Práce s kancelářskými balíčky

Transkript

1 ICT pro učitele formou e-learningu Práce s kancelářskými balíčky Jan Richter Projekt CZ.1.07/1.3.04/ je spolufinancován z rozpočtu ESF a státního rozpočtu ČR

2 OBSAH 1. Práce s jednotlivými programy MS Office & Open Office MS Word & Writer Styl písma, úprava textu MS Excel & Calk MS Powerpoint & Impress Draw... 12

3 1. Práce s jednotlivými programy 1.1. MS Office & Open Office Kancelářské balíčky od společnosti Microsoft a OpenOffice MS Word & Writer Textový procesor od společnosti Microsoft. Obsahem tohoto tématu je formátování textu, úprava textu, formátování a členění dokumentu, základní typografická pravidla, generování obsahů a funkce nadpisů. Návod jak nejlépe uložit výstup své práce v nejstabilnější a nejpřenosnější formě. Aktuální formáty souborů a jak s nimi pracovat.

4 Styl písma, úprava textu Zde máte funkce na úpravu stylu písma. Funkce BOLD [B] na úpravu tloušťky písma pro zvýraznění textu, funkce ITALIC [I] na úpravu skolu písma, také slouží k zvýraznění textu v odtsavcích, funkce Underline [U] třetí z funkcí pro zvýrazňování textu, podtržení. Nastavujete zde velikost písma zpravidla na předem definované stupnici od Styl písma FONT, neboli funkce, která zjednodušeně MS WORD: Home panel zajistí jiný vzhled vašeho textu, zde je potřeba dbát na českou diakritiku, proto pro své dokumenty používejte pouze takové styly, které českou diakritiku mají Členění textu, odstavce Jedna z částí nástrojového panelu, ze které můžete jednoduše nastavit vlastnosti celému odstavci. Členění textu je velmi důležitý pojem při tvorbě tištěných učebních materiálů, text musí být přehledný a zarovnaný, také musíme brát ohled na přenosnost dokumentu, každý textový editor si své odstavce člení po svém, používá k tomu skrýté značky, které následně při otevření nového dokumentu luští zpět a sestavuje stavbu dokumentu tak jak ste ji definovali a uložili Vy. Ovšem když otevřete soubor z MS Word ve Writer od OpenOffice je to rozdíl, může se vám stavba dokumentu zobrazit úplně jinak, stejně tak jak styly písma, proto je velmi důležité dbát na výběru stylu písma. Můžete zde také nastavit výčet prvků s očíslováním nebo s jinou formou odrážek. Další s funkcí je odsazení a řádkování. Je zde také tlačítko na zobrazení skrytých značek a na seřazení slov podle zadaného parametru Styly Styles Jsou to předem definované sady stylů pro odstavcei písmo, je to rychlejší způsob jak během chvíle nastavit formátování vašeho textového dokumentu.

5 MS WORD: Insert panel Stránkování Nastavení stránek a dokumentu, nastavení titulní stránky, určení konce stránky a vkládání čisté stránky Ilustrace Tato část panelu je soustředěna hlavně pro vkládání jiných elemtů do textového dokumentu. Vkládáme zde obrázky, cliparty (ilustrace k hledanému heslu), tvary (rámečky) a grafy. Tyto elemty vám pomohou více ilustrovat vaší práci a to vám zaručí větší přehled a design dokumentu.

6 Hlavička a zápatí Velmi důležité nastavení, pokud vytváříte více-stránkový dokument. Aby jste dodrželi oficiálnost dokumentu a typografická pravidla můžete nastavit, číslování stránek, toto nastavení je nezbytné pokud chcete vytvářet obsah stránky, zjednoduší vám to navigaci v dokumentu. Dále je možné nastavit svůj vlastní text (autor, název dokumentu, místo vytvoření dokumentu a název firmy nebo konference), zápatí a záhlaví jsou viditelné na každé stránce dokumentu pokud nenastavíte jinak Grafické úpravy Text Box: pomocí obdelníkového výběru nadefinujete část stránky ohraničenou průhledným rámečkem kde nude možné vpisovat text. Quick Parts: předem navržené části stránky, které se dají vkládat do dokumentu, dá se to výborně použít na boční zápisky. Word Art: 3D písmo pro nadpisy. MS office: save setup Uložení práce Uložení výstupu práce si musíte předem rozmyslet, přemýšlejte nad tím jak budete svoji práci nadále prezentovat, jestli ji budete prezentovat na PC, na kterém jste ji i vytvořili nemáte s kompatibilitou žádný problém, pokud však budete posílat práce hromadně, nebo se budete snažit ji prezentovat na PC, na kterém ji pouštíte poprvé, můžete narazit na úskalí kompatibility a to v po;době jiného formátování odstavců, nebo zpřeházených pozic vložených elementů. Pro MS Word jsou dva základní formáty.doc a.docx tyto dva formáty jsou stejné, akorát.docx je novější verze formátu.doc používá se od MS WORD 2007 a to kvůli novým elementům a funkci styly. Pokud svoji práci uložíte v těchto dvou formátech musíte je spouštět v příslušných verzích editoru k těmto formátům. Jinak se vám skladba textu a stylů úplně rozpadne. Naštěstí jsou tyto dva fomráty od jedné firmy k jednomu textovému procesoru, a proto je mezi nimi celkem kvalitní zpětná vazba. Nejjednoduší způsob jak uložit svoji práci tak, aby jste ji mohli použít kdekoliv, a pracovat s ní, nebo ji prezentovat na, kterémkoli jiném počítači je formát PDF. S tímto

7 formátem dosáhnete největší přenositelnosti dokumentu a jeho největší pravděpodobnosti kompatibility s kterýmkoli PC. Tento formát se dá použít na textový dokument, prezentaci i tabulky a ilustrace. Do PDF se dá převést vše co je určeno pro tisk, dnes už i práce z grafických programů apod. Tento formát vám cokoliv převede pomocí matematických operací a vektorů na obrázky a textová pole, která sou svojí definicí tak jednoduchá, že se zobrazí na 99% všude stejně. Proto je pro vaší práci vhodný tento formát. MS office: save as

8 1.2. MS Excel & Calk MS Escel: home panel Styl písma Zde máte funkce na úpravu stylu písma. Funkce BOLD [B] na úpravu tloušťky písma pro zvýraznění textu, funkce ITALIC [I] na úpravu skolu písma, také slouží k zvýraznění textu v odtsavcích, funkce Underline [U] třetí z funkcí pro zvýrazňování textu, podtržení. Nastavujete zde velikost písma zpravidla na předem definované stupnici od Styl písma FONT, neboli funkce, která zjednodušeně zajistí jiný vzhled vašeho textu, zde je potřeba dbát na českou diakritiku, proto pro své dokumenty používejte pouze takové styly, které českou diakritiku mají Zarovnávání Zarovnávání textu je stejné jako u MS Word, ale zde je to jen v rámci buňky, máte zde odsazení, zarovnání odstavce a vertikální zarovnání v buňce Styly Styly v MS Excel jsou k dispozici od verze 2007 jako u MS Word. Pomocí nich můžete rychle nastavit grafiku vaší tabulce. Je zde ale více možností jak tabulku upravit, můžete nastavit ikony jednotlivým řádkům, nebo buňkám, můžete nastavit styl buňky nebo styl celé tabulky. Styly jsou zde rozzřazené i podle funkce jejich použití, můžete jako v MS Word nastavovat nadpisy a následně je i zvýraznit Buňky / Buňka / Sloupec U Buněk je velmi důležité jejich formátování, neboli jak buňku definujete, definice buněk nastavíte pomocí pravého tlačitka myši a následně zvolíte formát buňky, zde máte několik možností jak buňku upravit. Definice typu buňky, buňce můžete definovat typ, který má zastupovat. Ve výběru máte vše od celých čísel až po desetinná, data, text nebo grafy. Sále můžete buňkám nastavit funkce, které mají vykonávat. Pro buňku můžete nastavit funkci, například funkci součet, průměr, rozdíl, součin atd. Tyto funkce

9 můžete definovat pomocí lišty FX, kterou najdete pod nástrojovým panelem, samozřejmně, aby vše fungovalo je nutné určit buňky se vstupními hodnotami. MS Excel: inser function MS Excel: insert function setup MS Excel: inser panel

10 Ilustrace Tato část panelu je soustředěna hlavně pro vkládání jiných elemtů do textového dokumentu. Vkládáme zde obrázky, cliparty (ilustrace k hledanému heslu), tvary (rámečky) a grafy. Tyto elemty vám pomohou více ilustrovat vaší práci a to vám zaručí větší přehled a design dokumentu Grafy Jedna z hlavních funkcí toho tabulkového a matematického procesoru. MS Excel je výborný program například na vytváření rozpočtů, seznamů a databází a každý z těchto pojmů jde ilustrovat grafem. V nabídce grafy máte hned několik nastavitelných prvků, styl grafu, popisky, znázornění v procentech a barevné rozlišení Uložení práce Uložení výstupu práce si musíte předem rozmyslet, přemýšlejte nad tím jak budete svoji práci nadále prezentovat, jestli ji budete prezentovat na PC, na kterém jste ji i vytvořili nemáte s kompatibilitou žádný problém, pokud však budete posílat práce hromadně, nebo se budete snažit ji prezentovat na PC, na kterém ji pouštíte poprvé, můžete narazit na úskalí kompatibility a to v po;době jiného formátování odstavců, nebo zpřeházených pozic vložených elementů. Pro MS Word jsou dva základní formáty.doc a.docx tyto dva formáty jsou stejné, akorát.docx je novější verze formátu.doc používá se od MS WORD 2007 a to kvůli novým elementům a funkci styly. Pokud svoji práci uložíte v těchto dvou formátech musíte je spouštět v příslušných verzích editoru k těmto formátům. Jinak se vám skladba textu a stylů úplně rozpadne. Naštěstí jsou tyto dva fomráty od jedné firmy k jednomu textovému procesoru, a proto je mezi nimi celkem kvalitní zpětná vazba. Nejjednoduší způsob jak uložit svoji práci tak, aby jste ji mohli použít kdekoliv, a pracovat s ní, nebo ji prezentovat na, kterémkoli jiném počítači je formát PDF. S tímto formátem dosáhnete největší přenositelnosti dokumentu a jeho největší pravděpodobnosti kompatibility s kterýmkoli PC. Tento formát se dá použít na textový dokument, prezentaci i tabulky a ilustrace. Do PDF se dá převést vše co je určeno pro tisk, dnes už i práce z grafických programů apod. Tento formát vám cokoliv převede pomocí matematických operací a vektorů na obrázky a textová pole, která sou svojí definicí tak jednoduchá, že se zobrazí na 99% všude stejně MS Powerpoint & Impress

11 MS PowerPoint: Home panel Plochy slajdy V tomto menu si můžete nastavit nový slajd a tímto mu rovnou určíte podle vašeho výběru rozpoložení vkládaných elementů. Budete mít na výběr úplně prázdný nový slajd, a nebo si můžete vybrat jednu ze šablon, která se nejvíce hodí pro vaši práci. Nezapomínejte na poznámky, které najdete dole u spodní lišty pod pracovní plochou a na lištu vlevo, kde máte stručný přehled vaší celé prezentace. Elementy vkládáte jediným klikem na příslušnou oblast Styly písma Zde máte funkce na úpravu stylu písma. Funkce BOLD [B] na úpravu tloušťky písma pro zvýraznění textu, funkce ITALIC [I] na úpravu skolu písma, také slouží k zvýraznění textu v odtsavcích, funkce Underline [U] třetí z funkcí pro zvýrazňování textu, podtržení. Nastavujete zde velikost písma zpravidla na předem definované stupnici od Styl písma FONT, neboli funkce, která zjednodušeně zajistí jiný vzhled vašeho textu, zde je potřeba dbát na českou diakritiku, proto pro své dokumenty používejte pouze takové styly, které českou diakritiku mají Odstavce Jedna z částí nástrojového panelu, ze které můžete jednoduše nastavit vlastnosti celému odstavci. Členění textu je velmi důležitý pojem při tvorbě tištěných učebních materiálů, text musí být přehledný a zarovnaný, také musíme brát ohled na přenosnost dokumentu, každý textový editor si své odstavce člení po svém, používá k tomu skrýté značky, které následně při otevření nového dokumentu luští zpět a sestavuje stavbu dokumentu tak jak ste ji definovali a uložili Vy. Ovšem když otevřete soubor z MS Word ve Writer od OpenOffice je to rozdíl, může se vám stavba dokumentu zobrazit úplně jinak, stejně tak jak styly písma, proto je velmi důležité dbát na výběru stylu písma. Můžete zde také nastavit výčet prvků s očíslováním nebo s jinou formou odrážek. Další s funkcí je odsazení a řádkování. Je zde také tlačítko na zobrazení skrytých značek a na seřazení slov podle zadaného parametru.

12 Tvary Toto menu můžete využít pokud chcete ve své prezentaci použít tento způsob ilustrace. Je to dobrý způsob jak dát prezentaci vlastní grafiku, nebo rámečky Design Vzhled je důležitým pojmem při tvoření prezentace, prezentace má za úděl někoho oslovit a ilustrovat problematiku, kterou se snažíte vysvětlit. Také funguje jako vodítko k proslovu, proto musíte dbát na své prezentace a hezky je vyzdobit. Tímto menu se vám to podáří jedním klikem, stačí si vybrat styl, který se vám svým vzhledem nejvíce líbí a zvolit ho jako motiv pro každý váš slajd vše se provede automaticky Barevná škála Po pravé straně si můžete všimnout že i předem nastavený vzhled si můžete upravit dle své libosti slouží na to tří-tlačítkové menu vpravo od výběru vzhledu. Zde si můžete nastavit škálu barev ve které se váš vzhled bude zobrazovat a nebo styl písma pro každá slajd a také efekty písma (3D, stíny, zrcadlení) Nastavení přechodů Přechody vaši prezentaci zefektivní a oživý, vlastně jde jen o jednoduchou animaci mezi přecházením z jednoho slajdu na druhý. Jestli se rozhodnete pro tuto možnost měli byste si dopředu uvědomit, že tato funkce je až od verze 2007, tudíž to ve starším MS Power Point nefunguje, nefunguje to ani ve starších formátech. Pokud tuto možnost chcete využít musíte mít nový program a ukládat prezentaci do nového formátu.

13 Nastavení animací U animací je to podobné jako u přechodů, také je podporují nové formáty a nové verze programu, to pro vás znamená menší spektrum přenosnosti prezentace, musíte dopředu vědět na jakém PC budete prezentaci prezentovat a jakou verzi MS Power Point nebo Impressu má nainstalovanou. Animace se nezaměřují na přechody mezi jednotlivými slajdy, ale na animaci samotné prezentace v rámci jednoho slajdu. To znamená že animaci spustíte klikem a zavoláte tak například jeden řádek s informací v prezentaci, samozřejmně animovaný Draw Přes tento program se dají tvořit vývojové diagramy, kreslit různé tvary a návrhy. Navrhovat rozmístění nebo ilustrovat různé problematiky.