SŽDC-SM53/MP1. Sjednocení postupu při uzavírání rámcových dohod. Účinnost ode dne uveřejnění. Schváleno pod č.j /2018-SŽDC-GŘ-O8

Transkript

1 Metodický pokyn Úroveň přístupu A SŽDC-SM53/MP1 Sjednocení postupu při uzavírání rámcových dohod Účinnost ode dne uveřejnění Schváleno pod č.j /2018-SŽDC-GŘ-O8 dne Mgr. Martina Kotková, Ph.D. v. r. ředitelka odboru nákupu a veřejných zakázek

2 SŽDC-SM53/MP1 SJEDNOCENÍ POSTUPU PŘI UZAVÍRÁNÍ RÁMCOVÝCH DOHOD Gestorský útvar: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Generální ředitelství Odbor nákupu a veřejných zakázek Rok vydání: 2018 Náklad: vydáno pouze v elektronické podobě Správa železniční dopravní cesty, státní organizace, 2018 Tento dokument je duševním vlastnictvím státní organizace Správa železniční dopravní cesty, na které se vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Státní organizace Správa železniční dopravní cesty je v uvedené souvislosti rovněž vykonavatelem majetkových práv. Tento dokument smí fyzická osoba použít pouze pro svou osobní potřebu, právnická osoba pro svou vlastní vnitřní potřebu. Poskytování tohoto dokumentu nebo jeho části v jakékoliv formě nebo jakýmkoliv způsobem třetí osobě je bez svolení státní organizace Správa železniční dopravní cesty zakázáno. 2

3 ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH Držitel listinné podoby tohoto dokumentu je odpovědný za včasné a správné zapracování účinných oprav a změn a za provedení příslušného záznamu. Oprava/změna a její pořadové číslo Číslo jednací Účinnost od Opravu/změnu zapracoval 3

4 OBSAH Sjednocení postupu při uzavírání rámcových... 1 ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH... 3 OBSAH... 4 ROZSAH ZNALOSTI... 5 ZKRATKY A ZNAČKY... 6 ČÁST PRVNÍ... 7 OBECNÁ USTANOVENÍ... 7 Čl Předmět úpravy... 7 Čl Základní pojmy pro účely tohoto pokynu... 7 Čl Odpovědnost osob... 8 Čl. 4 Forma dílčího realizačního plnění... 8 ČÁST DRUHÁ... 9 VÝKLADOVÁ USTANOVENÍ... 9 Čl Vznik práv a povinností z rámcových dohod... 9 Čl Použití rámcové dohody... 9 Čl Uzavření rámcové dohody s více dodavateli Čl Uzavření rámcové dohody s jedním dodavatelem Čl Délka trvání rámcové dohody SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY

5 ROZSAH ZNALOSTI Níže uvedená tabulka stanovuje rozsah znalosti tohoto dokumentu pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost, přičemž: informativní znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a při náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; úplnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a bez náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; doslovnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec zná text, který je v pří-slušném ustanovení napsán v uvozovkách kurzivou, přesně a je schopen jej bez náhledu do příslušného ustanovení samostatně reprodukovat. Není-li rozsah znalosti pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost stanoven, stanoví rozsah znalosti, pokud je tak třeba učinit, příslušný vedoucí zaměstnanec. Pracovní činnost nebo zařazení (funkce) Zaměstnanci zabývající se činností v oblasti zadávání zakázek Znalost ustanovení Úplná znalost: Celý pokyn Vedoucí zaměstnanci SŽDC Informativní: čl. 1 5

6 ZKRATKY A ZNAČKY GŘ O8 SŽDC VZ Směrnice č. 53 Generální ředitelství SŽDC Odbor nákupu a veřejných zakázek SŽDC Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Veřejná zakázka Směrnice SŽDC č. 53 Směrnice o zadávání veřejných zakázek státní organizace Správa železniční dopravní cesty VVZ Pokyn k registru smluv Směrnice č. 80 Věstník veřejných zakázek Metodický pokyn pro uveřejňování smluv a objednávek v registru smluv č.j /2017-SŽDC-GŘ-O8 Směrnice č. 80 Materiálně technické zásobování Pro účely tohoto pokynu jsou dále aplikovatelné též značky a zkratky Směrnice č

7 ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Čl. 1 Předmět úpravy (1) V souladu s článkem 13 Organizačního řádu Generálního ředitelství Správy železniční dopravní cesty, státní organizace, vydává Odbor nákupu a veřejných zakázek (O8) tento pokyn, který upravuje postupy při uzavírání rámcových dohod a Dílčích plnění na základě rámcových dohod v podmínkách Správy železniční dopravní cesty, státní organizace. (2) Pokyn je určen pro zaměstnance působící v oblasti veřejných zakázek, kteří administrují Zadávací řízení. (3) Tento pokyn upravuje pouze vnitřní postupy v rámci SŽDC. (4) Vedoucí zaměstnanci jsou povinni informovat a seznámit své podřízené zaměstnance s tímto pokynem dle stanoveného rozsahu znalostí uvedeného na str. 5. Čl. 2 Základní pojmy pro účely tohoto pokynu (1) rámcová dohoda - rámcové podmínky ujednané mezi zadavatelem a dodavatelem týkající se zejména ceny nebo jiných podmínek plnění veřejné zakázky (např. předpokládaného množství), které jsou závazné po dobu trvání rámcové dohody dle ustanovení 131 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, v textu také Zákon (resp. obdobně, uzavírá-li se mimo režim ZZVZ) (2) zadavatel Správa železniční dopravní cesty, státní organizace. Pokud se v tomto pokynu používá pojem zadavatel, je tento pojem použit v obecné rovině ve smyslu ZZVZ. Pokud se namísto pojmu zadavatel používá SŽDC, je takto učiněno z důvodu stanovení konkrétního postupu či povinností SŽDC (3) Zadávací řízení - postup zadavatele podle ZZVZ, jakož i postup zadavatele při zadávání veřejných zakázek mimo režim Zákona (4) smlouva o dílo smlouva, kterou se zhotovitel zavazuje provést na svůj náklad a nebezpečí pro objednatele dílo a objednatel se zavazuje dílo převzít a zaplatit cenu ve smyslu 2586 a n. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (dále také Občanský zákoník ) (5) kupní smlouva - smlouva, kterou se prodávající zavazuje, že kupujícímu odevzdá věc, která je předmětem koupě, a umožní mu nabýt vlastnické právo k ní, a kupující se zavazuje, že věc převezme a zaplatí prodávajícímu kupní cenu ve smyslu 2079 a n. Občanského zákoníku (6) nepojmenovaná smlouva - smlouva, která není zvláště jako typ smlouvy v Občanském zákoníku upravena (7) objednávka - nabídka na uzavření smlouvy ve smyslu ustanovení 1731 Občanského zákoníku. Objednávka, která byla akceptována druhou smluvní stranou, zakládá práva a povinnosti smluvních stran a vztahují se na ní ustanovení dle ZRS. Pojmem objednávka se konkrétně dle okolností rozumí dílčí realizační objednávka z rámcové dohody či samostatná objednávka do ,-Kč bez DPH dle čl. 20 Směrnice č

8 (8) objednávka plnění smlouvy - objednávka na základě již uzavřené smlouvy, která nemá povahu nabídky na uzavření nové smlouvy, ale která je faktickým úkonem směřujícím k poskytnutí plnění podle již uzavřené smlouvy (též nazývána jako požadavkový list či zakázkový list) (9) Dílčí plnění plnění poskytované na základě dílčí realizační objednávky/smlouvy z rámcové dohody (10) Dílčí realizační objednávka/smlouva objednávka/smlouva na základě rámcových dohod, která zakládá práva a povinnosti (11) IS FaMa+ modul Objednávky modul určený k vytváření a evidenci objednávek na materiál a služby (samostatná objednávka, mimořádná objednávka, dílčí realizační objednávka z rámcové dohody) Čl. 3 Odpovědnost osob (1) V případě pochybnosti, zda má SŽDC uzavřít rámcovou dohodu či smlouvu dle Občanského zákoníku, rozhodne podnikový právník dané Organizační jednotky. V případě, že Organizační jednotka podnikového právníka nemá, obrátí se na oddělení smluv a právní podpory veřejných zakázek O8. Toto posouzení musí s ohledem na níže uvedené náležitosti zadávací dokumentace ve vztahu k rámcovým dohodám proběhnout již při přípravě dokumentace k Zadávacímu řízení. (2) Odpovědná osoba ustanovena pro Zadávací řízení na zadání rámcové dohody ve smyslu čl. 3 Směrnice č. 53 odpovídá rovněž za zadání Dílčích plnění. Čl. 4 Forma dílčího realizačního plnění (1) Dílčí plnění na základě rámcové dohody může být v souladu s čl. 2 odst. 10 tohoto pokynu poskytnuto na základě dílčí realizační objednávky, nebo na základě dílčí realizační smlouvy. (2) V souladu s čl. 20 Směrnice č. 53 a v souladu s čl Podpisového řádu je možné formu objednávky použít pouze do úhrnné výše do ,-Kč bez DPH, přičemž při překročení tohoto limitu je nutné použít formu smlouvy. V souvislosti s realizací rámcových dohod se uplatní zvláštní pravidlo dle čl Podpisového řádu, podle kterého lze formu objednávky též použít i v případě dílčích realizačních objednávek z rámcové dohody v úhrnné výši nad ,-Kč. (3) Vzhledem k nastavení systému FaMa+ modulu Objednávky, prostřednictvím kterého se objednávky a dílčí realizační objednávky vystavují, vzhledem k výstupům v podporovaném formátu pro zveřejnění v Registru smluv a za účelem kontrolu finančního limitu rámcové dohody, preferuje/doporučuje gestorský útvar při realizaci dílčího plnění spíše vystavování dílčích realizačních objednávek oproti uzavírání dílčích realizačních smluv. 8

9 ČÁST DRUHÁ VÝKLADOVÁ USTANOVENÍ Čl. 5 Vznik práv a povinností z rámcových dohod (1) Postup zadavatele směřující k zadání konkrétního plnění je vždy postupem dvoufázovým, a to dle obsahu rámcové dohody. V první fázi zadavatel v rámci Zadávacího řízení vybere jednoho či více dodavatelů, s nimiž uzavře rámcovou dohodu. Následně na základě takto uzavřené rámcové dohody je dle obsahu rámcové dohody realizována fáze druhá, kdy buď: a) dochází k zadávání Dílčích plnění, jež jsou samostatnými veřejnými zakázkami, přičemž k poskytnutí samotného plnění bude docházet vždy až po uzavření dílčích realizačních smluv (na základě objednávek), nikoli na základě samotné rámcové dohody, nebo b) dochází k poskytnutí plnění dodavatelem na základě objednávky plnění smlouvy učiněné zadavatelem na základě rámcové dohody. Čl. 6 Použití rámcové dohody (1) Předně musí Odpovědná osoba rozlišit, v jakých případech se bude jednat o rámcovou dohodu a v jakém případě bude vhodné proces Zadávacího řízení ukončit uzavřením některého ze smluvních typů dle Občanského zákoníku, resp. nepojmenovanou smlouvou Občanským zákoníkem zvlášť neupraveným. (2) Toto rozlišení bude záležet zpravidla na míře určitosti a možnosti konkrétně specifikovat podmínky plnění smlouvy. V případech, kdy tyto údaje předem známy nejsou, je vhodné uzavřít rámcovou dohodu, ve které budou vymezeny pouze rámcové podmínky plnění a postup při uzavírání jednotlivých objednávek. Typickými příklady jsou dodávky hygienických prostředků, kancelářských potřeb, v případě SŽDC i dodávky kolejnic, údržba ŽDC apod., v případě kterých SŽDC je schopna určit předmět plnění, nikoli však již její konkrétní podmínky, jako je přesný termín a na tento termín navázané množství či druh konkrétně objednávaného plnění. Ve všech těchto případech budou v nabídce účastníka řízení na zadání rámcové dohody uvedeny jednotkové ceny SŽDC požadovaných položek, které budou následně SŽDC poptávány jako Dílčí plnění, a to dle obsahu rámcové dohody na základě objednávky, která je nabídkou na uzavření smlouvy nebo dílčí realizační objednávky/smlouvy. (3) Naopak pokud je předmětem veřejné zakázky plnění, které lze dostatečně určitě specifikovat ve všech svých částech, nemá takové plnění nutně rámcový charakter a lze doporučit uzavření některého ze smluvních typů dle Občanského zákoníku (např. kupní smlouvu či smlouvu o dílo). Tuto definici naplňují smlouvy o dílo na opravné práce či ucelené akce. Rovněž v případě mimořádných a nepředvídatelných událostí ve smyslu čl Směrnice č. 53 se rámcová dohoda nepoužije, neboť se bude vyžadovat především flexibilní řešení, například smlouvou či objednávkou s přesně specifikovaným rozsahem plnění směřujícím k řešení této mimořádné a nepředvídatelné situace. (4) Specifickým typem smluv jsou smlouvy, které dostatečně určitě specifikují svůj předmět, avšak z části mají rámcový charakter. Příkladem může být smlouva na vývoj software a jeho následnou údržbu. Požadavky na vývoj software jsou dostatečně určité, v této části tak smlouva rámcový charakter nemá. Zároveň je však součástí smlouvy požadavek na jeho následnou údržbu, přičemž tato část smlouvy rámcový charakter obvykle má. V takovém případě by se smlouva měla posoudit podle povahy svého převažujícího 9

10 plnění, přičemž v tomto případě smlouva z větší části rámcový charakter nemá a nebude se tak jednat o rámcovou dohodu, ale o smlouvu o dílo, ze které se část týkající se údržby bude realizovat formou dílčích objednávek plnění smlouvy. Práva a povinnosti smluvních stran zakládá smlouva samotná. (5) V návaznosti na výše uvedené tak lze rozlišit následující způsoby uzavření smlouvy v návaznosti na Zadávací řízení: a) Rámcová dohoda a dílčí realizační objednávka/smlouva 1 z rámcové dohody na Dílčí plnění; b) Smlouva dle Občanského zákoníku a objednávka plnění smlouvy (požadavek v rámci realizaci smlouvy např. i požadavkový či zakázkový list). c) Objednávka do ,-Kč bez DPH dle čl. 21 Směrnice č. 53 (6) Pokud SŽDC rámcovou dohodu zadává v režimu ZZVZ, Dílčí plnění na základě rámcové dohody bude zadávat dle 131 a n. ZZVZ. Pokud SŽDC rámcovou dohodu zadává mimo režim ZZVZ, Dílčí plnění bude zadávat obdobně dle 131 a n. ZZVZ, nebude však povinen zadání Dílčího plnění uveřejňovat ve Věstníku veřejných zakázek dle 137 ZZVZ. Zakládá práva a povinnosti? Uveřejnění dle ZZVZ v případě zakázek zadávaných dle ZZVZ Rámcová dohoda NE Formulář o jejím uzavření ve VVZ Dílčí realizační objednávka/smlouva ANO Čtvrtletně souhrn plnění z rámcové dohody prostřednictvím formuláře ve VVZ Uveřejnění v registru smluv* ANO 2 ANO, včetně její akceptace Smlouva dle Občanského zákoníku 3 ANO Formulář o jejím uzavření ANO 4 ve VVZ Objednávka (Požadavkový list/zakázkový list) plnění smlouvy - realizace smlouvy dle Občanského zákoníku NE X NE Objednávka do ,-Kč bez DPH dle čl. 21 Směrnice č. 53 ANO X ANO *je-li hodnota předmětu smlouvy ,-Kč bez DPH nebo vyšší a za splnění dalších podmínek dle ZRS. Čl. 7 Uzavření rámcové dohody s více dodavateli (1) V zadávací dokumentaci musí být uvedeno, zda bude rámcová dohoda uzavřena s jedním či více účastníky. Zároveň je zadavatel povinen specifikovat proces zadávání Dílčích plnění na základě rámcové dohody. Rámcová dohoda pak pro zadávání Dílčích plnění na základě rámcové dohody, rozlišuje následující způsoby její realizace: 1 Srov. čl. 4 2 Pokud se bude jednat o smlouvu, která nepodléhá povinnosti uveřejnění v registru smluv, musí se taková smlouva uveřejnit na profilu zadavatele, je-li její hodnota vyšší než ,-Kč bez DPH. 3 Smlouva o dílo, kupní smlouva atd. 4 Pokud se bude jednat o smlouvu, která nepodléhá povinnosti uveřejnění dle ZRS, musí se taková smlouva uveřejnit dle ZZVZ na profilu zadavatele, je-li její hodnota vyšší než ,-Kč bez DPH. 10

11 a) s obnovením soutěže (minitendr), b) bez obnovení soutěže, c) kombinace a) a b). (2) Pokud SŽDC zvolí cestu ad a), účastníky rámcové dohody vyzve k podání nabídky na realizaci Dílčího plnění 5. Dodavatele, který není účastníkem rámcové dohody, k podání nabídky na realizaci Dílčího plnění nelze vyzvat. Předmět Dílčího plnění musí být stanoven jednoznačně. Po obdržení výzvy účastníci rámcové dohody podají nabídky a SŽDC dle zvoleného hodnotícího kritéria vybere nejvhodnější nabídku. (3) V případě postupu bez soutěže mezi účastníky rámcové dohody má SŽDC možnost pořídit konkrétní stavební práce, dodávky nebo služby, tj. Dílčí plnění, na něž se vztahuje rámcová dohoda, jejich vyžádáním dílčí realizační objednávkou/smlouvou od jednoho z účastníků rámcové dohody. Postupem bez obnovení soutěže mezi účastníky rámcové dohody dochází k zadání Dílčího plnění bez další soutěže, pouze na základě podmínek stanovených rámcovou dohodou. To je však možné pouze v případě, že v zadávací dokumentaci veřejné zakázky na zadání rámcové dohody byly podmínky plnění a způsob určení účastníka rámcové dohody, kterému má být Dílčí plnění zadáno, jednoznačně stanoveny. (4) SŽDC má rovněž možnost zadávat Dílčí plnění na základě rámcové dohody v kombinaci výše uvedených způsobů. Zákon tím rozumí situaci, kdy zadavatel předem stanoví, že definovaný okruh Dílčích plnění bude zadáván s obnovením soutěže mezi dodavateli, zatímco Dílčí plnění s jinými parametry budou zadávány bez obnovení soutěže. V takovém případě má SŽDC povinnost stanovit zcela jednoznačně, které Dílčí plnění ve kterém režimu bude zadáno. SŹDC se vždy může rozhodnout pro obnovení soutěže i ve vztahu k těm Dílčím plněním, které zamýšlel zadávat bez obnovení soutěže. Čl. 8 Uzavření rámcové dohody s jedním dodavatelem (1) Zadavatel je povinen v zadávacích podmínkách uvést, že rámcová dohoda bude uzavřena s jedním dodavatelem. Zároveň je povinen specifikovat proces uzavírání jednotlivých objednávek z rámcové dohody. V těchto dílčích objednávkách 6 bude zadavatel specifikovat zejména množství, lhůtu dodání, místo dodání či další podmínky, jak je uvedeno výše. (2) Pokud se rámcová dohoda uzavírá s jedním dodavatelem, Dílčí plnění na základě rámcové dohody lze zadávat pouze bez obnovení soutěže. Čl. 9 Délka trvání rámcové dohody (1) Vztah z rámcové dohody nesmí být delší než 4 roky a v případě sektorových veřejných zakázek dle čl. 6.2 Směrnice č. 53 delší než 8 let, vždy však do vyčerpání SŽDC předem stanoveného maximálního finančního limitu. 5 Zejména formou výzvy k podání nabídky, ve které bude SŽDC specifikovat požadavek na dílčí plnění, odeslané všem účastníkům rámcové dohody. Tito ve stanovené lhůtě zašlou cenové nabídky. Pokud žádný z účastníků nezašle cenovou nabídku, bude zadavatel postupovat vyžádáním dílčí realizační objednávky od jednoho z účastníků rámcové dohody. Nabídky budou podle zvoleného hodnotícího kritéria hodnoceny a nabídka vybraného dodavatele bude vybrána jako nejvhodnější a vybraný dodavatel bude realizovat dílčí plnění. Informace o průběhu dílčích Zadávacích řízení musí být uvedena v rámcové dohodě. 6 V případě stavebních prací musí být součástí dílčí realizační objednávky/smlouvy soupis požadovaných prací. 11

12 (2) Maximální finanční limit je zadavatel v souladu s předchozím článkem vždy stanovit, a to na základě předpokládaného rozsahu plnění, který je předmětem zadávacího řízení. Předmětem hodnocení tak musí být nabídková cena za celý rozsah předmětu veřejné zakázky. Pakliže se v průběhu plnění vyskytnou dodatečné stavební práce/dodávky/služby 7, bude zadavatel u stanovení ceny za toto dodatečné plnění postupovat v souladu s péčí řádného hospodáře, případně se u stanovení ceny těchto dodatečných stavebních prací/dodávek/služeb použije cenová soustava, na základě které byl vytvořen rozpočet pro účely zadávací dokumentace. 7 Dle podmínek ustanovení 222 ZZVZ 12

13 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv 13