Příloha č. 2. Komunikační strategie

Transkript

1 Příloha č. 2 Akčního plánu rozvoje MA21 MSK na léta Návrh Komunikační strategie

2 OBSAH: 1. ÚVOD NÁVRH KOMUNIKAČNÍ STRATEGIE CÍLOVÉ SKUPINY...4 HLAVNÍMI CÍLOVÝMI SKUPINAMI PROJEKTU JSOU: NAVRHOVANÉ NÁSTROJE Internetová prezentace ový seznam ( ing list) Propagace prostřednictvím médií Kulaté stoly a Fóra udržitelného rozvoje...7 Tištěné informační materiály Internetová konference EVVO (alternativně)...8 ZÁVĚR...8 2

3 1. ÚVOD Komunikační strategie obsahuje rámcový přehled jednotlivých navržených nástrojů interní i externí komunikační strategie projektu. Příčinou toho, že jednotlivé nástroje nejsou rozpracovány do všech detailů je ta skutečnost, že jejich zpracováním byly (resp. v některých případech budou) pověřeny externí subjekty na základě výběrových řízení projektu. Jedná se především o základní nástroje Internetových stránek (viz aktivita č. 6 Akčního plánu) a Propagace MA21 v médiích (aktivita č. 7), ale efekt propagace projektu mají také kulaté stoly (aktivita č. 5), fóra udržitelného rozvoje (aktivita č. 16), podpora kampaní (aktivita č. 11) a osvětových akcí (aktivita č. 13), ad. 3

4 2. Návrh Komunikační strategie 2.1. Cílové skupiny Hlavními cílovými skupinami projektu jsou: Veřejnost Obce a města Další subjekty veřejné správy Nestátní neziskové organizace Podnikatelská sféra Média Specifická (interní) cílová skupina MSK, KÚ MSK i samotných subjektů managementu projektu (Koordinátor MA21, Pracovní skupina MA21, Řídící výbor MA21, externí zpracovatelé dílčích částí projektu) Navrhované nástroje V dalších kapitolách jsou identifikovány navrhované nástroje komunikační strategie, nástroje jsou diferencovány s ohledem na jednotlivé cílové skupiny. Internetová prezentace projektu Rozesílání informací prostřednictvím elektronického seznamu ( ing listu) Propagace prostřednictvím médií Kulaté stoly a fóra udržitelného rozvoje Tištěné informační materiály distribuované cílovým skupinám Regionální Internetová konference MA21 (alternativně) Internetová prezentace Internetová prezentace umožňuje jednoduše zveřejňovat rozpracované i finální verze dokumentů, resp. oboustrannou komunikaci mezi týmem projektu a cílovými skupinami. Dále 4

5 je optimálním prostředkem pro interní komunikaci mezi jednotlivými subjekty zpracování projektu. Stručný obsah uvedeného nástroje je uveden v kap návrhu Akčního plánu. Návrh Internetových stránek bude zpracovávat externí subjekt, který byl vybrán v rámci výběrového řízení. Tento subjekt je vázán obsahem zadání objednávky MSK pro zpracování Internetové prezentace, která vycházela z popisu uvedené aktivity projektu. Tato část komunikační strategie tedy bude vycházet z nabídky vybraného zpracovatele, která by měla být projednána Pracovní skupinou MA21 a navržený postup případně upraven na základě jednání koordinátora MA21 se zpracovatelem návrhu Internetových stránek ový seznam ( ing list) Významným nástrojem komunikační strategie, který ulehčuje komunikaci zejména s aktivními zástupci veřejnosti, novináři, zástupci obcí, ad. je seznam adresátů, kteří se zajímají o problematiku udržitelného rozvoje. V rámci předchozích projektů (např. Koncepce EVVO MSK, Komunikační strategie 7mi koncepcí MSK v oblasti ŽP, apod.) MSK získal rozsáhlou databázi aktivních účastníků. Bohužel tato databáze je orientována především na environmentální pilíř rozvoje. Seznam tedy musí být doplňován klíčovými aktéry či aktivními subjekty také z oblasti sociální a ekonomické. Seznam musí být otevřený a měl by být průběžně aktualizován (role koordinátora MA21). Návrh vytvoření, správy a používání ového seznamu obsahuje přinejmenším: Zpracování ového seznamů adresátů na základě stávající databáze Průběžné doplňování databáze subjektů zejména z oblasti sociální a ekonomické využití všech aktivit projektu, zejména kulatých stolů, fór udržitelného rozvoje, komunikace v rámci nástrojů Internetové prezentace, apod. Využívání systému pro pozvánky, resp. rozesílání informací a zveřejňování dokumentů Propagace prostřednictvím médií Při hledání způsobu propagace projektu implementace MA21 prostřednictvím médií je nezbytné vzít v úvahu specifický způsob práce médií a volit všechny kroky KS zaměřené na novináře tak, aby se vyhnuly období mediálně vděčných, konkurenčně silných témat (volby, příprava rozpočtu, výjimečné události, apod.). Současně je nezbytné uvážlivě zvolit počet a 5

6 načasování všech aktivit v této oblasti z důvodu eliminace nebezpečí únavy médií obdobnými tématy. Optimální načasování tiskových zpráv a dalších kroků odpovídá termínům dokončení atraktivních částí projektu. Kromě standardních nástrojů (tiskové zprávy, tiskové konference) by bylo účelné využít také další metody zvýšení atraktivity myšlenky MA21 pro novinářskou obec, kterými mohou být mj.: Neformální setkání s novináři (běžně používané méně formální postupy typu snídaně s apod.) Průběžné zvaní novinářů na významné akce v rámci zpracování projektu (fóra udržitelného rozvoje, kampaně, osvětové akce, apod.). Stručný obsah uvedeného nástroje je uveden v kap návrhu Akčního plánu. Zapojení médií bude mít na starost externí subjekt, který byl vybrán v rámci výběrového řízení. Tento subjekt je vázán obsahem zadání objednávky MSK pro zpracování zapojení médií, která vycházela z popisu uvedené aktivity projektu. Tato část komunikační strategie tedy bude vycházet z nabídky vybraného zpracovatele, která by měla být projednána Pracovní skupinou MA21 a navržený postup případně upraven na základě jednání koordinátora MA21 se zpracovatelem výše uvedeného nástroje komunikační strategie Kulaté stoly a Fóra udržitelného rozvoje Za základní nástroje komunikační strategie v rámci projektu implementace místní Agendy 21 jsou považovány kulaté stoly a fóra udržitelného rozvoje, které umožňují prezentaci (dílčích) výstupů a přímou komunikaci s nejaktivnějšími zástupci cílových skupin. Poskytují tedy optimální zpětnou vazbu pro management projektu i pro samotný MSK. Při jejich plánování, organizaci a provedení lze s úspěchem využít aditivních efektů dalších nástrojů komunikační strategie, především zapojení médií a využití ing listu. Stručný obsah uvedených nástrojů je uveden v kap a návrhu Akčního plánu. Organizaci kulatých stolů i fór udržitelného rozvoje bude mít na starost externí subjekt, který bude vybrán v rámci výběrového řízení. Tento subjekt bude vázán obsahem zadání objednávky MSK pro organizaci kulatých stolů a fór udržitelného rozvoje, která vycházela z popisu uvedené aktivity projektu. Tato část komunikační strategie tedy bude vycházet z nabídky vybraného zpracovatele, která 6

7 by měla být projednána Pracovní skupinou MA21 a navržený postup případně upraven na základě jednání koordinátora MA21 se zpracovatelem výše uvedeného nástroje komunikační strategie. Tištěné informační materiály V rámci projektu se předpokládá tisk a distribuce Metodiky implementace MA21 v Moravskoslezském kraji. Načasováno je až ke konci projektu, takže jeho cílem je poskytnout podklad pro období po ukončení projektu. Stručný obsah uvedeného nástroje je uveden v kap návrhu Akčního plánu. Tvorbu a tisk metodiky bude mít na starosti externí subjekt, který bude vybrán v rámci výběrového řízení. Tento subjekt bude vázán obsahem zadání objednávky MSK pro vydání uvedeného informačního a metodického materiálu, která vycházela z popisu uvedené aktivity projektu. Tato část komunikační strategie tedy bude vycházet z nabídky vybraného zpracovatele, která by měla být projednána Pracovní skupinou MA21 a navržený postup případně upraven na základě jednání koordinátora MA21 se zpracovatelem výše uvedeného nástroje komunikační strategie Internetová konference EVVO (alternativně) Regionální Internetová konference umožňuje - na rozdíl od pasívního zveřejnění informací (Internetová stránka) i aktivního působení (rozesílání informací prostřednictvím e- mailingového seznamu) - interaktivní výměnu informací tedy informování, zpětnou vazbu i diskusi účastníků konference k jednotlivým tématům MA21. Výhoda regionální konference oproti celostátním (mezinárodním) je možnost koncentrace na regionální problematiku a eliminace zahlcování účastníků širokou škálou obecných informací, které často putují po Internetových konferencích s širším, než regionálním záběrem. Vzhledem ke specifice problematiky i okruhu účastníků regionální Internetové konference je doporučováno důkladné projednání využití tohoto nástroje v případě projektu implementace MA21 v MSK. Hlavním problémem je nedisciplinovanost účastníků konference, která vede k dílčím nekončícím diskusím, odrazujícím ostatní účastníky. V rámci zpracování Koncepce EVVO MSK učinil KÚ MSK s uvedeným nástrojem spíše negativní zkušenost. V případě, že by bylo o použití uvedeného ástroje rozhodnuto kladně, měl by se správcem konference stát koordinátor MA21. Regionální Internetová konference by měla být vytvářena při respektování těchto kroků: a) Vytvoření seznamu účastníků Internetové konference s využitím mailing listu 7

8 b) Provoz Internetové konference zaměřený především na osvojení pravidel komunikace v konferenci c) Správa Internetové konference Závěr Návrh komunikační strategie obsahuje základní přehled doporučovaných nástrojů pro podporu zpracování projektu implementace místní Agendy 21 v Moravskoslezském kraji. Část nástrojů bude dopracována dle obsahu nabídek subjektů, které byly pověřeny zpracovat vybrané nástroje komunikační strategie v rámci výběrových řízení. 8