Zajištění zasedacích místností a občerstvení pro pořádání seminářů v rámci ČR číslo zakázky: 46/14/22 ev. č. dle Věstníku veř. zak.

Transkript

1 název zakázky: Zajištění zasedacích místností a občerstvení pro pořádání seminářů v rámci ČR číslo zakázky: 46/14/22 ev. č. dle Věstníku veř. zak.: název zadavatele: Česká školní inspekce sídlo: Fráni Šrámka 37, Praha 5 IČ: právní forma: organizační složka státu Čj.: ČŠIG-2444/14-G21 Seznam dotazů a odpovědí zpracovaný za účelem poskytování dodatečných informací podle 49 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů č. dotaz ze dne znění dotazu odpověď zadavatele Prosím o potvrzení, že pronajímatelé zasedacích místností a konferenčních sálů a dodavatelé cateringových služeb nejsou pro Čl. 9 i další ustanovení zadávací dokumentace se zabývají pouze subdodavateli, jejichž prostřednictvím je prokazováno splnění tuto veřejnou zakázku považováni za subdodavatele. kvalifikačních předpokladů. Pokud prostřednictvím pronajímatelů zasedacích místností a konferenčních sálů a dodavatelů cateringových služeb není prokazován, není třeba je jako subdodavatele uvádět. S ohledem na charakter zakázky a 1. počet pronajímatelů a poskytovatelů není nutné, aby byly uzavřeny smlouvy se všemi smluvními partnery již při podávání nabídky, ani se to nepředpokládá. Dle znění bodů A.3 a B.3 rámcové smlouvy bude termín pro konkrétní místo upřesněn nejpozději 3 týdny (resp. 2 měsíce) před termínem instalace (resp. datem konání akce). Dle čl. 3, bod (2) téže smlouvy budou jednotlivá vzdělávací a informační Ad a) podání návrhu smlouvy není pevně termínované, aby bylo umožněno operativní jednání. Aby bylo možné provést řádnou akceptační proceduru, předpokládáme předložení podkladů nejpozději 5 pracovních dnů předem. Upozorňujeme též na 1/7

2 setkání realizována na základě výzvy k podání nabídky na základě rámcové smlouvy. Nabídka spočívá v návrhu smlouvy, který upřesní cenu pro konkrétní plnění a uvede změny oproti minimálním podmínkám uvedeným ve smlouvě. a) V jakém termínu po obdržení výzvy bude nutno podat nabídku smlouvy? b) Bude možné zpracovat pro každé místo konání jeden návrh smlouvy (tj. na více akcí), nebo bude muset být na každou jednotlivou ze 700, resp. 20 akcí připraven vždy samostatný návrh smlouvy? c) Jak bude celý proces schvalování jednotlivých akcí probíhat? Nejprve výzva zadavatele po ní návrh smlouvy zpracovaný dodavatelem posouzení smlouvy zadavatelem a návrh úprav či podepsání smlouvy upřesnění konkrétního místa?? d) Jak si máme představit upřesnění ceny pro konkrétní plnění v návrhu smlouvy, jestliže počet osob bude upřesněn vždy až 3 dny před termínem akce, při čemž podle znění čl. 5 rámcové smlouvy bod (2) mají být v rámcové smlouvě uvedeny ceny konečné a nejvýše přípustné, tzn. že maximální cenu nebude možno měnit a nižší cena by se mohla odvinout pouze od menšího počtu účastníků, který ovšem v době podání návrhu smlouvy nebude ještě znám. Ze znění zadávací dokumentace jsme odvodili, že zadavatel nepožaduje přítomnost dodavatele v místech konání jednotlivých akcí. Je tomu tak? Může tedy akceptační procedura proběhnout písemnou formou? skutečnost, že podle čl. 8 a 9 návrhu rámcové smlouvy je oprávněn zadavatel (objednatel) odstranit vady na náklad uchazeče (zhotovitele) i tehdy, je-li předem zřejmé, že požadavky nebudou splněny (tj. při nečinnosti zhotovitele by mohl objednatel zajistit prostory i občerstvení na jeho účet). Neplnění zároveň může být důvodem pro ukončení rámcové smlouvy. Ad b) Je možné uzavřít smlouvu i na více akcí současně, pokud budou včas známy potřebné podmínky. Pro úplnost dodáváme, že na jednom místě se bude většinou konat více akcí. Ad c) Proces odpovídá popisu popsanému v dotazu. Nutno dodat, že změna místa či počtu osob by měla být operativní a výjimečná (např. se nepřihlásí dostatečný počet účastníků, proto se akce přesune na jiné vytíženější místo). Ad d) Rámcová smlouva stanoví cenu maximální. Jednotlivé smlouvy musí logicky převzít konstrukt rámcové smlouvy počet konkrétních účastníků nebude nutně ke dni podpisu jednotlivých smluv znám, proto by zde měla být umožněna cesta poměrného krácení sjednané ceny při fakturaci. Jednotlivé smlouvy však mohou nabídnout podmínky příznivější (nižší cena, konkretizace podmínek, či nabídka nad rámec minimálních požadavků dle zadávací dokumentace). Akceptační procedura může proběhnout písemnou formou (resp. i s dodáním fotek apod.). Není nutná ani přítomnost zástupce zhotovitele přímo v místech konání. Pouze je třeba upozornit, že zhotovitel odpovídá za kvalitu služeb na místě a v případě potřeby je povinen odstranit nedostatky (jinak může zajistit objednatel na náklady zhotovitele). 2/7

3 V bodech A.6 a B.6 rámcové smlouvy zadavatel požaduje, aby zhotovitel předložil objednateli přesnou specifikaci připraveného občerstvení vč. ceny za osobu a objemu. Jak máme rozumět tomuto požadavku znamená to, že je nutno uvádět konkrétní názvy polévek a hlavních jídel, gramáž příloh, hmotnost chlebíčků, značku vod a džusů, druh ovoce atd., a že se od této specifikace nelze vůbec odchýlit? Může být složení občerstvení a poledního menu v jednom a tomtéž zařízení, kde se uskuteční větší počet akcí, stále stejné? Dle bodu A.2 je nutno zajistit přístup zástupcům objednatele za účelem přípravy prostor přístup do zasedacích místností min. půl hodiny před zahájením, dle čl. 2 zadávací dokumentace bod (2) je požadována uzamykatelná místnost, kde bude ponechána instalace zpravidla den před zahájením a den po ukončení. V rámcové smlouvě jsme tuto podmínku nenašli, tážeme se proto, zda je uzamykatelná místnost den před akcí (příp. již od pátku, začíná-li akce v pondělí) opravdu požadována. Pokud ano a pokud bude zajištěna uzamykatelná zasedací místnost, je možno považovat požadavek zadávací dokumentace za splněný zajištěním jediné uzamykatelné místnosti? Bude-li nutno platit nájem za zvláštní uzamykatelnou místnost, předpokládáme, že částku za nájem máme zahrnout v čl. 5 rámcové smlouvy do řádků týkajících se cen za zajištění zasedacích místností? V bodech A.8 a B.8 uvádí zadavatel požadavek navigace k zasedací místnosti a požadavek zajištění přesunu 3/7 Specifikace je předkládána zpětně (následně) jako doklad k vyúčtování a prokázání, že občerstvení bylo zajištěno v rozsahu odpovídajícím požadavkům Příručky pro příjemce OP VK. Není třeba uvádět přesné názvy polévek, nicméně pro účely akceptační procedury (naopak předem) bude tato informace požadována. Na jednom místě ve více dnech může být stále stejné menu. Požadováno je v čl. 3 odst. 2 bodě A.8 návrhu rámcové smlouvy, je třeba umožnit instalaci předem, a to přímo v uzamykatelné zasedací místnosti. Již jen aktuální úprava těsně před akcí je dostačující půl hodiny předem. Je třeba rozpočítat do nájmu. Chápáno je správně. Součástí instalace bude několik notebooků, kabelů pro připojení apod. Není třeba nutně zajišťovat osobní

4 materiálu a technického vybavení z vozidel výjezdního týmu. Rozumíme těmto požadavkům tak, že dodavatel má zajistit, aby pronajímatel zasedací místnosti/konf. sálu označil příchod k zasedací místnosti/sálu a pomohl vyložit a vyskladnit materiály a technické vybavení zástupcům objednatele. Je to správný výklad tohoto požadavku? Je nutné požadovat pomoc při vyložení a vyskladnění vozidla i u seminářů určených pro max. 15 osob? V bodě A.5 rámcové smlouvy požaduje zadavatel připojení k síti Internet, nejlépe pevným způsobem. Lze znění tohoto požadavku vyložit tak, že wifi připojení je rovněž akceptovatelné? Kdy a jak bude určeno, kolik seminářů má proběhnout v jednom místě? Počet 2 a 60 je velmi rozdílný a pronajímatele bude počet akcí, s nimiž budou moci alespoň do určité míry kalkulovat, nepochybně velmi zajímat a pravděpodobně je tento údaj může i motivovat při stanovování ceny pronájmu V článku I, bodu (1) odstavci e) se uvádí: konferenčních sálů v období od do Jaké je skutečné období realizace této části dodávky? V článku 7, bodu (5) je popsán způsob prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů. Je dostačující prokázání splnění kvalifikačních předpokladů tím, že jsme v rámci našeho vlastního pomoc, ale např. vozík apod. Pro účely seminářů, které spočívají v prezentaci a v přímém využívání informačního systému všemi účastníky, je vhodnější pevné připojení. Přesto je záměrně v zadávací dokumentaci uvedeno nejlépe, neboť jsme si vědomi, že ne ve všech případech musí být nutně splnitelné. Wifi připojení je akceptovatelné, bude-li zajištěn odpovídající provoz. Bude řečeno v termínech uvedených v zadávací dokumentaci, resp. v rámcové smlouvě. Orientačně však uvádíme, že počet seminářů se řídí obsazeností jednotlivých akcí, zájmem pedagogických pracovníků. Logicky se tak odvíjí od velikosti sídla a blízkosti dalších míst konání (tak nejvíce akcí v řádu desítek se předpokládá v Praze (až 50) a Ostravě (30), nejméně (4 až 6) se předpokládá např. v Tachově, Chebu nebo Lounech). Čísla jsou orientační, nikoli závazná. Zde došlo skutečně k chybě. Správným datem je až (platí obdobně samozřejmě i pro příslušné ustanovení smlouvy). Bohužel splnění tzv. referenční zakázky formou vlastní organizace a realizace není akceptovatelné. Česká školní inspekce jako zadavatel je vázána zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Ten 4/7

5 projektu ESF sami (našimi pracovníky) organizovali zajištění zasedacích místností pro pořádání seminářů v rámci ČR v objemu ,- Kč (bez DPH) v období 2 let ( ) trvání projektu, přičemž šlo o celkem 123 seminářů (12 15 osob) a konferencí (50 70 osob)? Je možné prokázat realizaci zakázky našim čestným prohlášením, zadávací dokumentací veřejné zakázky a kopiemi faktur dodavatelů těchto služeb (pronájem a občerstvení)? Nebo jakým jiným způsobem bychom měli prokázat kvalifikační předpoklady v tomto případě? Pro jakou časovou dotaci a v jakém rozsahu je vyžadováno zajištění prostor a občerstvení v rámci zakázky Zajištění zasedacích místností a občerstvení pro pořádání seminářů v rámci ČR U části VZDĚLÁVACÍ SEMINÁŘE prosím o specifikování konání místa občerstvení. Je možné, aby se občerstvení tedy coffe breaky a oběd konaly v té samé místnosti jako samotný seminář? Ve smlouvy v části B je pravděpodobně chyba v datu: doba plnění až tento termín již odběhl Prosím o informaci, zda u seminářů pro 15 osob musí být obědy podávány v zařízení, ve kterém bude probíhat seminář. (Je možné, aby se účastníci stravovali např. v sousední budově, příp. v jiné budově v pěší vzdálenosti do cca 3 5 minut?) požaduje plnění tzv. referenčních zakázek pro třetí subjekt. Na základě stanoviska Ministerstva pro místní rozvoj a Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, Odbor CERA, konstatujeme, že smyslem ustanovení 56 odst. 2 písm. a) zákona č. 137/2006 Sb. je, aby dodavatel objektivně doložil, že je schopen plnit veřejnou zakázku. K tomuto je zadavatel povinen připojit k seznamu významných služeb pouze dokumenty taxativně vyjmenované v předmětném ustanovení. Z obsahu tohoto ustanovení je zřejmé, že osoba, které byly poskytovány dokládané služby, musí být odlišná od osoby dodavatele. (stanovisko Ministerstva pro místní rozvoj). Je uvedeno v čl. 3 návrhu smlouvy (str. 11 zadávací dokumentace). Pro bližší informaci viz též odpověď na dotaz č. 6 (výše). Občerstvení je možné konat ve stejné místnosti, v které bude probíhat vzdělávací seminář pouze za předpokladu, že v této místnosti budou vyhrazeny další stoly a židle pouze k občerstvení účastníků semináře. K občerstvení nelze využít stoly (a židle), u nichž bude probíhat vzdělávání účastníků. Zde došlo skutečně k chybě. Správným datem je až (platí obdobně samozřejmě i pro příslušné ustanovení smlouvy). Viz též odpověď na dotaz č. 7. Dle čl. 3 odst. 1 návrhu smlouvy musí být poskytnuto občerstvení v místě konání vzdělávacích seminářů. Nemusí jít o stejnou místnost, možné je využít např. i areálu s více budovami či protější budovy. Ovšem je třeba zajistit stravování ve stanoveném časovém rozpětí (viz čl. 3 odst. 2 bod A.6 návrhu smlouvy), aniž by byl omezen komfort účastníků. 5/7

6 Prosím o informaci, zda pro catering může být použito jednorázové nádobí (např. plastové kelímky apod.) Jak máme rozumět bodu A6 rámcové smlouvy u oběda formou tříchodového menu předpokládáme, že menu má tvořit polévka, hlavní jídlo a zřejmě salát nebo zákusek? Nebo je třetím chodem míněn nápoj? (U rautového menu je nápoj uveden.) V bodě B6 rámcové smlouvy se připouští jako náhrada neperlivé vody kohoutková voda ve džbánech s citrónem. Může být stejně nahrazena i neperlivá voda pro semináře plánované pro 15 osob? V bodě A5 rámcové smlouvy se mezi technickým vybavením pro semináře uvádí flip chart. V bodě B5 pro informační panely flip chart uveden není. Nemusí být? Bloky papíru pro flip chart dodá zadavatel? V bodě B5 je v technickém vybavení pro informační panely uveden pouze prostor pro ozvučení a přípojky pro reproduktory. Ozvučení sálu, reproduktory a mikrofony tedy dodá zadavatel? Naprostá většina hotelů není schopna zajistit u seminářů pevné připojení pro lektora na internet, ani požadovanou rychlost připojení 2048 kb/s. Nebudou-li tyto dvě podmínky splněny (bude možné připojení pouze prostřednictvím wifi a s nižší rychlostí), bude nabídka ze soutěže vyřazena? Rámcová smlouva čl. 10 Kontaktní osoby v části Zástupce zhotovitele se uvádějí formulace, jejichž žlutě označené části nám připadají jako chybné: a) Zástupce ve věcech smluvních (s právem přebírat od zhotovitele všechna plnění uskutečněná dle této rámcové smlouvy včetně podpisu protokolu o předání a převzetí Je akceptovatelné. Předpoklad je správný, nejedná se o nápoj, ale o 3. chod formou dezertu, případně salátu apod. Je akceptovatelné. Je třeba zajistit flip chart k použití, tzn. včetně bloků papíru a fix. Zajistí zadavatel. Pro semináře (čl. 3 odst. 2 bod A) není nutné trvat na pevném připojení (je uvedeno pouze jako nejlepší řešení). Pro informační panely (čl. 3 odst. 2 bod B) je k zajištění bezproblémové prezentace požadováno pevné připojení, pokud budou zajištěny stejné podmínky i pro připojení přes Wi-Fi, je akceptovatelné. Na rychlosti je třeba v obou případech trvat (v opačném případě by byla ohrožena plynulost realizace seminářů, resp. informačních panelů). Jak už z kontextu vyplývá, jedná se o chybu, v uvedených případech se jedná o přebírání od objednatele, resp. předání objednateli. 6/7

7 dílčího plnění) b) Zástupce pro realizaci vzdělávacích seminářů (s právem předávat zhotoviteli všechny informace potřebné pro plnění smluvního závazku druhé smluvní strany, o které druhá smluvní strana ke splnění závazků v souladu s touto rámcovou smlouvou požádá, a přebírat potřebné informace) c) Zástupce pro realizaci informačních panelů (s právem předávat zhotoviteli všechny informace potřebné pro plnění smluvního závazku druhé smluvní strany, o které druhá smluvní strana ke splnění závazků v souladu s touto rámcovou smlouvou požádá, a přebírat potřebné informace) Máme tyto formulace ve smlouvě ponechat, nebo budou zadavatelem opraveny? Je nějak stanoveno pořadí měst, ve kterých se mají konat semináře, nebo jsou lektoři flexibilní a časový plán seminářů se bude odvíjet od možnosti rezervace míst pro semináře? Mohou se informační panely konat ve více městech současně nebo vždy v 1 městě Harmonogramy jsou ovlivněny celou řadou dalších faktorů, které musí Česká školní inspekce zohledňovat, proto je sestavuje objednatel, nikoli zhotovitel. Jak je v zadávací dokumentaci uvedeno, nejsou vyloučeny operativní změny (viz mj. čl. 3 odst. 2 bod A.3 odrážka 1. a 4. návrhu rámcové smlouvy). Informační panely se na rozdíl od vzdělávacích seminářů konají vždy pouze v jednom městě současně. 7/7