Příloha č. D1. Dokumentu Jak zohledňovat principy 3E (hospodárnost, efektivnost a účelnost) v postupech zadávání veřejných zakázek

Transkript

1 neodpovídající ceně obvyklé v místě byla zadána v souladu se zákonem o veřejných zakázkách (u rámcových i Příloha č. D1 Dokumentu Jak zohledňovat principy 3E (hospodárnost, efektivnost a účelnost) v postupech zadávání veřejných zakázek Vydal: Ministerstvo pro místní rozvoj Odbor veřejného investování Autor metodického textu: Mgr. Radka Šimková, Mgr. Jan Labský Praha, prosinec 2008

2 Obsah 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE O OBSAHU A ZAMĚŘENÍ METODICKÉHO TEXTU SHRNUTÍ OBSAHU METODICKÉHO TEXTU PŘÍNOSY METODICKÉHO TEXTU PRO ZADAVATELE VZTAH TÉMATU K ZÁKONU O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH VZTAH TÉMATU K PRINCIPŮM 3E OBSAH METODICKÉHO TEXTU VYMEZENÍ PROBLEMATIKY ZÁKONNÁ VÝCHODISKA KONKRÉTNÍ DOPORUČENÍ ZÁVĚR - DOPORUČENÍ PRO POSTUP ZADAVATELE...12 Strana: 2/13

3 1. Základní informace o obsahu a zaměření metodického textu 1.1 Shrnutí obsahu metodického textu Tento metodický text je zaměřen na řešení a předcházení situacím, kdy je zadavatel nucen na základě uzavřené smlouvy vynakládat za pořizované plnění vyšší ceny, než jaké jsou v daném okamžiku aktuální na trhu v místě plnění. Příkladem mohou být smlouvy uzavřené na delší časové období, jejichž předmětem je pořizování trvajícího nebo opakujícího se plnění. Druhem těchto smluv jsou i rámcové smlouvy předpokládané zákonem o veřejných zakázkách. Zadavatel se může v souladu se zákonem o veřejných zakázkách zavázat k odběru plnění po dobu více let, ovšem častým jevem je, že taková smlouva nereflektuje změny ceny předmětného plnění na trhu v průběhu doby. Cena na trhu se může snížit, avšak závazek zadavatele k odběru plnění za cenu uvedenou ve smlouvě i nadále trvá. 1.2 Přínosy metodického textu pro zadavatele V předkládaném dokumentu je popsán postup, jak výše popsaným negativním skutečnostem předcházet. Metodický text se také pokouší řešit některé otázky zákonem jasně nestanovené, např. pořizování plnění mimo režim rámcové smlouvy po dobu jejího trvání. 1.3 Vztah tématu k zákonu o veřejných zakázkách Předpokládaná hodnota veřejné zakázky - ust. 13 a násl. zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále též ZVZ ), rámcové smlouvy ust. 11 a 89 a násl. ZVZ. Strana: 3/13

4 1.4 Vztah tématu k principům 3E Dodržování principů 3E při vynakládání finančních prostředků z veřejných zdrojů. Reflektování změny cenových hladin v průběhu doby ve smlouvách uzavíraných zadavatelem na základě zadávacího řízení. 2. Obsah metodického textu 2.1 Vymezení problematiky Je častým jevem, že zadavatelé uzavírají smlouvy na delší časová období. Jde zejména o smlouvy na nákup opakujícího se nebo trvajícího plnění, ať již formou jednorázových smluv nebo smluv rámcových. Pokud např. zadavatel uzavírá smlouvu na 4 roky na nákup služeb mobilních operátorů za tarify a poplatky adekvátní cenám na trhu v okamžiku uzavření smlouvy, neznamená to, že tyto ceny nemohou v následujícím roce nebo následujících letech klesnout. V důsledku špatně nastavených smluvních podmínek tak bude zadavatel povinen dle uzavřené smlouvy nakupovat tyto služby za ceny ve smlouvě uvedené, ačkoli na trhu již budou tyto služby nabízeny za nižší ceny. Právě u zvoleného příkladu je možné konstatovat, že u služeb mobilních operátorů dochází k dlouhodobému poklesu cen jejich tarifů. 2.2 Zákonná východiska Zadavatel může uzavřít smlouvu na jednorázové plnění, např. na dodávku kancelářského nábytku, výstavbu budovy nebo může uzavřít smlouvu na určité časové období s tím, že po tuto dobu bude dodavatel(é) poskytovat opakující se nebo trvající plnění na základě podmínek ve smlouvě sjednaných např. na dodávky plynu, dodávky papíru, služby úklidu, ostrahy atd. Strana: 4/13

5 Zákon o veřejných zakázkách se o trvajícím či opakujícím se plnění zmiňuje jednak v ust. 14 odst. 3 ZVZ, kdy stanoví, jakým způsobem má dodavatel postupovat při stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na dodávky (a obdobně dle ust. 15 odst. 1 ZVZ i na služby). Dle ust. 11 ZVZ lze uzavřít maximálně na dobu 4 let rámcovou smlouvu s jedním či více uchazeči, která upravuje podmínky týkající se jednotlivých veřejných zakázek na dodávky, služby či stavební práce zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy, zejména pokud jde o cenu a množství. Ust. 14 odst. 1 písm. b) ZVZ vychází z předpokladu, že zadavatelé jsou oprávněni uzavírat smlouvy na dobu neurčitou nebo na dobu, jejíž trvání nelze přesně vymezit. Zadavatel je ve fázi přípravy zadávacího řízení povinen vymezit předmět veřejné zakázky včetně určení doby, na kterou má být smlouva (jako výsledek zadávacího řízení), uzavřena 1. Doba trvání smlouvy by měla být určena zejména s ohledem na ekonomické zájmy zadavatele a plně v souladu s vymezením předmětu veřejné zakázky. Povinnosti týkající se trvání smluvního vztahu by měly být ze strany zadavatelů stanoveny i s ohledem na jiné právní předpisy. Z ust. 45 odst. 2 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (dále též rozpočtová pravidla ) vyplývá povinnost organizačních složek státu dbát na to, aby dosahovaly příjmů stanovených rozpočtem a plnily určené úkoly nejhospodárnějším způsobem. Prostředky, kterými disponují, mohou používat na krytí nezbytných potřeb a na opatření zakládající se na právních předpisech. Z ust. 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZoFK ) plyne, že jedním z hlavních cílů finanční kontroly je prověřování hospodárného, efektivního a účelného výkonu veřejné správy. I z tohoto zákonného ustanovení vyplývá povinnost orgánů vykonávajících veřejnou správu postupovat hospodárně, efektivně a účelně. Shora uvedené zásady by měly být veřejným zadavatelem plně respektovány i při stanovení doby trvání plánované veřejné zakázky na trvající nebo opakující se plnění. 1 Trváním smlouvy rozumíme termín, do kdy má být závazek dodavatele splněn. Strana: 5/13

6 Zadavatel si musí odpovědět na otázku, jaká doba trvání smlouvy pro něj bude výhodná. V tomto ohledu preferujeme střednědobý časový interval (nejvýše 3-5 let). Po uplynutí této doby by měl zadavatel prověřit podmínky nabízené v době ukončení smlouvy na trhu a toto prověření uskutečnit formou nového zadávacího řízení. Tím, že smlouvy na opakující se a trvající plnění budou uzavírány na střednědobé lhůty plnění, bude jednak zaručena dosažitelnost tohoto plnění po stanovenou dobu a také sníženy náklady a výdaje zadavatele, které by vynaložil při každoročním periodockém nákupu takových plnění. Zároveň se však nevytvoří monopol dodavatelů svázaných se zadavatelem smlouvami např. na deset a více let, bez ohledu na vývoj trhu a konkurenční prostředí. Je samozřejmě nutné připomenout, že jedním z účelů zákona o veřejných zakázkách je i zajištění soutěže podnikatelů o veřejné zdroje, a tím i podpora tržního konkurenčního prostředí. 2.3 Konkrétní doporučení Vhodným institutem pro pořízení trvajícího nebo opakujícího se plnění jsou rámcové smlouvy předvídané v zákoně o veřejných zakázkách. Specifikem rámcových smluv je ta skutečnost, že zakládají právní (smluvní) rámec mezi stranami smlouvy, ale ještě neobsahují konkrétní podrobnosti pro poskytované plnění. Na základě rámcových smluv jsou pak uzavírány dílčí smlouvy (kupní, o dílo či jiné), které v souladu s obsahem rámcové smlouvy naplňují již konkrétní hospodářskou kauzu. Rámcová smlouva, jakožto zvláštní typ smlouvy uzavírané mezi zadavatelem a jedním nebo více uchazeči, je upravena zejména v ust. 11 ZVZ a ust ZVZ. Na základě uzavřené rámcové smlouvy jsou následně realizovány (zadávány) jednotlivé (dílčí) veřejné zakázky, na které se rámcová smlouva vztahuje. Účelem uzavření rámcové smlouvy je tedy především vytvoření právního rámce pro realizaci dalších dílčích zakázek. Rámcová smlouva je konstruována na principu, že konkrétní veřejná zakázka je zadávána až na základě rámcové smlouvy. Charakteristickým rysem rámcové smlouvy je ta skutečnost, že k poskytnutí plnění dochází až při uzavření následné dílčí smlouvy, nikoli na základě samotné rámcové smlouvy. Dalším znakem rámcových smluv je, že většina podmínek smluvního vztahu je Strana: 6/13

7 upravena právě v rámcové smlouvě a v následujících jednotlivých dílčích smlouvách se pak již jen sjednávají některé další náležitosti např. cena, množství, termíny dodávek. Ze zákona o veřejných zakázkách vyplývá (viz ust. 11 odst. 1), že rámcová smlouva by měla obsahovat ujednání o ceně a množství. Z těchto údajů by také měla být stanovena předpokládaná hodnota veřejné zakázky. Jak bylo uvedeno výše, je-li uzavřena rámcová smlouva s více uchazeči, je konkrétní dílčí veřejná zakázka zadávána v tzv. minitendru. V rámci minitendru tak mohou dodavatelé jako účastníci rámcové smlouvy soutěžit o dílčí zakázku a je tedy možné, aby dodavatelé v minitendru nabídli cenu, která bude nižší než ta, kterou uvedli v nabídce na uzavření rámcové smlouvy. Nabídková cena by však s ohledem na ust. 91 ZVZ neměla být v rámci minitendru překročena 2. V souvislosti s rámcovou smlouvou uzavřenou na dobu maximálně 4 let však vznikají některé problematické otázky. Je zadavatel povinen postupovat za doby účinnosti výhradně podle rámcové smlouvy nebo je oprávněn nakoupit plnění mimo její rámec od třetí osoby? Pokud ano, v jakých případech je tak oprávněn postupovat? Zaniká oprávnění zadavatele postupovat podle uzavřené rámcové smlouvy v okamžiku, kdy dojde k dosažení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na uzavření rámcové smlouvy před uplynutím doby, na kterou byla rámcová smlouva sjednána? Z ustanovení zákona o veřejných zakázkách výslovně neplyne, že by zadavatel nemohl vykročit z režimu rámcové smlouvy a předmětné plnění nakoupit na základě samostatné veřejné zakázky. Je samozřejmě možné, aby taková povinnost byla součástí rámcové smlouvy mezi dodavateli a zadavatelem, ale vzhledem k možným konsekvencím nedoporučujeme takové ustanovení vkládat do rámcové smlouvy. V případě odklonu od rámcové smlouvy je však nutné zvážit, zda by nedocházelo využíváním takového odklonu k devalvování uzavřené rámcové smlouvy. V rámcové smlouvě dochází k nastavení jistých podmínek, včetně cenových, množstevních a základních smluvních garancí závazkového právního vztahu. V zadávacích řízeních mimo rámcovou smlouvu by však namísto předpokládaného minitendru mohly být vyžadovány odlišné podmínky 2 Ust. 91 ZVZ zní: Zadavatel může při zadávání veřejné zakázky na základě rámcové smlouvy použít stejná hodnotící kritéria, která byla použita jako hodnotící kritéria při zadávání rámcové smlouvy. V takovém případě je uchazeč povinen zadavateli nabídnout pro plnění veřejné zakázky alespoň takové podmínky, na jejichž základě s ním byla rámcová smlouva uzavřena. Strana: 7/13

8 (odlišná kvalifikační kritéria, hodnotící kritéria atd.) včetně stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Tím by např. mohlo být tlačeno na cenu za poskytnuté plnění mimo režim rámcové smlouvy a bylo by sporné, zda by takové stanovení požívalo ochrany v právních vztazích dle ust. 265 obchodního zákoníku. Lze si však již představit, že by takový institut bylo možno do rámcové smlouvy nebo do interního právního předpisu aplikovat s uvedením taxativního výčtu konkrétních důvodů, kdy bude zadavatel oprávněn využít odklonu (např. bude překročena kapacita dodavatelů, zadavatel bude moci uskutečnit nákup předmětného plnění za zvlášť výhodných ekonomických podmínek atd.). Nelze samozřejmě zabránit účastníkovi rámcové smlouvy, aby se nově vypsaného zadávacího řízení účastnil, čímž by mohla nastat absurdní situace, kdy by uchazeč měl uzavřenou rámcovou smlouvu se zadavatelem, ale totožné plnění by poskytoval na základě samostatné smlouvy za jiných podmínek. Je nutné podotknout, že hlavním důvodem existence institutu rámcové smlouvy je skutečnost, že zadavatel nezadává každé dílčí plnění v samostatném zadávacím řízení na uzavření konkrétní smlouvy, ale na základě buď jednotlivých objednávek (v případě jednoho dodavatele) nebo na základě tzv. minitendru (v případě více dodavatelů). Tímto postupem jsou totiž zároveň šetřeny i prostředky zadavatele, které by musel vynakládat na samostatná zadávací řízení. Vybočení z mezí rámcové smlouvy by mohlo být v rozporu se zákazem dělení předmětu veřejné zakázky např. v případě, kdy by byla na předmětné plnění zadávána veřejná zakázka malého rozsahu, ačkoliv by zadavatel měl na předmětné plnění uzavřenou rámcovou smlouvu na základě nadlimitní veřejné zakázky. Zadavatel je totiž povinen ve smyslu ust. 13 odst. 3 ZVZ postupovat tak, aby nerozdělil předmět plnění veřejné zakázky pod finanční limity uvedené v ust. 12 ZVZ, a je povinen sečíst předpokládané hodnoty spolu souvisejícího plnění, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. I odborná literatura souhlasí s výše uvedeným závěrem 3, že je možné pořizovat předmětné plnění i mimo rámcovou smlouvu, když prezentuje následující názor: Uzavřeli zadavatel na pořizování určitého plnění rámcovou smlouvu podle zákona, neznamená to, že by takové plnění musel povinně pořizovat pouze na základě této rámcové smlouvy od uchazečů, s nimiž je uzavřena. Není tedy vyloučeno, aby plnění kryté rámcovou 3 Šebesta, M., Podešva, V., Olík, M., Machurek, T.: Zákon o veřejných zakázkách s komentářem, ASPI 2006, str. 69 Strana: 8/13

9 smlouvou pořizoval zadavatel i jiným způsobem od jiných dodavatelů, pokud toto pořízení bude souladné se zákonem. Případy, kdy je možné pořídit plnění mimo rámcovou smlouvu v souladu se zákonem o veřejných zakázkách, jsou uvedeny v ust. 13 odst. 8 ZVZ. Dle tohoto ustanovení platí, že: Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb; zadavatel je však povinen vždy dodržet zásady podle 6.. Obdobně problematická je i otázka postupu zadavatele v případě, kdy překročí předpokládanou hodnotu veřejné zakázky na uzavření rámcové smlouvy před uplynutím účinnosti rámcové smlouvy. Zadavatel např. uzavře rámcovou smlouvu na poskytování odborného poradenství s předpokládanou hodnotou 20 mil. Kč na 4 roky. Tato částka je však vyčerpána již po dvou letech. Je zadavatel oprávněn postupovat podle rámcové smlouvy i nadále? V odborné literatuře 4 je zastáván i názor, že rámcová smlouva je ukončena dosažením předpokládané hodnoty rámcové smlouvy, tzn. v případě, kdy součet všech plnění poskytnutých na základě dílčích veřejných zakázek přesáhl předpokládanou hodnotu rámcové smlouvy, která se v souladu s ust. 13 odst. 7 ZVZ stanoví jako součet všech veřejných zakázek, které mají být zadány za dobu trvání rámcové smlouvy. Pokud tedy byl překročen (vyčerpán) rozsah rámcové smlouvy, neměl by podle ní již zadavatel postupovat. V opačném případě by bylo možné, aby zadavatel stanovil předpokládanou hodnotu rámcové smlouvy např. na 20 mil. na 4 roky, ale nakoupil plnění za stejné období za 80 mil. Kč. Zadavatel může samozřejmě využít institutu opčního práva upraveného v ust. 98 ZVZ. K odstranění výše uvedených pochybností je vhodné přistoupit k úpravě této problematiky v textu rámcové smlouvy, kterou předloží zadavatel uchazečům o veřejnou 4 Jurčík, R.: Zákon o veřejných zakázkách komentář, C.H.BECK, 1. vydání, 2006; str. 502 Strana: 9/13

10 zakázku spolu se zadávací dokumentací (viz ust. 89 odst. 4 ZVZ u rámcové smlouvy s více uchazeči). Ve smlouvě tak může být uvedeno, že její účinnost je vázána i na vyčerpání předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Tento postup shledáváme plně v souladu s řádným výkonem veřejné správy a s již zmíněnými zásadami efektivnosti, hospodárnosti a účelnosti výkonu veřejné správy. Při stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky by měl zadavatel dovodit, jaké prostředky je přibližně připraven za dané období na nákup konkrétního plnění vydat a jaký rozsah plnění požaduje. Z uzavřené rámcové smlouvy by mělo plynout, jaké plnění (jaké množství) bude poskytnuto a za jakou cenu dílčích plnění. Součin těchto ukazatelů by měl tvořit celkovou nabídku uchazeče, která by se porovnávala s předpokládanou hodnotou veřejné zakázky na uzavření rámcové smlouvy 5. Ve vztahu k rámcovým smlouvám je nutné zmínit následující. V některých případech např. v rámcové smlouvě na stavební práce při pozemkových úpravách (zejména polní cesty), nemusí být při přípravě zadávacích podmínek pro rámcovou smlouvu známé veškeré činnosti, které bude nucen dodavatel při jejich realizaci uskutečnit. I takové zakázky však lze soutěžit s tím, že pro účely hodnocení ekonomicky nejvýhodnější zakázky se vychází z tzv. nacenění příkladu. Příklad by měl obsahovat pokud možno co nejširší rejstřík činností, které je schopen zadavatel pro veřejné zakázky, které budou předmětem dílčích smluv zadávaných na základě rámcové smlouvy, předvídat. V tomto případě je nutná zvýšená opatrnost při přípravě textu rámcové smlouvy zejména v části, která upravuje cenu nabízenou v rámci minitendrů. Zadavatel by měl textovat rámcovou smlouvu tak, aby obsahovala ustanovení, které zajistí provázanost tvorby ceny při minitendrech na cenu, na jejímž základě byl uchazeč vybrán jako dodavatel pro plnění rámcové smlouvy. Tato provázanost by měla zajistit, aby dodavatelé uměle v rámci minitendrů nenavyšovali ceny za jednotlivé činnosti či položky. Vhodným institutem je provázání jednotlivých činností na určitou konstantu, kterou může být u stavebních prací například ceník ÚRS 6 zveřejněný společností ÚRS PRAHA, a.s. 5 Předpokládaná hodnota rámcové smlouvy např. na nákup automobilů bude stanovena následovně: předpokládaný počet vozidel x předpokládaná hodnota jednoho vozidla. Bez těchto údajů nelze předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanovit. 6 Tímto ceníkem se rozumí: ucelený systém informací, metodických návodů a postupů stanovení ceny stavebního díla, který se skládá z třídníku stavebních konstrukcí a prací (TSKP), rozpočtových ukazatelů (RUSO), ceníkových položek (HSV, PSV, M), sborníku pořizovacích cen a materiálů (SPCM), obrázků, všeobecných podmínek použití cen, tarifů a indexů, které jsou integrovány do strukturované mediální databáze sestavované a zveřejňované společností ÚRS PRAHA, a.s., se sídlem Praha 10, Pražská 18, PSČ: , IČ: Strana: 10/13

11 V případě tzv. jednorázové smlouvy může nastat případ, že v zadávacím řízení bude vybrána jako vítězná nabídka ta, která podstatným způsobem převyšuje předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanovenou zadavatelem. Může se tak stát z důvodu, že kvalifikaci splní jediný uchazeč. Zákon o veřejných zakázkách nestanoví, že by nabídková cena zadavatele nemohla překročit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky ani s takovou skutečností nespojuje žádné následky. Nedomníváme se, že by překročení předpokládané hodnoty veřejné zakázky bylo důvodem pro zrušení zadávacího řízení ve smyslu ust. 84 odst. 2 písm. e) ZVZ 7. Shora popsaná skutečnost však ve svém důsledku znamená, že zadavatel nesprávným způsobem stanovil předpokládanou hodnotu veřejné zakázky nebo k překročení předpokládané hodnoty veřejné zakázky došlo v důsledku vývoje a průběhu zadávacího řízení z objektivních příčin (např. kvalifikační kritéria splnil pouze jediný uchazeč). Uzavření smlouvy za takových podmínek může vést k výdeji finančních prostředků za nákup plnění, přičemž cena tohoto plnění nebude odpovídat cenám běžným v místě plnění za obdobné či stejné plnění. Tím může být zřetelně zpochybněn postup zadavatele dle zásad hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Je zřejmé, že v některých případech je snadné předpokládanou hodnotu plnění stanovit a poměřit ji s cenami na trhu (např. výpočetní technika, kancelářské potřeby). V jiných případech je však stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky složitější (např. v případě výstavby administrativního centra). S ohledem na shora uvedené by měl zadavatel zvážit, zda nezahrne do zadávací dokumentace formulaci (jako zadávací podmínku), že nepřipouští překročení předpokládané hodnoty veřejné zakázky a v případě, že nabídka uchazeče tuto hodnotu překročí, bude vyloučena z dalšího hodnocení. Tento krok však musí být spojen s řádným stanovením předpokládané hodnoty veřejné zakázky, kdy u složitějších veřejných zakázek je vhodné přizvat k tomuto postupu osoby mající v daném oboru odpovídající vzdělání a zkušenosti. Mimo výše uvedené je nutné rozlišovat ust. 44 odst. 3 písm. a) ZVZ, které umožňuje zadavateli uvést v obchodních podmínkách (které tvoří podklad pro smlouvu, případně 7 Pro úplnost pouze dodáváme, že v případě jednacího řízení bez uveřejnění a podlimitního zjednodušeného řízení je zadavatel oprávněn tato řízení zrušit bez uvedené důvodu do doby uzavření smlouvy. Strana: 11/13

12 v samotném návrhu smlouvy, který je součástí zadávací dokumentace) možnosti překročení nabídkové ceny. Zde je dána zadavateli volba, zda-li tuto možnost připustí. Pokud ano, mělo by se jednat výhradně o objektivní příčiny zvýšení nabídkové ceny např. zvýšení DPH, případně inflační doložku (vázanost ceny na index růstu spotřebitelských cen zboží a služeb) či kursové rozdíly měn. Na závěr je vhodné zmínit ještě jednu skutečnost, a to jak by měl postupovat zadavatel v případě, že před účinností zákona o veřejných zakázkách uzavřel rámcovou smlouvu na dobu delší než 4 roky. V tomto směru nelze samozřejmě z důvodů zákazu retroaktivity posuzovat platnost takové smlouvy podle nově účinného právního předpisu. Bylo by však vhodné, a to i zdůvodů dodržení principů 3E, aby zadavatel analyzoval a zhotnotil přínosy takové rámcové smlouvy a současně učinil průzkum trhu. Vzhledem ke změnám na trhu zboží, služeb a stavebních prací, ke kterým dochází v relativně krátkých časových obdobích, by se neměl zadavatel bránit zahájení nového zadávacího řízení. Tím by samozřejmě nejlépe prověřil současnou nabídku na trhu. Ukončení původní rámcové smlouvy by pak samozřejmě mělo být možné její výpovědí, pokud si strany nesjednaly jinou úpravu, případně by zadavatel přestal realizovat konkrétní dílčí zakázky na základě rámcové smlouvy. 3. Závěr - doporučení pro postup zadavatele Na základě shora uvedeného si dovolujeme shrnout následující závěry. Je vhodné, aby si zadavatel při přípravě zadávacího řízení udělal ucelený obraz o jím požadovaném plnění, např. při určování předpokládané hodnoty veřejné zakázky, a toto požadované plnění jednoznačně vymezil. Zadavatel by měl pořizovat plnění, které je pro plnění jeho povinností účelné a je v rozsahu potřebném pro plnění jeho úkolů. Zadavatel musí klást primární důraz na obsah smlouvy, kterou bude s dodavatelem uzavírat. Z tohoto důvodu doporučujeme, aby sám zadavatel předložil se zadávací dokumentací uchazečům závazný návrh smlouvy nebo obchodní podmínky, ve kterých by již byly obsaženy instituty garantující poskytnutí řádného a včasného plnění. S ohledem na změny cen v čase je vhodné vložit do smlouvy (případně již do zadávací dokumentace) vzorec výpočtu cen tak, aby jejich výše odpovídala aktuální nabídce Strana: 12/13

13 na trhu s tím, že tento vzorec se bude aplikovat v průběhu plnění předmětu veřejné zakázky (např. cena dodávky může být odvozena od kurzu USD ke Kč a USD bude v čase klesat). Dodavatel by se měl na druhou stranu zavázat, že jím nabízená cena je nepřekročitelná s výjimkou objektivně stanovených podmínek (zákonné zvýšení DPH). Zákony nezakazují zadavatelům, aby pořizovali shodné plnění mimo režim jimi uzavřených smluv. Takový postup by však měl zadavatel zvolit po pečlivé úvaze, nedochází-li k dělení předmětu veřejné zakázky ve smyslu ust. 13 odst. 8 ZVZ. Podmínky pro pořizování shodného plnění by měly být v zásadě během účetního období stejné, případně pro zadavatele výhodnější. S ohledem na právě uvedené by měl mít zadavatel smluvně upravenou možnost stávající smlouvu vypovědět (např. bez uvedení důvodu) případně podle ní nepostupovat (např. u rámcových smluv je to nepochybné). Mělo by se však jednat o případy řádně zdůvodněné zejména z hlediska účelnosti, hospodárnosti a efektivity, neboť zadavatel již vynaložil náklady na zadávací řízení, uzavření smlouvy s uchazeči, nastavil systém přijímání plnění. To, že jsou zejména smlouvy na opakující se a trvající plnění schopné obstát i v delším časovém horizontu, musí být výsledkem jejich pečlivé přípravy a co nejvhodnějšího a nejvýhodnějšího nastavení práv a povinností zadavatele. Strana: 13/13