlení Kč Originály dokladů viz příloha. V Praze dne , podpis: Jan Novák 11

12 Jméno, příjmení, titul: Mgr. Jan Novák Adresa trvalého bydliště: Hlavní 123 Rok zahájení studia: 2010 Fakulta FF Horní Dolní Stud. obor: Kulturologie Adresa kontaktní: stejná jako trvalá Den, měsíc, rok narození: Rodné číslo: /1234 Telefon/mobil: Proplatit na (zaškrtněte) bankovní účet / v hotovosti Číslo účtu: / 0100 Zúčtovací číslo (účetní středisko): Ž Á D O S T o poskytnutí účelového stipendia hrazeného z jiných zdrojů podle čl. 9, odst.1. Stipendijního řádu Univerzity Karlovy v Praze Odůvodnění žádosti: Žádám o vyplacení cestovního stipendia ve výši Kč pro Mgr. Jana Nováka na realizaci studijní cesty do Londýna v termínu od 18. do projektu výše uvedeného zúčtovacího čísla Jan Novák. datum. podpis řešitele 12

13 Potvrzení o studiu: STUDUJE / NESTUDUJE Datum: Razítko studijního oddělení: Podpis studijní referentky: Anna Komplikovaná Rozhodnutí děkana : souhlasím / nesouhlasím s přidělením částky Kč jednorázově slovy =Dvacetdevětisícdvěstěšesdesátdevětkorun= Rozhodnutí Podle článku 9, odst.1. Stipendijního řádu Univerzity Karlovy v Praze Vám přiznávám stipendium hrazené z jiných zdrojů. Odůvodnění Na základě rozhodnutí děkana UK FF Vám bylo přiznáno stipendium dle žádosti výše. Přiznání stipendia vyhovuje podmínkám pro jeho udělení. Poučení Do 30 dnů od doručení tohoto rozhodnutí můžete požádat o jeho přezkoumání rektorem Univerzity Karlovy v Praze. Žádost o přezkoumání se podává prostřednictvím děkana UK FF datum podpis děkana razítko fakulty 13

14 Slide 12 Ostatní osobní náklady Položka ostatní osobní náklady slouží k zaměstnávání externistů, tj. osob, které nemají s žádnou z fakult Univerzity Karlovy v Praze pracovní smlouvu na shodnou práci. Při zaměstnávání externistů je třeba mít na paměti, že jednotlivé fakulty nemají v rámci univerzity právní subjektivitu a každý zaměstnanec je zaměstnancem univerzity, nikoliv fakulty. Vždy si proto dopředu na osobním oddělení fakulty ověřte, že daný spolupracovník má skutečně status externisty a bude jej možné jako takového zaměstnat. Častou chybou při řešení projektu totiž bývá, že při sestavování projektové žádosti s někým kalkulujete coby s externistou, ale on je (nebo se v době mezi podáním žádosti a začátkem řešení projektu stane) zaměstnancem univerzity. Řešitel potom bývá překvapen, že danému člověku není možno v rámci projektu vyplatit naplánovanou odměnu z položky ostatní osobní náklady. A jelikož má FRVŠ velmi přísné limity na výplatu odměn interním zaměstnancům, může taková situace vážně narušit vaše představy o řešení projektu. Jakmile se takové problémy vyskytnou, kontaktujte ihned grantový referát FF UK a hledejte spolu s ním řešení. Typickou formou zaměstnávání externistů jsou dohody o provedení práce, DPP, nebo dohody o pracovní činnosti, DPČ. DPP slouží pro odměňování práce do 150 hodin za kalendářní rok. Pro většinu projektů tento limit bohatě postačuje. Pro rozsah práce nad 150 hodin ročně je třeba sjednat DPČ. S volbou vhodného typu dohody vám pomůže osobní oddělení fakulty. Vzhledem k tomu, že v drtivé většině případů jsou v projektech uzavírány DPP, přikládáme příklad vyplnění dohody o provedení práce. Dohoda se uzavírá před zahájením práce (není možno uzavírat ji zpětně např. na konci roku). Vyplněný formulář DPP odevzdejte na osobní oddělení, které dohodu zaeviduje a nechá podepsat statutárním zástupcem fakulty. Za cca 14 dní vyzvednete na osobním oddělení jeden podepsaný originál dohody pro spolupracovníka-externistu. Jakmile pracovník splní stanovené úkoly (může je splnit i dříve než je stanoveno v dohodě), předejte na osobní oddělení návrh na vyplacení odměny a zaměstnanec dostane v nejbližším výplatním termínu (tj. zpravidla cca 10. den následujícího měsíce) mzdu. Poznámky k vyplnění formuláře DPP: Evidenční číslo Nevyplňujte, doplní osobní oddělení. Podpis řešitele V bodě 4. doplňte sebe jako pracovníka odpovědného za převzetí práce a nezapomeňte se podepsat na linku vedle jména. Cestovné Pokud chcete v rámci projektu proplatit pracovníkovi cestovní náhrady (a máte na to v rozpočtu prostředky) zaškrtněte v bodě 6 ANO, pokud cestovné neplánujete, zaškrtněte NE. Podpisy Dohodu vlevo dole podepisuje externista, vpravo dole děkan. Podpis děkana zajistí osobní oddělení, tento podpis se nesnažte získat jinou cestou. Poznámky k vyplnění návrhu na vyplacení odměny: Evidenční číslo Pokud toto číslo přiřazované osobním oddělením znáte, doplňte je, jinak nechte toto políčko volné, doplní je osobní oddělení. Podpisy Návrh podepisuje odpovědný pracovník uvedený v dohodě v bodě 4, podpis zaměstnance není nutný, i když je na něj ve formuláři vyhrazeno místo. 14

15 UNIVERZITA KARLOVA V PRAZE FILOZOFICKÁ FAKULTA Praha 1, nám. Jana Palacha 2 Dohoda o provedení práce Číslo akce: Evid. číslo: uzavřená dle zákona 262/2006 Sb. mezi UK zastoupenou doc.phdr. Michalem Stehlíkem, Ph.D. a externím zaměstnancem: Simeonem Vopičkou narozen: rodné číslo: /1111 číslo OP: státní příslušnost: ČR PSČ trvalý pobyt: Kokašice 36 jiný pracovní poměr nebo dohodu s UK (mimo FF UK) nemám DOHODA SE UZAVÍRÁ ZA TĚCHTO PODMÍNEK 1. Druh sjednané práce: rešerše zahraniční literatury 2. Předpokládaný rozsah hodin celkem: Dohoda se uzavírá na dobu od do Pracovník pověřený převzetím práce: Jan Novák Jan Novák 5. Sjednaná odměna za vykonané práce: Kč slovy: Dvatisícekorun= 6. Odměna za vykonanou práci je splatná na základě výkazu odpracovaných hodin, jehož správnost potvrdí pracovník pověřený převzetím práce, ve výplatních termínech určených v organizaci pro výplatu mzdy. odměnu zašlete na číslo účtu: / 1111 U cizinců země výkonu práce: xxx Další ujednání: budou propláceny cestovní náhrady podle zákoníku práce - ANO NE. 7. Pracovník byl seznámen s předpisy vztahující se k sjednané práci, zejména k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a FF se zavazuje vytvořit zaměstnanci vhodné podmínky pro sjednanou práci. 8. Tato dohoda se vyhotovuje ve dvou výtiscích, z nichž po jednom obdrží zaměstnanec a osobní oddělení. Simeon Vopička podpis zaměstnance V Praze, dne podpis zástupce FF UK 15

16 Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Náměstí J. Palacha 2, Praha 1 katedra ÚHV číslo akce NÁVRH na vyplacení odměny za provedení práce Podle písemné dohody ze dne: pan Simeon Vopička splnil dne řádně a včas závazek vyplývající z dohody evid. číslo: Odpracoval: 20 hodin Žádám, abyste vyplatili jmenovanému dohodnutou odměnu Kč slovy Dvatisícekorun= V Praze, dne Jan Novák podpis zaměstnance podpis odpovědného pracovníka 16

17 Slide 22 Nejpoužívanější formuláře Vedle formulářů vztahujících se ke mzdové agendě budou nepochybně dva nejpoužívanější formulář pro pokladní vyúčtování a průvodní list faktury. Zjednodušeně lze říci, že první se používá, když vy sami nakoupíte něco menšího (do Kč) v hotovosti. Faktury naopak platí fakulta ze svého bankovního účtu. Jakmile od dodavatele dostanete paragon nebo fakturu, vyplňte příslušný formulář, originál účtenky k němu připněte a doručte na ekonomické oddělení. Pokud máte účtenek za hotové více, můžete jich k jednomu formuláři pro pokladní vyúčtování přiložit více, naopak průvodní list faktury se vždy vztahuje jen k jedné faktuře. Na dalších stránkách vždy uvádíme příklad účtenky a následně odpovídajícně vyplněný formulář. Po předání formuláře pro pokladní vyúčtování na ekonomické oddělení je zpravidla cca do týdne připravena hotovost k vyzvednutí na pokladně fakulty. V období nemocí, dovolených nebo v závěru roku počítejte s delšími lhůtami. Před návštěvou pokladny doporučuji na pokladnu zavolat, abyste se ujistili, že prostředky jsou pro vás skutečně připraveny. Od předání průvodního listu faktury na ekonomické oddělení do proplacení faktury uplyne většinou také v průměru týden. Počítejte s tím, aby byly dodrženy termíny splatnosti faktury. Poznámky k vyplnění formuláře pro pokladní vyúčtování : Nevyplňujte víc, než se žádá Formulář pro pokladní vyúčtování je typickým příkladem formuláře, který vás bude pokoušet, abyste vyplnili co nejvíce políček. Nenechte se svést a vyplňte pouze ta nezbytně nutná, tj. taková, která jsou předvyplněna v dále uvedeném vzoru. Z pokladny vyzvedne Jde o osobu, která výdaj učinila a která si vyzvedne v pokladně hotovost. Nemusí nutně jít o osobu uvedenou na podpisovém vzoru. Provoz vs. investice Drtivá většina projektů řešených na fakultě je neinvestiční povahy. Pokud nevíte, jestli máte investiční prostředky (a buďte si téměř jisti, že nemáte), zakřížkujte vždy provoz. Osvobozená vs. ekonomická činnost Vždy zakřížkujte osvobozená. Informace pro správu majetku Viz dále vysvětlení k vyplnění průvodního listu faktury. Poznámky k vyplnění průvodního listu faktury : Faktura daňový doklad vs. proforma či zálohová faktura Pokud budete nakupovat tzv. na fakturu, může se stát, že vám dodavatel nejdříve vystaví zálohovou fakturu (někdy se jí také říká proforma faktura ). Úhrada zálohové faktury probíhá stejným způsobem jako úhrada faktury normální. Ale pozor! Jakmile je zálohová faktura uhrazena, musí vám dodavatel vystavit fakturu opravdovou, fakturu-daňový doklad. Tuto druhou fakturu je rovněž třeba neprodleně odevzdat s dalším průvodním listem faktury na fakultní ekonomické oddělení. Informace pro správu majetku Na průvodním listu faktury jakož i na formuláři pro pokladní vyúčtování je vpravo, přibližně uprostřed stránky sekce informace pro správu majetku. Každý kus pořízeného hmotného majetku v ceně od Kč výše a každý kus nehmotného majetku bez ohledu na cenu je třeba evidovat. Evidence se provádí pouze u tzv. dlouhodobého majetku, tj. takového, který má dobu upotřebitelnosti delší než jeden rok. Zatímco fotoaparát v ceně Kč se eviduje, neboť je nasnadě, že by měl fungovat několik let, toner do velkokapacitní tiskárny v ceně 17

18 3.500 Kč se evidovat nemusí, neboť pilná katedra jej spotřebuje během pár měsíců. Software se eviduje vždy, protože jde o nehmotný majetek a není pochyb, že může sloužit několik let. Při rozhodování evidovat nebo neevidovat vystačíte obvykle se selským rozumem. Pokud byste se rozhodli špatně, nebojte se, ekonomické oddělení vás bude kontaktovat pro nápravu. Evidovat pro vás znamená vyplnit tuto sekci formuláře, není třeba (s výjimkou nakupované literatury) nic jiného podnikat. Postup při evidenci literatury viz prezentace ze semináře, slide 17. Pro evidenci majetku je třeba vždy uvést číslo pracoviště, číslo místnosti a odpovědnou osobu. Ekonomické oddělení na základě těchto údajů připraví evidenční listy a evidenční štítky, které zašle osobě, která bude za evidovaný majetek odpovědná. o Umístěno na pracovišti číslo Každý ústav, katedra nebo oddělení mají své vlastní trojmístné číslo. Číslo vaší ústavu nebo katedry vám sdělí sekretářka. Šikovní najdou číslo i na fakultním webu ;-) o Číslo místnosti I když ne vždy je logické přiřazovat nakoupený majetek konkrétní místnosti (např. u software), systém evidence majetku, který jsme zdědili po předcích, to vyžaduje. Do políčka číslo místnosti napište nejlépe číslo místnosti, ve které sídlí odpovědná osoba (viz dále). Pokud nejde o místnost na hlavní budově, bude dobré, když uvedete zkratku příslušného objektu, např. Cel pro Celetnou 20 apod. o Odpovědná osoba Každý kus pořízeného majetku je třeba evidovat na některého ze zaměstnanců fakulty. Jako odpovědnou osobu není proto možno uvést studenta ani externistu zaměstnaného na DPP či DPČ. Řešitelé projektů-studenti se proto musí dohodnout s nějakým zaměstnancem svého ústavu či katedry a do informace pro správu majetku uvést tuto osobu. Odpovědnou osobou v takovém případě může být sekretářka katedry nebo školitel doktoranda. 18

19 19

20 20

21 Univerzita Karlova v Praze číslo:.. Filozofická fakulta Průvodní list faktury Praha 1, nám. J. Palacha 2 středisko:.. Dodavatel: Variabilní symbol: K zál./prof. fa číslo: Zdanitelné plnění: Splatno dne: Předáno komu: Částka: Řada faktur: Zapsal(a) dne: Příkaz k úhradě provedl(a) dne: Silně orámovanou část vyplní oprávněná osoba: vedoucí pracoviště-řešitel grantu-vedoucí kurzu *) objednávka č.: zakázka: středisko: Cenová i věcná stránka faktury odpovídá dodávce, fakturu zaplaťte a zaúčtujte dle následujících dispozic: Plnění přijato pro: o z n a č k ř í ž k e m, k t e r ý ř á d e k p l a t í a) provoz x Text **) b) investice 11 ks licence programu AdobeAcrobat9 a) osvobozená činnost x Professional CZ Win b) ekonomická činnost c) obě: ekonom. i osvob. činnost Účel ****) Informace pro evidenci majetku (inventáře) ***) umístěno na pracovišti číslo: číslo místnosti: odpovědná osoba: Za cenu a věcnou správnost odpovídá: Souhlas vedení: Podpis oprávněné osoby: datum: dle podpis. vzoru podpis: koordinátor Rozpočet: datum: Účtování: Jan Novák datum: Ekonom: datum: Poznámka: MD DAL Částka 19% % , Ústav smíchu 111 Albert Speer Datum: Zaúčtoval: 21