Inovativní úřad ve městě Kostelec nad Orlicí, CZ.1.04/4.1.01/ Závěrečné shrnutí

Transkript

1 Inovativní úřad ve městě Kostelec nad Orlicí, CZ.1.04/4.1.01/ Závěrečné shrnutí

2 Význam projektu Shrnutí dosažených výsledků

3 Shrnutí výsledků projektu Čeho bylo dosaženo, co se vykonalo?

4 Poděkování Chtěl bych alespoň touto cestou poděkovat všem členům týmu za pracovní nasazení a podnětné návrhu a připomínky Také bych chtěl v neposlední řadě také poděkovat politické reprezentaci, že umožnila tento projekt a dala mu zelenou.

5 Projekt byl financován z výzvy 89 OP LZZ Přibližně polovina žádostí o dotaci byla neúspěšná Výše žádostí byla vyšší než alokace Mezi neúspěšné patří více jak polovina krajů a magistrátů Město Kostelec nad Orlicí patří mezi úspěšné žadatele.

6 Udržitelnost projektu Z projektu se nepořizují investice Nevznikají nová pracovní místa

7 Vykonaná práce Co se všechno dělalo?

8 Co bylo částmi projektu? Finanční řízení Strategie rozvoje města Problematika zkvalitňování služeb veřejné správy Projektové řízení dotační projekty Zvýšení efektivity veřejné správy Elektronizace dokumentů příprava Návaznosti na egovernment

9 Co se udělalo? Strategie města Analýza předcházejících projektů Hodnocení dopadu projektů do strategie města Revize stávajících směrnic Analytické schůzky se všemi klíčovými lidmi Vytvořeny dotazníky pro veřejnost Zpracování manažerské finanční analýzy města Dotazníky spokojenosti Dotazník na služby města Ruční vyhodnocení a přečtení dotazníků občanů Analytické objektivní šetření daného území Vyhodnocení a zpracování dotazníků Sestavení návrhů matice SWOT Analýza města v 9 kategoriích 56 grafů s výpočty 102 tabulky s údaji 32 návrhů od občanů 10 SWOT analýz 138 stran analýz

10 Co se udělalo (2. část)? Strategie města Sjednoceny podklady pro strategii Vyhodnocení analytické části Sestavení a práce pracovních skupin pro strategii rozvoje města Sjednocení definic základní pojmů strategického plánování Definice vize, motta, poslání Definice prioritních os a strategických směrů Definice strategie v jednotlivých směrech Definice strategie rozvoje jednotlivých os Akční plán Variabilní realizace akčního plánu Celkem 4 prioritní osy Celkem 23 strategických cílů Nalezeno celkem 20 opatření Navrženo celkem 19 projektů Definována rizika realizace Navržen způsob realizace a implementace strategického plánu

11 Co se udělalo (3. část)? Strategie města Navržen vhodný způsob kontroly plánu Definovány role a způsoby jejich práce Navrženy parametry ke sledování, zda je SRM úspěšná Celkově nalezeno 45 exaktně měřitelných parametrů Definovány zdroje pravdy pro objektivní měření Definováno, co bude úspěch a co neúspěch Byla vytvořena zkrácená verze pro web města Byly analyzovány vlivy na strategii města Definována východiska stavu Nalezeny limitující faktory pro realizaci Definovány kritické faktory úspěchu Definovány obecné parametry a vlivy pro úspěch strategii Analyzovány role při plnění strategie Byl zkoumán vliv strategií okolních celků na město

12 Co se udělalo (4. část)? Metodika zlepšování práce Byla definována obvyklá východiska strategie zlepšení Definice toho, co je zlepšování a co ne Definice úkolů středního a top managementu s ohledem na kvalitu Definice úkolů s ohledem na efektivitu Definice standardizačních cyklů Principy řízení kvality Výběr vhodné metodiky pro řízení kvality v podmínkách úřadu Výpočet režijních nákladů a jejich stanovení Návrh systému zlepšovacích návrhů Metodika snižování nákladů Výpočty finančních ukazatelů Definice cílů zlepšování Akční plán zlepšování Způsoby měření kvality práce Návrh projektů ke zlepšení kvality práce

13 Co se udělalo (5. část)? Metodika zlepšování práce Definice motivace pracovníků ke zlepšování Pravidla hodnocení výkonu pracovníka Odměňovací systém Návrh základního kompetenčního modelu Zapojení pracovníků do zlepšování krok za krokem (desatero zlepšení) Image úřadu a posilování proklientsky orientované organizační kultury úřadu Image a osobnost úředníka Jednání s klienty Způsob řešení požadavků a potřeb klientů úřadu Právní a etické aspekty zlepšování práce Způsoby budování sebedisciplíny

14 Co se udělalo (6. část)? Projektové řízení Definice nalezení vhodného projektu pro projektové řízení Návrh způsobu projektového vedení v podmínkách úřadu Problematika indikace projektu pro zvolenou metodiku Výběr vhodné metodiky pro místní podmínky Definice a sjednocení pojmů v rámci projektového vedení Návrh organizační struktury projektu Definice úkolů jednotlivých rolí v projektu Definice dokumentace projektu Vytvoření vzorů dokumentace projektu Celkem 15 vzorů s osnovou a praktickými šablonami Celkem 450 hodin konzultací k projektům Definice a popis životního cyklu projektu Zásady komunikace s dodavateli

15 Co se udělalo (7. část)? Projektové řízení Řízení změn organizačních a požadavkových Řízení rizik a trendů projektu Definice ukazatelů a metodika KPI Způsob akceptace projektu Vykazování projektů Stanovení skutečné nákladovosti projektu Definice způsobu vyjednávání o smlouvě a zahájení projektu Definice způsobu zhodnocení projektu Dodržování jakosti a řízení kvality projektu Eskalace problémů Komunikace v rámci projektu a její řízení Ukončení projektu Manuál projektového manažera pro obvyklé projektové situace Definice a způsoby měření SLA projektu Doplněn vhodný SW

16 Co se udělalo (8. část)? Finanční řízení Definice metodiky finančního řízení Procesní analýza ekonomických procesů Definice zvýšení výkonu kontroly finančních procesů Doporučení vhodného podpůrného SW Definice závazné účtovací osnovy pro město a jeho příspěvkové organizace Doporučné změny pro informační systém města Navržena automatizovaná výměna informací mezi systémy Stanoveny pravomoci Definice zpracování účetních výkazů Definice schvalovacích postupů pro finanční operace v rámci finanční kontroly

17 Co se udělalo (9. část)? Doprovodné aktivity Management projektu Zpracování monitorovacích zpráv Zajištění administrace projektu Management financí a vypořádání závazků Součinnost a spolupráce při kontrole Zachování souladu cílů projektu s cíli výzvy Návaznosti na egovernment a státní politiku v této oblasti Studie digitalizace dat v podmínkách úřadu včetně stanovení ceny Definice ochrany dat a základní bezpečnostní návyky pro uživatele informačního systému Návrh procesního řízení v úřadu Definice strategických procesů a jejich dokumentace Nákup redakčního systému

18 Strategie rozvoje města Výsledky analytické části

19 Jaké jsou výstupy? Strategie města Analytická část již svou prezentaci měla Podrobněji se budeme věnovat návrhové části

20 Závěry analytické části Analytická část byla prováděna pro následující kategorie: Finance Ekonomika Lidé Infrastruktura Rodina Bezpečnost Sociální služby Kultura Životní prostředí

21 Finance Město šetří provozní výdaje Ušetřené prostředky investuje do bezpečnosti a sportu Příjmy se zvyšují Snižuje se zadluženost

22 Ekonomika Hlavní problémy: Rostoucí trend nezaměstnanosti Závislost na jednom velkém a několika středních zaměstnavatelích Pozitiva Lehké oživení v celé ČR Dotační politika Daří se umisťovat dlouhodobě nezaměstnané

23 Infrastruktura Hlavní problémy: Chybějící obchvat města Pozitiva Relativně vysoká hustota dopravních tepen Dobrá dopravní obslužnost Výborná technická vybavenost

24 Lidé Hlavní problémy: Stárnutí populace Rostoucí průměrný věk Klesající počet obyvatel Pozitiva Nízká cena realit Kostelec nad Orlicí

25 Rodina Hlavní problémy: Chybí koncepční politika rodiny Pozitiva Rostoucí bytová výstavba Existence služby města hlídání dětí Dobře dimenzované MŠ Dostatek možností vyžití matek s dětmi Seniorské hřiště Počet dokončených bytů

26 Bezpečnost Hlavní problémy: Uprchlický tábor Vyloučené lokality Pozitiva Investice do bezpečnosti Pokles krádeží a násilných tr. činů Plán prevence kriminality Dobrá práce MP

27 Sociální služby Hlavní problémy: Chybějící širší spektrum sociálních služeb Pozitiva Dobré sociální zajištění Dobré pokrytí zdravotními službami Dům s pečovatelskou službou

28 Kultura a cestovní ruch Hlavní problémy: Klesající návštěvnost Chybějící rekonstrukce SK Rabštejn Pozitiva Turisticky atraktivní prostředí Tradiční kulturní akce Dobré napojení na cyklostezky Dobře fungující I-centrum Rok Návštěvnost města Kostelec nad Orlicí a Rychnova nad Kněžnou Kostelec nad Orlicí Rychnov nad Kněžnou Počet návštěvníků Průměrná doba pobytu Počet návštěvníků Průměrná doba pobytu , , , , , , , , , , ,9

29 Životní prostředí Hlavní problémy: Relativně dobré prostředí Pozitiva Plynofikace města Dobře fungující svoz odpadu Absence zásadních zdrojů smogu Klesající produkce komunálního odpadu

30 Výsledky dotazníkového šetření Lidé jsou se situací ve městě více velmi spokojení, než nespokojení ve všech kategoriích

31 Známky za oblasti Způsob známkování: 10 nejlepší 1 nejhorší Oblast Známka Veřejné služby 7,02 Životní prostředí 6,34 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 7,02 6,34 5,79 4,90 3,92 3,87 Život ve městě 5,79 Ovlivnění chodu obce 4,90 Ekonomika 3,92 Bezpečnost 3,87 3,00 2,00 1,00 0,00 Veřejné služby Životní prostředí Život ve městě Ovlivnění chodu obce Ekonomika Bezpečnost Podílet se na místním plánovacím procesu Podávat přímé žádosti/dotazy na místní úřad Účast v komunálních volbách/referendech

32 Strategie rozvoje města Výsledky návrhové části

33 Co je návrhová část? Návrhová část obsahuje následující prvky: Motto města Vize města Prioritní osy a cíle SWOT analýzy Vliv strategií vyšších celků Kompetence, role a údržba

34 Vazby mezi prvky strategie Definování toho, co obec plní za základní úkoly dáno zákonem Poslání Základní rámec směřování strategie, klíčová idea. Vize Prioritní osy Specifický cíl Projekty, opatření Hlavní směry rozvoje celku Zpřesnění prioritních os Způsob naplnění cílů

35 Motto města Bylo několik návrhů a vítězným návrhem je: Kostelec nad Orlicí srdce Evropy

36 Vize města Definuje, jak město má vypadat po realizaci strategie: Kostelec nad Orlicí je ideálním místem pro život všech svých obyvatel. Zaměřuje se především na plnění jejich potřeb, podporuje pro ně rozvoj služeb, zabezpečuje kvalitní předškolní a základní vzdělání v souladu s moderními trendy, zabezpečuje bezpečí pomocí městské policie, podporuje bytovou výstavbu, stará se o seniory. Při cestě k tomuto cíli budou respektovány zásady trvale udržitelného rozvoje. To znamená hledání optimální rovnováhy mezi hospodářskými podmínkami, sociálními potřebami a ochranou životního prostředí města při zachování, případně rozvinutí, těchto životních hodnot pro příští generace

37 Co je návrhová část? Návrhová část obsahuje následující prvky: Motto města Vize města Prioritní osy a cíle SWOT analýzy Vliv strategií vyšších celků Kompetence, role a údržba

38 Prioritní osy a strategické cíle

39 Prioritní osa rozvoj města Finanční stabilita udržení investičního potenciálu lokálních veřejných financí. Vybavenost dobudování infrastruktury tak, aby sloužila ke zvýšení kvality života obyvatelstva. Služby města snižování provozních výdajů, údržba péče o majetek, návaznost na politiku egovernmentu, snižování administrativy. Doprava přizpůsobování přepravní kapacity místních komunikací dopravnímu zatížení. Energetické hospodářství úspory na výdajích za energie, omezování energetických ztrát.

40 Prioritní osa Ekonomika a podnikání Zaměstnanost udržení zaměstnanosti, podporovat stabilitu prostředí a omezovat neočekávané změny. Podpora podnikání diverzifikaci podnikatelských oborů ve městě, zajištění funkčního uspořádání města. Podpora cestovního ruchu podpora investic do ochrany životního prostředí, zajištění toku kapitálu do města a vzniku pracovních příležitostí. Rozvojové plochy vytvářet podmínky pro investice přinášející vznik nových pracovních míst.

41 Prioritní osa Sociální politika a služby Demografický rozvoj zvýšení počtu obyvatel a udržení tohoto růstu. Rodinná politika zatraktivnění obce jako místa pro založení rodiny a výchovu dětí. Bydlení město ve svém územním plánu bude podporovat bytovou výstavbu a územní plán bude reflektovat tuto snahu Komunitní plánování další rozvoj sociálních služeb bude zpracován komunitní plán rozvoje sociálních služeb pro správní území. Sociální začleňování v návaznosti na státní politiku eliminovat negativní sociální jevy. Péče o zdraví zachování klíčových prvků zdravotní péče a podpora zdravého životního stylu.

42 Prioritní osa Kvalita života Vzdělávání zvýšení vzdělání a zvrácení trendu nižší vzdělanosti v regionu Volný čas smysluplné a společensky přínosné trávení volného času pro všechny občany v regionu, podpora spolkového života Kultura využití aktivních občanů a spolků, vtažení lidí do centra dění, zvýšení sounáležitosti s městem Společenský život vytváření tradic spočívající v angažovanosti nebo aktivitě obyvatel města Sport budování a udržování sportovišť, podpora sportovních klubů Publicita a propagace propagace města, kulturních akcí a jejich publicita Bezpečnost prevence kriminálních činů, dodržováním veřejného pořádku ve městě Životní prostředí zachování nádherného rázu místní přírody, podpora ekologických aktivit, turistických spolků a ochránců přírody

43 Akční plán soupis projektů a opatření k realizaci strategie Celkem definováno 20 opatření a 18 projektů Sestavuje se na 3 léta Musí být pravidelně aktualizován Akční plán je sestaven tak, aby šlo vybírat projekty podle potřeby a možností financování

44 Projekty heslovitě Farmářské trhy a propagace zdravých potravin Koncepce rodinné politiky Vzdělávací akce Cyklostezky Kdo si hraje, nezlobí Optimalizace dopravy ve středu města Renovace veřejného osvětlení Rekonstrukce kulturního domu Rabštejn Zbudování úpravny vody Revitalizace Sejkorova parku Rekonstrukce domu mládeže Revitalizace parčíku Jiráskovo náměstí Renovace areálu technických služeb a obnova strojového parku Ledová plocha Posílení bezpečnosti Městské muzeum Dopravní hřiště Singletreková dráha

45 Kontrola plnění plánu Ukazatele jsou měřitelné hodnoty, které jsme se rozhodli sledovat, abychom zjistili, zda se v důležitých věcech nějak zlepšujeme nebo ne Celkem 45 ukazatelů, která popisují stav území a dávají přehled, co je a co není zlepšení

46 Jak vypadá ukazatel? Ukazatele má vždy definovaný pasport, viz níže Metrika Cíl Omezení Vyhodnocení Zjištění, zda výdaje města rostou nebo ne. Inflace, na kterou nemá město prakticky žádný vliv BSC Klesající úspěch Bez přírůstku neutrální Stoupající neúspěch Zdroj dat Zodpovědná osoba Frekvence vyhodnocení Město Rozpočet ČSÚ pro inflaci inflace je vypočtena podle předchozích let (!) Finanční odbor 1 x ročně

47 Vazby na strategie co nám může pomoci? EU ČR Kraj Agentura pro sociální začlenňování

48 Evropská unie Využití dotací Projektový management Sociální politika Poučení o způsobech publicity

49 Česká republika Demografické aspekty Podpora rodiny Zlepšování podmínek pro zdravý život Podpora podnikání Udržitelný rozvoj venkova Systém vícezdrojového financování obcí a krajů

50 Královéhradecký kraj Konkurenceschopnost a inovace Dopravní dostupnost a mobilita Veřejné služby a občanská společnost Environmentální prostředí a sítě Vyvážený rozvoj a správa regionu Doprava a vzdělávání

51 Agentura pro sociální začleňování plná integrace sociálně vyloučených obyvatel do společnosti, revitalizace či redukce vyloučených lokalit, rozvoji zaostalých částí obce, rozvoj sociálních a návazných služeb, které odpovídají potřebám všech obyvatel obce, zajištění rovného přístupu všech občanů ke vzdělávání, bydlení, zdravotní péči, zaměstnání, sociálním službám a bezpečí, prevenci dalšího sociálního vyloučení a s tím spojených sociálně patologických jevů, rozvoji občasné společnosti a podpoře občanského soužití.

52 Webová verze strategie Obsahuje výtah z velkého dokumentu strategie města Zkrácená verze pro zvýšení přístupnosti veřejnosti

53 Jak dál se strategií? Podle dokumentu akčního plánu strategie se budou realizovat projekty Bude pravidelně aktualizovány dokumenty strategie Pravidelné vyhodnocování s ohledem na ukazatele a finanční možnosti města Poslání Vize Prioritní osy Problematické okruhy Specifické cíle Dílčí cíle Projekty a opatření Obrázek 1 Pravděpodobnost aktualizace

54 Good Governance - egovernment a jeho dopady Kvalita služeb místní veřejné správy a státní koncepce egovermentu

55 egovernment Snaha státu o elektronizaci veřejných služeb Podobně jako e-shop, internetové bankovnictví apod. Činnosti vykonávané v reálném světě převést do virtuálního

56 Základní pojmy EGON a KLAUDIE Služby egovernment Technické prostředky cloud computing

57 Jaké jsou základní prvky? Základní registry usnadnění komunikace mezi úřady Datové schránky elektronické a zaručené úložiště KIVS Komunikační infrastruktura veřejné správy sdílené komunikační služby Portál veřejné správy elektronická brána do veřejné správy dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Elektronický podpis hlavní nástroj identifikace a autentizace fyzických osob v prostředí internetu. Otevřená data data a údaje zveřejněná na Internetu.

58 Jaké jsou cíle? Modernizace veřejné správy s využitím prostředků egovernmentu Účelné vynakládání veřejných prostředků pro koordinovanou a efektivní modernizaci veřejné správy, včetně investic do informačních a komunikačních technologií. Efektivní součinnost všech subjektů veřejné správy na úrovni centrálních orgánů, krajů i obcí.

59 Proč by nás to mělo zajímat? egovernment je nástroj státu, který bude podporován Je vysoce dotovaný v rámci dalších výzev se počítá s dotacemi Efektivní práce je nemyslitelná bez podpory ICT Modernizace veřejné správy je velká příležitost pro zlepšování

60 Řízení kvality práce Zvýšení úrovně veřejné správy

61 Nástroje zlepšení řeší: Pokud se podaří něco zlepšit, jak to udržet? Jak ostatním říct, že se něco zlepšilo? Jak z toho udělat běžnou věc?

62 Čemu jsme se věnovali? Kontrola kvality Pochvaly pracovníků Motivace týmů Zvýšení iniciativnosti Komunikace Vazby na automatizaci

63 Základní zásady postup po malých krocích bez skokových převratů, které vedou k nárůstu zkreslení původních záměrů možnost návratu do původního stavu náklady na inovaci nesmí převýšit přínosy

64 Hlavní pravidla: Kdo práci dělá, ať také navrhuje její zlepšení Kdo se jí zúčastňuje nebo dostává její výsledky, nechť dodává nápady

65 Zlepšovací návrhy Hlavními ukazateli dobrého zlepšovacího návrhu jsou: Usnadnění práce Odstranění zbytečné námahy Odstranění nepříjemných stresujících prvků Zvýšení produktivity práce Zvýšení kvality Ušetření času a nákladů

66 Strategie zlepšení jaké jsou? Technologický přístup aplikace inovačních postupů a nejnovějších technologií Znalostní přístup zkušenosti, zdravý rozum, kontrola a nízkonákladové řešení

67 Iniciativa pro neustálé zlepšování korekce systému náprava odstranění zjištěné neshody opatření k nápravě odstranění příčin zjištěné neshody zlepšování systému zlepšení vztažené přímo ke konkrétnímu procesu nebo celému systému preventivní činnosti tj. odstranění možné neshody úkoly z vedení - nemají charakter cílů jakosti, jsou spíše operativní povahy a z hlediska náročnosti, či doby realizace menšího rozsahu sledování výkonnosti a výsledků obdobných organizací Benchmarking vyhodnocování neshod a neefektivních činností pečlivé hodnocení výsledků

68 Příklad Vydávání RZ na MěÚ Kostelec nad Orlicí Hlídání dětí Cvičiště pro seniory Jak toho využít? Publicita úspěchu Jmenovitá pochvala

69 Projektové řízení Jeho význam a přínos

70 Co je to projektové řízení? Způsob, jak dosáhnout očekávané výsledky Udržuje nutnou komunikaci mezi stranami projektu Určuje způsob komunikace mezi stranami na projektu Projektové vedení je činnost, s cílem udržet rozhodující faktory projektu v rovnováze tak, aby ve společné součinnosti projekt dopadl ke spokojenosti obou stran. Předchází rizikům Zaručuje jednotné dokumentování projektu

71 Co je to projekt? Projekt je časově ohraničená a ucelená sada činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního. Projekt je třeba určitým způsobem řídit a je charakterizován typickými znaky: Cíl - projekt musí mít jasný cíl, výsledek či užitek, tedy něco, co má realizovat, vytvořit či změnit Čas - projekt je v čase omezený sled činností Jedinečnost - jedná se o neopakovatelný, unikátní sled činností, který vyžaduje specifický způsob řízení - projektové řízení (Project-Based Management) Cílem řízení projektů je realizace vizí zadavatele, investora

72 Je každý projekt vhodný pro řízení projektovou metodikou? Ne, ale jak to poznáme? Negativní indikátory Nízký rozpočet Požadavky na projekt jsou omezeny pouze úzkou skupinou Krátký čas projektu Dodávka jasně definovaného zboží nebo komponent Rutinní práce Pozitivní indikátory Neopakovatelnost Dotace Nutnost koordinace více odborností

73 Projektová dokumentace Musí být standardizována tak, aby bylo možné projekt kdykoliv převzít někým jiným. Projektová dokumentace je přesně dána životním cyklem projektu.

74 Životní cyklus projektu Požadavky Projektový záměr Výběrové řízení Spuštění realizace Realizace projektu Změna projektu Akceptační řízení Předání projektu Udržitelnost projektu Ukončení projektu

75 Kontrola průběhu projektu Řízení rizik Včasné upozornění na problémy Vykazování práce Metodika PM Návod pro PM

76 Pomoc s řízením dotovaných projektů Přímé konzultace Praktická pomoc Školení

77 Finanční řízení Řízení a kontrola hospodaření

78 Finanční řízení Zaměřeno na kontrolu ekonomických procesů Velké množství účetních skutečností, které je nutné sledovat Hlavní oblasti: Controlling Evidence majetku Trendování rozpočtu Sledování ekonomických ukazatelů Posílení informačního systému o integrační prvky

79 Finanční řízení - výstupy Metodika finančního řízení Analýza ekonomických procesů Závazná účetní osnova pro město a jeho organizace Doplnění informačního systému

80 Děkuji za pozornost