Opatření děkana č. 1/2012, kterým se vydává směrnice o interních předpisech fakulty

Transkript

1 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 Opatření děkana č. 1/2012, kterým se vydává směrnice o interních předpisech fakulty V Praze dne

2 O B S A H strana Čl. 1 - Předmět úpravy. 3 Čl. 2 - Pojmy... 3 Čl. 3 - Interní předpis 3 Čl. 4 - Druhy interních předpisů 3 Čl. 5 - Charakteristika některých druhů interních předpisů. 4 Čl. 6 - Závaznost Čl. 7 - Formální náležitosti Čl. 8 - Formální členění.. 5 Čl. 9 - Příprava návrhu a jeho projednání. 6 Čl Schvalování Čl Distribuce. 6 Čl Evidence... 7 Čl Novelizace a zrušování.. 7 Čl Kontrola... 7 Čl Přechodná a závěrečná ustanovení.. 8 Nedílnou součástí této směrnice jsou přílohy: č. 1 - Vzor formální úpravy opatření rozsáhlý text, č. 2 - Vzor formální úpravy opatření krátký text, č. 3 - Vzor formální úpravy příkazu, č. 4 - Vzor formální úpravy úplného znění interního předpisu, č. 5 - Vzor formální úpravy dodatku interního předpisu. Vzory jsou vedeny v elektronické formě na intranetu fakulty. 2

3 Čl. 1 Předmět úpravy 1. Směrnice je vydána za účelem zajištění jednotnosti interních předpisů vydávaných Univerzitou Karlovou v Praze, Přírodovědeckou fakultou, dále jen fakultou. 2. Směrnice určuje a charakterizuje jednotlivé druhy interních předpisů. Obsahuje zásady pro jejich pojmenování, evidenci a distribuci. 3. Směrnice stanovuje postupy, rozsah pravomocí a odpovědnosti zaměstnanců fakulty oprávněných nebo pověřených jejich přípravou, projednáním, vydáváním, evidencí, distribucí, novelizací a zrušováním. Určuje jejich závaznost, termíny a způsob seznamování zaměstnanců s nimi. Vytváří předpoklady pro kontrolu dodržování této směrnice a určuje osoby oprávněné tuto kontrolu provádět. 4. Směrnice se netýká vnitřních předpisů vydávaných fakultou podle 33 zákona č. 111/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Pro účely této směrnice se rozumí pod pojmem: Čl. 2 Pojmy interní předpis fakulty (dále jen interní předpis ) každý interní předpis vydaný v souladu s touto směrnicí v rámci normativních nebo individuálních aktů řízení děkana či tajemníka fakulty; zaměstnanec fyzická osoba, která má pracovněprávní vztah k fakultě na základě pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Čl. 3 Interní předpis 1. Interní předpis musí být vydán písemně, nesmí být v rozporu s platnými obecně závaznými právními předpisy, vnitřními předpisy Univerzity Karlovy v Praze a vnitřními předpisy vydanými fakultou podle 33 zákona č. 111/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Interní předpis nesmí být vydán se zpětnou účinností, jinak je zcela nebo v dotčené části neplatný. Vydává se zpravidla na dobu neurčitou nebo, nejde-li o pracovní řád, lze jej vydat na dobu určitou, nejméně však na dobu 1 roku. Interní předpis týkající se odměňování může být vydán i na kratší dobu. 2. Interní předpis se vydává na základě platných obecně závazných právních předpisů, vnitřních předpisů Univerzity Karlovy v Praze a vnitřních předpisů vydaných fakultou podle 33 zákona č. 111/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů, nebo podle vnitřních potřeb fakulty. Čl. 4 Druhy interních předpisů 1. Normativní akty řízení upravují opakující se činnosti, u nichž je třeba stanovit a vymezit povinnosti a odpovědnost zaměstnanců vzhledem k povinnostem uloženým fakultě platnými právními nebo jinými obecně závaznými předpisy nebo normami, stanovit postupy, pravidla a organizaci práce a upravit vztahy mezi pracovišti fakulty a jejich povinnosti. 3

4 2. Normativní akty řízení se vydávají formou opatření, kterými se vyhlašují zejména řády, směrnice, zásady a další závazné postupy a pokyny nejednorázového charakteru. 3. Individuálními akty řízení se provádějí, ukládají nebo ruší jednorázové akty nebo úkoly. 4. Individuálními akty řízení jsou zejména příkazy a sdělení. 5. Děkan fakulty vydává interní předpisy s rozsahem působnosti pro celou fakultu nebo její část. Tajemník fakulty vydává interní předpisy odpovídající jeho pravomocem v rozsahu stanoveném opatřením děkana. Čl. 5 Charakteristika některých druhů interních předpisů 1. Organizační řád upravuje zejména organizační strukturu, působnost útvarů, základní pravomoci a odpovědnost vedoucích zaměstnanců, principy a metody práce a zásady zastupování fakulty při jednání s cizími právnickými a fyzickými osobami. 2. Podpisový řád upravuje oprávnění a povinnosti podepisovat písemnosti vyhotovené fakultou v rámci její činnosti a působnosti a v rozsahu daném jí příslušnými právními, speciálními a eventuálně dalšími obecně platnými předpisy. 3. Pracovní řád blíže rozvádí ustanovení zákoníku práce, popř. zvláštních právních předpisů s přihlédnutím k podmínkám fakulty, pokud jde o povinnosti fakulty a zaměstnanců vyplývající z pracovněprávních vztahů. 4. Spisový a skartační řád stanoví zásady manipulace s písemnostmi, zejména jejich příjem, evidenci, přidělování, vyřizování, vypravování, ukládání a archivování, a zásady posuzování dokumentární hodnoty písemností a zásady jejich vyřazování, včetně fyzické likvidace. 5. Směrnice stanoví závazné normy chování, kompetence, případně zmocnění při výkonu opakujících se činností. Jsou aktem řízení, který je vydáván k zajištění úkolů fakulty s dlouhodobou platností. 6. Pokyn je většinou metodického charakteru a je vydáván s cílem zajištění jednotného postupu. 7. Příkazem se ukládá adresný a termínovaný úkol k zajištění významných činností, zpravidla jednorázového charakteru, v rámci působnosti fakulty zejména s rozsahem závaznosti pro více než jednoho adresáta, jehož nesplnění je vždy kvalifikováno jako porušení pracovně právních povinností se všemi důsledky z toho plynoucími. 8. Sdělení je aktem řízení vydávaným k zajištění přenosu informací zejména metodického, hospodářského nebo organizačního charakteru. Čl. 6 Závaznost 1. Interní předpis je závazný pro fakultu a pro všechny zaměstnance fakulty v rozsahu, který tento předpis stanoví. 2. Pokud není v interním předpise rozsah závaznosti stanoven, je interní předpis závazný v plném rozsahu pro všechny zaměstnance fakulty. 4

5 3. Interní předpis nabývá účinnosti dnem, který je v něm stanoven, nejdříve však dnem, kdy byl vyhlášen. Pro zaměstnance je interní předpis závazný ode dne, kdy s ním byl seznámen podle čl. 11 tohoto opatření. Čl. 7 Formální náležitosti 1. Interní předpisy musejí obsahovat následující formální náležitosti: - záhlaví s úplným názvem fakulty a adresou, na které sídlí; - název předpisu podle čl. 4 a 5 tohoto opatření; - informace, o čí interní předpis se jedná (děkana či tajemníka); - číslo předpisu, které se skládá z pořadového čísla, pod nímž je předpis evidován, lomeného letopočtem (např. č. 5/2011 ); - uvozovací text, který říká, co se interním předpisem ukládá, stanovuje nebo upravuje; - u rozsáhlejších předpisů obsah odpovídající formálnímu členění příslušného předpisu podle čl. 7 této směrnice včetně čísel stránek; - vymezení závaznosti interního předpisu; - vlastní text interního předpisu, při jeho zpracování je nutné dodržovat podle charakteru předpisu příslušné formální členění stanovené v čl. 7 této směrnice; - místo a datum vydání; - podpis schvalujícího; pod tento podpis, který se umístí vpravo na konec závěrečné stránky interního předpisu, se vyznačí titul, jméno, příjmení a funkce schvalujícího; - seznam příloh, pokud jsou nedílnou součástí interního předpisu; přílohy se číslují pořadově v pravém horním rohu, kde se uvede i příslušnost přílohy k internímu předpisu a její název (např. vzor tiskopisu, vzor dokladu o čerpání, schvalovací list, žádanka apod.). 2. S výjimkou organizačního řádu musí každý interní předpis dále obsahovat ustanovení o kontrole. V ustanovení o kontrole se stanoví konkrétní pracoviště nebo zaměstnanec, který kontrolu provádí. 3. Je-li potřeba v interním předpise stanovit další režim vztahů, lhůt, orgánů a jiných institutů vzniklých nebo zřízených podle interního předpisu, který je nově vydaným interním předpisem rušen, jsou součástí nově vydávaného interního předpisu přechodná ustanovení. 4. Každý interní předpis musí obsahovat závěrečná ustanovení. V nich se uvádí datum účinnosti předpisu. Není-li datum účinnosti stanoveno výslovně, je interní předpis účinný dnem vyhlášení. Čl. 8 Formální členění 1. Text opatření se formálně člení na části, články, odstavce a písmena. Je-li text rozsáhlý, vkládají se mezi části a články hlavy. Pokud je naopak text stručný, členění na části se nepoužije. 2. Text příkazu se formálně člení zpravidla na články, které rozdělují text na blok věcný, v němž jsou ukládány úkoly, a na blok formální, který obsahuje zrušovací ustanovení, účinnost ap. Odstavce rozdělují věcný blok na jednotlivé řídicí akty (např. nařizovací, jmenovací, pověřovací, ukládací) a písmena, pod nimiž jsou nařizovány nebo ukládány jednotlivé adresné a termínované úkoly; jde-li o uložení jednoho úkolu, členění na písmena se nepoužije. 3. Pro text sdělení a dalších interních předpisů se použije formální členění uvedené v odst. 1 přiměřeně. 5

6 4. Součástí interního předpisu je vždy uvozovací věta, v níž je stručně uveden důvod vydání a případný odkaz na ustanovení právního předpisu, na jehož základě je interní předpis vydáván. 5. Vzory formálního členění interních předpisů jsou uvedeny v přílohách č. 1 až 5. Čl. 9 Příprava návrhu interního předpisu a jeho projednání 1. Návrh interního předpisu (dále jen návrh ) zpracuje věcně příslušné pracoviště, do jehož kompetence spadá podle organizačního řádu předmět navrhované úpravy (dále jen navrhovatel ). Navrhovatel odpovídá za věcnou i formální správnost návrhu a za jeho soulad s právními předpisy a touto směrnicí. 2. Navrhovatel zašle návrh interního předpisu v rámci vnitřního připomínkového řízení vedoucím všech dotčených pracovišť. 3. Návrh pracovního řádu a opatření upravujícího zásady pro používání sociálního fondu zašle navrhovatel k připomínkám též příslušnému odborovému orgánu. 4. Návrh interního předpisu, upravený podle připomínek dotčených pracovišť, zašle navrhovatel sekretariátu děkana a tajemníka. Sekretariát zkontroluje úplnost formálních náležitostí a podle potřeby předá návrh právníkovi fakulty. Ten posoudí, zda je návrh v souladu s příslušnými právními, eventuálně jinými obecně platnými předpisy a interními předpisy fakulty. S případnými připomínkami právníka zašle sekretariát návrh zpět navrhovateli. Navrhovatel je povinen stanovisko právníka respektovat, se zněním návrhu po zapracování připomínek seznámí dotčená pracoviště. 5. Návrh, upravený případně podle připomínek právníka, navrhovatel předloží prostřednictvím sekretariátu děkana a tajemníka ke schválení vydávajícímu, tedy děkanovi či tajemníkovi. Vydávající rozhoduje o případném dalším projednání, po němž navrhovatel upraví návrh podle připomínek a konečné znění předloží vydávajícímu k podpisu prostřednictvím sekretariátu děkana a tajemníka. Sekretariát přidělí předpisu pořadové číslo a zajistí jeho podpis, distribuci, uložení a archivaci. 6. Pro každý jednotlivý typ interního předpisu vydávaného jak v rámci normativních, tak individuálních aktů řízení musí být vytvořena samostatná číselná řada. 7. Podmínkou schválení pracovního řádu a opatření upravujícího zásady používání sociálního fondu je předchozí písemný souhlas příslušného odborového orgánu. Návrhy těchto předpisů po jejich projednání vedením fakulty zašle navrhovatel příslušnému odborovému orgánu. Čl. 10 Schvalování Interní předpisy schvaluje jejich vydávající, tedy děkan nebo tajemník, v případě jejich dlouhodobé nepřítomnosti pak jejich zástupce, eventuálně další oprávnění zaměstnanci tak, jak je uvedeno v příslušných ustanoveních organizačního řádu. Čl. 11 Distribuce 1. Sekretariát děkana a tajemníka zajistí zveřejnění schváleného interního předpisu na intranetu fakulty, kde je interní předpis všem zaměstnancům přístupný. Zveřejněním interního předpisu na 6

7 intranetu fakulty splní fakulta povinnost řádně seznámit své zaměstnance s ostatními předpisy vztahujícími se k práci jimi vykonávané. 2. Zaměstnanci fakulty jsou povinni se po zveřejnění interního předpisu na intranetu bezodkladně seznámit s jeho zněním a ode dne jeho účinnosti interní předpis dodržovat. U zaměstnanců, kteří nově nastoupili do pracovního poměru, zajistí seznámení s platnými interními předpisy přímý nadřízený neprodleně po jejich nástupu do zaměstnání. Čl. 12 Evidence 1. Originál schváleného interního předpisu, včetně případné dokumentace o připomínkovém a schvalovacím řízení, je uložen v sekretariátu děkana a tajemníka. Sekretariát je povinen originál schváleného interního předpisu a příslušnou dokumentaci uchovávat po celou dobu jeho platnosti a dalších 10 let po skončení jeho platnosti. Po uplynutí této lhůty předá sekretariát uvedené písemnosti do archivu fakulty. 2. Centrální evidenci všech platných i zrušených interních předpisů, včetně jejich dodatků, vede sekretariát děkana a tajemníka v listinné formě. 3. Na intranetu fakulty je vedena centrální evidence všech platných interních předpisů ve formě elektronických souborů. 4. Dojde-li k pochybnostem o správnosti nebo úplnosti textu interního předpisu vedeného ve formě elektronického souboru, je rozhodující text interního předpisu vedeného v jeho listinné formě sekretariátem děkana a tajemníka. Čl. 13 Novelizace a zrušování 1. Změny a doplnění interních předpisů se provádějí formou dodatků. Pro vydávání dodatků, včetně jejich schvalování, distribuci, evidenci a kontrolu, platí obdobně pravidla pro vydávání interních předpisů uvedená v čl. 8 až 11 této směrnice. 2. Navrhovatel je povinen vypracovat po schválení každého dodatku úplné znění interního předpisu a do 14 dnů od schválení dodatku je zaslat sekretariátu děkana a tajemníka, dále se postupuje přiměřeně podle ustanovení čl. 11 a čl. 12 této směrnice. Úplné znění interního předpisu se podle čl. 9 této směrnice neprojednává. Za správnost úplného znění odpovídá navrhovatel. Vzor formální úpravy úplného znění interního předpisu je uveden v příloze č Dodatky interních předpisů se číslují pořadovými čísly. Vzor dodatku je uveden v příloze č Interní předpisy se zrušují novými interními předpisy, které v plném rozsahu nahrazují interní předpisy dříve vydané, nebo rozhodnutím vydávajícího, pokud se interní předpis zrušuje bez náhrady. Čl. 14 Kontrola 1. Není-li výslovně v interním předpise stanoveno jinak, kontrolu jeho plnění a aktuálnosti vykonává navrhovatel. 7

8 2. Kontrolní působností podle odst. 1 není dotčeno oprávnění vnitřních nebo vnějších kontrolních orgánů podle zvláštních předpisů. 3. Pracoviště zodpovědné za provádění kontroly vykonává kontrolu alespoň jednou ročně a zprávu o výsledku kontroly předkládá: a) děkanovi prostřednictvím tajemníka fakulty; b) vedoucím zaměstnancům, pokud tak ukládá organizační řád nebo příslušný interní předpis; c) předsedovi odborové organizace, pokud tak ukládá věcně příslušný právní předpis, organizační řád nebo interní předpis; d) na základě rozhodnutí děkana poradním orgánům děkana nebo dalším zaměstnancům fakulty, kteří jsou oprávněni nebo mají uloženu povinnost zpracovat návrh opatření k odstranění zjištěných nedostatků a zamezení jejich opakování nebo návrhů na postihy. 4. Zanikne-li pracoviště určené k provádění kontroly zrušením v rámci organizační změny, převezme zodpovědnost za provádění kontroly to pracoviště, na nějž přešla působnost interním předpisem upravená. Čl. 15 Přechodná a závěrečná ustanovení 1. Interní předpisy a jejich dodatky vydané před datem účinnosti této směrnice, pokud nebyly před tímto datem zrušeny, zůstávají i nadále v platnosti, a to bez ohledu na jejich druh. 2. Navrhovatel je povinen vypracovat úplné znění interního předpisu, který byl před datem účinnosti této směrnice novelizován, aniž vzniklo jeho úplné znění. Úplné znění interního předpisu zašle sekretariátu děkana a tajemníka do Osobou odpovědnou za kontrolu plnění tohoto opatření stanovuji vedoucí sekretariátu děkana a tajemníka. 4. Toto opatření nabývá účinnosti dnem vyhlášení. V Praze dne prof. RNDr. Bohuslav Gaš, CSc. děkan fakulty 8

9 Příloha č. 1, str. 1 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 V Z O R O P A T Ř E N Í k opatření děkana č. 1/2012 OPATŘENÍ DĚKANA č.../20.., kterým se vydává SPISOVÝ ŘÁD

10 Příloha č. 1, str. 2 O B S A H k opatření děkana č. 1/2012 Stránka Čl. 1 - Základní ustanovení 3 Čl. 2 - Příjem písemností. 3.. Čl Přechodná a závěrečná ustanovení.. Nedílnou součástí tohoto opatření jsou přílohy: č. 1 - č. 2 -

11 Příloha č. 1, str. 3 k opatření děkana č. 1/2012 Čl. 1 Základní ustanovení 1. Spisový řád Univerzity Karlovy v Praze, Přírodovědecké fakulty (dále jen fakulty ) upravuje komplexní péči o písemnosti, která zahrnuje zejména jejich příjem, evidenci, přidělování, způsob vyřizování, schvalování způsobu vyřízení, vypravení a další manipulaci s písemnostmi až po jejich archivaci (dále jen spisová služba ). 2. Písemností se pro účely tohoto řádu rozumí: a) b) c) 3. Písemnosti mohou mít formu a) b) c) Tento spisový řád upravuje spisovou službu, pokud zvláštní předpisy 1) nestanoví jinak Čl. 2 Příjem písemností Čl. 10 Závěrečná ustanovení 1. Součástí tohoto řádu jsou přílohy č. 1 x - viz jejich seznam na str. 2 tohoto interního předpisu. 2. Kontrolu tohoto opatření provádí 3. Zrušuje se.. 4. Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem. V Praze dne.. vlastnoruční podpis. titul, jméno, příjmení děkan fakulty

12 Příloha č. 2 V Z O R O P A T Ř E N Í k opatření děkana č. 1/2012 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 OPATŘENÍ DĚKANA č.../20.. k Čl. 1 Předmět úpravy Čl. 2.. a).. b)..... Čl. 3 Čl. 10 Závěrečná ustanovení 1. Tímto opatřením se ruší 2. Osobami odpovědnými za provádění a kontrolu dodržování tohoto opatření stanovuji. 3. Toto opatření nabývá účinnosti V Praze dne Nedílnou součástí tohoto opatření jsou přílohy: č. 1 - č. 2 - vlastnoruční podpis.. titul, jméno, příjmení děkan fakulty

13 Příloha č. 3 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 V Z O R P Ř Í K A Z U PŘÍKAZ DĚKANA č.../20.. k.. k opatření děkana č. 1/2012 Čl. I V souladu s ustanovením zákona č. /. Sb., o, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. /. Sb., o.., a s článkem č... opatření rektora č.../... o.: A. Z ř i z u j i. B. U k l á d á m (komu) provést do DD.MM.RRRR (co) (komu) zajistit do DD.MM.RRRR a. b. C. S t a n o v u j i, že jsou povinni se řídit D. P o v ě ř u j i kontrolou dodržování příkazu a plnění stanovených úkolů E. Z r u š u j i příkaz č.../... Čl. II Nedílnou součástí příkazu je příloha č. 1.. Čl. III Příkaz nabývá účinnosti dnem... (nebo vyhlášením) V... dne... vlastnoruční podpis... titul, jméno, příjmení děkan fakulty

14 V Z O R Ú P L N É H O Z N Ě N Í Příloha č. 4 k opatření děkana č. 1/2012 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 OPATŘENÍ DĚKANA č... /20.. k (úplné znění, jak vyplývá z pozdějších změn a doplnění provedených dodatkem č. 1 z /datum/.. a dodatkem č. 2 z /datum/..

15 Příloha č. 5 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 V Z O R D O D A T K U k opatření děkana č. 1/2012 D o d a t e k č. 1 k opatření děkana č.../. k Opatření děkana č.../20.. k, které nabylo účinnosti dnem., se mění a doplňuje takto: 1. V čl. 1, odstavci 1 se slova nahrazují slovy.. 2. Čl. 2 včetně nadpisu zní: 2. (Nadpis) (Text). 3. V čl. 3, odstavci 3 se doplňuje písmeno c), které zní: c). Tento dodatek nabývá účinnosti dnem V Praze dne vlastnoruční podpis. titul, jméno, příjmení děkan fakulty