Směrnice kvestora SK 01/2015

Transkript

1 SK 01/2015 Strana č. 1 z 19 Směrnice kvestora SK 01/2015 Garant předpisu: Schválil(a): Jméno: Ing. Milan Hála Ing. Milan Hála Funkce: kvestor kvestor Datum: Podpis: Ing. Milan Hála Ing. Milan Hála Platnost od: Platnost do: odvolání Účinnost od: Účinnost do: odvolání Řízená kopie č.: Otisk razítka a podpis: Není-li výtisk tohoto předpisu na první straně opatřen originálem razítka SVŠES a podpisem správce předpisu, není řízeným předpisem.

2 SK 01/2015 Strana č. 2 z 19 ČÁST PRVNÍ Spisový řád Čl. 1 Úvodní ustanovení (1) Pro řádné zajištění manipulace s písemnostmi, jejich uchování a spisové služby vydávám tento spisový a skartační řád Soukromé vysoké školy ekonomických studií, s. r. o. (dále jen SVŠES ). (2) vychází ze zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a ze zákona o účetnictví č. 563/91 Sb. a jeho pozdějších novel. (3) upravuje výkon spisové služby, který představuje zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti SVŠES, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. (4) Za dokumenty pro účely tohoto spisového a skartačního řádu se považují veškeré písemné, obrazové, zvukové elektronické a jiné záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, které vznikly z činnosti SVŠES. (5) Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis. (6) Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. (7) Tento spisový řád je závazný pro všechny pracovníky organizace.

3 SK 01/2015 Strana č. 3 z 19 Čl. 2 Příjem dokumentů (1) Podání doručená SVŠES přebírá sekretariát rektora, který je povinen převzít písemnosti adresované SVŠES nebo jejím pracovníkům. (2) Podání studentů ve studijních záležitostech přijímá studijní oddělení. (3) Podání lze učinit osobně, poštou, nebo elektronickou poštou s následným písemným podáním. (4) Protože SVŠES nemá elektronickou podatelnu ve smyslu vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, není povinna evidovat podání podaná elektronicky. Zprávy došlé prostřednictvím u jsou evidovány odděleně a jen v případě, pokud o tom rozhodne rektor nebo jím pověřená osoba. (5) Účetní materiály, které mají samostatnou evidenci, se přijímají zvlášť a vedou se ve vlastní evidenci. (6) Pracovník sekretariátu nebo studijního oddělení je povinna překontrolovat: zda jsou zásilky adresovány SVŠES, počet zásilek a správnost údajů v dodacích dokladech pošty, zda nejsou obaly a uzávěry zásilek poškozené. (7) Případné závady reklamuje neprod1eně u příslušné pošty nebo u poštovního doručovatele. (8) S telegramy, faxy se zachází stejně jako s jinými písemnostmi. (9) Přijaté zásilky se rozdělí na: zásilky soukromé, dále předávané adresátům, které se neotvírají a neevidují (za soukromou je považována ta zásilka, u které je jméno pracovníka uvedeno bez označení SVŠES), zásilky, které se neprotokolují: např. časopisy, pozvánky, brožury a letáky, zásilky dále zpracovávané. (10) Přijaté a roztříděné dokumenty, případně jejich obálky, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jejich zaevidování se předají k vyřízení.

4 SK 01/2015 Strana č. 4 z 19 (11) Podací razítko obsahuje vždy: název SVŠES datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení číslo jednací (12) Obálka se připojí k písemnosti jestliže: je v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována do vlastních rukou, dokument není datován nebo se jeho časové označení výrazně liší od datového razítka pošty, dokument není podepsán, i když jméno a adresa pisatele jsou uvedeny, v písemnosti není uveden odesílatel, má-li podání na poště právní význam, u stížností, písemnost byla opatřena doručenkou, návratkou, v jiných případech, kdy zpracovatel posoudí, že je třeba obálku u písemnosti ponechat. Čl. 3 Evidence dokumentů (1) Veškeré dokumenty podané SVŠES nebo vzniklé na SVŠES se evidují v podacím deníku. (2) Účetní dokumenty dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, které se evidují ve vlastní evidenci, se vedou v této evidenci. (3) Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem a adresou SVŠES, rokem, v němž je užíván, a počtem listů. Podací deník musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. (4) Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly určenému původci doručeny (došlá pošta) nebo vznikly z jeho činnosti (odeslaná pošta). Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. (5) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho odeslání, u doručení identifikace odesilatele,

5 SK 01/2015 Strana č. 5 z 19 stručný popis dokumentu, komu byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, den odeslání, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, (6) Čísla jednací začínají každým kalendářním rokem den 1. ledna od č. 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku proškrtnou a označí slovy "Ukončeno dne 31. prosince roku číslem jednacím " a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. (7) Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce "Vyřízeno" číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. (8) Dokument zaevidovaný v podacím deníku se zapíše do rejstříku vedeného podatelnou. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím deníku. Pokud po dobu 5 let přesáhne průměrný počet jednacích čísel za rok 3000, vede se rejstřík jmenný a věcný. (9) Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce "Vyřízeno" se do podacího deníku zapíše "Sběrný arch". (10) Zápisy do podacího deníku a rejstříku se provádějí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. Oprava se opatří datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl.

6 SK 01/2015 Strana č. 6 z 19 Čl. 4 Rozdělování a oběh dokumentů (1) Zaevidované dokumenty se předávají rektorovi SVŠES, který rozhodne o přidělení příslušné osobě k tomu pověřené dle organizačního řádu, o tomto rozhodnutí pracovník sekretariátu nebo studijního oddělení učiní záznam v podacím deníku. (2) Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí. (3) Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. Čl. 5 Vyřizování dokumentů (1) Dokumenty vyřizují jednotliví pracovníci operativně, nejpozději do stanoveného termínu. Není-li stanoven, pak do 14 dnů. (2) Dokumenty vztahující se k téže věci pracovníci, kteří je vyřizují, spojí v jeden spis, ke kterému vyhotoví seznam jednacích čísel v něm uložených. (3) Při vyřizování písemností dbají všichni pracovníci na dodržování zásad písemného styku, především na formální úpravu, věcnou a jazykovou správnost. Na formální správnost dohlíží sekretářka rektorátu (vedoucí studijního oddělení), která je oprávněna na nedostatky příslušného pracovníka upozornit. (4)Vyřízení jinou než písemnou formou (např. telefonicky, ústním jednáním) nebo pokud je písemnost pouze na vědomí, poznamená sekretářka nebo příslušný pracovník na písemnost. (5) Od písemnosti, kterou se věc vyřizuje, pořídí pracovník odpovědný za vyřízení vždy kopii. (6) Za odeslání pošty odpovídá pracovník sekretariátu. (7) Vyřízený dokument je označen skartačním znakem a skartační lhůtou, popř. rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu SVŠES.

7 SK 01/2015 Strana č. 7 z 19 Čl. 6 Podepisování dokumentů Podpisové právo pro písemnosti SVŠES: dokumenty vyplývající z podnikatelské činnosti o dokumenty zakládající oprávnění společnosti a písemnosti s tím související o smlouvy o pronájmu, nájmu, pořízení investic, dodávky energií, apod. o smlouvy o poskytnutí vzdělání za úplatu o účetní uzávěrku a související doklady podepisují jednatelé uvedení v obchodním rejstříku běžnou provozní dokumentaci podepisují pracovníci c rámci své kompetence vyplývající z pozice, kterou zastávají. dokumenty stvrzující dosažené vzdělání v souladu se zákonem 111/1998 Sb. v platném znění podepisují osoby uvedené v legislativním podpisovém vzoru MŠMT. (1) Používání razítek se řídí Statutem SVŠES. Čl. 7 Razítkování dokumentů: (2) Razítka jsou uložena na uzamykatelných místech k tomu určených a schválených rektorem. (3) Veškerá razítka se předávají proti podpisu pracovníkovi, který s nimi disponuje a chrání je před zneužitím. (4) Ztrátu razítka je pracovník povinen okamžitě písemně sdělit rektoru školy, který učiní opatření v rámci SVŠES, na Policii ČR a MŠMT. Čl. 8 Ukládání dokumentů (1) Zpracované dokumenty jsou ukládány na jednotlivých pracovištích dle tohoto předpisu. (2) Písemnosti zůstávají uloženy po dobu určenou skartační lhůtou. (3) Po uplynutí skartační lhůty se spisy vyřazují při skartačním řízení. (4) Skartační řízení upravuje skartační řád v části II tohoto předpisu.

8 SK 01/2015 Strana č. 8 z 19 ČÁST DRUHÁ Skartační řád Čl. 9 Zásady vyřazování písemností (1) Tento skartační řád upravuje postup SVŠES při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen "dokumentů") nepotřebných nadále pro činnost SVŠES a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. (2) Předpokladem skartačního řízení je předchozí řádná evidence a uložení písemností ve spisovně. (3) Bez skartačního řízení nelze ničit žádné písemnosti. (4) Skartační řízení se provádí jednou za rok v prvém čtvrtletí kalendářního roku, pokud není dohodnuto s doh1édacím archivem jinak. (5) Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti SVŠES, a to včetně došlých dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou již potřebné pro další činnost SVŠES. (6) Pro přípravu a provedení skartačního řízení se zřizuje skartační komise, jejíž členy jmenuje rektor. (7) Za řádné provedení skartace rektorovi odpovídá předseda skartační komise. Čl. 10 Archivní orgán Archivem příslušným pro skartační řízení škol na území hl. města Prahy je Archiv hlavního města Prahy.

9 SK 01/2015 Strana č. 9 z 19 Čl. 11 Skartační lhůta (1) Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je nutné dokument na SVŠES uchovávat z důvodů správních a provozních. (2) Skartační lhůta se vyjadřuje počtem let, počítaných od 1. ledna následujícího roku po dni vyhotovení či vyřízení nebo ztrátě platnosti písemnosti, u spisových celků po dni vyhotovení nebo vyřízení nebo ztrátě platnosti nejmladší písemnosti. (3) Není-li skartační lhůta stanovena, vyřazuje se příslušný dokument, jakmile není potřebný pro činnost SVŠES. (4) V případě potřeby je možno, po dohodě s příslušným archivním orgánem, ponechat dokument na SVŠES déle, než uvádí příslušná skartační lhůta. Čl. 12 Skartační znaky (1) Skartační znaky (A, V, S) vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentů a označují, jak se s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloží. (2) Skartační znak A (archiv) označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do archivu. (3) Skartační znak S (skart) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení. (4) Skartační znak V (výběr) označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S.

10 SK 01/2015 Strana č. 10 z 19 Průběh skartačního řízení Čl. 13 Příprava skartačního řízení (1) Skartační řízení se zahajuje u dokumentů, které již ztratily provozní hodnotu a jejichž skartační lhůta uplynula. (2) Po uplynutí skartační lhůty dokumenty zkontroluje pracovník pověřený rektorem vedením spisovny (dále jen "pověřený pracovník") dle archivní knihy úplnost písemností, u nichž prošla skartační lhůta, a zaurguje případné výpůjčky. (3) Za účasti zástupce příslušného útvaru, v němž dokument vznikl nebo byl vyřízen, ověří, zda její provozní hodnota skutečně zanikla. (4) Podle označení písemností skartačními znaky, popřípadě podle typového rejstříku rozdělí pověřený pracovník dokumenty do skupiny A a do skupiny S. (5) U dokumentů skupiny "V" posoudí pověřený pracovník s pracovníkem příslušného útvaru, zda budou zařazeny do skupiny A nebo S. (6) Pověřený pracovník připravuje ke skartaci ucelené celky dokumentů a připravuje za dané období veškeré dokumenty všech agend SVŠES, není-li s příslušným archivem dohodnuto jinak. (7) Pověřený pracovník upraví dokumenty tak, aby byly připraveny k dalším úkonům skartačního řízení. Čl. 14 Skartačního návrh (1) Pověřený pracovník vypracuje skartační návrh (viz příloha), kterým SVŠES požádá archivní orgán o odbornou archivní prohlídku, při které se posoudí dokumentární hodnota dokumentů navrhovaných k vyřazení. (2) Ke skartačnímu návrhu se připojí seznam dokumentů určených k vyřazení (viz příloha). Dokumenty v něm budou rozděleny podle skartačních znaků A a S. Ze seznamů bude

11 SK 01/2015 Strana č. 11 z 19 patrné, které dokumenty byly původně zařazeny pod skartačním znakem V. (3) Skartační návrh podepisuje rektor nebo jím zmocněný pracovník, dále jej podepisuje pověřený pracovník a členové skartační komise. (4) Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Archivu hlavního města Prahy se žádostí o posouzení a návrhem termínu archivní prohlídky. Čl. 15 Vyřazení písemností (1) Po odborné archivní prohlídce se sepíše skartační protokol, který obsahuje soupis dokumentů určených jako archiválie s jejich zařazením do kategorie v archivní evidenci, soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválií do příslušných kategorií, určení uložení archiválií do archivu, soupis dokumentů, které lze skartovat. (2) Dokumenty skupiny S, na které bylo vydáno skartační povolení, musí být zničeny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby: (3) Dokumenty se odevzdají sběrně úředního papíru nebo firmě, zabývající se likvidací úředního papíru. Tato sběrna nebo firma potvrdí převzetí vyřazovaných dokumentů a ručí za jejich likvidaci a za to, že se s informacemi obsaženými v těchto dokumentech nebudou moci seznámit nepovolané osoby. (4) Pokud bude SVŠES likvidovat vyřazené dokumenty vlastními silami, sepíše se o této likvidaci likvidační protokol (viz příloha). Osoby podepsané pod tímto protokolem pak ručí za to, že informace obsažené v dokumentech nebudou zneužity. (5) Dokumenty skupiny A zůstanou uloženy u SVŠES do té doby, pokud je protokolárně neodevzdány v dohodnutém termínu k trvalému uložení do Archivu hlavního města Prahy (viz přílohy). Rádné odevzdání, tzn. sepsání, označení, zabalení nebo uložení do krabic a stěhování archiválií zajišťuje SVŠES. (6) Ve skartačním řízení se postupuje dle vzorů uvedených v přílohách.

12 SK 01/2015 Strana č. 12 z 19 Čl. 16 Závěrečná ustanovení (1) Při reorganizaci nebo likvidaci SVŠES je nutno dbát, aby nedošlo ke ztrátě dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované SVŠES je odpovědný právní nástupce SVŠES nebo likvidátor. (2) Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění Archivu hlavního města Prahy a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení jsou posuzovány dle zákona o archivnictví a spisové službě. (3) SVŠES je povinna umožnit archivnímu orgánu odborný dohled. (4) Součástí spisového a skartačního řádu jsou následující přílohy: 1. spisový a skartační plán, 2. vzor skartačního návrhu, 3. vzor přílohy skartačního návrhu, 4. vzor návrhu na předání archiválií do archivu 5. vzor přílohy návrhu na předání archiválie do archivu 6. vzor předávacího protokolu 7. vzor likvidačního protokolu. (5) Tato směrnice kvestora nahrazuje účinný od Nabývá platnosti dnem podpisu a její účinnosti byla stanovena na Ing. Milan Hála kvestor

13 SK 01/2015 Strana č. 13 z 19 Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Podle následujícího spisového plánu se označují značkami uvedených skupin a podskupin dokumenty příbuzné povahy. Pro zařazení dokumentů do určité skupiny (resp. podskupiny) je rozhodující jejich obsah. Tyto skupiny a podskupiny jsou uvedeny v levém sloupci spisového plánu a označovány písmeny abecedy a arabskými číslicemi. Skartační znaky jsou uvedeny ve skartačním rejstříku v pravém sloupci. Význam skartačních znaků je vysvětlen v článku 12. Číslice připojená za tímto znakem znamená lhůtu vyjádřenou v letech, po nichž se dokument vyřadí (skartuje) nebo předá k trvalému uložení do archivu. A Organizace, záležitosti vedení SVŠES a jednotlivých pracovišť A 1 Základní obecná ustanovení, základní normy o SVŠES jako celku A 45 A 2 Rozhodnutí o akreditaci A 45 A 3 Statut SVŠES, vnitřní předpisy A 45 A 4 Kolegium rektora (zápisy ze zasedání, podklady) S 5 A 5 Akademická rada SVŠES (protokoly, zápisy ze zasedání) S 5 A 6 Evaluace, hodnocení SVŠES, výroční zprávy, dlouhodobé záměry A 20 A 7 Doklady o udělených oceněních dle vnitřních předpisů SVŠES A 20 A 8 Osobní spisy zaměstnanců (personální dokumentace, odborná hodnocení, A 20 studijní pobyty, stáže, pracovní úrazy) A 9 Řízené předpisy V 5 B výzkumná a další tvůrčí činnost B1 Koncepce výzkumné činnosti, zásadní normy a programy A 10 B2 Interní grantová agentura SVŠES A 10 B3 Podíl pracovníků na řešení externích grantů A 10 B4 Další jednotlivé výzkumné úkoly (katedrové) A 10 B5 Tvůrčí činnost studentů A 10 B8 Spolupráce s jinými vědeckými a pedagogickými institucemi v ČR i A 10 v zahraničí B9 Aplikovaný výzkum spolupráce s výrobními a jinými podniky A 10 B10 Ediční záležitosti, publikace, zveřejňování výstupů V 10 B11 Bakalářské práce absolventů A 45 B12 Granty ESF A 11 C Studijní záležitosti C1 Obecné studijní předpisy, směrnice a nařízení (koresp. s MŠMT ČR atp.) A10 C2 Zprávy o studiu a protokoly o konání státních závěrečných zkoušek A45 C3 Kopie dodatků k diplomu A45 C4 Přijímací řízení, stanovené podmínky-pravidla, smlouvy, přehledy přijatých a nepřijatých (s uvedením výsledků přijímacího řízení) včetně odvolacího S5

14 SK 01/2015 Strana č. 14 z 19 řízení C5 Osobní spisy absolventů (přijímací řízení, průběh studia, SZZ, atd.) V 10 C6 Osobní spisy studentů, kteří nedokončili studia V 10 C7 Protokoly o klasifikaci S 5 D Mezinárodni styky D1 Uzavřené smluv a dohod se zahraničním univerzitami a jinými vědecko pedagogickými institucemi A10 E Vnitřní správa E1 Revizní a kontrolní zprávy S 10 E2 Inventarizační komise V 10 E3 Přístrojové vybavení, zařízení, evidence majetku S 5 E4 Podací protokoly, rejstříky aj. A 10 F Účetní doklady a dokumentace F1 Účetní výkazy (výsledovka a rozvaha) Účetní doklady a písemnosti se ukládají mimo běžnou spisovnu a účetní jednotky jsou povinny archivovat je podle 31, 32, zákona 563/91 Sb. o účetnictví V 5

15 SK 01/2015 Strana č. 15 z 19 Příloha č. 2 Vzor skartačního návrhu, Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Lindnerova 575/ Praha 8 V Praze dne Adresa archivního orgánu Věc: Návrh na provedení odborné archivní prohlídky Ve smyslu zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle instrukce č /86-49 ze dne 13. června 1986 navrhujeme vyřadit dokumenty naší školy z klet navrhované písemnosti, rozdělené do skupin A a S, jsou uvedeny v příloze. Termín odborné archivní prohlídky navrhujeme razítko SVŠES podpis rektora podpis pověřeného pracovníka

16 SK 01/2015 Strana č. 16 z 19 Příloha č. 3 Vzor přílohy skartačního návrhu Dokumenty skupiny A Pořadové Spisový číslo znak Druh dokumentu Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šan. Dokumenty skupiny S Pořadové Spisový číslo znak Druh dokumentu Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šan. Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny A Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šan. Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny S Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šan.

17 SK 01/2015 Strana č. 17 z 19 Příloha č. 4 Vzor návrhu na předání archiválií do archivu Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Lindnerova 575/ Praha 8 V Praze dne Adresa archivního orgánu Věc. Návrh na předání archiválií Ve smyslu zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle instrukce č /86-49 ze dne 13. června 1986 navrhujeme k předání do Archivu hl. m. Prahy archiválie vzniklé z činnosti naší školy z let Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení při odborné archivní prohlídce dne Žádáme o sdělení termínu předání. razítko SVŠES podpis rektora podpis pověřeného pracovníka Příloha č. 5 Vzor přílohy návrhu na předání archiválie do archivu Příloha k návrhu na předání archiválií Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šan.

18 SK 01/2015 Strana č. 18 z 19 Příloha č. 6 Vzor předávacího protokolu PROTOKOL o předání archiválií Soukromé vysoké školy ekonomických studií, s. r. o. do Archivu hl. města Prahy. Dne předal označení archivního orgánu (počet balíků, krabic pořadačů) z let navržených k trvalé archivní úschově dopisem čj. dne Razítko SVŠES Předal: Převzal: V Praze dne Příloha č. 7 Vzor likvidačního protokolu. Soukromá vysoká škola ekonomických studií, s. r. o. Lindnerova 575/ Praha 8 Likvidační protokol Dne byly zlikvidovány dokumenty určené ke zničení skartačním protokolem č. ze dne. Dokumenty listinné podoby byly rozdrceny ve skartovacím stroji, diskety, optické disky byly rozlámány. Likvidaci byli přítomni: 1. (jméno) 2. (jméno) 3. (jméno) V Praze dne

19 SK 01/2015 Strana č. 19 z 19 Seznam změn Pořadové číslo změny Článek, kde je změna aplikována předpis Stručný popis změny: Datum účinnosti