Posouzení činností zajišťovaných externě

Transkript

1 Posouzení činností zajišťovaných externě 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative.

2 Posouzení možností externího zajištění vybraných činností - Přístup ke zpracování Poznatky uvedené v této podkapitole je nutno považovat pouze za vstupy do vybraných akčních plánů a v rámci dalších aktivit budou sloužit zejména jako určité východisko resp. materiál k diskusi pro práci projektových týmů. Cílem této části je identifikace vybraných činností společnosti BYTES Tábor a vyhodnocení jejich potenciálu pro externí zajištění (outsourcing). Mezi hlavní výhody outsourcingu patří zejména úspora nákladů na výkon činnosti a vytvoření prostoru pro soustředění se na hlavní předmět činnosti dané organizace. Důležitým faktorem pro outsourcing je i strategický přístup k celkovému zajišťování veřejné služby. Externí dodavatelé disponují kvalifikovanými odborníky, kteří jsou využitelní dle aktuálních potřeb a odpadají tak problémy s dostatečnou odbornou znalostí (procesem zaškolování zaměstnanců), dostupností pracovníka či jeho zastupitelností. S využitím externího dodavatele dochází také k celkovému zjednodušení administrativní náročnosti zabezpečování procesu a celkové vyšší flexibilitě organizace. Na základě analytické části projektu byly identifikovány činnosti, které společnost BYTES Tábor externě zajišťuje a činnosti, u kterých zpracovatel zvažoval možnost externího zajištění. Jedná se o: Právní služby Ostraha objektů Poskytování stravovacích služeb Provádění běžné údržby a havarijní služby v profesi vodoinstalatér a topenář Vedení skladu a zásobování Provoz a údržba tepelného zařízení V první fázi je provedeno vyhodnocení potenciálu pro outsourcing jednotlivých činností. Každá činnost je analyzována a vyhodnocena ve vztahu ke třem prioritním osám. V další fázi jsou činnosti posuzovány na základě čtyř kritérií. Výsledné hodnoty jsou pak provázány do matice spojující bodové hodnocení jednotlivých kritérií. Místo průsečíku v matici poskyt vstupní data pro hodnocení externího zajištění u sledovaných činností. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative.

3 Hodnocení potenciálu vybraných činností pro externí zajištění Hodnocení činností s potenciálem pro externí zajištění bylo provedeno na základě jejich vztahu ke třem osám (viz obrázek). Osy jsou popisovány jako: právní přípustnost dané činnosti, strategická vhodnost outsourcování činnosti, dostupnost činnosti na externím trhu. Činnosti Právní přípustnost Strategická vhodnost Dostupnost na trhu NE ANO Je daná činnost dostupná na externím trhu? (existence nabídky na trhu) ANO Je outsourcing dané činnosti právně přípustný? (soulad s legislativou EU/ČR) NE NE ANO Je outsourcing dané činnosti strategicky vhodný? (např. užívání důvěrných informací, koncentrace know-how společnosti) Právní služby Poskytování stravovacích služeb Ostraha objektů Provádění běžné údržby a havarijní služby v profesi vodoinstalatér a topenář Vedení skladu a zásobování Provoz a údržba tepelného zařízení Hodnocení činnosti (dle třech prioritních os) je vyznačeno v tabulce. Všechny činnosti jsou dle nastavených prioritních os kladné (odpověď ANO) a mají tedy potenciál pro externí zajištění. Vyhodnocení zda je pro společnost BYTES Tábor vhodné tyto činnosti outsourcovat je náplní další fáze. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative.

4 Vhodnost externího zajištění vybraných činností Vhodnost externího zajištění každé činnosti byla posuzována na základě čtyř kritérií. Mezi tyto kritéria patří: K. Ekonomická náročnost (nutnost/potřeba finančních nákladů na provoz dané činnosti v porovnání s náklady na její externí pořízení) K. Náročnost na lidské zdroje (personální požadavky a náročnost pro společnost BYTES Tábor s cílem zajistit pro výkon činnosti kvalitní zaměstnance v dostatečném počtu) K. Organizační náročnost (povaha činnosti z hlediska její plánovatelnosti a jejího významu při řízení/koordinaci jiných činností společnosti) K. Přívětivost pro kočného uživatele (funkčnost a přehlednost zajišťované činnosti z pohledu kočného uživatele/klienta) Při posuzování vhodnosti byly jednotlivé činnosti bodově ohodnoceny dle kritérií, a to v bodové stupnici - činnost málo náročná / velmi přívětivá - činnost spíše náročná / přívětivá - činnost náročná / spíše přívětivá - činnost velmi náročná / málo přívětivá. Výsledné hodnoty byly zaseny a křížově provázány v rámci matice, kde na každé ose je uvedeno jedno kritérium. Toto bodové hodnocení je propojeno spojnicí, a to v oblasti K s oblastí K, resp. oblastí K a K. Místo průsečíku dvou spojnic poskytlo výsledné hodnocení vhodnosti externího zajištění u činností. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative.

5 Vhodnost externího zajištění vybraných činností bodové hodnocení Činnosti Ekonomická náročnost Náročnost na lidské zdroje Organizační náročnost Přívětivost pro kočného uživatele Právní služby Poskytování stravovacích služeb Ostraha objektů Provádění běžné údržby a havarijní služby v profesi vodoinstalatér a topenář Vedení skladu a zásobování Provoz a údržba tepelného zařízení Důležitým vstupem pro vyhodnocení vhodnosti externího zajištění vybraných činností je rozsah a charakter činností, které jsou v současnosti (pro BYTES Tábor) zajišťovány externě. Tyto vstupní informace byly získány v průběhu první analytické části projektu. V současné době jsou externě zajišťovány činnosti: právní služby, poskytování stravovacích služeb, ostraha objektů, běžná údržba a havarijní služba v profesi vodoinstalatér a topenář. Činnost provoz a údržba tepelného zařízení je externě zajišťována částečně, kdy je externímu subjektu pronajata část tepelného hospodářství a činnost vedení skladu a zásobování je zajišťována interně pracovníky společnosti BYTES Tábor. Při bodovém hodnocení bylo využíváno srovnání s obdobnou praxí a dat získaných při strukturovaných rozhovorech s vedoucími pracovníky ve společnosti BYTES Tábor. Hodnocení kritéria přívětivosti pro kočného uživatele (jak z pohledu zaměstnanců, tak klientů společnosti BYTES Tábor) vychází velmi pozitivně s výjimkou externího zajišťování vedení skladu a zásobování. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. 5

6 Vhodnost externího zajištění vybraných činností maticové hodnocení - Právní služby K. EKONOMICKÁ NÁROČNOST - Poskytování stravovacích služeb K. EKONOMICKÁ NÁROČNOST K. NÁROČNOST NA K. PŘÍVĚTIVOST K. NÁROČNOST NA K. PŘÍVĚTIVOST K. ORGANIZAČNÍ NÁROČNOST K. ORGANIZAČNÍ NÁROČNOST Externí zajištění činnosti právní služby bylo vyhodnoceno jako spíše vhodné. V současné době jsou právní služby již externě zajišťovány, a také na základě analýzy uzavřené mandátní smlouvy a smluveného finančního plnění, je tento způsob pro společnost BYTES Tábor výhodný. Činnost poskytování stravovacích služeb je z posuzovaných hledisek velmi vhodná pro zajištění z externích zdrojů. V současné době je služba částečně zajišťována externě (výroba a dovoz jídla) a částečně zaměstnancem vnitřní správy. Pro společnost o několika desítkách zaměstnanců ní ekonomicky výhodné tuto službu zajišťovat kompletně z interních zdrojů. Z důvodu umístění areálu by zajištění této povinnosti zaměstnavatele formou distribuce stravek bylo efektivní. Externí zajištění této činnosti je pro společnost BYTES Tábor výhodné. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. 6

7 Vhodnost externího zajištění vybraných činností maticové hodnocení - Ostraha objektů K. EKONOMICKÁ NÁROČNOST - Běžná údržba a havarijní sl. v profesi vodoinstalatér a topenář K. EKONOMICKÁ NÁROČNOST K. NÁROČNOST NA K. PŘÍVĚTIVOST K. NÁROČNOST NA K. PŘÍVĚTIVOST K. ORGANIZAČNÍ NÁROČNOST K. ORGANIZAČNÍ NÁROČNOST Zajištění ostrahy objektů je prováděno externí firmou. Na základě posouzení byla tato činnost vyhodnocena jako spíše vhodná k externímu zajištění. Z hlediska hodnocených kritérií by interní zajištění této činnosti vyžadovalo vyšší organizační náročnost, ž při jejím externím zajištění. Smluvně uzavřené podmínky jsou z ekonomického hlediska pro společnost velmi dobré. Provádění údržby a havarijní služby v profesi vodoinstalatér a topenář je činností, která byla vyhodnocena jako spíše vhodná pro externí zajištění. Z důvodu vyšší organizační náročnosti a náročnosti na zajištění lidských zdrojů (s důrazem na havarijní službu) je tuto činnost vhodné externě zajišťovat i přesto, že velmi blízce souvisí se zásadními činnostmi společnosti BYTES Tábor, které se v obecně uznávané praxi zajišťují interními zdroji. Také vyhodnocení ekonomické výhodnosti uzavřené smlouvy o dílo vychází pro společnost BYTES kladně. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. 7

8 Vhodnost externího zajištění vybraných činností maticové hodnocení 5 - Vedení skladu a zásobování K. EKONOMICKÁ NÁROČNOST 6 - Provoz a údržba tepelného zařízení K. EKONOMICKÁ NÁROČNOST K. NÁROČNOST NA K. PŘÍVĚTIVOST K. NÁROČNOST NA K. PŘÍVĚTIVOST K. ORGANIZAČNÍ NÁROČNOST K. ORGANIZAČNÍ NÁROČNOST Činnost vedení skladu a zásobování vychází z hodnocení jako spíše vhodná pro externí zajištění. Hlavními důvody tohoto hodnocení jsou relativně nízká náročnost na personální zabezpečení, avšak velmi vysoká organizační náročnost při koordinování zásobovacích činností, které navazují na zásadní činnosti prováděné ve společnosti BYTES. Hodnocená činnost je v současné době prováděna interními zdroji, a je využívána také ke komerčním aktivitám s ekonomickým potenciálem, což indikuje spíše horší ekonomickou výhodnost.. Provoz a údržba tepelného zařízení je v současné době částečně zajišťována externím subjektem, který má v pronájmu tepelné zařízení a částečně provozována a obsluhována zaměstnanci společnosti BYTES Tábor. V hodnocení dle nastavených kritérií tato činnost vychází jako spíše vhodná. Toto hodnocení vyplývá zejména z faktu, že je vhodné na nájemce tepelného zařízení delegovat i jeho údržbu. V případě, že by majetek byl pronajímán, bylo by externí zajištění jeho údržby vhodné. Na oblast tepelného hospodářství je zaměřen jeden za akčních plánů, kde bude tato problematika blíže popsána. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. 8

9 Vhodnost externího zajištění vybraných činností shrnutí Reálný přínos zajišťování dílčích činností externím subjektem je možné vyčíslit pouze na základě detailní specifikace analyzované činnosti, průzkumu a analýzy nabídky trhu a porovnání finanční náročnosti nákupu služby na externím trhu s celkovými náklady, které vznikají při interním zajištění aktivity. Finanční výhodnost externího zajištění ovšem může být jediným kritériem při výběru dílčích činností k externímu zajištění. V některých případech může být celková cena zajištění služby externím dodavatelem vyšší ž celkové náklady potřebné na zajištění aktivity interně v rámci společnosti BYTES Tábor. Při výběru činností vhodných pro externí zajištění je nutné zohlednit i vedlejší náklady (mnohdy i finančního charakteru) spočívající například v obtížnější a časově náročnější komunikaci s externím dodavatelem, v nutnosti koordinace více činností, v riziku vysoké závislosti na externím subjektu. Na základě prvotní rámcové analýzy bylo identifikováno 6 činností, jejichž potenciál k externímu zajištění bylo vhodné analyzovat. Některé činnosti jsou externě zajišťovány již v současnosti, u těchto činností je vhodné (dle výsledků posouzení) jejich externí zajištění i v nastávajícím období. Jedná se o následující činnosti: Právní služby Ostraha objektů Poskytování stravovacích služeb Provádění běžné údržby a havarijní služby v profesi vodoinstalatér a topenář V současné době je jedna z posuzovaných činností zajišťována externě částečně. Jedná se o činnost: Provoz a údržba tepelného zařízení. V případě pronajatého tepelného zařízení je vhodné delegovat na nájemce i jeho údržbu. Poslední posuzovu činností byla činnost: Vedení skladu a zásobování. Zde bylo na základě posuzovaných kritérií potvrzeno zachování této činnosti jako interně zajišťované. 008 KPMG Česká republika, s.r.o., a Czech limited liability company and a member firm of the KPMG twork of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. 9