7. rámcový program EU ( ) Interní metodika I. část. Postup při předkládání přihlášek projektů 7.RP v roce 2007

Transkript

1 7. rámcový program EU ( ) Interní metodika I. část Postup při předkládání přihlášek projektů 7.RP v roce 2007 Zpracovala: Konzultace: Mgr. Eva Černá Ing. Jana Foukalová, Ing. Irena Šmahelová Datum: 26. dubna 2007

2 Obsah: 1. Základní programová pravidla 1.1 Základní dokumenty 2. Interní procedurální postupy na MU 2.1 Kdo metodicky řídí 2.2 Kdo poskytuje informace 2.3 Kdo poskytuje konzultace 2.4 Kdo doporučuje/schvaluje, podepisuje 2.5 Kdo předkládá k podpisu rektora 2.6 Koho uvádět v přihláškách 2.7 Povinné přílohy 2.8 Kontrakt 2.9 Partnerská smlouva o spolupráci 2.10 Změny v projektu 2.11 Management a administrativa projektu 3. Zásady řízení finančních prostředků 7.RP 4. Finanční podpora MU při přípravě projektu Přílohy: Příloha 1 Požadované informace o MU Příloha 2 Finanční podpora při přípravě projektů Poznámka: První část metodického pokynu OVaV je věnována internímu postupu a zásadám při předkládání návrhů projektů do 7.RP na MU v průběhu roku Předložená metodika vychází z informací Evropské komise dostupných k datu jejího vydání. Během roku 2007 bude metodika průběžně doplňována (např.o glosář, o interní postupy v souvislosti s uzavíráním grantových dohod a partnerských smluv o spolupráci, o detailnější zásady při čerpání dotace ve vazbě na národní legislativu, o řešení autorských práv k výsledku projektu, praktické příklady, apod.). O aktualizaci interní metodiky budou informována oddělení VaV na fakultách. 2

3 1. Základní programová pravidla 1.1 Základní dokumenty Právně závaznými programovými dokumenty, se kterými je nutno se seznámit, jsou: Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 1982/2006/ES ze dne 18. prosince 2006 o sedmém rámcovém programu Evropského společenství pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace ( ) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1906/2006 ze dne 18. prosince 2006, kterým se stanoví pravidla pro účast podniků, výzkumných středisek a vysokých škol na akcích v rámci sedmého rámcového programu a pro šíření výsledků výzkumu ( ) Model Grant Agreement včetně 7 příloh: Annex I Description of work Annex II General conditions Annex III Specific provisions related to the funding scheme and activity Annex IV Form A Accession of beneficiaries Annex V Form B Request for accession of a new beneficiary Annex VI Form C Financial statement per funding scheme Annex VII Form D Terms of reference of the certificate on the financial statement Programový balíček pro předkladatele návrhu projektu obsahuje (zatím) dokumenty: Call Fiche Work Programme Guide for Applicants (dle typů finančních schémat) FP7 Factsheets 3

4 Přístup na výše uvedené dokumenty programového balíčku je z adresy dle výběru konkrétní výzvy: V přípravě jsou další doprovodné dokumenty, které by se měly týkat evaluace projektů a finančních pravidel. Údaje, které vyžaduje přihláška projektu, se vkládají prostřednictvím on-line systému EPSS (Electronic Proposal Submission System) do připravených formulářů a odesílají do data uzávěrky výzvy. Na této adrese můžete zjistit, pro jaké výzvy je EPSS systém otevřen: e#latest Přístup do systému EPSS je z konkrétní výzvy a po ovém potvrzení přístupových hesel. 2. Interní procedurální postupy na MU 2.1 Kdo metodicky řídí Metodické řízení na MU je v kompetenci Odboru pro vědu a výzkum RMU: Kontaktní osoba pro 7.RP Mgr. Eva Černá - manažer pro řízení a správu projektů VaV tel mobil cerna@rect.muni.cz Prorektor pro vědu a výzkum: prof. RNDr. Jana Musilová, CSc. tel: musilova@rect.muni.cz Vedoucí odboru: Ing. Jaroslav Andrle tel: andrle@rect.muni.cz OVaV zpracovává informace o 7.RP v podobě interních metodik, zajišťuje proškolení zaměstnanců MU a spolupracuje při vydávání pokynů kvestora souvisejících s problematikou rámcového programu.. 4

5 Informace o 7.RP, odkazy na důležité adresy, nabídky spolupráce a další lze najít na adrese: 2FEU%2F7RP%2F;info= Členové pracovní skupiny pro 7.RP akademičtí pracovníci: Prof. RNDr. Jana Musilová, CSc. prof. RNDr. Jiří Koča, CSc. prof. RNDr. Ivan Holoubek, CSc. doc. RNDr. Milan Konečný, CSc. doc. RNDr. Luděk Matyska, CSc. RNDr. Jana Klánová, Ph.D. prof. PhDr. Ladislav Rabušic, CSc. prof. Ing. Pavel Zezula, CSc. doc. RNDr. Petr Skládal, CSc. prof. RNDr. Zuzana Došlá, CSc. prof. PhDr. Tomáš Sirovátka, CSc. 2.2 Kdo poskytuje základní informace Základní informace o 7.RP poskytují pověření a proškolení pracovníci oddělení VaV na fakultách: LF Anna Kozubková PřírF Alžběta Rašková, Ing. Dagmar Krejčířová, PrávF Věra Redrupová Fakulta informatiky Ing. Dana Komárková Filozofická fakulta PhDr. Taťána Spáčilová Pedagogická fakulta Mgr. Jitka Sedláčková Fakulta sociálních studií Ing. Alena Váchová Ekonomicko-správní fakulta Ing. Jaroslav Pichrt Fakulta sportovních studií Ing. Jana Smítalová Ústav výpočetní techniky Martina Buršíková 2.3 Kdo poskytuje konzultace Osobní konzultaci k projektům 7.RP poskytuje OVaV, Mgr. Eva Černá, v předem dohodnutém čase. Nutno se ohlásit cca 1 den předem na tel nebo na adrese cerna@rect.muni.cz. 5

6 Doporučuje se stanovit okruh konzultovaných problémů, aby bylo možno rozhodnout, kdo se konzultace bude účastnit a jaký bude odhadnutý čas potřebný pro konzultaci. Konzultace probíhají v odpoledním čase, aby nebyly rušeny běžnými pracovními úkony zajišťovanými na OVaV. Dílčí problémy lze po vstupní osobní konzultaci konzultovat i prostřednictvím u. Telefonická konzultace se nedoporučuje. V případě, že se bude požadovat právní či ekonomické poradenství nad rámec stanovený touto metodikou, je potřeba se dohodnout předem na dalším postupu k zajištění osobní či zprostředkované účasti externích konzultantů. Pracovník OVaV může také doporučit a domluvit konzultaci u zástupců programových výborů nebo u NCP (národních kontaktních osob) nebo na úrovni regionální kontaktní organizace. Zajišťuje také součinnost pracovníků kanceláře CZELO v Bruselu. 2.4 Kdo doporučuje/schvaluje a podepisuje Každému navrhovateli projektu do 7.RP doporučujeme, aby neprodleně informoval o svém záměru zapojit se do přípravy návrhu projektu 7.RP (případně podání návrhu projektu) vedoucího katedry/pracoviště a děkana (ředitele součásti MU). Současně by měl kontaktovat pověřené pracovníky pro 7.RP na děkanátě fakulty, zejména doporučujeme projednat předem finanční plán s EO HS. U některých typů projektů může být fakultám doporučeno prostřednictvím porad proděkanů VaV provést výběr předkládaných návrhů projektů (např. bylo toto doporučeno provést u ERC Grants v rámci programu Myšlenky). Způsob provedení výběru je plně ponechán v kompetenci vedení fakult. Předkládané návrhy projektů podléhají pravidlům stanoveným Směrnicí o řízení a správě projektů č.8/2005. Přestože se na samotné přihlášce návrhu projektu nevyžaduje podpis statutárního zástupce univerzity, je třeba, aby před odesláním elektronické verze přihlášky byla tato v tištěné podobě předložena ke schválení vedoucímu katedry/odborného pracoviště, děkanovi fakulty a vedoucímu ekonomovi (případně tajemník fakulty). Pokud MU není v pozici koordinátora projektu, může předložit pouze část přihlášky vztahující se k MU. 6

7 Svůj souhlas s předložením návrhu projektu vyjadřují výše uvedení vedoucí pracovníci podpisem na interním formuláři. V případě vedoucího katedry stačí pouze parafa. Průvodní list k návrhu projektu ( Fsmernicerektora%2F;info=) podepisuje i navrhovatel/řešitel projektu. Pověření pracovníci VaV na fakultách zajistí, aby tištěná podoba přihlášky včetně originálu průvodního listu byla dodána na OVaV k archivaci. Na všech vyžádaných dokumentech ze strany Evropské komise, jejichž obsahem jsou informace o instituci, případně vyjádření instituce k podpoře projektů 7.RP a obdobných, musí být vždy podpis statutárního zástupce univerzity, tj. rektora univerzity. Tento podpis není delegován na vedoucí HS (hospodářských středisek), tedy na děkany fakult či na ředitele součástí MU. 2.5 Kdo předkládá k podpisu rektora Požadované dokumenty vyžadující podpis statutárního zástupce jsou na podpis panu rektorovi předkládány prostřednictvím OVaV RMU po předložení řádně vyplněného a podepsaného průvodního listu k návrhu projektu/projektu. V žádném případě není možné předkládat jakýkoliv dokument přímo na sekretariát rektora. Je potřeba si na OVaV vždy předem ověřit přítomnost pana rektora. 2.6 Koho uvádět v přihláškách Jak již bylo uvedeno výše, statutárním zástupcem ( legal representative ) MU je výhradně rektor (prof. PhDr. Petr Fiala, Ph.D. do přihlášky se uvádí bez titulů). Také v případě person in charge of administrative, legal and financial aspects in the host organization (u ERC grantů) se uvádí rektor univerzity 2.7 Co uvádět v přihláškách o MU Požadované informace za instituci - MU viz příloha 1. Co se týče požadavku na uvedení identification number (pozor nezaměňovat s NACE code ) v přihlášce současná situace je následující:v prvních výzvách instituce identifikační číslo neuvádějí. Je ale potřeba mít u všech přihlášek jednotný název instituce a jednotně zvolený finanční model. Pro další výzvy na základě institucí dodaných informací by mělo být číslo přiřazeno Evropskou komisí. Je proto nezbytně nutné jednotně uvádět informace za MU uvedené v příloze 1. 7

8 Navíc můžete potřebovat informace: Telefon Fax Povinné přílohy (dle typů projektů) Approach regarding intellectual property (text na vyžádání na OVaV) Statement association and support (u ERC grantů) - text je součástí přihlášky, řešitel musí doplnit konkrétní název projektu, jméno řešitele a jméno rektora s uvedením ové adresy (text zašle elektronicky na OVaV, kde bude vložen na hlavičkový papír a spolu s řešitelem dodanou kompletní přihláškou návrhu projektu a s vyplněným Průvodním listem k návrhu projektu v tištěné podobě bude předložen zástupcem OVaV na podpis rektora). 2.9 Grant agreement (Grantová smlouva) Každý navrhovatel projektu by se měl již při návrhu projektu seznámit s Model Grant Agreement a s jeho 7 přílohami, zejména s přílohou 2 (základní podmínky). Jakýkoliv návrh této smlouvy musí být předložen v kompletní podobě OVaV, které zajistí kontrolu právníkem. Pokud MU není v pozici koordinátora projektu, bude rektor MU podepisovat Form A o přistoupení. Na tomto dokumentu je kromě rektora uváděn i podpis prorektora, který je v rámci interních postupů pověřen podepisováním dokumentů v době nepřítomnosti rektora. V současnosti je tímto pověřeným prorektorem prof. Ing. Antonín Slaný, CSc. Tímto opatřením u projektů 7.RP se zajistí,, aby se v případě rektorovy nepřítomnosti nezdržovalo dodání potřebných dokumentů zahraničním partnerům projektů nebo přímo Evropské komisi. (Pověření platí výhradně v době nepřítomnosti rektora na MU.) Podpis rektora a prorektora zajišťuje OVaV RMU Consortium agreement (Partnerská smlouva o spolupráci) Partnerská smlouva je velmi důležitý dokument a zejména v 7.RP, kde konsorcia mají zvýšenou míru samostatnosti, je potřeba mu věnovat patřičnou pozornost jak ze strany navrhovatele projektu, tak ze strany MU 8

9 již při plánování a návrhu projektu. Většinou se návrh smlouvy vytváří delší dobu. Smlouva stanovuje základní pravidla vzájemné spolupráce, povinnosti a práva partnerů projektu. Smlouva většinou existuje v několika připomínkovaných verzích. Je potřeba, aby všechny verze řešitel archivoval (elektronicky). Od první verze návrhu smlouvy je potřeba smlouvu konzultovat prostřednictvím OVaV s právníky. Finální verzi smlouvy podepisuje rektor, výjimečně pověřený prorektor v době jeho nepřítomnosti. Smlouva je předávána OVaV právnímu odboru Změny v projektu Přestože při návrhu projektu pracujeme s rozpočtovým plánem, je třeba již v tomto stádiu předpokládané náklady velmi pečlivě zvažovat. Pravidla 7.RP sice umožňují přesuny v rozpočtových kategoriích přímých nákladů i mezi jednotlivými partnery, neumožňují však přesuny mezi přímými a nepřímými náklady, pokud jsou nepřímé náklady v režimu pevné sazby (paušál). Jakoukoliv změnu oproti návrhu projektu je třeba před jejím provedením konzultovat s koordinátorem projektu, který zváží (eventuelně konzultuje se zástupcem Evropské komise), zda lze změnu provést bez vystavení Amendment (změnového listu), nebo zda podléhá režimu vystavení tohoto dodatku ke smlouvě. Většinou se dodatek smlouvy nevystavuje ke každé změně, ale souhrnně k několika změnám v projektu najednou Management a administrativa projektu Projekty rámcových programů jsou náročné na administrativu a řízení projektů. Je nezbytně nutné, aby navrhovatel (budoucí řešitel) projektu počítal v rozpočtu projektu s kapacitou pracovníka, který se bude věnovat administrativním záležitostem (buď nad rámec řešení odborných cílů projektu, nebo výhradně). V rámci rozpočtu náklady na tuto pracovní sílu nefigurují ovšem v Personnel Costs, ale v nepřímých nákladech (výjimkou je vědecká koordinace, která může být vykazována v rámci Personnel Costs). Toto místo je nutné obsadit i v případě, že fakulta má manažera/ekonoma projektů ten nebude zajišťovat běžnou denní agendu projektu a shromažďovat projektovou dokumentaci. Každý řešitel projektu by měl počítat s částí své kapacity na řídící aktivity a v nákladech požadovat jejich úhradu. V případě, že MU je koordinátorem projektu, je doporučeno domluvit se již při přípravě projektu s poradenským subjektem, který pomůže při přípravě 9

10 návrhu a po jeho přijetí k financování převezme administrativní koordinaci projektu. 3. Základní pravidla při plánování a sestavení rozpočtu a) Návrh rozpočtu projektu (náklady uznatelné a neuznatelné, náklady přímé a nepřímé) je nutné si zpracovat v excellovských tabulkách po jednotlivých typech nákladů (osobní náklady, cestovné, materiál, služby apod.), aby se později vědělo z jakých čísel a proč se vycházelo. Do přihlášky projektu se pak uvádí pouze v kategoriích: Personnel cost (Osobní náklady) Other direct costs (Ostatní přímé náklady) Indirect Costs (Nepřímé náklady) Náklady je potřeba plánovat odděleně za jednotlivé aktivity projektu: research and technological development activities (RTD), demonstration activities, management activities, other activities. Z celkové částky uznatelných nákladů (Eligible costs) je vypočten dle programových pravidel 7.RP příspěvek ES k řešení projektu (EC Contribution) b) U projektů, podávaných v rámci výzev ES s uzávěrkou do , se na MU uplatní možnost vykazování nepřímých nákladů pevnou sazbou ve výši 60 % přímých nákladů u projektů, které obsahují RTD (tj. výzkumné a vývojové aktivity u malých, středních a velkých kolaborativních projektů a u projektů Sítí excelence) - v přihlášce projektu je třeba označit Special Transition Flat Rate. U ostatních typů projektů (u koordinačních a podpůrných aktivit, ERC grantů a u projektů/finančních schémat programu Marie Curie) je pevná sazba stanovená programovými pravidly. U projektů podávaných v rámci výzev roku 2007 je zvolený způsob vykazování nepřímých nákladů platný po celou dobu trvání projektu. c) Jednotlivé rozpočtové kategorie musí být účtovány plně v souladu s legislativou ČR a s interními směrnicemi MU. 10

11 d) Modelová grantová smlouva 7.RP povoluje převod finančních prostředků mezi jednotlivými činnostmi a partnery v průběhu projektu a umožňuje modifikovat původní předběžné rozdělení rozpočtu uvedeného v Annexu 1 grantové smlouvy za podmínky, že úkoly stanovené ve stejné příloze budou splněny. e) V rámci přímých nákladů kategorie osobních náklady - lze plánovat mzdové náklady stálých zaměstnanců (na rozdíl od 6.RP), stejně jako osobní náklady zaměstnanců přijatých výhradně na dobu řešení projektu. U stálých zaměstnanců musí být dle české legislativy dodržena podmínka maximálně 1,00 úvazku u MU. V rámci osobních nákladů se jedná o odměnu za odbornou práci (včetně technického personálu, např. laborantů a včetně nákladů na koordinaci vědeckých aktivit). V přímých nákladech není možné účtovat administrativní pracovníky, ani manažerské aktivity. f) Podmínky pro zahrnutí osobních nákladů do přímých uznatelných nákladů jsou: - existence dodatku k pracovní smlouvě s uvedením úvazku odpovídající pracovní náplni související s řešením projektu. - oddělená evidence mzdových nákladů souvisejících s řešením projektů v personálním mzdovém a účetním systému MU - vedení evidence odpracovaných hodin na projektu (timesheet) S pracovníky, kteří nejsou stálými zaměstnanci MU, je nutno uzavřít s MU pracovně-právní poměr, nebo dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti podle rozsahu činnosti a vykonávaných aktivit. V případě, že se na projektu budou podílet studenti nad rámec svých studijních povinností, je nutno s nimi uzavřít dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti podle rozsahu činnosti a vykonávaných aktivit. g) Při stanovení pracovní kapacity je třeba určit pracovní kapacitu k jednotlivým aktivitám projektu, které jsou přiděleny k jednotlivým work package, a to v tzv. člověkoměsících. Stanovení těchto člověko-měsíců vychází ze stanovení počtu hodin a z hodinové sazby. Při plánování a sestavení rozpočtu se navrhovatel projektu dále řídí Pokynem kvestora č. /2007 ( návrh pokynu byl zaslán kvestorovi a je v tuto chvíli ve schvalovacím procesu) Zásady řízení finančních prostředků 7. rámcového programu EU, Účtování a vykazování nákladů na MU v jeho platné verzi. 11

12 4. Finanční podpora přípravy projektů (2) Rektor uvolnil částku 2 mil. Kč na podporu přípravy projektů operačních programů Výzkum a vývoj pro inovace resp. Vzdělání pro konkurenceschopnost a 7. rámcového programu (viz web MU - zápis z kolegia rektora konaného dne ). Finanční prostředky budou určeny výhradně na přípravu projektů výše uvedených programů v souladu s Rozhodnutím rektora 03/07 ze dne viz příloha 2. Podrobnosti technického postupu a vzory formulářů pro úkony podle tohoto rozhodnutí stanoví prorektor pro sociální a ekonomické záležitosti. 12

13 Příloha 1 Informace o MU Partner nr. : Masarykova univerzita (Czech Republic) Participant Number Organisation Legal Name Organisation Short Name Legal Address Internet homepage Administrative Data určí koordinátor Masarykova univerzita MU Zerotinovo nam. 9, Brno, Czech Republic Status of your Organisation Non-profit organisation (YES/NO) Public body (YES/NO) Research Organisation (YES/NO) Higher or secondary education establishment (YES/NO) NACE Code Find the code most relevant to your realm of activities: Is your number of employees smaller than 250? (full time equivalent) (YES/NO) Is your annual turnover smaller than 50 million? (YES/NO) Is your annual balance sheet total smaller than 43 million? (YES/NO) Are you an autonomous legal entity? (YES/NO) Do you conform to the Commission s definition of an SME? (YES/NO) YES YES NO YES M NO NO NO YES NO Dependencies with (an)other participant(s) Are there dependencies with NO (an) other participant(s) Character of dependence -- Contact Point Person in charge (family name, navrhovatel first name) Sex Title Position in the organisation Dpt/Faculty/Institute/Laboratory název fakulty a katedry name Address (if different from the adresa fakulty legal address) Phone, fax , or navrhovatele 13

14 Příloha 2 - Rozhodnutí rektora č. 3/07 - Finanční podpora přípravy projektů MASARYKOVA UNIVERZITA ROZHODNUTÍ REKTORA č. 3/07 FINANČNÍ PODPORA PŘÍPRAVY PROJEKTŮ PRO STRUKTURÁLNÍ FONDY EVROPSKÉ UNIE A 7. RÁMCOVÝ PROGRAM EVROPSKÉ UNIE Článek 1 Finanční podpora přípravy projektů pro Strukturální fondy Evropské unie a 7. rámcový program Evropské unie (1) V rámci rezervy rektora centralizované neinvestiční části rozpočtu Masarykovy univerzity (dále jen MU ) se vyčleňuje částka ve výši Kč ( dále jen prostředky finanční podpory ) na podporu přípravy projektů pro Strukturální fondy Evropské unie a 7. rámcový program Evropské unie za věcných podmínek stanovených v odstavcích 2 a 3. (2) Prostředky finanční podpory lze použít na částečné krytí nákladů: a) zpracování studií pro Operační program Věda a výzkum pro inovace (zejména přípravných studií pro stavební investice); b) zahraničních služebních cest souvisejících s přípravou projektů pro Operační programy Věda a výzkum pro inovace a Vzdělání pro konkurenceschopnost nebo pro 7. rámcový program Evropské unie, a to vždy nejvýše dvou zahraničních služebních cest ve vztahu k příslušnému projektu. (3) Prostředky finanční podpory se postupem stanoveným v článku 2 poskytují maximálně do výše 75 % nákladů. V případě uvedeném v odst. 2 písm. a) lze poskytnout prostředky podpory do výše Kč ve vztahu k příslušnému projektu, a to za podmínky, že pro zpracování studie jsou osloveni nejméně tři potenciální zpracovatelé. Článek 2 Postup při poskytování finanční podpory přípravy projektů pro Strukturální fondy Evropské unie a 7. rámcový program Evropské unie (1) Poskytnutí prostředků finanční podpory schvaluje a jejich výši v jednotlivých případech určuje prorektor pro sociální a ekonomické záležitosti na základě žádosti vedoucího hospodářského střediska. (2) Žádost o poskytnutí prostředků finanční podpory musí obsahovat: a) označení a tématické vymezení projektu, b) číslo účetní zakázky hospodářského střediska k účtování nákladů spojených s přípravou projektu, c) v případě uvedeném v čl. 1 odst. 2 písm. a) název a stručnou charakteristiku navrhované studie, předpokládané náklady na její zpracování a označení potenciálních zpracovatelů, 14

15 d) v případě uvedeném v čl. 1 odst. 2 písm. b) cizí stát a organizaci, u níž má být zahraniční služební cesta vykonána, účel této cesty a přepokládané náklady na její provedení. (3) Prostředky finanční podpory lze poskytnout pouze v případě, že žádost byla předložena a schválena před vznikem příslušných nákladů. (4) Příslušné náklady uhradí hospodářské středisko v plné výši a prostředky finanční podpory budou poskytnuty převodem ze zdrojové složky rozpočtu MU (čl. 1 odst. 1) danému hospodářskému středisku na základě vyúčtování skutečně vynaložených nákladů. Článek 3 (1) Toto rozhodnutí provede prorektor pro sociální a ekonomické záležitosti ve spolupráci s ostatními dotčenými prorektory a s kvestorem. (3) Podrobnosti technického postupu a vzory formulářů pro úkony podle tohoto rozhodnutí stanoví prorektor pro sociální a ekonomické záležitosti. Petr Fiala rektor Brno 24. dubna