Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od

Transkript

1 Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od Karel Škrle ICZ a. s

2 Co přináší datum Končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.) Uvést spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. Převádět po uzavření spisu dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení do analogové podoby Účinnost novely zákona o archivnictví a spisové službě Včetně změn prováděcích předpisů (el. podatelna) Spuštění základních registrů (zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech) Samostatný blok k této problematice 2

3 Cíle úprav zákona o archivnictví Digitální archivace Stanovení podmínek pro nakládání s digitálními archiváliemi a úprava vlastní odborné činnosti digitálních archivů Elektronická spisová služba Úprava podmínek výkonu spisové služby na základě zkušeností s ohledem na vývoj elektronických systémů spisové služby Uznávaný elektronický podpis Zpřesnění právní úpravy elektronického podpisu v návaznosti na rozhodnutí Evropské komise (přeshraniční ověřování uznávaného elektronického podpisu) 3

4 Hlavní úpravy Stanovení formátů pro příjem (minimální rozsah - výstupní + z autorizované konverze) Opatřovaní dokumentů jednoznačným identifikátorem (přes všechny evidence) Možnost vedení jmenného rejstříku Uzavření spisu (opatření spisu metadaty a převod dokumentů do výstupního formátu) Povinnost zasílat spisové a skartační plány archivu (při vydání nebo změně) Spouštěcí událost (počátek skartační lhůty) Spisová rozluka (doplnění postupů a odpovědností) 4

5 Změny v 69a Vypuštěny odst. 1 až 2 (aplikace čas. razítka a ověření podpisu upraveno vyhl.) Požadavky na uchovávání platí obecně pro všechny původce (pův. odst. 3) Při převodu dokumentu povinná doložka včetně podpisu a časového razítka (obdoba autorizované konverze) Zpřesnění posloupnosti použití podpisu/el. značky a časového razítka 5

6 Cíle úprav vyhlášky Normativní úpravy pouze pro klíčové oblasti výkonu spisové služby a stanovení podmínek pro dlouhodobé ukládání dokumentů při zachování jejich autentičnosti a integrity. Ponechání úpravy detailních organizačních podmínek výkonu spisové služby na původcích v rámci jimi vydávaných spisových řádů. Úprava příjmu dokumentů a upřesnění podmínek příjmu a evidence dokumentů. Stanovení podrobností skartačního řízení a struktury spisového a skartačního plánu. Terminologické upřesnění pojmů v oblasti výkonu spisové služby. 6

7 Hlavní úpravy - Příjem Definice pojmů prvopis, stejnopis, druhopis pojmy z NSESSS - typový spis, skartační režim Příjem dokumentů náhrada prováděcích předpisů k el. podatelně zveřejnění údajů o provozu podatelny a přijímání dokumentů ověření (dle další vyhlášky) a záznam výsledku ověření; podmínky opatření časovým razítkem Převod dokumentů z analogové do digitální, pokud to je účelné hybridní spisová služba minimální doby uchování převedených dokumentů údaje převodu v doložce (převod nebo změna formátu) 7

8 Hlavní úpravy Označování a Evidence Náležitosti identifikace tvar identifikátoru označ. původce + alfanumerický kód všechny dokumenty včetně samostatných evidencí Doplnění evidence identifikátor, podoba, uložení v archivu Možnost vedení jmenného rejstříku zápis do rejstříku při příjmu dokumentu ověření údajů o adresátech a odesílatelích vůči veřejně dostupných zdrojů Tvorba spisu a typového spisu spojování dokumentů prostřednictvím křížových odkazů 8

9 Hlavní úpravy ukládání a vyřazování Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu hierarchie věcných skupin určování skartačního režimu spisu Vyhotovování dokumentu Ponechání si prvopisu nebo stejnopisu dokumentu Podmínky podepisování ve spisovém řádu Kontrola spisu a dokumentů při uzavírání spisu Elektronické skartační řízení elektronický skartační návrh předávání do digitálního archivu Spisová rozluka (el. předávání) 9

10 Národní standard Nebude k změněn, popř. budou odstraněny pouze chyby Je snaha upravit standard (prostřednictvím CNZ) Především doladit výměnné formáty Vyřadit nesmyslné požadavky (stanovit je jako nepovinné) Kulatý stůl

11 Použití časových razítek (TS) Akce Aut. Povinnost Připojení TS na dokument vdigitální podobě doručeného prostřednictvím e-podatelny a opatřeného UEP/UEZ bez TS Konverze Analogový -Digitální podle 69a(A-D) Konverzepři změně datového formátu (D-D) převod do výstupního formátu při vyřízení dokumentu Podepsání dokumentu. Opatření dokumentu podpisem s časovým razítkem nebo časovým razítkem ručně Ano( 6 odst. 3 VSPIS) Ano (odst.4 69a ZARCH) Doporučenopro vlastní důležité dokumenty (např. rozhodnutí) ( 69a odst.5 ZARCH) Evidenční výstupy dle NSESSS - transakční protokol Ano (NSESSS ) Evidenční výstupy dle NSESSS - evidence Ano (NSESSS ) Udržování důvěryhodnosti -modul důvěryhodnosti, správa spisovny Technická možnost udržování neporušitelnosti a prokázání existence dokumentu v čase. (odst.4 3 ZARCH) 11

12 Děkuji za vaši pozornost Karel Škrle ICZ a.s. 12