Povinnosti ředitele při archivaci školních dokumentů

Transkript

1 Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích Pedagogická fakulta Oddělení celoživotního vzdělávání Závěrečná práce Povinnosti ředitele při archivaci školních dokumentů Vypracoval: Mgr. Miroslav Kruba Vedoucí práce: PhDr. Miloš Beneš České Budějovice 2016

2 Prohlášení Prohlašuji, že svoji závěrečnou práci jsem vypracoval samostatně pouze s použitím pramenů a literatury uvedených v seznamu citované literatury. Prohlašuji, že v souladu s 47b zákona č. 111/1998 Sb. v platném znění souhlasím se zveřejněním své závěrečné práce, a to v nezkrácené podobě elektronickou cestou ve veřejně přístupné části databáze STAG provozované Jihočeskou univerzitou v Českých Budějovicích na jejích internetových stránkách, a to se zachováním mého autorského práva k odevzdanému textu této kvalifikační práce. Souhlasím dále s tím, aby toutéž elektronickou cestou byly v souladu s uvedeným ustanovením zákona č. 111/1998 Sb. zveřejněny posudky školitele a oponentů práce i záznam o průběhu a výsledku obhajoby kvalifikační práce. Rovněž souhlasím s porovnáním textu mé kvalifikační práce s databází kvalifikačních prací Theses.cz provozovanou Národním registrem vysokoškolských kvalifikačních prací a systémem na odhalování plagiátů. V Českých Budějovicích dne 10. června 2016 Jméno a příjmení: Mgr. Miroslav Kruba

3 Anotace Tato práce je zaměřena na oblast spisové služby na malé škole. Na základě vymezených pojmů charakterizuje evidenci a zpracování došlých i vlastních dokumentů, označování spisovými a skartačními znaky, podepisování a odesílání dokumentů, jejich archivaci a průběh spisového a skartačního řízení školy. Nedílnou součástí práce je řada vzorů písemností potřebných při archivačních úkonech. V práci nebyla podrobněji rozvedena problematika digitálních dokumentů a elektronických podatelen, vzhledem k obsáhlosti tématu. Klíčová slova: Spisovna, skartace, archiv, skartační řád, podací deník Abstract This work is focused on the area of file services at a small school. On the basis of defined terms it characterizes the registration and processing of incoming and own documents, labeling documents with a file shredding and signs, signing and sending documents, their archivation and processing documentation rules and shredding regulations of a school. An integral part of the work is a series of patterns of documents, required when archiving operations. In the work was not specified in detail the issue of digital documents and electronic registries, because of the width of the topic. Key words: register office, shredding, archive, shredding regulations, forwarding book

4 Poděkování Rád bych poděkoval svému vedoucímu závěrečné práce PhDr. Miloši Benešovi za odborné vedení, za pomoc a cenné rady při zpracování této práce.

5 Obsah 1 Úvod Archivnictví Vymezení pojmů Co říká zákon? Školní doklady povinné Školní předpisy doporučené Spisovna Vytváření dokumentů Příjem dokumentů Evidence dokumentů Tvorba spisu Vyřizování dokumentů a spisů Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek Odesílání dokumentů Ukládání dokumentů Skartační řízení Skartační lhůta Skartační návrh Vyřazení dokumentů Průběh skartačního řízení Spisový a skartační řád Kapitoly spisového řádu - příklad Archivy a podřízené úřady Závěr Použité zdroje Přílohy Příloha č. 1 - Spisový a skartační plán Příloha č. 2 - Vzor podacího razítka Příloha č. 3 Vzor podacího deníku Příloha č. 4 - Vzor pověření vedením spisovny Příloha č. 5 - Přehled razítek používaných v organizaci Příloha č. 6 Vzor skartačního návrhu

6 Příloha č. 7 - Seznam dokumentů navržených ke skartaci Příloha č. 8 Vzor trvalého skartačního souhlasu Příloha č. 9 Protokol o skartačním řízení Příloha č. 10 Souhlas ke zničení dokumentů Příloha č. 11 Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Příloha č Vzor návrhu na předání dokumentů archivu Příloha č Hlavička spisového řádu Příloha č. 14 Seznam státních oblastních a okresních archivů

7 1 Úvod Veškerá problematika archivace školních dokumentů není pro vedoucí pracovníky na malé škole, podle mého názoru, příliš oblíbená činnost. Z vlastní zkušenosti vím, že řada již vyřízených dokumentů zůstává na školách celá desetiletí a proces skartačního řízení se většinou řeší až při změně na postu ředitele nebo při sloučení, či zániku škol. Je to jistě způsobeno i tím, že na malých školách není dostatečné množství pracovníků, kteří by se chtěli nebo mohli celým skartačním řízením zabývat. Téma skartačního řízení jsem si vybral hlavně proto, že mým koníčkem je tvorba rodokmenů, které významně souvisí s procházením matrik a archivů několik desítek až stovek let starých. Vím tedy, jak je někdy složité dohledat zajímavé informace, a to jen proto, že řada dokumentů není předána oblastním archivům. Cílem mé práce je informovat čtenáře o povinnosti uchovávat dokumenty, umožnit jejich výběr a podat jakýsi ucelený přehled o celém skartačním řízení. S využitím zpracovaných příloh by neměl být celý tento proces složitý. Toto téma je důležité pro mě i proto, abych si sám pro sebe vytvořil přehled úkonů, které musí být při skartačním řízení splněny. Hlavním zdrojem informací pro tuto práci byl především zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění a dále vyhláška 283/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Věřím, že mi tato práce pomůže utřídit si dosavadní vědomosti a získat nové poznatky v oblasti archivnictví. 7

8 2 Archivnictví Současné archivnictví a archivy se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění a dvěma prováděcími vyhláškami: Vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. a Vyhláška č. 283/2014 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Činnost archivní sítě České republiky řídí Odbor archivní správy ministerstva vnitra. Archivy tvořící archivní síť se člení na veřejné archivy a soukromé archivy. Do skupiny veřejných archivů patří Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávných celků. 3 Vymezení pojmů Archivnictví je obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní. Archiv je zařízení vzniklé podle zákona o archivnictví a spisové službě, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Trvalou dokumentární hodnotu posoudí příslušný archiv. Při ukončení činnosti původce přechází povinnost zabezpečit archiválie na právního nástupce nebo na orgány pověřené likvidací. V případě, že není právní nástupce, převezme archiválie příslušný archiv. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. 8

9 Dokument je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. Původce je každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán. Skartační řízení je postup plánovitého vyřazování dokumentů nadále nepotřebných pro činnost původce a posuzování jejich dokumentární hodnoty. Písemnosti se posuzují dle kritérií stanovených pro archiválie, archiválie se odevzdávají do archivní péče a zničí se ty dokumenty, které nemají trvalou dokumentární hodnotu. Spis je ucelený soubor dokumentů k jedné věci včetně interních záznamů, stanovisek, konceptů, které zachycují genezi 1 následného výstupu. Spisový řád je vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Archivní a skartační řád stanovuje způsob provedení výběru dokumentů, tedy oddělení dokumentů s trvalou hodnotou (archiválií) od dokumentů bezvýznamných, určených ke zničení, a způsob práce s archiváliemi. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spisový a skartační plán obsahuje věcně členěnou typologii dokumentů původce označenou spisovými znaky, rozšířenou o skartační znaky a lhůty. Spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. 1 Geneze = vznik, proces vznikání, zrod, původ 9

10 Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Označuje se číslicí za skartačním znakem a vyjadřuje dobu, po kterou je nutné dokumenty uchovávat. Skartační návrh je písemný návrh na vyřazení dokumentů s uplynulou skartační lhůtou, obsahuje žádost o provedení skartačního řízení a seznam písemností s uplynulou skartační lhůtou. Skartační návrh se předkládá příslušnému archivu pověřenému dohledem nad vyřazováním dokumentů. Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen. 1. Skartační znak "A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. 2. Skartační znak "S" (skartace) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení navržen ke zničení. 3. Skartační znak "V" (výběr) označuje dokument, jehož dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a který bude ve skartačním řízení znovu posouzen a následně zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S. 4 Co říká zákon? Zdroj: Novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění zákona č. 424/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech a další související zákony. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování ( 3 odst. 1j). Školy mohou zřizovat specializované archivy ( 51 odst. 1). Školy vykonávají spisovou službu pouze v omezeném rozsahu. Školy vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení 64 odst. 1 až 3 a 8, 65 odst. 1 až 4, 67, 68 odst. 1, 68a a 69a. ( 63 odst. 2). 10

11 Školy vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě ( 63 odst. 2). 4.1 Školní doklady povinné Dle 28 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), musí školy a školská zařízení vést podle povahy své činnosti tuto dokumentaci: a) rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v 147, b) evidenci dětí, žáků nebo studentů (dále jen "školní matrika"), c) doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, d) vzdělávací programy podle 4 až 6, e) výroční zprávy o činnosti školy, f) třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu, g) školní řád nebo vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin, h) záznamy z pedagogických rad, i) knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky, j) protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy, k) personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci 2 a další dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy. 3 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění - ukládá účetním jednotkám, což je i škola, uschovávat záznamy pro účely vedení účetnictví jako jsou: účetní závěrka a výroční zpráva (po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají), účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy (po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají), 2 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění. 3 Například 50 a 52 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů. 11

12 4.2 Školní předpisy doporučené Školy a školská zařízení vedou řadu dokumentů, které jsou nutné k provozování školní činnosti. Mezi takové dokumenty může patřit řada směrnic, korespondence s rodiči, či zřizovatelem, individuální plány, evidence pracovní doby, kárná řízení a mnoho dalších. Ukázkový výčet možných dokumentů, které nějak souvisí se školní činností, je uveden v příloze č. 1 a je součástí spisového a skartačního plánu. 5 Spisovna Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Jedná se tedy o místo, kam původce odkládá své dokumenty a uchovává je od svého doručení (vzniku) až do doby, než proběhne skartační řízení. Dokumenty se do spisovny ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument u sebe déle. Způsob uložení spisů ve spisovně je vymezen spisovým plánem, zpravidla kombinovaný se skartačním plánem (spisový a skartační plán), kde je písemná produkce původce rozvržena do věcných skupin, která má každá přiřazen skartační znak a skartační lhůtu (viz příloha 1). Budova, v níž je umístěna spisovna nebo správní archiv, musí splňovat tyto podmínky: ( 68, odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb.) a) prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi, b) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje, c) prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů, d) prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály pro uložení dokumentů, e) prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby. Spisovnou může být i uzamykatelná skříň. Je třeba ale zabezpečit dokumenty tak, aby nebyly ohroženy. Prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu 12

13 nepovolaných osob. Nesmí být uloženy na zemi a ohroženy povodněmi. V prostorách nesmí vést rozvody vody tepla, plynu, kanalizace. S fungováním spisovny se mohou rozlišovat i dva termíny, které na sebe navzájem navazují: Spisová služba - sleduje dokument, jeho oběh a vyřízení, respektive vyřazení v jeho živé, úřední fázi. Archivní služba - je orientována na veškeré činnosti související se správou a využíváním dokumentů převzatých následně pro jejich trvalou dokumentární hodnotu (tedy už archiválií) od různých původců do příslušného typu archivu jako místa jejich definitivního uložení. 6 Vytváření dokumentů Pro účely této práce jsem použil vyhlášku č. 283/2014 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, která je novelou vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Podrobně upravuje výkon spisové služby. Je závazná pro určené původce. S její pomocí si však i neurčení původci mohou vytvořit vlastní spisový i skartační řád. 6.1 Příjem dokumentů 2-6 Vyhláška zde řeší místo příjmu, možnosti analogové a elektronické komunikace, formu dokumentů v písemné i digitální podobě, vysvětluje nakládání s dokumenty obsahující tzv. škodlivý kód, ověření elektronických podpisů 4 aj. Dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném, např. sekretariát či podatelna. Dokument může být v digitální či analogové formě, může pocházet i z telefonického či ústního podání mimo podatelnu. Pro takto doručený dokument původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo bezodkladné provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí dokumentů příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce. 4 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění zákona č. 440/2004 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb. 13

14 Podací razítko Každý přijatý dokument v analogové podobě se opatří v den doručení otiskem podacího razítka (viz příloha č. 2), které obsahuje povinné údaje: ( 3 odst. 3 vyhlášky č. 283/2014 Sb.) název původce, kterému byl dokument doručen, datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje, počet listů doručeného dokumentu, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu a počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě. Dokument, dále může obsahovat nepovinné údaje např. značku zpracovatele, spisový znak, skartační znak a lhůtu, předchozí a následné číslo jednací. Číslo jednací - obsahuje zkratku názvu instituce, pořadové číslo zápisu v podacím deníku, označení kalendářního roku, v němž byl dokument evidován. Otevírání zásilek a uchovávání obálek Pokud je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě, nebo je dokument v souladu s jiným právním předpisem 5 doručován původci do vlastních rukou, zabezpečí zaměstnanec jeho zaevidování a obálka se v těchto určených případech ponechává jako jeho součást. 5 Například 40 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, 334 odst. 1 a 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, 113 odst. 3 zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), 19 až 21 zákona č. 500/2004 Sb. 14

15 Soukromé, či úřední dokumenty Písemnosti, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu, se považují za soukromé a předávají se adresátovi neotevřené. Pokud po otevření dopisu zjistí, že písemnost má úřední charakter, zabezpečí jejich dodatečné zaevidování v podatelně. Pokud je na prvním místě uvedena adresa organizace, jedná se o úřední dokument a je s ním i tak nakládáno. 6.2 Evidence dokumentů 8-11 Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Dokumenty, které jsou doručeny elektronicky např. přes datovou schránku, je doporučeno je vytisknout a nadále s nimi nakládat jako s dokumenty v listinné podobě. Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v listinné podobě je podací deník. Datové schránky K přístupu do datové schránky školy je oprávněn statutární orgán právnické osoby, pro kterou byla datová schránka zřízena. Tento statutární orgán může pověřit přístupem další osoby, zejména tzv. administrátora. Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky se do ní přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů a je povinna zacházet s přístupovými údaji tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Tento dokument má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou. Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba podle předchozího odstavce ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Vzhledem k této skutečnosti je administrátor povinen kontrolovat obsah datové schránky alespoň jednou týdně. Datové zprávy se archivují v digitální i tištěné podobě. V digitální podobě jsou ukládány do adresáře Dokumenty, podadresář Datové schránky. 15

16 Podací deník Jedná se o knihu vytvořenou ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označenou názvem původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů. Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvale a čitelně. Chybné zápisy se škrtají tak, aby zůstaly čitelné, oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo opravu provedl. Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýznamné dokumenty, jako pozvánky, oznámení, reklamní nabídky, apod. Podací deník (příloha č. 3) nebo elektronický systém spisové služby obsahuje různé rubriky: pořadové číslo dokumentu, datum doručení, nebo vytvoření, pokud je v digitální podobě datum, kdy byl dodán do datové schránky, údaje o odesílateli; v případě vlastního dokumentu se uvede slovo Vlastní, u úředních dopisů číslo jednací počet listů a počet příloh stručný obsah dokumentu přiděleno komu/dne údaje o vyřízení dokumentu; vyřízeno odesláno, případně jak spisový znak, skartační znak, skartační lhůta u dokumentů v digitální podobě jednoznačný identifikátor 6.3 Tvorba spisu 12 Spis se vytváří spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Spisovou značkou je: a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu, b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo c) jiné označení. 16

17 6.4 Vyřizování dokumentů a spisů 14 Veřejnoprávní původce zajistí vyřízení dokumentu, popřípadě spisu jím pověřenou fyzickou osobou. Pověření zaměstnance k vyřizování dokumentů se činí písemně a je o tom veden zápis. (viz příloha č. 4) Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, em, faxem, ústně), učiní o tom zaměstnanec, který ho vyřizuje, záznam. Kopii vyřízení připojí k vyřízenému dokumentu. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, dokument se označí spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou. Záznam o vyřízení dokumentu, včetně uvedení spisového a skartačního znaku, se poznamená do podacího deníku. Je povinností každého zaměstnance, který dokument vyřizuje, tyto údaje do podacího deníku sdělit. Veškeré dokumenty, které se týkají stejné věci, se spojují a tvoří spis. 6.5 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek 17 Dokument podepisuje pověřený zaměstnanec. Podepsaný dokument se opatří otiskem úředního razítka. U razítek, která se používají v organizaci, se vede samostatná evidence, která obsahuje otisk razítka s uvedením jména a příjmení zaměstnance a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá (viz příloha č. 5). Razítka se vyřazují jen v rámci skartačního řízení např. při ztrátě, opotřebení, změně údajů apod. Razítka používaná školou Úřední razítko se státním znakem se užívá na stanovené tiskopisy vedené školou a na správní rozhodnutí ředitele školy. Na přední stranu vysvědčení se užívá razítko dlouhé, bez státního znaku. Při korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Veškerá razítka se předávají proti podpisu pracovníkovi, který s nimi disponuje a chrání je před zneužitím. Kulaté razítko je uloženo v trezoru. Za trezor odpovídá sekretářka školy nebo jiný pověřený pracovník. Kulaté razítko jsou oprávněni používat: ředitel školy, zástupce ředitele, sekretářka školy. Případnou ztrátu úředního razítka oznámí škola neprodleně Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. 17

18 6.6 Odesílání dokumentů 18 Odesílání dokumentů je zajišťováno prostřednictvím výpravny, elektronické podatelny, nebo datové schránky. Veřejnoprávní původce zajistí před odesláním datové zprávy kontrolu případného výskytu škodlivého kódu. 6.7 Ukládání dokumentů 19 Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné dokumenty včetně vlastních kopií, jsou příruční registratury jednotlivých pracovníků. Všechny vyřízené a již nepotřebné spisy a dokumenty musí být po dobu trvání skartační lhůty uloženy podle věcných skupin a spisových znaků na místě vyhrazeném, tzn. Ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby. 7 Skartační řízení Jedná se o řízení, při kterém se přijaté, či vlastní prací organizace vytvořené dokumenty, předají ke skartaci nebo k archivaci u příslušného oblastního archivu. Při vyřízení nebo ztrátě platnosti dokumentu se u každého označí skartační znak a lhůta. Předpokladem skartačního řízení je předchozí řádná evidence a uložení dokumentů ve spisovně. Bez skartačního řízení nelze ničit žádné dokumenty. 7.1 Skartační lhůta Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem a určuje dobu, po kterou je nutné dokument ve škole uchovávat z důvodů správních a provozních a vyjadřuje se počtem let, počítaných od 1. ledna následujícího roku po dni vyhotovení či vyřízení nebo ztrátě platnosti písemnosti. Nejčastější jsou lhůty pětileté až desetileté, u některých osobních materiálů se doporučují delší skartační lhůty (např. mzdové listy - 30 let, u pracujícího důchodce 10 let). Z dikce zákona č. 499/04 Sb., o archivnictví a spisové službě v obecné rovině vyplývá, že kdo produkuje archiválie, ten určí lhůty pro jejich archivování (nestanoví-li zvláštní zákon jinak). Je proto vhodné, aby si škola vyrobila seznam písemností, které produkuje či eviduje a navrhla dobu jejich uložení. Před zapracováním do vnitřní směrnice je dobré tento seznam konzultovat s příslušným okresním archivem. 18

19 U spisových celků se skartační lhůta stanovuje po dni vyhotovení nebo vyřízení nebo ztrátě platnosti nejmladší písemnosti. V případě potřeby je možno, po dohodě s příslušným archivním orgánem, ponechat dokument na škole déle, než uvádí příslušná skartační lhůta. 7.2 Skartační návrh Pověřený pracovník vypracuje skartační návrh (viz příloha č. 6), kterým škola požádá příslušný okresní archiv o odbornou archivní prohlídku, při které se posoudí dokumentární hodnota dokumentů navrhovaných k vyřazení. Ke skartačnímu návrhu se připojí seznam dokumentů určených k vyřazení (viz příloha č. 7). Dokumenty v něm budou rozděleny podle skartačních znaků A a S. Ze seznamů bude patrné, které dokumenty byly původně zařazeny pod skartačním znakem V. Skartační návrh podepisuje ředitel školy (nebo jím zmocněný pracovník), dále jej podepisuje pověřený pracovník a členové skartační komise. Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá příslušnému okresnímu archivu, se žádostí o posouzení a návrhem termínu archivní prohlídky. Archivem příslušným pro skartační řízení škol na území okresu České Budějovice je Státní okresní archiv České Budějovice. Trvalý skartační souhlas Příslušný archiv může na základě žádosti původce vydat trvalý skartační souhlas (viz příloha č. 8) na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií. Na vydání takového souhlasu se vztahuje správní řád, vydává se tedy formou rozhodnutí a není na něj právní nárok. V případě zániku původce vydaný souhlas nepřechází na právního nástupce. Souhlas může být vydán na dobu omezenou nebo neomezenou a o vyřazování dokumentů na základě trvalého skartačního souhlasu musí být vždy původcem učiněn úřední záznam obsahující rozsah vyřazovaných dokumentů a s uvedením, z kterých let pocházejí. Trvalý skartační souhlas je definován v 15 odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. 19

20 7.3 Vyřazení dokumentů Po odborné archivní prohlídce se sepíše skartační protokol (viz příloha č. 9), který obsahuje soupis dokumentů určených jako archiválie s jejich zařazením do kategorie v archivní evidenci, a soupis dokumentů, které lze skartovat, přičemž: Dokumenty skupiny S, na které bylo vydáno skartační povolení, musí být zničeny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby. Dokumenty skupiny A zůstanou uloženy ve škole do té doby, dokud je protokolárně neodevzdá v dohodnutém termínu k trvalému uložení do příslušného okresního archivu. Sepsání, označení, zabalení nebo uložení do krabic a stěhování archiválií zajišťuje škola. Ve skartačním řízení se postupuje dle vzorů uvedených v přílohách. 7.4 Průběh skartačního řízení 1. Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze spisoven, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost školy dále nepotřebné. 2. Pověřený zaměstnanec (případně skartační komise) rozdělí dokumenty podle jejich označení skartačními znaky do skupin A a S. Dokumentům označeným skartačním znakem V jsou přiřazeny buď znak A nebo S. Tyto dokumenty se v předávacích seznamech zapíší na konec skupin A a S, aby byl zřejmý jejich původní znak. 3. Pověření zaměstnanci dále vypracují skartační návrh, ve kterém požádají příslušný archiv o odbornou archivní prohlídku. Ve skartačním návrhu se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A a zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Vyřazovaná úřední razítka jsou odepsána z evidence školy a jejich soupis se připojí ke skartačnímu návrhu. 4. Skartační návrh podepisuje ředitel nebo jím pověřený zaměstnanec. 5. Na základě předloženého skartačního návrhu provede příslušný archiv odbornou archivní prohlídku. Při prohlídce se posuzuje, zda dokumenty skupiny A odpovídají kritériím stanoveným právními předpisy, zda dokumenty skupiny S opravdu nemají trvalou dokumentární hodnotu a zda dokumenty skupiny V byly správně zařazeny do skupin A a S. 20

21 6. Po odborné archivní prohlídce sepíše pověřený zaměstnanec příslušného archivu skartační protokol (viz příloha č. 9), který obsahuje konečné vyjádření a vydá povolení ke zničení dokumentů skupiny S (viz příloha č. 10). 7. Na základě protokolu o skartačním řízení zabezpečí škola zničení dokumentů zařazených ve skupině S, a to tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Veškeré náklady s tím spojené nese původce. 8. Dokumenty skupiny A budou protokolárně převedeny do příslušného archivu (viz příloha č. 11). 9. Veškeré doklady o skartačním řízení (skartační návrh, protokol o skartaci, předávací protokol, potvrzení o převzetí, zápis o zničení) jsou uloženy ve škole. 10. Škola je povinna umožnit příslušnému archivu odborný dohled na výkon spisové služby. 8 Spisový a skartační řád Každá organizace, která je dle 3, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě povinna uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, si vytváří svůj spisový a skartační řád sama a text této směrnice si musí přizpůsobit na své podmínky. Vytvořený materiál je vhodné konzultovat s příslušným okresním archivem. 8.1 Kapitoly spisového řádu - příklad 1) Úvod a všeobecná ustanovení Tato část by měla obsahovat: Pro jakou organizaci se tento řád vydává. Z jakého zákona vychází a podle kterých vyhlášek se bude řídit. Za jakým účelem se řád vydává a že je závazný pro všechny zaměstnance organizace. Co je považováno za dokumenty. (Např.: veškeré písemné, obrazové, zvukové elektronické a jiné záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, které vznikly z činnosti školy, nebo jí byly doručeny). 21

22 2) Příjem dokumentů Tato část by měla obsahovat: Kdo, kde a jak přebírá jednotlivé dokumenty (podrobněji v kapitole této práce) Co vše a jak se eviduje v podací knize (podrobněji v kapitole této práce) Informace o podacím razítku Jak se má zacházet s dokumentem, který má na prvním místě jméno fyzické osoby a je tedy považován za soukromý 3) Základní pojmy Zde je vhodné vypsat pojmy užívané ve spisovém řádu. (blíže viz kapitola 3) 4) Evidence dokumentů Tato část by měla obsahovat: Jakým způsobem mají být veškeré dokumenty úřední povahy doručené škole nebo jejím zaměstnancům a rovněž i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti školy evidovány v podacím deníku. Do podacího deníku se dokumenty zapisují v numerickochronologickém pořádku. Pro jaké dokumenty je vedena zvláštní evidence - např. třídní výkazy, katalogové listy, třídní knihy, rozvrhy hodin, knihy zápisů pedagogických porad, vysvědčení, knihy úrazů, knihy stížností, účetní agenda a další. Co a jak se zapisuje do podacího deníku. Zápisy v podacím deníku se provádí trvalým způsobem a čitelně. Chybné zápisy se nepřelepují, ale škrtají se tak, aby zůstaly čitelné i po zrušení. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl. 5) Rozdělování a oběh dokumentů Dokumenty zaevidované v podacím deníku pověřená osoba rozdělí a předá zaměstnanci školy určenému k vyřízení dokumentu, který jeho převzetí potvrdí. Během vyřizování dokumentu musí být zajištěna průběžná informovanost o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá. Tyto údaje se zaznamenávají v podacím deníku v kolonce vyřizuje. 6) Vyřizování dokumentů Podrobně popsáno v kapitole 6.4 této práce. 22

23 7) Vyhotovování dokumentů Dokumenty vzniklé z úřední činnosti školy musí obsahovat následující náležitosti: - záhlaví s názvem a sídlem školy, - číslo jednací (v odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje), - datum podpisu dokumentu, - počet listů dokumentu, včetně počtu příloh, - jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem dokumentu. Dokumenty se skartačním znakem A vyhotovuje původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty (ČSN ISO ). 8) Podepisování dokumentů Podpisové právo pro dokumenty školy má ředitel školy, při jeho nepřítomnosti pověření zástupci. Podpisové právo na příkazy k úhradě má ředitel školy a vedoucí ekonomického úseku. Zaměstnanec může být pověřen ředitelem školy k podepsání určitého dokumentu. 9) Užívání razítek Podrobněji popsáno v kapitole 6.5 této práce 10) Závěrečná ustanovení Tento Spisový a skartační řád byl konzultován s (název příslušného archivu) v dne..pod čj. V dne.. Podpis ředitele/ky školy 6 ČSN ISO Informace a dokumentace. Papír pro dokumenty. Požadavky na trvanlivost 23

24 9 Archivy a podřízené úřady Při skartačním řízení je povinností školy, obrátit se na státní nebo oblastní archiv, kam podle svého okresu směřuje své žádosti o vyřazení dokumentů ze svých spisoven. Pro přehlednost jsou tedy v příloze č. 14 seřazeny všechny archivy v České republice, na které je možné se obrátit. Součástí seznamu jsou kontakty na oblastní archivy a jejich podřízené úřady. Zdroj: Obsah. Státní správa [online]. European Business Enterprise, [cit ]. Dostupné z: 24

25 10 Závěr Cílem mé práce bylo shrnutí informací, které by byly použitelné při vytváření skartačního a spisového řádu na malé škole, která se zaměřuje na dokumenty v listinné podobě a jen minimálně pracuje s elektronickými dokumenty. V úvodní části jsou vymezeny základní pojmy, zákony a vyhlášky, ze kterých skartační řád vychází a s nimiž se v dalších kapitolách pracuje. Na základě školského zákona a zákona o účetnictví jsem se snažil charakterizovat dokumenty, které jsou pro školu povinné a musí je vést. Cílem bylo i popsání, co musí splňovat a jak má vypadat prostor pro ukládání dokumentů, tzv. spisovna a že spisovnou může být i uzamykatelná skříň, což je asi nejčastější místo, kam své dokumenty malé školy ukládají. Dále jsou popsané činnosti spojené s přijetím, evidencí a vyřizováním dokumentů. Vymezil jsem, jaké důležité informace musí obsahovat podací razítko a podací deník, jejichž případné vzory jsou uvedeny v přílohách. Důležitou částí práce je sepsaný průběh skartačního procesu s celou řadou příloh použitelných v praxi. Nejzásadnější cíl práce, a to pochopení celé agendy skartačního a spisového řízení, formy spolupráce s příslušnými oblastními archivy a práce s archiváliemi, považuji za splněný a věřím, že získané informace a zkušenosti zužitkuji v mé budoucí praxi. 25

26 11 Použité zdroje 1) MIKÁČ, Jan a Monika PUŠKINOVÁ. Vnitřní předpisy, směrnice a řády ve školství: návody, správná i chybná řešení, vzory. Praha: Wolters Kluwer Česká republika, ISBN ) HAJZLEROVÁ, Irena. Spisová služba ve školské praxi. 2., upr. a dopl. vyd. Karviná: Paris, ISBN ) ŠTOURAČOVÁ, Jiřina. Úvod do archivnictví. Brno: Masarykova univerzita, ISBN ) WANNER, Michal. Základní pravidla pro zpracování archiválií. Druhé, doplněné a rozšířené vydání. Praha: Odbor archivní správy a spisové služby MV, ISBN ) BROM, Bohumír. Spisová a archivní služba ve veřejném a soukromém sektoru: praktická příručka pro správu dokumentů. Praha: Linde Praha, ISBN ) STRUHAŘOVÁ, Ivona. Manuál k vedení spisové služby a následné skartace. Zákony Zpravodaj pro mateřské školy. Dr. Josef Raabe, s. r. o. Rumunská 18/22, Praha 2, 2012, 2012 (červen), 1-6. a. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění, b. Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), c. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění d. Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, e. Vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky, f. Vyhláška č. 259/2012 Sb. ze dne 20. července 2012, o podrobnostech výkonu spisové služby, g. Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, h. Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, i. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, 26

27 12 Přílohy Seznam příloh: 1. Spisový a skartační plán 2. Otisk podacího razítka 3. Vzor podacího deníku 4. Vzor pověření vedením spisovny 5. Přehled razítek používaných v organizaci 6. Skartační návrh 7. Seznam dokumentů určených k vyřazení 8. Vzor trvalého skartačního souhlasu 9. Protokol o skartačním řízení 10. Souhlas ke zničení dokumentů 11. Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu 12. Vzor návrhu na předání dokumentů archivu 13. Hlavička spisového řádu 14. Seznam státních oblastních a okresních archivů 27

28 Příloha č. 1 - Spisový a skartační plán Spisový znak Druh dokumentu Skartační znak Skartační lhůta A. Materiály ředitelství A. 1. A A. 2. A. 3. A. 4. A. 5. Základní právní dokumenty školy (zřizovací listiny, dokumenty o vzniku, případně zániku školy, doklad o zařazení do rejstříku škol, školní vzdělávací program, organizační a školní řád, provozní řád a další řády upravující činnost školy, jmenování ředitelů apod.) Smlouvy A 10 Porady vedení školy A 5 Rada školy A 5 Interní směrnice školy, pokyny ředitele A 5 Podací deník A 10 A 10 po skončení platnosti A. 6. Korespondence ředitele školy A A A A. 7. A. 8. A Korespondence s nadřízenými orgány V 5 Korespondence s rodiči V 5 Běžná korespondence ředitele S 5 Patronátní a sponzorské smlouvy Koncepce rozvoje školy, výkazy a zprávy o činnosti školy, dlouhodobé plány rozvoje školy, roční plány, celoroční statistická hlášení a výkaznictví A A 10 Plány práce, výkazy a hlášení za období kratší než roční S 5 10 po skončení platnosti A. 9. Výroční zprávy, zprávy o činnosti školy (roční a delší), vlastní hodnocení školy A. 10. Inspekce, revizní zprávy nadřízených orgánů, záznamy kontrolních orgánů A A 10 A 10 Hospitace S 10 A. 11. Kroniky školy, pamětní a jubilejní knihy A 10 28

29 A. 12. Skartační řízení (skartační návrhy, protokoly, protokoly o A 10 A. 13. A. 14. A. 15. likvidaci dokumentů, protokoly o předání dokumentů do příslušného archivu) Archivní kniha A 20 Spisová služba podací deník spisový a skartační řád školy Školská zařízení ve správě školy - družiny, kluby - jídelny B. Pedagogické materiály A A S S B. 1. Matriky žáků, třídní výkazy, katalogové listy, A 45 (katalogy žáků) B Výpisy z třídních výkazů S 3 B Seznamy žáků A 20 B Komisionální, opravné zkoušky S 5 B. 2. Maturitní protokoly A 45 B. 3. Osobní spisy (listy) žáků S 20 B. 4. Třídní knihy Třídní knihy nepovinných předmětů Zájmová činnost, doučování B. 5. Statistika B pro nadřízené orgány na předepsaných formulářích A 10 B podklady pro statistiku S 5 B. 6. Zápisy z pedagogických rad (klasifikační konference) metodická sdružení, předmětové komise B. 7. Závažné přestupky žáků, případy užívání alkoholu a drog A 5 B. 8. Práce žáků B maturitní V 5 B soutěžní, olympiády V 5 B ostatní S 5 B. 9. Rozvrh hodin S 1 B. 10. Organizace výuky (studia na školách) - studijní obory, koncepce, změny B. 11. Individuální plány pro žáky se specifickými vadami učení V 10 B. 12 Logopedie - praktická cvičení na školách S 3 B. 13. Dyslektická náprava - praktická cvičení na školách S 3 B. 14. Školy v přírodě, lyžařské výchovné a výcvikové zájezdy, plavání - zprávy o průběhu včetně dokumentace, organizace, hodnocení S S V A V V A V 5 29

30 B. 15. Korespondence s rodiči V 5 B. 16. Stížnosti (žáků, studentů, rodičů, učitelů) V 10 B. 17. Akce školy, účast na sportovních a kulturních akcích V 5 B Zprávy, výsledkové listiny, dokumentace (letáky, brožury, fotografie, multimediální záznamy) B Provozní dokumentace k zabezpečení akcí včetně účetních a pokladních dokladů A 5 V 5 B. 18. Přijímací řízení, protokoly, přihlášky S 10 B. 19. Přijímací zkoušky S 10 B. 20. Žákovské knížky S B. 2l. Omluvné listy S 1 B. 22. Nedbalá docházka, přestupky V 5 B. 23. Úrazy (pracovní, školní, mimoškolní) B knihy úrazů A 5 B hlášení úrazů, posudky, lékařské protokoly úrazů A 10 smrtelných a s trvalými následky A 10 B hlášení úrazů, posudky, lékařské protokoly ostatních úrazů S 10 B Náhrady, pojistné události S 10 B. 24. Výchova branná, dopravní S 5 B. 25. Veřejná prezentace práce školy Propagace práce školy (letáky, brožury, fotografie, multimediální záznamy), partnerské kontakty s jinými školami, spolupráce se samosprávou a veřejnými orgány B Návštěvy významných hostů A 10 A V 10 5 D. Personální a mzdové materiály D. Seznamy vyučujících A 45 D. 1. Osobní spisy učitelů (pracovní smlouvy, platové zařazení, kárná řízení, doklady o kvalifikaci, pracovní náplně, ukončení pracovního poměru apod.) A 50 D. 2. Osobní spisy provozních zaměstnanců A 30 D. 3. Pracovní smlouvy, ukončení pracovního poměru S 10 D. 4. Dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti S 10 D. 5. Smlouvy o dílo V 10 D. 6. Mzdové/platové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění V 30 Ostatní mzdové/platové dokumenty V 10 D Evidence pracovní doby V 10 D Záznamy o překážkách v práci - nemoc, úrazy, OČR, MD, omluvená nepřítomnost v práci, neomluvená nepřítomnost v V 10 30

31 práci, D Stejnopisy evidenčních listů pro účely důchodového pojištění V 3 D. 7. Hospitace S 10 D. 8. Kárná řízení V 10 D. 9. Daňová přiznání a podklady k nim S 10 D. 10. Docházka S 5 D. 11. Odučené hodiny S 5 D. 12. Návrhy odměn S 5 D. 13. Výplatní přehledy S 5 D. 14. Výplatní lístky pro zaměstnance S 5 D. 15. Běžná korespondence ohledně personální a mzdové agendy S 5 D. 16. Hmotná odpovědnost S 1 D. 17. Další vzdělávání pedagogických pracovníků V 5 D. 18. Kolektivní smlouvy A 10 D. 19. Odborové organizace V 10 E. Hospodářské a účetní materiály E. 1. Dokumentace budov (vlastních), velké opravy Drobné opravy, údržba E. 2. Hlavní kniha (nebo sestava nahrazující hlavní knihu) A 10 E. 3. Roční a delší rozpočet A 10 E. 4. Rozbory hospodaření (roční a delší), roční účetní uzávěrky 7, audit E. 5. Inventarizace E při vzniku školy, generální. při slučování škol a jiných mimořádných okolnostech A S A 10 A po ztrátě platnosti 10 E běžná roční V 10 E inventární seznamy, vyřazovací protokoly S 10 E inventární knihy S 10 E. 6. Korespondence k účetnictví S 5 E. 7. Knihy faktur S 5 E. 8. Účetní doklady 8 S 5 E. 9. Knihy objednávek S 10 E. 10. Objednávky S 10 E. 11. Pokladní knihy S 10 E. 12. Pokladní doklady S 10 E. 13. Poštovní kniha S 10 E. 14. Sešit klíčů a razítek S 10 7,7 Zákon 563/1991 Sb., o účetnictví, 31 odst. 2, v platném znění 31

32 E. 15. Stravování E Peněžní deník (nebo sestava jej nahrazující) S 10 E Pokladní kniha S 10 E Inventurní soupis S 5 E Vyhodnocení mank, přehled inventurních rozdílů S 10 E Výdejky potravin S 5 E Skladové karty zásob S 5 E Protokol o poškození, zničení a ztrátě zásob S 5 E Záznam stravovaných osob a poplatků S 5 E Kniha zbytků S 5 E Přihlášky ke stravování S 3 E Stravenky použité S 1 E Jídelní lístky S 1 E. 16. Fond kulturní a sociálních potřeb (konta, rozpočty, doklady) E. 17. Stipendia Dary, granty, sponzorské listiny S 5 V 10 F. Vedlejší hospodářská činnost F. 1. Roční účetní výkazy VHC A 10 F. 2. Čtvrtletní výkazy o hospodaření a statistické výkazy S 5 F. 3. Hlavní účetní knihy nebo sestavy je nahrazující S 10 F. 4. Analytické účetní sestavy S 5 F. 5. Knihy faktur S 10 F. 6. Účetní doklady (k dani z přidané hodnoty) S 10 F. 7. Účetní doklady ostatní S 5 F. 8. Pokladní kniha S 10 F. 9. Pokladní doklady S 5 F. 10. Výpisy z banky S 5 F. 11. Zakázkové knihy S 10 F. 12. Kniha objednávek S 10 F. 13. Revizní zprávy A 20 32

33 Příloha č. 2 - Vzor podacího razítka 33

34 Příloha č. 3 Vzor podacího deníku Vzor stránky z podacího deníku [Zdroj: 34

35 Příloha č. 4 - Vzor pověření vedením spisovny V souladu se spisovým řádem a skartačním řádem školy pověřuji pracovnici/pracovníka.... vedením spisovny (název školy) a vykonáváním s tím souvisejících prací, včetně vedení archivní knihy Ředitel/ka školy 35

36 Příloha č. 5 - Přehled razítek používaných v organizaci Otisk razítka Jméno a funkce osoby, která razítko převzala převzal dne podpis Úřední razítko se státním znakem Razítko dlouhé, bez státního znaku na přední stranu vysvědčení Hranaté razítko bez státního znaku 36

37 Příloha č. 6 Vzor skartačního návrhu Škola IČO: č. j V... dne... Vyřizuje: Tel.: Počet listů: Počet listů příloh: Státní okresní archiv... Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a v souladu s interní směrnicí č.... (uvede se název a číslo jednací platného spisového řádu) navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty školy z let... s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně..(uvede se název a adresa organizace). Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty S, tak i dokumenty A, u dokumentů V byl proveden předběžný výběr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. Přílohy: 2 x seznamy dokumentů (uvede se počet listů)... razítko podpis ředitele/ky školy 37

38 Příloha č. 7 - Seznam dokumentů navržených ke skartaci Název organizace:... Název útvaru/oddělení:... SEZNAM DOKUMENTŮ NAVRŽENÝCH KE SKARTACI Dokumenty skupiny: S - A ) Pořadové číslo Druh (název) dokumentu Rok vzniku Skartační lhůta Množství ) Nehodící se škrtne vedoucí ústřední spisovny vedoucí útvaru/oddělení 38

39 Příloha č. 8 Vzor trvalého skartačního souhlasu Zdroj: Vzor trvalého skartačního souhlasu. Ministerstvo vnitra České republiky [online] [cit ]. Dostupné z: Rozhodnutí Doplňující informace Výroková část rozhodnutí musí obsahovat přesné označení všech účastníků, které se u právnických osob uvádí v rozsahu: Názvu právnické osoby a jejího sídla. U fyzických osob se informace uvádí v rozsahu umožňující jejich identifikaci, a to povětšinou jméno a příjmení, bydliště a datum narození. Dále je ve výrokové části nezbytné uvést, o čem bylo rozhodnuto, podle povahy trvalého skartačního souhlasu uložit povinnost nebo právo a rozhodnutí právně ukotvit. Vedle těchto povinných údajů je možné ve výrokové části stanovit ještě další podmínky rozhodnutí. V případě trvalého skartačního souhlasu se jedná o podmínky, za kterých může původce dokumenty zničit bez provedení výběru archiválií ve skartačním řízení. V případě nutnosti zde lze stanovit i lhůtu platnosti trvalého skartačního souhlasu. (Doplnit název archivu vydávajícího rozhodnutí) se sídlem v (doplnit adresu) jako věcně příslušný správní úřad podle 15 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon ), příslušný k projednání žádosti o trvalý skartační souhlas, doručené dne (doplnit datum) od (doplnit název původce), se sídlem (doplnit adresu), pod č. j. (doplnit č. j.), rozhodl o udělení trvalého skartačního souhlasu na jehož základě je (doplnit název původce), se sídlem (doplnit adresu) oprávněn k vyřazování vybrané skupiny dokumentů bez provedení řádného výběru archiválií ve skartačním řízení. Tento trvalý skartační souhlas lze užít pro následující druhy dokumentů: Spisový a skartační plán (doplnit původce) vyjma spisového plánu lze použít i jiné normy, které stanovují spisové znaky či skartační znaky a lhůty, jež jsou nebo byly používány původcem Spisový znak Název spisového znaku Skartační znak a lhůta Dokumenty výše uvedené lze zničit bez provedení výběru archiválií ve skartačním řízení za podmínek, že: 1).. 2).. 3).. 39

40 Doplňující informace Podmínky vydání trvalého skartačního souhlasu stanovuje příslušný archiv podle vlastních potřeb vycházejících zejména z povahy původce a typu dokumentů vznikajících z jeho činnosti. Společnou pro všechny archivy by měla být podmínka vedení interních záznamů o vyřazování dokumentů a zasílání souhrnné informace o celkovém množství vyřazených dokumentů za jeden kalendářní rok. Na poskytnutí trvalého skartačního souhlasu není právní nárok a (doplnit název archivu) může v souladu s ustanovením 15 odst. 4 zákona o archivnictví zrušit toto rozhodnutí pokud (doplnit název původce) nedodrží podmínky jím stanovené. Práva vyplývající z tohoto rozhodnutí nepřecházejí na právního nástupce dotčeného původce. Vydáním trvalého skartačního souhlasu není dotčena zákonem stanovená působnost (doplnit název archivu). Odůvodnění Doplňující informace Odůvodnění shrnuje výsledky správního řízení. Obsahuje důvody učiněného výroku, podklady, na jejichž základě bylo rozhodnuto, úvahy a myšlenkové pochody správního orgánu, jimiž se správní orgán při hodnocení podkladů ubíral a podle nichž rozhodl. Odůvodnění by mělo obsahovat všechna ustanovení, která byla k rozhodnutí použita současně se zřetelným postojem k výkladu uvedených ustanovení. Poučení Proti tomuto rozhodnutí se lze, podle ustanovení 81 až 83 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, odvolat ve lhůtě 15-ti dnů ode dne doručení (doplnit název archivu) se sídlem (doplnit adresu). 40