ZPRÁVA ENVIROS, s.r.o. - PROSINEC 2012 LIBERECKÝ KRAJ ZAVEDENÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ PRO OBJEKTY V MAJETKU KRAJE

Transkript

1 ZPRÁVA ENVIROS, s.r.o. - PROSINEC 2012 ZAVEDENÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ PRO OBJEKTY V MAJETKU KRAJE

2 ZPRÁVA ENVIROS, s.r.o. - PROSINEC 2012 ZAVEDENÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ PRO OBJEKTY V MAJETKU KRAJE

3 FORMULÁŘ KONTROLY KVALITY Název publikace Zavedení systému managementu hospodaření energií pro objekty v majetku Libereckého kraje Referenční číslo ECZ12106 Číslo svazku Svazek 1 z 1 Verze 1 Datum 4. ledna 2013 Odkaz na soubor G:\Projects\ECZ12106_TA_-_Liberecky_kraj Zavedeni_EM\Zprávy\Report EnMS LK doc Vedení projektu: Petr Sopoliga vedoucí projektu Schváleno: Ing. Jaroslav Vích výkonný ředitel Adresa klienta: Liberecký kraj U Jezu 642/2a Liberec 2 Kontaktní osoba: Telefon: Ing. Petr Malý petr.maly@kraj-lbc.cz Dílo bylo zpracov áno za finanční podpory Státního programu na podporu úspor energie a využití obnovitelných zdrojů energie pro rok Program EFEKT.

4 OBSAH 1 ÚVOD 6 2 ZAVEDENÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ Energetická politika Jmenování odpovědných osob Hranice systému Sběr dat Data o spotřebě energie Data o objektech Data o klimatu Přezkoumání a vyhodnocování spotřeby energie Identifikace potenciálu k úsporám energie Akční plány Stanovení cílů Školení zaměstnanců Dokumentace systému EnMS 16 3 ENERGETICKÁ POLITIKA 17 4 POPIS PRACOVNÍCH POZIC Představitel vedení pro energetický management Energetický manager 19 5 SMĚRNICE SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ Definice, pojmy, zkratky Systém managementu hospodaření energií Obecné zásady systému Hranice systému Energetické plánování Registr legislativních požadavků Přezkoumání spotřeby energie Výchozí stav spotřeby energie, ukazatele energetické náročnosti Energetické cíle, cílové hodnoty Akční plány EnMS Provoz Zásady hospodaření s energií v objektech Nákup energetických služeb, produktů, vybavení a energie Komunikace Řízení dokumentace a záznamů Přezkoumání systému managementu EnMS vedením Neustálé zlepšování Interní audity Popis neshody

5 Popis činností při provádění interního auditu Zpracování výstupů interního auditu Vyhodnocení auditů Nápravná a preventivní opatření Informace o neshodách Oznámení neshody Přezkoumání neshody Analýza a návrh opatření pro řešení neshody Realizace opatření Přezkoumání přijatých opatření Seznam nápravných a preventivních opatření Příloha 1 Směrnice - Zásady hospodárného využívání energie Příloha 2 Směrnice - Formulář interního auditu Příloha 3 Směrnice - Formulář Nápravné a preventivní opatření 34 6 PŘÍKLAD CÍLŮ ENMS 35 7 ZÁVĚR 36 PŘÍLOHY EXTERNÍ REGISTR LEGISLATICNÍCH POŽADAVKŮ - registr_legislativy.xls AKČNÍ PLÁN EnMS akcni_plan_2013.xls VZOR PŘEZKOUMÁNÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU ENMS VEDENÍM Prezkoumani_vedenim_vzor.doc FORMULÁŘ SPOTŘEB CZT - Spotřeby CZT.xlsx INFORMAČNÍ SYSTÉM EnMS 5

6 1 ÚVOD Rostoucí náklady na energii, zvýšená pozornost, věnovaná ochraně životního prostředí, tlak na odpovědný výkon veřejné správy a samosprávy, nově přicházející legislativa i změna prostředí, ve kterém se místní správy budou pohybovat coby spotřebitelé energie, vede ke snaze využít všech dostupných prostředků k úsporám energie a zlepšování energetické účinnosti. Hlavním důvodem pro projekty úspor energie často bývá snížení nákladů. Nicméně existuje celá řada dalších přínosů vyplývajících z úspor energií, přímých i nepřímých, které přispívají k cílům environmentálního řízení a dosažení udržitelného rozv oje. Snížení spotřeby energie snižuje množství fosilních paliv, které je spalováno. Tím klesá produkce emisí CO 2 (způsobují skleníkov ý efekt) a kyselost životního prostředí (kyselé deště). Dalším přímým přínosem dobrého hospodaření s energií je časté zvýšení komfortu spotřebitelů energie, např. lepší řízení systémů zásobování teplem nebo zateplení a zlepšení způsobu větrání budov. K nepřímým přínosům dobrého hospodaření s energií často patří úspory ve spotřebě vody, tím i ve snížení množství odpadních v od. Mezi vhodné nástroje patří i energetický management. Liberecký kraj se systém managementu hospodaření energií pro objekty ve svém majetku ze Státního programu na podporu úspor energie a využití obnovitelných pro rok Program EFEKT. Systém je zaváděn podle normy ČSN z ledna 2012, které nahradila normu ČSN EN z února rozhodl zavést a získal dotaci zdrojů energie EN ISO Mezinárodní norma ČSN EN ISO specifikuje požadavky na systém managementu hospodaření s energií (EnMS), na jejichž základě může kraj vytvářet a zavádět energetickou politiku a vytvářet cíle, cílové hodnoty a akční plány, které berou v úvahu právní požadavky a informace související s významným využitím energie. EnMS umožňuje kraji dosahovat závazků uvedených v politice, provádět opatření nezbytná pro snižování energetické náročnosti a prokazovat shodu systému s požadavky této mezinárodní normy. Tato mezinárodní norma se týká činností, které jsou pod kontrolou kraje. Tato mezinárodní norma je založena na přístupu k neustálému zlepšování Plánuj - Dělej Kontroluj - Jednej (PDCA - viz Obr. 1) a začleňuje management hospodaření s energií do každodenních postupů kraje. Plánuj: provádění přezkoumání spotřeby energie a stanov ování výchozího stavu, ukazatelů energetické náročnosti, cílů, cílov ých hodnot a akčních plánů nezbytných pro dosahování výsledků, které snižují energetickou náročnost v souladu s energetickou politikou kraje; Dělej: zavádění akčních plánů managementu hospodaření s energií; Kontroluj: procesy monitorování a měření a klíčové charakteristiky činností, které determinují energetickou náročnost vzhledem k energetické politice, cílům a zprávám o výsledcích; Jednej: provádění opatření k neustálému snižováni energetické náročnosti a zlepšování EnMS. 6

7 Obr. 1 Model systému managementu hospodaření s energií dle ČSN EN ISO Energetická politika Plánování Prezkoumání systému managementu Implementace a provoz Interní audit Kontrola Monitorování a merení Nápravná a preventivní opatrení Zavedení systému managementu hospodaření energií pro objekty v majetku Libereckého kraje s sebou nese určitá specifika v rozsáhlosti majetku kraje (přes 200 objektů) a rozmanitosti účelu a provozního režimu budov (školy, domovy mládeže, muzea, galerie, domovy pro seniory, domovy důchodců, léčebny, atd.). Dalším specifikem je, že objekty v majetku kraje jsou spravovány a provozovány příspěvkovými organizacemi, které mají vlastní právní subjektivitu a v rámci těchto kompetencí jednají. 7

8 2 ZAVEDENÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ 2.1 Energetická politika Politika je stručným prohlášením, kterému pracovníci Libereckého kraje a jeho příspěvkových organizací rychle porozumí a mohou ho použít v rámci svých pracovních činností. Politiku (i podle podmínek dotace) má schválit/vyhlásit Rada kraje. Toto by mělo být jedním z prvních kroků v zavádění EnMS. Důležitou součástí celého procesu formulování energetické politiky je seznámení veřejnosti a především zástupců příspěvkových organizací s jejím obsahem a dopady. To vytváří předpoklad pro další spolupráci na zav ádění a provozu EnMS. 2.2 Jmenování odpovědných osob Rada kraje (resp. ředitel Krajského úřadu) následně jmenuje Představitelem vedení pro energetický management a Energetickým managerem osoby s odpovídající kvalifikací. Ti pak zodpovídají za další kroky v zavádění a provozování EnMS. Je rovněž možné, aby tyto pozice zastávala táž osoba. 2.3 Hranice systému Hranice systému jsou stanoveny zahrnutím sídla Krajského úřadu a veškerých objektů, které Liberecký kraj vlastní a spravuje prostřednictví svých příspěvkových organizací. U těchto objektů bude probíhat sledování spotřeby energie (pomocí údajů z centrálního nákupu EE a ZP a nákupu energie z CZT) alespoň v roční periodě. Nejsou zahnuty spotřeby energie z lokálních zdrojů, které nemají kontinuální dodávku, to se týká paliv jako uhlí, biomasa, topné oleje, LPG apod. Přehled struktury a spotřeb energie stávajících (k roku 2011) odběrných míst (OM) je uv eden v následujících tabulkách. Tab. 1 Př ehled počtů odběrných míst dle resortů a medií (rok 2011) Resort Zemní plyn Krajský úřad Elektřina CZT Školství Sociální Zdravotnictví Kultura Doprava CELKEM Tab. 2 Př ehled spotřeb energie (v MWh) odběrných míst dle resortů a medií (rok 2011) Resort Krajský úřad Zemní plyn Elektřina CZT Celkem Podíl (%) ,5 Školství ,1 Sociální ,5 Zdravotnictví ,6 Kultura ,6 Doprava ,7 CELKEM ,0 8

9 Tab. 3 Př ehled odběrných míst dle sazby (rok 2011) Medium CZT EE ZP Typ sazby Počet OM Spotřeba EE, ZP, CZT (MWh/rok) Podíl na celkové spotřebě (%) ,7 Celkem ,7 C 01d ,0 C 02d ,5 C 03d ,1 C 25d ,0 C 26d ,5 C 45d* ,6 C 60d** 1 0 0,0 VT ,2 VT/NT ,9 Celkem ,7 MO ,2 SO ,3 VO , , ,0 Celkem CELKEM * Sazba pro přímotopy ** Sazba pro neměřený odběr Významná je především spotřeba zemního plynu (více než polovina spotřeby energie) a při malém počtu OM také dodávky z CZT (téměř čtvrtina spotřeby energie). Z rezortů je nejvýznamnější celkovou spotřebou energie školství, které představuje přes 2/3 celkové spotřeby energie. Objektům s významnou spotřebou energie absolutní (pokrývající cca 80 % spotřeby energie) nebo vysokou měrnou spotřebou energie bude věnována větší pozornost. Např. objekt Krajského úřadu představuje vyšší spotřebu energie než objekty jednotlivých odborů Zdravotnictví nebo Kultura nebo Doprava. Perioda sledování spotřeby energie může být zkrácena na měsíc a především pro ně jsou stanovovány cílové hodnoty a akční plány. 2.4 Sběr dat Data o spotřebě energie a další údaje, které spotřebu ovlivňují (podlahová plocha, denostupně), jsou základními vstupy do procesu energetického plánování, viz následující obrázek. Na kvalitě těchto dat shromažďovaných v aplikaci systému EnMS významně závisí přesnost dalších analýz, identifikace potenciálu k úsporám energie a návrhů akčních plánů. 9

10 Obr. 2 - Proces energetického plánování Data o spotřebě energie Data o spotřebě energie zajišťuje energetický manager především s využitím informací z fakturace EE a ZP v rámci centrálního nákupu. Pro spotřebu tepla z CZT si vyžádá součinnost provozovatelů dotčených budov. Data vkládá Energetický manager do Informačního systému EnMS. Periodicita sběru dat u jednotlivých odběrných míst je dle jeho rozhodnutí buď roční nebo měsíční, pokud to shledá vhodným. Pokud je to možné - mají vlastní odběrné místo, podružné měření, vyloučí se (v této fázi) ze sledované spotřeby energie významné technologické spotřebiče např. pece, tak aby byla měrná spotřeba porovnatelná s ostatními objekty. Pokud to není možné, vloží se do informačního systému poznámka s upozornění na významné ovlivnění spotřeby energie technologií Data o objektech Při prvotním nastavování dat v Informačním systému doplní Energetický manager (případně jím pověřená/é osoba/y) ke každé samostatně zásobované budově / areálu / souboru budov následující informace: 2 Podlahová plocha (m ) Obestavěný prostor (m 3 ) EA povinnost (Ano/ne) 10

11 EA datum zpracování PENB povinnost (Ano/ne) PENB datum zpracování Kontrola účinnosti kotlů povinnost (Ano/ne) Kontrola účinnosti kotlů datum zpracování Inspekce klimatizací povinnost (Ano/ne) Inspekce klimatizací datum zpracování Pozn.: Podlahová plocha by měla být určena jednotnou metodikou pro všechny objekty. Může být využita definice dle zákona č. 406/2000 Sb., o hospodaření energií - celkovou energeticky vztažnou plochou vnější půdorysná plocha všech prostorů s upravovaným vnitřním prostředím v celé budově, vymezená vnějšími povrchy konstrukcí obálky budovy. Následně zaznamenává jakékoli změny a aktualizuje tyto informace. Provozovatelé (resp. pracovníci příslušných odborů KÚ) by měli energetického managera o těchto změnách informovat. Součástí Informačního systému je i rozlišení odboru, pod který spadá příspěvková organizace, která daný objekt provozuje. To dává základní rozlišení mezi různým způsobem použív ání objektů (Domov důchodců, škola, ). Mezi další, podpůrná, data patří údaje o technickém stavu zařízení v majetku kraje a kvalitě vnitřního prostředí v místech koncové spotřeby energie v rámci majetku města Data o klimatu Pro vyhodnocování náročnosti spotřeby energie na vytápění bude využit přepočet na denostupně. Pro jejich stanovení zajistí Energetický manager sledování průměrné denní (resp. měsíční) venkovní teploty. Denostupně spočítáme jako součin rozdílu průměrné vnější a vnitřní teploty v topných dnech sledovaného období a počtu topných dnů sledov aného období. Informace je rovněž vkládána do Informačního systému. 2.5 Přezkoumání a vyhodnocování spotřeby energie Pro definování výchozího stavu je tedy vhodné vycházet z normalizované spotřeby, aby bylo možné využít data pro vyhodnocení výsledků a dopadů implementace akčních plánů, které jsou rovny rozdílu mezi počátečním stavem a stavem po dokončení jejich implementace. Informační systém EnMS proto po doplnění potřebných údajů vypočte ukazatele energetické náročnosti, jimiž jsou: pro vytápění - měrná spotřeba energie (zemní plyn/teplo z CZT/elektřina) na 2 podlahovou plochu a denostupeň v kwh/(m.d ), pro spotřebu elektřiny na jiné využití než vytápění - měrná spotřeba energie na 2 podlahovou plochu v kwh/m. Tyto ukazatele vyjadřují současnou energetickou náročnost zařízení, vybavení, systémů a procesů týkajících se významných užití energie. V rámci tohoto vyhodnocení je třeba zohlednit různý provozní režim objektů (např. vzájemným porovnávání pouze objektů v rámci jednoho resortu, které mají obdobný charakter provozu, např. školy). 11

12 2.6 Identifikace potenciálu k úsporám energie Úspory na straně spotřeby energie by měly vždy předcházet investičním opatřením na straně výroby. Z vlastního rozpočtu hradí kraj náklady za energii v následujících oblastech: administrativní budovy školy kulturní zařízení sportovní zařízení zdravotnická a sociální zařízení Potenciál úspor energie lze hledat v následujících kategoriích: Potenciál organizačních opatření - potenciál úspor z realizace opatření nevyžadujících investice, pouze případné náklady na činnosti organizačního, kontrolního a řídícího charakteru. Technický potenciál - potenciál úspor energie ve všech technicky dostupných opatřeních (bez uvažování vynaložených nákladů). U technického potenciálu se nepředpokládá jeho plná realizace a slouží proto jako informace o mezní hodnotě technicky dosažitelné úrovně úspor. Ekonomický potenciál - potenciál úspor, dosažitelný realizací opatření návratných alespoň za dobu životnosti opatření (tzn., že celkové výnosy za dobu životnosti jsou vyšší než náklady). Ani ekonomický potenciál nemůže být v praxi plně využit, a skutečně realizovaný potenciál (někdy nazývaný tržní) je zpravidla nižší (o %), a zahrnuje opatření, jejichž realizace se vrátí cca do 6 let. Analýzy potenciálu úspor lze provádět v těchto hlavních oblastech: určení potenciálu úspor energie u koncového využití energie, určení potenciálu úspor energie v oblasti výroby energie a její distribuce, určení potenciálu obnov itelných zdrojů energie. 2.7 Akční plány Na základě analýzy potenciálu úspor energie sestavuje Energetický manager akční plány EnMS, může při tom zvážit např. následující doporučení: provádět energetické audity připravovat studie proveditelnosti připravit víceletý plán akcí např. zateplení, regulace, renov ace budov provádět měření spotřeby energie a její monitorování v budov ách, nejlépe dle druhu spotřeby (vytápění, osvětlení) zvýšit využití účinných forem osv ětlení provádět preventivní údržbu osvětlovacích těles Podrobnější seznam možných opatření je v Příloze 1 (5.7) Směrnice EnMS. Vhodným vodítkem pro stanovení potenciálu úspor i návrhů akčních plánů jsou právě zpracované energetické audity a Průkazy ENB. 12

13 Důležitou částí akčních plánů je kromě technického řešení také identifikování finančních zdrojů, které má kraj k dispozici na straně jedné a na druhé straně zdroje potřebné k realizaci akčních plánů. Pro identifikaci disponibilních finančních zdrojů města je vhodné využít finanční výhledy krajského rozpočtu a výhled očekávaných mimorozpočtových příjmů kraje, včetně harmonogramu patřičných výzev evropských i národních programů. Pro posouzení zdrojů potřebných pro realizaci akčních plánů je vhodné shromáždit informace o: nákladech na projektovou dokumentaci (studie prov editelnosti, energetické audity, žádosti o dotaci atd.), technickém stavu objektů, které jsou předmětem akčních plánů, nákladech na materiály, zařízení, stavební práce atd., nákladech na neinvestiční opatření. V případech nevyrovnaného finančního rámce (disponibilní finanční zdroje kraje jsou nižší než zdroje potřebné k realizaci akčních plánů) je možné: vyloučit opatření s nejnižším potenciálem úspor energie, vyloučit opatření sociálně méně v ýznamná, zajistit mimorozpočtové financování určitých částí akčních plánů. Pro výběr priorit a prioritních projektů akčních plánů mohou být použita následující kritéria: finanční kritéria - patří sem např. parametry čisté současné hodnoty, doby návratnosti či vnitřního výnosov ého procenta, sociální kritéria - patří sem např. kvalita vnitřního prostředí budov, energetická soběstačnost, či stabilizace výdajů za energie, environmentální kritéria - patří sem např. snížení emisí CO 2, kvalita ovzduší či materiálové využití odpadů. Výběr činností a projektů, které budou zahrnuty do programu, by měl být založen na pečlivém odhadu v šech rizik, která by mohla ohrozit jejich uskutečnění. Mezi interní rizika patří především nedostatečné manažerské schopnosti provozovatelů budov. Mezi externí rizika patří především nedostatečná motivace externích zpracovatelů či výkyvy cen energie. K procesu tvorby akčních plánů je nutno přistupovat již s vědomím potřeby jejich následného monitorování a vyhodnocování. To umožňuje informační systém EnMS, který bude obsahovat data pro monitorování a vyhodnocování (viz kap 2.5). 2.8 Stanovení cílů K definici konkrétních cílů existují dva hlavní přístupy - politický a technicko-ekonomický. Politický přístup vychází z cílů již schválených národních, či nadnárodních dohod a úmluv a tyto cíle přenáší na regionální úroveň. Může se jednat jak o cíle environmentální (např. evropský cíl snížení emisí skleníkových plynů do roku 2020 o 20 % oproti roku 2007, či snížení spotřeby energie o 20 % do roku 2020). Stejně tak se může jednat o cíle ekonomické (snížení, či stabilizace výdajů za energie) a cíle kvalitativní (zvýšení kvality vnitřního prostředí v objektech kraje). 13

14 Technicko-ekonomický přístup stanovení cílů spočívá v definici technického a ekonomického potenciálu úspor energie, či využití OZE. Tento přístup je časově náročnější. Jako příklady cílů EnMS lze uvést: snížení spotřeby energie o 20 % do roku 2020 v porovnání s výchozím rokem, 20% podíl OZE na celkové spotřebě energie v rámci majetku města do roku 2020, snížení měrné potřeby energie o 1 % meziročně, snížení, či stabilizace výdajů za energii v rámci kraje, snížení emisí skleníkových plynů, zvýšení kvality vnitřního prostředí budov v majetku kraje, zvýšení povědomí a informovanosti o udržitelné energetice. 2.9 Školení zaměstnanců Školení o hospodaření energií je jedním z aspektů koordinovaného přístupu k energetickému řízení. Doplňuje ostatní klíčové činnosti, jakými je např. systematické sledov ání spotřeby energie, propagace, atd. Školení je třeba zaměřit tak, aby odpovídalo aktuální situaci. Je účelné připravit program školení zaměřený na úspory prov ozních nákladů realizací energeticky úsporných opatření s nulovými nebo nízkými náklady. Z praktické zkušenosti vyplývá, že potenciál úspor energie dosažitelný opatřeními s nulovými náklady se pohybuje v rozmezí 3 % až 15 % z ročních plateb za energie. Vynaložíme-li na realizaci školení částku odpovídající 1 % z ročních nákladů na energii, školení bude představovat opatření s nízkým rizikem a lze jej považovat za rozumnou investici. Je velmi pravděpodobné, že tato výše nákladů se vrátí během několika týdnů či měsíců, vše závisí na stávajícím stupni znalostí lidí a potenciálu úspor energie dosažitelném v objektech a zařízeních, které jsou v majetku kraje. Pro dosažení požadované úrovně školení je vhodné projít šest základních kroků při jeho přípravě a realizaci: 1. Analýza požadavků na školení 2. Vypracování cílů školení 3. Vypracování obsahu školení 4. Výběr odpovídajících metod školení 5. Realizace školení 6. Vyhodnocení úrovně získaných znalostí. Formulace požadavků na školení Formulace požadav ků na školení je velmi důležitý krok, protože napomáhá správné volbě cílů, formy a obsahu školení. Formulace může být provedena buď vlastními silami nebo externími školiteli. Během analýzy požadavků na školení je nezbytné zodpovědět několik důležitých otázek shrnutých v následující tabulce. 14

15 Tab. 4 Požadavky na školení Otázka Aktivita a požadavek na školení 1 Jaká je současná úroveň znalostí u řídících pracovníků, techniků a administrativy v dané oblasti? Zvýšení úrovně povědomí o nutnosti šetření energií a o vhodných metodách, nákladech a přínosech úspor energie. Následky v případě 'provedení' a 'neprovedení' školení. 2 Čeho chceme dosáhnout? Existují v organizaci faktory, které mohou negativně / pozitivně ovlivnit navržené školení? Krátký popis očekávaných přínosů školení. Stanovení nezbytného minima pro dosažení přínosů školení. 3 Kdo bude školen? Výběr účastníků školení. 4 Jaký má být rozsah školení? Stanovení obsahu školení. 5 Kdo má kvalifikaci a je schopen provést školení? Výběr školitelů. 6 Jaký program školení je nejhodnější? Harmonogram. Zahájení. Délka a četnost školení. Problémy při uvolňování účastníků školení. 7 Jaké místo konání je nejvhodnější? Místo a počet účastníků. Místnosti, vybavení, příručky, ostatní zdroje. Stanovení cílů školení Vypracování cílů školení je často mnohem obtížnější, než se na první pohled zdá. Cíle vztahující se ke znalostem (schopnostem) se určují relativně snadno, často je však nutné cíle vztáhnout ke změně znalostí a přístupů. Vypracováváme-li cíle výuky, je důležité si pamatovat, že kritickým bodem je volba takového způsobu komunikace, kdy školitel i účastníci školení vědí, že učení skutečně probíhá (tzv. participativní metody). Všechny cíle školení by měly být popsány z hlediska účastníků školení. Definujeme cílový stav: to, co chceme, aby v důsledku školení byli jeho účastníci schopni dělat, či zlepšovat. Na počátku stanovení každého cíle vám k tomuto může napomoci myšlenka Na konci školení budou účastníci schopni Návrh obsahu školení Obsah školení bude přirozeně vycházet z vypracovaných cílů školení. Obsah by měl odrážet vše, co se bude muset účastník školení naučit, aby dosáhl stanovených cílů. Užitečné je vytvořit si návrh obsahu školení, který slouží jako zásoba nápadů a myšlenek, ze kterých se sestaví konečná verze obsahu, a kontrolní seznam pro ověření úplnosti potřeb školení. Během této fáze přípravy je pro autora obsahu výhodné průběžně se stavět do role účastníka školení. Ověří si tak, že obsah je smysluplný a má odpovídající úroveň (ve vztahu k účastníkům). Vypracování obsahu také zhruba určuje čas potřebný k dosažení plánovaných cílů školení. Často se stává, že čas vymezený pro školení je určen dříve, než jsou stanoveny cíle nebo obsah školení. Je-li vymezený čas příliš krátký, může to vést ke zpochybnění obsahu školení či k jeho nedostatečné hloubce. Také je třeba pamatovat na to, že školitelé mají tendenci překračovat jim vymezenou dobu a je zapotřebí vytvořit dostatečnou rezerv u i pro přestávky a diskusi. Výběr vhodné metody školení Máme-li určeny cíle a obsah školení, je velmi důležité vybrat nejvhodnější metody školení. Zájem a aktivní spolupráce účastníků školení lze zajistit vhodnou kombinací příslušných metod. 15

16 Nejlepších výsledků lze dosáhnout, pokud školitel střídá jednotlivé metody a pokud možno zapojí všechny účastníky v co největší míře - k obvyklé presentaci příspěvků lze vytvářet malé diskusní kroužky, vytvářet skupinové a individuální projekty, vyhodnocovat presentace, vytvářet bloky otázky a odpovědi, atd. Školitel by měl stimulovat, radit a citlivě vést, předat lidem to nejlepší, zadávat úlohy k prohloubení znalostí a pochopení praktických souvislostí a pomáhat účastníkům identifikovat jejich potřeby a pomáhat jim nalézat to, co by mělo být uděláno pro zlepšení jejich znalostí a přístupů. Během kterékoliv části školení je dobré použít více metod. Rovněž je vhodné využívat různých technických prostředků pro snížení jednotvárnosti školení - mluvené slovo, obrázky, videoprojekce, tabule, úlohy k samostatnému zpracov ání apod. Druh vybrané metody závisí na řadě faktorů, mimo jiné na velikosti skupiny, počtu školitelů, prostorov ých a technických omezeních místnosti pro školení atd. Realizace školení Jakým způsobem je školení realizováno, závisí na mnoha faktorech, včetně profilu účastníků, záměrech kursu, materiálech a metodách. Roli hrají rovněž preference školitelů. Je důležité si uvědomit, že nehledě na sebelepší přípravu či realizaci, školení bude úspěšné jen tehdy, když účastníci budou přicházet pozitivně naladěni. Je důležité, aby před účastí na školení byli seznámeni s jeho obsahem, a aby o jeho účelu něco věděli. Nejlepším způsobem je seznámení zaměstnanců s obsahem školení prostřednictvím jejich rozhovoru s přímým nadřízeným, v rámci něhož by jim bylo podáno vysvětlení, proč mají školení navštívit a jaké výsledky se očekávají. Vyhodnocení úrovně školení Vyhodnocení úrovně získaných znalostí je časově náročné a obtížné, přesto je však nezbytné zjistit, zda školení bylo přínosem pro účastníky a zda dosáhlo svých cílů. Vyhodnocení může být uskutečněno různými metodami, od prostého pohovoru s účastníky po skončení školení, až po sledování, zda dochází k realizaci praktické vědomostí získaných při školení a ke snížení spotřeby energie a snížení nákladů. Vyhodnocení poskytuje školiteli také zpětnou vazbu - je měřítkem úrovně jak přípravy, tak vlastní realizace školení. Vyhodnocení je rovněž potřebné pro kraj z hlediska účelnosti vynaložených prostředků na školení. V průběhu vyhodnocení bychom se měli zaměřit na následující oblasti: Jaký je názor účastníků na kvalitu školení? Co považují za užitečné z hlediska obsahu a použitých metod? Pov ažují školení ve vztahu k jejich práci za přínosné? Bylo dosaženo cílů školení? Naučili se účastníci to, co se naučit měli? Aplikovali účastníci získané znalosti v každodenní práci? Jaký vliv měla změna chování na spotřebu energie a výšku nákladů v oddělení, referátu, budově, kde vyškolení pracov níci pracují? 2.10 Dokumentace systému EnMS V následujících kapitolách (3-6) je uveden návrh dokumentace systému managementu hospodaření energií pro objekty v majetku Libereckého kraje. 16

17 3 ENERGETICKÁ POLITIKA Energetická politika Libereckého kraje je deklarována v Územní energetické koncepci Libereckého kraje, která byla projednána v orgánech kraje v první polovině roku Liberecký kraj v souladu s cíli své územní energetické koncepce: má zájem na maximalizaci energetických úspor ve všech spotřebitelských sektorech; podporuje využití obnovitelných a druhotných zdrojů energie na území kraje; usiluje o snižování vlivů spotřeby a výroby paliv a energie na životní prostředí; podporuje další zvýšení efektivního užití energie v objektech v sv ém majetku. Liberecký kraj je zřizovatelem příspěvkových organizací resortů školství, zdravotnictví, sociálních služeb, dopravy a kultury. Příspěvkové organizace jako subjekty s vlastní právní subjektivitou spravují přes 200 objektů, které jsou ve vlastnictví Libereckého kraje. K naplnění uvedených cílů se Liberecký kraj rozhodl zavést ve svém majetku systém managementu hospodaření energií dle normy ČSN EN ISO a: 1. zavazuje se snižovat energetickou náročnost v objektech, jež vlastní; 2. stanovuje si energetické cíle a cílové hodnoty, sleduje a vyhodnocuje plnění těchto cílů a cílových hodnot; 3. zajišťuje dostupnost informací a zdrojů nezbytných pro dosahování cílů a cílových hodnot v oblasti energetické účinnosti; 4. vyzývá jednotlivé příspěvkové organizace a odbory krajského úřadu k součinnosti v dosahování cílů a cílových hodnot v oblasti energetické účinnosti; 5. jedná v souladu s příslušnými práv ními požadavky a dalšími požadav ky, ke kterým se zavazuje ve vztahu k užití a spotřebě energie a energetické účinnosti; 6. podporuje nákup energeticky úsporných produktů a služeb a návrhy na snižování energetické náročnosti v objektech ve svém majetku; 7. komunikuje tuto politiku vůči v šem zaměstnancům a osobám pracujícím pro Liberecký kraj i jeho příspěvkové organizace a veřejnosti; 8. systém management hospodaření energií vyhodnocuje průběžně, a to jednou ročně. V Liberci dne Hejtman Libereckého kraje 17

18 4 POPIS PRACOVNÍCH POZIC 4.1 Představitel vedení pro energetický management Představitel vedení pro energetický management popis pracovní pozice Platí od: Mgr. René Havlík ředitel krajského úřadu Schválil: Organizační zařazení Úsek: Podřízen: Ředitel krajského úřadu Vedoucí oddělení sekretariátu ředitele (nebo jiného příslušného oddělení) Je zastupován: Kvalifikační požadavky Vzdělání: VŠ nebo SŠ (VŠ je výhodou) ekonomického nebo technického směru (se zaměřením na systémy řízení nebo energetiku) Odborné znalosti a dovednosti: Jazyk: Další: Praxe: 2 roky Znalost metod a nástrojů řízení Znalost norem energetického managementu ISO a dalších souvisejících oborových norem Oborové certifikáty ISO (nejsou podmínkou) Práce s PC - MS Office, MS Outlook, internet Řidičský průkaz skupiny B - Popis činnosti Zodpovědný za: vytváření, zavedení, udržování a neustálého zlepšování systému managementu hospodaření energií; identifikování osob, které s ním budou pracovat na podporování činností managementu hospodaření s energií; podávání zpráv o energetické náročnosti vrcholovému vedení; podávání zpráv o výkonnosti EnMS vrcholovému vedení; zajišťování, aby plánování činností managementu hospodaření s energií podporovalo energetickou politiku organizace; určování a sdělování odpovědností a pravomocí umožňujících efektivní management hospodaření s energií; stanovování kritérií a metod potřebných pro zajištění toho, že je provoz a řízení EnMS efektivní; podporování vědomí závažnosti energetické politiky a cílů na všech úrovních organizace. 18

19 4.2 Energetický manager Energetický manager popis pracovní pozice Platí od: Mgr. René Havlík ředitel krajského úřadu Schválil: Organizační zařazení Úsek: Odbor kancelář ředitele (nebo odbor správy majetku) Podřízen: Představitel vedení pro energetický management Je zastupován: Představitel vedení pro energetický management Kvalifikační požadavky Vzdělání: VŠ nebo SŠ (VŠ je výhodou) ekonomického nebo technického směru (se zaměřením na systémy řízení nebo energetiku) Odborné znalosti a dovednosti: Jazyk: Další: Praxe: Praxe je výhodou, není nutná Znalost metod a nástrojů řízení Znalost problematiky měření a vyhodnocování spotřeby energie Znalost norem energetického managementu ISO a dalších souvisejících oborových norem Oborové certifikáty ISO (nejsou podmínkou) Práce s PC - MS Office, MS Outlook, internet Řidičský průkaz skupiny B - Popis činnosti Organizační činnost: pravidelné plánování a vyhodnocování systému managementu hospodaření energií (v rámci přezkoumání vedením), příprava podkladů pro přezkoumání vedením předkládání návrhů na zlepšení systému managementu hospodaření energií v kraji; koordinace realizace přijatých řešení/opatření vytváření a aktualizace příslušných interních norem (týkajících se systému managementu hospodaření energií) sběr dat pro informační systém EnMS provádění kontroly plnění energetických cílů a cílových hodnot v součinnosti s vedením kraje realizovat projekty zlepšování energetické náročnosti udržování registru legislativních požadavků provádění školení všech (vedoucích) pracovníků krajského úřadu a příp. i příspěvkových organizací v oblasti systému hospodaření energií, energetické politiky a cílů Oborové normy: evidence, sledování (změny), zajištění nových norem, osvěta 19

20 5 SMĚRNICE SYSTÉMU MANAGEMENTU HOSPODAŘENÍ ENERGIÍ Směrnice systému managementu hospodaření energií Charakteristika: Platí od: Odpovědná osoba: Související organizační normy: Tato směrnice pojednává o činnostech, postupech a zásadách, které se vztahují k systému managementu hospodaření energií. Umožňuje zaměstnancům Libereckého kraje a jeho příspěvkových organizací, popř. i zástupcům externích subjektů (např. dodavatelům, apod.) získat základní přehled o způsobu řízení hospodaření energií na objektech v majetku kraje. krajský úřad, Působnost: příspěvkové organizace Energetický manager Označení Název ČSN EN ISO 50001:2012 Označení Název Schválil: Mgr. René Havlík ředitel krajského úřadu Systémy managementu hospodaření s energií - Požadavky s návodem k použití Ostatní organizační normy jsou odkazovány v textu. Zpracovává Místo uložení Formuláře/záznamy: Datum změny Popis Změny: 5.1 Definice, pojmy, zkratky norma ISO 50001: soubor požadavků, kterými je zabezpečeno plnění požadavků zajišťujících snižování energetické náročnosti, zlepšování energetické účinnosti a využívání a spotřeby energie. Systém založený na požadavcích této normy je systém managementu hospodaření energií (EnMS). systém řízení - soubor metod, postupů a nástrojů, které využívá kraj k řízení svých aktivit, který mimo jiné zahrnuje prvky systému managementu hospodaření energií. energetická účinnost - poměr, nebo jiný kvantitativní vztah, mezi výstupem činnosti, služby, zboží nebo energie a v stupem energie energetická náročnost - měřitelný výsledek týkající se energetické účinnosti energetický cíl - specifikovaný výsledek nebo soubor stavů, kterých má být dosaženo, aby byla naplňována energetická politika kraje týkající se snížení energetické náročnosti cílová hodnota v oblasti energie - požadavky na energetickou náročnost, podrobně stanovené a kvantifikované na základě energetických cílů, jejichž stanov ení a splnění je nezbytné pro dosažení těchto cílů vedení kraje - Rada Libereckého kraje, ředitel Krajského úřadu Libereckého kraje + kolegium (předkládá zprávy na vědomí radě kraje) 20

21 5.2 Systém managementu hospodaření energií Systém managementu hospodaření základní nástroje, metody a postupy, objektů v majetku Libereckého kraje. Liberecký kraj prostředkem zvyšov ání energií (EnMS) Libereckého kraje specifikuje které se uplatňují při řízení energetické náročnosti Systém managementu hospodaření energií je pro výkonnosti a dosahování stanovených cílů. Obecné zásady systému Systém řízení navazuje na Energetickou politiku. Politiku prosazuje a aktualizuje Vedení kraje na základě podnětů Energetického managera, který je zodpovědný za zavedení systému řízení a jeho uplatňování. Všechny osoby, které pracují pro kraj a jeho příspěvkové organizace jsou pravidelně informovány o energetické politice, která je zveřejněna na internetov é stránce kraje. Systém managementu hospodaření energií prochází pravidelným přezkoumáním. Mechanismy neustálého zlepšování (interní audity, nápravné a preventivní opatření) jsou sdíleny v rámci celého systému řízení Hranice systému Liberecký kraj zahrnuje do systému managementu hospodaření energií veškeré objekty, které vlastní a spravuje prostřednictví svých příspěvkových organizací, a sídlo Krajského úřadu, které mají odběrná místa elektrické energie zemního plynu a dodáv ek tepla z CZT. Nejsou zahrnuty spotřeby lokálního nákupu tuhých, kapalných a plynných paliv (např. uhlí, biomasa, topné oleje, LPG). Cílové hodnoty a akční plány jsou stanovovány především pro objekty, které jsou z hlediska potenciálu zlepšování energetické účinnosti vyhodnoceny jako významné (pokrývající v souhrnu cca 80 % celkové spotřeby energie, resp. mají vysokou měrnou spotřebu energie - na podlahovou plochu, denostupně). 5.3 Energetické plánování Registr legislativních požadavků Registr legislativních požadavků obsahuje přehled příslušných právním předpisů, které mají vztah k užití a spotřebě energie a energetické účinnosti v objektech vlastněných Libereckým krajem. Registr slouží pro identifikaci požadavků, které se dotýkají majetku Libereckého kraje, napomáhá zajišťování jejich plnění a podporuje, aby byly zahrnuty při vytváření, zavádění a udržování EnMS. Registr je udržován v souboru sešitu Excel, kde je uveden název právního předpisu (příp. s hypertextovým odkazem), jeho vliv na činnost kraje a případné poznámky. Za řízení registru legislativních požadavků má zodpovědnost Energetický manager, který: pravidelně (1 x měsíčně) sleduje aktuálnost registru (může využít např. aktualizuje registr na základě legislativních změn, hodnotí dopad legislativních požadavků na provoz Libereckého kraje a objektů v jeho majetku, navrhuje opatření potřebná pro plnění legislativních požadavků Přezkoumání spotřeby energie Energetický manager ve spolupráci se zástupci příspěvkových organizací a případně dalších kompetentních zaměstnanců zajišťuje sběr údajů o spotřebě všech forem energie 21

22 (především elektřina, zemní plyn, CZT) v objektech v majetku kraje a jejich zaznamenáv ání do informačního systému EnMS. K této činnosti jsou primárně využívána vyúčtování centrálních dodav atelů elektřiny a zemního plynu. Dalším sledovaným údajem je především průměrná venkovní teplota za sledované období, z níž jsou určovány denostupně pro vytápění. Energetický manager s využitím informačního systému EnMS energetických auditů a Průkazů energetické náročnosti budov: a zpracovaných zajišťuje analýzu užití energie a její spotřebu, určuje současnou energetickou náročnost zařízení, vybavení, systémů a procesů týkajících se významných užití energie, odhaduje budoucí užití a spotřebu energie (za klimaticky normálních podmínek), a identifikuje a stanovuje priority a příležitosti pro snižov ání energetické náročnosti. Přezkoumání spotřeby energie je aktualizováno minimálně 1 ročně, případně častěji v reakci na zásadní změny budov, jejich užívání, zařízení, vybavení, či systémů Výchozí stav spotřeby energie, ukazatele energetické náročnosti Na základě přezkoumání spotřeby energie a pomocí informačního systému EnMS stanovuje Energetický manager výchozí stavy spotřeby energie vyjádřené ukazateli energetické náročnosti, jimiž jsou: pro vytápění - měrná spotřeba energie (zemní plyn/teplo z CZT/elektřina) na 2 podlahovou plochu a denostupeň v kwh/(m.d ), pro spotřebu elektřiny na jiné využití než vytápění - měrná spotřeba energie na 2 podlahovou plochu v kwh/m. Ukazatele energetické náročnosti jsou aktualizovány minimálně 1 ročně, případně častěji v reakci na zásadní změny budov, jejich užívání, zařízení, vybavení, či systémů Energetické cíle, cílové hodnoty Energetické cíle jsou stanov ovány na základě návrhu Energetického managera s využitím stanovené výchozí spotřeby a ukazatelů energetické náročnosti. Cíle schvaluje Vedení kraje. Vyhodnocování energetických cílů je součástí Přezkoumání vedením. Všechny cíle jsou stanovovány tak, aby vyhovovaly modelu SMART. Takové cíle jsou: a) (S)pecifické - příliš obecné cíle nemají smysl; b) (M)ěřitelné - lze sledovat jejich plnění; c) (A)traktivní - cíle mají mít motivační charakter, zvolené cíle nemají být ani příliš jednoduché, ani příliš složité; d) (R)ealizovatelné - musí být dostupné v šechny zdroje pro plnění cílů; e) (T)ermínované - je přesně stanovená doba splnění cíle. V návaznosti na stanovené energetické cíle stanovuje Energetický manager cílové hodnoty pro jednotliv é objekty v majetku kraje. Tyto cílové hodnoty vedou k dosažení energetických cílů Akční plány EnMS Na základě stanovených cílů a cílových hodnot vytváří Energetický manager ve spolupráci s kompetentními osobami Akční plány EnMS, které zahrnují: 22

23 přiřazení odpovědností; prostředky a časové rámce, v nichž má být jednotlivých cílových hodnot dosaženo; stanovení metod ověřování snižov ání energetické náročnosti; stanovení metod ověřování výsledků. Akční plány jsou dokumentované v registru Akčních plánů a aktualizované nejméně 1 ročně. Obsah a podoba registru je dána vzorem Provoz Zásady hospodaření s energií v objektech Zaměstnanci Libereckého kraje a jeho příspěvkových organizací, kteří jsou zodpovědní za provoz objektů v majetku Libereckého kraje, se řídí obecnými zásadami hospodaření s energií, touto směrnicí a pokyny Energetického managera. Přehled základních energeticky úsporných opatření a zásad chování uživatelů v budovách je uveden v Příloze 1 této směrnice a patří k základům hospodárného nakládání s energií v objektech v majetku Libereckého kraje. Odpovědní zaměstnanci informují Energetického managera o provedených energetických auditech, průkazech energetické náročnosti budov, kontrolách účinnosti kotlů, inspekcích klimatizačních soustav a podobných studií, posudků atd., které se týkají spotřeby energie v objektech Libereckého kraje. Zároveň mu předají výstupy (zprávu) z těchto činností a to pokud možno v elektronické podobě Nákup energetických služeb, produktů, vybavení a energie Při plánování rekonstrukce (i dílčí) objektů, nákupu nebo renovace jejich zařízení s významným vlivem na svou energetickou náročnost bere Liberecký kraj a jeho příspěvkové organizace v úvahu potenciální přínos této činnosti pro snižování energetické náročnosti a řízení provozu. Kde je to vhodné, jsou požadavky na snížení energetické náročnosti začleněny do specifikace, návrhu a nákupních činností relevantních projektů. Při nakupování energetických služeb, produktů a vybavení s potenciálním vlivem na významná užití energie přihlíží Liberecký kraj a jeho příspěvkové organizace k vlivu nakupovaného na energetickou náročnost. Tam, kde je to možné a účelné, jsou součástí hodnotících kriterií nákupu i kritéria pro posuzování užití a spotřeby energie a energetické účinnosti v rámci plánované nebo očekávané provozní životnosti nakupovaných produktů, vybavení a služeb spotřebov ávajících energii, u kterých se očekává, že budou mít významný vliv na energetickou náročnost Libereckého kraje a/nebo jeho příspěv kových organizací. Při plánování a přípravě investiční akce, u které se očekává, že bude mít významný vliv na energetickou náročnost, informuje odpovědný zaměstnanec Energetického managera a koordinuje s ním další postup nákupu a případné stanovení a zařazení kritérií pro posuzování užití a spotřeby energie a energetické účinnosti. Např. při nákupu nového kotle by měla být součástí zadání jeho minimální požadovaná účinnost spalování a jedno z kritérií by mělo hodnotit účinnost nabízeného zdroje. 23

24 5.4.3 Komunikace K interní komunikaci ohledně EnMS a školení zaměstnanců, kteří mají vliv na významná užití energie, je využíván především interní informační systém a další běžné procesy komunikace mezi jednotlivými složkami Krajského úřadu a příspěvkovými organizacemi. Mezi důležité body této komunikace patří sdělování odpovědností a pravomocí v rámci plnění požadavků EnMS zaměstnancům, kteří mají vliv na významná užití energie, přínosů snížené energetické náročnosti a chování přispívajícího k dosahování energetických cílů a cílových hodnot. Interní komunikace o energetické náročnosti a EnMS je pravidelně vyhodnocována v rámci Přezkoumání v edením. Energetický manager navrhuje potřebná školení zaměstnanců Libereckého kraje a jeho příspěvkových organizací v oblasti hospodaření energií Řízení dokumentace a záznamů V rámci systému dokumentace je pevně stanovená struktura dokumentů (včetně záznamů) a postupy pro jejich vytváření, schvalování, změnu, či rušení a seznámení s nimi. Pro příslušné dokumenty je popis postupů uveden v této směrnici - např. registr legislativních požadavků kap , akční plány EnMS kap , interní audity kap , nápravná a preventivní opatření kap Přezkoumání systému managementu EnMS vedením Přezkoumání vedením Libereckého kraje se rozumí identifikace klíčov ých příležitostí a možností zlepšení systému managementu hospodaření energií, které povedou k neustálému zlepšování energetické náročnosti v objektech v majetku Libereckého kraje. Přezkoumání zajišťuje, že EnMS je uplatňován efektivně. Liberecký kraj si stanovil interval přezkoumávání 1 rok. Přezkoumání je realizováno formou pravidelné porady, kterou svolává Představitel vedení. Porady se účastní Ředitel krajského úřadu, Vedoucí příslušných odborů a Energetický manager. Na poradu je možno dle potřeby přizvat libovolné zaměstnance krajského úřadu a příspěvkových organizací Libereckého kraje. Obsah a struktura Přezkoumání vedením je stanovena vzorem. Energetický manager je odpovědný za přípravu Přezkoumání vedením, včetně zařazení bodů nad rámec standardního obsahu Přezkoumání vedením. Standardní součástí přezkoumání vedením je i hodnocení souladu systému s požadavky předpisů a dalšími identifikov anými požadavky (na základě proběhlých auditů, apod.). 5.6 Neustálé zlepšování Interní audity Je-li zaveden systém provádění interních auditů, které slouží nejen k pravidelnému hodnocení efektivnosti systému managementu hospodaření energií (jednotlivých procesů a oblastí), ale také k odhalování potencionálních příčin problémů a možných oblastí zlepšení. Interními audity Liberecký kraj zjišťuje především, že EnMS: je v souladu s plánovanými opatřeními managementu hospodaření s energií, včetně požadavků normy ISO 50001; je v souladu se stanovenými energetickými cíli a cílovými hodnotami; 24

25 je efektivně zaveden a udržován a snižuje energetickou náročnost. Za provádění interních auditů je odpovědný Vedoucí auditor, kterého jmenuje Představitel vedení. Představitel vedení může jmenovat i další interní auditory. Zaznamenáv ání zjištění a výsledků z interních auditů provádí Vedoucí auditor nebo členov é auditního týmu. Úplnost tzn., že byly zaznamenány všechna zjištění a výsledky ověřuje Vedoucí auditor Popis neshody Neshody jsou výstupem zjištění auditu. požadavku. Neshoda má tři atributy: Neshoda je definována jako nesplnění a) Požadavek - požadavek na systém je určen v této dokumentaci EnMS, v normě ISO 50001, popř. v jiných relevantních dokumentech (technické specifikace, zákonné předpisy, apod.) b) Nesplnění - musí být zjištěno během auditu (uvádí se odkaz na zdroj požadavku např. číslo interního předpisu, odkaz na ustanovení ISO 50001) c) Důkaz - musí být nalezen během auditu a zaznamenán (např. číslo smlouvy, objednávky, projektu) Popis činností při provádění interního auditu Zahajovací schůzka Účelem zahajovací schůzky je opětovně seznámit představitele auditovaného úseku s kritérii, rozsahem a časovým průběhem a metodami auditu, přičemž časový průběh auditu lze upřesnit. Dále upozornit představitele auditovaného úseku/oblasti/procesu na poskytnutí součinnosti k vykonání auditu. Zahajovací schůzky se účastní Vedoucí auditor a příp. další interní auditoři a představitelé auditovaných úseků/oblastí (vedoucí nebo jím pověřená osoba). Audit V souladu se stanoveným programem auditu provádějí členové auditního týmu audit na určeném úseku/oblasti/procesu podle specifikace auditu. Audit se provádí zejména dotazováním a řízeným rozhovorem, sledováním činností a podmínek a kontrolou dokumentace auditovaných útvarů, procesů a činností. V případě zjištění neshody si auditor zaznamená požadavek, jeho nesplnění a objektivní důkaz. Při auditu dává auditor auditovaným příležitost se k neshodě vyjádřit. Vedoucí auditor rozhoduje o záv ažnosti neshody, které rozděluje na: a) pozorování, nebo b) závažné neshody (na které je potřeba vystavit nápravné a preventivní opatření NPO). Všechny zjištění a neshody zaznamená auditor do Protokolu o interním auditu (Příloha 2 Směrnice). Vedoucí auditor zaznamenává veškeré další významné skutečnosti (neposkytnutí součinnosti, významné zjištění, apod.) v průběhu auditu do Protokolu interního auditu. Závěrečná schůzka a ukončení auditu Účelem závěrečné schůzky je zhodnotit průběh interního auditu a přednést zjištění z auditu. V rámci schůzky Vedoucí auditor prezentuje průběh auditu, informuje 25

26 o nalezených neshodách. Může být vymezen prostor pro otázky zaměstnanců auditovaného/ých úseků/oblastí. Vedoucí auditor následně shrne zjištění z auditu a prohlásí interní audit za ukončený. Závěrečné schůzky se účastní Vedoucí auditor a členov é auditního týmu a představitelé (vedoucí nebo jím pověřená osoba) auditovaných úseků/oblastí Zpracování výstupů interního auditu Vedoucí auditor zpracuje po ukončení auditu Protokol o interním auditu do konečné podoby, dbá zejména na shrnutí interního auditu s následnými doporučeními. V přiměřené době po ukončení auditu jej pak doručí osobám určeným v rozdělovníku auditu (vždy však Řediteli krajského úřadu, Energetickému managerovi, členům auditního týmu a představitelům úseků/oblastí (odpovědná osoba), na kterém byl interní audit prováděn). Po zpracování protokolu interního auditu se audit považuje za ukončený Vyhodnocení auditů Energetický manager zpracovává hodnocení z interních auditů, které slouží jako vstup k přezkoumání systému managementu hospodaření energií vedením společnosti Nápravná a preventivní opatření Postup pro Nápravná a preventivní opatření řeší vypořádání identifikovaných závažných problémů (neshod) systému nebo potencionálních, tj. ještě nevzniklých neshod, stanovuje odpovědnosti, posloupnost kroků při řešení, vyhodnocení efektivnosti přijatého opatření, apod. Neshodou se rozumí nesplnění specifikovaného požadavku. Neshodou může být rovněž výskyt nějakého problému v rámci hospodaření energií Informace o neshodách Odhalování neshod, potenciálních neshod a jejich řešení je jednou z hlavních odpovědností řídících pracovníků Libereckého kraje a jeho příspěvkových organizací, potažmo v šech zaměstnanců. Mezi zdroje informací pro identifikaci neshod patří: a) výsledky měření (např. energetických cílů, cílových hodnot apod.), b) interní audity, c) závěry z přezkoumání vedením, analýzy údajů a hodnocení souladu, d) informace od partnerů, dodavatelů, e) výsledky realizace a přezkoumání minulých nápravných a preventivních opatření, f) informace od zaměstnanců, a g) veškeré další prostředky, které vedou k předcházení a řešení neshod Oznámení neshody Pokud neshodu odhalí kterýkoli zaměstnanec, bez zbytečného odkladu s ní seznámí Energetického managera. Energetický manager vyplní se zaměstnancem část A formuláře pro nápravná a preventivní opatření (Příloha 3 Směrnice). V poli Popis 26