Roční zpráva o realizaci komunikačního plánu

Transkript

1 Roční zpráva o realizaci komunikačního plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Verze 2.0 ke dni , revize č. 1 ke dni

2 OBSAH 1. Úvod 5 2. Realizace komunikačních aktivit v roce Zodpovědnost za řízení a realizaci Monitorování a vyhodnocení Ročního komunikačního plánu ROP Jihozápad

3 Evidence procesu přípravy, schválení a revizí (kapitoly) Komunikačního plánu ROP NUTS II Jihozápad Vydání č. Platné od: , revize č Zpracoval: Zrevidoval: Schválil: Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis Biňovcová Biňovcová, Ing. Čermáková Ing. Čermáková Březinová Biňovcová; Ing. Tomšovský Radimec Radimec Ing. Tomšovský Bc. Kubice, Šímová Bc. Kubice, Šímová - 3 -

4 Seznam zkratek I&P OP KoP ROP NUTS II Jihozápad MV NRP NOK NSRR ROP Jihozápad ROP NUTS II Jihozápad ÚRRRSJ RR ŘO SF TP VRR Informační a propagační Operační program Komunikační plán Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Monitorovací výbor Národní rozvojový plán Národní orgán pro koordinaci Národní strategický referenční rámec Regionální operační program Jihozápad Regionální operační program regionu soudržnosti Jihozápad Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad Řídící orgán Regionálního operačního programu Jihozápad Strukturální fondy Technická pomoc Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad - 4 -

5 1. Úvod Roční komunikační plán Regionálního operačního programu Jihozápad vychází z požadavku rozpracování Komunikačního plánu ROP Jihozápad na období vždy pro období jednoho roku tak, aby byly nastaveny časové a finanční horizonty plnění obsahu plánu viz 324 G02 Metodika komunikace realizace fondů EU v programovém období (transparentnost, koordinace, řízení komunikace): Metodika tvorby a realizace Komunikačního akčního plánu pro OP, Výstup II Metodika tvorby a realizace komunikačních plánů OP pro období , kterou zpracoval Odbor Rámce podpory Společenství MMR ČR a Eurion o.s. V rámcovém Komunikačním plánu na období nelze relevantně postihnout konkrétní reálné a zároveň podrobné časové rozlišení aktivit. Roční komunikační plán definuje jednotlivé komunikační aktivity v rámci období jednoho roku, zejména ve vazbě na významné události a akce týkající se realizace ROP Jihozápad. V tomto smyslu je roční komunikační plán ROP Jihozápad pracovním materiálem sloužícím ke konkrétní realizaci komunikačních aktivit vedoucích k plnění komunikačních cílů včetně monitorování a hodnocení. Komunikační plán ROP Jihozápad i roční komunikační plán ROP Jihozápad jsou dokumenty, jimiž se řídí činnost řídícího orgánu v oblasti komunikace a publicity (viz Operační manuál kap. 17, Komunikace a publicita). Podkladem pro zpracování Komunikačního plánu ROP Jihozápad na období 2013 byl zejména rámcový Komunikační plán ROP Jihozápad na období a pracovní publicitní plán na rok Ten sestavil tým publicity ROP Jihozápad na základě zkušeností z předchozích let. V rámcovém dokumentu Komunikačního plánu ROP Jihozápad na období jsou uvedeny cíle i cílové skupiny, ze kterých se vycházelo jak při jeho rozpracování do ročního plánu komunikačních aktivit, tak při jeho realizaci. Roční zpráva o realizaci komunikačního plánu je dokument, který slouží k průběžnému informování Monitorovacího výboru o realizaci dílčích ročních plánů komunikačních aktivit a tedy i Komunikačního plánu na období Informuje především o naplnění indikátorů ve stanoveném období a tak umožňuje sledování na úrovni jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity

6 2. Realizace komunikačních aktivit v roce 2013 V roce 2013 se komunikační aktivity směřující k publicitě ROP Jihozápad prováděly na základě zpracovaného Komunikačního plánu ROP Jihozápad na období Komunikační plán ROP Jihozápad na období 2013 byl zpracován v lednu 2013 a následně schválen Výborem Regionální rady usnesením č. 727/2013 ze dne Hlavní cíle komunikace ROP Jihozápad v roce 2013: a) prohloubení základních komunikačních vazeb mezi ROP Jihozápad a cílovými skupinami (prostřednictvím www stránek, informačních materiálů, zpravodajů a metodik, příruček, soutěží, inzercí a informací v denním tisku a ve specializovaných periodikách) b) zajištění publicity k výzvě c) zajištění hlavní informační aktivity v roce 2013 Výroční konference ROP Jihozápad Naplnění indikátorů v roce 2013 Komunikační aktivity byly plněny dle nastavených indikátorů KoP ROP Jihozápad na období 2013 a v souvislosti s významnými událostmi průběhu realizace ROP NUTS II Jihozápad (vyhlášení výzev, průběžné hodnocení projektů, publikace projektů podpořených prostřednictvím ROP Jihozápad) za účelem naplnění hlavních cílů KoP Všechny aktivity byly primárně zaměřeny na 3 cílové skupiny: široká veřejnost, žadatelé o dotace a skuteční příjemci podpory. Cílovou hodnotu nastaveného indikátoru vysoko překročil počet vytvořených a otištěných tiskových zpráv. V průměru byly měsíčně vydávány 2 3 zprávy dle aktuální potřeby. S tímto souvisí i velký počet otištěných zpráv zachycených denním monitoringem tisku. Novinkou v tomto roce bylo měsíční vysílání reportáží na regionálních televizích. Od února byly pravidelně odvysílány 2 reportáže za měsíc jedna na Jihočeské televizi, druhá na TV ZAK. Jedná se o reportáže, které pro ROP Jihozápad dle smlouvy natáčela Jihočeská televize. Tímto došlo k efektivnímu využití natočeného materiálu. Vzhledem k tomu, že rok 2013 byl plný publicitních akcí, byl objednán i větší počet typů propagačních předmětů. Ty sloužily především jako ceny do organizovaných soutěží ROP Jihozápad. V roce 2013 se uskutečnilo 8 seminářů pro žadatele. Toto číslo převyšuje předpokládanou hodnotu. Oproti loňskému roku byl zaznamenán mírný pokles v návštěvnosti webových stránek ROP Jihozápad. Na druhé straně došlo k navýšení počtu pravidelných odběratelů novinek z webových stránek. Ukazuje se, že návštěvnost webových stránek stoupá především v období vyhlášení velkých výzev, tedy je závislá na tom, zda má ROP zajímavé téma pro veřejnost. V roce 2013 oslavil ROP Jihozápad také Den Evropy a to ve spolupráci se Zoologickou a botanickou zahradou města Plzně. Dopoledne plné zábavy uvítaly hlavně děti, pro které především byla akce určena. O úspěšnosti akce svědčila také vysoká návštěvnost ZOO, která se za dopoledne vyšplhala na návštěvníků. Největší publicitní akcí roku 2013 pak byla výroční konference s názvem Evropské regionální dotace a jejich budoucnost. Konference se konala v Českých Budějovicích a navštívilo ji okolo stovky lidí. Zájem veřejnosti o účast na konferenci byl veliký a to nejen díky prezentaci ředitelky ROP Jihozápad, ale také díky pozvaným odborníkům z oblasti evropských dotací. Tabulku naplňování indikátorů naleznete na str

7 Tabulka 1: Indikátory výstupů a výsledků zvolené ke sledování jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity v roce 2013 k Celostátní a regionální seriózní deníky Odborná periodika Regionální rozhlas Regionální televize Počet vytvořených článků o vybraných a realizovaných projektech Počet vytvořených tiskových zpráv Počet vytvořených výzev (inzerce) 2013 MEDIÁLNÍ KAMPAŇ Dosažená Počet otištěných článků o vybraných a realizovaných projektech Počet otištěných tiskových zpráv Počet otištěných výzev (inzerce) 2013 Dosažená Počet vytvořených článků Počet otištěných článků Počet vytvořených rozhlasových zpráv a reportáží do ČRo ČB Počet vytvořených rozhlasových zpráv a reportáží do ČRo Plzeň Počet vytvořených televizních zpráv a reportáží Počet vysílaných rozhlasových zpráv a reportáží na ČRo ČB Počet vysílaných rozhlasových zpráv a reportáží na ČRo Plzeň Počet vysílaných televizních zpráv a reportáží

8 Databázový mailing ON-LINE KOMUNIKACE Počet webových stránek 2 2 Počet abonentních systémů 1 1 Návštěvnost webových stránek Počet registrovaných osob na Metodiky, manuály příručky Informační publikace Bulletin Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Digitální média a multimédia Počet vytvořených typů publikací Počet vytvořených informačních publikací Počet vytvořených Bulletinů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Počet vytvořených digitálních nosičů PUBLIKAČNÍ AKTIVITY Počet distribuovaných výtisků Počet distribuovaných informačních publikací Počet distribuovaných kusů Bulletinů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Počet distribuovaných digitálních nosičů

9 Konference Informační semináře Semináře pro realizátory projektu Počet zorganizovaných konferencí Počet zorganizovaných seminářů pro žadatele Počet seminářů pro realizátory projektu PŘÍMÁ KOMUNIKACE Počet účastníků konferencí Počet účastníků na informačních seminářích Počet účastníků na seminářích pro realizátory projektu Propagační předměty Počet typů vytvořených propagačních předmětů OSTATNÍ NÁSTROJE Monitoring médií Počet otištěných výstupů Počet distribuovaných propagačních předmětů Počet výstupů zachycených monitoringem

10 3. Zodpovědnost za řízení a realizaci Za plánování a realizaci ročního komunikačního plánu na úrovni ROP Jihozápad odpovídá Řídící orgán ROP Jihozápad, tj. Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad. Realizace I&P opatření je financována z prostředků prioritní osy 4 Technická pomoc ROP Jihozápad. Roční komunikační plán zpracovává Oddělení monitoringu a publicity. Realizace požadavků na zajištění informovanosti a propagace zahrnuje širokou škálu informačních a komunikačních nástrojů, které se odvíjejí od povahy jednotlivých cílových skupin a typu zveřejňovaných informací. Mezi tyto nástroje patří např. příprava propagačních materiálů, pořádání tiskových konferencí, organizování seminářů pro žadatele a příjemce, konferencí či provozování informačních internetových stránek ( Součástí všech publikovaných materiálů týkajících se pomoci ze Strukturálních fondů je jednotný vizuální styl v souladu s náležitostmi definovanými v čl. 9 prováděcího Nařízení Komise č. 1828/

11 4. Monitorování a vyhodnocení Ročního komunikačního plánu ROP Jihozápad Monitorováním KoP je pověřen Monitorovací výbor ROP Jihozápad, vlastní sledování ukazatelů (indikátorů) KoP pak zajišťuje manažer publicity (Oddělení monitoringu a publicity). Do pravomocí Monitorovacího výboru ROP Jihozápad spadá monitorování implementace programu ROP Jihozápad na základě hodnocení finančních a věcných indikátorů, schvalování výroční a závěrečné zprávy o provádění programu. Součástí výročních a závěrečných zpráv o provádění programu jsou také informace o opatřeních přijatých Řídicím orgánem ROP Jihozápad a Monitorovacím výborem pro zajištění kvality a účinnosti opatření na podporu informovanosti a propagace programu, včetně konkrétních příkladů. Monitorovací výbor ROP Jihozápad je průběžně informován o realizaci KoP a dílčích ročních plánech komunikačních aktivit, a to na základě zprávy podávané Řídicím orgánem ROP Jihozápad na každém jednání Monitorovacího výboru, která se konají minimálně dvakrát ročně. Monitorování a hodnocení realizace ročního KoP je sledováno prostřednictvím ukazatelů na úrovni výstupů a výsledků realizovaných opatření informovanosti a publicity. Indikátory výstupů a výsledků jsou definovány pro snadnější sledování na úrovni jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity