ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA

Transkript

1 Akademický informační systém ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA o.p.s. Všichni uživatelé Svazek 1 Verze: 5.55 Datum: 11. března 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Úvod 11 2 První přihlášení Získání vstupních informací Provozní tým OSSA a OSVT Přihlášení uživatele do informačního systému Odhlášení uživatele z informačního systému Základní principy užívání AIS Systém oprávnění v AIS Struktura stránky aplikací Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu Vyhledávací pole Další vyhledávací prvky v AIS Správce tabulek Datum v AIS Automatické dávkové operace Základní pojmy studijního systému AIS Období Časový průběh jednoho období Další pojmy z oblasti studijního systému eagenda Kontaktní centrum Rezervace místností Evidence interní dokumentace pracoviště eprůzkum Tiskové úlohy Technologie a jejich správa Správa účtů Přehled evidované techniky Doručování univerzitní pošty Správa karet Správa informačního systému Správa oprávnění Dokumentace AIS Dokumentace AIS Často kladené otázky Systémoví integrátoři

4 8.4 Vývojový tým Mé operace v informačním systému Statistiky využití AIS Přizpůsobení informačního systému Volba pracovního designu Vytvořit si vlastní design Portlety v AIS Uživatelská nastavení Moje oblíbené Nastavení informačního systému Kontrola osobních údajů Nastavení delegátů Změna identity Změna hesla Odhlášení z informačního systému Rejstřík 105 4

5 Seznam obrázků 1: Osobní administrativa před přihlášením uživatele veřejná část : Příklad přihlašovacího formuláře : Vzhled stránky Osobní administrativy s popisem jejích částí : Příklad stránky Osobní administrativy se sekcemi pod sebou : Příklad stránky Osobní administrativy systémového integrátora : Příklad stránky Osobní administrativy studenta : Blahopřání : Zobrazování orámovaných sekcí s popisem : Úprava obsahu nabídky : Vyhledávání podle názvu aplikací : Portálové menu Dokumentového serveru : Portálové menu Záznamníku učitele : Portálové menu Záznamníku výzkumníka : Legenda popisující ikony : Legenda jako součást pole pro vyhledání osob : Volba období : Osobní administrativa bez designu : Vyhledávací pole : Vyhledávací pole příklad nalezených údajů : Zveřejněné údaje nalezené osoby příklad : Správce tabulek : Informace o robotu automatických dávkových operací : Hledám řešení : Moje podané dotazy : Přiřazonání dotazů řešitelům : Řešené dotazy : Schválené dotazy k vyřízení : Dotazy čekající na moje vyjádření : Rezervace místností : Dohledané místnosti vyhovující kritériím ve formuláři pro vyhledání volných kapacit : Plán obsazení místností : Přehled rezervací : Správa rezervací : Blokování rezervací místnosti : Omezení rezervací místnosti : Evidence šanonů pracoviště : Evidence dokumentů v šanonu : Vyhledávání dokumentů : eprůzkum dotazník : Tiskové úlohy : Správa účtů : Historie zablokování účtu : Přehled evidované techniky : Moje oprávnění

6 6 45: Moje skupiny : Výběr časového období pro zjištění Mých operací v AIS : Volba pracovního designu AIS : Společné designy : Přehled obrázků : Soukromé designy : Postup mapování obrázků : Správa obrázků : Správa kategorie obrázků : Základní charakteristiky designu : Portlety umístěné na stránce AIS : Umísťování portletů do stránky AIS : Seznam umístěných portletů : Portlet Aktuální čas v různých městech : Portlet aktuálního počasí a nastavení jeho parametrů : Portlet Aktuální zprávy a nastavení jeho parametrů : Portlet Navigační lišta a nastavení jeho parametrů : Portlety automaticky nastavované studentům : Portlet Navigační učitelská lišta : Nepřečtená pošta v Internetu : Portlet Nepřečtená pošta v AIS : Portlet Nepřečtené dokumenty v DS : Portlet Očekávaná výročí a jeho nastavení : Ovládání personalizace AIS : Poznámkový blok : Přehled nových termínů : Přehled vypsaných termínů : Systémové a vývojářské údaje : Portlet Vyhledávání v IS : Výsledky studia : Vývěska : Záznamník učitele : Záznamník výzkumníka : Portlet Zobrazení kódu HTML : Vložení HTML textu do stránky AIS : Režim zobrazování informací na osobní stránce : Šířka nabídkové části v obrazových bodech: a) 600 pixelů, b) 980 pixelů : Osobní administrativa s nabídkou Moje oblíbené : Definice uživatelské nabídky Moje oblíbené : Konrola osobních údajů : Nastavení delegátu : Odebrání delegáta : Příklad možného zobrazení aplikace pro změnu hesla

7 Vážení uživatelé Akademického informačního systému, první svazek příručky Akademického informačního systému (AIS) obsahuje rady k prvnímu přihlášení, přehled základní terminologie, vysvětlení základních principů a postupů použitých v jednotlivých aplikacích a také návod k základním aplikacím v následujících částech Osobní administrativy: eagenda; Technologie a jejich správa; Správa informačního systému; Dokumentace AIS; Přizpůsobení informačního systému; Nastavení informačního systému. Jedná se o aplikace přístupné všem uživatelům přihlášeným do Akademického informačního systému, které poskytují uživatelská nastavení systému (například Uživatelská nastavení, Volba designu, Změna hesla), uživatelské informace (například Mé operace, Správa oprávnění, Často kladené otázky), či informace o systému (například Správa účtů). První čtyři kapitoly seznámí uživatele s teorií nutnou k pochopení aplikací AIS a studijně administrativního systému vedeného v AIS, například s často používanými pojmy jako je přihlášení do informačního systému, integrátor, vývojový tým, prerekvizita, ukončení předmětu, registrace předmětů, role uživatele. Zbývající kapitoly se zabývají popisem a návodem k použití aplikací v jednotlivých částech Osobní administrativy AIS. Design stránek AIS je variabilní, proto je již v úvodu nutné upozornit, že celá dokumentace se odvíjí od původního oranžového designu AIS, mohou se například odlišovat ikony uváděné v textu od těch v alternativních designech. Struktura stránek je podrobně popsána v kapitole Základní pojmy studijního systému. Protože celá dokumentace k informačnímu systému vzniká ve stejných souborech jako dokumentace pro rozsáhlejší univerzity, hovoří se v některých částech textu o fakultách. Tento text platí i pro ŠAVŠ. Také pojem systémový integrátor fakulty (SIF) splývá s pojmem systémový integrátor školy (SIU) osoby jsou totožné. Pokud se v textu objevují pojmy jako univerzita, univerzitní, celouniverzitní, je to proto, že názvy aplikací popisovaných v dokumentaci musí souhlasit se skutečnými názvy aplikací v AIS. Vývojový tým přeje uživatelům mnoho úspěchů při práci s AIS. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8 Jak číst dokumentaci Sestavováním jednotlivých svazků se zabývají členové vývojového týmu, kteří se pohybovali mezi koncovými uživateli Akademického informačního systému, a mají tak představu o informačních potřebách uživatelů (studentů, učitelů, zaměstnanců studijního oddělení) z praxe. Nemalý podíl při tvorbě svazků mají také ostatní členové vývojového týmu, kteří poskytli své rady a postřehy z vývoje jednotlivých aplikací, jež pomohly k úplnějšímu popisu problematiky. Mnozí umožnili využít části svých publikovaných textů a diplomových a bakalářských prací popisujících vlastní aplikace, a byli tak inspirací obsahu některých kapitol příruček. Součástí úvodu každé publikace je obsah s odkazy na kapitoly a podkapitoly, který je uveden i v levé části elektronického dokumentu a při jeho prohlížení je stále nabízen, pro snadnější přechod k jiné kapitole nebo podkapitole. Publikace jsou doplněny názornými otisky obrazovek (screenshoty) se stručnými a návodnými popisky, které se objevují zejména v prvním díle dokumentace (v následujících dílech jen ve složitějších případech). Některé se mohou nepatrně lišit z důvodu neustálého vývoje aplikací a také možnosti volit si vzhled celého informačního systému. V textu se často objevují upozornění na důležité a často unikající podstatné skutečnosti vysvětlované problematiky, označené symbolem ukazující ruky a také poznámky pro pokročilejší a zvídavější uživatele. Ty jsou zvýrazněny květinkou. Pokud se v textu hovoří o použití tlačítka aplikace, pak je tlačítko vykresleno, například Tlačítko. Aktivní odkazy na aplikace Akademického informačního systému jsou v textu zvýrazněny bezpatkovým písmem. Zvýrazněny jsou i odkazy na obrázky související s textem nebo stránky rozvíjející danou problematiku. Kurzívou jsou v textu pro přehlednost zvýrazněna hesla obsažená v Rejstříku hesel na konci svazku. Rejstřík byl sestaven ze všech hesel, která by uživatel mohl hledat. Následující díly dokumentace přímo navazují na první díl. Může se stát, že některá témata se v dalších svazcích opakují. Je to proto, aby byla podrobněji rozebrána a více přiblížena dané skupině uživatelů, a také proto, že někteří uživatelé čtou jen svazky určené jejich skupině uživatelů. Aktuální elektronická verze příruček uživatelské dokumentace je na úvodní stránce AIS pod odkazem Dokumentace AIS a ve Veřejném dokumentovém serveru ve složce Dokumentace AIS Oficiální dokumentace. Přehled svazků dokumentace První svazek Všichni uživatelé není v dokumentaci AIS jediný. Jsou připraveny a stále se připravují další, které jsou tematicky zaměřeny. Zveřejněné svazky dokumentace jsou: 2. Student svazek je zaměřen na studium na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s., na základní pojmy studijního systému a aplikace, které student během svého studia a v průběhu každého semestru používá (např. přihlašování na zkoušky, registrace a zápisy, list záznamníku učitele). 3. Učitel svazek je věnován všem vyučujícím, kterým jsou zde vysvětleny základní pojmy spojené s používáním Záznamníku učitele a jednotlivé aplikace (např. seznamy studentů, učitelé předmětu a rozvrhy, vypisování termínů zkoušek, hodnocení úspěšnosti). 8

9 4. Věda a výzkum svazek je zaměřen na všechny vědecko-výzkumné pracovníky školy. Zahrnuje základní pojmy, jako jsou projekt, publikace, role uživatele a popis jednotlivých aplikací s názornou obrazovou dokumentací. 5. Studijní referentka obsahuje podrobný teoretický i praktický popis studijního oddělení a evidence z pohledu studijní referentky. Text je doplněn obrázky, tipy a poznámkami. 6. Přijímací řízení svazek popisuje průchod celým přijímacím řízením a použití jednotlivých aplikací z pohledu studijních referentek a systémových integrátorů. Přijímacímu řízení z pohledu uchazeče je věnován samostatný svazek 20. Uchazeč 7. Koleje a menzy tento svazek je zaměřen na problematiku kolejí, na práci a aplikace ubytovací referentky, kolejní rady, integrátorů. 8. Portál vedoucího ústavu svazek zahrnuje aplikace Portálu vedoucího, obecné principy studijního a vědecko-výzkumného systému v AIS. Protože některé související aplikace jsou stále ještě ve vývoji, není obsah svazku ještě ucelen. 9. Ostatní portálové aplikace svazek je určen osobám, které se na pracovištích věnují správě výpočetní techniky (OSVT) a systémové agendy (OSSA), ústavním referentům zabývající se vědecko-výzkumnou evidencí, orgánům školy, systémovým integrátorům a pracovníkům provozu aplikací. Popsány jsou aplikace Portál SIF a OSSA, Portál člena orgánu, Helpdesk, Správa karet, Portál OSVT, vědecko-výzkumné evidence z pohledu ústavního referenta. 10. Systémový integrátor báze systému svazek zahrnuje aplikace, které používají systémoví integrátoři. Cílem svazku je podrobně seznámit integrátory s funkcí AIS a zejména s bází systému, způsobem zajištění jeho provozu na univerzite a s aplikacemi k tomu určenými. 11. Osobní management svazek obsahuje popis aplikací elektronické kanceláře, jako jsou Poštovní schránka, Dokumentový server apod. 12. Portál veřejných informací svazek zahrnuje popis aplikací poskytujících veřejnosti základní informace o lidech na škole, pracovištích, orgánech, projektech, studijních záležitostech, telefonním seznamu a dalších. 13. Systémový integrátor studijní systém svazek je zaměřen na studijní část informačního systému a způsob zajištění jeho provozu na škole. 14. E-learning testování a zkoušení svazek je zaměřen na základní pojmy z oblasti elearningu, na zakládání e-projektů a tvorbu a zveřejňování testů učitelem. 15. E-learning studijní opory svazek je zaměřen na tvorbu studijních opor v prostředí e-learningového systému, je určen učitelům a studentům. 16. Redakční systém svazek je zaměřen na aplikace pro tvorbu a správu webových stránek. 17. Zahraniční oddělení svazek je zaměřen na aplikace zahraničního studijního oddělení a evidenci studentů z pohledu studijní referentky. 18. Provoz AIS svazek bude obsahovat popis různých nastavení, skriptů, datového schématu, vývojářských aplikací a další. 19. Elektronická spisová služba AIS svazek je zaměřen na aplikace pro správu a evidenci oběhu dokumentů univerzity. 20. Uchazeč svazek je zaměřen na aplikace pro správu elektronických přihlášek ke studiu od jejich podání až po zobrazení výsledků přijímacího řízení. 21. Management sítě svazek je zaměřen na aplikace centrálního přístupového systému a management počítačové sítě. 9

10

11 1 Úvod Vývoj Univerzitního informačního systému započal na Mendelově univerzitě v Brně. Nutnost inovovat stávající systém studijní agendy nazývaný Student vznikla v souvislosti se zaváděním kreditního systému studia (ECTS) na univerzitě. Protože úprava systému Student do takové podoby, aby splňoval požadavky ETCS, by byla stejně náročná jako pořízení nového systému, rozhodlo vedení univerzity o pořízení systému nového, využívajícího možností moderních technologií, trendů a postupů užívaných v oblasti vývoje, návrhu a provozu informačních systémů. Z hlediska možných variant řešení se univerzita nakonec rozhodla vybudovat informační systém (Univerzitní informační systém UIS) vlastními silami. Vznikem a zavedením Univerzitního informačního systému došlo k propojení několika informačních systémů provozovaných samostatně. Dále bylo implementováno propojení s celostátní databází Sdružené informace matrik studentů (SIMS) a podpořeno kreditní studium ECTS. Uvedenými kroky byly vytvořeny podmínky pro tvorbu jednotné datové základny, poskytující správné a aktuální informace všem uživatelům, a rovněž pro racionální zavádění nových informačních a komunikačních technologií na univerzitě. Modernizace informačního systému pro oblast akademických činností na ŠAVŠ byla nutná kvůli změnám v řízení studia a změnám legislativy. Řešení Univerzitního informačního systému navíc uživatelům poskytuje přístup k informacím přes Internet, čímž se stává ŠAVŠ přístupnější nejen studentům a pedagogům, ale i široké veřejnosti. Samozřejmě, že osobní a studijní údaje jsou bezpečně uchovány a přístupné pouze povolaným osobám. Na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. je informační systém v provozu pod názvem Akademický informační systém. 11

12

13 2 První přihlášení Do informačního systému je možné se přihlásit z libovolného počítače připojeného do celosvětové počítačové sítě Internet, a to pomocí webového prohlížeče přes adresu Odkaz na informační systém je umístěn také na školních webových stránkách Doporučujeme uložit odkaz na Akademický informační systém do záložek prohlížeče. 2.1 Získání vstupních informací Akademický informační systém je rozdělen na veřejnou a neveřejnou část. Veřejnou část může navštívit a získat zde základní informace o škole kterýkoliv uživatel, aniž by musel použít heslo. Pro vstup do neveřejné části je nutné vlastnit uživatelské jméno a heslo. Získá je každá osoba, která má k škole nějaký vztah (nejčastější vztah je student či zaměstnanec) a informace o ní je vložena do AIS. Každý uživatel po zaevidování do AIS obdrží do své školní poštovní schránky uvítací . Uživatelské jméno a heslo jsou systémem automaticky vygenerovány jako řetězce několika znaků. Tyto informace získá automaticky: student po zápisu do prvního semestru studia, například při úvodu do studia, při imatrikulaci. Student, který podal elektronickou přihlášku a jehož fakulta to umožňuje, může přihlašovací údaje získat po zápisu z aplikace Elektronická přihláška ke studiu na ŠAVŠ; zaměstnanec při nástupu do pracovního poměru na personálním oddělení. Login (uživatelské jméno) je řetězec znaků, který se používá k jednoznačné identifikaci osoby v systému. Tvar loginu může být v různých systémech různého tvaru a délky. Na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. je jeho délka nejvýše 15 znaků. Login je informačním systémem generován automaticky a vychází z příjmení uživatele. Protože se však některá příjmení vyskytují častěji, je nutné doplňovat je o další znaky,zpravidla číslice za jménem. Pro tvorbu loginů jsou uživatelé rozděleni na tři základní skupiny, pro něž byla kvůli snadnějšímu rozlišení vytvořena různá pravidla generování: zaměstnanci login je tvořen z příjmení, příliš dlouhá příjmení jsou zkracována, opakující se příjmení je na konci doplněno pořadovou číslicí (například novak, novak1); studenti login se tvoří jako u zaměstnanců, jen se před příjmení vkládá znak x (například xnovak, xnovak5); externisté login se tvoří jako u zaměstnanců, jen se před příjmení vkládají znaky y. V současné době není změna přihlašovacího jména na škole podporována. Pokud uživatelé vstupní údaje do AIS takto nezískají nebo heslo zapomenou, mohou kontaktovat školního integrátora, který po dohodě poskytne heslo i s nejnutnějšími informacemi potřebnými k přihlášení do AIS. 13

14 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Heslo si uživatel může změnit sám v aplikaci Změna hesla (více na straně 102). Vyzrazením hesla do AIS může dojít ke zneužití dat, proto je nutné hlídat si přístupová hesla a nemít je vystavená ostatním uživatelům na očích. Nevhodné je se přihlašovat do systému tak, aby mohl někdo heslo odhalit například sledováním prstů při psaní hesla na klávesnici. Propůjčit práva jinému uživateli lze přes aplikaci pro delegování práv. Doporučený postup bezpečného odhlášení ze systému je uveden v podkapitole Odhlášení z informačního systému na straně 16. Při podezření z vyzrazení hesla je nutné heslo co nejdříve změnit. Při podezření ze zneužití je vhodné ihned kontaktovat systémového integrátora a sdělil mu co nejpřesnější údaje o době a předpokládané aplikaci, kde mohlo ke zneužití dojít. 2.2 Provozní tým Provozní tým je tvořen zaměstnanci. Tým zajišťuje provoz a správu aplikací AIS Zabezpečuje také školení a metodickou pomoc uživatelům AIS v koordinaci s příslušnými částmi školy. Důležitou součástí provozního týmu jsou správci dat a systémový integrátor školy. Správci dat (datamanagement DM) Datamanagement je pověřen správou dat Akademického informačního systému, mezi něž patří tvorba celoškolsky platných číselníků, dále zpracováním statistického a účetního výkaznictví, tvorbou drobných dílčích aplikací v rámci AIS (uživatelské sestavy, tvorba souhrnů, sumářů, podkladů aj.). Zpracovává výstupy pro ÚIV Praha a Sdružené informace matrik studentů. Nedílnou součástí práce DM je také optimalizace aplikací a datového schématu, což běžný uživatel pozná podle kratší doby odezvy při požadavku na velký objem dat (např. při zvolení objemnějších sestav v Záznamníku učitele nebo ve studijním oddělení). Systémový integrátor školy (SIU) Systémový integrátor univerzity má za úkol zavádět Akademický informační systém a ostatní informační a komunikační technologie na škole. Organizuje školení pro uživatele (studenty, učitele, referentky) a pomáhá jim řešit provozní problémy. Ty závažné řeší s pomocí vývojového týmu. K výkonu své funkce by měl mít na fakultě vybudovánu síť pracovníků OSSA a OSVT. Kontaktní údaje na systémového integrátora jsou k dispozici na stránce Osobní administrativy pod odkazem Systémoví integrátoři. 2.3 OSSA a OSVT Na pracovištích školy existují vybrané osoby, které by měly kolegům poskytovat první a základní pomoc při problémech s výpočetní technikou a AIS. Tyto osoby jsou označovány jako OSSA (osoby spravující systémovou agendu) a OSVT (osoby spravující výpočetní techniku). 14

15 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ OSSA osoby spravující systémovou agendu OSSA lze označit za systémové integrátory jednotlivých ústavů. Mají za úkol pomáhat při šíření novinek a důležitých informací týkajících se AIS, které jim předává systémový integrátor fakulty, a poskytovat první pomoc zaměstnancům příslušného ústavu při uživatelských problémech s AIS (např. při nepochopení funkčnosti některé aplikace). Problémy, které nemohou samostatně na místě vyřešit, a případné dotazy by tyto osoby měly konzultovat se systémovým integrátorem fakulty. Rozhodně by se neměly obracet přímo na členy vývojového týmu. Referent RIV je osoba, která ústavu pomáhá s radami okolo vědecko-výzkumného systému. Touto funkcí může být pověřena zvláštní osoba nebo OSSA. OSVT osoby spravující výpočetní techniku Zástupci skupiny OSVT jsou nápomocni při zavádění nových informačních a komunikačních technologií. Jsou odpovědní za správu výpočetní techniky a školení uživatelů v tzv. informatickém minimu (používání kancelářského softwaru textový editor, tabulkový procesor, dále užívání elektronické pošty a práce s webovým prohlížečem) v příslušných ústavech. S problémy (např. závada na počítačové síti), které jsou z jejich pozice neřešitelné nebo s nimiž je nutné se obrátit na pracovištěm zajišťující provoz AIS, se obracejí na systémového integrátora prorektora pro informatiku, kteří mohou zajistit potřebnou pomoc a vést další jednání při řešení rozsáhlých problémů. Vyskytne-li se u zaměstnance problém s výpočetní technikou, obrací se v první řadě na OSVT. Pokud není v silách OSVT uživateli pomoci, obrací se OSVT na SIF. Nastane-li uživateli problém s AIS, kontaktuje nejprve OSSA. Není-li problém vyřešen a stále trvá, obrátí se na SIF, který je ve většině případů schopen dořešit jakýkoliv provozní problém. 2.4 Přihlášení uživatele do informačního systému K vlastnímu přihlášení do neveřejné části informačního systému slouží odkaz Osobní administrativa (obr. 1). Po jeho zvolení se na obrazovce objeví přihlašovací formulář podobný jako na obrázku 2 se dvěma vstupními poli k vyplnění. Prvním je Uživatelské jméno (User name), do něj se uvede přidělené identifikační číslo (ID) nebo login (uživatelské jméno). Do druhého pole Heslo (Password) se vepíše přidělené heslo a pro přihlášení do Osobní administrativy se klikne na tlačítko Přihlásit se. Další možností přihlašovacího formuláře je nastavení doby platnosti přihlášení, což je minimální doba neaktivity, po kterou zůstane uživatel v systému přihlášen i když po tuto dobu neprovedl v systému žádné operace. Implicitně je tato doba nastavena na jeden den, kliknutím na odkaz změnit je možné zvolit jinou hodnotu. Maximální doba platnosti přihlášení může být vzhledem k uchovávání dat v mezipaměti až o 10 % zvolené doby delší, tj. pokud je nastavena doba do odhlášení na jednu hodinu, může být uživatel po uplynutí 65 minut stále přihlášen. Přítomnost v Osobní administrativě si lze ověřit v horní části stránky, kde je umístěno celé jméno přihlášeného uživatele (přesná poloha závisí na volbě designu AIS). Pokud se po zadání správných přihlašovacích údajů opět otevře okno s přihlašovacím formulářem, pravděpodobně nemáte ve Vašem webovém prohlížeči povoleno ukládání 15

16 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Obrázek 1 Osobní administrativa před přihlášením uživatele veřejná část cookies. Cookies umožňují jednoznačnou identifikaci uživatele a jejich povolení v prohlížeči je nutné k úspěšnému přihlášení do AIS. Webové prohlížeče mají použití cookies implicitně povoleno, ve většině případů není tedy nutné provádět žádné úpravy nastavení. Informace o tom, jak zkontrolovat nastavení cookies a případně jak jejich použití povolit, naleznete v aplikaci Návod k prvnímu přihlášení. Při přihlašování do Akademického informačního systému se Vás může prohlížeč dotázat na uložení hesla. Uložení hesla do prohlížeče nedoporučujeme zejména v případě, přihlašujete-li se z počítače, který používá více uživatelů. Vaše heslo pak může být zneužito! Po přihlášení si každý uživatel může heslo do AIS změnit v aplikaci Změna hesla. V aplikaci jsou uvedeny požadavky na bezpečné heslo, kterými je nutné se při tvorbě nového hesla řídit. 2.5 Odhlášení uživatele z informačního systému Pro odhlášení z Akademického informačního systému slouží aplikace Odhlášení, kterou naleznete v Osobní administrativě v nabídkové sekci Nastavení informačního systému. Pro definitivní odhlášení je nutné v aplikaci stisknout tlačítko Odhlásit se. 16

17 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Obrázek 2 Příklad přihlašovacího formuláře Přistupuje-li do AIS z veřejně přístupného počítače nebo učebny, je více než vhodné po odhlášení ze systému ukončit webový prohlížeč a všechna s ním spřažená okna (například pro MSIE je nutné zavřít i Outlook Expres). Pro bezpečné a spolehlivé odhlášení je nutné ukončit i všechna okna spuštěného internetového prohlížeče, a to i ta, ve kterých se s AIS nepracovalo. Doporučujeme důsledně dbát na tyto pokyny, neboť jedině tak se zabrání nechtěné, či naopak chtěné manipulaci a zneužití osobních dat cizí osobou. 17

18

19 3 Základní principy užívání AIS Kapitola vysvětluje běžnému uživateli základní systém rozdělení práv v AIS ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Značná část kapitoly se pak pro snazší orientaci uživatele na stránkách AIS zabývá členěním a popisem částí standardních stránek. Z těch zajímavých částí je to například hlavička s rychlými odkazy na některé dále popsané aplikace, část se zásadními informacemi, navigační odkazy, nápovědné texty. Protože uživatelé v mnoha aplikacích (např. pro dohledání osob, vyučovaných předmětů) narazí na tzv. vyhledávací pole, je zde věnováno místo pro popis jeho správného použití. V posledním odstavci je popsáno využití verze AIS bez designu, tzv. textového režimu. Její využití urychluje odezvy AIS ve chvílích velkého náporu uživatelů na AIS. Výhodou tohoto režimu je také nízká režie přenosu dat, proto je vhodný i k používání AIS přes pomalé telefonní linky nebo GPRS připojení mobilními telefony. 3.1 Systém oprávnění v AIS Stejně jako v jiných informačních systémech i v AIS jsou definovány kategorie uživatelů, kteří smějí v systému provádět určité činnosti spojené s výkonem povolání nebo studia. Proto byl v AIS vytvořen systém oprávnění, který umožňuje rozčlenění práv osobám pracujícím v AIS a využívajícím jeho informací. Práva jsou uživatelům přidělována podle rolí, které v systému zastávají, nebo jednotlivě podle potřeby. Dvěma největšími skupinami uživatelů jsou studenti a učitelé. Jim je přidělena skupina oprávnění odpovídající jejich roli. Významnou skupinou jsou také studijní referentky, kterým přísluší práva k výkonu jejich pracovní náplně. Z ní vyplývají zejména práva ke studijní agendě. Dalšími skupinami uživatelů jsou například: vedení školy, systémoví integrátoři, vývojáři systému a ostatní zaměstnanci školy. Tyto jednotlivé uživatelské skupiny mají také určitou sadu práv, která jim po dohodě přiděluje integrátor. Práva, která byla uživateli podle jeho role v AIS přidělena, jsou uvedena v aplikaci Moje oprávnění. Zda je uživatel členem skupiny, které byla přidělena sada práv, zjistí v aplikaci Moje skupiny. Více k aplikacím na straně 65. Podle role a přidělených práv se uživateli zobrazují aplikace v AIS. Velký rozdíl je viditelný na úvodní stránce Osobní administrativy. Drobné rozdíly mohou pak být v použití některých aplikací, např. Záznamníku učitele. 3.2 Struktura stránky aplikací Styl vzhledu všech stránek je sestaven jednotně s přihlédnutím k příjemné a jednoduché práci uživatele tohoto systému, jak je vidět na obrázku 3. Pro porovnání vzhledu stránek různých uživatelů jsou uvedeny obrazovky integrátora a studenta obr. 5 a 6. Popis 19

20 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS stránky bude demostrován při nastavení stylu zobrazování nabídek s orámovanými sekcemi. Změnu zobrazování lze provést nastavením atributu Styl zobrazování nabídek v aplikaci Uživatelská nastavení (viz strana 92). Obrázek 3 Vzhled stránky Osobní administrativy s popisem jejích částí 20

21 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 4 Příklad stránky Osobní administrativy se sekcemi pod sebou Hlavička stránky V horní části každé stránky s oficiálním designem se zobrazuje tzv. hlavička stránky, kde je uveden název ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s. a informačního systému. Dále je uveden datum, čas, jméno osoby uváděné v aktuální den v kalendáři a ikony, a pro přepnutí na anglickou, slovenskou nebo českou verzi AIS. Po přihlášení do Osobní administrativy se v dolním řádku hlavičky stránky vypíše jméno přihlášeného uživatele a zobrazí se operativní ikony k návratu o stránku zpět a do Osobní administrativy. Zobrazeny jsou odkazy na aplikace elektronické kanceláře zprávy, dokumenty a úkoly i s počtem nepřečtených zpráv, dokumentů a úkolů. Hodnotu počtu nepřečtených zpráv a dokumetů se doporučuje udržovat na nule. 21

22 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 5 Příklad stránky Osobní administrativy systémového integrátora Pokročilým uživatelům lze doporučit rychlé přepínání režimů stránek použitím URL. Odkazem se nařídí práci AIS v angličtině, se zobrazí úvodní stránka Osobní administrativy. Režim stránek bez designu (str. 28) se zapne přes Všechny tyto volby jsou samozřejmě dostupné z úvodní stránky AIS Titulek Nad čarou oddělující hlavičku stránky od jejího těla je vždy pro snadnější orientaci uživatele uveden název aktuální stránky. Zásadní informace V horní části úvodní stránky Osobní administrativy jsou průběžně zveřejňovány odkazy s velmi důležitými upozorněními (informace o plánovaném výpadku serveru, elektřiny, termíny školení, registrací, zápisů, upozornění na kontrolu osobních údajů apod.). Odkazy na nejdůležitější upozornění jsou uvedeny tučným písmem. 22

23 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 6 Příklad stránky Osobní administrativy studenta Kliknutím na odkaz zásadní informace se zobrazí vlastní text zprávy nebo odkaz na stránku, na které je informace umístěna (může jí být i složka Dokumentového serveru). U některých zásadních informací je možné jejich zobrazení vypnout tlačítkem Již nezobrazovat tuto informaci. Takovou aktuální informaci lze pak vyhledat a obnovit v aplikaci Historie zásadních informací (umístěna je v sekci Osobní management) v záložce Aktuální informace kliknutím na Znovu zobrazovat. Zde je možné vyhledat všechny informace, které byly uživatelům dříve zobrazeny. Více je o aplikaci Historie zásadních informací uvedeno v 11. svazku dokumentace Osobní management. Upozornění na vložení nové zásadní informace je uživatelům zasíláno přes školní . Zásadní informace jsou většinou velmi významné, proto je vhodné je pravidelně sledovat. 23

24 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Blahopřání Za zvláštní informaci lze považovat blahopřání k svátku a narozeninám. Svátek se zobrazuje implicitně podle českého kalendáře. Pokud jméno uživatele není v kalendáři uvedeno, je možné datum svátku nastavit v aplikaci Uživatelská nastavení. Blahopřání je v den svátku nebo narozenin umístěno automaticky pod zásadní informace. Obrázek 7 Blahopřání Tělo stránky Největší a nejdůležitější částí stránky jsou odkazy na vlastní uživatelské aplikace. Pro snadnější orientaci je tato část členěna podle vzájemných souvislostí aplikací do orámovaných sekcí, jak je vidět na obrázku 8. Obrázek 8 Zobrazování orámovaných sekcí s popisem Pokud je zvolen styl zobrazování nabídek sekcí s odkazy pod sebou jsou odkazy na aplikace členěny podle souvislostí také do sekcí (obr. 4). Odkazy v těchto sekcích, které jsou uvedeny na jednom řádku, jsou pro přehlednost odděleny tzv. oddělovačem. Implicitně je nastavena dvojtečka, ale uživateli je v aplikaci uživatelská nastavení umožněna jeho změna (více o jeho nastavení je na straně 93). Vzhled stránky Osobní administrativy lze upravit atributem Styl zobrazování nabídek v aplikaci Uživatelská nastavení (více o nastavení na straně 96). Při volbě zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe mohou uživatelé upravovat zobrazení a umístění jednotlivých sekcí, počet odkazů v sekcích a způsob jejich řazení: Rozbalit zkrácené nabídky v případě, že je nastaveno automatické zkracování zobrazených sekcí, nabízejí se ikony pro rozbalení, resp. sbalení zvolené nabídky odkazů. Kliknutím na ikonu se zobrazí všechny odkazy zvolené nabídky. Vrátit se zpět do zkrácené verze lze kliknutím na ikonu. 24

25 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Upravit obsah ikona pro úpravu obsahu se zobrazí po umístění kurzoru do záhlaví nabídky. Kliknutím na ni se otevře formulář, ve kterém lze: skrýt odkazy odznačením pole ve sloupci Zobr. se odkaz v nabídce přestane zobrazovat. Opětovným označením pole se odkaz zařadí do nabídky; přejmenovat odkazy, přejmenovat název sekce sekce, resp. odkaz se přejmenuje vyplněním nového názvu do pole Přejmenování. Po smazání obsahu pole se bude zobrazovat původní název; zvýraznit odkazy označením pole ve sloupci Zvýr. se bude odkaz v nabídce vypisovat tučným písmem; změnit řazení odkazů klikáním na ikony šipek ve sloupci Poř. lze v nabídce změnit řazení odkazů. Řazení se zohlední v případě, že je v aplikaci Uživatelská nastavení Vzhled informačního systému nastaven implicitní způsob řazení odkazů v sekci s možností ručního řazení. zařadit odkazy do nabídky Moje oblíbené kliknutím na odkaz zařadit se odkaz zařadí do nabídky Moje oblíbené, která se aktivuje přidáním prvního odkazu. Obrázek 9 Úprava obsahu nabídky Zavřít nabídku kliknutím na ikonu, která se zobrazí po umístění kurzoru do záhlaví nabídky, se sekce s odkazy přestane zobrazovat a ikona zavřené nabídky je umístěna pod zobrazené nabídky. Kliknutím na ni se nabídka s odkazy opět zobrazí. Otevřít vše a Zavřít vše v případě, že je nastaveno automatické zkracování zobrazených sekcí, je zobrazen odkaz Otevřít vše. Kliknutím na něj se zobrazí všechny odkazy všech otevřených nabídek, zavřené nabídky se nerozbalí. Kliknutím na odkaz Zavřít vše se nabídky vrátí do původního stavu. Vyhledat kliknutím na odkaz umístěný nad okny s nabídkami se otevře okno pro dohledávání aplikací AIS, ke kterým mají uživatelé oprávnění. Podle části názvu se ihned nabízejí možné aplikace, ze kterých lze jednu zvolit (obr. 10). Kliknutím na její dohledaný název se aplikace otevře, nebo se zobrazí nabídky se všemi souvisejícími aplikacemi. Přesun sekcí zvolenou nabídku lze přemístit na pozici jiné zobrazené nabídky. Zařazením nabídky na novou pozici se původní nabídka posune o jedno místo vpravo, stejně jako všechny následující nabídky. Kurzor pro zachycení rámečku nabídky se 25

26 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 10 Vyhledávání podle názvu aplikací zobrazí po najetí kurzoru myši na záhlaví nabídky. Stisknutím levého tlačítka myši je rámeček chycen a za stálého držení tlačítka se nabídka přesune na nové místo. Navigační odkazy Zpět na V dolní části každé stránky se vždy objevuje několik odkazů, které umožňují návrat o krok i více zpět. Například na obrázku 18 je odkaz k návratu do Osobní administrativy a na hlavní stránku informačního systému. Používání funkce Zpět na webového prohlížeče se nedoporučuje, protože při jejím použití AIS negarantuje korektní chování. Ikona prohlížet a editovat Kromě ostatních navigačních ikon se v mnoha aplikacích používají ikony: prohlížet k zobrazení evidovaných informací (například v aplikaci Harmonogram akademického roku, Orgány). editovat umožňuje editaci (zápis nebo změnu záznamu). Běžnému uživateli se nabízí k použití například v aplikacích Vědecko-výzkumného systému, pro rezervaci místností, v Dokumentovém serveru. Portálové menu Portálové menu je součástí portálových aplikací. Uživatelům usnadňuje orientaci v rozsáhlých aplikacích. Příkladem portálových aplikací AIS jsou Záznamník učitele, Dokumentový server a Záznamník výzkumníka. Obrázek 11 Portálové menu Dokumentového serveru Obsah portálového menu vybrané aplikace se mezi dvěma uživateli může nepatrně lišit v závislosti na oprávnění uživatele v dané aplikaci. 26

27 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Příklady portálového menu jsou uvedeny na následujících obrázcích 11, 12 a 13. Obrázek 12 Portálové menu Záznamníku učitele Obrázek 13 Portálové menu Záznamníku výzkumníka Nápovědné texty Každá stránka a formulář jsou v informačním systému většinou doprovázeny nápovědným textem, jenž má uživateli pomoci ke správným krokům, postupům a výsledkům vedoucím k úspěšné práci s jednotlivými aplikacemi. Důkladným přečtením nápovědného textu aw předejde zbytečným dotazům na OSSA, SIF atd. Nápovědné texty jsou mezi vývojáři běžně označovány anglickým výrazem small, protože dříve bývaly zobrazeny menší velikostí písma a odlišeny právě zelenou barvou (nyní mohou mít různou barvu). Nápovědné texty mají v originálním designu AIS zelenou barvu. Protože je uživatelům umožněn variabilní design, mohou mít i jinou barvu. Obrázek 14 Legenda popisující ikony Legenda Legenda stručně vysvětluje význam ikon nebo značek zobrazených na stránce aplikace (obr. 14). V některých aplikacích je legenda dostupná až po kliknutí na odkaz Legenda, který je umístěn pod výpisem nebo tabulkou. Legenda například popisuje význam 27

28 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS barevné značky (obr. 15) před jménem osoby v zobrazeném seznamu. Tyto značky zpřehledňují hlavně rozsáhlé seznamy osob tím, že barevně rozlišují příslušnost osoby k pracovišti. Legenda je součástí každého výpisu osob nebo každého seznamu s ikonami. Obrázek 15 Legenda jako součást pole pro vyhledání osob Součástí vyhledávacího pole může být výběr období (obr. 16), který se uplatní zejména při vyhledávání předmětů. Výběrem období se redukuje rozsah vyhledávání. Volba se provádí označením zatrhávacího pole u zvoleného období. Vyhledávat lze v jednom a více obdobích. Obrázek 16 Volba období Identifikace osoby v AIS Po dohledání osoby je uživatelům zjednodušena orientace v seznamu vyhovujících osob zkratkou uvedenou za jménem, která vyjadřuje příslušnost k pracovišti školy a ke studiu. Zaměstnanci mají uvedenu zkratku pracoviště, externí pracovníci navíc poznámku ext, což značí externí poměr pracovníka na škole. Příklad: osoba je zaměstnancem pracoviště Institut informačních technologií na ŠAVŠ. osoba je externím pracovníkem pracoviště Institut cizích jazyků. Identifikace studenta je provedena zkratkou jeho studia, přesněji popisem studijního programu, oboru, formy, počtu semestrů a ročníku. Příklad: osoba je studentkou bakalářského studijního programu Ekonomika a management a navštěvuje obor Podniková ekonomika a management obchodu. Studium je prezenční formy. osoba je studentem bakalářského studijního programu Ekonomika a management a navštěvuje obor Podniková ekonomika a management obchodu. Studium je kombinované formy. osoba je studentem bakalářského studijního programu Ekonomika a management a navštěvuje obor Podniková ekonomika a management obchodu. V současné době má přerušeno studium. 3.3 Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu Při zvýšené zátěži AIS, která může nastat v několika dnech v roce při počátku registrací a zápisů, se může stát, že odezvy na požadavky uživatele k systému budou delší než 28

29 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 17 Osobní administrativa bez designu 29

30 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS obvykle. Pro tuto situaci je připravena textová verze AIS bez designu (obr. 17), tedy bez ikonek a obrázků, na které jsou uživatelé zvyklí. Zjednodušený vzhled stránky však v těchto výjimečných chvílích urychlí práci s AIS. V době velké zátěže se může stát, že verze bez designu bude vývojovým týmem dočasně přenastavena všem uživatelům AIS. Odkaz Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu na přepnutí informačního systému se nalézá na úvodní stránce Osobní administrativy mezi třemi posledními odkazy (obr. 3). Verzi prázdného designu nebo zcela jiný vzhled stránek lze zvolit přes aplikaci Volba designu. Zjednodušenou verzi Osobní administrativy se využije u mobilních zaří- zení, např. připojení přes GPRS, prohlížeč v PDA a Smartphone. Zjednodušenou verzi Akademického informačního systému lze získat pomocí URL což je vhodná vstupní strana do záložek PDA přístroje. 3.4 Vyhledávací pole Vyhledávacím polem je obecně myšleno pole sloužící k vyhledávání informací, např. osob, vyučovaných předmětů, pracovišť. Vyhledávací pole je spojeno s tlačítkem Dohledat (obr. 18). Tlačítko je nutné zvolit vždy po vyplnění textové informace (vzorku pro vyhledání). Při vyhledávání obvykle postačuje uvést tři znaky libovolného podřetězce z hledaného údaje, přičemž na diakritice nezáleží. Většinou je nalezeno více údajů s požadovaným řetězcem jako na obrázku 19. V tom případě se zvolí hledaná položka buď kliknutím na její název (v našem případě kliknutím na jméno hledané osoby) nebo zatržením políčka vedle položky a stisknutím tlačítka Dohledat, resp. Vybrat. Způsob výběru závisí na použité aplikaci. Obrázek 18 Vyhledávací pole Jaké údaje lze vepsat do vyhledávacího pole, je vždy uvedeno v nápovědném textu příslušné aplikace, například při dohledávání osob se nejčastěji používá jméno nebo jeho část, login, identifikační číslo, v aplikaci studijního oddělení je možné využít rodné číslo. Příklad: Hledanou osobou je Petra Nováková. Do vstupního pole se vepíše například řetězec novak (osoby se dohledávají bez titulů, ty se neuvádí) a stiskne se tlačítko Dohledat (obr. 18). Pod vstupním polem se zobrazí všechna jména obsahující řetězec znaků novak (obr. 19), tedy všichni uživatelé se jmény Novák, Nováková, ale i Snovak apod. 30

31 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 19 Vyhledávací pole příklad nalezených údajů Obrázek 20 Zveřejněné údaje nalezené osoby příklad Pole pro vyhledávání osob je ve většině případů opatřeno seznamem pracovišť, ze kterých lze vybrat jedno nebo více, kde má vyhledání osoby proběhnout. Příklad zobrazení údajů o dohledané osobě je na obrázku 20. Dohledávat lze i podle údajů, jako jsou číslo osoby, rodné číslo (pouze pro přihlášené uživatele), login, číselný či čipový kód, číslo pracoviště, kód předmětu apod. 3.5 Další vyhledávací prvky v AIS Dalšími dohledávacími prvky, se kterými je možné se v AIS setkat, jsou: odkaz zvýrazněný text, kliknutím na něj se zobrazí požadovaná stránka aplikace; radiobutton výběrová položka tvaru kolečka, která umožňuje výběr jedné možnosti z mnoha; checkbox zaškrtávací pole čtvercového tvaru, které umožňuje výběr libovolného množství položek nebo žádnou; pop-up menu rozbalovací menu, tzv. roletka. 31

32 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS 3.6 Správce tabulek Správce tabulek umožňuje upravovat a exportovat jakékoliv tabulky zobrazené informačním systémem. Před exportem lze tabulku upravit, tj. skrýt zvolené sloupce a řádky, filtrovat podle požadovaných hodnot, očíslovat řádky, seřadit, atd. Správce tabulek se zobrazí při najetí myši na záhlaví tabulky jako kontextové menu v levém horním rohu tabulky (obr. 21). Jednotlivé funkce jsou zapínány prostřednictvím ikon, opakované kliknutí na ikonu zapnutou funkci deaktivuje. Význam jednotlivých ikon je následující: Řazení záhlaví tabulky je doplněno o ikonku šipek, které umožňují seřadit data tabulky podle jednoho nebo i více sloupců. Pro řazení podle více sloupců je nutné současně stisknout klávesu SHIFT. Filtrování funkce filtrování umožňuje skrývání jednotlivých sloupců a řádků vybrané tabulky. Pro každý sloupec a řádek je doplněno zaškrtávací políčko, po jehož odškrtnutí je řádek nebo sloupec tabulky smazán. Ve skutečnosti je však jeho zobrazení pouze skryto, nic se nemaže. Po opětovném načtení stránky nebo deaktivaci funkce filtrování je tabulka zobrazena v původní podobě. V záhlaví vybraných sloupců je zobrazeno vstupní pole, prostřednictvím kterého lze data tabulky filtrovat. Vstupem tohoto pole je hledaný vzorek dat. Hledaný vzorek může být doplněn zástupnými znaky. Používají se 2 základní: hvězdička (*) nahrazuje 0 nebo více znaků; otazník (?) nahrazuje právě jeden znak; stříška (ˆ) se používá na definici začátku řádku, např. po zadání vzorku ˆ ne se zobrazí jenom řádky začínající řetězcem ne ; dolar ($) značí konec řádku a jeho použití je podobné jako u znaku ˆ, např. po zadání vzorku ne$ se zobrazí jenom řádky končící řetězcem ne. U sloupců obsahujících číselnou hodnotu je vedle tohoto pole zobrazena i ikonka operátoru porovnání. Kliknutím na ikonu je možné operátor změnit. Číslování aktivací tlačítka je tabulka dozšířena o sloupec obsahující pořadová čísla řádků tabulky. Export do Excelu stisknutím tlačítka se otevře aplikace MS Excel s upravenou tabulkou. Tabulku je možné uložit ve počítači a data dále využívat. Je vhodné používat u starších verzí MS Excel (2010 a nižší), u vyšších verzí může dojít k chybám ve formátování tabulek. Export do Excelu 2013 stejná funkce jako Export do Excelu, pouze upravena pro použití na počítačích s MS Excel 2013 a vyšší. Původní podobu tabulky je možné získat deaktivací funkcí správce tabulek nebo opětovným načtením stránky. 3.7 Datum v AIS V některých aplikacích je možné setkat se s datem, kterým je oznamován termín spuštění nebo uzavření aplikace (zkušební zprávy), termín konání akce (registrace, zápisy) nebo splnění či odevzdání nějakého úkolu (odevzdávárny, správa úkolů). Některé termíny jsou dány pouze dnem konání, jiné určují přesnou hodinu akce. V AIS platí pravidlo, že pokud akce trvá v určitém časovém rozmezí a její ukončení je dáno datem uvedeným bez času, rozumí se jím půlnoc daného dne. Například termín ukončení akce konané ve dnech se dobou ukončení akce rozumí :00, tj. půlnoc mezi a

33 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ AIS Obrázek 21 Správce tabulek Obrázek Automatické dávkové operace Informace o robotu automatických dávkových operací U většiny údajů ukládaných v aplikacích AIS je uváděno jméno osoby, která jako poslední tato data ukládala nebo měnila. Některé operace jsou prováděny automaticky informačním systémem nebo jsou importovány z jiných systémů. Jména robotů lze nalézt například u dat importovaných z personálního systému, u stavů závěrečných prací, u údajů o přenosu identifikačních karet, ve studijním systému u automatického ukončování studií. V takových případech se místo jména konkrétní osoby ukládá označení tzv. robota. Kliknutím na jméno se otevře stránka s popisem robota, například na obrázku

34

35 4 Základní pojmy studijního systému AIS V kapitole je vysvětlen pojem období a problém studijních běhů, popsán je celý průběh jednoho studijního období s popisem jeho jednotlivých částí (registrace, zápisy, změny po zápisech, zkouškové období) a další pojmy (studijní plán, katalog předmětů, předmět). 4.1 Období Období je ve studijním subsystému považováno za základní časovou studijní jednotku pro vytváření studijních plánů, kontrolu plnění postupu studia, hodnocení výsledků a podmínek pro zápis k pokračování ve studiu. Délka trvání období je stanovena Studijním a zkušebním řádem ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Studijní a zkušební řád ŠAVŠ v plném znění je k dohledání na webových stránkách školy pod odkazem SZŘ by si měl prostudovat každý student a zaměstnanec, protože je základní vnitřní směrnicí ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLY o.p.s.. Každé období je popsáno svými atributy. Hodnoty atributů období v dostatečném předstihu nastavuje systémový integrátor školy podle schváleného školního harmonogramu. V hodnotách atributů jsou uloženy parametry řídící spouštění akcí, jako jsou například začátky a konce registrací, zápisů, zkouškového období. Běhy a jejich typy Z důvodu postupného přechodu jednotlivých fakult na kreditní systém studia bylo nutné v AIS odlišit studenty studující podle různých předpisů, tedy studenty studující podle starého studijního a zkušebního řádu a studenty studující podle standardu ECTS. Další skupinou mohou být studenti doktorských studijních programů studující podle individuálních studijních plánů, studenti celoživotních studijních programů apod. Studijní běhy slouží obecně k odlišení skupin studentů, jejichž studia mají společný studijní řád. Aktuálně jsou v AIS rozlišovány následující typy běhů: nový běh zahrnuje studenty, kteří studují v rámci kreditního systému (standard ECTS); pregraduální studia zahrnuje studenty, kteří studují v rámci kreditního systému, typicky bakalářská, magisterská, magisterská navazující studia; celoživotní vzdělávání zahrnuje studenty z oblasti celoživotního vzdělávání; kurzy speciální běh, který umožňuje vypisovat kurzy nezávislé na trvání studijního období; doktorská studia zahrnuje studenty doktorských studijních programů. Informační systém umožňuje pracovat s každým během odděleně a stanovit pro každý běh vlastní podmínky studia. Jednotlivé běhy jsou vzájemně izolované, není tedy možné míchat mezi sebou např. předměty různých běhů v jednom studiu apod. Student nového běhu si nemůže zapsat předmět z katalogu určeného pro doktorská studia apod. 35

36 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU AIS 4.2 Časový průběh jednoho období Každé studijní období začíná tzv. registracemi, které probíhají již v předcházejícím semestru. Následuje tvorba rozvrhů, příprava zápisových archů a zápis na studijním oddělení. Nejdelší fází semestru je výuková část. Podle SZŘ školy může zahrnovat změny v zápisech studentů. Závěrem výukové části je zkouškové období a období evaluace předmětů. O veškerých termínech jsou studenti a učitelé informováni v harmonogramu fakulty. Na významné termíny (školení k AIS, registrace, zápisy, přihlášky na koleje atp.) jsou studenti během semestru upozorňováni studijním oddělení prostřednictvím letáků na nástěnkách k tomu určených nebo elektronicky em či na elektronické úřední desce fakulty uvedené například v dokumentovém serveru. Učitelé jsou informováni přes ústavní pracovníky OSSA, vedoucí ústavů, oběžníky atp. Registrace Registrace je proces, při kterém student předběžně vyjadřuje zájem o studium konkrétních předmětů v následujícím období. Registrace lze označit jako zápis nanečisto. Než je studentům zpřístupněna aplikace registrací, připraví studijní oddělení katalog předmětů, které budou v následujícím období otevřeny pro zápis a studium studentů. Těsně před zahájením registrací mohou být studentům některé předměty předregistrovány. Předregistrace vycházejí ze studijních plánů pro jednotlivé ročníky, programy a obory. Pro zajištění místa v předmětech (kvůli jejich omezené kapacitě) mohou být studentům předregistrovány i všechny povinné předměty ze studijních plánů sestavených fakultami. Při registracích je nutné zkontrolovat předměty zaregistrované studijním oddělením, provést výběr volitelných předmětů a zkontrolovat ukončení předmětů (týká se především předmětů s možným alternativním ukončením). V případě potřeby může student podat garantovi žádost o povolení studia vybraného předmětu, u kterého z nějakého důvodu nesplňuje podmínky studia, a přesto jej chce nebo potřebuje v následujícím období odstudovat. Garant reaguje na takovou žádost kladně, nebo záporně. Doporučujeme registrovat se co nejdříve kvůli pořadí v předmětech s omezenou kapacitou, na které se u zápisu bere ohled. Rozvrhy Na základě výsledků registrace studentů jsou pak určovány počty skupin ve cvičeních a seminářích a je přizpůsoben rozvrh předmětů. Předměty s nedostatečným počtem studentů nemusí být v následujícím semestru vypsány. Po sestavení rozvrhů a jejich zveřejnění určí garanti předmětů přednášející a cvičící a přidělí jim konkrétní rozvrhové hodiny. Podrobnosti jsou uvedeny v dalších svazcích dokumetnace AIS zaměřených na studenty a učitele. 36

37 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU AIS Zápisy Termín konání zápisů a spuštění aplikace Registrace, Zápisy, Změny po zápisech oznámí studentům studijní oddělení s dostatečným předstihem obvyklým způsobem (vyvěšením na úřední desce). Aplikace registrací a zápisů jsou zcela identické. Zápisy mohou probíhat fyzicky u studijní referentky nebo formou elektronických zápisů. Při elektronických zápisech si studenti zapisují předměty a cvičení sami, v případě problémů se dostaví za studijní referentkou. Před fyzickým zápisem u studijní referentky si každý student provede přípravu rozvrhových akcí výběrem konkrétního cvičení (pokud je na fakultě rozvrh pevně dán, studenti si cvičení nevybírají), popř. upraví předměty z registrací (vybere nový, odstraní původní, zvolí jiné ukončení, zkontroluje prerekvizity apod.). Každý student si takto vytvoří svůj individuální rozvrh. Tímto způsobem se vyučujícím naplní seznam studentů (tzv. dvacítky), který během semestru při práci se studenty využívají kromě svých aplikací Záznamníku učitele. V Osobní administrativě v aplikaci Zobrazení a tisk rozvrhů je možné zobrazit osobní rozvrh. Zápis studentů do prvního semestru tvoří výjimku. Studenti jsou rozděleni do skupin a každá studijní skupina má přidělenu sadu cvičení vybíraných tak, aby nebyly v kolizi s přednáškami jejich ostatních předmětů. Rozdělení do skupin provádí po zápisu prvních ročníků studijní oddělení. Prvními ročníky jsou také první ročníky magisterského navazujícího studia. Studenti mají mezi posledním semestrem bakalářského studia a prvním ročníkem navazujícího studia možnost provést si registraci předmětů a ty jsou jim pak zapsány. Pokud registraci neprovedou, jsou jim přiděleny předměty ze studijního plánu. Změny po zápisech Po období zápisů podle Studijního a zkušebního řádu školy mohou probíhat Změny po zápisech. V této době si student může změnit rozvrhové akce a skladbu studovaných předmětů. Změnu předmětu si musí nechat potvrdit na studijním oddělení své domovské fakulty, nebo v případě elektronických změn po zápise si student změnu potvrdí sám. Zkouškové období V závěru výukové části již cvičící vypisují termíny zápočtů a zkoušející termíny zkoušek, případně klasifikovaných zápočtů. Studenti mají pak možnost elektronických přihlášek k zápočtovým testům a ke zkouškám. Zkušební termíny mohou být vypisovány pouze do konce zkouškového období. Zkoušející studentům průběžně vyplňují zkušební zprávu v AIS, z jejíchž údajů se vychází při zápisu studenta do následujícího semestru a při tvorbě výkazů o studiu. Učitel je ve zkušební zprávě informován o datu jejího uzavření (každá fakulta může mít zvolen jiný termín). Po tomto datu již zkoušejícím není umožněno vypisovat termíny ani vkládat výsledky zkoušek do zkušebních zpráv. Pokud student nemá úspěšné ukončení předmětu zapsáno do AIS, je mu automaticky neukončený předmět zařazen mezi nesplněné studijní povinnosti dohledá je v aplikaci Nesplněné studijní povinnosti. Tyto předměty jsou studentovi při registracích a zápi- 37

38 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU AIS sech přednabízeny k registraci, resp. zápisu. Je na něm, zda si je v následujícím období zvolí ke studiu. 4.3 Další pojmy z oblasti studijního systému Tato část přibližuje a vysvětluje termíny týkající se studijního plánu studia, pojmu předmět nabízeného studentovi ke studiu a jeho úložiště (katalog předmětů a sklad předmětů). Jsou vysvětleny důležité atributy předmětu (ukončení předmětu, sylabus, kód předmětu, prerekvizita), se kterými se setkávají jak studenti, tak učitelé a zaměstnanci studijního oddělení. Katalog předmětů Katalog předmětů aktuálního období je kompletním souhrnem všech předmětů, které se ve vybraném obdobípro každé období se sestavuje nový katalog předmětů. Úložiště všech předmětů, které se kdy naškole učily nebo se budou učit, je v tzv. Skladu předmětů (jeden velký katalog předmětů), který je neveřejný. Každý běh má svůj sklad předmětů a své katalogy předmětů. Katalogy minulých období jsou neveřejné, přesto lze předměty z minulých období vyhledat přes aplikaci Katalog předmětů, která je blíže popsána ve 12. svazku dokumentace Portál veřejných informací. Kód předmětu Kód předmětu je nejdůležitějším identifikačním prvkem předmětu Kód předmětu je jedinečný. Podle kódu je například studentům kontrolováno plnění jejich studijního plánu. Postupem času může docházet ke změně názvu předmětu, jeho garanta, sylabu nebo způsobu ukončení, ale dokud zůstává zachován kód předmětu, jsou tyto předměty v různých obdobích považovány za ekvivalentní vzhledem k nutnosti jejich absolvování. Prerekvizity návaznosti Prerekvizity jsou vyjadřovány kódy předmětů a slouží ke specifikaci nutných předpokladů (úspěšně absolvované nebo současně studované předměty) pro to, aby si student mohl zapsat nebo zaregistrovat vybraný předmět. Nemusejí být součástí každého předmětu. Pokud nejsou prerekvizity splněny (nebo nejsou splněny jiné podmínky), není studentovi dovoleno zaregistrovat nebo zapsat si zvolený předmět. Student má pak možnost požádat, prostřednictvím aplikace v AIS, garanta předmětu o výjimku. Rozhodnutí o udělení výjimky záleží potom na garantovi. Význam značek používaných při tvorbě prerekvizit: & a zároveň; nebo;! negace; 38

39 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU AIS NOW(kód předmětu) studium předmětu v aktuálním období; VSTUPNÍ_TEST(číslo) omezuje zápis předmětu podle procentuálního výsledku testu (číslo udává počet získaných procent). Například prerekvizita předmětu Daňová soustava je ((ZUC USU) & (FU1 NOW(FU1)) &!NDA &!PDA). Prerekvizita studentovi oznamuje, že pro zapsání tohoto předmětu je nutné mít úspěšně zakončené Základy účetnictví (ZUC) nebo Úvod do studia účetnictví (USU) a současně mít úspěšně zakončené nebo právě studovat Finanční účetnictví I (FU1), a současně nesmí být studované Nepřímé daně (NDA) ani Přímé daně (PDA). Předmět Předmět je základní jednotkou studia. Předmět je definován svými atributy. Těmi základními jsou: název předmětu, kód, jméno garanta, garantující pracoviště, ukončení a počet kreditů, prerekvizity a sylabus. Dalšími atributy, které vkládá garant například při tvorbě rozvrhu, jsou přednášející, cvičící, zkoušející a tutor. Studijní plán Studijní plán (někdy označovaný jako standardní průchod studiem) je vzorový studijní plán celého studijního programu (oboru), umožňující absolvování všech předepsaných povinných předmětů a splnění dalších podmínek studia ve standardní délce studia. Student držící se tohoto plánu s výběrem dalších volitelných předmětů má zaručeno včasné dokončení studia. Sylabus předmětu Sylabus popisuje vlastní náplň vyučovaného předmětu. Jsou zde uvedeny předpoklady pro zápis předmětu (prerekvizity), cíle a obsah předmětu, metody jeho výuky, seznam doporučené literatury a dalších zdrojů ke studiu problematiky, ukončení a počet kreditů. Dále je zde evidována informace o dalších obdobích, ve kterých byl předmět vyučován. Po kliknutí na vybrané období se zobrazí sylabus předmětu příslušného období. Ukončení předmětu Každý předmět má definovaný způsob svého ukončení. Ve většině případů se setkáváme s ukončením zkouškou, zápočtem nebo klasifikovaným zápočtem. V katalogu předmětů se mohou objevit i předměty s alternativním ukončením, u nichž je definováno standardní ukončení předmětu, se kterým je předmět zapisován. Student má však možnost zapsat si předmět s jím zvoleným ukončením. Například předmět Unix má jako standardní ukončení určeno zakončení zkouškou, ale studenti mají možnost zapsat si předmět Unix i s ukončením zápočet. Úspěšným ukončením předmětu získá student počet kreditů odpovídající jeho zapsanému ukončení v zápisovém archu AIS. Součet kreditů získaných za období opravňuje studenta k zápisu do dalšího období. Nižší typ ukončení klade obvykle nižší požadavky na studenta v průběhu 39

40 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU AIS studia, a odpovídá tedy i nižšímu počtu získaných kreditů. Splnění správného typu ukončení předmětů je sledováno studijním plánem automaticky. Podmínkou je, že mají studenti své povinnosti evidované přes studijní plány. 40

41 5 eagenda V této části Osobní administrativy se nabídka aplikací liší podle role uživatelů a přidělených oprávnění. Standardně zde může většina uživatelů nalézt aplikaci pro rezervaci učeben, pro provádění elektronických průzkumů a aplikaci pro vyjádření se k žádosti studentů. Studenti zde naleznou kolejní portál (popis je umístěn v 7. svazku dokumentace Koleje a menzy), pověřeným pracovníkům je nabízena aplikace pro správu kontaktních údajů zaměstnanců daného pracoviště (popis je zařazen do 9. svazku dokumentace Ostatní portálové aplikace). 5.1 Kontaktní centrum Aplikace Kontaktní centrum je nástrojem pro sběr a evidenci požadavků, žádostí a dotazů (v textu je používáno společné označení dotazy) od jednotlivých uživatelů AIS a jejich řešení. Součástí evidence dotazů je evidence průběhu jejich řešení a výsledků. Základním prvkem komunikace v aplikaci Kontaktní centrum je dotaz. Dotaz zasílá uživatel pomocí elektronického formuláře na příslušné pracoviště resp. kontaktní centrum, které daný typ dotazu řeší. Pracoviště jsou v aplikaci reprezentovaná tzv. kontaktními centry. Typickým kontaktním centrem je například studijní oddělení nebo pracoviště výroby karet, přičemž každé pracoviště může mít zřízeno více než jedno kontaktní centrum, což umožňuje lepší dělení agendy příslušného pracoviště (např. studijní oddělení může mít samostatná kontaktní centra pro studijní záležitosti, stipendia, financování, apod.). Správu formulářů, sekcí a kontakních center zajišťuje správce systému v příslušných aplikacích, které jsou blíže popsány v 18. svazku dokumentace Provoz. Formuláře, prostřednictvím kterých se uživatelé se svými dotazy obracejí na jednotlivá kontaktní centra, jsou v aplikaci Kontaktní centrum uspořádány do sekcí, což umožňuje základní dělení dotazů do kategorií a lepší směrování uživatelů na příslušná kontaktní centra. Aplikace je napojena na školní poštovní systém, prostřednictvím kterého jsou automaticky zasílány upozorňující y osobám zapojeným do řešení problému a zadavatelům. Během řešení dotazu může zadavatel s řešitelem komunikovat pomocí komentářů k dotazu. O výsledku řešení dotazu je uživatel informován v aplikaci, rovněž je výsledek řešení zasílán ovou zprávou. Hledám řešení Aplikace Hledám řešení je přístupná všem uživatelům AIS a představuje výchozí bod při hledání řešení jejich problémů. Aplikace umožňuje: prohledávat znalostní bázi a tím poskytovat uživatelům okamžité informace potřebné pro řešení jejich problémů; prostřednictvím elektronických formulářů zasílat nové dotazy na příslušná kontaktní centra. 41

42 5 EAGENDA Obrázek 23 Hledám řešení Hledání řešení v bázi znalostí by mělo vždy předcházet zaslání nového dotazu na kontaktní centrum. Hledaný výraz se zadá do vstupního pole a stiskne se tlačítko Vyhledat, nebo se zvolí odpovídající téma nabízené našeptávačem. Popisy problému a způsoby jejich řešení nalezený podle zadaných klíčových slov jsou zobrazeny v aplikaci. Nepodařilo-li se dohledat odpovídající problém, je vhodné hledaný výraz upravit. Není-li řešení problému v bázi obsaženo, nezbývá než zaslat nový dotaz na příslušné kontaktní centrum. Znalostní bázi tvoří informace evidované v aplikaci Často kladené otázky, která je přístupná ve veřejné i neveřejné části AIS. Znalostní bázi vytváří oprávnění uživatelé prostřednictvím aplikace Správa FAQ, jejíž popis je uveden v 18. svazku dokumentace Provoz. Založení nového dotazu je velmi jednoduché. Ze všeho nejdříve je zapotřebí zvolit odpovídající sekci, případně podsekci, do které uživatelův problém spadá a následně vybrat odpovídající typ formuláře pro zaslání dotazu. Některé sekce mohou být v závislosti na nastavení zobrazovány pouze určitým skupinám osob. Formuláře jsou uspořádány do sekcí a podsekcí podle nastavení systému a jsou označeny ikonou. Po kliknutí na tuto ikonu je zobrazen formulář pro zadaní dotazu. Podoba jednotlivých formulářů se může lišit s ohledem na jejich účel a oblast užití. Podbarvené položky formuláře jsou povinné a jejich vyplnění je pro zaslání dotazu nezbytné. Bez nich není možné formulář s dotazem odeslat. Důležitou položkou každého formuláře je pole Kontaktní centrum, které obsahuje seznam kontaktních center, které daný typ formuláře přijímají a zpracovávají. Je-li v seznamu uvedeno více kontaktních center, musí se uživatel rozhodnou, na které chce svůj dotaz zaslat. 42

43 5 EAGENDA Pomocí tlačítka Procházet... je možné k dotazu připojit i přílohy. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka Odeslat na konci stránky. Založený dotaz je možné zobrazit v záložce Moje dotazy. Moje dotazy Aplikace Moje dotazy obsahuje seznam dotazů založených uživatelem. Záložka se zobrazuje teprve v okamžiku, kdy má uživatel založen alespoň jeden dotaz. Součástí názvu záložky je počet nevyřízených dotazů. Nevyřízené dotazy Záložka obsahuje všechny dotazy podané uživatelem, které ještě nejsou dořešené tj. všechny dotazy nacházející se ve stavu zadaný, řešený a schválený. Stav schválený označuje dotaz, kterému bylo vyhověno, ale doposud nebyl vyřízen. Vyřízené nebo zamítnuté dotazy jsou zobrazovány v záložce Vyřízené požadavky. Obrázek 24 Moje podané dotazy Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. Pro každý dotaz jsou uvedeny základní informace jako je stav řešení, věc dotazu, datum podání a datum poslední změny, podrobnější informace je možné zjistit po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace. Má-li dotaz přiřazeného řešitele, je jeho jméno uvedeno ve sloupci Řešitel. Dotazy bez přiřazeného řešitele je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace, rovněž je možné dotaz smazat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat dotaz. Dotazy s přiřazeným řešitelem není možné editovat ani mazat. Zadavatel dotazu má možnost komunikovat s řešitelem prostřednictvím komentářů. Informace vztahující se ke komentářům jsou uvedeny ve sloupci Komentáře. Sloupec Celkem obsahuje počet komentářů připojených k danému požadavku. Ve sloupci Nový je uveden příznak, zda se u daného dotazu vyskytuje nový komentář od řešitele, který zadavatel dosud nečetl. Komentáře je možné prohlížet a vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Nový komentář se vloží do textového pole a potvrdí stisknutím tlačítka Přidat komentář. Historie celé komunikace mezi zadavatelem a řešitelem je uvedena v přehledové tabulce. Dotazy, které byly řešitelem označeny za schválené, obsahují ve sloupci Závěr výsledek řešení dotazu. Jakmile bude dotaz ze strany řešitele zcela vyřízen, bude přesunut do záložky Vyřízené dotazy. 43

44 5 EAGENDA Vyřízené dotazy Všechny uživatelem podané dotazy, které byly řešitelem označené za vyřízené jsou zobrazovány v záložce Vyřízené dotazy. Za vyřízené jsou považovány dotazy nacházející se ve stavu schválený a vyřízení nebo zamítnutý. Stav schválený a vyřízený označuje kladně vyřízený dotaz, stavem zamítnutý jsou označovány dotazy, jímž nebylo vyhověno. Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. U každého dotazu je ve sloupci Stav zobrazena ikona určující stav jeho vyřízení. Dále je uveden předmět dotazu a datum jeho zadání, jméno řešitele, který dotaz řešil, závěr řešitele k žádosti a datum poslední změny dotazu. Správa dotazů Aplikace Správa dotazů poskytuje správcům a řešitelům evidovaných v jednotlivých kontaktních centrech nástroje pro přidělování, správu a řešení uživatelských dotazů a jejich schvalování a vyřizování. Aby byla aplikace uživateli dostupná, musí mít přidělenu roli alespoň na jednom kontaktním centru. Uživatele a jejich role v kontaktních centrech je možné spravovat prostřednictvím aplikace Správa kontaktních center, jejíž popis je uveden v 18. svazku dokumentace Provoz. Po vstupu do aplikace je zobrazen přehled všech kontaktních center, ke kterým má uživatel přidělenu roli. Role, které jsou uživateli v jednotlivých kontaktních centrech přiděleny, jsou uvedeny ve sloupci Role. Ve sloupci Počet se zobrazuje počet nových nepřiřazených dotazů. Uživatelům, kteří mají přidělenu pouze roli Řešitel je zobrazován počet řešených dotazů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vstoupit se vstoupí do zvoleného kontaktního centra a zobrazí se příslušný seznam dotazů. Má-li uživatel přidělenu roli pouze na jednom kontaktním centru, je toto centrum automaticky předvybráno. Přiřazování dotazů řešitelům prostřednictvím záložky Nepřiřazené dotazy mohou uživatelé s rolí přiděluje na daném kontakním centru přidělovat nově zadané dotazy jednotlivým řešitelům. Počet nových dotazů je uveden vedle názvu záložky. Obrázek 25 Přiřazonání dotazů řešitelům 44

45 5 EAGENDA Nově zadané dotazy jsou zobrazeny v přehledové tabulce. U každého dotazu jsou uvedený základní informace jako je věc dotazu, jméno a identifikace uživatele, který dotaz podal a datum podání dotazu. Podrobnější údaje je možné zobrazit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Požadavky je možné řešitelům přiřazovat: individuálně z nabídky ve sloupci Řešitel se zvolí jméno řešitele a klikne se na ikonu ve sloupci Přidělit; hromadně prostřednictvím nabídky ve sloupci Řešitel se pro jednotlivé požadavky nastaví jejich řešitel a stiskne se tlačítko Přidělit řešitele. Jakmile jsou dotazy přiděleny, mohou s nimi jejich řešitelé pracovat v aplikaci Řešené dotazy. Řešené dotazy záložka obsahuje seznam dotazů, u kterých je uživatel evidován jako jejich řešitel. Pro každý dotaz jsou uvedeny základní informace jako je stav řešení, věc dotazu, jméno a identifikace uživatele, který dotaz podal, datum podání a datum poslední změny. Ve sloupci Vyjadřující jsou uvedena jména osob, které byly požádány o vyjádření k dotazu včetně indikace povinnosti jejich vyjádření a stavu, zda již vyjádření poskytly či nikoliv. Řešitel dotazu má možnost komunikovat se zadavatelem a vyjaddřujícími se osobami prostřednictvím komentářů. Informace vztahující se ke komentářům jsou uvedeny ve sloupci Komentáře. Sloupec Celkem obsahuje počet komentářů připojených k danému dotazu. Ve sloupci Nový je uveden příznak, zda se u daného dotazu vyskytuje nový komentář, který řešitel dosud nečetl. Komentáře je možné prohlížet a vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Nový komentář se vloží do textového pole, určí se, komu má být zaslán a odešle se stisknutím tlačítka Přidat komentář. V přehledové tabulce vidí řešitel celou historii komunikace. Zadavatel i vyjadřující se osoby vidí ve svých aplikacích vždy jen komentáře pro ně určené. Poslední přidaný komentář je možné editovat. O novém komentáři nebo jeho změně jsou zadavatel i vyjadřující se osoby informováni em. Ikony ve sloupci Operace mají následující význam: Schválit nebo zamítnout ikona umožňuje schválit nebo zamítnout příslušný dotaz. Kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o dotazu a pole pro vložení závěru k dotazu. Pokud má být dotaz chválen, ale je nutné jej ještě dále zpracovávat, ponechá se pole Schválením označit dotaz za vyřízený neoznačené a stiskne se tlačítko Schválit dotaz bude zařazen do záložky Schválené dotazy k vyřízení (viz strana 47), kde je možné ji dále zpracovávat. Označením položky bude dotaz po schválení přesunut přímo do záložky Historické dotazy (viz strana 47). Zamítnuté dotazy jsou mezi historické přesunovány přímo. Jsou-li k dotazu přizvány vyjadřující se osoby, na jejichž vyjádření se stále čeká a přitom je jejich vyjádření povinné, není ikona u dotazu zobrazována. Takový dotaz není možné vyřídit a je nutné čekat na vložení vyjádření nebo vyjadřující se osoby odebrat, je-li to možné. Spravovat pod ikonou je umístěn formulář pro vložení závěru k dotazu, dále formulář pro vkládání komentářů a pole pro vložení dalších osob, které se mohou k dotazu vyjádřit. Osoby, které se mají k dotazu vyjádřit, lze přidat přes dohledávací pole. Po dohledání se označí zvolený uživatel, zvolí se priorita, s jakou je nutné dotaz vyřídit, a také, zda je vyjádření osoby povinné. Vše se potvrdí stisknutím 45

46 5 EAGENDA Obrázek 26 Řešené dotazy tlačítka Přidat uživatele. Osoba přizvaná k vyjádření je o požadavku informována školním em. Uživatelé s požadavkem o vyjádření k dotazu, se řadí v tabulce Uživatelé požádaní o vyjádření k dotazu. U každého uživatele je ve sloupci Stav uvedeno, zda je jeho vyjádření pro další řešení dotazu povinné a zda již vyjádření vložil. Povinnost vyjádření ovlivňuje vyřízení dotazu. Jsou-li k dotazu evidovány osoby s povinností vyjádření, je daný dotaz možné schválit nebo zamítnout až po té, co se vyjádří všechny osoby s povinností vyjádření. Text vyjádření uživatele je uveden ve sloupci Vyjádření. Prioritu i povinnost vyjádření je možné individuálně měnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Změnit. Hromadnou změnu priority je pro vybrané uživatele možné provést tlačítkem Změnit prioritu. O změně priority jsou vyjadřující se osoby informovány em. Uživatele, který se doposud nevyjádřil je možné odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat označené. O odebrání je rovněž vyjadřující se osoba informována em. Předat jiné osobě řešený dotaz lze postoupit jiné osobě, která jej převezme a bude řešit. Po kliknutí na ikonu se zobrazí formulář pro výběr řešitele. Z nabídky Možní řešitelé se zvolí osoba, již se má dotaz předat, a stiskne se tlačítko Předat dotaz. Daná osoba je informována em. Dotazy nabízené 46

47 5 EAGENDA k převzení jsou zobrazeny v přehledové tabulce pod seznamem řešených dotazů a to do doby, než si je příslušná osoba převezme k řešení v aplikaci Dotazy k převzetí (viz strana 47). Požadavek na převzetí je možné zrušit kliknutím na ikonu ve sloupci Zrušit žádost. Dotazy k převzetí záložka obsahuje seznam dotazů, které byly uživateli předány k řešení od jiného řešitele. Dotaz je možné převzít ikonou, případně převzít a přímo řešit po kliknutí na ikonu. Schválené dotazy k vyřízení záložka obsahuje tabulku se schválenými dotazy, které čekají na vyřízení. K jednotlivým dotazům je možné zobrazit jejich komentáře, případně přidávat další. Dotaz je možné individuálně označit za vyřízený kliknutím na ikonu ve sloupci Označit za vyřízenou. Dotazy je možné vyřídit i hromadně označením políčka ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Označit za vyřízené. Obrázek 27 Schválené dotazy k vyřízení Historické dotazy v záložce lze zobrazit seznam dotazů podle věci dotazu, uživatele, který dotaz podal, období, ve kterém byl dotaz podán, jména vyjadřujícího se osoby a stavu dotazu. Položky formuláře lze volit jednotlivě nebo je různě kombinovat. Nastavení kontaktního centra záložka umožňuje měnit chování jednotlivých kontaktních center, ke kterým má uživatel přístup. Nastavení se provádí vždy pro zvolené kontaktní centrum a platí jen pro toto centrum. Posílat y z komentářů položka ovlivňuje zasílání ů o nových komentářích k dotazům z vybraného kontaktního centra. Chcete-li zasílání zrušit, zruště zatržení položky a uložte tlačítkem Nastavit. Vyjádření se k dotazu Aplikace Dotazy k vyjádření obsahuje seznam dotazů s požadavkem na vyjádření. Záložka se zobrazuje teprve v okamžiku, kdy pro daného uživatele existuje alespoň jeden dotaz s požadavkem na vyjádření. Součástí názvu záložky je počet dotazů čekajících na vyjádření. Dotazy, které čekají na moje vyjádření Záložka obsahuje všechny dotazy, ke kterým dosud nebylo vloženo vyjádření. Dotazy, ke kterým bylo v minulosti vyjádření vloženo nebo jsou již uzavřené, je možné dohledat v záložce Dotazy s mým vyjádřením. Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. Pro každý dotaz jsou uvedeny základní informace jako je priorita, stav vyjádření a řešení, věc dotazu, jméno a 47

48 5 EAGENDA Obrázek 28 Dotazy čekající na moje vyjádření identifikace uživatele, který dotaz podal a jméno řešitele dotazu. Podrobnější informace je možné zjistit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Prostřednicvím komentářů je možné interně komunikovat s řešitelem dotazu a vyjadřujícími se osobami. Informace vztahující se ke komentářům jsou uvedeny ve sloupci Komentáře. Sloupec Celkem obsahuje počet komentářů připojených k danému dotazu. Ve sloupci Nový je uveden příznak, zda se u daného dotazu vyskytuje nový komentář, který vyjadřující se dosud nečetl. Komentáře je možné prohlížet a vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Nový komentář se vloží do textového pole a potvrdí stisknutím tlačítka Přidat komentář. Historie celé komunikace je uvedena v přehledové tabulce. Poslední přidaný komentář je možné editovat. Vyjádření k dotazu je možné zadat po kliknutí na ikonu ve sloupci Vyjádřit se. V úvodu stránky jsou zobrazeny podrobnosti o zvoleném dotazu. V přehledové tabulce je možné prohlížet vyjádření ostatních vyjadřujících se osob. Vlastní vyjádření se vloží do textového pole a uloží stisknutím tlačítka Vložit vyjádření. Po přidání vyjádření je dotaz přesunut do záložky Dotazy s mým vyjádřením. Dotazy s mým vyjádřením Všechny dotazy, ke kterým uživatel vložil své vyjádření jsou zobrazovány v záložce Vyřízené dotazy. V záložce se zobrazují i uzavřené dotazy, ke kterým uživatel své vyjádření před uzavřením nestihl zadat. Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. U každého dotazu jsou uvedeny základní informace jako je priorita, stav vyjádření a řešení, věc dotazu, jméno a identifikace uživatele, který dotaz podal a jméno řešitele dotazu. Zadal-li uživatel k dotazu své vyjádření, je uvedeno ve sloupci Závěr k dotazu. Podrobnější informace je možné zjistit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Konfigurace kontaktního centra Tato část textu je věnována základní konfiguraci modulu Kontaktní centrum. Text je určen převážně systémovým integrátorům, případně dalším pověřeným osobám. Konfigurace modulu se provádí pomocí následujících aplikací umístěných v sekci Provoz systému: 1. Správa formulářů kontaktního centra aplikace je určena pro tvorbu správu formulářů dotazů. Aplikace umožňuje vytvářet nové formuláře a definovat jejich strukturu otázek. Evidované formuláře je následně možné přiřazovat ke kontaktním centrům a zařazovat do sekcí. 2. Správa sekcí kontaktního centra aplikace slouží ke správě sekcí formulářů v aplikaci Kontaktní centrum. Je zde možné definovat stromovou strukturu sekcí a pro 48

49 5 EAGENDA každou sekci stanovit formuláře, které se v sekci mají uživatelům nabízet pro podání dotazu. 3. Správa kontaktních center tato aplikace umožňujě evidenci a správu jednotlivých kontaktních center tj. uzlů (pracovišť), na které je možné zasílat dotazy. Pro každé centrum je zde zapotřebí definovat uživatele, kteří se o řešení a zpracování dotazů budou starat. Dále je zapotřebí ke každému centru přiřadit jednotlivé formuláře, které může přijímat a řešit. 4. Správa FAQ aplikace slouží ke správě často kladených otázek (FAQ) a vytváření tzv. báze vědomostí. Báze vědomostí je využívána uživateli aplikace Kontaktní centrum při vyhledávání řešení jejich problémů. Z pohledu systémového integrátora je zde nutné vytvořit příslušné sekce a zahrnout je do báze vědomostí, čímž budou zpřístupněny uživatelům kontaktních center pro vyhledávání. 5.2 Rezervace místností Aplikace Rezervace místností slouží k vyhledání volné místnosti učebny podle daných kritérií a k provedení rezervace bez periodického opakování. Rezervace místností mohou provádět všichni aktivní zaměstnanci školy a všichni externisté evidovaní na jednotlivých pracovištích. V omezeném rozsahu mohou rezervace místností provádět i studenti. Pokud je uživatel současně vyučujícím, nabízí se mu u rezervované místnosti možnost založit zkušební termín stejně, jako v Záznamníku učitele. Informace o zamluvených místnostech s udáním konané akce se uchovávají a při vyhledávání volných kapacit se zobrazují ostatním uživatelům. Do seznamu rezervací vstupují i rozvrhové akce vložené studijními odděleními fakult. Rezervace je možná jakmile jsou zveřejněny rozvrhy, které mají přednost. Dřívější rezervaci může provést správce uvedený u místnosti, kliknutím na jeho jméno lze získat kontaktní údaje. Rezervace místností Tato záložka umožňuje vyhledat a rezervovat místnost, která je jejím správcem poskytnuta k rezervacím. Rezervace se vypisují pro konkrétní místnost pro daný den a hodinu. Při rezervaci musí být udán i účel rezervace (například kurz, školení). Označení místnosti k volnému použití (poskytnutí k rezervaci) provádí systémový integrátor na pokyn mateřského ústavu. Stejně tak provádí i nastavení místností, které jsou dostupné studentům. Volné kapacity místností se vyhledávají přes formulář na obrázku 29. Pod ním se vypíší vyhledané místnosti s volnými termíny. Zde se také provede případná rezervace místnosti. Nejsou-li některá políčka formuláře vyplněna, není pak při vyhledávání na tato kritéria brán ohled. Při vyplňování polí musí být dodržena následující pravidla: Kapacita určuje minimální a maximální počet osob, které se do místnosti vejdou. Zadá-li se nejméně 40 osob, budou vyhledány místnosti s kapacitou 40 a více osob. Bude-li vloženo maximum 100 osob, budou dohledány všechny volné místnosti do kapacity 100 osob. Budou-li vyplněna obě pole, budou vyhledávány místnosti vyhovující danému intervalu počtu osob. Datum se vkládá ve tvaru dd.mm.rrrr počínaje dnešním datem a konče datem období, pro které je vložen nějaký rozvrh (většinou se jedná o celý semestr). Studenti mohou vyhledávat volné kapacity pouze na následujících sedm dní. 49

50 5 EAGENDA Obrázek 29 Rezervace místností Hodina se vkládá jako celé číslo. Požaduji vypsat i víkendy bude-li zatržen tento parametr, budou vyhledány a nabídnuty místnosti s volnou kapacitou i o víkendu. Hledám konkrétní nebo libovolnou místnost po označení položky konkrétní se nabídne menu pro označení konkrétní místnosti (posluchárny). Nabízeny jsou pouze místnosti, které mají nastaven atribut Místnost může být rezervována pomocí AIS, místnosti určené pro rezervace studenty musí mít navíc nastaven atribut Místnost mohou rezervovat studenti. Nastavení provádí systémový integrátor. U vyhledávání mezi libovolnými se vybere pouze areál, případně některá z budov areálu. Požadavky na vybavení místnosti umožňuje omezit výsledek vyhledávání podle dostupného vybavení místností. Aby byla místnost do výsledku vyhledávání zahrnuta, musí splňovat všechna vybraná omezení. Je-li označena kombinace vybavení, která není v žádné místnosti školy, nebude vyhledána žádná místnost. Omezení dostupného vybavení je možné skrýt. V takovém případě nejsou požadavky na vybavení při vyhledávání zohledněny. Rozšířené vyhledávání nemusí být vůbec použito. Jeho označením se rozšíří nabídka formuláře o položky: vyhledávat pouze v těchto dnech po označení konkrétních dnů bude vyhledávání omezeno jen na tyto dny; vyhledat pouze celý souvislý interval po označení budou dohledány kapacity místností, které na sebe časově navazují. Toho je vhodné využít při vyhledávání dvou- a vícehodinových intervalů. 50

51 5 EAGENDA Obrázek 30 Dohledané místnosti vyhovující kritériím ve formuláři pro vyhledání volných kapacit vyhledání intervalu v hodinovém rozsahu umožňuje vyhledat místnost, která má dostupný souvislý interval zvoleného počtu hodin po dobu zvoleného počtu týdnů. Po vyplnění formuláře a kliknutí na Vyhledat budou dohledány místnosti s volnými kapacitami (obr. 30), které budou vyhovovat podmínkám uvedeným ve formuláři. Vedle označení místnosti je ikona, pod kterou je umístěn plán obsazení místnosti (více v podkapitole Plán obsazení místností na straně 52). Ve vyhledaných místnostech jsou políčka pro označení jednotlivých hodin, kdy je v místnosti volno. Po jejich označení, vyplnění důvodu rezervace a stisknutí tlačítka Rezervovat se provede rezervace. Důvod rezervace je možné upřesnit výběrem položky v poli Bližší určení. Seznam položek je definován číselníkem pro každé pracoviště individuálně. Všechny volné kapacity pro zvolený den lze označit zatržením pole ve sloupci Vše. Obdobným způsobem je možné označit všechny volné kapacity pro vybranou hodinu zatržením pole na řádku Vše. Při zadávání rezervací s využitím superpráva je osobě, za kterou je rezervace prováděna, zaslána ová zpráva o provedení rezervace. Rezervaci je možné provést přímo nebo prostřednictvím žádosti. Studenti přímé rezervace podávat nemohou, vždy podávají pouze žádost o rezervaci. Žádost o rezervaci se podává u místností, u kterých je toto podmínkou rezervace (jako například u první místnosti na obrázku 30). O podané žádosti je správce místnosti automaticky informován prostřednictvím školního u. Správce může žádost přijmout, nebo zamítnout. O jeho rozhodnutí je žadatel o rezervaci místnosti také automaticky informován školní poštou. Uživatelé s právem rezervace-mimo-e mohou zadávat rezervace místností 51

52 5 EAGENDA i mimo období stanovené milníkem rezervace místností. Rezervace podávané mimo milník vždy podléhají schvalování správcem místnosti, a to i v případě, že v běžném provozu v této místnosti rezervace schvalovány nejsou. V nápovědném textu v úvodní části stránky je uveden odkaz na Seznam místností, které je možné rezervovat. Kliknutím na něj se zobrazí přehled místností poskytnutých k rezervaci. Pod ikonou je grafické vyjádření naplánovaného obsazení místnosti, které je popsáno v následující podkapitole Plán obsazení místností. Plán obsazení místnosti Plán obsazení místnosti (obr. 31) poskytuje grafickou informaci o volných místech a obsazenosti místnosti určené k rezervaci, je tedy takovým aktuálním rozvrhem místnosti. Pro dohledání obsazenosti místnosti se používá připravený formulář, ve kterém je možné zvolit areál, budovu, označení místnosti, termín a časové rozmezí, ve kterém se má plán obsazení místnosti zobrazit. Jednotlivá pole formuláře jsou nepovinná a je možné je dle potřeby vynechat. V takovém případě budou vypsány všechny dostupné údaje. Obrázek 31 Plán obsazení místností Kliknutím na důvod rezervace se zobrazí podrobné informace o rezervaci nebo sylabus předmětu v případě, že jde o pravidelnou výuku podle rozvrhu zadaného studijním oddělením. Barevně jsou od sebe odlišeny přednášky, cvičení, blokové akce a rezervace. Kliknutím na volné místo se otevře stránka s formulářem pro okamžitou rezervaci dané doby vybrané místnosti. Uživatelé s právem rezervace-mimo-p mohou prohlížet zadané rezervace místností i mimo období stanovené milníkem rezervace místností. 52

53 5 EAGENDA Přehled rezervací Aplikace Přehled rezervací poskytuje přehled provedených rezervací (obr. 32). Barevnou značkou je vyjádřen stav rezervace: rezervováno, podaná žádost, zamítnuto. U rezervací lze provést úpravy přes ikonu, ale pouze u důvodu a poznámky. Má-li být provedena oprava data, času nebo místnosti, je nutné provést rezervaci znovu a původní rezervaci zrušit. Rezervace se zruší jejím označením a kliknutím na Zrušit označené rezervace. Pod ikonou jsou uvedeny detaily o rezervaci. K podané žádosti se vyjádří správce místnosti buď kladně, nebo žádost zamítne. Učitelé mají možnost založit termín zkoušky pro místnost ve stavu rezervovaná. Stisknutím tlačítka Založit termín se otevře stránka s formulářem pro sestavení termínu (více o termínech zkoušky ve 3. svazku dokumentace Učitel). Obrázek 32 Přehled rezervací Správa rezervací Aplikaci Správa rezervací mají přístupnou pouze uživatelé, kteří jsou správci nějaké místnosti na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s., jež se poskytuje pro rezervace. Ve správě rezervací jsou zobrazeny rezervace všech místností, kterých je uživatel správcem. Jedná se o rezervace ručně provedené zaměstnancem ŠKODA AUTO VYSO- KÉ ŠKOLY o.p.s., nejsou zahrnuty rezervace provedené přes rozvrhové akce pravidelné výuky. Barevně je rozlišen stav rezervace na: rezervováno, podaná žádost o rezervaci (zde se správce musí vyjádřit potvrdit, nebo zamítnout) a zamítnuto. Pro zobrazení rezervací je připraven formulář, ve kterém lze uvést kritéria pro jejich výpis. Omezení se může vztahovat na dobu rezervace (všechny záznamy, historické, budoucí, dnešní apod.), na konkrétní místnost, stav rezervace a uživatele, který rezervaci provedl. Zatržením položky Bez rezervací správců nebudou vypsány rezervace provedené správcem místnosti. 53

54 5 EAGENDA Obrázek 33 Správa rezervací Pod seznamem rezervací jsou umístěna tlačítka pro hromadné označení, resp. odznačení rezervací a jedno důležité tlačítko spojené s roletkou, kterým se označené rezervace schválí, zamítnou nebo smažou. Obrázek 34 Blokování rezervací místnosti 54

55 5 EAGENDA Blokování rezervací V záložce Blokování rezervací je správci místnosti umožněno provést zablokování rezervací místnosti na určitou dobu (časový úsek). V této době nemůže žádná osoba provést rezervaci místnosti, a to ani do budoucnosti. Rezervace je možné vkládat až v den, kdy končí blokování. Správce místnosti samozřejmě může v době blokování rezervace vkládat. Blokování se provádí na celé dny. Omezení rezervací místností se využívá například pro zadávání oficiálních rezervací, které vkládá správce místnosti ihned po vložení rozvrhových akcí. Uvedeme si příklad: Správce místnosti zablokuje rezervace místnosti A01 v termínu od do To znamená, že od :00 do :59 nemůže žádný uživatel zadat rezervaci, i kdyby měla být v termínu Omezení místnosti Záložka Omezení místnosti umožňuje správci místnosti definovat jednotlivé skupiny uživatelů, kteří mají možnost si danou místnost rezervovat. Vymezení uživatelů probíhá na základě příslušnosti uživatelů k vybranému pracovišti a jeho podřízeným pracovištím (dle stromové struktury pracovišť). Nejprve je nutné zvolit místnost, pro kterou se má definovat skupina uživatelů, poté za pomoci parafikátoru určit skupinu uživatelů, kterým má být umožněno rezervace provádět a nakonec vybrat pracoviště. Takto nadefinované omezení rezervací místnosti přidáme stisknutím tlačítka Přidat. Obrázek 35 Omezení rezervací místnosti Seznam všech omezení rezervací místností definovaných jejich správcem zobrazuje tabulka umístěná pod formulářem pro přidání omezení. Jednotlivá omezení je možné odstranit označením políčka ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Smazat. Osoby s právem rezervace-mistn-a mohou provádět rezervace všech místností, které mají rezervaci povolenu, bez ohledu na omezení rezervací. 5.3 Evidence interní dokumentace pracoviště Aplikace Evidence interní dokumentace pracoviště umožňuje evidovat šanony a jejich dokumenty. Tato evidence může usnadnit a urychlit práci na sekretariátu pracoviště. 55

56 5 EAGENDA K aplikaci má automaticky přístup vedoucí pracoviště, který může definovat další osoby přes aplikaci Portál vedoucího Ostatní Správa dokumentace. Každý šanon je fyzicky umístěn v místnosti, je pojmenován a obsahuje pojmenované dokumenty. Tyto informace lze evidovat v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která umožňuje vyhledávání konkrétního dokumentu podle několika kritérií. Aplikace je rozdělena na evidenční a dohledávací část. Obrázek 36 Evidence šanonů pracoviště Evidence šanonů a dokumentů V záložce Evidence šanonů je umístěn formulář pro vkládání šanonů, šanony jsou seřazeny v tabulce (obr. 36), dokumenty lze kliknutím na název sloupce řadit dle pořadového čísla nebo označení dokumentu. Význam položek formuláře: Pořadové číslo pořadové číslo dokumentu. Označení výstižný název šanonu, například Faktury 2009, Cesťáky, Hmotný majetek, Nabídky. Barva skutečná barva šanonu. Kliknutím na odkaz Paleta se zobrazí paleta barev. Volbu barvy lze provést v menu podle názvu nebo kliknutím na jednu z barev palety do pole Barva se vyplní její název. Barva je uvedena v seznamu šanonů. Osoba jméno právce šanonu. Implicitně je vyplněno jméno uživatele. Místnost seznam obsahuje místnosti evidované k pracovišti uživatele. Zvolí se místnost, ve které je šanon umístěn. Poznámka místo pro text upřesňující obsah šanonu. Není povinnou položkou. Pracoviště seznam obsahuje pracoviště, na kterých je evidován pracovní nebo externí poměr uživatele. Zvolí se to, pro které je šanon evidován. 56

57 5 EAGENDA Obrázek 37 Evidence dokumentů v šanonu Po vyplnění se formulář uloží. Obsah seznamu šanonů lze omezit volbou jednoho nebo více kritérií pracoviště, místnost a osoba. Ve sloupci Počet dokumentů je zobrazen počet dokumentů uložených v šanonu. Evidence dokumentů k danému šanonu probíhá přes ikonu ve sloupci Dokumenty (obr. 36). Ve formuláři se vyplní alespoň název a datum dokumentu. Rok se doplní automaticky podle data dokumentu, komentář není povinný a lze ho později doplnit. Seznam dokumentů lze omezit podle roku a řadit podle pořadového čísla, data dokumentů nebo abecedně. Označené dokumenty lze odebrat kliknutím na tlačítko Odebrat. Vyhledávání dokumentů Zaevidované dokumenty lze vyhledat přes záložku Vyhledávání podle jména správce, názvu nebo části komentáře dokumentu, dále podle roku a místnosti uložení šanonu, ve kterém je dokument uložen. Je možné zvolit libovolnou kombinaci kritérií pro dohledání. Do pole pro název a komentář lze vyplnit část slova v názvu nebo komentáři dokumentu nebo několik celých slov. Kliknutím na tlačítko Vyhledat budou zobrazeny dokumenty odpovídající zadaným omezením s udáním místa jejich uložení. 57

58 5 EAGENDA 5.4 eprůzkum Obrázek 38 Vyhledávání dokumentů Prostřednictvím aplikace eprůzkum se provádí průzkumy různých typů uživatelů AIS. Průzkumy mohou mít libovolná zaměření, od zjišťování názorů a preferencí na organizovaný kurz, až po zjišťování spokojenosti zaměstnanců školy. Průzkum má formu elektronického dotazníku, který se zobrazuje dané skupině uživatelů. Tato forma usnadňuje následné zpracování dotazníků a odpovědí na otázky. O zveřejnění eprůzkumu je automaticky zaslána uživatelům ová zpráva. Po spuštění aplikace eprůzkum je nabídnut přehled dotazníků, do kterých byli uživatelé zařazeni jako respondenti. Seznam je možné omezit na průzkumy vybraného typu. Stav dotazníku vyjadřuje, zda byl již vyplněn. Uvedena je i informace o termínu, kdy je možné vyplnit dotazník. V přehledu dotazníků mohou být zobrazovány i historické průzkumy, u kterých by uživatel mohl být respondentem, avšak již byly pro sběr odpovědí uzavřeny. Dotazník elektronického průzkumu se otevře kliknutím na ikonu ve sloupci Zobrazit dotazník. V jeho úvodu by měla být informace autora o smyslu a cíli dotazníku a způsobu jeho vyplnění. Dotazník může obsahovat různé typy otázek, včetně otázek závislých na odpovědi předchozí otázky. Odpovědi mohou představovat výběr z několika možností, vepsání několika znaků nebo celého odstavce textu. Otázky jsou tematicky sdruženy do několika skupin, jejichž počet závisí na autorovi průzkumu. Odpovědí na otázky označené symbolem se stanoví další podoba dotazníku závisí na nich zobrazení dalších otázek. 58

59 5 EAGENDA Obrázek 39 eprůzkum dotazník Po vyplnění se dotazník uloží a odešle kliknutím na tlačítko Odeslat dotazník, které je umístěné na konci stránky. 5.5 Tiskové úlohy Aplikace slouží k vyzvednutí výsledků tiskových dávek z jednotlivých agend AIS. V seznamu tiskových úloh je zobrazena historie zadaných dávkových tisků s informacemi o stavu jejich dokončení. Úspěšně vytištěné dávky je možné stáhnout po kliknutí na ikonu ve sloupci Výsledek. Dopadl-li tisk dávky neúspěšně, není možné výsledek tisku stáhnout a ve sloupci Informace je zobrazena ikona, prostřednictvím které lze zobrazit důvody neúspěchu. Seznam je možné omezit podle typu dokumentu nebo agendy, ve které vznikl. 59

60 5 EAGENDA Obrázek 40 Tiskové úlohy 60

61 6 Technologie a jejich správa Tato kapitola je věnována uživatelským aplikacím pro správu technologií řízených AIS. Patří sem zejména aplikace zobrazující informace o uživatelských účtech na školních serverech, ových adresách, identifikačních kartách, evidované výpočetní technice uživatele, případně další aplikace. 6.1 Správa účtů Aplikace Správa účtů přehledně zobrazuje informace o serverech, na kterých existuje účet uživatele, a kontaktní údaje společné pro všechny servery (obr. 41). Zveřejněna je informace o všech ových adresách zřízených na serverech. Význam sloupců tabulky: Server kliknutím na název serveru se zobrazí podrobnější informace o serveru, jména správců s jejich kontakty, počet zřízených účtů na serveru atd. Povolené a maximální hodnoty tyto hodnoty limitují uživatele v množství ukládaných dat. Rozděleny jsou na velikost kvóty v kib a počet ukládaných souborů, překročit lze pouze jednu z obou hodnot: povolené hodnoty hodnoty vyjadřují velikost místa na serveru nebo počet souborů, které mohou jednotliví uživatelé využívat k ukládání dat. Překročit je lze až na hodnoty ve sloupci Maximální hodnoty, a to na dobu uvedenou ve sloupci Doba tolerance; maximální hodnoty hodnotu nelze překročit. Velikost uložených dat nebo počet souborů je nutné snížit po vypršení doby tolerance pod hodnoty uvedené ve sloupci Povolené hodnoty, jinak nebude možné na serveru ukládat žádná data. Doba tolerance doba, po kterou lze překročit kvótu uvedenou ve sloupci Povolené hodnoty. Tzv. latence účtu je ochranná lhůta, po kterou může uživatel používat rušený účet, uživatelům serveru je počet dnů latence zasílán em současně s informací o rušení účtu. V této době může uživatel požádat o prodloužení platnosti účtu a zazálohovat data, která budou po zrušení účtu nenávratně smazána. Kvótu změnil pokud došlo k ruční úpravě velikosti kvóty, pak je zde uvedeno jméno a datum změny. Platnost účtu do termín platnosti účtu uživatele na zvoleném serveru, platnost účtu nemusí být termínem omezena. Stav kliknutím na aktuální stav účtu lze zobrazit historii blokování účtu na zvoleném serveru. Zdůvodnění nároku kliknutím na ikonu se zobrazí skupiny uživatelů, kterým je nárok na účet přidělován automaticky. Stav účtu vyjadřuje, zda je účet aktivní, nebo blokovaný. Kliknutím na stav účtu se zobrazí historie blokování účtu (obr. 42). O blokování účtu je uživatel informován 61

62 6 TECHNOLOGIE A JEJICH SPRÁVA Obrázek 41 Správa účtů Obrázek 42 Historie zablokování účtu po přihlášení do Osobní administrativy AIS v zásadních informacích. Důvodem zablokování účtu může být nepoužití identifikačního zařízení přístupového systému při vstupu do počítačové učebny. Se správou účtů souvisí i odkaz Účty na univerzitních serverech umístěný v dolní části obrazovky aplikace Správa účtů, pod kterým jsou uvedeny základní informace o uživatelském účtu a používané názvosloví. Součástí je seznam všech serverů provozovaných na škole i s jejich základními informacemi, jako jsou kontakty na správce serveru, definice skupiny uživatelů, kteří mají implicitně nastaven účet, atd. 62

63 6.2 Přehled evidované techniky 6 TECHNOLOGIE A JEJICH SPRÁVA Aplikace Přehled evidované techniky slouží k evidenci výpočetní techniky, především počítačů. Uživateli se zobrazují zařízení, u nichž je evidován jako zodpovědná osoba. Evidované údaje vkládá osoba, která na oddělení spravuje výpočetní techniku. Konečný výpis zařízení lze omezit filtrem (obr. 43), podle typu zařízení nebo podle kanceláře, ve které je zařízení evidováno. Pod ikonou jsou uvedeny podrobnosti o jednotlivých zařízeních, jako je přidělené inventární číslo, místo, kde je zařízení umístěné, příslušenství atd. Obrázek 43 Přehled evidované techniky 6.3 Doručování univerzitní pošty Aplikace Doručování univerzitní pošty slouží k nastavení jednoho distribučního serveru k příjmu veškeré pošty uživatele, která je doručována na kterýkoliv školní účet ( ovou adresu). Distribuční server, který je zde označen a nastaven, bude hlavním pro doručování pošty uživatele. Nastavený server je zvýrazněn. Vždy se zobrazují 63

64 6 TECHNOLOGIE A JEJICH SPRÁVA poštovní servery, na které má uživatel nárok. Může se stát, že se bude zobrazovat pouze jeden, pak distribuční server nelze změnit. V případě, že se přeplní poštovní schránka na zvoleném distribučním serveru, změní se distribuční server automaticky na server uis (webové rozhraní pro čtení pošty v AIS), který zaručuje doručení systémových zpráv. O zrušení nastavení přeposílání pošty na původní adresu je zaslán informační na adresu login@is.savs.cz 6.4 Správa karet Aplikace Správa karet má pro běžného uživatele pouze informační charakter. Některé osoby pověřené školou využívají aplikaci k aktivaci a rušení zaměstnaneckých a studentských karet, k ověření jejich platnosti, funkčnosti atp. Získání identifikační karty Každá osoba, která studuje nebo je zaměstnána na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s., získá při nástupu do prvního semestru, resp. při nástupu do pracovního poměru identifikační kartu. Karta slouží jako průchodka do areálu firmy (např. vstup do jídelny v areálu nebo do nějakého provozu v rámci předmětu), pro vstup do počítačových laboratoří areálu Na Karmeli, po nabití také k platbám při tiscích a kopírování ve školní počítačové síti a k úhradě stravného ve vybraných provozovnách Eurestu. Identifikační karty vydává centrálně specializované oddělení firmy, noví studenti jsou informováni při zápisu do studia. Aby mohla být karta vystavena, je budoucí student nebo zaměstnanec vyfotografován. Digitální fotografie je uložena do Akademického informačního systému a následně použita k výrobě příslušné identifikační karty. Karta obsahuje několik identifikačních znaků: číslo průkazu, číslo čipu. Problémy s identifikační kartou Má-li uživatel karty problémy s jejím použitím (nefunkční karta, znehodnocená nebo ztracená karta, nepovolený přístup do budovy atp.), musí se obrátit na personální nebo studijní oddělení, popř. na systémového integrátora. Typy identifikačních karet V aplikaci Správa karet pod odkazem Užívané ID karty si lze prohlédnout všechny typy identifikačních karet, které jsou na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s. vydávány a používány a přečíst si o nich základní informace. Ověření platnosti identifikační karty Pod odkazem Ověření platnosti karty si každý uživatel může ověřit platnost své identifikační karty. Do nabídnutého vyhledávacího formuláře se zadává číslo průkazu, čárový kód nebo číslo čipu (většinou ručně, u některých zaměstnanců, např. studijního nebo personálního oddělení, připadá v úvahu vložení těchto dat pomocí čtečky čárových kódů nebo čipů). 64

65 7 Správa informačního systému Kapitola zahrnuje popisy k aplikacím přístupným běžným uživatelům AIS. Jsou to zejména aplikace správy oprávnění, poskytující uživateli informace o jeho členství ve skupinách a jeho oprávněních v AIS. 7.1 Správa oprávnění Aplikace Správa oprávnění poskytuje uživatelům informace o členství ve skupinách a přehled jejich oprávněních v AIS. Systémovým integrátorům a dalším oprávněným osobám dále umožňuje spravovat skupiny uživatelů a přidělovat oprávnění uživatelům a skupinám. Aplikace je dostupná uživatelům, kteří mají nějaké právo přiděleno. Nemá-li uživatel žádná práva přidělena, odkaz na aplikaci se nezobrazuje. Obrázek 44 Moje oprávnění Moje oprávnění Záložka Moje oprávnění umožňuje zobrazit (obr. 44) všechna oprávnění, která má uživatel přidělena individuálně nebo prostřednictvím členství ve skupině. Práva uživatelům většinou přiděluje systémový integrátor nebo provozní tým AIS, případně další uživatelé, kteří mohou své právo delegovat. Seznam všech práv uživatele je zobrazen v přehledové tabulce. Pro každý záznam seznamu je uvedena identifikace práva (název a SYSID) a objektová vlastnost, ke které je právo přiděleno. Prostřednictvím ikony ve sloupci Podrobnosti je možné zobrazit podrobnější informace o vybraném právu, objektové vlastnosti, ke které je právo přiděleno a možnostech delegace. Ve sloupci Získáno ze skupiny jsou uvedeny skupiny oprávnění, ze kterých uživatel právo pro daný objekt získal. Kliknutím na identifikaci 65

66 7 SPRÁVA INFORMAČNÍHO SYSTÉMU skupiny je možné zobrazit o skupině podrobnější informace. Je-li toto pole prázdné, jedná se o ručně přidělené právo. Moje skupiny Skupina slouží ke sdružování osob za účelem přidělení stejné sady práv. Jedná se o skupinu osob (studijní referentky, proděkani, vedoucí pracovišť, vývojáři apod.), která má přístup ke stejným aplikacím AIS a může provádět stejné operace. Záložka Moje skupiny se zobrazuje pouze uživatelům zařazeným alespoň do jedné skupiny a obsahuje seznam příslušných skupin (obr. 45). Skupiny, jichž je uživatel členem nebo správcem, jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Pro každou skupinu je uvedena její zkratka, název, popis, jméno správce a ve sloupci Jsem správce informace, zda uživatel patří mezi správce skupiny. Kliknutím na ikonu ve sloupci Podrobnosti je možné zobrazit podrobnosti o skupině. Obrázek 45 Moje skupiny 66

67 8 Dokumentace AIS 8.1 Dokumentace AIS Pod odkazem Dokumentace AIS se nacházejí svazky uživatelské dokumentace AIS, které jsou umístěny ve Veřejném dokumentovém serveru. Dokumentace je pravidelně aktualizována. 8.2 Často kladené otázky Často kladené otázky je aplikace, jejímž prostřednictvím zveřejňují provozovatelé AIS a systémoví integrátoři odpovědi na často kladené dotazy uživatelů. Aplikace má zjednodušit práci a zpřístupnit informace nejen uživatelů ale i provoznímu týmu a integrátorům. Před položením dotazu integrátorovi nebo provoznímu týmu je vhodné zjistit, zda už nebylo na takovou otázku odpovězeno. 8.3 Systémoví integrátoři Pod odkazem Systémoví integrátoři lze dohledat jmenný seznam, ové a telefonní kontakty na systémové integrátory. Na tyto osoby se mohou obracet pracovníci a studenti příslušných pracovišť se svými problémy s Akademickém informačním systému. Společná ová adresa pro všechny integrátory je ais@is.savs.cz. 8.4 Vývojový tým Tabulka, která se po kliknutí na odkaz Vývojový tým zobrazí, obsahuje licenční informace a jmenný seznam systémových integrátorů s uvedením příslušnosti k pracovišti a telefonním číslem. Uživatelé, kteří řeší nějaké problémy s AIS, se v první řadě obracejí na systémového integrátora. Obrázek 46 Výběr časového období pro zjištění Mých operací v AIS 67

68 8 DOKUMENTACE AIS 8.5 Mé operace v informačním systému Aplikace Mé operace poskytuje přehled událostí vykonaných uživatelem AIS podle zadaného časového období (obr. 46). K jeho výběru je třeba přistupovat s rozvahou, protože vybrané období přesahující délkou jeden týden při vyhledávání neúměrně zatěžuje server. S vybraným menším časovým rozsahem se výrazně zkracuje doba odezvy aplikace, a také doba potřebná pro výpis jednotlivých událostí. 8.6 Statistiky využití AIS Aplikace Statistiky využití AIS poskytuje statistické údaje o počtu zaznamenaných operací využití AIS na základě předem zvolených kritérií. Údaje jsou graficky zpracovány. Více o aplikaci ve 12. svazku dokumentace Portál veřejných informací. 68

69 9 Přizpůsobení informačního systému Přizpůsobení informačního systému je částí Osobní administrativy, ve které si může každý uživatel provést úpravu vzhledu svých stránek AIS. Změněn může být design stránek, vloženy portlety (pole) s důležitými odkazy (na novinové servery, počasí apod.), sestavena sekce s oblíbenými odkazy AIS, vypnuto zobrazování ikon v úvodní stránce Osobní administrativy atd. Způsoby úpravy vzhledu AIS jsou popsány v následujících podkapitolách. 9.1 Volba pracovního designu Odkaz Volba designu poskytuje několik variant zobrazení AIS připravených vývojovým týmem a uživateli, kteří poskytli své designy ostatním uživatelům. Stisknutím tlačítka Náhled je možné nejprve zhlédnout celou stránku v novém designu a až potom kliknutím na Zvolit potvrdit výběr nového zobrazení. Součástí názvu designu je i jméno jeho autora a statistika počtu uživatelů, kteří tento design sdílí. Zde je na místě upozornit, že popis celé dokumentace se odvíjí od implicitního designu AIS. Změnou designu se mohou změnit i některé popisované ovládací prvky. 9.2 Vytvořit si vlastní design Jádro Akademického informačního systému podporuje tvorbu uživatelských designů. Možnosti tohoto jádra překonávají tradiční variantní kaskádové styly a umožňují přímo definovat kód šablon, pomocí kterých je výsledná stránka AIS vytvářena. Proto byla zveřejněna aplikace Vytvořit si vlastní design, která zručnějším uživatelům AIS umožňuje vytvoření vlastního designu stránek AIS. Pro tvorbu nového designu jsou nutné znalosti HTML, CSS a alespoň elementární znalost XML (příp. šablonovaného HTML) kódu. Aplikace Vytvořit si vlastní design pro tvorbu designu je rozdělena do čtyř částí: Společné designy odkaz je přehledem všech společných designů; Soukromé designy místo, kde si uživatelé tvoří své vlastní designy; Správa obrázků zde jsou evidovány obrázky umístěné ve veřejných designech; Jak na to obsahuje podrobnou nápovědu k tvorbě designů, která však asi nebude pro úplné začátečníky. V současnosti se plní její jednotlivé položky. Charakteristiky designu Každý evidovaný design je charakterizován následujícími základními prvky: Zcela základní charakteristikou designu je jeho název, popis a stav. Dostupná je pod ikonou. Tuto charakteristiku si může uživatel měnit pouze u svého soukromého designu, a to do doby, než je design zařazen mezi společné, respektive po předání k posouzení správci designu. Název designu by měl vycházet z jeho vzhledu a popis by jej měl ostatním uživatelům více přiblížit. Stav designu určuje míru jeho zveřejnění: 69

70 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 47 Volba pracovního designu AIS Připravuje se uživatel na výrobě designu pracuje, pro všechny ostatní je ve všech směrech nepřístupný. Hotový tento stav je určen spíše pro tvůrce, aby měl přehled o jeho kompletnosti a případně si nezměnil již hotový design. Testovaný design v tomto stavu můžeme označit za částečně veřejný. Umožňuje nabídnout design k posouzení kamarádům a spolupracovníkům přes id de- 70

71 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU signu, které se vepíše do URL. Například design s id = 64 představuje standardní design AIS. Jeho URL je Nabízený mezi sdílené design je postoupen k posouzení správci designů, který může design zařadit mezi společné, nebo jej z nějakého důvodu zamítnout a vrátit zpět k dopracování. Tímto je zamezeno zveřejňování nevhodných nebo nefunkčních designů. Design v tomto stavu nelze smazat. O tom, že je design nabízen k posouzení, se správce dozví z informačního u, který je systémem automaticky zaslán po změně stavu na stav nabízený mezi sdílené. Stejně tak je em informován i autor designu o stanovisku správce designu. Pro další úpravu nebo smazání designu se jeho stav musí změnit na připravuje se. Autor nemůže provádět opravy ve schválených designech (společných). Změnu může provést tak, že si design zkopíruje, provede v něm úpravu a s nezměněným názvem jej předá správci k posouzení. Stavy designu po vyjádření správce designů: * schválený design zařazený mezi společné; * nahrazený design takový, jenž byl postoupen ke schválení s názvem, který již v seznamu společných designů figuruje. Tohoto způsobu se využívá při aktualizaci designu; * zamítnutý design vrácen správcem k doplnění, jeho stav je změněn na vrácen k doplnění. Správce designu schvaluje designy a zařazuje je mezi společné. Kaskádový styl CSS určuje vizuální stránku, umožňuje definovat podobu jednotlivých HTML prvků a doplňovat tyto prvky o nové dekorační obrázky, fonty, barvy apod. Definiční pole je XML předpisem pro konkrétní prvek designu. Pod odkazem Jak na to je definována sada používaných značek. Mapované obrázky vlastní obrázky, které nahrazují konkrétní obrázky systémové. Existuje i malá skupina obrázků, které na stránkách měnit nelze. Patří mezi ně logo školy, screenshoty apod. Aplikace Vytvořit si vlastní design Po vstupu do aplikace Vytvořit si vlastní design se implicitně zobrazí záložka Soukromé designy, jejíž obsah je před tvorbou prvního designu prázdný. Proto je vhodné nahlédnout do záložky Společné designy, kde je zveřejněna spousta nejrůznějších designů. Doporučujeme nejprve si prohlédnout, jak jsou designy vytvořeny, jak vypadá jejich náhled, a pak jeden z nich zvolit jako základ pro tvorbu vlastního designu. Pro začátečníky je připraven Výukový design, jehož struktura je jednodušší. Po jeho zkopírování mezi soukromé designy je v něm možné provádět úpravy a postupně jej zdokonalovat. Tímto způsobem bude asi postupovat většina uživatelů. Při vytváření designu využijí uživatelé vlastní hravosti a fantazie, a to v plném smyslu slova. Při tvorbě prvního nového designu doporučujeme přečíst si nápovědu, která vlastní práci přiblíží a usnadní. Je umístěna v záložce s příznačným názvem Jak na to. Nový design se tvoří v záložce Soukromé designy ať již se jedná o úpravu 71

72 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU zkopírovaného, nebo o tvorbu zcela nového designu. Nový design lze založit dvojím způsobem: založením zcela prázdného designu v aplikaci Soukromé designy nebo kopií jednoho ze společných designů v aplikaci Společné designy, což je asi nejlepší a bude nejvyužívanější způsob založení designu. Kopie designu se provede kliknutím na ikonu. Design se zkopíruje do záložky Soukromé designy, kde probíhají veškeré jeho úpravy. Obrázek 48 Společné designy Společné designy V záložce jsou přístupné veškeré veřejné designy, ke kterým má přístup každý uživatel. Jejich seznam (obr. 48) je pro jejich množství rozdělen do několika stran. Na stranu s dalšími designy se lze přepnout kliknutím na ikonu, která je umístěna nad seznamem designů. Aplikace umožňuje tyto designy a jejich obsah pouze prohlížet. Přes příslušné ikony je možné nahlédnout na kaskádový styl CSS, definiční pole, přehled obrázků použitých v daném designu a na celkový vzhled designu. Ikona slouží ke zkopírování designu do soukromých designů, kde se může upravovat. Zmíněné ikony a funkce jsou také součástí aplikace Soukromé designy, kde je navíc k dispozici ikona, přes kterou lze změnit název, popis a stav designu. O stavu designu více na straně 69. Přehled obrázků (obr. 49) poskytuje náhled na veškeré obrázky, které nejsou součástí klasického designu AIS a které autor použil ve svém designu. Jsou rozděleny na tři kategorie: obrázky použité v kaskádovém stylu, v definičních polích a mapované obrázky. Soukromé designy V aplikaci Soukromé designy lze tvořit vlastní designy stránek AIS. Tabulka na obrázku 50 obsahuje seznam veškerých soukromých designů, které nebyly zařazeny do společných designů. Design založený jako kopie, má toto uvedeno ve svém názvu, který je vhodné ihned změnit na svůj vlastní. Význam ikon použitých v seznamu je vysvětlen v předchozí podkapitole Společné designy. Na rozdíl od společných designů je 72

73 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU pod jednotlivými ikonami dostupná editace položek (ve společných designech je to jen prohlížení). Obrázek 49 Přehled obrázků Obrázek 50 Soukromé designy V designu stránek je nutné definovat kaskádový styl CSS a definiční pole, což v reálu znamená naplnit pole pod ikonami a. Jejich použití a obsahu je věnována část nápovědy v záložce Jak na to. Uživatelé, kteří využijí kopie některého z veřejných 73

74 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 51 Postup mapování obrázků 74

75 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU designů, mají tato pole již naplněna a mohou se věnovat jejich úpravám, mezi které patří například změna barvy pozadí stránek, celého záhlaví stránek, barvy a velikosti textu. Nejzajímavější možností, kterou prototypování designů nabízí, je mapování obrázků. Mapováním obrázku je myšleno nahrazení původního obrázku vlastním a týká se především ikon. U zkopírovaných designů už některé obrázky nahradil jejich autor a je možné je nalézt v seznamu mapovaných obrázků. Mapování lze zrušit označením jednotlivých obrázků a následným kliknutím na Zrušit mapování zvolených obrázků. Vlastní mapování obrázků probíhá v několika krocích, jimiž uživatele provede jednoduchý průvodce, který se vyvolá kliknutím na tlačítko Přejít na Průvodce mapováním (obr. 51) nebo zvolením záložky Průvodce mapováním ve druhém řádku portálového menu. Galerie obrázků jednotlivých kategorií je umístěna pod odkazem Správa obrázků (více na straně 77). Obrázek 52 Správa obrázků V následujícím textu je jsou popsány jednotlivé fáze mapování obrázků. Prvním krokem je výběr kategorie, ve které je uložena originální verze obrázku. Kliknutím na ikonu 75

76 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU se zobrazí seznam obrázků s jejich názvem a popisem. Kliknutím na vybraný obrázek nebo na ikonu ve sloupci Mapovat se přejde k výběru nové ikony. Na další obrazovce je grafické vyjádření vybraného obrázku a pod ním seznam kategorií obrázků, z nichž se vybere nový obrázek, kterým bude původní nahrazen. Opět kliknutím na se zvolí vhodná kategorie a v zobrazeném seznamu obrázků se kliknutím na konkrétní obrázek nebo ikonu ve sloupci Zvolit vybere nový obrázek. V posledním kroku se zobrazí oba obrázky původní a nový. Zde se tlačítkem Potvrdit mapování potvrdí, zda má být obrázek skutečně nahrazen. Namapovaný obrázek se automaticky zařadí mezi mapované obrázky daného designu. Obrázek 53 Správa kategorie obrázků 76

77 Vytvářený design lze průběžně kontrolovat přes ikonu rázky se vkládají přes aplikaci Správa obrázků. 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU. Vlastní ob- POZOR! Při nevhodné úpravě designu se může stát, že stránky AIS zcela zmizí. V tomto případě se do URL parametru připíše řetězec quick=1, např. což zobrazí AIS bez designu. Správa obrázků Aplikace Správa obrázků slouží k evidenci obrázků používaných v designech. Na obrázku 52 je uvedena tabulka se seznamem kategorií obrázků. Každá kategorie obsahuje obrázky, které definovali tvůrci ostatních designů. Jejich počet je uveden ve sloupci Počet obrázků. Obrázky v jednotlivých kategoriích lze zobrazit kliknutím na ikonu ve sloupci Katalog. Správa obrázků (přidávání, úpravy) jednotlivých kategorií se provádí přes ikonu ve sloupci Správa. Přes formulář (obr. 53) se přidávají obrázky, které se využijí při tvorbě nového designu. Ve formuláři se vyplní název, stručný popis obrázku a dohledáním se vloží obrázek. Své obrázky si mohou uživatelé upravovat nebo mazat. Upravit znamená nahradit jej novým obrázkem z vlastních zdrojů nebo změnit parametry obrázku (název, popis). Cizí obrázky ani vlastní obrázky, které jsou již součástí společných designů, nelze editovat ani mazat, lze pouze prohlížet jejich detaily. Obrázek 54 Základní charakteristiky designu Kvóta pro soukromé obrázky uživatele je 10 MiB. Zařazením designu 77

78 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU mezi společné se obrázky zpřístupní ostatním uživatelům a tím se uživateli jejich kapacita z kvóty odečte. Zveřejnění designu Nový design zveřejňuje správce designu, jemuž se design ke zveřejnění předá tak, že se nabídne mezi sdílené, tzn. nastaví se stav designu na nabízený mezi sdílené. Správce po tomto úkonu obdrží s informací o požadavku a posoudí, zda design schválí a zveřejní, nebo ne. Stav se změní kliknutím na jeho označení ve sloupci Stav na obrázku 50 nebo v charakteristice designu pod ikonou na obrázku 54. Více o stavech designu na straně 69. Uživatelům jsou přístupné všechny veřejné designy, ze kterých si mohou volit svůj pracovní design v aplikaci Volba designu, jejich hotové a rozpracované designy umístěné v záložce Soukromé designy. Každý tvůrce designu má možnost se rozhodnout, zda vlastnoručně vytvořený design poskytne i ostatním uživatelům. Obrázek 55 Portlety umístěné na stránce AIS 9.3 Portlety v AIS Portlety jsou informační okénka, která si uživatelé z nabídky doplňují podle své fantazie do všech stránek AIS. Portlety poskytují uživateli informace (aktuální nebo vyhledáním) nebo urychlují navigaci v AIS a internetu vůbec. Upravená stránka s portlety může vypadat jako na obrázku 55. Některé popisované portlety jsou závislé na roli uživatele nebo funkcích AIS, proto se může stát, že všem uživatelům nebude jejich použití umožněno. 78

79 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Aplikace Portlety v AIS uživatelům umožňuje volbu a nastavení portletů. Po jejím spuštění se mohou seznámit s přehledem všech nabízených portletů a jejich stručným popisem (obr. 56). Portlety se umísťují přes formulář, ve kterém se volí typ a pozice portletu. Pro snadnější orientaci v seznamu portletů je vhodné vložit i jeho popis, který nemá vliv na jeho funkčnost. Vložené portlety se na stránce AIS ihned zobrazují. Seřazeny jsou v tabulce, kde je lze později dohledat a upravovat. Šířku portletu umísťovaného vlevo nebo vpravo od obsahu stránky lze ovlivnit v aplikaci Uživatelská nastavení viz strana 96. Obrázek 56 Umísťování portletů do stránky AIS Může se stát, že po umístění nebo konfiguraci portletu nebude stránka AIS zobrazena korektně nebo vůbec. V tom případě se přihlaste pomocí adresy a pak odstraňte nefunkční portlet. Pro snadné vypnutí všech portletů se použije odkaz Vypnout portlety v mé Osobní administrativě. Tabulka na obrázku 57 obsahuje seznam portletů umístěných v AIS (více o umisťování portletů na straně 92). Pro přehlednost jsou portlety rozděleny do skupin podle pozice umístění (na začátku stránky, vlevo od obsahu stránky atd.). V jednotlivých částech seznamu se prostřednictvím ovládacích ikon a určuje pořadí umístění portletů. Kliknutím na se objekt posune o jeden krok vpřed a podobně je to s použitím ikony, která objekt posouvá o krok zpět. U většiny portletů se přes ikonu nastavují 79

80 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU parametry jejich zobrazení. Více o nastavení jednotlivých portletů v následující podkapitole. Neaktuální portlety si mohou uživatelé skrýt kliknutím na ano ve sloupci Skrýt a později zase zobrazit kliknutím na ne. Způsob umístění portletu lze změnit přes ikonu, kde se v menu vybere jeho nové umístění (viz strana 92). Obrázek 57 Seznam umístěných portletů Umísťovaný portlet Následující výčet obsahuje přehled všech portletů s popisem jejich funkce a s možnostmi jejich nastavení. Obrázek 58 Portlet Aktuální čas v různých městech 80

81 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Aktuální čas v různých městech portlet zobrazuje aktuální čas světových velkoměst. Po výběru portletu se provede nastavení požadovaných světových velkoměst. Kliknutím na ikonu v seznamu portletů (obr. 57) se otevře formulář s roletkovým menu, kde se postupně zvolí a přidají jednotlivá města (obr. 58). Je nutné vložit i text do pole Název města. Zobrazení pořadí měst lze ovlivnit ikonou a. Obrázek 59 Portlet aktuálního počasí a nastavení jeho parametrů Aktuální počasí a předpověď portlet zobrazuje aktuální počasí nebo i předpověď na určitý počet dní ve zvolených městech ČR a ve světě. Po umístění portletu Aktuální počasí a předpověď se kliknutím na ve sloupci Nastavení (obr. 57) 81

82 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU nastaví jeho obsah (obr. 59), tedy město, jehož počasí se má zobrazovat, podrobnosti o počasí a případně předpověď na další dny. Prvním krokem ve formuláři je výběr města, který se provede přes vyhledávací pole. Je-li dohledáno více měst podobného názvu, označí se jedno z nich. Volba města se vždy potvrdí stiskem na první tlačítko Uložit na stránce. V dalším kroku se označením vyberou údaje, které se budou v aktuálním počasí zobrazovat (stav oblohy, teplota, vítr atd.). Dále je vhodné vložit název portletu, který se bude na stránce vždy zobrazovat například Počasí v Brně. Stisknutím tlačítka Uložit umístěného na konci stránky se vybrané údaje uloží a portlet s počasím se na stránce AIS ihned zobrazí. Uživatel si však může vložením číslovky do pole Počet dnů pro předpověď počasí zobrazit i předpověď počasí následujících dnů. I pro předpověď se označí údaje, které se mají vypisovat. Způsob zobrazení údajů o aktuálním počasí a předpovědi lze ovlivnit, tj. změnit velikost písma zobrazených údajů, v posledních dvou odrážkách. Uživatel však nesmí zapomenout provedené změny uložit tlačítkem na konci stránky. Aktuální zprávy portlet zobrazuje aktuální zprávy z různých přednabízených zdrojů (České noviny, idnes apod.) nebo jiných zdrojů zvolených uživatelem. Zprávy jsou zobrazovány prostřednictvím odkazů umístěných v portletu. Kliknutím na ně se otevře stránka se zprávou. Kliknutím na název zdroje v portletu se otevře jeho webová stránka. Po umístění portletu se přes ikonu nastaví jeho zdroj zpráv a parametry. Obrázek 60 Portlet Aktuální zprávy a nastavení jeho parametrů RSS (z anglického Really Simple Syndication) je technologie, která umožňuje přebírat obsah zdrojů zpráv na internetu a v přehledné formě je nabízet uživateli. Kanál RSS se stal v současnosti nedílnou součástí téměř každého zpravodajského serveru nebo weblogu. 82

83 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Menu kanálu RSS nabízí seznam zdrojů zpráv (obr. 60), ze kterých se jeden vybere. Chce-li uživatel sledovat zprávy z více zdrojů, musí vložit další portlet Aktuální zprávy. V případě volby jiný kanál RSS si může nastavit jiný zdroj zpráv vložením URL do následujícího pole. Například URL na kanál RSS pro Blesk.cz je Na je dostupný seznam a vyhledávač RSS kanálů. Dalším nastavením je počet zobrazovaných zpráv v portletu. Udává se v celých číslech, a zůstane-li nevyplněný, budou se zobrazovat všechny zprávy, které zdroj nabízí. Poslední dvě položky nastavení se týkají zobrazení portletu, resp. možnosti nezobrazení portletu, pokud nejsou k dispozici žádné aktuální zprávy, a velikosti písmen zobrazovaných zpráv. Obrázek 61 Portlet Navigační lišta a nastavení jeho parametrů 83

84 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Navigační lišta portlet umožňuje uživateli sestavit obecnou navigační lištu podle jeho potřeb. Odkazy se vkládají přes formulář na obrázku 61, který je umístěný pod ikonou (obr. 55). Po vyplnění názvu odkazu (název odkazu, který se zobrazuje na liště), URL (například a kliknutí na Přidat se odkaz zobrazí na navigační liště. V dolní části formuláře lze nastavit obecné parametry navigační lišty: Titulek na liště název lišty, který se na ní bude vypisovat. Umožnit rychlé přidávání odkazů na aplikace AIS bude-li označeno, zobrazí se na liště za odkazy odkaz (přidat odkaz). Po nastavení požadované stránky AIS a kliknutím na (přidat odkaz) uživatel snadno přidá odkaz na aktuální stránku do Navigační lišty, aniž by musel vstoupit do aplikace Portlety v AIS. Změna pořadí nebo odstranění takto vložených odkazů se provádí na stránce pro změnu parametrů Navigační lišty (obr. 61). Změna pořadí se provede prostřednictvím ikon a, odebrání odkazu jeho označením a stisknutím tlačítka Odebrat označené odkazy. Nezobrazovat název lišty bude-li označeno, nebude se zobrazovat název lišty, jen její odkazy. Navigační lišta Moje oblíbené navigační lišta obsahuje odkazy definované v nabídce Moje oblíbené. Pro portlet se neprovádějí žádná další nastavení. Navigační lišta studenta navigační lišta se studentskými aplikacemi. Odkazy na liště jsou dány pevně, uživatel si je nemůže změnit. Navigační lišta je automaticky nastavena každému studentovi společně s portletem Nepřečtená pošta a Zapsané termíny (obr. 62). Umístění těchto portletů lze změnit, pro nepřečtenou poštu a přehled termínů lze provést drobná nastavení. Automaticky nastavené portlety lze kdykoliv skrýt nebo odebrat a následně přidat. Obrázek 62 Portlety automaticky nastavované studentům Navigační učitelská lišta navigační lišta s nejčastěji používanými učitelskými aplikacemi. Odkazy jsou funkční jen pro osoby s rolí učitele. Odkazy na liště jsou dány pevně, uživatel si je nemůže změnit. Nepřečtená pošta v Internetu portlet umožňuje kontrolovat nepřečtenou poštu na internetovém serveru pomocí POP3. Nastavení probíhá ve formuláři na obrázku 64. Pokud server podporuje zabezpečené spojení pomocí SSL protokolu, je vhodné ho použít v zájmu v zájmu vlastní bezpečnosti. Pozor v případě zabezpečených serverů je nutné užít jiné číslo portu, obvykle 995. Heslo je v databázi AIS uchováváno v zašifrovaném tvaru (existuje však způsob jeho dešifrování). V současné době je tento portlet ve stavu ladění. 84

85 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 63 Portlet Navigační učitelská lišta Obrázek 64 Nepřečtená pošta v Internetu Nepřečtená pošta v AIS portlet zobrazuje odkazy nepřečtených zpráv ve složce Doručeno nebo ve všech složkách Poštovní schránky AIS. Kliknutím na odkaz se zobrazí text zprávy. Způsob zobrazení zpráv si uživatel nastavuje přes formulář (obr. 65) pod ikonou v seznamu portletů (obr. 55). Po umístění portletu se primárně zobrazují nepřečtené zprávy ze složky Doručeno. Obsah zprávy se zobrazí kliknutím na název zprávy v portletu. Mají-li se zobrazovat nepřečtené zprávy ze všech složek Poštovní schránky, označí se ve formuláři položka Nepřečtenou poštu ze všech složek. Pak se v portletu vedle názvu zprávy zobrazuje i název složky, ve které je umístěna. Kliknutím na název poštovní složky se otevře její celý obsah. V případě, že složky poštovní schránky neobsahují nepřečtenou poštu, lze portlet skrýt označením parametru Nezobrazovat portlet, pokud není žádná nepřečtená pošta (obr. 65). Každé nastavení je samozřejmě nutné uložit tlačítkem Uložit. Nepřečtené dokumenty v DS portlet zobrazuje doposud nepřečtené dokumenty v Dokumentovém serveru (obr. 66). Vedle názvu dokumentu je uveden i název složky, ve které je dokument umístěn, a ikona jeho typu. Kliknutím na název složky se zobrazí její obsah, kliknutím na název dokumentu se zobrazí jeho informativní údaje s přílohou nebo odkazem na webovou stránku. V portletu lze označením příslušného pole (str. 66) omezit zobrazení ikon typu dokumentu a portletu v závislosti na existenci nepřečtených dokumentů v DS. Očekávaná výročí portlet zobrazuje očekávaná výročí kontaktů zadaných v poštovní schránce uživatele. Nastavení jeho zobrazení se provádí přes ikonu (obr. 57). Ve formuláři na obrázku 67 se nastavuje: jak dlouho dopředu se bude očekávané výročí zobrazovat 1, 2, 3 nebo 4 týdny předem; druh zobrazovaného výročí jen narozeniny, jen svátek, narozeniny i svátek; 85

86 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 65 Portlet Nepřečtená pošta v AIS Obrázek 66 Portlet Nepřečtené dokumenty v DS Obrázek 67 Portlet Očekávaná výročí a jeho nastavení označením položky lze ovlivnit, zda se bude zobrazovat datum a druh výročí, tituly u jména, informace o počtu dnů, kdy budeme výročí slavit, zobraze- 86

87 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 68 Ovládání personalizace AIS ní portletu v době, kdy nebudou očekávána žádná výročí, a velikost textu zobrazených informací o výročí. Ovládání personalizace AIS portlet umožňuje rychle ovládat personalizační prvky AIS, tzn. kliknutím na odkaz portletu vypnout všechny portlety na stránce, vypnout design (například v době extrémní zátěže), zapnout implicitní design anebo v roletkovém menu vybrat kterýkoliv design, který je nabízen i v aplikaci Volba designu. Funkce portletu pro ovládání personalizace lze nastavit přes ikonu na hlavní stránce pro umísťování portletů. Obrázek 69 Poznámkový blok Poznámkový blok portlet umožňuje zobrazit obsah poznámkového bloku (více o poznámkových blocích v 11. svazku dokumentace Osobní management). Pro každý založený poznámkový blok se sestavuje zvláštní portlet. Kromě bloku lze nastavit typ odrážky, velikost písma, kterým se obsah bloku bude zobrazovat, mezeru za odrážkou a možnost přímého vstupu do úpravy obsahu poznámkového bloku ze zobrazeného portletu (např. doplnění další položky, změna pořadí položek). Kliknutím na odkaz v části pro úpravu portletu lze také zobrazit stránku pro úpravu obsahu poznámkového bloku. 87

88 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 70 Přehled nových termínů Přehled nových termínů (pro studenta) portlet umožňuje sledovat nově vypsané termíny zkoušek předmětů, na které se může přihlásit. Lze u něj nastavit následující parametry (obr. 70): zobrazit jen zkratku předmětu označením se v portletu nebudou zobrazovat celé názvy předmětů, ale jen jejich zkratky; nezobrazovat portlet, pokud nejsou žádné vypsané termíny po označení se v případě, že nejsou vypsány žádné termíny, nebude portlet zobrazovat; zobrazovat termíny malým písmem tato volba umožňuje zmenšení písma v portletu a tím i jeho užívání v levé nebo pravé části stránky. Přehled vypsaných termínů (pro učitele) portlet zobrazuje učiteli seznam termínů, které vypsal ve svých předmětech a které ještě neproběhly. Lze u něj nastavit následující parametry (obr. 71): vypisovat všechny termíny z předmětů, kde jsem učitelem (nejen mnou vypsané) v portletu se budou vypisovat všechny termíny z předmětů, u nichž má uživatel přidělenu některou z rolí; zobrazit počet zapsaných studentů na termín označením se budou u vypsaných termínů zobrazovat počty studentů, kteří se na ně přihlásili; zobrazit jen zkratku předmětu označením se v portletu nebudou zobrazovat celé názvy předmětů, ale jen jejich zkratky; Obrázek 71 Přehled vypsaných termínů nezobrazovat portlet, pokud nejsou zapsány žádné termíny po označení se v případě, že nejsou vypsány žádné termíny, nebude portlet zobrazovat; zobrazovat termíny malým písmem tato volba umožňuje zmenšení písma v portletu a tím i jeho užívání v levé nebo pravé části stránky. 88

89 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Přehled zapsaných termínů (pro studenta) portlet umožňuje zobrazit přehled aktuálně zapsaných a dosud neabsolvovaných termínů studenta. Jeho nastavení je stejné jako u portletu Přehled nových termínů (obr. 70). Systémové a vývojářské údaje portlet je určen vývojářům a systémovým integrátorům, příp. dalším uživatelům pracujícím souběžně ve více verzích informačního systému. Portlet identifikuje běžící instanci a poskytuje přístup k některým ladicím parametrům systému. Parametry portletu (viz obr. 72) lze nastavit přes ikonu. Obrázek 72 Systémové a vývojářské údaje Obrázek 73 Portlet Vyhledávání v IS Vyhledávání v IS portlet umožňuje rychlé dohledání osob a studijních předmětů evidovaných v AIS, oprávněným osobám i ve správě osob a studijní evidenci (obr. 73). Uživatel označením položek ve formuláři ovlivňuje množství a typ vyhledávacích oken v portletu. Výsledky studia portlet studentům zobrazuje dosažené výsledky studia jednotlivých předmětů. V nastavení portletu lze omezit množství zobrazovaných informací například jen na zkratku předmětu, informaci o počtu pokusů, zobrazit všechny výsledky za celé studium. Při volbě Nezobrazovat portlet, pokud nejsou žádné výsledky se portlet nebude zobrazovat, pokud nejsou vloženy výsledky z žádného předmětu. Vývěska portlet umožňuje zobrazit odkazy na nové a nepřečtené zprávy umístěné do vývěsky. Kliknutím na název složky se zobrazí její obsah, kliknutím na název příspěvku se zobrazí obsah příspěvku. 89

90 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 74 Výsledky studia Obrázek 75 Vývěska Po přidání portletu je nutné nastavit zobrazování portletu a složky, ze kterých má nové příspěvky zobrazovat. Příklad portletu je na obrázku 75. Záznamník učitele portlet umožňuje zobrazit odkazy na všechny nebo jen některé předměty. Kliknutím na odkaz se otevře evidence předmětu v Záznamníku učitele. 90

91 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Po založení portletu je možné přes ikonu skrýt vybrané předměty a nastavit další parametry související s předmětem. Příklad portletu je na obrázku 76. Záznamník výzkumníka portlet umožňuje zobrazit odkazy na všechny nebo jen některé projekty. Kliknutím na odkaz se otevře evidence projektu v portálu Záznamník výzkumníka. Po založení portletu je možné přes ikonu skrýt vybrané projekty. Příklad portletu je na obrázku 77. Obrázek 76 Záznamník učitele Obrázek 77 Záznamník výzkumníka Obrázek 78 Portlet Zobrazení kódu HTML 91

92 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 79 Vložení HTML textu do stránky AIS Zobrazení kódu HTML portlet umožňuje vložit libovolný text v kódu HTML do stránky AIS (obr. 78). Text se vkládá přes okno (obr. 79), které je umístěno pod ikonou v seznamu portletů (obr. 57). Pozice pro umístění portletu Při umísťování portletu se definuje jeho umístění na stránce AIS. Volba se provádí z šesti možností roletkového menu. Dvě z nich jsou umístěním portletu ve sloupcích v levé nebo pravé části stránky. Při vícenásobném umístění se portlety řadí ve sloupcích nad sebou, jejich pořadí se ovlivňuje ikonami v seznamu portletů (obr. 57). Zbylé možnosti jsou umístění v řádcích horní nebo dolní části stránky, před nebo za designem stránky informačního systému. Příklad umístění portletů je na obrázku Uživatelská nastavení Aplikace Uživatelská nastavení umožňuje nastavit zobrazení některých informací, které jsou zveřejněny uživatelům AIS na stránce Lidé na ŠAVŠ (např. doplnit kontaktní údaje, konzultační hodiny, ovlivnit zobrazení fotografie), nebo ovlivnit vzhled informačního systému či funkci některých aplikací. Aplikace je pro přehlednost rozdělena do tří částí. V první části Osobní stránka lze nastavit režim zobrazování údajů ve stránce Lidé na ŠAVŠ (více na straně 95) jako fotografie, rozvrh, publikační činnost, přesměrování pošty apod. Dále je možné nastavit osobní údaje a další informace. V další části Nastavení údajů lze ovlivnit funkci některých aplikací, například zasílání zpráv z Dokumentového serveru, o nových zásadních informacích, jazyk prohlížeče, používání synchronizovaného hesla. V poslední části aplikace Vzhled informačního systému jsou umístěny atributy ovlivňující vzhled informačního systému. Zde je možné nastavit šířku portletů a šířku nabídkové části, používání HTML editoru, vypnout zobrazení dekorativních ikon apod. U jednotlivých nastavitelných položek je uveden nápovědný popis. Přísluší-li k vyplňovanému poli tlačítko Přidat další, je možné danou informaci rozšířit o další údaj 92

93 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU (například pro zveřejnění několika ových adres). Po skončení úprav je vždy nutné vložené nebo opravené údaje uložit tlačítkem Uložit změny. Automatické zkracování nabídek Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Význam nastavení: Ano obsah nabídky odkazů v jednotlivých sekcích bude zkrácen na počet odkazů uvedený v atributu Počet odkazů v nabídce ve zkrácené podobě. Na nastavení atributu Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích závisí, které odkazy se budou zobrazovat. Jednotlivé nabídky lze rozbalit a zobrazit tak jejich ostatní odkazy. Ne zobrazeny budou všechny odkazy nabídek sekcí. Barevné tiskové výstupy Atribut umožňuje nastavení tisku barevných log na dopisech a dalších dokumentech tištěných z AIS. Pokud bude nastaven na NE, budou se loga tisknout černobíle. Další informace Pole umožňuje zveřejnění libovolného textu v osobní stránce uživatele aplikace Lidé na ŠAVŠ v záložce Další informace. Datum svátku Nastavení data svátku je nabízeno zejména uživatelům, jejichž jméno není obsaženo v českém kalendáři. Datem svátku se řídí aplikace, která v Osobní administrativě v den svátku automaticky zobrazí blahopřání. Konzultační hodiny Zde uvedené konzultační hodiny se zobrazují v aplikaci Lidé na ŠAVŠ. Maximální počet sekcí vedle sebe v nabídce Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Nastavuje počet sekcí vedle sebe. Implicitně jsou nastaveny tři sekce vedle sebe. Nepoužívat našeptávač v aplikacích Našeptávač je nápovědou ve vyhledávacích prvcích AIS. Postupným doplňováním znaků hledaného výrazu do vyhledávacího pole se zužuje nabídka výběru hledaného objektu. Oddělovač odkazů na stránce osobní administrativy Oddělovač odkazů slouží k oddělení odkazů na aplikace, které jsou umístěny vedle sebe na jednom řádku. Zvyšuje tak přehlednost stránky. Implicitně mají všichni uživatelé nastaven pár dvojteček. 93

94 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Oslovení v u Pole umožňuje nastavit oslovení, které se bude vkládat do automaticky generovaných ů (například o vypsání termínu zkoušky, o potvrzení žádanky). Počet dní blogu Pole udává počet dní, po jejichž uplynutí se příspěvek v blogu bude považovat za přečtený. Více o blogu v 11. svazku dokumentace AIS Osobní management. Počet odkazů v nabídce ve zkrácené podobě Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Nastavuje počet odkazů zobrazených v nabídce při aktivaci zkrácené podoby a nasbírání dostatečného počtu přístupů do všech nabídek celkem. Počet zobrazovaných informací Atribut udává maximální počet informací z vývěsky, které se uživateli zobrazí na úvodní stránce osobní administrativy. Minimální počet kliků pro zařazení mezi preferované Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Při nastavení atributu Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích na hodnotu Řadit dle statistiky se na základě uvedeného počtu přístupů začnou v sekcích řadit odkazy podle statistiky přístupů. Předvolený jazyk prohlížeče Jazyk prohlížeče určuje jazyk, ve kterém se bude primárně prezentovat informační systém. Nastavení jazyka v aplikaci Uživatelská nastavení je upřednostňováno před nastavením prohlížeče. Použít metodu rychlého načítání obrázků Atribut umožňuje rychlejší načítání obrázků zobrazovaných v AIS. Obrázky se budou přenášet nešifrovaným spojením pomocí protokolu HTTP místo HTTPS. To může u některých prohlížečů vyžadovat nastavení, že prohlížeč nemá na tuto skutečnost upozorňovat. Používat implicitně HTML editor HTML editor umožňuje formátovat text vkládaný do aplikací AIS. Používá se například v aplikacích elearningu, při editaci blogů, ve správě karet, při editaci novinek v AIS. Je-li označena položka ano, je editor v příslušných editačních polích implicitně zapnut. 94

95 Režim zobrazování informací na osobní stránce 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Stránka aplikace Lidé na ŠAVŠ zobrazuje základní informace o osobě zaměstnané nebo studující na ŠKODA AUTO VYSOKÉ ŠKOLE o.p.s.. Zvolit lze ze tří režimů zobrazení (obr. 80): Nikde informace se nebudou zobrazovat žádným uživatelům. Po přihlášení informace se budou zobrazovat jen těm uživatelům, kteří se přihlásí do Osobní administrativy AIS. Veřejnosti informace se budou zobrazovat všem, tedy i nepřihlášeným uživatelům. Implicitně je režim zobrazování projektů, publikací, stáží a přesměrované pošty nastaven na veřejné zobrazení, u fotografie je nastaven na zobrazení pouze v AIS (tj. po přihlášení) a u osobního rozvrhu na nikde. Obrázek 80 Režim zobrazování informací na osobní stránce Režim fotografie Režim fotografie se řídí zvláštními pravidly. Fotografii si uživatelé mohou nastavit do tří režimů stejně, jako pro ostatní položky na stránce. Volbou nezobrazovat fotografii nikde si uživatelé zamezí přístup k fotografiím ostatních uživatelů. Pro jejich opětovné zveřejnění musí svoji fotografii zpřístupnit. Svoji vlastní fotografii vidí přihlášený uživatel vždy bez ohledu na nastavení. Fotografie studentů zapsaných v předmětech aktuálního období vidí všichni učitelé, jimž byla přidělena jakákoliv role vyučujícího k příslušnému předmětu. Existuje skupina pracovníků školy, kteří vidí fotografie zaměstnanců a 95

96 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU studentů za každých okolností (je-li fotografie v AIS vložena). Další informace Další informace, jejichž zobrazení lze na stránce Lidé na ŠAVŠ ovlivnit: Zobrazovat rodné příjmení systém umožňuje zobrazit u jmen vdaných žen i rodné příjmení. Zobrazovat osobní rozvrh ovlivňuje zveřejnění rozvrhu učitele a studenta. Zobrazovat působení na projektech ovlivňuje zobrazení projektů a jejich podrobností. Zobrazovat publikační činnost ovlivňuje zobrazení publikací a jejich podrobností. Zobrazovat absolvované stáže z životopisných údajů ovlivňuje zobrazení stáží v rámci učitelských mobilit a studijních pobytů, které jsou uvedeny ve Vědeckovýzkumném systému AIS. Stáže a pobyty, které zadává studijní nebo zahraniční oddělení, se zobrazují vždy. Zobrazovat, kam mám přesměrovanou poštu ovlivňuje zobrazení ové adresy, na kterou je přeposílána školní pošta. Zobrazovat mnou zadané kontaktní údaje ovlivňuje zobrazení všech kontaktních údajů zadaných uživatelem (telefon, , kontakt, bydliště, ICQ, Skype, Jabber, MSN, LinkedIn). Styl zobrazování nabídek Atribut ovlivňuje zobrazení nabídky aplikací úvodní stránky Osobní administrativy. Možnosti nastavení jsou následující: Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe sekce s odkazy jsou vykresleny v oknech (obr. 8), se kterými lze manipulovat (přemisťovat, vypínat, upravovat jejich obsah). Zobrazování sekcí s odkazy pod sebou úvodní stránka obsahuje odkazy na aplikace rozdělené do sekcí, sekce nelze řadit ani nijak přizpůsobovat řazení odkazů na aplikace, nelze používat zkrácené verze sekcí. S nastavením stylu nabídek souvisejí další atributy: Automatické zkracování nabídek (viz strana 93). Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích (viz strana 98). Počet odkazů v nabídce ve zkrácené podobě (viz strana 94). Minimální počet kliků pro zařazení mezi preferované (viz strana 94). Maximální počet sekcí vedle sebe v nabídce (viz strana 93). Šířka bočních portletů Tato položka ovlivňuje velikost šířku používaných portletů. Šířka je udávána v pixelech. Její standardní hodnota je 200 px. Není-li uvedena jiná hodnota, uvažuje se tato standardní. Změna šířky se promítne u všech portletů, které se umísťují vlevo nebo vpravo od obsahu stránky. Na obrázku 81 jsou uvedeny dva příklady různého nastavení. Šířka nabídkové části v obrazových bodech Zde lze změnit standardní nastavení nabídkového pruhu z originálních 980 pixelů na menší (jsou-li vlevo portlety) nebo větší (v případě širokoúhlé obrazovky a potřeby rozšířit nabídku). Do pole se vepiše nová hodnota šířky nabídky v pixelech. 96

97 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 81 Šířka nabídkové části v obrazových bodech: a) 600 pixelů, b) 980 pixelů Vypnout zobrazování dekorativních ikon v nabídkách Tato položka umožňuje vypnout zobrazení dekorativních ikon umístěných v nabídkách některých aplikací, zejména Osobní administrativy. Ikony mají za úkol zpřehlednit stránku plnou odkazů. Pro vypnutí se označí možnost ano. Vypnout zobrazení elektronických opor v celostránkovém módu Elektronické studijní opory sestavené v elearningovém systému AIS se zobrazují přes celou stránku prohlížeče tak, že nejsou dostupné žádné standardní navigační ikony informačního systému. Tento způsob lze potlačit pomocí volby ano. Pak bude společně s oporou zobrazena hlavička stránky s navigačními ikonami i nastavené portlety. Vypnutí podbarvení řádků Podbarvování řádků zjednodušuje orientaci v tabulkách. Způsobuje označení řádku v celé jeho délce. Je-li atribut nastaven na ano, nebudou se řádky v tabulkách podbarvovat. Zasílání informací o nových dokumentech Pokud mají být pravidelně zasílány informace o vložení nového dokumentu do složky v Dokumentovém serveru, na kterou mají uživatelé nárok, označí se v menu možnost Informovat jako oznámení. 97

98 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Zasílání informací o nových zásadních informacích Tato položka ovlivňuje zasílání informačního u o vložení nové zásadní informace do Osobní administrativy AIS (například informace o termínech zápisů, odstávce serverů, termínech školení uživatelů AIS). Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Význam nastavení: Implicitní řazení odkazů v sekci původní nastavení z výroby. Řadit dle statistiky mého využívání odkazy v sekcích budou řazeny podle jejich nejčastějšího používání uživatelem. Řadit dle statistiky využívání celého IS všemi uživateli odkazy v sekcích budou řazeny podle jejich nejčastějšího používání všemi uživateli AIS. 9.5 Moje oblíbené Nabídka Moje oblíbené může být součástí stránky Osobní administrativy, bývá umístěna na prvním místě. Uživatelé si mohou v nabídce sestavit skladbu odkazů na aplikace AIS nebo externí, které nejčastěji používají. Obrázek 82 Osobní administrativa s nabídkou Moje oblíbené Definice uživatelské nabídky Moje oblíbené Aplikace Údržba nabídky Moje oblíbené umožňuje definovat a spravovat obsah nabídky Moje oblíbené. V seznamu odkazů se zvolí aplikace (obr. 83), kterou má nabídka obsahovat, a stanoví se její důležitost. Důležitý odkaz bude zvýrazněn tučným písmem. Kliknutím na Přidat se odkaz zařadí do nabídky. Pokud je vkládán externí odkaz, vyplní se pole Externí URL a do pole Pod názvem označení odkazu, které se v nabídce bude zobrazovat. Výběr v poli Odkaz nabídek bude ignorován. V tabulce na obrázku 83 lze měnit pořadí jednotlivých odkazů klikáním na šipky ve sloupci Poř. (pořadí). Odkaz se z nabídky odstraní jeho označením a kliknutím 98

99 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 83 Definice uživatelské nabídky Moje oblíbené na Odebrat označené odkazy. Příklad nabídky Moje oblíbené sestavené studentem je na obrázku

100

101 10 Nastavení informačního systému Tato kapitola je věnována aplikacím pro kontrolu osobních údajů, nastavení hesla pro přihlášení do AIS uživatelem a nastavení delegátů. Obrázek 84 Konrola osobních údajů 10.1 Kontrola osobních údajů Ihned po prvním přihlášení do Osobní administrativy by uživatelé měli zkontrolovat svoje osobní údaje. Jsou to informace, které jsou přístupné pouze danému uživateli, systémovým integrátorům, pověřeným pracovníkům personálního oddělení v případě zaměstnance a některým pracovníkům studijního oddělení (studijní referentka) v případě studenta. Správnost údajů se potvrzuje stisknutím příslušného tlačítka (obr. 84) v dolní části stránky kontroly osobních údajů. Pokud evidované údaje nejsou přesné, zaměstnanci kontaktují personální oddělení a studenti navštíví svoji studijní referentku. Osobní údaje se potvrzují každý akademický rok. Přehled provedených kontrol je zobrazen v tabulce na konci stránky Nastavení delegátů Někdy může vzniknout potřeba propůjčit práva k některým aplikacím jinému uživateli. K jejich poskytnutí slouží odkaz Nastavení delegátů. Pro určení delegáta je nutné zadat jeho jméno do následujícího vstupního řádku a stisknout tlačítko Dohledat (obr. 85). Pokud se na obrazovce zobrazí seznam několika uživatelů, zvolí se konkrétní osoba zatržením příslušného pole. V dalším kroku se v menu zvolí rodiny aplikací, které budou zvolené osobě poskytnuty. Přednastavena je volba všechny rodiny aplikací. Platnost delegování může být časově omezena vyplněním pole Odkdy, Dokdy, s poznámkou například o důvodu delegování. Pokud tyto údaje o čase zůstanou nevyplněny, delegace bude časově neomezená. Vložený delegát se odebere zatržením pole v sloupci Odebrat a následným potvrzením tlačítkem Odebrat (obr. 86) Změna identity Uživatel, který chce využít práv, jež mu byla poskytnuta druhou osobou formou delegování práv, musí změnit svoji identitu. Odkaz Změnit identitu uživatele se nachází vedle 101

102 10 NASTAVENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 85 Nastavení delegátu Obrázek 86 Odebrání delegáta položky Nastavení delegáta. Kliknutím na tuto položku se objeví jména osob, které delegovaly svá práva. Osoba se vybere kliknutím na slovo Vybrat v příslušném řádku, čímž se změní identita na zvoleného uživatele (zkontrolovat lze podle jména v horní části stránky). Od tohoto okamžiku je v AIS pracováno pod jménem vybrané osoby. Změny identity využívají například studenti pro zápis spolužáka na termín zkoušky Změna hesla Heslo pro snazší zapamatování nebo z důvodu bezpečnosti lze změnit přes odkaz Změna hesla. Zvolit lze vlastní heslo nebo tlačítkem Generovat heslo vygenerovat náhodné heslo, které odpovídá pravidlům pro bezpečnost hesla. Po otevření formuláře je nutné zadat do prvního pole staré (původní) heslo a dvakrát (ochrana proti překlepu) nové heslo (obr. 87). Platí to i pro vygenerované heslo, které se viditelně zobrazí nad formulářem 102