Státní okresní archiv Chrudim. archivní inspektor Mgr. Petr Boček

Transkript

1 Státní okresní archiv Chrudim archivní inspektor Mgr. Petr Boček tel sekretariát tel přímá linka

2 Spisová služba u veřejnoprávních původců

3 Legislativní normy Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední novela s účinností od 1. července 2012 publikována pod č. 167/2012 Sb.). Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (platná od 1. srpna 2012). Vyhláška č. 645/2004 Sb. ve znění pozdějších předpisů, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví (pro archivy) v příloze uvádí doporučenou relativní vlhkost a teplotu pro uložení archivních a knihovních materiálů. připravují se další novely

4 Další předpisy Instrukce ministerstva vnitra ČR ze dne o spisové službě (publikována ve Věstníku vlády ČR pro okresní úřady a orgány obcí, roč. 2, č. 1) + 2 novely z roku 2001 publikované tamtéž. Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (publikován ve Věstníku Ministerstva vnitra pod č. 64/2012, k dispozici na internetových stránkách Ministerstva vnitra). Zákon č. 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

5 Metodika Metodiky pro obce na stránkách ministerstva vnitra. Na stránkách SOkA Chrudim - vzorový spisový a skartační plán pro obce a školy, - postup při skartaci, - informace pro likvidátory. Publikace Typový skartační rejstřík (2010, 2013) zejména pro podnikatelské subjekty.

6

7 Veřejnoprávní původci Archivní zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění 3: - organizační složky státu (písm. a), - státní příspěvkové organizace (písm. d), - územní samosprávné celky = obce (písm. f), - jejich organizační složky (písm. g), vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, - právnické osoby zřízené nebo založené obcemi, vytvářejí-li dokumenty... (písm. h), - školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (písm. j), - právnické osoby zřízené zákonem (písm. m) a další

8 Příloha č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb.: Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností, družstev s výjimkou družstev bytových a notářů, které jsou tito za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Příloha č. 2 k zákonu č. 499/2004 Sb.: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie.

9 Povinnosti veřejnoprávních původců Všichni: uchovávání dokumentů ( 3), umožnění výběru archiválií ( 3), řádné vedení spisové služby ( 63), vydání spisového řádu ( 66). Spisová služba v rozsahu ustanovení 64 (Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů), 65 (vyřizování a podepisování dokumentů), 66 (Spisový řád), 67 (Odesílání dokumentů), 68 odst. 1 až 3 (Ukládání dokumentů), 68a (Spisová rozluka) a 69a (Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě) podle 3 archivního zákona: - obce, které nemají pověřený obecní úřad, stavební nebo matriční úřad, - organizační složky územně samosprávných celků (písm. g), - právnické osoby zřízené nebo založené obcemi (písm. h).

10 Povinnosti veřejnoprávních původců Možnost výběru mezi vykonáváním spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě: - obce s pověřeným obecním úřadem, se stavebním nebo matričním úřadem ( 63, odst. 1 písm. d), - ostatní obce ( 63, odst. 2), - organizační složky územně samosprávných celků ( 3, písm. g), - právnické osoby zřízené nebo založené obcemi ( 3, písm. h), - školy ( 3, písm. j).

11 Povinnosti veřejnoprávních původců Do nemusely obce bez pověřeného obecního úřadu, bez stavebního úřadu a bez matričního úřadu vydávat spisový řád, od už tuto povinnost mají. Dnes je rozdílnost vedení spisové služby pouze v omezení aplikace 68 odst. 4: tyto tzv. ostatní obce nemusí v případě budovy, kde je umístěna spisovna nebo správní archiv, splňovat specifické prostorové, provozní a bezpečnostní podmínky.

12 Spisová služba Odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. jeho právních předchůdců: - příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, - ukládání po dobu stanovenou skartačními lhůtami, - vyřazování ve skartačním řízení (mimo skartační řízení).

13 Vedení spisové služby v listinné podobě Podací deník ve formě knihy. Povinnost převodu dokumentů přijatých v digitální podobě autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby (dokument doručený prostřednictvím datové schránky je nutné zachovat rovněž ve formátu.zfo ve schránce zůstává dokument 90 dní). Vedení spisové služby v elektronické podobě Elektronický systém spisové služby musí splňovat kritéria stanovená Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě.

14 Povinné náležitosti řešené ve spisovém řádu Náležitosti potvrzení o doručení datové zprávy, pokud jsou jiné než v 6 odst. 3 písm. a) a b) ( 3 odst. 3 písm. c). Výčet všech užívaných evidencí dokumentů v členění dle jejich formy evidence v listinné podobě/v elektronické podobě ( 8 odst. 1). Struktura evidenčního čísla v samostatné evidenci dokumentů ( 11 odst. 2). Uspořádání dokumentů ve spisu, pokud je odlišné od chronologického ( 12 odst. 6). Způsob tvorby spisu ( 12 odst. 7). Další způsoby vyřízení odchylné od stanovených 14 odst. 2 písm. a) až d) ( 14 odst. 2 písm. e).

15 Povinné náležitosti řešené ve spisovém řádu Podmínky podepisování odesílaných dokumentů včetně podmínek používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka a podmínky používání úředních razítek ( 65 odst. 7 zákona, 17 odst. 1 vyhlášky). Spisový a skartační plán, který ustanovuje způsob ukládání dokumentů ve spisovně ( 19 odst. 1), je součástí spisového řádu ( 66 odst. 2 zákona) a musí obsahovat náležitosti dle 66 odst. 2 zákona a 15 vyhlášky. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů ve spisovně včetně evidence ( 19 odst. 4). Způsob přípravy a průběhu skartačního řízení ( 20 odst. 4).

16 Povinné náležitosti řešené ve spisovém řádu Specifické podmínky ochrany osobních údajů a prostředky zpracování údajů ve jmenném rejstříku ( 25 odst. 4). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích ( 26 odst. 1). Postup spisové odluky ( 68 odst. 6 zákona). Spisový řád se po jeho vydání či změně bezodkladně zasílá příslušnému archivu k uložení.

17 Příjem dokumentů Podatelna slouží pro příjem dokumentů. Formy podání: - písemně (analogově): pošta, fax, osobně, kurýr, - písemně (elektronicky): datová schránka, , technické nosiče dat (CD, DVD), - ústní podání.

18 Příjem dokumentů Veřejnoprávní původce (vyhláška č. 259/2012, 2): - vybaví podatelnu zařízením pro příjem datových zpráv, - pokud vykonává spisovou službu v elektronické podobě, je příjem datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby, - na úřední desce nebo internetových stránkách zveřejní kontaktní údaje včetně elektronické adresy podatelny, úřední hodiny, identifikátor datové schránky, datové formáty, v nichž původce přijímá dokumenty v digitální podobě atd.

19 Příjem dokumentů Pokud původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí nebo jiným způsobem převedení dle 22 zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. Dokument, který konverzí vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (připojuje se ověřovací doložka viz 25 zákona č. 300/2008 Sb.). Pak se datová zpráva v doručené podobě ukládá po dobu nejméně tří let od doručení ( 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb.).

20 Příjem dokumentů Povinnost digitalizovat např. všechny doručené analogové dokumenty neexistuje. Vyhláška č. 259/2012 Sb. V 4 odst. 2 uvádí: zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě. Z použití slova zpravidla vyplývá, že se nejedná o povinnost.

21 Příjem dokumentů Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do ové schránky adresáta, postupuje se obdobně ( 5 vyhlášky). Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást, je-li podací razítko otištěno na obálce, je-li zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou, je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena nebo je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele ( 5 vyhlášky).

22 Příjem dokumentů U doručené datové zprávy podatelna ověří platnost elektronického podpisu a odpovídajícího certifikátu a zjišťuje, zda: - odpovídá požadavkům na doručení dokumentů zveřejněných veřejnoprávním původcem. - je dokument podepsán uznávaným elektronickým podpisem, - je dokument označen uznávanou elektronickou značkou, případně opatřen kvalifikovaným časovým razítkem ( 6 vyhlášky).

23 Označování dokumentů Jednoznačný identifikátor označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Obsahuje označení veřejnoprávního původce, případně jeho zkratku a alfanumerický kód: - v případě listinné evidence je totožný s číslem jednacím, - v případě elektronické evidence si jednoznačný identifikátor vytváří program nezávisle a není totožný s číslem jednacím. Doručené dokumenty jsou označovány otiskem podacího razítka, popř. jiným technologickým prostředkem obdobného určení ( 7vyhlášky).

24 Podací razítko Otisk podacího razítka obsahuje: - název veřejnoprávního původce, - datum doručení dokumentu, - číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů dle jiných předpisů (např. evidence faktur), - počet listů dokumentu, - počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popř. počet svazků listinných příloh dokumentu. - počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě (CD, občanský průkaz).

25 Číslem jednacím se obvykle neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty (nutno vyjmenovat ve spisovém řádu): a) došlé: knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání). b) vlastní: Označování dokumentů - koncepty, pomocné a interní dokumenty, - neschopenky, dovolenky, propustky a jiné materiály týkajíce se přítomnosti zaměstnanců, - dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence.

26 Evidence dokumentů Ve spisovém řádu původce uvede výčet všech užívaných evidencí. Většina údajů je shodných jak v listinné, tak v digitální evidenci. Pokud jsou používány v evidenci zkratky, musí existovat jejich seznam v evidenci dokumentů. Podací deník v listinné podobě musí mít tyto náležitosti: - název původce, - časové období používání, - počet listů. Prázdné řádky pod posledním zápisem v podacím deníku veřejnoprávní původce proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle: Ukončeno dne... pořadovým číslem... + podpisy

27 Údaje o dokumentu v podacím deníku Pořadové číslo dokumentu (část čísla jednacího). V každém roce musí číselná řada začínat znovu od 1. Datum doručení/datum vzniku/čas. Údaje o odesílateli (název, adresa, číslo jednací dokumentu). Jde-li o dokument vytvořený vlastní, uvede se slovo vlastní. Počet listů dokumentu a příloh (údaj stejný jako v podacím razítku). Stručný obsah dokumentu (předmět, věc).

28 Údaje o dokumentu v podacím deníku Označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení (u malých původců příjmení vyřizující osoby). Způsob vyřízení osobně, poštou, em, datovou zprávou, telefonicky... (stručný obsah odpovědi), adresát. Počet listů a počet příloh. Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta.

29 Evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby Kromě údajů shodných s listinným podacím deníkem se evidují následující údaje: - jednoznačný identifikátor dokumentu, - informace o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě, - záznam o provedení výběru archiválií, - identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu.

30 Číslo jednací Je tvořeno: - označením nebo zkratkou původce, - u velkých původců je možné jeho označení doplnit přesnějším určením odboru (popř. další části), - pořadovým číslem z evidence dokumentů, - kalendářním rokem, - případně jinými znaky charakterizujícími skutečnosti související s dokumentem.

31 Vyhláška č. 259/2012, 12: Tvorba spisu Spojování dokumentů: každý dokument má samostatné číslo jednací a v evidenci jsou vzájemné odkazy, součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími. Sběrný arch: pouze jedno číslo jednací iniciačního dokumentu, v rámci něho sběrný arch ( malý podací deník ) a další čísla jednací jsou tvořena za pomlčkou (lomítkem) podle pořadí.

32 Tvorba spisu Skartační znak se spisu přidělí podle skartačních znaků dokumentů, jež obsahuje, a to v pořadí A-V-S. Skartační lhůta spisu musí být totožná s nejdelší skartační lhůtou dokumentu zařazeného do spisu. Spis se může označit spisovou značkou (číslo jednací sběrného archu, iniciačního či jiného dokumentu ve spisu, případně jiné označení) pokud to vyžaduje předpis (např. 17 zákona č. 500/2004).

33 Skartační znaky a skartační lhůty dokumentů Skartační znaky: A (archiv) / V (výběr) / S (stoupa). Skartační lhůta: Doba, po níž, je dokument u původce. Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační znaky a lhůty uvádějí například následující dokumenty: - Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví (účetní doklady). - Zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (mzdové listy apod.). - Vyhláška č. 59/2002 Sb. o provedení některých ustanovení zákona č. 491/2001 Sb. o volbách do zastupitelstev obcí a o změně některých zákonů. - Resortní právní předpisy (pro školství, zdravotnictví apod.). - Typový skartační rejstřík (viz výše).

34 Rozdělování a oběh dokumentů Podatelna provádí rozdělování dokumentů postupem popsaným ve spisovém řádu původce. Původce zajistí oběh dokumentů tak, aby bylo možné identifikovat pohyb dokumentu u původce (kdo, kdy a jaký úkon prováděl).

35 Vyřizování dokumentů Odpověď na došlý dokument je odesílána pod tímtéž číslem jednacím. Vyřizování: dokumentem, postoupením, vzetím na vědomí, záznamem na dokumentu a dalšími způsoby dle spisového řádu. Stručný obsah odpovědi je zaznamenán do evidence dokumentů (podacího deníku). Nejpozději při jeho vyřízení je dokumentu přidělen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta.

36 Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž se uvádí: - název veřejnoprávního původce, - adresa, - číslo jednací dokumentu, Vyhotovování dokumentů - v odpovědi též číslo jednací odesílatele dokumentu doručeného k vyřízení.

37 Na vyhotoveném dokumentu se dále vyznačí: - datum podpisu, - počet listů, - počet příloh, Vyhotovování dokumentů - počet listů/svazků příloh v listinné podobě/počet a druh příloh v nelistinné podobě, - jméno/jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené podpisem. Původce si pro výkon spisové služby ponechává prvopis (stejnopis prvopisu) dokumentu.

38 Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek Původce musí: - určit fyzické osoby oprávněné k podepisování vyhotovených dokumentů a užívání úředních razítek. - určit podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů v analogové podobě, podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka a úředních razítek ve spisovém řádu. - vést evidenci úředních razítek (otisk razítka s uvedením jmen a funkce osob, které ho převzaly, datum vrácení, datum vyřazení, záznam o případné ztrátě). Ztráta razítka musí být oznámena Ministerstvu vnitra (datum a popis razítka). - vést evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli v rozsahu 17, odst. 4 vyhlášky.

39 Opakované používání kvalifikovaného časového razítka, autentičnost dokumentů Základním principem spisové služby je zajistit prokazatelné nakládání s dokumenty. Předpisy podrobně upravují povinnosti a případy, kdy je nutné dokument opatřit uznávaným elektronickým podpisem, resp. uznávanou elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem. Zásadně z nich nevyplývá povinnost opatřovat opakovaně před expirací platnosti kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je založena elektronická značka, dalším časovým razítkem ( přerazítkování ). Elektronický systém spisové služby je pojat tak, aby zajišťoval i tzv. autenticitu dokumentů dle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (např. ztvárnění obsahu transakčního protokolu, ztvárnění metadat dokumentů za celé časové období apod.).

40 Odesílání dokumentů Dokumenty jsou odesílány prostřednictvím výpravny (bývá totožná s podatelnou), která opatří odesílaný dokument potřebnými náležitostmi. I původce vedoucí spisovou službu v listinné podobě musí zajistit řádné odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky (podle normy PDF/A).

41 Ukládání dokumentů Všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty původce ukládá ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků. Před uložením do spisovny je nutné zkontrolovat úplnost dokumentů. O dokumentech a spisech uložených ve spisovně vede původce evidenci (např. archivní kniha, zvláštní moduly v elektronickém systému spisové služby). Evidence je vedena rovněž o zapůjčování a nahlížení do spisů a dokumentů.

42 Spisovna Místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Budova, v níž je umístěna spisovna musí splňovat tyto podmínky (zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění, 68): - prostory nesmí být ohroženy povodněmi, - musí být zpracována požární dokumentace, v prostorách pro ukládání musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje, - prostory musí být zabezpečeny proti průniku vody, páry, kanalizace, chemických, biologických látek, proti prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů, - prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály, - prostory musí být zabezpečeny proti vstupu nepovolané osoby.

43 Příklady zničených dokumentů Chrudim, Na Rozhledně,

44 Vyřazování dokumentů Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, a to na základě skartačního návrhu. Může být po dohodě s archivem provedeno i později, pokud původce dokumenty potřebuje pro vlastní činnost. Skartační návrh zašle organizace příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Provedení skartačního řízení se účastní fyzická osoba odpovědná původci za skartační řízení, popřípadě osoba pověřená vedením spisovny.

45 Skartační návrh obsahuje: Vyřazování dokumentů - označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, - seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, - dobu jejich vzniku (u každé položky), - množství dokumentů (u každé položky počet složek, kartonů, šanonů...), - skartační znak a skartační lhůtu. Vzor skartačního návrhu je umístěn na internetových stránkách Státního okresního archivu Chrudim.

46 Vyřazování dokumentů V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V původce posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Archiv na základě skartačního návrhu provede odbornou archivní prohlídku dokumentů: i navržené dokumenty typu A může přeřadit do S a naopak.

47 Vyřazování dokumentů Na základě skartačního návrhu vypracuje archiv protokol o skartačním řízení. Proti obsahu protokolu je možno do 15 dnů od doručení podat námitky. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí organizace jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Zničením dokumentu v digitální podobě se rozumí jeho smazání z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.

48 Vyřazování dokumentů Dokumenty vybrané jako archiválie k trvalému uložení v archivu předá organizace v dohodnutém termínu na základě protokolu příslušnému archivu. Státní okresní archiv v současné době nemůže přebírat dokumenty v digitální podobě. O předání archiv sepíše úřední záznam, který podepisuje zástupce archivu a předávajícího. Do skartačního řízení lze zařadit i dokumenty obsahující utajované informace, ale pouze ty dokumenty, které jsou navržené k vyřazení a zničení. U ostatních je nejprve nutno provést zrušení stupně utajení. Pokud jsou do skartačního řízení zařazovány dokumenty, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, přípravy a průběhu skartačního řízení se účastní pouze fyzické osoby, které splňují podmínky přístupu k utajovaným informacím daného stupně utajení.

49 Vyřazování dokumentů V žádném případě nemohou zůstat archiválie a vybraná razítka po výběru a skončení skartačního řízení uloženy u původce (pokud nemá např. obec zřízen a akreditován archiv územně samosprávného celku). Příslušný archiv může na základě žádosti původce vydat trvalý skartační souhlas na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií (jednoznačně definované dokumenty typu S ). Nedodrží-li původce podmínky, archiv může souhlas zrušit z moci úřední.

50 Spisová rozluka Způsob provádění spisové rozluky se uvádí do spisového řádu. Provádí se při zrušení původce. Rušený původce zpracuje plán spisové rozluky včetně časového rozvržení a pošle ho archivu. Provádí ji před datem zrušení původce, dokončuje nástupce, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.

51 Spisová rozluka Dokumenty, jimž uběhla skartační lhůta, se zařadí do skartačního řízení. Neprošlé dokumenty se uloží k právnímu nástupci, zřizovateli nebo zakladateli (vypracuje se seznam). Nevyřízené spisy přebírá původce, na něhož přešla působnost k jejich vyřízení (vypracuje se seznam). Předávací seznam v případě předávaných vyřízených dokumentů obsahuje: pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, dobu vzniku, množství, jména osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpis. Předávací seznam v případě předávaných nevyřízených dokumentů obsahuje dobu jejich vzniku, počet listů a příloh, jména osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpis.

52 Vedení spisové služby v mimořádných situacích Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejímž důsledku je původci znemožněno po omezené období vykonávat spisovou službu podle 2 až 25 vyhlášky č. 259/2012 Sb., vede spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání nutno stanovit ve spisovém řádu ( 26 vyhlášky).

53 Kontrola v oblasti spisové služby Archivy mohou kontrolovat, zda původce: - uchoval dokument a umožní výběr archiválií, - vykonává spisovou službu, - vydal spisový řád, - dodržuje podmínky pro ukládání dokumentů, - ukládá dokumenty podle vlastního spisového a skartačního plánu (označení spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami) apod. V případě, že původce některé výše uvedené povinnosti neplní, dopouští se správního deliktu a může mu být vyměřena pokuta až ,- Kč.