SYSTÉM PRÁCE S VÝBĚREM A ZAŠKOLENÍM MANDATÁŘE

Transkript

1 VERZE 1.0 SPOLEČNOST FINANČNÍCH PORADCŮ, a.s. Metodika SYSTÉM PRÁCE S VÝBĚREM A ZAŠKOLENÍM MANDATÁŘE

2 M E T O D I K A Systém práce s výběrem a zaškolením mandatáře Obsah KAPITOLA 1 - Vytipování zájemce a výběrové řízení 1-5 KAPITOLA 2 - Postup po uzavření mandátní smlouvy 6-8 KAPITOLA 3 - Výchova a vzdělávání na úroveň finančního poradce 9 Přílohy Vstupní protokol Index poradce Platnost od: Společnost finančních poradců, a.s. Kodaňská 46, Praha 10

3 Kapitola 1 Vytipování zájemce a výběrové řízení 1. Získávání nových obchodních zástupců má obecně platné zásady, jaké jsou běžné v jiných profesích. Specifikem práce finančního poradenství jsou především v náročnosti na vzdělávání, nepravidelný příjem odpovídající přímo výkonu, vysoký stupeň osobní disciplíny při samostatném organizování svého pracovního času a předpokladem určitých schopností při komunikaci s klienty. 2. Finanční poradenství jako profese se na trhu postupně profiluje a úspěšnost každého jednotlivce je ovlivněna tím, že se stává až koníček spolupracovníka a přináší mu tato forma práce uspokojení. Každý obchodní zástupce si musí být vědom, že se jedná o stálou komunikaci s jednotlivci i skupinami (rodinami, firmami). 3. Předpoklad úspěchu je postaven na postupném získání systému (rutiny) v této činnosti s vytvořením si dostatečného kmene klientů a sítí spolupracovníků. Dle těchto kritérií i předpokladů je potřeba přistupovat k výběru nových spolupracovníků. Výběr nového obchodního zástupce je tak jako v ostatních profesích výběrovým řízením! 4. Při maximální profesní koncentraci na tuto oblast činnosti se postupně obchodní zástupce může dostat k nadstandardním příjmům i profesní specializaci, včetně příslušných pozic ve Společnosti finančních poradců, a. s. Obecně platí také, že zájem o určitou práci je ovlivněn především výší čistého příjmu, otázkou společenského nebo profesního postavení a obecnou spokojeností s pracovní činností (kolektiv, ocenění, typ služby, atp.). V aplikaci na Společnost finančních poradců, a.s. to znamená, že je v činnosti finančního poradce možnost dosahovat vysoce nadprůměrné příjmy, je možné si v rámci firmy, ale i mezi klienty a ve svém okolí vytvořit pozici prestižního, vzdělaného a úspěšného poradce, a že se zde může každý zájemce úspěšně seberealizovat ve spolupráci s dobrým kolektivem, i firemním zázemím. 5. Z toho vyplývá, že náš další budoucí nový obchodní zástupce bude ten, který nejenže potřebuje peníze, ale vyhovuje mu řídit sám sebe, mít dobrý servis informační, vzdělávací a technický a ví, že je jeho práce oceněná a může na ní založit svou dlouhodobou budoucnost a že pracuje v kolektivu, který se navzájem povzbuzuje, motivuje i si pomáhá. Spoluprácí se společností může zájemce zahájit své podnikání s minimálními vstupními náklady. 6. Při vytipování vhodných zájemců o spolupráci tedy vyjdeme z určitých kritérií: a) potřeba výdělku jasně položit otázku, kolik si zájemce potřebuje v této práci vydělat (a to ať jako na vedlejší nebo hlavní činnost). Dobré je zájemce upozornit na určité 1

4 minimální náklady s touto činností spojené, hlavně pak na začátku, kdy po nějakou dobu je zpoždění v provizích (případně poplatky za licence a semináře). b) komunikativnost - důležité dobře otipovat zájemce (jaké má vyjadřovací schopnosti, jak dovede vysvětlovat a komunikovat, jak dovede naslouchat a dávat věci do souvislostí, jak dovede pracovat s námitkami, např. kontrolní otázka potřebujeme pojištění?, atp.). Orientační a dobrou pomůckou je zjistit jeho koníčky, zájmy a okruhy činností i přátel (tzv. pozitivní typ), protože zde zákonitě platí, že ten, kdo je komunikativní, má i široký okruh známých a přátel, a tímto i potenciálních klientů. c) vzdělanost, vzdělatelnost určité typy vzdělání jsou dobrým předpokladem, zvláště v oborech, kde zájemce přichází do širokého kontaktu s lidmi. Ovšem s tím souvisí i schopnost vzdělávat se dál, tzn. schopnost doplňovat si informace a stále za pochodu se rekvalifikovat a profesionalizovat. Příklad: optimální skupinou jsou zájemci se středoškolským vzděláním, mající zkušenost z kontaktu s lidmi a důvěrou svého okolí. d) mají k tomu časový prostor je potřeba jasně zájemci sdělit časovou náročnost této práce a zároveň i získat od něj informaci, kolik času denně, týdně, měsíčně, ale hlavně pravidelně může pro tuto činnost vyčlenit. Soustředit maximálně pozornost zájemce na to, že chce-li dosahovat určitých efektů, musí této práci minimálně věnovat 6 10 hod. týdně, aby si udržel stálý přehled, a to vyžaduje pravidelný časový prostor vyčleněný na práci s klienty a na práci na sobě. U těch, kteří budou mít finanční poradenství jako hlavní zaměstnání je samozřejmě potřebný časový prostor až kolem 150 hod. měsíčně i více. e) pracovitost a cílevědomost jako k výkonu každé jiné práce je u finančního poradenství taktéž nutná tzv. osobní disciplína a směřování svých zájmů za určitými cíli. Prověříme si proto u zájemce, jaký má postoj k životu, co se mu již podařilo realizovat (bydlení, rodina, majetkové poměry, koníčky, atp.) a co chce dál v životě realizovat. Upozorníme zájemce, že tato práce ve službách klientovi je náročná na osobní disciplínu a chuť stále a opakovaně komunikovat s klienty a sebevzdělávat se. Má určité zásady postavené na organizování práce sobě sama. 7. Zobecníme-li předcházející, vychází nám, že je dobré zájemce otipovat, jestli je schopen si vytvořit prostor v hlavě, tzn. vytěsnit určité činnosti a zaplnit své myšlenkové pochody prací finančního poradce. A tímto se postupně profesionalizovat v jednom nebo více finančních a pojišťovacích produktech. Pouze ten, kdo podstatnou část své pracovní energie a času i myšlení zaměří na pravidelné činnosti spojené s touto profesí, bude dostatečně úspěšný, což se mu zpětně projeví ve finančním příjmu. 8. Proto veškerou naší činnost je potřeba zaměřit na vyhledávání takovýchto typů nových spolupracovníků. Formy tohoto získávání mohou být různé, ovšem nejefektivnější je vždy to, abychom potencionálního zájemce získali pro OSOBNÍ KONTAKT, kde s ním klady a zápory této práce můžeme probrat a zároveň si provést i otypování jeho předpokladů (např. ve spolupráci s personálními agenturami). 9. Můžeme proto pracovat těmito způsoby: a) Soustavně si vytypovávat ve svém okolí příhodné typy lidí, které známe případně i z minulosti, se kterými na toto téma provedeme pohovor. 2

5 b) Sami iniciujeme nabídku různými formami a to tak, abychom vzbudili zájem k osobnímu rozhovoru, případně k účasti na nějakém seznamovacím meetingu. c) Iniciativně vyhledáváme osoby pracující v příbuzných činnostech, kde víme, že jsou podmínky práce nesrovnatelně horší a složitější. 10. Oslovení nových spolupracovníků je možné provést několika způsoby: běžnou inzercí (následně probíhá vstupní pohovor) využití určitých databází oslovením klientů a známých Jedná-li se o anonymního zájemce je nutný vstupní pohovor. Jedná-li se o konkrétní osobu (nám již známou) je nutný taktéž pohovor zaměřený na projevení zájmu. Techniky vedení obou pohovorů jsou v první části rozdílné, v části druhé totožné. 11. Seznamovací pohovor by měl mít následující strukturu: a) vzájemné představení b) náplň práce c) organizační a systémové informace První se velmi stručně představuje SFP a) čím se společnost zabývá b) jaké má obchodní aktivity c) jaké produkty nabízí (rekvalifikaci zdarma) d) jaké má podmínky e) jaké jsou potenciální možnosti příjmů f) další výhody (RENTA, práce v důchodu, atp.) Následně je potřeba velmi pozorně vyslechnout zájemce: a) jaké má vzdělání b) jakými zaměstnáními prošel c) jaké má zkušenosti s prací s lidmi d) jaké má zkušenosti z finančního a pojišťovacího trhu e) jakou má motivaci k nové práci Zájemce v rámci vstupního pohovoru obdrží také informace o náplni jeho práce: a) seznámit zájemce s tím, že prakticky každý jednotlivec i rodina potřebují v průběhu vývoje finanční, úvěrové a pojišťovací produkty i jinou formu zajištění (iiplan ) atp. b) nejoptimálnější servis jak pracovat s penězi či kapitálem a zminimalizovat rizika nabízí zaškolený finanční poradce (ne zaměstnanec na přepážce) c) SFP proto rekvalifikuje zájemce na finanční a pojišťovací služby, a to postupně d) nejlépe je zahájit činnost prodejem zlata nebo reorganizací a modernizací produktů, případně rozšířením svých finančních, pojišťovacích či úvěrových 3

6 produktů, nebo na nabídce produktů nám blízkým osobám (příbuzní, známí) e) zdůraznění toho, že celé období zapracovávání probíhá za spoluúčasti řídícího pracovníka (možnost dělené provize) f) navození otázky jaký stav je u tohoto zájemce v oblasti finančních a pojišťovacích produktů či záměru investování g) jakou má představu o budoucí klientele ve svém nejbližším okolí (minimálně 10 typů na návštěvu v nejbližším období) Dále postoupíme k objasnění organizačních a systémových informací: a) o produktech objasnění principů nejběžnějších finančních a pojišťovacích produktů či investic iiplan = postupný nákup vybrané gramáže investičních cenných kovů. Každá platba od 100 Kč včetně se okamžitě promění v část vybraného investičního slitku. Klient sám určuje typ kovu, gramáž slitků, které bude nakupovat, počet slitků, na které chce naspořit, výši platby, frekvenci platby. Produkt je velmi flexibilní a lez jej přizpůsobit potřebám klienta. Investiční zlato je osvobozeno od DPH, zpětný prodej investičních cenných kovů nepodléhá dani z příjmu. Investiční cenné kovy nabízí zajištění pro případ ekonomických i měnových krizí, mají stabilní kupní sílu po dlouhá období. životní pojištění = nabízí kombinaci nadstandardní pojistné ochrany pro celou rodinu a vysokého zhodnocení vložených investic, pojištění pro případ smrti nebo úrazu a dalších pojistných událostí na určitou částku, při nevyčerpání je možnost zhodnocených prostředků použít jednorázově atp., daňové odpočty a další výhody, rezervy na důchod. úrazové pojištění, neživotní pojištění, úvěrové produkty (hypotéky, spotřebitelské úvěry) atp. dotaz na zájemce, jak on nebo osoby z jeho nejbližšího okolí na základě výše uvedených principů spořících a pojišťovacích produktů potřebuje takovéto produkty řešit při vytipování klientů zájemce si vytvořit harmonogram od oslovení těchto klientů až po jejich návštěvu spolu s garantem (zkušebně před tímto je nejlépe, když si uzavře některý z produktů tento zájemce sám ve spolupráci se svým řídícím b) o pracovních postupech souběžně s návštěvou klientů zájemce provedeme dvou až tří hodinové zaškolení jednoho produktu (nejlépe iiplan a životní pojištění) navedeme zájemce na systém porad a postupný další informační servis pravidelně minimálně týdenně pomáháme organizovat schůzky s klienty i školení zájemce, a toto pravidelně kontrolujeme a vyhodnocujeme na určitých příkladech odměn za produkci seznamujeme nového spolupracovníka s jeho finanční odměnou 4

7 soustavně tomuto novému spolupracovníkovi doplňujeme informace v nejběžnějších produktech a postupně ho navádíme na vzdělávací systém zdůrazňujeme i to, že se jedná o kolektivní práci, kdy i on po nabytí určitých zkušeností může přivádět do svého týmu nové zájemce, za jejichž výkon mu také náleží část provize 12. Podstatné ovšem v tomto získávání nových spolupracovníků je, být osobně přesvědčen, že pro mou skupinu je tato činnost důležitá a že má svůj význam. Těchto významů je několik: a) finanční příjem z rozdílových provizí skupiny, b) práce s kolektivem přináší nutnost stálého sebevzdělávání i pravidelných organizačních a řídících činností, c) nárůst obchodních zástupců Společnosti finančních poradců, a. s. zamezuje působení konkurence, d) větší počet obchodních zástupců ve skupině vytváří možnost lepšího servisu klientům (specializace, zastupování, podílení se na nákladech, atp.), e) s růstem počtu obchodních zástupců roste image firmy i její společenské a ekonomické postavení na trhu, a tím i význam pro smluvní partnery, což umožňuje získávání vyšších provizí do obchodní sítě a další benefity. 13. A proto je velmi důležité z krátkodobého i dlouhodobého hlediska se získáváním a výchovou nových finančních poradců soustavně zabývat, kde je ovšem velmi důležité systematicky a pravidelně se novému zájemci intenzivně minimálně půl roku až rok věnovat a dovést ho k odborné a profesní samostatnosti. 14. Společnost finančních poradců, a.s. je systémově velmi dobře nastaveno na výchovu a rozvoj nových zájemců o tuto práci. Provizní systém velmi dobře řeší i finanční příjmy za práci s výchovou nových obchodních zástupců. 5

8 Kapitola 2 Postup po uzavření mandátní smlouvy 1. Uzavření mandátní smlouvy předchází vstupní pohovor (viz. předchozí kapitola) s vyplněním vstupního dotazníku (viz. předchozí kapitola) a informace o nutnosti výpisu z rejstříku trestů. Zájemce se taktéž seznámí se vstupním protokolem, kdy si stanoví postupné kroky pro splnění jednotlivých podmínek. 2. Vyplněním a podpisem mandátní smlouvy zájemce deklaruje přistoupit na podmínky i systémové postupy Společnosti finančních poradců v dané činnosti finančního poradenství. Z těchto důvodů okamžitě při podpisu mandátní smlouvy jmenuje ředitel (příp. pověřený řídící týmu) garanta (buď přímý řídící nebo kdokoli jiný z týmu), který zodpovídá za rozvoj tohoto nového zájemce po dobu 6 měsíců. Formu odměny si řeší garant individuálně s novým mandatářem dohodou dle náročnosti možno i formou dělené provize. 3. Garant spolu s novým obchodním zástupcem do dvou dnů vypracuje Závazný harmonogram na 1. dekádu (prvních 10 dní) činnosti (viz. Index poradce) a rozplánuje postup pro plnění jednotlivých bodů vstupního protokolu Práce s tiskopisy a materiály Závazný harmonogram: A) Garant po vyhodnocení zkušeností a znalostí začátečníka odsouhlasí postup práce na prvních deset dnů po uzavření smlouvy, a to se záměrem na konkrétní dny k výkonu: i. oslovení klientů ii. iii. iv. návštěvy klientů uzavření smlouvy času na samostudium v. času na školení a porady, atp. B) Garant směřuje začátečníka k takovémuto postupu: i. 2 3 hodiny úvodní školení produktu ii. iii. iv. účasti na minimálně 2 obchodních schůzkách garanta vyčlenění si 2 4 hod. na samostudium provedení oslovení minimálně 5 klientů v. organizace návštěv klientů minimálně ve 2 případech (možná spoluúčast garanta) vi. uzavření minimálně 1 smlouvy s klientem 6

9 C) Po ukončení 1. dekády provede garant vyhodnocení úspěšnosti záměru, provede rozbor úspěchů a neúspěchů začátečníka a převezme od začátečníka Závazný harmonogram na 2. dekádu. V této druhé dekádě je potřeba uskutečnit minimálně: i. 10 oslovení klientů ii. iii. iv. 5 návštěv klientů uzavření 3 smluv samostudiu věnovat 3 hod. v. konzultaci 2 hodiny D) Po ukončení 2. dekády provede garant vyhodnocení úspěšnosti záměru, provede rozbor úspěchů a neúspěchů začátečníka a převezme od začátečníka Závazný harmonogram na 3. dekádu. V této dekádě je postup stejný jako dekádě předchozí, pouze doporučujeme vyčlenit cca další 3 hodiny na zaškolení dalšího produktu. E) Po ukončení 3 dekád vypracuje garant s novým obchodním zástupcem písemné vyhodnocení 1. měsíce činnosti na určeném tiskopise SFP (viz. příloha Vstupní protokol). Toto vyhodnocení bude doplněno o vyjádření příslušného oblastního ředitele a zasláno na centrálu společnosti. F) Po ukončení 3 dekád bude na tiskopise garantem provedeno hodnocení obchodního zástupce, a to: i. výborně pokud nadstandardně splnil výše uvedené kritéria v jednotlivých dekádách ii. velmi dobře pokud splnil základní kritéria v jednotlivých dekádách iii. dobře - pokud s drobnými nedostatky splnil základní kritéria v jednotlivých dekádách Dle tohoto hodnocení a posouzení spolupráce garanta bude tento vyhodnocen. G) Na základě tohoto hodnocení bude oblastním ředitelem stanoven další postup toho obchodního zástupce, a to takto: i. ukončit mandátní smlouvu při neplnění záměru (vepsat: UKONČENÍ ). ii. iii. rozšířit zkušební dobu o 1 3 dekády maximálně v případě určitých objektivních okolností, ale i předpokladů, že obchodní zástupce bude pracovat dál. ( ZKUŠEBNÍ DOBA 1 3 ). zařadit do systému školení a porad, včetně týdenního plánovitého postupu dle podmínek zaškolených mandatářů s pravidelným dohledem garanta a jeho vedením po dobu dalších 5 měsíců. ( ZAŠKOLENÝ ) Studijní pomůcky a materiály 1. Při projednávání Závazného harmonogramu na 1. dekádu proběhne zaškolení, které provede garant týkající se náplně práce, způsobu práce, postupu zaškolení, 7

10 všeobecných podmínek, představení společnosti a smluvních partnerů, rozsahu nabízených produktů, techniky zpracovávání dokumentů, komunikace, práce na PC vše potřebné k fungování nového zájemce (rozsah 2 3 hodiny). 2. Zájemce při tomto proškolení obdrží Úvodní šanon, který mu bude na období jednoho měsíce zapůjčen. Za toto proškolení i ostatní náklady tento zájemce zaplatí Kč svému garantovi. V případě, že po zkušební době bude mandátní smlouva ukončena, studijní podkladové materiály vrátí oblastnímu řediteli. 8

11 Kapitola 3 Výchova a vzdělávání na úroveň finančního poradce 1. Po absolvování postupu v prvních 3 dekádách nový obchodní zástupce absolvuje dříve uvedený vyhodnocovací pohovor s garantem a oblastním ředitelem. Na základě vyhodnocení 1. měsíce činnosti si nový frekventant vytvoří záměr, čeho chce dosáhnout v období dalších 5 měsíců. Tento záměr uvede na zadní stranu tiskopisu Vyhodnocení 1. měsíce činnosti. Záměr bude obsahovat: a. Na které finanční a pojišťovací produkty se zaškolí b. Jaký časový prostor týdně bude věnovat práci SFP na: i. oslovování klientů... ks ii. návštěvu klientů... ks iii. uzavření smluv... ks iv. samostudium... hod. v. školení a porady... hod. c. Uvede, bude-li tato jeho činnost finančního poradce v následujících 5 měsících vykonávaná jako: i. hlavní činnost pro SFP ii. vedlejší činnost při jiném zaměstnání iii. poměrná činnost k jiným finančním službám d. Uvede, záměr směřovat po 5 měsících k profesionalizaci ve finančním poradenství nebo pouze k částečnému zaškolení na některé produkty. e. V souvislosti s výše uvedeným záměrem si stanoví termíny zaškolení na různé produkty s termíny získání příslušných licencí. 2. Průběžnou koordinací při naplňování výše uvedených záměrů je pověřen garant, který zodpovídá za realizaci tohoto záměru i za kontrolu a průběžné vyhodnocování. Garant je ten, kdo napomáhá zájemci v naplnění stanoveného cíle a průběžně vede nováčka ke splnění záměru. 3. Po absolvování 3 dekád zkušebního období je tento nový obchodní zástupce zařazen do týmu s běžnou frekvencí porad a školení i další akcí, které tým průběžně organizuje. 9