PŘÍLOHA I AKČNÍ PLÁN

Transkript

1 Ref. Ares(2017) /06/2017 EVROPSKÁ KOMISE GŘ PRO KOMUNIKACI Zastoupení Evropské komise v České republice PŘÍLOHA I 1. Záměr a celkové cíle AKČNÍ PLÁN RÁMCOVÁ DOHODA O PARTNERSTVÍ ČÍSLO [ ] Informační střediska Europe Direct přispívají ke komunikačním činnostem Evropské komise týkajícím se Evropské unie (EU). Jejich cílem je oslovit veřejnost na místní a regionální úrovni a vzbudit její zájem o evropská témata vytvářením udržitelného prostředí pro navazování kontaktů. Střediska doplňují a podporují komunikační činnosti Zastoupení Evropské komise, Informačních kanceláří Evropského parlamentu a dalších orgánů a institucí EU na místní a/nebo regionální úrovni. Spolupracují rovněž s dalšími informačními a asistenčními sítěmi EU. Střediska se zaměřují na základní informace o EU a politiky EU, o něž má přímý zájem veřejnost, zejména lidé s obecnými informačními potřebami. Informační střediska Europe Direct rovněž organizují různé akce a využívají různých komunikačních nástrojů, aby oslovila veřejnost na místní i regionální úrovni, ať již přímo, či prostřednictvím příslušných osob, které se významně podílejí na utváření veřejného mínění, a zúčastněných stran. Rovněž aktivně podporují dialogy s občany 1 v úzké spolupráci se Zastoupením Evropské komise. Evropská střediska Europe Direct spolupracují s místními a/nebo regionálními médii a poskytují zpětnou vazbu na názory a reakce veřejnosti ohledně témat týkajících se EU. Síť informačních středisek Europe Direct je řízena Evropskou komisí. 1 Dialogy, jež vedou členové nebo vyšší úředníci Evropské komise, během nichž mohou občané vyjádřit své názory na témata týkající se EU

2 2. Informační komunikační strategie a plán Tříletá informační komunikační strategie Strategie by měla představit vaši celkovou koncepci řízení střediska během celého tříletého období 2. Měl/a byste tuto koncepci doplnit popisem činností, jež budete v jednotlivých letech provádět. Vámi předložená koncepce musí být plně v souladu se záměrem a cíli informačních středisek Europe Direct. Strategie musí rovněž zahrnovat cíle SMART 3 a obsahovat následující prvky: 1. podloženou analýzu informačních potřeb týkajících se EU na regionální a místní úrovni v oblasti, kterou budete pokrývat; 2. cílové publikum (včetně osob významných pro utváření veřejného mínění a obtížně oslovitelného publika) a konkrétní komunikační činnosti k jejich oslovení; 3. hlavní mediální kanály pro přímou a online komunikaci (tisk, televize, rozhlas, sociální média), jichž hodláte využívat, a témata, jimiž se hodláte zabývat (např. aktivity informačního střediska Europe Direct, témata EU z místní perspektivy a novinky z oblasti politik); 4. podrobnosti o spolupráci, doplňkovosti a provázanosti činností informačního střediska Europe Direct s ostatními činnostmi partnera, který vede informační středisko Europe Direct, a s jinými unijními a vnitrostátními/regionálními sítěmi a zúčastněnými subjekty; 5. podrobnosti o tom, jak hodláte zvýšit viditelnost informačního střediska Europe Direct a jeho informační dosah v regionu. Roční komunikační plán Je třeba předložit roční komunikační plán, který je zcela v souladu s informační komunikační strategií střediska. Plán by měl obsahovat konkrétní roční cíle a zahrnovat konkrétní klíčová témata. Tato témata musí být v souladu s komunikačními prioritami Zastoupení Evropské komise a Informační kanceláře Evropského parlamentu. Roční komunikační plán by měl zahrnovat popis různých komunikačních prvků. Vzhledem k tomu, že mezi ně patří hlavní komunikační činnosti a akce, které musí provádět všechna střediska, máte při výběru ostatních prvků ročního komunikačního plánu více volnosti. Vzhledem ke zvýšenému významu navazování kontaktu s veřejností hrají nejdůležitější úlohu akce. Proto byste měl/a vybrat pořádání akcí podle potřeby vícekrát, aby se dosáhlo informačních cílů střediska v mezích maximální výše grantu. Různé prvky ročního komunikačního plánu lze různým způsobem kombinovat až do maximální výše grantu. 2 3 Název by měl uvádět: Informační středisko Europe Direct [město/region/oblast ]. SMART znamená konkrétní, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově vymezené, z angl. Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. 2

3 2.1 Prvky ročního komunikačního plánu Roční komunikační plán obsahuje následující prvky s různým stupněm flexibility, každý je spojený s konkrétní jednorázovou částkou: Povinné prvky: Hlavní komunikační činnosti (lze vybrat jen jednou) Akce o Pořádání akcí (lze vybrat podle potřeby vícekrát až do maximální možné výše grantu) Nepovinné prvky, lze vybrat podle potřeby vícekrát: o Účast na akci (akcích) Nepovinné prvky, lze vybrat pouze jednou: Komunikační produkty : o Publikace o Podpůrné komunikační materiály o Audiovizuální a jiné elektronické materiály o Elektronický zpravodaj Kontaktní místo Škála činností v rámci vybraných prvků by měla odpovídat výši grantu Hlavní komunikační činnosti (povinný prvek) Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a vysvětlit, jak budete provádět hlavní komunikační činnosti, mezi něž patří: zřízení zvláštní telefonní linky a ové adresy; vyřizování individuálních žádostí o schůzku; zodpovídání dotazů nebo odkazování občanů na příslušné sítě EU nebo kontaktní středisko Europe Direct 4 ; spolupráce se Zastoupením Evropské komise a Informační kanceláří Evropského parlamentu v České republice (Informační středisko Europe Direct bude na požádání aktivně přispívat k provádění akcí a činností Zastoupení Evropské komise a Informační kanceláře Evropského parlamentu na regionální úrovni); 4 3

4 aktivní spolupráce s jinými informačními středisky Europe Direct na vnitrostátní a/nebo přeshraniční úrovni a s jinými sítěmi EU; šíření publikací/informací/videoklipů/sdělení (o) EU; navázání a udržování pravidelných vztahů s místními a regionálními sdělovacími prostředky, včetně zveřejňování článků a příspěvků do rozhlasového či televizního vysílání; trvalá interakce s veřejností prostřednictvím sociálních médií; (minimálně prostřednictvím aktivního účtu Facebook); správa aktualizovaných internetových stránek, propagace činností střediska a poskytování relevantních objektivních informací o tématech týkajících se EU přizpůsobených místnímu a/nebo regionálnímu publiku; účast na koordinačních/vzdělávacích setkáních, jež pořádá Zastoupení Evropské komise a ústředí Komise v Bruselu s aktivním zapojením Evropského parlamentu 5 ; využití nástroje pro průzkum spokojenosti uživatelů, který Evropská komise poskytne k hodnocení činností střediska (akcí a případně jiných aktivit); měsíční podávání zpětné vazby o činnostech informačního střediska Europe Direct, o hlavních oblastech zájmu veřejnosti a pokrytí místními a/nebo regionálními médii a také o nejaktuálnějších tématech, jichž se týkaly dotazy, a to prostřednictvím online nástroje, který poskytuje Evropská komise Akce Podle potřeby vyberte vícekrát, aby středisko dosáhlo svých informačních cílů, avšak v mezích maximální výše grantu. Pořádání akce (akcí) (povinný prvek) zahrnuje pořádání akcí či řady akcí. Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a popsat přinejmenším následující prvky: 1. cílové publikum, včetně jeho komunikačních potřeb; 2. komplexní mediální plán zahrnující televizi, tištěná média, rozhlas, internetová a sociální média v závislosti na typu akce (akcí); 3. druh, sdělení a obsah akce, včetně programu, data a místa konání; 4. očekávaný výsledek / dopad na cílové publikum. Účast na akci (akcích) (nepovinný prvek) zahrnuje aktivní účast prostřednictvím stánku nebo prezentace na akcích pořádaných třetími subjekty. Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a popsat přinejmenším následující prvky: 1. popis akce, včetně zdůvodnění, proč se středisko účastní; 5 Veškeré cestovní náklady a náklady spojené s ubytováním v souvislosti se školeními v ústředí Komise budou hrazeny. Pokud jde o výroční zasedání, jež se konají v některé ze zemí EU, Evropská komise bude hradit pouze náklady na ubytování. Evropská komise očekává, že se budou za dobu konat maximálně tři výroční zasedání. Náklady spojené s účastí na národních koordinačních schůzkách v České republice hradí partnerská organizace. 4

5 2. cílové publikum akce a stánek střediska, včetně komunikačních potřeb; 3. mediální pokrytí: sociální média, internetová média a televize, tištěná média, případně rozhlas; 4. sdělení a obsah prezentace střediska na akci; 5. očekávaný výsledek / dopad na cílové publikum Komunikační produkty (nepovinný prvek) Obsah těchto produktů by měl doplňovat stávající materiály vyrobené orgány EU. Publikace by měly zahrnovat tištěné publikace a/nebo vzdělávací materiály, buď vyrobené samotným střediskem, nebo výtisky z internetových stránek EU Bookshop 6. Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a popsat přinejmenším následující prvky: 1. cílové publikum, včetně jeho komunikačních potřeb; 2. druh, sdělení a obsah publikace; 3. distribuční kanály a množství; 4. očekávaný výsledek / dopad na cílové publikum. Podpůrné komunikační materiály mohou zahrnovat propagační materiály, infografiky, letáky atd. Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a popsat přinejmenším následující prvky: 1. cílové publikum, včetně jeho komunikačních potřeb; 2. popis materiálu; 3. distribuční kanály a množství; 4. očekávaný výsledek / dopad na cílové publikum. Audiovizuální a jiné elektronické materiály by měly sestávat z vlastních produktů střediska. Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a popsat přinejmenším následující prvky: 1. cílové publikum, včetně jeho komunikačních potřeb; 2. sdělení a obsah materiálu včetně předběžného znění; 3. distribuční kanály; 6 5

6 4. očekávaný výsledek / dopad na cílové publikum. Elektronický zpravodaj by měl zahrnovat produkty vyrobené střediskem. Ty budou šířeny vhodnými komunikačními kanály (např. pomocí ových adresářů, sociálních médií atd.). Ve svém ročním komunikačním plánu byste měl/a popsat přinejmenším následující prvky: 1. cílové publikum, včetně jeho komunikačních potřeb; 2. sdělení, obsah a periodicita; 3. distribuční kanály; 4. očekávaný výsledek / dopad na cílové publikum Kontaktní místo (nepovinný prvek) Kontaktní místo by se mělo nacházet na místě s jasnou přidanou hodnotou. Budete muset prokázat, že kontaktní místo bude: situováno na viditelném místě, které má potenciál přilákat velký počet návštěvníků. Kontaktní místo by mělo: mít vyvěšenu otvírací dobu a seznam zaměstnanců střediska; být snadno přístupné veřejnosti; být dobře viditelné a vhodně označené; mít prostory pro přijímání návštěvníků a vystavení materiálů týkajících se EU. 3. Doložka o nezávislosti Ačkoli střediska úzce spolupracují se Zastoupením Evropské komise a Informační kanceláří Evropského parlamentu, jsou nezávislá a nevystupují jménem Evropské komise a/nebo Evropského parlamentu. Střediska však musí zajistit, aby vždy sdělovala stanoviska EU co nejpřesněji a komunikovala neutrálně, fakticky správně a nestranně. Měla by svému publiku rovněž objasňovat svou úlohu. 4. Závazky partnera Partneři vybraní k provádění komunikačních činností informačního střediska Europe Direct se zavazují k tomu, že budou: zajišťovat, aby středisko fungovalo plně v souladu se svým záměrem a plnilo svůj roční komunikační plán v souladu s pokyny Zastoupení Evropské komise; zajišťovat, aby středisko podávalo neutrální přesné a fakticky správné informace o EU a aby nebylo využíváno ani považováno za využívané k účelům, jež nejsou slučitelné se záměrem a cíli střediska; 6

7 zajišťovat, aby ve středisku pracovali zaměstnanci, kteří mají dovednosti a kvalifikace stanovené v kritériích pro výběr 7 ; podporovat spolupráci střediska s jinými informačními středisky Europe Direct a s jinými příslušnými sítěmi a zúčastněnými subjekty; používat název, logo a další formy identifikace Europe Direct, které informačnímu středisku poskytne Evropská komise, a systematicky je uplatňovat u všech činností a na všech produktech; informovat Zastoupení Evropské komise co nejdříve o problémech s plněním ročního komunikačního plánu; provádět veškeré činnosti střediska pro dotčené uživatele zdarma; zajišťovat bezproblémové provádění činností střediska od prvního měsíce kteréhokoli daného roku se zřetelem k tomu, že 70 % předběžného financování v rámci grantu bude vypláceno během prvního čtvrtletí daného roku a konečná platba proběhne v roce následujícím; poskytovat Evropské komisi přístup do svých prostor. 5. Závazky Komise Podpisem rámcové dohody se Komise zavazuje: hodnotit účinnost informačního střediska Europe Direct a zajistit případná následná opatření; v rámci dostupných zdrojů zajistit pro informační středisko Europe Direct informační materiály a komunikační produkty, poskytovat školení o obecných a specifických tématech týkajících se EU, poskytovat možnosti pro vytváření sítí a koordinační platformy; náležitě monitorovat a dohlížet na činnosti partnera. 6. Jednorázové částky Grant na roční komunikační plán bude ve formě jednorázové částky pokrývající celkové způsobilé náklady na akci. Celková roční výše jednorázové částky bude v rozmezí od EUR do EUR. Každý prvek ročního komunikačního plánu je spojen s konkrétní jednorázovou částkou, jak podrobně uvádí tabulka níže. Jednorázové částky nelze změnit. 7 Žadatelé se mohou rozhodnout, že vedením všech činností informačního střediska Europe Direct pověří jedinou osobu, nebo tým. Ve druhém případě by měli požadované kompetence mít všichni členové týmu, který má jasně stanoveného vedoucího. Vedoucí týmu by měl jednat jako hlavní kontaktní místo s Komisí a měl by se účastnit všech školení a zasedání organizovaných Komisí v souvislosti s akcemi, na něž byl přidělen grant. 7

8 Prvky ročního komunikačního plánu HLAVNÍ KOMUNIKAČN Í ČINNOSTI AKCE KOMUNIKAČ NÍ PRODUKTY KONTAKTNÍ MÍSTO Hlavní komunikační činnosti Organizace akce (akcí) Účast na akci (akcích) Publikace Podpůrné komunikační materiály Audiovizuální a jiné elektronické materiály Elektronický zpravodaj Kontaktní místo Povinné/Ne povinné Povinný Povinný Periodi cita Jednou Více než jednou Více než jednou Jedn oráz ové částk y 75 % (v EUR) Jednou Jednou Jednou Jednou Jednou Celková výše grantu bude vypočtena přidáním jednorázové částky na každý dodatečný prvek ročního komunikačního plánu k jednorázové částce na hlavní komunikační činnosti. Pořádání akcí a účast na akci (akcích) můžete vybrat vícekrát až do výše maximální hodnoty grantu. Ostatní prvky ročního komunikačního plánu lze vybrat pouze jednou. Jednotlivé prvky je třeba zkombinovat tak, aby celková výše grantu činila EUR až EUR. Požadovaná částka musí vycházet z výše uvedených pravidel s přihlédnutím k minimální a maximální výši grantu a musí být v souladu s ročním komunikačním plánem. 8

9 Jednorázové částky odpovídající jednotlivým prvkům jsou pevně stanovené (nelze např. požádat o polovinu jednorázové částky), avšak během daného roku lze postupovat s určitou mírou flexibility. Můžete např. nahradit jeden prvek jiným, pokud: - zajistíte konzistentnost s ročním komunikačním plánem; - Zastoupení Evropské komise dalo předchozí souhlas a - konečná výše grantu nepřesahuje maximální výši grantu uvedenou ve zvláštní grantové dohodě. Pokud byl některý prvek ročního komunikačního plánu nahrazen jiným a je-li tato změna spojena s: o vyšší jednorázovou částkou, nebudou poskytnuty žádné doplňkové finanční prostředky; o nižší jednorázovou částkou, bude konečná výše grantu odpovídajícím způsobem snížena. Grant bude vyplacen v plné výši, je-li roční komunikační plán řádně proveden. Není-li řádně proveden jeden prvek ročního komunikačního plánu, bude výše grantu poměrně snížena. V takovém případě bude příjemce muset při podávání žádosti o vyplacení zůstatku odhadnout, do jaké míry byl dotčený prvek ročního komunikačního plánu proveden (viz příloha V rámcové dohody o partnerství). Ověření, zda byly splněny výše uvedené podmínky pro vyplacení jednorázové částky, bude provedeno nejpozději před vyplacením zůstatku. Ověření, kontroly a audity týkající se splnění podmínek mohou být provedeny rovněž po vyplacení zůstatku. Příjemce může být požádán, aby prokázal, že řádně provedl roční komunikační plán. Příjemce nebude muset podávat zprávu o skutečně vynaložených nákladech na provádění akcí. Výše jednorázových částek nebude zpochybňována kontrolami ex post. Není tím dotčena možnost snížit grant, jak je uvedeno níže. Vyplacením grantu není dotčeno právo na přístup k záznamům, které jsou příjemci povinni vést podle právních předpisů, pro účely: jejich přezkumu v souvislosti s budoucími granty, nebo ochrany finančních zájmů EU, např. odhalování podvodů, nesrovnalostí nebo nesplnění povinností. 7. Proplacení skutečných nákladů Rámcová dohoda o partnerství umožňuje, aby byly granty udíleny ve formě proplacení skutečně vynaložených způsobilých nákladů. Možnost proplatit skutečné náklady lze využít pouze pro ad hoc komunikační činnosti. Granty tohoto typu budou určeny uplatněním maximální míry spolufinancování skutečně vynaložených způsobilých nákladů, které příjemce a případně jeho přidružené subjekty deklaruje. Další 9

10 podrobnosti, včetně procentuální míry spolufinancování či způsobilých nákladů, budou případně stanoveny ve výzvě k předkládání návrhů. 8. Návrh předložený partnerem/(partnerskou organizací) Žádost, kterou předložila partnerská organizace [.] v návaznosti na výzvu k předkládání návrhů [.], je nedílnou součástí tohoto akčního plánu. 10