Dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů. Ing. Jan Bareš, CISA

Transkript

1 Dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů Ing. Jan Bareš, CISA

2 Agenda Cíle úložiště elektronických dokumentů Zákony, normy, předpisy Technologické otázky Procesní otázky Pohled bezpečnostního specialisty

3 Proč digitální úložiště? Mnoho informací nemá jinou než datovou podobu Státní správa přechází na elektronické vedení agendy povinně Mnoho dokumentů ve fyzických archivech vzniká konverzí (vytištěním) datového obsahu Přitom zaniká část autenticity informace, která je pouze digitální Zjednodušeně: Digitální doba vyžaduje digitální ukládání

4 Úložiště nebo Archiv? Archiv je soustava definovaná zákonem (viz. dále) Na vedení archivu klade zákon jasné podmínky Ne každé úložiště dat je archiv I když úložiště není archiv, nesmí být podkopána jeho důvěryhodnost Nejprve si zodpovězme otázky Co ukládáme Na jak dlouho ukládáme Pro koho ukládáme

5 Zákon o archívnictví Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Novela schválena senátem 28. května 2009 Značné zjednodušení ukládání Archivace ve vizualizované podobě Neřešeny otázky vývoje technologií jinak neschválitelné Spisová služba se vede povinně elektronicky Postačují ustanovení zákona pro architekty úložiště?

6 Život dokumentu 1) Příjem originálu - podání 2) Oběh spisovou službou 3) Uzavření spisu 4) Uložení ve spisovně 5) Skartace podle skartačního řádu 6) Archivace Úložiště je nutné pro body 1, 4, 6 Okrajově se dotýkají také body 3 a 5

7 Bezpečnost Dostupnost Jsem schopen se k informaci dostat? Důvěrnost Informace se nesmí dostat do nepovolaných rukou Integrita Je informace původní, celá, nezměněná? Autentičnost Je skutečný původ dokumentu takový, jak je deklarován? Vše budeme zvažovat v horizontu dlouhodobého uložení

8 Obsah a přístupový klíč Uložení informace je jistou formou šifry Pro vyvolání informace je nutný klíč Tištěný text znalost psaní a čtení Starověké hliněné tabulky ztráta klíče zapomenutím písma Uložení dokumentu do stroje? Klíčem je HW a SW Kdo dnes otevře moje první účetnictví v Lotus 123 (rok 1992)? Perlička nakonec: Co kdyby zmíněné moje účetnictví mělo být veřejně přístupné? např. ze zákona

9 Otázky archivace klíče Archivovat technologie? Netriviální úloha Mnohdy neřešitelná úloha Migrovat informace do nových systémů? Je po migraci dokument stále autentický? Co je potom originál? Provést konverzi do formy s univerzálním klíčem? Tištěná podoba na papíře mimo téma dnešní přednášky Zákonem definovaný vizualizovaný formát Ztráta informace Časem stejně bude nutný převod do modernějšího

10 Normalizovaná vizuální podoba Definována v zákoně o archivnictví Částečné řešení alespoň po dohlédnutelnou dobu Ne každá digitální informace je převoditelná beze ztráty Ztráta informace oproti originálu Archivovat originál není zakázáno ale jak?

11 Skládka informačního odpadu? Moderní je ukládat takřka vše V tradičním světě neužitečná informace samovolně zaniká Digitální ukládání svádí k ukládání odpadu Odpad vadí Zabírá kapacitu Není neřešitelné, jen zdražuje Vytváří šum!!! Zhoršuje dostupnost užitečné informace Hrozí zahlcení (viz dnešní problémy se spamem) Je nutné provádět filtraci na vstupu

12 Důvěrnost v čase Přístupová práva Současné systémy se opírají o databáze uživatelů a práv Zpřístupnění dokumentu se na databázi odkazuje Otázky Databáze uživatelů se v čase mění Ukládat přístupová práva s dokumentem? Co se změnou práva přístupu v čase? Např. dokumentu vyprší ochrana a stane se veřejným Řešení: ukládat přístupová práva jako součást dokumentu

13 Autenticita originálu Dnes spoléháme na elektronický podpis Dnešní elektronický podpis je poplatný stavu dnešní techniky Co s podpisem, kterému vypršela platnost? Co v případě zániku autority vydávající certifikáty? Procesně neřešitelný problém re-podepisování Zákon kope problém pod koberec Co v době, kdy přijde technologie umožňující snadno dnešní elektronické podpisy falšovat?

14 Doporučení Zde uvedená doporučení nejsou univerzální návod Jde především o otázky k zamyšlení Rozhodnout o podobě ukládaných dat Autentická nebo konvertovaná do formátu podle zákona? S daty ukládat i metadata Zatřídění do hierarchie Přístupová pravidla + Elektronické podepisování Archivace podpůrných systémů Neukládat odpadky Jasná pravidla pro určení vhodnosti dat pro uložení Počítat s budoucími technologiemi Dříve, či později bude migrace na novou techniku nutná Způsob uložení a procesy obsluhy nesmí budoucí migraci blokovat

15 Závěry Nestačí řešit otázky techniky a kapacity Hledáme hranice Důvěryhodné uložení Archiv podle zákona Komplexní úkol zahrnuje Uložení nejen dokumentu, ale i podpůrných dat Procesy ochrany a zpřístupnění Vymezení ukládaného obsahu Vyřešení migrace na budoucí technologie Připravenost na potřebu měnit zabezpečení podle vývoje techniky

16 Dotazy a závěr Kontakt Ing. Jan Bareš, CISA Jan.Bares@Corpus.cz