Registr UJO. Příručka pro uživatele. Institut biostatistiky a analýz. Lékařské a Přírodovědecké fakulty Masarykovy univerzity.

Transkript

1 Registr UJO Příručka pro uživatele Vytvořil: Lékařské a Přírodovědecké fakulty Masarykovy univerzity

2 Obsah Projekt UJO On-line klinický registr obecná charakteristika. 4 On-line Registr UJO - základní principy Přehled fází a formulářů.. 6 Práce s registrem UJO 1 Vstup do registru Základní okno registru Registrace nového pacienta Vyhledávání pacienta Pracovní okno registru Založení nového formuláře Vyplňování údajů ve formuláři Práce s formulářem Hlášení problémů 23 2

3 Projekt UJO Projekt je koncipován jako klinický registr zaměřený na neintervenční sledování pacientů s hormonálně refrakterním karcinomem prostaty (HRPC). Registr sleduje primárně klinické a výzkumné cíle a usiluje o vytvoření datové základny, která bude informovat o diagnostických a léčebných postupech. Výsledná databáze umožní hodnocení rizikových a prognostických faktorů a zavede referenční informační systém pro sledování hlavních léčebných strategií. Projekt posílí vzájemnou komunikaci klinických pracovišť, která jsou zapojena do léčby karcinomu prostaty v ČR, a přispěje k implementaci elektronické dokumentace pacienta s touto diagnózou. Projekt je vybaven on-line dostupným informačním systémem, u kterého je zajištěn centrální management dat a navazující informační servis. Pacienti vedení v databázi předem vyjadřují svůj informovaný souhlas se zpracováním svých dat. Informační platformou projektu UJO je webová prezentace, která se nachází na internetové adrese HUhttp://ujo.registry.czUH. Naleznete zde detailní informace o projektu, o spolupracujících zdravotnických zařízeních a také o parciálních výsledcích projektu. 3

4 On-line klinický registr obecná charakteristika On-line registr vychází ze systému pro sběr dat klinických studií - TRIALDB, který je vyvíjen a široce používán na univerzitě v Yale, Connecticut USA. Systém je uživatelsky snadno pochopitelný, veškeré zadávání probíhá přes webové formuláře, které jsou obdobou papírových CRF. Údaje do registru lze zadávat z jakéhokoliv počítače připojeného na internet a vybaveného prohlížečem MS Internet Explorer 5.5 nebo vyšším musí podporovat chráněnou komunikaci se 128bitovým šifrováním. K používání on-line registru není nutné instalovat na počítač žádný další software. K registru mají přístup pouze pověřené osoby na základě svého přihlašovacího jména (login) a hesla. Údaje v registru jsou anonymizované, tzn. pacienti jsou vedeni pod kódy (ID), které neumožňují jejich osobní identifikaci. Tak jsou splněna platná pravidla o ochraně osobních údajů. Veškeré přenosy dat jsou šifrované. To zabraňuje jejich případnému zneužití během přenosu. Všechna zadávaná data jsou shromažďována na centrálním počítači serveru, kde jsou bezpečně uložena v databázi spravované v systému ORACLE 9i. I přes fakt, že technickou stránku registrů, sběr, uložení a zálohování dat, i jejich analytické zpracování zajišťuje IBA, jsou data stále a neoddiskutovatelně majetkem zdravotnických zařízení, která s nimi mohou jakkoliv nakládat exportovat, analyzovat, publikovat i mazat. Vyplněné formuláře si uživatel může vytisknout nebo uložit do počítače ve formátu MS Excel. 4

5 On-line Registr UJO - základní principy Po vstupu do systému je investigátorovi nabídnuto vyhledání pacienta dle několika kritérií, např. dle lékaře, který pacienta zadal do systému, nebo centra. Vyhledáním pacienta je dále umožněna editace jeho klinických dat a to buď založením nového formuláře nebo editace již založených a vyplněných formulářů. Další možností po vstupu do systému je založení záznamu nového pacienta, které je možno provést na záložce Nový pacient. Na této záložce je nutné zadat základní údaje o pacientovi: datum narození, pohlaví, iniciály, zadávajícího lékaře a centrum Po zařazení pacienta do registru můžete zadávat klinické údaje; sbírané údaje by měly být u všech pacientů k dispozici v rámci běžné praxe. Registr žádným způsobem nepředepisuje léčebný postup, pouze retrospektivně eviduje klinická data. Záznam každého pacienta je formálně rozdělen do tzv. fází, kterým odpovídají skupiny formulářů. Některé formuláře se u každého pacienta zakládají pouze jednou, přičemž údaje v nich se průběžně aktualizují. Formuláře kvality života a laboratorních hodnot se zakládají a vyplňují opakovaně dle zvolených časových intervalů. 5

6 Přehled fází a formulářů 0B1. Fáze: Urologická část Tato fáze obsahuje 5 formulářů, které jsou vyplňované u všech pacientů: Primární diagnostika obsahuje základní údaje o diagnostice karcinomu prostaty. Formulář se vyplní se pouze jednorázově po zařazení do registru. Předchozí léčba karcinomu prostaty obsahuje základní údaje o předchozí léčbě pacienta. Formulář se vyplní se pouze jednorázově po zařazení do registru. HRPC obsahuje údaje o hormonálně rezistentním onemocnění karcinomu prostaty. Formulář se vyplní se pouze jednorázově před odesláním pacienta na onkologické pracoviště. Předchozí léčba karcinomu prostaty obsahuje základní údaje o předchozí léčbě pacienta. Formulář se vyplní se pouze jednorázově po zařazení do registru. Výkonnostní stav a hodnocení přidružených chorob obsahuje informace o stavu pacienta před odesláním na onkologické pracoviště Laboratorní hodnoty Obsahuje výsledky nejvýznamnějších laboratorních vyšetření. Formulář je možné vyplnit opakovaně. 1B2. Fáze: Onkologická část Tato fáze obsahuje 6 typů formulářů. Výkonnostní stav a hodnocení přidružených chorob obsahuje informace o stavu pacienta při přijetí na onkologické pracoviště Onkologická část obsahuje údaje o léčbě pacienta na onkologickém pracovišti. Formulář se vyplňuje průběžně. Sledování pacienta (Follow-up) - obsahuje údaje o dalším sledování pacienta. Formulář se vyplňuje průběžně. Laboratorní hodnoty Obsahuje výsledky nejvýznamnějších laboratorních vyšetření. Formulář je možné vyplnit opakovaně. EUROQOL Obecný dotazník kvality života. Je možné ho vyplňovat opakovaně. FACT-P Specifický dotazník kvality života. Je možné ho vyplňovat opakovaně. 6

7 2BPráce s Registrem UJO 1 Vstup do registru V prohlížeči Internet Explorer zadejte URL HUhttp://ujo.registry.czUH. Základní informace o práci v registru a vlastní vstup do registru naleznete po kliknutí na záložku Vstup do registru (viz Obr. 1). Obr 1. Vstup do registru Po kliknutí na tlačítko Vstup do registru nebo na symbolickou ikonku následuje proces přihlášení do systému, který je popsán na Obr. 2. 7

8 Login: zde zadejte Vaše přihlašovací jméno Heslo: zadejte Vaše heslo Stiskněte tlačítko Login Obr. 2. Přihlášení do systému Poznámka č. 1: Internet Explorer Pro přihlášení do systému prosím používejte výhradně internetový prohlížeč Internet Explorer. Systém databáze je naprogramován v jazyce Visual Basic, který pro svou funkci vyžaduje webový prohlížeč MS Internet Explorer 5.5 nebo vyšší verzi. Po kliknutí na tlačítko Login proběhne přihlášení do systému. 8

9 2 Základní okno registru Po vstupu do registru, se zobrazí základní okno registru (viz Obr. 3), které umožňuje vyhledat již zaregistrovaného pacienta (viz kapitola 4 Vyhledávání pacienta), zadávat nové pacienty do databáze (viz kapitola 3 Registrace nového pacienta), změnit osobní heslo (příklad A na Obr. 3) a zobrazit nápovědu (příklad B na Obr. 3). Ze systému se můžete odhlásit pomocí tlačítka Odhlášení v pravém horním rohu (červená elipsa na Obr. 3). A B Obr. 3. Úvodní části systému 9

10 Poznámka č. 2: Automatické odhlášení ze systému Pokud nebudete v registru delší dobu pracovat, systém Vás automaticky odhlásí. Pro další práci je nutné provést opětovně přihlášení. Účelem této funkce je zabránit vstupu neoprávněné osoby do systému. Pro zadávání dat do jednotlivých formulářů máte na výběr ze dvou možností: a) zadat nového pacienta (viz kapitola 3 Registrace nového pacienta) b) vyhledat již registrovaného pacienta (viz kapitola 4 - Vyhledávání pacienta) 3 Registrace nového pacienta Po stisknutí tlačítka Nový pacient (červená elipsa na Obr. 5) v úvodní části systému se objeví šablona pro zadávání údajů o novém pacientovi. V této části prosím zadejte všechny požadované údaje nutné ke generaci jedinečného ID pacienta. Nejdříve vepište ID pacienta v předepsaném tvaru: UJO JP, kde: UJO - zkratka preparátu UJO 00 - číslo centra pořadí pacienta v daném centru JP - jméno a příjmení pacienta Datum narození pacienta, které musí být v předepsaném tvaru (DD.MM.YYYY), jinak jej systém nepřijme. Kliknutím do pole Pohlaví se otevře nabídka pro volbu pohlaví - Žena/Muž/Není známo, ze které prosím vyberte správnou možnost. Dále je potřeba zadat Iniciály pacienta ve tvaru JP (JménoPříjmení). V dalším kroku prosím zkontrolujte, resp. vyberte Lékaře (zelená svorka na Obr. 5) a příslušné Centrum (hnědá svorka na Obr. 5), který/které pacienta zaregistroval/o z příslušného přednastaveného seznamu. Po vložení všech údajů stisknete na tlačítko Uložit. Postup registrace nového pacienta včetně imaginárního příkladu (první pacient se jménem Jan Procházka v centru číslo 1) je popsán na Obr. 5. Poznámka č. 4: Okamžitá práce s pacientem 10

11 Pokud chcete s pacientem ihned pracovat, např. vyplňovat formuláře, klikněte na ID pacienta, které se při přiblížení bíle podbarví (žlutý obdélník na Obr. 5). Tímto vstoupíte do hlavní části systému (viz kapitola 5 Pracovní okno registru), kde jsou uloženy všechny formuláře. Do hlavní části systému můžete také vstoupit kliknutím na tlačítko Formuláře pacienta. MUDr. AA..... MUDr. ZZ 01 - Centrum A Nemocnice Z Obr. 5. Registrace nového pacienta 11

12 4 Vyhledávání pacienta Pro vyhledávání již registrovaného pacienta/pacientů existují dvě možnosti (viz tlačítko Vyhledávání, červená elipsa na Obr. 6): A) znáte-li ID pacienta, vepište prosím toto ID do příslušné kolonky a stiskněte tlačítko Vyhledat (příklad A na Obr. 6). Zobrazí se záznam konkrétního pacienta. B) víte-li, že jste pacienta osobně založili, vyberte prosím příslušné centrum a stiskněte tlačítko Vyhledat (příklad B na Obr. 6). Zobrazí se záznamy všech pacientů, kteří byli pod konkrétním centrem zaregistrováni. V případě příliš vysokého počtu zobrazených záznamů doporučujeme vyplnit pokud možno co nejvíce doplňujících údajů o pacientovi, tzn. Datum narození, Pohlaví nebo Iniciály pacienta a znovu stisknout tlačítko Vyhledat. Touto operací se počet zobrazených záznamů výrazně sníží. Po vyhledání příslušného pacienta a kliknutím na tlačítko Otevřít (modrá šipka na Obr. 6) vstoupíte do hlavní části systému, ve které jsou uloženy všechny elektronické formuláře potřebné pro práci s daty pacienta. Poznámka č. 5: Další možnosti vyhledávání pacienta Pacienta můžete vyhledávat také podle: a) Data narození - je potřeba znát přesné datum narození pacienta b) Pohlaví - zobrazí se např. všichni zaregistrovaní muži ze všech center c) Iniciálů pacienta - zobrazí se např. všichni pacienti s iniciálami JP ze všech center d) Centra - zobrazí se např. všichni pacienti zadaní na IBA jako testovací záznamy. 12

13 A B Obr. 6. Vyhledávání pacienta / pacientů 13

14 Poznámka č. 6: Řazení výsledků vyhledávání Výsledky vyhledávání pacientů (viz Obr. 7) lze řadit vzestupně i sestupně podle několika kritérií: Pacient ID (příklad A - sestupně podle ID pacienta), Centrum, Datum narození, Pohlaví, Datum zařazení do studie a jméno toho, kdo pacienta zařadil (příklad B - vzestupně podle Zařadil). A B Obr. 7. Řazení pacientů 14

15 5 Pracovní okno registru Pracovní okno registru se skládá ze dvou vzájemně provázaných částí: a) oddíl Pacient b) oddíl Fáze a formuláře V oddílu Pacient jsou uvedeny základní údaje o pacientovi, které vznikly automatickým překopírováním údajů z registrace pacienta (viz kapitola 3 Registrace nového pacienta). V této části také lze editovat (upravovat) osobní údaje o pacientovi po kliknutí na tlačítko Upravit osobní údaje. V oddílu Fáze a formuláře jsou uloženy všechny formuláře, se kterými lze v průběhu studie pracovat. Tyto formuláře jsou zabaleny do větších celků nazývaných fáze, konkrétně Urologická část a Onkologická část. Rozbalením jednotlivých fází pomocí dvojkliku na příslušnou fázi se zobrazí názvy jednotlivých formulářů. Fázi můžete rozbalit také kliknutí na znaménko + umístěné před názvem fáze, resp zabalit kliknutím na znaménko - (v případě, že je fáze rozbalena ). Pracovní okno registru je popsáno na Obr

16 Obr. 8. Pracovní okno registru Jednotlivé formuláře jsou zobrazeny v pracovním okně registru (viz Obr. 9). Formulář lze otevřít dvěma způsoby: a) založení nového formuláře (viz kapitola 6, Založení nového formuláře) b) editace stávajícího formuláře (viz kapitola 8, Práce s formulářem) 16

17 6 Založení nového formuláře Pro založení nového formuláře je zapotřebí vyhledat konkrétního pacienta (viz kapitola 4, Vyhledávání pacienta) a rozbalit příslušnou fázi studie (viz kapitola 5, Pracovní okno registru). Nový formulář založíte kliknutím na tlačítko Založ nový formulář (viz Obr. 9). Obr. 9. Otevření formuláře 17

18 7 Vyplňování údajů ve formuláři Okna všech formulářů jsou rozdělena na tři části (viz Obr jako příklad A je zobrazen formulář s názvem Výkonnostní stav a hodnocení přidružených chorob): 1) záhlaví - obsahuje základní údaje o pacientovi, 2) hlavní část - obsahuje již samotný formulář pro zadávání dat o pacientovi, 3) zápatí - obsahuje informace o stavu práce s formulářem. Záhlaví obsahuje základní informace, tzn. ID Pacienta, Datum narození, Iniciály, Pohlaví, Datum zařazení, Zařadil a Centrum. Hlavní část obsahuje již samotný formulář pro zadávání dat o pacientovi. Je rozdělena na odstavce, které jsou zvýrazněny tučným písmem (viz žlutá elipsa v příkladu B na Obr jako příklad B je zobrazen formulář s názvem Sledování pacienta (Follow-up). K pohybu ve formuláři slouží rolovací lišta na pravé straně. Základem formuláře jsou bílá a šedá políčka, které je nutno vyplnit. O principu jejich vyplňování je pojednáno dále. Některá políčka pro vyplnění údajů v hlavní části formuláře obsahují seznam možných hodnot, které do nich lze vkládat. Kliknutím na takové políčko se příslušný seznam nabídek otevře. Vybraná hodnota se potvrdí kliknutím. Tím se seznam zavře a do políčka se vloží námi vybraná hodnota (viz hnědý obdélník u položky Škála aktivit na příkladu A na Obr. 10). Zápatí obsahuje tlačítko pro informaci o stavu práce s formulářem, konkrétně výběr z možností Rozpracované, Úplné a Nevyplnitelné, které slouží jako informace o Vaší práci s formulářem. V případě, že jste z jakéhokoliv důvodu nestihli řádně vyplnit celý formulář, doporučujeme vybrat možnost Rozpracované (viz příklad A na Obr. 10). V případě, že jsou vyplněna všechna pole a v případě, že je formulář zcela kompletní (tzn. znáte maximum možných informací), doporučujeme vybrat možnost Úplné. V případě, že nelze informace potřebné k řádnému vyplnění formuláře dohledat, doporučujeme vybrat možnost Nevyplnitelné. Uložení zadaných údajů ve formuláři ukončíme stisknutím tlačítka Odeslat (viz červená elipsa na příkladu A na Obr. 10). 18

19 A Obr. 10. Vyplňování údajů ve formuláři B 19

20 Vyplňování údajů ve všech formulářích je založeno na stejném principu. Ve formuláři se nacházejí bíle a šedě podbarvená políčka. Základem všech formulářů jsou bílá políčka, do kterých se údaje přímo vpisují (příklad A na Obr. 11), případně se vkládají kliknutím na daný údaj z přednastaveného výběru (příklad B na Obr. 11). Šedá políčka jsou vázána na odpověď na předchozí otázku (příklad C na Obr. 11). Je-li zapotřebí původně šedé políčko vyplnit, změní toto políčko svou barvu na bílou (příklad D na Obr. 11) a lze do něj vepisovat, případně vkládat data z přednastaveného výběru. Tato funkce je ilustrována na Obr. 11. A B C D Obr. 11. Typy polí Skupiny otázek, které mohou být v průběhu léčby opakovaně vyplněny, obsahují tlačítka Přidat záznam a Smazat záznam (viz Obr. 12). Příkladem je položka Stav pacienta ve formuláři Sledování pacienta (Follow-up). Funkce Přidat záznam umožňuje ukládat záznamy do přehledné tabulky. 20

21 Tlačítkem Přidat záznam se vloží volné políčko pod již vyplněné pole. Chcete-li nějaký záznam smazat, je zapotřebí umístit kurzor do příslušného řádku nebo políčka v řádku. Zvolíte-li pak Smazat záznam, systém vás upozorní na nevratnost vašeho kroku a dotáže se, zda chcete opravdu pokračovat. Obr. 12. Opakované vyplňování 21

22 8 Práce s formulářem Založené formuláře lze upravovat/editovat (příklad A na Obr. 14), zobrazit v HTML kódu a následně vytisknout (příklad B na Obr. 14), popř. smazat (příklad C na Obr. 14). Upozornění: Smazání formuláře je nevratný krok. Tuto funkci doporučujeme využívat pouze v případech, kdy je omylem dvakrát založen stejný formulář (viz Obr. 14). A B Obr. 14. Práce s formulářem C 22

23 9 Hlášení problémů S technickými problémy se můžete obrátit na HelpDesk (změna ID pacienta, vyřazení chybně zadaného ID z registru, problém s přístupem do registru atd): tel.: HUhelpdesk@iba.muni.czU S dotazy k organizaci a vedení registru se prosím obracejte na koordinátora projektu za IBA MU: doc. RNDr. Ladislav Dušek, Dr. IBA MU, Brno tel.: mobil: HUdusek@iba.muni.czUH 23