Program LEADER V harmonii s přírodou. Příručka pro příjemce

Transkript

1 Program LEADER V harmonii s přírodou Příručka pro příjemce MAS Horní Pomoraví o.p.s. IČO : Sídlo: Hlavní 137, Hanušovice Kancelář: Farní 14, Zábřeh Telefon: Kontaktní osoby: Ing. Anna Bartošová ředitelka MAS; manažerka pro realizaci SPL Telefon : ; mail: bartosova@hornipomoravi.eu Mgr. Olga Špiková manažerka pro realizaci SPL Telefon: ; mail: spikova@hornipomoravi.eu Ing. Hana Olejníková manažerka pro realizaci SPL Telefon: mail: olejnikova@hornipomoravi.eu Ing. Renata Baslerová externí projektová manažerka Telefon: ; mail: baslerova@hornipomoravi.eu 1

2 Obsah: 1. Úvod 2. Základní informace k realizaci projektu 3. Harmonogram administrace projektu po odevzdání na MAS 4. Výdaje, na které může být poskytnuta dotace 5. Zadávání zakázek 6. Způsob účtování o poskytnuté dotaci 7. Způsob propagace 1. Úvod Příručka je připravena ve snaze pomoci příjemcům podpory, v rámci programu LEADER Realizaci místní rozvojové strategie MAS Horní Pomoraví, provést administrativní úkony realizace projektu v souladu s pravidly Programu rozvoje venkova Žadatel se při realizaci a vyúčtování projektu řídí: - Pravidly, kterými se stanovují podmínky pro poskytování dotace na projekty Programu rozvoje venkova ČR na období , Opatření IV.1.2 Realizace místní rozvojové strategie - Samostatnou přílohou 9 Pravidel IV.I.I. (Metodika), přehled podmínek pro Fiche opatření - Zněním vyhlášené výzvy a dané Fiche, v jejímž rámci předložil svůj projekt, MAS Horní Pomoraví o.p.s. - Podmínkami Dohody o poskytnutí dotace z Programu rozvoje venkova 2. Základní informace k realizaci projektu Základní informace k realizaci projektu: Kontaktním místem pro příjemce dotace pro předkládání veškeré dokumentace je MAS Horní Pomoraví o.p.s. Žadatel zabezpečuje financování realizace projektu nejprve z vlastních zdrojů. Žadatel je povinen zajistit realizaci projektu do max. 24 měsíců od podpisu Dohody. Příjemce dotace se zavazuje, že dodrží účel projektu uvedený v Žádosti a splní veškeré další specifické podmínky po celou stanovenou dobu trváni závazku. Pro objektivní posouzení nároku na dotaci si SZIF může kdykoliv od registrace Žádosti o dotaci vyžádat (a zároveň o požadavku informuje příslušnou MAS) od žadatele/příjemce dotace jakékoli doplňující údaje a podklady potřebné pro posouzení průběžného plnění kterékoli z podmínek pro poskytnutí dotace, na jejichž základě má být či již byla požadovaná dotace poskytnuta; žadatel/příjemce dotace má povinnost takové doplnění provést. V případě, kdy bude zjištěno, že podmínky stanovené pro získání dotace byly splněny jen z části nebo zdánlivě anebo byly uměle vytvořeny a žadatel tak získal výhodu, která není v souladu s cíli a podmínkami Fiche, Pravidel či Dohody, nelze dotaci poskytnout. Dotaci nelze poskytnout rovněž v případě, pokud bylo ze strany žadatele/příjemce dotace či s jeho vědomím třetí osobou úmyslně podáno nepravdivé prohlášeni nebo nepravdivý důkaz. 2

3 V kterémkoli z těchto dvou případů bude žadatel/příjemce dotace navíc vyloučen z poskytování dotace v rámci Opatřeni IV.1.2. během daného a následujícího roku. Příjemce dotace je povinen uchovávat veškeré doklady týkající se poskytnuté dotace, a to po dobu nejméně 10 let od předložení Žádosti o proplacení. Žadatel je povinen předložit Žádost o proplacení nejdříve na MAS, následně na příslušném Regionálním odboru SZIF v termínu stanoveném Dohodou Příjemce dotace je povinen dodržovat ustanovení týkající se požadavků na publicitu. Požadavky na publicitu jsou k dispozici na internetových stránkách MZe a SZIF. Příjemce dotace je povinen vykazovat monitorovací indikátory v souladu s příslušnou Fichí a specifickou časti Žádosti o dotaci. Příjemce dotace je povinen dodržovat pravidla volné soutěže, zejména pokud jde o dodržování předpisů při zadávání veřejných zakázek, regulérnost veřejné pomoci, ochranu životního prostředí, podporu rovnosti žen a mužů, zákaz nabízení výsledků projektu za přehnaně nízké ceny, apod. Podáním Žádosti o dotaci žadatel/příjemce souhlasí se zveřejněním údajů uvedených v Žádosti: název subjektu, místo realizace, název projektu, schválená výše dotace a celkové výdaje projektu. 3. Harmonogram administrace projektu o odevzdání na MAS 1.etapa: Hodnocení projektu na MAS Po odevzdání projektu do konce Výzvy žadatelem je prováděna administrace a hodnocení projektu ze strany MAS. MAS provede administrativní kontrolu projektů kontroluje se úplnost žádosti, platnost potvrzení, úplnost dat. V případě neúplnosti vyzve MAS konečného žadatele k doplnění žádosti do 5 pracovních dnů. V případě nedoplnění ve stanoveném termínu ukončí MAS administraci z důvodu nesplnění podmínek administrativní kontroly. O výsledku kontroly je žadatel obeznámen prostřednictvím tzv. Oznámení o administrativní kontrole, které je žadateli doručeno písemně do 5 pracovních dní od ukončení kontroly. Žadatel, jehož projekt byl vyřazen na základě administrativní kontroly MAS, má možnost do 7 pracovních dnů ode dne následujícího po odeslání doporučené zásilky od MAS podat žádost o přezkoumání postupu MAS na danou MAS. V případě, že nedojde na jednání po podání žádosti o přezkoumání postupu MAS ke shodnému závěru MAS a žadatele, má žadatel právo podat žádost o přezkoumání postupu MAS na příslušné RO SZIF a pokud tak učiní, má zároveň povinnost dát tuto skutečnost MAS na vědomí. MAS provede kontrolu přijatelnosti projektů posuzuje, zda zaevidované projekty splňují kritéria přijatelnosti. MAS rozesílá do 5 pracovní dní od uskutečnění administrativní kontroly tzv. Vyrozumění o kontrole přijatelnosti. Přijatelnost projektů schvaluje Programový výbor. Jednání Programového výboru a Výběrové komise v průběhu hodnocení zasedá 2x Programový výbor a 2x Výběrová komise 3

4 1. zasedání Programového výboru (PV) v rámci každého hodnocení členům programového výboru jsou krátce představeny předložené projekty v rámci jednotlivých vyhlášených Fichí. Programový výbor: schválí kontrolu přijatelnosti projektů rozdělí celkovou alokaci procentuálně mezi vyhlášené Fiche. 1. jednání Výběrové komise (VK) v rámci každého hodnocení jsou členové výběrové komise proškoleni, jsou seznámeni s přijatými změnami hodnocení v rámci dané Fiche (obeznámení s Metodickými pokyny pro hodnocení projektů v dané výzvě v rámci jednotlivých Fichí). Členové Výběrové komise si přečtou a podepisují Etický kodex člena Výběrové komise a jsou jim předány projekty oproti podpisu Předávacího protokolu se stanoveným termínem odevzdání hodnocení i projektů zpět na MAS. Každý projekt je hodnocen třemi členy VK 2. jednání Výběrové komise (VK) členové VK odevzdávají bodová hodnocení jednotlivých projektů, projekty jsou řazeny dle počtu přidělených bodů. Od 4.výzvy je součástí druhého jednání Výběrové komise představování projektů výběrové komisi žadatelem, či osobou pověřenou žadatelem, v jehož rámci je projekt žadatelem krátce představen a členové Výběrové komise mohou klást doplňující otázky, které umožní další zvýšení kvality rozhodování. 2. zasedání Programového výboru (PV) předseda Výběrové komise seznámí členy PV s průběhem hodnocení a navrženým pořadím obodovaných projektů v rámci jednotlivých Fichí. Součásti návrhu je i navržená dotace pro jednotlivé projekty. Členové PV schvalují pořadí úspěšných projektů a pořadí projektů nepodpořených. 2.etapa: Registrace projektu na SZIF Kancelář MAS Horní Pomoraví sestaví na základě výsledků hodnocení seznam: vybraných projektů nevybraných projektů Dále kancelář připraví: předávací protokol seznam předložených žádostí kopie prezenčních listin výběrové komise kontrolní listy k povinným a nepovinným přílohám k jednotlivým projektům oznámení o hodnocení přijatelnosti bodové hodnocení výběrové komise Uvedenou dokumentaci doručí kancelář MAS na Regionální odbor SZIF (RO SZIF) v předem dohodnutém termínu, pracovníkovi na příjmu projektů k registraci. Termín je zvolen v období, kdy má SZIF zveřejněnou výzvu pro příjem projektů (tzn. max. 3 období v roce). Termín registrace projektů na SZIF je zároveň termínem, od kterého mohou příjemci dotace začít s realizací projektu. Od data registrace projektu na RO SZIF jsou výdaje projektů považovány za způsobilé! RO SZIF provede ověření administrativní kontroly, v případě zjištění nedostatků vyhotoví do 35 kalendářních dnů od zaregistrování Žádosti výzvu na MAS k tomu, aby žadatel provedl odstranění uvedených konkrétních závad (rozešle tzv. chybníky). 4

5 K odstranění závad musí dojít v rámci uvedené lhůty, pokud se tak nestane, administrace Žádosti bude ukončena. Opravy závad Žádosti musí být doručeny na RO SZIF. Dodatečné úpravy požadované míry dotace ani dodatečné navýšení dotace nejsou u zaregistrovaných Žádostí možné a přípustné. V případě, že projekt není schválen ke spolufinancování v rámci PRV, sdělí tuto skutečnost RO SZIF písemně místní akční skupině i žadateli. 3.etapa: Podpis Dohody V případě, že je projekt schválen ke spolufinancování v rámci PRV, je žadatel písemně vyzván k podpisu Dohody na RO SZIF a je povinen se dostavit na příslušné RO SZIF k podpisu Dohody ve stanovené lhůtě ve zvacím dopise (Od doby zaregistrování Žádosti o dotaci na RO SZIF a doručení výzvy k podpisu Dohody může uběhnout i 6 měsíců!!). Při podpisu Dohody žadatel předkládá povinné přílohy stanovené v Samostatné příloze 9 Pravidel IV.1.1 Zpravidla: osvědčení právního statutu ne starší 3 měsíce k datu podpisu Dohody originál nebo úředně ověřená kopie (výpis z živnostenského či obchodního rejstříku, Doklad o přidělení IČ i ten musí být aktuální, lze vyzvednout na ČSÚ v Olomouci) doklad o vedení bankovního účtu ve vlastnictví žadatele, na který bude žadateli poskytnuta dotace prostá kopie potvrzení finančního úřadu, že žadatel má vypořádány splatné závazky vůči finančním úřadům, datum tohoto potvrzení nesmí být starší než datum zaregistrování Žádosti o dotaci prostá kopie Dohodu podepisuje žadatel osobně (prokazuje se občanským průkazem) před pracovníkem RO SZIF. Pokud jedná za žadatele více osob, podepisují všichni, nebo se podepisování řídí oprávněním podepisovat za žadatele dle výpisu z Obchodního rejstříku či stanov žadatele. Podpis dohody je možné činit i prostřednictvím zmocněného zástupce (plná moc musí mít jasně vymezený obsah, musí být časově omezená a podpis na plné moci musí být úředně ověřen). Změny Dohody se upravují Dodatkem k Dohodě, příp. Vyrozuměním o administraci Hlášení o změnách nebo předložením úplné Žádosti o proplacení na RO SZIF u změn, které se nemusí oznamovat Hlášením. Příjemce dotace z podepsané Dohody a ze všech následných podepsaných Dodatků vyhotoví vždy kopii, kterou předá/zašle do 14 kalendářních dnů po podpisu na příslušnou MAS! 5

6 4.etapa: Změny v projektu Veškeré změny musí respektovat splnění účelu projektu, nastavené limity v Samostatné příloze 9 Pravidel IV.1.1. / ve Fichích, dále max. výši dotace uvedenou v Dohodě a podmínky vyplývající z preferenčních kritérií a) změny, které nelze provést bez předchozího souhlasu RO SZIF Žadatel je hlásí prostřednictvím Hlášení o změnách, které zároveň nechá potvrdit na MAS a následně předloží na RO SZIF, dokud nezíská souhlas RO SZIF, nemůže tyto změny realizovat Jedná se o: změnu místa realizace projektu změnu žadatele/příjemce dotace/vlastnictví majetku, který je předmětem dotace pronájem předmětu projektu dalšímu subjektu změna způsobu realizování projektu dodavatelsky na formu věcného plnění a naopak změna termínu podání Žádosti o proplacení oproti termínu uvedeném v Dohodě může být provedeno max. třikrát, přičemž 3.změna bude automaticky RO SZIF provedena na termín 24 měsíců od data podpisu Dohody. b) změny, které je příjemce dotace povinen předložit na formuláři Hlášení o změnách nejpozději v den předložení Žádosti o proplacení, ke kterému se následně RO SZIF vyjádří změny technických parametrů projektu v kapitole Technické řešení projektu změna částky kódu oproti údajům v Dohodě o více než 20% změna částky výdajů, ze kterých je stanovena dotace, oproti údajům v Dohodě o více než 20% přidávání/odstranění kódů výdajů oproti údajům v Dohodě změna účtu, změna trvalého pobytu/sídla příjemce dotace, změna statutárního orgánu apod. Hlášení o změnách převezme MAS podepsané od příjemce, provede jeho kontrolu a v případě, že je v pořádku a se změnami souhlasí, manažer, statutární zástupce či pověřená osoba Hlášení podepíše. Hlášení o změnách následně předává/zasílá doporučeně MAS nebo konečný žadatel na RO SZIF (doručení na SZIF musí být nejpozději den před stanoveným termínem předložení Žádosti o proplacení). Výsledek schválení změn sděluje RO SZIF Vyrozuměním nebo výzvou k podpisu Dodatku k Dohodě ve lhůtě 30ti kalendářních dnů od data obdržení Hlášení o změnách. Změny, ke kterým by došlo ještě před zaregistrováním žádosti na RO SZIF, se nenahlašují na formuláři Hlášení o změnách, ale formou písemné žádosti žadatele na MAS. 6

7 5.etapa: Žádost o proplacení výdajů projektu Dotace se poskytuje na základě Žádosti o proplacení (ŽoP) a příslušené dokumentace dle podmínek Programu a Fichí. ŽoP se nejprve předkládá na MAS!!, kde je kontrolována včetně příloh dle kontrolního listu. Formulář ŽoP potvrdí v případě úplnosti pracovník MAS a teprve poté může přímce dotace předložit ŽoP na příslušné RO SZIF. ŽoP podepisuje před pracovníkem RO SZIF osobně i s dokladem o kontrole MAS. V rámci kontroly ŽoP může pracovník RO SZIF uložit lhůtu pro doplnění chybějící dokumentace k ŽoP, a to max. do 14 kalendářních dnů. V případě, že nebudou v rámci kontroly ŽoP ze strany SZIF zjištěny nedostatky, bude žadateli dotace schválena nejpozději do 12 týdnů od zaregistrování ŽoP, při doplňování chybějící dokumentace bude proplacena následně do 21 dnů od okamžiku schválení ŽoP. Přílohy ŽoP: - Účetní/ daňové doklady (originál/ověř.kopie smluv a objednávek - kód způsobilých výdajů ZV!) - Doklad o úhradě (výpisy z účtu) - Smlouvy s dodavateli (položkové rozpočty v případě stavebních prací dle kódů ZV) originály nebo ověřené kopie - V případě zahrnutí stavebních prací soupis stavebních prací s výkazem výměr a položkový rozpočet správně rozdělený do odpovídajících kódů ZV - V případě nákupu strojů a technologií doklad o posouzení shody ES prohlášení shody - Dokumentace výběrového řízení - Soupiska faktur Další etapy (zadávání zakázek, výdaje projektu a vedení účetnictví) jsou natolik specifikované, že si zaslouží samostatnou kapitolu v příručce 7

8 4. Výdaje, na které může být poskytnuta dotace Dotaci v rámci PRV lze získat pouze na výdaje uvedené v příslušné Fichi, jsou rozepsány pod kódy způsobilých výdajů v Žádosti o dotaci, Projektu a následně v Dohodě o poskytnutí Dotace. Výdaje, na které může být poskytnuta dotace, je možné realizovat max. po dobu 24 měsíců od data podpisu Dohody. Jednotlivé Fiche stanoví v rámci některých výdajů limity! Forma vynaložení způsobilých výdajů: Bezhotovostně prostřednictvím vlastního bankovního účtu Hotovostní platbou max. výdaje v hotovosti v rámci jednoho projektu je ,- Kč Ke každému výdaji musí být doložen: Originál faktury / účetního dokladu (včetně zaúčtování faktury, tzv. košilek či účetních předpisů pro zaúčtování) POZOR: u projektů v rámci Fiche 2 Zakládání podniků a jejich rozvoj a 3 Atraktivní venkov jsou všechny způsobilé výdaje až po zaregistrování žádosti o dotaci na RO SZIF tzn. vztahuje se to také na projektovou přípravu, čímž se tato stává nezpůsobilým výdajem! Způsobilým výdajem není: Pořízení použitého movitého majetku V případě zemědělských investic nákup zvířat, jednoletých rostlin a jejich vysazování DPH s výjimkou žadatelů, kteří jsou neziskovými organizacemi Prosté nahrazení investice, tzn. výměna investice, která nepředstavuje zhodnocení Úroky z půjček Nákup spoluvlastnických podílů 5. Zadávání zakázek Zakázka zahrnuje zakázku na služby, zakázku na dodávky a zakázku na stavební práce dle projektu, tzn. povinnost sčítání výdajů dle předmětu zakázky, tedy součtu hodnot všech dodávek, nebo služeb, nebo stavebních prací v rámci jednoho projektu. Příjemce dotace může v rámci jednoho projektu provést více zadávacích řízení na samostatné dodávky/služby/stavební práce. Při zadávacích řízeních je však povinen vycházet z částky, která je součtem všech hodnot za předmět zakázky. V opačném případě by se jednalo o nepřípustné dělení zakázky. A) Pokud předpokládaná hodnota samostatné zakázky na služby, dodávky či stavební práce nepřesáhne ,- Kč (bez DPH) nemusí příjemce dotace uskutečňovat výběr z více dodavatelů, ale může zadat zakázku a uzavřít smlouvu nebo vystavit objednávku přímo s jedním dodavatelem, a to do max. výše , Kč (bez DPH) v součtu těchto samostatných výdajů na projekt. B) Pokud předpokládaná hodnota zakázky nepřesáhne ,- Kč (bez DPH), je příjemce dotace povinen postupovat transparentně a nediskriminačně. Splnění těchto požadavků příjemce dotace k Žádosti o proplacení nepřikládá, je však povinen je doložit průkazným způsobem na výzvu 8

9 pracovníka RO SZIF při kontrole formou záznamu tabulka s uvedením alespoň 3 dodavatelů, cen a způsob jejich zjištění cenovým marketingem (z cenových nabídek dodavatelů, z průzkumu trhu, telefonicky, z veřejně dostupných zdrojů internet, katalogové ceny, atd.) C) Předpokládaná hodnota zakázky přesáhne ,- Kč (bez DPH), je příjemce dotace povinen uskutečnit zadávací řízení, vybrat dodavatele z minimálně tří obdržených nabídek a průběh zadávacího řízení náležitě dokladovat. Součástí dokumentace zadávacího řízení jsou následující dokumenty: Písemná výzva k podání nabídky (vzor viz.příloha č.1 Výzva k podání nabídek) Zadávací dokumentace (vzor viz. příloha č. 2 Zadávací dokumentace) Předložené nabídky - musí splňovat požadavky výzvy a zadávací dokumentace - musí obsahovat identifikační údaje uchazeče - dodavatel musí prokázat profesní kvalifikační předpoklady (výpis z obchodního rejstříku a čestné prohlášení viz. příloha č.3 Čestné prohlášení) - dodavatel, nesmí být současně subdodavatelem jiného dodavatele v tomtéž zadávacím řízení Posuzování a hodnocení nabídek (vzor viz.příloha č. 4 Vyhodnocení nabídek) V případě, že žadatel ustanoví hodnotící komisi pro hodnocení nabídek, musí všichni členové hodnotící komise na počátku jednání předložit písemné prohlášení o své nepodjatosti (vzor. Viz. příloha č.5 Prohlášení člena výběrové komise). Ukončení zadávacího řízení příjemce dotace odešle oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému dodavateli a všem uchazečům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v zadávacím řízení (viz. příloha č.6 Oznámení vítězi). S vítězem uzavře příjemce dotace Smlouvu o dílo. 6. Způsob účtování o poskytnuté dotaci a Smlouvy s dodavateli Příjemce dotace je povinen vést účetnictví podle zákona o účetnictví nebo daňovou evidenci podle zákona o daních z příjmů. Doklady v rámci projektu musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně písemně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost Při kontrole poskytne příjemce dotace na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu. Příjemce dotace vede o realizaci projektu (tzn. o veškerých výdajích skutečně vynaložených na projekt) samostatnou analytickou účetní evidenci, případně si zřídí pro tuto účetní evidenci samostatné středisko (pokud je účetní jednotkou) nebo samostatnou podrobnou evidenci (pokud není účetní jednotkou) 9

10 Pozn.: - Splnit podmínku oddělené evidence lze prostřednictvím vedení samostatné číselné řady - Obce zpravidla využívají v rámci účtování dotací účelový znak (u dotací z Krajského úřadu), ten se v rámci dotaci z PRV v Dohodě neuvádí! Dotace dojde ve dvou částech finance z Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova (EAFRD) a dofinancování ze státních zdrojů (státní rozpočet - SR). Lze tedy využít následující tabulku: Státní rozpočet - SR EAFRD účelový znak nástroj zdroj 1 5 Jednotlivé faktury by měly jasně vymezovat předmět plnění ve vazbě na výdaje projektu tzn. je vhodné domluvit s dodavatelem uvádění kódů způsobilých výdajů. Pokud nebude uveden kód způsobilého výdaje na faktuře, je nutné ho zapracovat do zúčtovacího dokladu (košilky) K fakturám obsahujícím rozsah prací např. stavební, restaurátorské práce je nutné dokládat (pokud není přímo součástí faktury) položkový rozpočet, přičemž položky musí být jasně počítatelné (kusy, bm, m 2, m 3, hod.) nelze akceptovat souhrnné položky (komplet, soubor)! K vyúčtování se předkládají také Smlouvy, příp. objednávky s dodavateli Příjemce dotace je povinen v rámci realizace schváleného projektu uzavírat smlouvy s dodavateli v písemné podobě. V případě, že hodnota zakázky nepřesáhne výši ,- Kč (bez DPH), může být smlouva nahrazena objednávkou vystavenou příjemcem dotace. Objednávka nad ,- Kč musí být písemně potvrzená dodavatelem. Objednávky s dodavatelem budou obsahovat následující text: Fakturace bude probíhat v souladu s pravidly Programu rozvoje venkova Dodavatel je povinen uchovávat související doklady a umožnit osobám oprávněným poskytovatelem podpory výkon kontroly všech dokladů vztahujících se k projektu po dobu nejméně deseti let od doby realizace projektu. Smlouvy s dodavatelem budou obsahovat následující texty: Fakturace bude probíhat v souladu s pravidly Programu rozvoje venkova Povinnost je splněna uvedením kódu způsobilého výdaje Dodavatel je povinen uchovávat související doklady a umožnit osobám oprávněným poskytovatelem podpory výkon kontroly všech dokladů vztahujících se k projektu po dobu nejméně deseti let od doby realizace projektu. Ve vyúčtování jsou předkládány originály či ověřené kopie smluv, je tedy doporučeno, nechat si od dodavatele vypracovat smlouvu ve více originálech! 7. Způsob propagace Úspěšní žadatelé jsou povinni respektovat pravidla publicity a informování o poskytovateli dotace (ke stažení na v sekci LEADER Publicita nebo 10