Ostatní portálové aplikace

Transkript

1 Akademický informační systém Slovenská technická univerzita v Bratislavě Ostatní portálové aplikace Svazek 9 Verze: 1.20 Datum: 10. března 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Autoprovoz Evidence autoprovozu Žádanky o automobil Vyřizování žádostí o automobil Helpdesk pro AIS Funkce a uživatelská nastavení helpdesku Seznam uživatelských rolí v helpdesku Kanály helpdesku Správa virtuálních helpdeskových kanálů Zakládání kanálů helpdesku Portál člena orgánu Členové orgánu Plánovaná jednání orgánu Přehled historických členů a jednání Zápisy Portál SIF a OSSA Základní údaje Správa osob Ostatní telefony Místnosti Správa eprůzkumů Tvorba otázek a jejich typy Výsledky průzkumu Správa karet Identifikační karty Vydávání, rušení a aktivace karet Sestavy identifikačních karet Historie vydaných karet Seznam osob bez fotografie Prohlížení skladu fotografií ITIC karty na výměnu Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Vkládání fotografií do databáze Hromadné vkládání fotografií do databáze Sklad fotografií Převzetí karet do výroby Označení vyrobených karet Správa licencí Ověření platnosti identifikačních karet

4 6.16 Užívané ID karty Správa vyšší úrovně autentizace uživatelů Speciální karty Rejstřík 69 4

5 Seznam obrázků 1: Evidence autoparků : Evidence automobilů : Přiřazování podané žádosti : Přehled vyřízených žádostí : Přehled historických žádostí : Sestava čerpání zdrojů : Přehled kanálů helpdesku : Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu individuální přidělení : Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu hromadné přidělení : Nastavení kategorií požadavků : Nastavení důvodů zamítnutí požadavku : Nastavení eskalačního řetězce : Zadání nového požadavku : Přehled mých požadavků : Přidělování požadavků řešitelům : Řešené požadavky v kanálu helpdesku : Historie požadavků kanálu helpdesku : Vyhledávání požadavků : Statistika požadavků kanálu dle času : Statistika požadavků kanálu dle zadavatelů : Nastavení virtuálních kanálů : Portál člena orgánu : Členové orgánu : Plánovaná jednání orgánu : Přehled historických členů a jednání : Portál SIF a OSSA : Správa osob : Ostatní telefony : Místnosti pracoviště : Správa eprůzkumů : Aktivace ankety : Tvorba otázek : Otázka typu celé číslo: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu hodnotová škála: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Logická otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu odstavec textu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku 46 37: Otázka typu více hodnot z výčtu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu jedna hodnota z výčtu zobrazení v dotazníku : Sdružená otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Otázka typu jedna hodnota z výčtu selectbox: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku : Správa naskenovaných dávek odpovědních archů eprůzkumů : Správa karet

6 6 43: Založení požadavku na novou kartu : Aktivace karty : Sestavy identifikačních karet : Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti : Historie vydaných karet : Seznam osob bez fotografie : Prohlížení skladu fotografií : ITIC karty na výměnu : Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru : Hromadné vkládání fotografií do databáze : Převzetí karet do výroby : Označení vyrobených karet : Správa licencí ISIC/ITIC karet : Ověření platnosti identifikačních karet : Správa typů identifikačních karet : Správa speciálních karet : Aktivace nové speciální karty : Oprávnění přístupu pro speciální karty

7 Vážení uživatelé, devátý svazek příručky Akademického informačního systému STU je určen zejména uživatelům, které se na pracovištích věnují správě výpočetní techniky (OSVT) a systémové agendy (OSSA), ústavním referentům zabývající se vědecko-výzkumnou evidencí, orgánům univerzity, systémovým integrátorům a pracovníkům provozu aplikací. V kapitole Autoprovoz jsou popsány aplikace pro evidenci autoparků a automobilů, pro správu a podávání žádostí o zapůjčení školního automobilu, vyřizování žádostí a tisk souvisejících dokumentů a tvorbu sestav. Nástojem pro sběr a monitoring uživatelem hlášených požadavků a poruch se zabývý kapitola Helpdesk pro AIS. Sledován je průběh řešení celého problému, včetně zainteresovaných osob. Členové orgánů mají dostupné aplikace popisované v kapitole Portál člena orgánu. Jejich funkce je ovlivněna přidělenou funkcí členům orgánů. Kromě zobrazení členů zvoleného orgánu lze v aplikacích plánovat jednání, sledovat přehled historických členů a jednání a evidovat zápisy z jednotlivých jednání. Kapitola Portál SIF a OSSA je určen systémovým integrátorům a pracovníkům ústavů, kteří v příslušných aplikacích mohou zaměstnancům nastavovat telefonní čísla, čísla kanceláří, ové adresy a případně nastavovat adresu pracoviště. V kapitole Správa eprůzkumu je popsána aplikace k sestavování a správě anket elektronického průzkumu. Popsán je i způsob tvorby jednotlivých otázek, které lze při tvorbě anket použít. Kapitola Správa karet je věnována aplikacím pro výdej a výrobu identifikačních karet používaných na STU. Některé části jsou určeny provozním pracovníkům, jiné uživatelům, kteří s kartami pracují (především systémový integrátoři a studijní referentky). Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8

9 1 Autoprovoz Autoprovoz zahrnuje aplikace pro správu a podávání žádostí o zapůjčení školního automobilu. Aplikace jsou umístěny v Osobní administrativě v části eagenda. Schvalování žádanek vedoucím pracoviště probíhá ve zvláštní aplikaci umístěné v Portálu vedoucího (více v 8. svazku dokumentace AIS s názvem Portál vedoucího). Přístup k jednotlivým aplikacím je závislý na přiděleném oprávnění nebo na roli uživatele v informačním systému. Aplikace umožňují evidovat autoparky a automobily, podávat žádosti, vyřizovat žádosti, ukončovat žádosti, tisknout dokumenty jako je Žádanka na přepravu, Záznam o provozu vozidla, dále tvořit sestavy čerpání zdrojů. 1.1 Evidence autoprovozu Aplikace Evidence autoprovozu je přístupná pouze osobám s přiděleným oprávněním fpms-park a umožňuje evidovat autoparky univerzity a jejich automobily. Pro evidenci a zobrazení slouží aplikace: Evidence autoparků v aplikaci se evidují autoparky celé univerzity. Nový autopark se přidá přes formulář (obr. 1), jehož položky Název a Pracoviště jsou povinné. Pracoviště lze dohledat dle části jeho názvu, zkratky nebo čísla, implementován je našeptávač, který usnadňuje a urychluje vyhledávání. Pro založený autopark je nutné definovat: Skupinu uživatelů, kteří si mohou podat žádanku o automobil zvoleného autoparku. Uživatelé se přidávají hromadně pomocí kvalifikátoru nebo parafikátoru, které umožňují specifikovat obecnou skupinu (například zaměstnanci vedoucí pracovišť) nebo skupinu definovanou jedním parametrem (například aktivní zaměstnanci dané fakulty). Přidat lze jednu i více skupin uživatelů. Seznam osob zařazených do těchto skupin je automaticky aktualizován podle aktuálního vztahu osob k univerzitě či pracovišti. Správce, kteří evidují automobily a schvalují podané žádosti o automobil. Uživatelé se přidávají jednotlivě přes formulář, jehož položky Uživatel a Odkdy jsou povinné. Uživatele lze dohledat dle části jeho jména nebo ID, implementován je našeptávač. Osoba, která bude ze seznamu správců odebrána, je přemístěna do historie. Historii správců lze zobrazit tlačítkem Zobrazit historické záznamy. Evidence automobilů v aplikaci se evidují všechny automobily příslušné do autoparků univerzity. Nový automobil se vkládá přes formulář (obr. 2), jehož položky jsou: SPZ správný tvar evidenční číslo vozidla se kontroluje. Je povinným údajem; popis zpřesňuje a usnadňuje uživatelům výběr automobilu, může být uloženo například výrobní označení automobilu, například fabia; typ volí se z menu. Je povinným údajem; řidič jméno řidiče se dohledává mezi uživateli AIS podle části jména nebo ID, implementován je našeptávač. Pokud není řidič evidován, pak se předpokládá, že se bude vozidlo půjčovat bez řidiče, tzn. že řídit bude osoba, která žádá o půjčení automobilu; 9

10 1 AUTOPROVOZ Obrázek 1 Evidence autoparků počet osob celkový počet míst v automobilu včetně místa pro řidiče. V žádance se pak nabízí takový počet polí pro vložení spolucestujících osob, který odpovídá vyplněnému počtu osob mínus jedno místo řidiče; cena za km je povinným údajem, pokud není zadána, nemůže uživatel po ukončení cesty žádanku uzavřít; měna je povinným údajem, pokud není zadána, nemůže uživatel po ukončení cesty žádanku uzavřít; 10

11 1 AUTOPROVOZ autopark ke kterému je automobil přiřazen, volit lze jen ze seznamu autoparků, u kterých je uživatel stanoven správcem. Je povinným údajem. Seznam evidovaných automobilů lze omezit dle zvoleného autoparku. Obrázek 2 Evidence automobilů 1.2 Žádanky o automobil Aplikace Žádanky o automobil je součástí aplikace Žádanky umístěné v Osobní administrativě v části eagenda a je nabízena zaměstnancům, případně externím pracovníkům univerzity (tuto možnost je individuální, pro každé pracoviště ji nastavuje vedoucí pracoviště v aplikaci Portál vedoucího Žádanky Nastavení). Uživatelům umožňuje podat za sebe nebo jinou osobu svého pracoviště žádost o zapůjčení konkrétního automobilu na přesně určenou dobu. Jakmile uživatel podá žádost, musí vyčkat na vyjádření vedoucího svého pracoviště. Schválením je žádost postoupena správci autoparku k akceptaci a přidělení vozidla. Po návratu z cesty musí uživatel vyplnit a vytisknout záznam o provozu vozidla, k čemuž potřebuje znát původní a aktuální stav tachometru zapůjčeného vozidla (tyto údaje jsou kontrolovány oproti údajům zaznamenaným předcházejícím a následujícím uživatelem daného automobilu), dále musí potvrdit ukončení cesty (cestu lze ukončit až po proběhnutí začátku cesty). 11

12 1 AUTOPROVOZ Popis aplikace Žádanky o automobil je umístěn v 1. svazku dokumentace s názvem Všichni uživatelé. Pokud je uživateli v jakémkoliv kroku žádost zamítnuta, nevrací se uživateli zpět k editaci. 1.3 Vyřizování žádostí o automobil Aplikaci Vyřizování žádostí o automobil mohou využívat osoby nastavené jako správce autoparku v aplikaci Evidence autoparků (viz strana 9). Je rozdělena do několika záložek, jež umožňují konečné přiřazení vozidla, sledovat přehled zpracovaných žádanek, historii a vytvořit sestavu. Přiřazování aplikace umožňuje přiřazení nebo stornování podané žádosti. Zobrazeny jsou pouze podané a vedoucím pracoviště schválené žádanky. Aplikace při přiřazování automaticky kontroluje kolize mezi podanými a schválenými žádankami. Kolizí je myšlena shoda výpůjční doby mezi dvěmi žádankami na jedno vozidlo. Význam ikon seznamu (obr. 3): Podrobnosti zobrazuje podrobné informace o žádance. Přiřadit umožňuje schválit a přidělit požadované vozidlo. Kliknutím na ikonu se otevře formulář naplněný údaji ze žádanky a s informací o případné kolizi s jinými rezervacemi daného vozidla. Pokud ke kolizi dojde, je možným řešením přidělit jiný odpovídající automobil, nebo žádanku stornovat (uživatel si pak musí podat novou žádanku na jiné vozidlo, případně na stejné, ale se změněným termínem). V přiřazovacím formuláři je možné změnit vozidlo a termíny odkdy dokdy, případně doplnit poznámku. Požadavek je schválen po stisknutí tlačítka Akceptovat. Pokud se změní výpůjční doba, je vhodné před akceptací použít tlačítko Nalézt shody, kterým se odhalí případné kolize s jinými rezervacemi. Stornovat umožňuje zamítnout žádost. Zpracované požadavky se automaticky přemístí do záložky Přehled. O schválení nebo zamítnutí žádosti je uživateli zaslán . Přehled aplikace zobrazuje přehled všech podaných a zpracovaných žádanek. Seznam je seřazen dle data počátku cesty a lze ho omezit dle konkrétního vozidla a stavu žádosti (rezervace, akceptovaná a stornovaná). Význam ikon seznamu (obr. 4): Podrobnosti zobrazuje podrobné informace o žádance. Upravit umožňuje změnit automobil, termíny odkdy dokdy, stav žádanky (na rezervaci, akceptaci, storno). Tisk žádanky ikona je nabízena pouze u požadavků na automobil s řidičem. Umožňuje vytisknout vyplněnou žádanku na přepravu osob nebo žádanku na přepravu nákladu. Historie aplikace zobrazuje žádosti ve všech stavech, jejichž termín již vypršel. Seznam je seřazen dle data počátku cesty a lze ho omezit dle konkrétního vozidla a stavu žádosti (rezervace, akceptovaná a stornovaná). Význam ikon seznamu (obr. 5): 12 Podrobnosti zobrazuje podrobné informace o ukončené žádance. Tisk žádanky ikona je nabízena pouze u akceptovaných žádostí o automobil s řidičem. Umožňuje vytisknout vyplněný dokument Záznam o provozu motorového vozidla.

13 1 AUTOPROVOZ Obrázek 3 Přiřazování podané žádosti Obrázek 4 Přehled vyřízených žádostí Sestava aplikace zobrazuje sestavu čerpání zdrojů cest, jejichž termín proběhl a cesty se uskutečnily nebo jsou doposud neuzavřeny. Sestava se zobrazuje za období dané termíny od do. U neuzavřených cest se datum odkdy, dokdy a cena za Km zobrazují červeně pro snadnější odlišení. Zobrazenou sestavu je možné exportovat do MS Excel. Pro neuzavřené cesty se do sloupce Cena celkem tiskne text neuzavřeno, zatímco pro uzavřené cesty se do něj ukládá celková cena cesty. Kromě termínu odkdy dokdy je možné výpis omezit podle jednotlivých automobilů. 13

14 1 AUTOPROVOZ Obrázek 5 Přehled historických žádostí Obrázek 6 Sestava čerpání zdrojů 14

15 2 Helpdesk pro AIS Helpdesk pro AIS umožňuje přehledně spravovat portál uživatelské podpory. Je nástrojem pro sběr a monitoring uživatelem hlášených požadavků, poruch apod. (v textu je používáno společné označení požadavek). Součástí evidence požadavků je evidence průběhu jejich řešení a výsledků. Helpdesk je napojen na univerzitní poštovní systém, prostřednictvím kterého jsou automaticky zasílány upozorňující y osobám zapojeným do řešení problému. Základem celého systému jsou tzv. kanály, které slouží k zadávání požadavků. Toto rozdělení umožňuje rozdělit uživatele, kteří mají do helpdesku přístup. Ať se jedná o zadavatele požadavků nebo o jejich řešitele. Dále umožňuje základní rozdělení úkolů, například požadavky na odstranění chyby, provozní požadavky, nové náměty. Oprávnění jsou stanovovány pro jednotlivé kanály a osoby. 2.1 Funkce a uživatelská nastavení helpdesku Následující výčet popisuje jednotlivé kroky v helpdesku od vložení požadavku až po jeho ukončení a vzájemnou akceptaci uživatelem a řešitelským týmem. 1. Uživatel zadá požadavek do kanálu helpdesku. 2. Správce kanálu přidělí požadavek řešiteli, ihned jej vyřeší a ukončí, nebo jej odmítne. 3. Řešitel na požadavku pracuje sám nebo s dalšími řešiteli. Názory a postup řešení je zaznamenáván v komentářích, které může sledovat i zadavatel požadavku. 4. Řešitel se domnívá, že je požadavek splněn. K požadavku vloží závěr řešení a podá návrh k akceptaci. Zadavatel je s řešením spokojen a akceptaci potvrdí. Pokud není spokojen, výsledek neakceptuje a tím vrátí požadavek k dořešení. 5. Po akceptaci požadavku zadavatelem následuje akceptace osobou řešitelského týmu s rolí AC (viz strana 17). I tato osoba může vrátit požadavek k dořešení. V průběhu řešení požadavku jsou helpdeskovým systémem zasílány automatické y zadavateli a řešitelům požadavku. V předmětu u je uveden řetězec Helpdesk (zkratka označující helpdeskový kanál): operace název požadavku, například s předmětem Helpdesk (uis-provoz): Řešitel požadavku Profilové předměty informuje o tom, že uživatel byl stanoven řešitelem požadavku v helpdeskovém kanálu uis-provoz, název požadavku je Profilové předměty. y se zasílají v následujících případech: 15

16 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 7 Přehled kanálů helpdesku Akce zaslán Požadavek zadán osobám v eskalačním řetězci (strana 19) Požadavek nebyl řešiteli přidělen osobám v eskalačním řetězci Požadavek zadavatelem smazán administrátorovi kanálu Požadavek administrátorem smazán zadavateli požadavku Požadavek administrátorem zamítnut zadavateli požadavku Odpovědnost k požadavku nastavena vychází z preferencí (strana 17) Řešitel požadavku nastaven řešiteli požadavku Řešitel požadavku zrušen zrušenému řešiteli požadavku Řešitelem navržena akceptace zadavateli požadavku Řešitelem zrušena akceptace zadavateli požadavku Zadavatelem potvrzena akceptace řešitel s rolí AC (strana 17) Požadavek nebyl akceptován ani ukončen řešiteli požadavku Komentář vložen nebo změněn vychází z preferencí 16

17 2 HELPDESK PRO AIS Automatické zasílání některých typů informací z helpdesku lze ovlivnit preferencemi. Nastavují se v aplikaci Preference, na niž je odkaz umístěn v nápovědném textu nad seznamem kanálů (obr. 7). Nastavení se provádí pro celý helpdesk. Zasílání u o změnách v komentářích požadavku primárně je nastaveno na neinformovat. Je možné zvolit zasílání informací o všech požadavcích, o mnou zadaných požadavcích, mnou řešených požadavcích nebo mnou řešených a odpovědných požadavcích. Zvolit lze pouze jednu variantu. Zasílání u o odpovědných požadavcích v helpdesku pokud bude označena možnost ano, pak budou zasílány informace o všech požadavcích s přidělenou odpovědností. Zasílat v u o akceptaci řešení vašeho požadavku úplnou historii pokud bude označena možnost ano, pak bude zpráva o akceptaci požadavku doplněna o celou historii řešení daného požadavku, tj. bude obsahovat zadání požadavku a všechny komentáře. 2.2 Seznam uživatelských rolí v helpdesku Uživatelská role poskytuje uživateli práva k příslušné aplikaci a povoluje mu tak provádět určitou sadu operací v rámci konkrétního kanálu. Osobě, která založí helpdeskový kanál, je automaticky přidělena role administrativy (správa kanálu). Správce kanálu dál definuje jeho uživatele a uživatelům role. Přiděluje se taková kombinace rolí, aby uživatelům umožňovala provádět potřebné úkony. Helpdesk rozlišuje několik uživatelských rolí, jejichž význam je následující: Správa kanálu (administrativa) uživatelé s touto rolí mohou jako jediní provádět nastavení kanálu, tj. nastavovat uživatele a jejich role, sestavovat eskalační řetězec, definovat důvody odmítnutí požadavků, stanovovat kategorie požadavků, a bez udání důvodu mohou požadavek zrušit (i v průběhu jeho řešení). Akceptace řešení role umožňuje provést akceptaci požadavku, který akceptoval zadavatel úkolu. Dohled nad plněním problému role umožňuje pouze sledovat plnění požadavků, tj. sledovat komentáře k řešení požadavku. Odmítnutí požadavku ve fázi přidělování požadavků mohou uživatelé s touto rolí požadavek odmítnout. Přiřazování problémů uživatelé s touto rolí rozdělují požadavky jejich řešitelům. Řešení problémů uživatelé s touto rolí se stávají řešiteli požadavků nebo odpovědnou osobou. Komentátor role umožňuje k řešeným požadavkům vkládat komentáře, aniž by uživatelé byli řešiteli požadavků. Zadávání problémů role umožňuje uživatelům pouze zadávat nové požadavky. 2.3 Kanály helpdesku Na obrázku 7 je uveden přehled kanálů helpdesku. Každý uživatel vidí pouze kanály, ve kterých mu byla přidělena nějaká role, minimálně role dohled nad plněním problémů. V seznamu jsou rovněž zobrazeny virtuální kanály založené uživatelem. Do kanálu se vstupuje přes ikonu. Další ikony v tabulce slouží jako rychlé odkazy do často používaných aplikací zvoleného kanálu: Zadat požadavek formulář pro zadání požadavku do zvoleného kanálu. Více o aplikaci Zadání nového požadavku na straně

18 2 HELPDESK PRO AIS Řešené požadavky seznam aktuálně řešených požadavků zvoleného kanálu. Obrázek 8 Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu individuální přidělení Nastavení kanálu helpdesku Aplikaci Nastavení kanálu v nabídce portálu zvoleného kanálu helpdesku má přístupnou pouze správce kanálu a osoby s přidělenou rolí (správa kanálu). Umožňuje spravovat uživatele helpdeskového kanálu, jejich role, kategorie požadavků, důvody odmítnutí požadavků a eskalační řetězce. Nastavení ovlivňuje výsledný efekt používání helpdeskového kanálu, a proto je velice důležité jej provést ihned po založení kanálu. Řešitelé a dohled aplikace umožňuje individuálně nebo hromadně nastavit uživatele helpdeskového kanálu a přidělit oprávnění (řešitele, pozorovatele, zadavatele požadavků apod.). Individuální přidělování uživatelů probíhá přes dohledávací pole umístěné pod seznamem již přidělených uživatelů (obr. 8). Dohledané osobě je nutné ihned přidělit alespoň jednu roli, která osobě přidělí oprávnění k příslušným aplikacím helpdesku. Pokud role není přidělena, nebude osoba po opuštění aplikace uložena do seznamu uživatelů kanálu. Role se přidělují postupným označením polí ve sloupcích, které odpovídají přidělovaným rolím. Seznam rolí je uveden pod tabulkou s uživateli a jejich význam je popsán na straně 17. Přidělení rolí je nutné potvrdit tlačítkem Uložit změny. Uživatel se z kanálu 18

19 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 9 Řešitelé a dohled helpdeskového kanálu hromadné přidělení odebere odebráním všech udělených rolí, tj. odznačí se všechny checkboxy v tabulce a tento nový stav se uloží tlačítkem Uložit změny. Hromadné přidělování uživatelů probíhá přes parafikátor nebo kvalifikátor (parametrický kvalifikátor), který umožňuje přidělit obecnou skupinu uživatelů (nebo blíže specifikovanou jedním parametrem), která je v každém okamžiku aktuální (obr. 9). Skupině je nutné ihned přidělit alespoň jednu roli ze stejného důvodu jako u individuálního přidělování uživatelů a stejným způsobem se také skupina uživatelů odebírá. Kategorie aplikace umožňuje tvorbu číselníku kategorií požadavků, ze kterého volí zadavatel při zakládání požadavku. Nová kategorie se přidá výběrem požadované položky v nabídce Kategorie a stisknutím tlačítka Přidat (obr. 10). Správu nabídky zajišťují uživatelé s oprávněním helpdesk-k v aplikaci Správa kategorií pro Helpdesk. Seznam kategorií dostupných v daném kanále helpdesku poskytuje přehledová tabulka, kde lze pomocí šipek a ve sloupci Poř. měnit pořadí, ve kterém se mají kategorie uživatelům nabízet. Pomocí ikony ve sloupci Ozn. je možné vybranou kategorii označit a stisknutím tlačítka Odebrat označené ze seznamu odebrat. Odebrat lze pouze takovou kategorii, do které nebyl v daném kanálu zařazen žádný požadavek. Jakmile je daná kategorie alespoň jednou použita, nelze ji smazat. Důvody odmítnutí aplikace umožňuje evidenci číselníku důvodů, které udává správce kanálu při zrušení nebo odmítnutí požadavku. Nový důvod odmítnutí se přidá přes pole Název (obr. 11). Seznam důvodů je řazen abecedně. Jakmile je daný důvod alespoň jednou použit, nelze jej smazat. Eskalace principem eskalace je maximální kontrola nad rozdělováním požadavků, resp. cílem je rozdělení požadavků ke zpracování v co nejkratším časovém úseku. 19

20 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 10 Nastavení kategorií požadavků Obrázek 11 Nastavení důvodů zamítnutí požadavku Od okamžiku zadání požadavku je počítána doba do první reakce přidělení úkolu. Jakmile do určité doby pověřená osoba úkol nepřidělí žádnému řešiteli ani jej nevyřeší, je automaticky zaslána informativní zpráva (eskalace úkolu) určeným osobám. Když tyto osoby nezajistí přidělení požadavku některému řešiteli, je zaslána další eskalační zpráva dalším určeným osobám. V aplikaci Eskalace se nastavují osoby, kterým jsou zasílány eskalační y, a hodinové rozdíly mezi zasílanými eskalačními y (tzv. odstup). Seznam osob a časových rozdílů je označován jako eskalační řetězec. V eskalačním řetězci mohou být zařazeni jak jednotlivé osoby, tak pomyslné skupiny osob. 20

21 2 HELPDESK PRO AIS Nastavení eskalačního řetězce probíhá přes formulář (obr. 12), ve kterém se dohledá osoba a přidělí se jí časový odstup. Seznam osob lze řadit klikáním na ikony a. Pořadí osob v eskalačním řetězci je důležité. Podle daného pořadí se rozesílají y. Časový odstup pro konkrétní osobu se počítá jako součet časových odstupů osob uvedených v seznamu nad touto konkrétní osobou. Pokud má být eskalační zaslán více osobám (skupině) v jednotlivém okamžiku, musí být dodrženy následující body: 1. Členové skupiny musí být uvedeni v seznamu za sebou. 2. První člen skupiny má nastaven počet hodin odstupu od předchozího člena eskalačního řetězce. 3. Ostatní členové skupiny mají nastaven odstup na nula hodin. Eskalační řetězec se zobrazuje všem uživatelům kanálu v záložce Základní údaje. Obrázek 12 Nastavení eskalačního řetězce Autopřidělování aplikace umožňuje zaevidovat jednu osobu, které budou automaticky přidělovány nové požadavky. Současně je nastavena jako odpovědná osoba. Osobu lze odebrat a následně přidělit jinou. Základní údaje o kanálu helpdesku Aplikace Základní údaje přehledně zobrazuje popis zvoleného kanálu, jméno správce kanálu, eskalační řetězec a statistiku požadavků (počet monitorujících pracovníků, celkový počet požadavkům, počet ukončených a neukončených požadavků atd.). 21

22 2 HELPDESK PRO AIS Zadání nového požadavku Aplikace Zadání nového požadavku slouží ke vkládání nových požadavků. Kromě popisu problému může být součástí požadavku odkaz na aplikaci a soubor s přílohou. Požadavek se zakládá přes formulář na obrázku 13, vložení požadavku se musí potvrdit tlačítkem Zadat požadavek. Význam položek formuláře: Název název vystihující problém uživatele. Popis popis problému uživatele. URL odkaz na aplikaci, která je předmětem šetření. Podle nastavení kanálu může být odkaz povinný, ale i přes tuto podmínku lze požadavek vložit i bez odkazu. Kliknutím na URL, které je součástí požadavku, se otevře příslušná stránka. Priorita vyjadřuje prioritu řešení podle pocitu zadavatele požadavku. Kategorie vyjadřuje oblast problému a její zadání slouží k prvotnímu třídění požadavků. Nastavení kategorie není povinné, zjednodušuje však správci kanálu rozhodování při přidělování požadavku řešiteli. Příloha může upřesnit problém. Přílohou může být jeden nebo více souborů (max. 3 na osobu) do velikosti 10 MiB a může obsahovat například screenshot obrazovky aplikace, směrnici. Příloha není povinná. Přílohu lze přidat nebo změnit i později během řešení problému. O vložení nové nebo dodatečné přílohy jsou uživatelé informováni em. Počet vkládaných příloh ovlivňuje vývojový tým (nastavuje se v řízení instalací). Přehled mých požadavků Aplikace Přehled mých požadavků obsahuje seznam požadavků založených uživatelem. Umožňuje sledovat stav požadavků, včetně komentářů. Seznam lze omezit podle jeho řeěitelů, stavu, priority a kategorie volbu je nutné potvrdit tlačítkem Omezit (obr. 14). Vybrané sloupce přehledu požadavků je možné zobrazit nebo naopak skrýt pomocí odkazů umístěných nad tabulkou, přičemž nastavení je ukládáno v uživatelském profilu a sdíleno mezi jednotlivými kanály helpdesku, včetně virtuálních. S požadavky lze provádět následující operace: Detaily kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o požadavku, včetně zadaného URL. Kliknutím na URl se otevře příslušná stránka. Komentáře k požadavku kliknutím na ikonu se zobrazí formulář k vložení komentáře. Text vepsaný do pole se uloží tlačítkem Přidat komentář nebo tlačítkem Přidat komentář a vrátit se na seznam, které slouží k uložení formuláře a návratu zpět k seznamu požadavků. Řešitelé mohou současně s komentářem vkládat hodinovou náročnost úkolu nebo se přepnout na provozní informace k požadavku či změnu jeho stavu (správce helpdesku se může navíc přepnout na editaci nebo změnu stavu požadavku). Komentáře si mezi sebou mohou psát jednotliví řešitelé daného požadavku, případně zadavatel úkolu. U jednotlivých komentářů se zobrazuje jméno autora, datum, hodina vložení příspěvku a ikona pro stažení uložené přílohy. Posledně vložený komentář lze opravit. Řešitelům je informace o vložení nového komentáře automaticky zasílána em i s URL adresou na požadavek v helpdesku. Export do RTF kliknutím na ikonu se zobrazí celá historie požadavku, včetně komentářů v textové podobě pro další využití. Text se automaticky otevře v produktu MS Word. 22

23 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 13 Zadání nového požadavku Odsouhlasení požadavku ikona je zobrazena od okamžiku, kdy řešitel označí požadavek za zpracovaný a požaduje jeho akceptaci a následné ukončení. Úkol je možné akceptovat (ukončit), nebo vrátit k doplnění. Editace požadavku změny v požadavku lze provádět do doby, než je přidělen řešiteli. Změnit přílohy autor a řešitelé požadavku mohou v průběhu řešení vkládat nové přílohy. Součet velikostí všech vložených souborů nesmí překročit celkovou kvótu 10 MiB a zároveň je omezen počet vložených souborů na max. 3 na osobu. Přílohy, které autor vložil, může zároveň i odstranit. Přílohy vložené ostatními uživateli smazat nelze. * Smazat požadavek požadavek lze smazat do doby, než je přidělen řešiteli. Požadavek se označí ve sloupci Ozn. a stiskne se tlačítko Zrušit požadavek. Ve sloupci Příznak je barevnou ikonou znázorněn stav požadavku (např. nabízen k ukončení) nebo jeho změna (např. v jeho komentáři). Kliknutím na ikonu se některé příznaky přestanou zobrazovat. Legenda vysvětlující jednotlivé ikony stavu, priorit a operací se zobrazí 23

24 2 HELPDESK PRO AIS kliknutím na odkaz Legenda umístěný pod seznamem požadavků. Obrázek 14 Přehled mých požadavků Přidělování požadavků řešitelům Aplikace Přidělování požadavků obsahuje všechny, které doposud nebyly přiděleny žádnému řešiteli. Umožňuje přidělení jednotlivých požadavků řešitelům. Aplikace je zobrazena uživatelům s rolí S (přiřazování problémů). Do aplikace existuje rychlý vstup ze seznamu kanálů (viz obr. 7) kliknutím na uvedený počet nepřidělených požadavků sloupec Nepřiděleno. U každého požadavku je uvedena sada ikon: Detaily kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti požadavku, včetně URL a 24 tlačítek: Přidělit požadavek kliknutím na tlačítko se zobrazí formulář pro přidělení požadavku, jehož součástí jsou podrobnosti o požadavku, menu pro zvolení kategorie požadavku, úrovně závažnosti, osobu, která bude mít za řešení požadavku odpovědnost, dále seznam řešitelů kanálu, ze kterého lze označením zvolit libovolný počet osob pro řešení požadavku, a pole pro vepsání komentáře. Po vyplnění a uložení formuláře je požadavek přidělen k řešení. Pokud není přidělen řešitel, automaticky je jako řešitel nastavena osoba zodpovědná za požadavek. Řešitele lze zpětně měnit (odebírat, přidávat) přes provozní informace požadavku (viz strana 27). Odmítnout požadavek kliknutím na tlačítko se zobrazí podrobnosti o požadavku, menu pro zvolení důvodu odmítnutí a pole pro případné vepsání slovního vyjádření. Důvod i vyjádření se zobrazí autorovi požadavku. Po uložení důvodu je požadavek bez řešení přeřazen do historie. Požadavek vyřešen kliknutím na tlačítko se zobrazí podrobnosti o požadavku a formulář pro zvolení kategorie, závažnosti, odpovědnosti, pro označení řešitelů a vložení závěru. Po vyplnění formuláře se požadavek tlačítkem Ukončit požadavek označí za vyřešený. Přidělit kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro přidělení požadavku konkrétním řešitelům (viz výše). Odmítnout kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro odmítnutí požadavku a vložení důvodu odmítnutí (viz výše). Vyřešeno kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro označení požadavku za ukončený s vložení závěru o řešení (viz výše).

25 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 15 Přidělování požadavků řešitelům Příloha ikona se zobrazuje v případě, že je k požadavku přiložen soubor (text, obrázek apod.). Kliknutím na ikonu se soubor otevře. Pro úspěšné otevření přílohy je nutné mít nainstalovaný potřebný SW. Řešené požadavky v kanálu helpdesku Aplikace Řešené požadavky obsahuje seznam požadavků, kterým byl přidělen řešitel a které doposud nebyly ukončeny a akceptovány. Seznam lze omezit podle odpovědnosti, řešitele, kategorie řešení, stavu požadavku a priority řešení. Vybrané sloupce přehledu požadavků je možné zobrazit nebo naopak skrýt pomocí odkazů umístěných nad tabulkou, přičemž nastavení je ukládáno v uživatelském profilu a sdíleno mezi jednotlivými kanály helpdesku, včetně virtuálních. Tabulku lze kliknutím na název sloupce seřadit 25

26 2 HELPDESK PRO AIS podle závažnosti, priority a data zadání požadavku. Dále je možné seznam exportovat do MS Excel nebo vygenerovat výkaz do MS Excel. Význam jednotlivých sloupců seznamu: Ozn. správce kanálu může kterýkoliv požadavek označit a následně tlačítkem Odstranit označené požadavky zrušit bez udání důvodu. Zrušené požadavky jsou k dohledání v záložce Historie. Sled. ikona ve sloupci Sledované umožňuje označit požadavek za sledovaný. Všechny požadavky jsou implicitně označené jako nesledované. Přízn. ikona ve sloupci Příznak vyjadřuje změny, které byly provedeny v průběhu řešení požadavku. Příznak je reprezentován jednou nebo více ikonami. Příznak změny v komentářích nebo v provozních informacích lze zrušit kliknutím na ikonu, resp.. Ikona informuje o předání požadavku k akceptaci. Kliknutím na ikonu je požadavek o akceptaci zrušen. Ostatní ikony nemají žádnou funkci, mají pouze informativní charakter. Název požadavku název určil autor požadavku, nelze jej změnit. Obrázek 16 Řešené požadavky v kanálu helpdesku Kat. text vyjadřující kategorii požadavku, kterou určil autor požadavku. Kategorii může změnit uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Číselník kategorie sestavuje správce kanálu v záložce Nastavení kanálu. Termín řešení obsahuje datum, prostřednicvím kterého je řešitel infomován o termínu, do kdy by měl být požadavek vyřešen. Slouží pouze jako informativní údaj. Termín je možné vkládat a editovat v informacích o požadavku. Stav ikony představující stav zpracování požadavku se mění automaticky v závislosti na provedených operacích během řešení požadavku. Správce kanálu může stav měnit přes nabídku, která se zobrazí kliknutím na ikonu ve sloupci Stav. Záv. ikony ve sloupci Závažnost představují důležitost s jakou se k řešení požadavku musí při jeho řešení přistupovat. Závažnost určuje autor požadavku, změnit ji může uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Prior. ikony ve sloupci Priorita doporučují pořadí řešení jednotlivých požadavků v rámci daného kanálu helpdesku. Prioritu určuje autor požadavku. 26

27 2 HELPDESK PRO AIS Řešitelé sloupec obsahuje jména uživatelů, kterým byl požadavek přidělen k řešení. Řešitele k požadavku přiděluje uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později může skladbu řešitelů upravit přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Odp. sloupec obsahuje jméno uživatele, kterému byla k požadavku přidělena odpovědnost. Odpovědnost přiděluje uživatel s rolí S (přiřazování problémů) v záložce Přidělování požadavků, později může odpovědnou osobu změnit přes ikonu v seznamu řešených požadavků. Příl. ikony ve sloupci Příloha značí, že součástí požadavku je dokument doplňující informace k problému. Ikona obsahuje označení typu souboru. Kliknutím na ikonu se soubor otevře. K úspěšnému otevření souboru je nutné mít nainstalovaný odpovídající SW. Příloha nemusí být součástí požadavku. Změnit přílohy zadavatelé požadavku nebo jejich řešitelé mohou v průběhu řešení vkládat nové přílohy, opět jsou limitován jejich počtem a velikostí. Odstranění přílohy je dostupné pouze uživateli, který tuto přílohu vložil, ostatní uživatelé cizí přílohu smazat nemohou. Operace význam operací, které lze s aktuálně řešeným požadavkem provádět: Komentáře k požadavku přes ikonu mohou jednotliví řešitelé daného požadavku, případně zadavatel úkolu vkládat komentáře k řešení úkolu. Více o komentářích na straně 22. Provozní informace přes ikonu je možné o požadavku získat informace provozního charakteru, jako je: seznam řešitelů informace o tom, kdo a kdy řešitele určil, řešitele lze ze seznamu odebírat a do seznamu přidávat. průběh řešení požadavku informace o tom, kdy byl požadavek zadán a s jakými původními údaji, kdo a kdy požadavek přidělil, kdo a kdy přidal komentář, kdy byl podán požadavek na akceptaci, kdy bylo ukončení požadavku akceptováno apod. Pod provozními požadavky je uveden odkaz přechod na komentáře k požadavku. Kliknutím na něj se zobrazí vložené komentáře k řešení požadavku. Export do RTF kliknutím na ikonu se zobrazí celá historie požadavku, včetně komentářů v textové podobě pro další využití. Text se automaticky otevře v produktu MS Word. Příloha ikona se zobrazuje v případě, že je k požadavku přiložen soubor (text, obrázek apod.). Kliknutím na ikonu se soubor otevře. Pro úspěšné otevření přílohy je nutné mít nainstalovaný potřebný SW. Návrh na ukončení požadavku ikona umožňuje podat návrh na ukončení požadavku. Návrh může podat řešitel, odpovědná osoba nebo uživatel helpdesku s rolí AC (akceptace řešení). V návrhu na ukončení se vyplní závěr k požadavku (je povinnou položkou, bez něj nelze požadavek navrhnout na ukončení), jeho náročnost v hodinách, počet hodin účtovaných zákazníkovi, počet konzultačních hodin, stručný popis úkonu pro evidenci (vyplňuje se v případě, že původní název požadavku je nevhodný nebo zavádějící) a poznámka pro osobu evidující požadavky. Potvrzení ukončení požadavku ikona slouží k ukončení požadavku. Ukončení může potvrdit uživatel s rolí AC, ale pouze u požadavku, který byl odsouhlasen zadavatelem požadavku. Ukončený požadavek je automaticky zařazen do záložky Historie. 27

28 2 HELPDESK PRO AIS Upravit upravit údaje požadavku, jako jsou změna kategorie, závažnosti, termín řešení a odpovědná osoba, může uživatel s přidělenou rolí A správa kanálu nebo S přiřazování problémů. Zadáno datum zadání požadavku. Zadal jméno autora požadavku. Kliknutím na jméno se zobrazí základní údaje o autorovi uvedené ve stránce Lidé na STU. Legenda vysvětlující jednotlivé ikony stavu, priorit a operací se zobrazí kliknutím na odkaz Legenda umístěný pod seznamem požadavků. Obrázek 17 Historie požadavků kanálu helpdesku Historie požadavků kanálu helpdesku Aplikace Historie obsahuje vyřešené, odmítnuté a odstraněné požadavky. Seznam lze omezit podle způsobu řešení požadavků, kategorie, do které byly požadavky zařazeny, stavu požadavku a doby řešení (za poslední týden, za poslední rok apod.). Seznam požadavků lze kliknutím na název sloupce seřadit podle závažnosti, priority, data zadání nebo data ukončení požadavku. Pro každý požadavek lze zobrazit podrobnosti řešení, jeho řešitele, odpovědnou osobu, komentáře, provozní informace (kdy, kdo a co s požadavkem provedl). Dále je možné veškeré informace o požadavku exportovat ve formátu RTF a dále zpracovávat například v MS Word. Vyhledávání požadavků Aplikace Vyhledávání umožňuje vyhledávat požadavky podle názvu, podle textu v popisu požadavku, v komentáři nebo v závěru. Vyhledávání je přístupné osobám s rolí A (správce kanálu), U (řešení problémů), M (dohled nad plněním problému), AC (akceptace řešení). Vyhledávání probíhá ve všech požadavcích všech kanálů bez ohledu na jejich stav řešení požadavku, včetně historických požadavků. Do vyhledávacího pole se vepíše celé slovo, podle kterého se má záznam dohledat, nebo část slova doplněný znakem *. Například pro řetězec tex* budou dohledány evidované požadavky, ve kterých budou uvedena slova jako text, textový, textu apod. Dohledáno může být více požadavků (obr. 18), které vyhověly zadanému řetězci. Jejich seznam lze omezit na požadavky právě řešené, vyřešené, ukončené nebo odmítnuté. Pro zvolený požadavek je možné zobrazit jeho podrobnosti a textový soubor obsahující veškeré evidované údaje o požadavku. Soubor se po kliknutí na ikonu otevře v MS Word. 28

29 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 18 Vyhledávání požadavků Statistika požadavků Aplikace Statistika požadavků obsahuje statistické údaje zvoleného kanálu rozdělené podle časových období (za poslední den, týden, měsíc, rok a celkový počet, případně zvolené časové období) a zadavatelů. Dostupná je uživatelům s rolí A (správce kanálu) a AC (akceptace řešení). Statistika dle času v tabulce na obrázku 19 jsou zobrazeny počty nově vložených a ukončených požadavků a spotřebovaných hodin za různá časová období. Pro stejná časová období je uvedena hodinová náročnost pro řešení uvedených typů požadavků. Kromě nabízených časových období lze zvolit i vlastní časový interval, pro něhož se údaje zobrazí v dalším sloupci s názvem Interval (například na obr. 19 ). V případě, že bude do formuláře zadáno pouze datum od, pak budou do statistiky zahrnuty požadavky od zadaného do aktuálního data, pokud bude vloženo pouze pole do, budou zahrnuty všechny požadavky až do zadaného data. Kliknutím na číselnou hodnotu se zobrazí seznam odpovídajících požadavků. Statistika dle zadavatelů v tabulce na obrázku 19 jsou zobrazeny počty požadavků za různá časová období od jednotlivých uživatelů kanálu. Zobrazují se uživatele, kteří do zvoleného kanálu helpdesku vložili alespoň jeden příspěvek. Stejně jako v předešlé statistice lze zvolit vlastní časový interval a zobrazit seznam požadavků odpovídající zvolenému časovému období. Kliknutím na jméno autora požadavku se otevře jeho osobní stránka v aplikaci Lidé na STU. Pokud uživatel v daném časovém období nevložil žádný požadavek, pak je uvedena nula. Ve sloupci Celkem, je uveden celkový počet požadavků vložených zvoleným uživatelem. 2.4 Správa virtuálních helpdeskových kanálů Aplikace Správa virtuálních helpdeskových kanálů, která je přístupná z přehledu kanálů a požadavků a také z preferencí uživatele, umožňuje spravovat tvz. virtuální kanály helpdesku. Virtuální kanál je fakticky neexistující kanál sdružující požadavky z jednoho 29

30 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 19 Statistika požadavků kanálu dle času Obrázek 20 Statistika požadavků kanálu dle zadavatelů či více reálných helpdeskových kanálů a každý uživatel helpdesku si jich může založit prakticky libovolný počet dle svých potřeb. S virtuálními kanály se pracuje stejně jako s reálnými kanály, pouze je třeba si uvědomit, že agregují požadavky a jejich atributy z jednotlivých reálných kanálů. Rovněž pro virtuální kanály nejsou dostupné některé funkce jako například Nastavení kanálu, Statistika nebo Historie. Nový virtuální kanál se založí přes formulář na obrázku 21, kde se vyplní název virtuálního kanálu a následně se zvolí reálné kanály, které mají být do virtuálního kanálu zařazeny. Přehled všech virtuálních kanálu, které má uživatel vytvořeny je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné jednotlivé virtuální kanály mazat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat nebo editovat kliknutím na ikonu ve sloupci Upravit. 2.5 Zakládání kanálů helpdesku Kanály helpdesku se zakládají v aplikaci Zakládání kanálů helpdesku, která je umístěna v nabídce Provoz systému. Aplikace je přístupná pouze uživatelům s právem helpdeska. Více informací o zakládání helpdeskových kanálů naleznete v 18. svazku dokumentace AIS Provoz. 30

31 2 HELPDESK PRO AIS Obrázek 21 Nastavení virtuálních kanálů 31

32

33 3 Portál člena orgánu Aplikace Portál člena orgánu je přístupná každému, kdo je členem některého univerzitního nebo fakultního orgánu a jeho členství je zaevidováno v AIS. Funkce některých aplikací portálu se může lišit podle role v orgánu, například předseda může plánovat jednání, člen si plánovaná jednání může pouze prohlížet. Evidenci orgánů a jejich členů provádí systémový integrátor univerzity nebo fakulty. V úvodní obrazovce je uveden přehled orgánů, kterých je uživatel členem. Historická členství se zobrazí tlačítkem Historické členství. Další informace o orgánu, jako seznam členů, termíny plánovaných jednání, zápisy apod. lze získat kliknutím na ikonu (obr. 22). Obrázek 22 Portál člena orgánu 3.1 Členové orgánu Aplikace Členové zobrazuje přehled současných členů orgánu (obr. 23). Kliknutím na jméno je možné zobrazit informace o jejich osobě zveřejněné v aplikaci Lidé na STU Seznam obsahuje i externí členy z jiných škol, uvedeno je však pouze jejich jméno, role a termín jejich členství. Uvedeným členům je možné zaslat individuální kliknutím na ikonu ve sloupci se otevře aplikace Poštovní schránka s formulářem pro sepsání a odeslání ové zprávy, vyplněna je adresa zvolené osoby; vybraným členům označením checkboxu ve sloupci Ozn. se zvolí osoby, kterým bude zpráva adresována, a stisknutím tlačítka Zaslat všem označeným se otevře formulář pro sepsání a odeslání zprávy, seznam příjemců je sestaven z označených osob; všem členům stisknutím tlačítka Zaslat všem členům se otevře formulář pro sepsání a odeslání zprávy, seznam příjemců je sestaven ze všech členů orgánu. Přes ikonu ve sloupci Rozvrh je možné zobrazit aktuální rozvrh výuky člena orgánu. 33

34 3 PORTÁL ČLENA ORGÁNU Obrázek 23 Členové orgánu Obrázek Plánovaná jednání orgánu Plánovaná jednání orgánu Aplikace Plánovaná jednání umožňuje plánovat jednání orgánu. Součástí plánu může být soubor s programem. Plán je zobrazen všem členům orgánu. Pokud je přiložen program jednání, lze jej otevřít kliknutím na ikonu ve sloupci Program. Nový plán může přidat předseda nebo tajemník orgánu přes formulář na obrázku 24. Vybraná jednání, která ještě neproběhla, je možné smazat tlačítkem Odebrat označené jednání. Historická jednání lze dohledat v záložce Historie. 34

35 3.3 Přehled historických členů a jednání 3 PORTÁL ČLENA ORGÁNU Aplikace Historie zobrazuje přehled členů, jejichž členství již bylo ukončeno, bez ohledu na to, zda se jednalo o interní nebo externí členy. Dále zobrazuje přehled historických jednání. Tato jednání byla plánována v aplikaci Plánovaná jednání. Obrázek 25 Přehled historických členů a jednání 3.4 Zápisy Aplikace Zápisy je vstupem do složky Dokumentového serveru, ve které je možné uchovávat soubory se zápisy. Do složky lze vstoupit i z aplikace Dokumentový server. Složka je umístěna v hlavní složce univerzity nebo fakulty ve složce s názvem Orgány univerzity apod. Správcem složky orgánu je jeho předseda. Má tedy ke složce přiděleno právo Super a může vkládat dokumenty, zakládat podsložky apod. Tajemník orgánu má přiděleno právo Zakládání a mimo jiné může také vkládat dokumenty. Podrobný popis práv a funkce Dokumentového serveru je uveden v 11. svazku dokumentace AIS Osobní management. 35

36

37 4 Portál SIF a OSSA Aplikace Portál SIF a OSSA umožňuje evidovat telefonní čísla, čísla kanceláří a ové adresy pracovníkům daného ústavu nebo jiného pracoviště, dále evidovat další telefonní čísla přidělená k místnosti a kontrolovat seznam místností pracoviště, včetně vybavení učeben. Do aplikace mají přístup osoby s právem sif-a, které se přiděluje na určitý subjekt (univerzita,fakulta, ústav apod.). Přístup do aplikace mají systémoví integrátoři, kteří oprávnění dále přidělují určeným osobám na ústavech a dalších pracovištích. Pokud uživatelé mají právo k více pracovištím, volí po vstupu do aplikace to, se kterým budou pracovat. Obrázek 26 Portál SIF a OSSA 4.1 Základní údaje Aplikace Základní údaje obsahuje základní údaje evidované o pracovišti, jako jsou adresa, adresa webové stránky, telefonní čísla, kontaktní , jméno vedoucího a sekretářky. Tyto údaje jsou prezentovány ostatním uživatelům v Portálu veřejných informací v aplikaci Pracoviště a upravit je může systémový integrátor, pokud se jedná o personální zařazení, je přebíráno z personálního systému. Seznam zaměstnanců a externích pracovníků obsahuje název pracovního zařazení, označení kanceláře, přidělené telefonní číslo a ovou adresu, kontaktní údaje a označení kanceláře lze upravit v následující aplikaci Správa osob. 4.2 Správa osob Aplikace Správa osob umožňuje evidovat telefonní čísla, čísla kanceláří a ové adresy pracovníkům daného pracoviště. Evidence se provádí přes ikony ve sloupci Operace: Evidence telefonního čísla telefonní čísla se přidávají přes formulář, ve kterém se zvolí evidovaná předvolba, do pole Telefon se vloží čísla, která nahradí znak X v předvolbě, a zvolí se typ telefonu. Uložené telefonní číslo lze upravit (používá se 37

38 4 PORTÁL SIF A OSSA například při změně klapky) nebo smazat. Pokud má uživatel více telefonních čísel, lze nastavit jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v ostatních aplikacích. Evidence čísla kanceláře místnost se dohledá přes vyhledávací pole a tlačítkem Přidat místnost se zvolenému pracovníkovi zaeviduje. Pokud má uživatel více kanceláří, lze nastavit jejich pořadí, ve kterém se budou zobrazovat v ostatních aplikacích. Obrázek 27 Správa osob Evidence ové adresy do připraveného pole se vepíše ová adresa a formulář se uloží. Adresu lze opravit, že se smaže a vloží znovu. Evidence adresy pracoviště pokud má pracoviště evidováno více adres, lze zde zvolit adresu, na kterém sídlí pracoviště zvoleného pracovníka. Adresy pracovišť se evidují v aplikaci Evidence pracovišť. Editovat je může systémový integrátor. 38

39 4 PORTÁL SIF A OSSA Vizitkové funkce pokud je evidováno variantní označení pracovního zařazení zvoleného zaměstnance, lze je změnit. Pokud evidováno není, je možné navrhnout změnu označení aktuálního pracovního zařazení. Součástí návrhu je i anglický název zařazení. Navrženou změnu názvu musí potvrdit vedoucí pracoviště v aplikaci Portál vedoucího Personalistika Vizitkové funkce. Opravu názvu pracovního zařazení musí provést pracovníci personálního oddělení. Obrázek 28 Ostatní telefony 4.3 Ostatní telefony V aplikaci Ostatní telefony je možné evidovat telefonní čísla příslušející zvolenému pracovišti, která nejsou přiřazena konkrétní osobě, ale jsou pouze umístěny v určitých místnostech, například v učebnách, zkušebnách, zasedacích místnostech. Přes formulář je možné přidávat nová telefonní čísla. Význam jeho položek je: Popis popis by měl být výstižný a co nejstručnější, například učebna Q 07, serverovna E, telefonní ústředna Q, školicí centrum. Typ upřesňuje o jaký telefon se jedná, například telefon, fax, modem. Předvolba pokud je uvedena, volí se z menu. Usnadňuje správné vložení telefonního čísla. 39

40 4 PORTÁL SIF A OSSA Telefon pole má obsahovat pouze číslice, doplňuje se tolik číslic, kolik je jich v předvolbě nahrazeno znakem X. Místnost dohledávání probíhá přes vyhledávací pole ze všech místností podle jejího označení. Veřejný telefon atribut ovlivňuje zveřejnění telefonního čísla v oficiálních seznamech. Pokud je nastaven na Ne, nebude se v těchto seznamech zobrazovat. 4.4 Místnosti Aplikace zobrazuje učebny a místnosti přidělené danému pracovišti. Pokud je u místnosti evidované vybavení, je možné ho zobrazit kliknutím na. Zobrazení je možné ovlivnit podle budovy a podlaží, ve kterém se místnost nachází. Volba budovy a podlaží ve filtru se potvrdí tlačítkem Vybrat. Obrázek 29 Místnosti pracoviště 40

41 5 Správa eprůzkumů Aplikace Správa eprůzkumů umožňuje sestavit a spravovat ankety elektronického nebo papírového průzkumu. Elektronické průzkumy jsou zveřejňovány v AIS a respondentům jsou přístupné v aplikaci eprůzkumy, kde je mohou vyplňovat. Papírové průzkumy jsou sbírány formou tištěných dotazníků, které se následně skenují pomocí aplikace Sancho a předávájí do AIS k dalšímu zpracování a vyhodnocení výsledků. Pro každou anketu lze nastavit termín jejího zveřejnění, otázky lze tematicky dělit do sekcí, lze nastavit respondenty, kterých se anketa skutečně týká (pouze u elektronického sběru), dále je možné nastavit další osoby, které se budou podílet na tvorbě otázek nebo vyhodnocení ankety, zobrazit výsledky ankety a náhled na anketu v podobě, v jaké se nabízí respondentům. Obrázek 30 Správa eprůzkumů Do aplikace Správa eprůzkumů mají přístup osoby s oprávněním pruzkumy-a (umožňuje zakládat a aktivovat průzkumy, měnit zadavatele průzkumu), pruzkumy-b (umožňuje zakládat, spravovat průzkumy, neumožňuje je aktivovat) nebo osoby, kterým byla přidělena role k průzkumu. Nový průzkum se založí vyplněním formuláře na obrázku 30, význam jeho položek je: Název je povinným údajem, měl by vystihovat téma ankety. Odkdy Dokdy datum odkdy dokdy se anketa bude nabízet respondentům. Zadavatel osoba, která průzkum zadala. Má stejná práva ke správě ankety (plný přístup k přehledu a exportu výsledků průzkumu), jako uživatel, který anketu založil. 41

42 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Typ určuje, zda budou odpovědi respondentů zjišťovány papírovými dotazníky s následným skenováním, nebo zda budou sbírány elektronicky prostřednictvím AIS. Průzkumy určené pro papírový sběr nelze vyplňovat prostřednictvím aplikace v AIS Průvodní text je povinným údajem, kterým jsou respondenti osloveni a požádání o vyplnění ankety. Může být uveden například důvod průzkumu, způsob jeho využití, místo prezentace výsledků. K editaci je možné použít HTML editor, který umožňuje formátování textu. Patička text umístění na konci ankety, je vhodné do něj umístit například poděkování za vyplnění dotazníku. K editaci je možné použít HTML editor. Text průvodního textu a patičky je možné formátovat jen u elektronické ankety. Pro papírovou anketu se vkládá prostý text bez editoru. Anonymní atribut určuje, zda bude anketa anonymní, u vyplněných dotazníků se nebudou zobrazovat jména respondentů. Papírový průzkum je vždy anonymní. Seznam na obrázku 30 obsahuje ankety, kde je uživatel správcem. Pro každou založenou anketu je nutné vložit otázky, stanovit respondenty a po kontrole anketu zveřejnit. Význam sloupců seznamu: Ozn. dokud nejsou pro anketu definované otázky nebo respondenti, lze ji označit a smazat. Aktivní ikona zobrazená v tomto sloupci vyjadřuje stav průzkumu. Otázky v aplikaci se sestavují otázky ankety, nabízeno je několik typů otázek, lze nastavit závislost mezi otázkami. Více o tvorbě a typech otázek na straně 43. Respondenti v aplikaci se definují skupiny respondentů pomocí kvalifikátorů nebo parafikátorů, kterým se anketa zpřístupní a kterým bude zaslán informativní e- mailová zpráva o otevření ankety. Dostupné pouze u elektornických anket. Role aplikace umožňuje nastavit role uživatelům, kteří se mohou podílet na správě průzkumu. Význam jednotlivých rolí: pozorovatel role umožňuje uživateli prohlížet průběžné i konečné výsledky průzkumu; řešitel role navíc uživateli umožňuje před aktivací průzkumu podílet se na tvorbě otázek a správě naskenovaných archů průzkumu v případě papírového sběru. Náhled aplikace poskytuje náhled na anketu ve stejné podobě, jako je nabízena uživatelům. Otázky jsou rozděleny do sekcí. Otázky, na nichž závislá další podoba dotazníku, jsou viditelně označeny. Otázku je možné vyplnit, odpovědi zde ukládat nelze. Tisk odp. archu ikony v tomto sloupci slouží pro tisk průzkumu a odpovědních archů. Ikona slouží pro tisk archů, kde jsou odpovědní pole na jednotlivé otázky umístěna přímo u jednotlivých otázek. Ikona pak umožňuje tisk arch s odděleným odpovědním archem a zadáním průzkumu. Aktivovat aktivovat lze anketu, která má definované otázky a respondenty průzkumu. Součástí potvrzení aktivace elektronické ankety je možnost zaslat respondentům informační . Odpov./Resp. hodnoty udávají počet respondentů, kteří se průzkumu zúčastnili a skutečný počet respondentů, kterým byl průzkum určen. U papírových průzkumů se zobrazuje pouze údaj o počtu odpovědí. % odpovědí procentuální vyjádření počtu zúčastněných vůči celkovému počtu respondentů. U papírových průzkumů nelze procento stanovit vzhledem k neznámému okruhu respondentů. 42

43 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 31 Aktivace ankety Výsledky aplikace postupně zobrazuje jednotlivé vyplněné dotazníky průzkumu, jež je možné postupně procházet. Uveden je datum vyplnění a v případě neanonymního průzkumu i jméno respondenta. Dále jsou k dispozici základní statistiky k jednotlivým otázkám průzkumu a možnost exportu výsledků do MS Excel. U průzkumů, jejichž sběr probíhá papírovou formou, je k dispozici i aplikace pro práci s naskenovanými archy respondentů. Více o výsledcích průzkumu naleznete na straně 45. Upravit aplikace umožňuje upravit základní informace o průzkumu, formulář obsahuje stejné položky jako formulář pro založení nového průzkumu. 5.1 Tvorba otázek a jejich typy Dotazník průzkumu je možné rozdělit do několika částí (sekcí), které mohou obsahovat tematicky laděné otázky. Prvním krokem je založení sekcí dotazníku, které se následně plní otázkami. Sekce lze jednoduše řadit klikáním na ikony ve sloupci Poř. (obr. 32) nebo měnit jejich název a průvodní text přes ikonu ve sloupci Upravit. Pokud v sekci není žádná otázka, je možné ji smazat. Při zakládání nové otázky se nejprve zvolí typ otázky a volba se musí potvrdit tlačítkem Vybrat typ otázky. U papírových průzkumů jsou dostupné pouze některé typy otázek. Pak se ve formuláři vyplní požadované údaje včetně možných odpovědí. Pokud má zobrazení otázky záviset na odpovědi na předchozí otázku, určí se její závislost přes ikonu ve sloupci Závislosti. Závislost lze nastavit jen u otázek, které ještě nemají nastavenu závislost k některé jiné otázce. Zároveň lze nastavovat závislost pouze u otázek, které pocházejí z následujících sekcí dotazníku anebo se v rámci zvolené sekce nacházejí pod zvolenou otázkou. V přehledu jsou jednotlivé otázky pro větší přehlednost rozděleny do sekcí. Nastavení závislosti se provede zaškrtnutím políčka ve sloupci Varianta u odpovědi na variantní otázku, při jejímž výběru se má závislá otázka zobrazit. Pokud tedy uživatel zvolí při vyplňovaní dotazníku u variantní otázky právě tuto variantu, bude mu závislá otázka zobrazena a bude mu umožněno na ni odpovídat. V jiném případě zůstane závislá otázka skryta. Pokud nebude vybrána žádná odpověď, na které má být otázka závislá, bude taková otázka chápána jako nezávislá a zobrazí se vždy. Nastavení závislosti otázek není dostupné pro papírové průzkumy. Následující výčet obsahuje typy možných otázek a jejich použití: Celé číslo vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 33), odpověď se v dotazníku vyplňuje do textového pole, akceptována je pouze číselná hodnota. Tento typ otázky nelze použít při papírovém sběru. Hodnotová škála kromě znění otázky je možné vyplnit popisky vysvětlující význam jednotlivých stupňů škály (obr. 34), podle volby typu otázky může obsahovat 3, 4 nebo 5 stupňů. V dotazníku se zobrazuje otázka a stupnice pro výběr odpovědi. Tento typ otázky nelze použít při papírovém sběru. Logická hodnota vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 35), odpověď se v dotazníku vyjadřuje volbou možnosti Ano a Ne. 43

44 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 32 Tvorba otázek Odstavec textu vyplňuje se pouze znění otázky (obr. 36), odpovědí v dotazníku je text vypsaný do připraveného textového pole. Tento typ otázky nelze použít při papírovém sběru. Řetězec znaků tvorba otázky je stejná jako u typu otázky odstavec textu, pouze v zobrazení otázky je podstatně menší pole vhodné pro vyplnění velmi krátkého textu (slova, slovního spojení apod.). Tento typ otázky nelze použít při papírovém sběru. Více hodnot z výčtu vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 37). V dotazníku je možné zvolit jednu nebo více odpovědí. 1 hodnota z výčtu vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 32 a 38), maximum je 30 odpovědí. V dotazníku se pak volí pouze jedna odpověď. 44

45 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 33 Otázka typu celé číslo: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Obrázek 34 Otázka typu hodnotová škála: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Sdružená otázka vkládá se společná otázka, několika podotázek a možné odpovědi společné pro všechny podotázky (obr. 39). V dotazníku se pak pro každou podotázku volí jedna odpověď. Tento typ otázky nelze použít při papírovém sběru. 1 hodnota z výčtu selectbox vyplňuje se znění otázky a možné odpovědi (obr. 40). V dotazníku se odpovědi volí z roletkového menu. 5.2 Výsledky průzkumu Výsledky průzkumu je možné prohlížet prostřednictvím aplikace Přehled výsledků eprůzkumů, které je dostupná ze správy průzkumů po kliknutí na ikonu ve sloupci Výsledky. 45

46 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 35 Logická otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Obrázek 36 Otázka typu odstavec textu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Aplikace umožňuje prohlížet jednotlivé vyplněné dotazníky průzkumu, poskytuje základní statistiky k jednotlivým otázkám, zobrazuje přehled textových odpovědí na zvolenou otázku a umožňuje exportu výsledků průzkumu do MS Excel k případnému dalšímu zpracování. Pro papírové průzkumy jsou k dispozici funkce pro práci s naskenovanými archy respondentů, jejich kontrolu a případné korekce. Správa skenovaných dávek Záložka Správa skenovaných dávek umožňuje správci průzkumu pracovat s dávkami naskenovaných odpovědních archů. Skenování a přípravu dávek zajišťuje operátor skeneru prostřednictvím aplikace Sancho. Nahrané dávky předává operátor skeneru správci průzkumu k dalšímu zpracování. Dávky dostupné správci průzkumu jsou dostupné právě v této záložce, kde s nimi správce průzkumu může dále pracovat tj. přiřazovat je k průzkumu, provést automatické rozpoznání a vyhodnocení, případně provádět ruční opravy problémových výsledků. Seznam všech dávek přiřazených ke zvolenému průzkumu je zobrazen v přehledové tabulce (obr. 41). U každé dávky je pomocí ikonek ve sloupci Stav znázorněn stav zpracování příslušné dávky. Dále je uvedeno datum vytvoření dávky, jméno uživatele, který 46

47 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 37 Otázka typu více hodnot z výčtu: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku Obrázek 38 Otázka typu jedna hodnota z výčtu zobrazení v dotazníku dávku vytvořil a název dávky. Ve sloupci Počet archů je uveden počet zpracovaných archů dávky následovaný celkovým počtem archů v dávce. Ve sloupci Převzato je uveden datum a čas, kdy správce průzkumu dávku převzal kliknutím na ikonu ve sloupci Převzít. Ikona se zobrazuje jen u dávek ve stavu Nepřevzato. Jakmile je dávka převzata (stav Převzato, nezpracováno) je možné kliknutím na ikonu ve sloupci Zpracovat spustit proces automatického rozpoznávání. Stav dávky se tak změní na Zpracování. Po zpracování všech archů v dávce se dávka dostává do stavu Zpracováno, povedloli se všechny odpovědní archy automaticky vyhodnotit, nebo do stavu Nerozpoznané odpovědi pokud se některé odpovědi nepodařilo rozpoznat. V takovém případě je pak nutná ruční korekce odpovědí. Prohlížení výsledků a zpracování odpovědních archů a případné ruční korekce jsou přístupné po kliknutí na ikonu ve sloupci Detail. V aplikaci jsou zobrazeny výsledky rozpoznané z jednotlivých odpovědních archů a výřezy odpovědních polí. Pokud se u některé otázky vyskytl problém s rozpoznáním odpovědi, je na tuto skutečnost uživatel upozorněn a je uveden počet takto nerozpoznaných polí u dané otázky. U takové otázky je pak potřeba provést ruční korekci. K tomuto účelu je možné kliknutím na ikonu zobrazit příslušný odpovědní arch tak jak byl naskenován. Při ručních úpravách odpovědí u jednotlivých otázek je nutné zatrhnout pole Uložit pod ikonou příslušného archu, aby se změny v příslušném archu provedly. Samotné uložení se provede stisknutím tla- 47

48 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 39 Sdružená otázka: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku čítka Uložit korekce, které je umístěno pod seznamem archů. Při uložení ručních korekcí jsou smazány informace o původně nerozpoznaných polích a nadále bude platný již a pouze stav po ručních korekcích. Výsledky zpracování jednotlivých odpovědních archů jsou okamžitě po zpracování dávky přístupné v ostatních záložkách aplikace. Přehled vyplněných dotazníků Záložka slouží k zobrazení všech vyplněných odpovědních archů zvoleného eprůzkumu. Jeden odpovědní arch představuje u elektronického průzkumu jednoho respondenta, u papírových průzkumů odpovídá jedné naskenované straně odpovědí. Každý arch je označen svým identifikačním číslem, případně jménem respondenta, jde-li o neanonymní průzkum. Pokud existuje více než deset vyplněných archů, jsou archy rozděleny do sku- 48

49 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 40 Otázka typu jedna hodnota z výčtu selectbox: a) zakládací formulář, b) zobrazení v dotazníku pin po deseti. Mezi skupinami pak můžete přecházet pomocí zobrazených navigačních šipek. Statistika Tato záložka umožňuje prohlížení statistik otázek, které mají jinou než textovou odpověď. V prvním sloupci tabulky jsou zobrazeny všechny možnosti odpovědí, které měli respondenti u otázky k dispozici. Druhý sloupec udává, kolik respondentů danou možnost zvolilo. Ve třetím sloupci je zobrazeno procento z počtu osob, které odpověděly na otázku. Každý řádek tabulky představuje jednoho respondenta. Ve sloupci Dotazník je uvedeno číslo dotazníku, ze kterého odpověď pochází. Přehled textových odpovědí Prostřednictvím této záložky je možné prohlížet odpovědi na otevřené otázky. V připraveném formuláři je třeba zvolit otázku, ke které chcete zobrazit přehled textových odpovědí respondentů průzkumu a stisknout tlačítko Vybrat otázku. V nabídce jsou pouze otázky, ke kterým existuje alespoň jedna odpověď. Následně jsou v tabulce zobrazeny všechny odpovědi respondentů na zvolenou otázku. Export výsledků Tato část aplikace umožňuje exportovat veškeré odpovědi respondentů na otázky průzkumu. Export je prováděn do formátu pro tabulkový procesor MS Excel. Sloupce jsou tvořeny otázkami průzkumu, řádky pak tvoří jednotlivé odpovědní archy. 49

50 5 SPRÁVA EPRŮZKUMŮ Obrázek 41 Správa naskenovaných dávek odpovědních archů eprůzkumů Náhled podoby dotazníku Záložka poskytuje náhled elektronického průzkumu ve stejné podobě, jako je nabízena uživatelům. Otázky jsou rozděleny do sekcí. Otázky, na nichž závislá další podoba dotazníku, jsou viditelně označeny. Otázku je možné vyplnit, odpovědi zde ukládat nelze. 50

51 6 Správa karet Kapitola Správa karet je věnována aplikacím pro výdej a výrobu karet Aplikace Správa karet je rozsáhlou agendou pro vydávání, ověřování, rušení a aktivaci identifikačních karet, umožňuje generování různých sestav, práci s fotografiemi, ověření platnosti karet atd. 6.1 Identifikační karty Identifikační karty jsou vydávány zaměstnancům, studentům a externím pracovníkům STU při nástupu do pracovního poměru nebo do studia. Karty se používají k průchodu přístupovým systémem do areálů, budov a místností, pro platbu stravy v univerzitních jídelnách, některé stavy karet jsou využitelné i mimo univerzitu. Rozlišuje se několik typů karet: zaměstnanecké, studentské, externí a speciální. Karty vyrábí specializované pracoviště. Pokud se jedná o zaměstnance, předává je uživatelům personální, jedná-li se o studenty vydává je studijní oddělení. Stav identifikační karty může být: aktivní karta je ve stavu, kdy ji uživatelé mohou běžně používat. Každý uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu. deaktivovaná karta není aktivní, uživatelé její vlastnosti nemohou využít, je možné ji opětovně aktivovat. napípnutá nová karta, jejíž čip je zaveden v AIS, karta není ještě aktivní. neaktivní nová karta, jejíž čip není zaveden v AIS. požadavek na výrobu bylo zažádáno o výrobu nové karty. ve výrobě požadavek na výrobu nové karty byl přijat a karta se vyrábí. zrušená zrušená karta, nelze ji aktivovat, pouze vydat novou kartu. 6.2 Vydávání, rušení a aktivace karet Pro zadání nového požadavku k výrobě karty, aktivaci, deaktivaci a zrušení identifikační karty uživatele se používá aplikace Vydané karty, která je také součástí studijní evidence, kde ji využívají studijní referentky a systémoví integrátoři pro správu studentských karet. Požadavky na výrobu zaměstnaneckých karet vydávají pracovníci personálního oddělení, kterým je aplikace Vydané karty dostupná v aplikaci Správa osob. Po dohledání osoby podle jména, rodného čísla nebo čísla karty (u čipových karet lze použít čtečku) se zobrazí seznam všech karet, které uživatel vlastní nebo vlastnil (obr. 42), jejich číslo, typ, stav a datum výroby. Pokud je k dané kartě registrován uživatelský certifikát, je možné přes odkaz ve slouci Certifikát přejít do aplikace pro jeho správu (viz strana 66). Podrobnější informace související se změnou stavů zvolené karty lze zobrazit kliknutím na číslo čárového kódu. Pokud je student zapsán do dalšího studijního období, které bude aktivní za 21 dní, je upozornění o jeho zápisu uvedeno vedle identifikace studia. U nezapsaných studentů a uživatelů bez studia se nevypisuje nic. Informaci lze využít například při prodlužování identifikačních karet, které provádí studijní oddělení pouze zapsaným studentům. 51

52 6 SPRÁVA KARET Obrázek 42 Správa karet Aktuální stav identifikační karty ovlivňuje nabídku operací s kartou (více o stavu karty na straně 51), přičemž může vlastnit pouze jednu aktivní kartu. Pokud má uživatel evidováno více karet, pak operace se zvolenou kartou se nabídnou kliknutím na ikonu ve sloupci Operace s kartou (obr. 42). Požadavek na výrobu nové karty lze kdykoliv podat přes ikonu Požadavek na novou kartu. Pokud uživatel žádnou platnou kartu nevlastní, nabízí aplikace možnost vytvoření požadavku na výrobu nové karty. Operace, které je možné s kartou provádět: Založení nového požadavku kliknutím na ikonu se otevře formulář (obr. 42), ve kterém se zvolí typ průkazu a subjekt plátce a stisknutím tlačítka Vybrat bude založen požadavek na výrobu nové karty, který lze zrušit tlačítkem Zrušit požadavek na výrobu do doby, než je karta převzata do výroby. Obsah menu se liší podle volby nároku na kartu: 52 implicitní typ průkazu odpovídá roli, kterou má uživatel v informačním systému přidělenu. Studenti mají implicitně nárok na studentskou kartu, zaměstnanci na zaměstnaneckou kartu apod. Subjekt plátce odpovídá subjektu, na kterém byl uživateli založen poměr nebo studium; ruční zvolí se v případě, že má být uživateli zadána nová karta, která není v předvolené nabídce. Menu Typ průkazu obsahuje všechny typy průkazů vydávané univerzitou, nezávisí na roli uživatele v informačním systému. Stejně nezávislý je i obsah pole Subjekt plátce, které obsahuje výčet pracovišť, jež umožňují výrobu a proplacení karty. Pokud uživatel vlastní aktivní kartu (obr. 43), je po zadání požadavku na výrobu stejného typu karty nabídnuta možnost vyrobit kartu s původním nebo novým číslem karty. Použitím původního čísla karty se zadá požadavek na výrobu duplikátu karty. Kliknutím na tlačítko Nová karta se požadavek založí. Licenční čísla ISIC/ITIC karet jsou evidovány v aplikaci Správa

53 6 SPRÁVA KARET Obrázek 43 Založení požadavku na novou kartu licencí viz strana 62. Protože uživatel může vlastnit pouze jednu aktivní kartu bude mu původní karta automaticky deaktivována až před aktivací nové karty, aby uživatel po dobu výroby nové karty nepřišel o výhody původní karty. Aplikace Vydané karty průběžně informuje o stavu připravované karty. Tlačítkem Zrušit požadavek na výrobu je možné požadavek zrušit do doby, než je karta převzata do výroby (obr. 43). 53

54 6 SPRÁVA KARET Pro úspěšnou výrobu karty musí mít uživatel vloženu fotografii v AIS. Studentům přijatým ke studiu přes přijímací řízení je požadavek na založení karty vygenerován automaticky při zápisu do studia. Aktivace karty aktivace karty se provádí před předáním karty uživatelům. Nebudeli karta aktivována, nemůže být využívána v místech, kde se používají čtečky karet. Před aktivací má karta stav napípnutá karta. Podle typu karty je k její aktivaci nutná čtečka čipových nebo čárových kódů, příp. obě. Čtečky musí být připojeny k PC, ze kterého se aktivace provádí. Po dohledání uživatele aktivace karty provede následovně: zvolí se doba platnosti karty a stiskne se tlačítko Aktivovat kartu (obr. 44). V případě, že uživatel za výrobu karty platí, je možné před aktivací vyplnit pole Zaplacená částka. Aktivace karty studenta, který přestoupil z bakalářského studia absolvovaného na STU na inženýrské studium na STU, se provede automaticky přijetím do navazujícího studia. Obrázek 44 Aktivace karty Prodloužení platnosti používá se k individuálnímu prodloužení platnosti identifikační karty, zejména u studentů. Studentům se platnost karty prodlužuje například při zápisu do dalšího akademického roku. V aplikaci se zvolí termín platnosti karty a stiskne se tlačítko Prodloužit platnost. Prodloužit platnost studentských karet lze hromadně přes aplikaci Sestavy identifikačních karet (viz strana 55), kde se zvolí skupina studentů, stav karty, její typ a v položce Tlačítko pro akci se vybere možnost prodloužení platnosti. Deaktivace karty deaktivace karty se provádí v případě, že má být karta zneplatněna (neruší se), ale uživatel ji ještě nevrátil (v případě ztráty, přerušení studia 54

55 6 SPRÁVA KARET apod.). Deaktivovaná karta může být ještě znovu aktivována. Pro deaktivaci karty se z menu zvolí důvod a klikne se na tlačítko Deaktivovat kartu (obr. 42). Protože existuje reálná možnost zneužití ztracené identifikační karty, je vhodné každému uživateli, který ztrátu nahlásí, kartu alespoň deaktivovat. Deaktivace karty se provádí automaticky uživatelům, kteří přestali mít právní vztah k univerzitě bylo jim ukončeno studium nebo pracovní poměr. Zrušení karty zrušení se provádí, pokud uživatel kartu vrátil, karta mu byla zcizena, zničena, je nefunkční apod. Karta se ruší i fyzicky, nikdy se už nebude používat. Zrušenou kartu již nelze aktivovat, zrušení karty je nevratnou operací. Pokud uživatel pokračuje ve studiu nebo mu byl obnoven pracovní poměr, musí mu být vystavena nová karta. Co dělat s kartou, když studenti: přestupují na inženýrské studium v rámci fakulty karta se v den vyřazení studentů ze studia automaticky deaktivuje a následující den, kdy jsou studenti do inženýrského studia zapsáni, se opět aktivuje. přestupuje na inženýrské studium jiné fakulty STU studentům se vystaví nová karta. přerušuje studium karta je studentům při přerušení studia automaticky deaktivována (studenti nemohou využívat studentských výhod). Po dobu přerušení by měla být karta uschována na studijním oddělení. V případě potřeby je možné studentům aktivovat kartu, i když ještě nebyli zapsán do následujícího období. 6.3 Sestavy identifikačních karet Aplikace Sestavy identifikačních karet, přístupná uživatelům s oprávněním karty-a nebo karty-ext, umožňuje zobrazit sestavy studentských, zaměstnaneckých a externích karet podle různých kritérií, například podle studia, stavu karty, typu karty, platnosti karty (obr. 45). Využívá se i k hromadnému prodloužení platnosti karet, pak musí být položka Tlačítko pro akci nastavena na prodloužení platnosti. Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti je na obrázku 46. Uživatele jimž má být platnost prodloužena se označí, zvolí se platnost do a stiskne se tlačítko Prodloužit platnost. Pokud již kartu nelze prodloužit, nelze uživatele označit. V seznamu jsou umístěny ikony pro vstup do správy zvolené karty a pro zobrazení detailních informací o kartě. 6.4 Historie vydaných karet Aplikace Historie vydaných karet umožňuje zobrazit seznam všech dosud vydaných identifikačních karet, exportovat ho do MS Excel a vygenerovat předávací protokol. Dostupná je uživatelům s přiděleným oprávněním karty-h. Zobrazovaný seznam lze omezit podle zadavatele, typu karty, termínu ukončení výroby a na originály nebo duplikáty. Obsahuje jméno uživatele, čárový kód a číslo karty a její aktuální stav. 55

56 6 SPRÁVA KARET Obrázek Seznam osob bez fotografie Sestavy identifikačních karet Aplikace Seznam osob bez fotografie umožňuje vytvořit seznam uživatelů, kteří ještě nemají vloženou fotografii. Aplikace je přístupná uživatelům s právem karty-a, kartyb nebo karty-ext. Seznam (obr. 48) lze omezit podle zařazení uživatelů (bez omezení, student, zaměstnanec, externista), nabízí také ikonu s odkazem do aplikace pro okamžité vložení fotografie (více na straně 57). 6.6 Prohlížení skladu fotografií Aplikace Prohlížení skladu fotografií slouží ke skladování fotografií (obr. 49), dohledat zde lze fotografie, které dosud nebyly spárovány s uživateli. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním karty-a, karty-b, karty-ext nebo fotky-sklad. Uživatelé s právem fotky-b nebo fotky-sklad mohou vkládat nebo mazat fotografie, ostatní uživatelé s oprávněním vstupu do aplikace mohou seznam vložených fotografií pouze prohlížet. Pro vložení fotografie se do pole Komentář vepíše jednoznačná identifikace fotografie (například rodné číslo osoby) a v poli Fotografie se dohledá fotografie uložená v počítači. Označení fotografie je možné změnit přes ikonu ve sloupci Upravit. Přes ikonu ve sloupci Prohlížení lze zobrazit náhled fotografie. 6.7 ITIC karty na výměnu Aplikace ITIC karty na výměnu zobrazuje uživatelům s oprávněním karty-a seznam uživatelů s aktivní ITIC kartu, kterou je potřeba vyměnit, protože prošla doba jejich revalidace. V zobrazeném seznamu lze ihned přejít do aplikace pro vydávání nových karet (o vydávání karet více na straně 51). 56

57 6 SPRÁVA KARET Obrázek 46 Příklad sestavy karet k prodloužení platnosti 6.8 Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Aplikace Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru zobrazuje uživatelům s oprávněním karty-a seznam aktivních karet ve vztahu k ukončeným zaměstnaneckým poměrům. Karty je možné hromadně deaktivovat nebo úplně zrušit (o deaktivaci a rušení karet více na straně 51). 6.9 Vkládání fotografií do databáze Aplikace Vkládání fotografií do databáze slouží k ukládání fotografií ve formátu JPEG do databáze. Aplikace je přístupná uživatelům s právem fotky-b nebo karty-b. Do vyhledávacího políčka je možné zadat jméno nebo identifikační číslo hledané osoby. Po stisknutí tlačítka Dohledat jsou zobrazeny fotografie, které má tato osoba v databázi uloženy. Novou fotografii lze přiřadit: z počítače po vybrání cesty k souboru je nutné stisknout tlačítko Odeslat, aby se fotografie uložila. Malá fotografie se vytvoří automaticky; ze skladu fotografií v menu se zvolí vhodná fotografie a stiskne se tlačítko Převeď ze skladu. 57

58 6 SPRÁVA KARET Obrázek 47 Historie vydaných karet Obrázek 48 Seznam osob bez fotografie Pokud u malé fotografie dojde k deformaci původního obsahu (např. zúžení obličeje) je nutné kontaktovat vývojový tým. Vkládat fotografie mohou uživatelé s oprávněním fotky-b. Uživatelé s oprávněním fotky-a mohou fotografie pouze zobrazovat nebo přiřazovat fotografie ze skladu Hromadné vkládání fotografií do databáze Aplikace Hromadné vkládání fotografií do databáze (obr. 52) slouží k vkládání fotografií uložených v ZIP souboru. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním karty-b. Fotografie musí být uloženy ve formátu JPG a jejich názvem musí být rodné číslo vyfotografované osoby. ZIP soubor může obsahovat maximálně tisíc fotografií. Po vložení souboru se fotografie podle názvu automaticky spárují s uživateli evidovanými v AIS. Pokud není uživatel podle názvu fotky v systému dohledán, je fotografie uložena ve skladu, počet takových je zde uveden. Tlačítkem Přiřadit fotografie ze skladu lze fotografie dodatečně spárovat. Stisknutím tlačítka ze zobrazí seznam uživatelů, kterým je možné fotografie za skladu přiřadit. 58

59 6 SPRÁVA KARET Obrázek 49 Prohlížení skladu fotografií 6.11 Sklad fotografií Obrázek 50 ITIC karty na výměnu Aplikace slouží ke skladování již pořízených fotografií uživatelů. Pro přístup do aplikace je zapotřebí oprávnění fotky-sklad nebo karty-b. Popis aplikace Sklad fotografií je stejný jako popis aplikace Prohlížení skladu fotografií na straně

60 6 SPRÁVA KARET Obrázek 51 Karty ve vztahu k zaměstnaneckému poměru Obrázek Převzetí karet do výroby Hromadné vkládání fotografií do databáze Aplikace Převzetí karet do výroby (obr. 53) slouží k převzetí požadavků zadaných studijním nebo personálním oddělením na výrobu identifikačních karet. Seznam požadavků je rozdělen podle typu karet vydávaných na Slovenské technické univerzitě v Bratislavě, dále lze seznamy filtrovat podle jména uživatele, který požadavek zadal, pracoviště, formy a typu studia, odhadnutého ročníku, místa studia a podle počátku čárového kódu. Řadit je lze podle jména nebo studijního programu a jména. Aplikace po označení uživatelů a stisknutí tlačítka Vytvořit objednávku vygeneruje objednávku, kterou lze zobrazit kliknutím na odkaz Zobrazit vytvořené objednávky umístěný pod nápovědným textem. 60

61 6 SPRÁVA KARET Obrázek 53 Převzetí karet do výroby 61

62 6 SPRÁVA KARET Zde je v záložce Moje objednávky umístěn seznam všech uživatelem vygenerovaných objednávek, označené objednávky lze před jejich převzetím do výroby smazat. Přes ikonu ve sloupci Prohlížet lze zobrazit obsah objednávky seznam karet k výrobě. Kliknutím na ikonu ve sloupci Objednávka se otevře XLS soubor s dokumentem Objednávka na potisk průkazů, který lze vytisknout a následně nechat potvrdit. V případě, že u některé osoby chybí v databázi požadovaný údaj (není zobrazeno zaškrtávací pole), nelze kartu do výroby převzít. Chybějící údaj je indikován odpovídajícím písmenem ve sloupci Chybí (D datum narození, F fotografie). V záložce Převzetí objednávek je seznam objednávek vygenerovaný všemi pověřenými uživateli, objednávky jsou určeny k převzetí do výroby. Kromě nepřevzatých objednávek lze zobrazit i seznam převzatých, dále lze seznam omezit podle subjektu a roku. Před převzetím objednávky do výroby je možné zobrazit obsah objednávky kliknutím na ikonu ve sloupci Prohlížet. Objednávky lze přebírat postupně po jedné, je nutné je označit a stisknout tlačítko Převzít, které vygeneruje ZIP soubor, jehož obsahem je CSV soubor s daty, XLS soubor s objednávkou a soubory s fotografiemi studentů, jejichž názvy jsou id_studenta.jpg. Ikona ve sloupci Duplikát značí, že se jedná o požadavek na výrobu duplikátu karty. Do doby, než se požadavek převezme do výroby, je možné ho zrušit, pak již nelze. Zde vygenerovaný soubor je po zpracování a doplněný o požadované údaje, například datum výroby, číslo karty čipu, je vrácen do informačního systému přes aplikaci Označení vyrobených karet Označení vyrobených karet Aplikace Označení vyrobených karet slouží uživatelům s oprávněním karty-b ke vložení informace o nově vyrobených kartách do AIS. Tato informace se vkládá hromadně pomocí importního souboru, který byl původně vygenerován v aplikaci Převzetí karet do výroby a následně byl doplněn o požadované informace, zejména o číslo čipu karty. Karty, jejichž informace jsou součástí vloženého souboru, jsou automaticky aktivovány. Pokud uživatel nové karty vlastnil jinou aktivní kartu vydanou STU, byla mu původní karta automaticky deaktivována. Obrázek 54 Označení vyrobených karet 6.14 Správa licencí Aplikace Správa licencí umožňuje spravovat rozsahy používaných ISIC/ITIC licencí. Aplikace je dostupná pouze uživatelům s oprávněním karty-b. V úvodu aplikace (obr. 55) je zobrazena souhrnná statistika volných licencí rozdělená podle jednotlivých typů licencí. Podrobnější informace o počtech jsou zobrazeny v historii importů. Rozsahy licencí evidované v této aplikací jsou využívány při založení požadavku na výrobu nové karty, kdy je z dostupného rozsahu vybráno volné licenční číslo, které bude nové kartě přiděleno. Nový rozsah licencí se přidá pomocí formuláře Import licenčního rozsahu, kde se nejdříve určí typ licence (ISIC nebo ITIC) a následně se zadá rozsah 62