Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje Závěrečná zpráva o realizaci projektu

Transkript

1 Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje Závěrečná zpráva o realizaci projektu 1-10

2 Obsah Úvod - Kontext projektu... 3 Výstupy projektu... 3 Vypracování analýzy spokojenosti a potřeb a vypracování koncepce vnějších vztahů (úkol A)... 3 Desk research stávajících dokumentů a procesních postupů ÚK... 4 Vnitřní šetření - řízené rozhovory s klíčovými pracovníky ÚK... 4 Externí šetření spokojenosti a potřeb... 5 Benchmarking strategií a koncepcí vybraných nejvýznamnějších současných i potenciálních partnerů ÚK... 6 Vytvoření strategické koncepce rozvoje vnějších vztahů ÚK (ÚKOL B)... 8 Metodika vyhodnocování vnějších vztahů (úkol C)... 9 Vytvoření koncepce a nastavení projektových procesů (ÚKOL D)... 9 Příprava odborných vzdělávacích kurzů a proškolení klíčových osob (ÚKOL E)

3 Úvod - Kontext projektu Projekt OP LZZ Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje byl navržen kvůli dlouhodobému rozvoji vnějších a zejména mezinárodních vztahů Ústeckého kraje. Tento rozvoj je chápán jak na úrovni Krajského úřadu Ústeckého kraje, tak firem, neziskových organizací a obcí v Ústeckém kraji, tj. celého kraje. Vstupní analýza identifikovala problémové oblasti, kterými byly: neexistence jednotné strategické koncepce rozvoje vnějších a mezinárodních vztahů, neexistence jednotného strategického postupu navazování a rozvoje vnějších a mezinárodních vztahů s vazbou na priority kraje a potřeba dalšího rozvoje lidských zdrojů klíčových pracovníků ÚK v kompetencích a dovednostech nutných pro navazování a rozvoj vnějších a mezinárodních vztahů. Z výše uvedených důvodů se projekt Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje zaměřuje na zvýšení efektivnosti fungování Ústeckého kraje vzhledem k vnějším subjektům. Vzhledem k tomu, že bylo provedeno rozsáhlé šetření mezi významnými aktéry v Ústeckém kraji (firmy, NNO, obce), řada zainteresovaných skupin o přípravě Koncepce ví a její přípravu přivítala. To samo o sobě je pro tyto aktéry pozitivním signálem, protože je patrné, že se Ústecký kraj snaží systematicky plánovat a podporovat mezinárodní rozvojové aktivity (a to nejen na úrovni samotného kraje, ale i na úrovni firem, NNO a obcí). Dalším efektem je, že se o možnost realizace obdobné koncepce zajímají i ostatní kraje v České republice, protože jde v této podobě o krok, který je následováníhodný. Výstupy projektu Vypracování analýzy spokojenosti a potřeb a vypracování koncepce vnějších vztahů (úkol A) Jde o rozsáhlé šetření mezi obyvateli, obcemi, neziskovými organizacemi a firmami v Ústeckém kraji (celkem bylo sebráno 389 odpovědí obyvatel a 566 odpovědí od organizací). Rozsáhlost tohoto šetření zajišťuje dostatečnou reprezentativnost odpovědí. Primární data z tohoto šetření poslouží v roce 2013 jako srovnávací datová základna pro vyhodnocení výsledků implementace Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje. Realizováno bylo také šetření prostřednictvím řízených rozhovorů v rámci Krajského úřadu Ústeckého kraje. Tato analýza potvrdila nejen potřebnost vzniku Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů, ale i pozitivní očekávání ze strany aktérů regionálního rozvoje. 3-10

4 Členění vztahů odpovídá několika dělícím rovinám: - Vnější vztahy vůči obcím, svazkům obcí a dalším veřejnoprávním subjektům, vztahy s podnikatelským sektorem a nestátními neziskovými organizacemi - Vnější vztahy na rozdílnou hierarchickou úroveň (obce, kraje, státy a Evropská unie); - Vztahy v rámci České republiky a mezinárodní vztahy. Nejde jen o logickou klasifikaci subjektů, nýbrž o účelové seskupení podle předpokládaného typu působení na vnější vztahy a to jak v rámci České republiky, tak i na mezinárodní scéně. Podle těchto dvou hledisek se větví i samotná šetření a plánované členění Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů zpracovávané v rámci úkolu B. Desk research stávajících dokumentů a procesních postupů ÚK Pro realizaci šetření a vytvoření analýzy byl nejdříve proveden desk research zaměřený na: - stávající strategické dokumenty ÚK a jejich postavení vůči politice kraje v oblasti vnějších vztahů, - skutečnosti týkající se procesních náležitostí a rozhodovacích mechanismů nejen v rámci struktur Ústeckého kraje, ale také vůči externím subjektům (v rozdělení na domácí a zahraniční subjekty). Vnitřní šetření - řízené rozhovory s klíčovými pracovníky ÚK V souladu s plánem proběhlo vnitřní šetření potřeb na úrovni Krajského úřadu s klíčovými pracovníky následujících odborů: - odbor kanceláře hejtmana, - odbor ekonomický, - odbor regionálního rozvoje, - odbor dopravy a silničního hospodářství, - odbor podpory průmyslu a podnikání (PPP), - odbor životního prostředí a zemědělství, - odbor školství, mládeže a tělovýchovy, - odbor sociálních věcí a zdravotnictví, - odbor kultury a památkové péče, - odbor strategie přípravy a realizace projektů. Účelem řízených rozhovorů byla identifikace dosavadních zkušeností pracovníků s problematikou vnějších a mezinárodních vztahů ÚK, jejich slabých i silných stránek v procesních i věcných souvislostech, identifikace klíčových potřeb dalšího rozvoje v příslušných tématických kompetencích jednotlivých odborů. 4-10

5 Externí šetření spokojenosti a potřeb Technicky nejnáročnější část se zaměřila na zjišťování a vyhodnocování postojů vybraných obyvatel, NNO a podniků k tématicky různě zaměřeným oblastem. Metody zjišťování Dotazníkovým šetřením na bázi osobních rozhovorů s reprezentativním vzorkem obyvatel kraje se zjišťovaly aktuální i dlouhodobé potřeby, které mají význam z hlediska postavení Ústeckého kraje a jeho vnějších vztahů (VV). Pomocí dotazníkových šetření byly uskutečněny tři obsahově propojené analytické akce: - v sektoru místní samosprávy důraz na větší města a na obce v příhraničí - v sektoru podnikatelských subjektů (malé, střední a velké podniky) důraz na podniky se zahr. vztahy - v sektoru neziskových organizací (NNO) založených jak občany, tak obcemi a krajem, a příspěvkových organizací i zde půjde o výběr významnějších subjektů se zahr. vztahy Pomocí individuálních řízených rozhovorů a dotazníků byly zjištěny údaje o spokojenosti, potřebách a záměrech hlavních institucionálních stakeholderů na území kraje. Jsou to především tyto instituce: Krajská hospodářská komora, Severočeské sdružení obcí, Asociace NNO Ústeckého kraje, RRA Ústeckého kraje, Euroregiony Labe (Ústí n. L.), Krušnohoří (Most) a Nisa (Liberec) aj. Obsah zjišťování Dotazování se zaměřilo na čtyři tématické okruhy - předměty zjišťování: a) přímé zkušenosti s VV (v průzkumu obyvatelstva jen jako startovací otázka) b) spokojenost s VV c) hodnocení významu VV a dosavadní situace d) potřeby a očekávání v rozvoji VV v kraji Konkrétní výzkumné otázky byly formulovány jako jeden z výstupů a milník realizace projektu. S výjimkou hlavních institucionálních stakeholderů není nutné dotazovat se všech (všech obyvatel, obcí, podniků), nýbrž stačí statisticky reprezentativní vzorek s dostatečně malou výběrovou chybou. Byly použity přesné kvótní výběry (hlediska reprezentativnosti) a takové rozsahy vzorků, jejichž přesnost odpovídá běžným tuzemským a mezinárodním standardům 5-10

6 u akcí tohoto typu a účelu (tj. ±5 procentních bodů za předpokladu nevychýleného výběru a normálního rozdělení základního souboru). Například v kraji působí 4069 podniků s 10 a více zaměstnanci, lze tedy spočítat, že je třeba se dotazovat minimálně 351 z nich. Z 58 měst bylo třeba získat údaje od 51 (přitom od všech 17 měst nad 10 tisíc obyv.). V kraji je registrováno 5688 organizací, které zde označujeme jako NNO (z nich 838 příspěvkových organizací a 4850 občanských sdružení apod.). Na území kraje žije podle našeho odhadu (na základě podkladů ČSÚ) ve věku let zhruba lidí, proto stačí dotazovat se reprezentativního vzorku 384 osob. CAWI znamená vyplnění dotazníku on-line. Mail znamená hromadnou rozesílku dotazníků e- mailem. Spočívá ve 3 krocích: 1. oslovení města, podniků a NNO pomocí hromadného e- mailu, v němž byl jak www odkaz s možností on-line vyplnění, tak dotazník ve formátu word v zaškrtávací verzi (NNO pouze tato forma), 2. po týdnu bylo rozesláno hromadné avízo s opakovanou žádostí o vyplnění a současně bylo průběžně sledováno, nakolik dotazovaní naplňují stanovené kvóty, 3. podle toho byl uskutečněn dovýběr pomocí telefonátu a ů. Tento postup byl úspěšně ověřený v několika podobných akcích (MPSV ČR, MPO ČR, MZe ČR). Zajišťuje vysokou návratnost při relativně nízkých nákladech. Volba metod sběru dat, kvantitativní omezení (podle věku nebo počtu zam.), potřebný počet dotazovaných i kvótní znaky pro výběr mají své opodstatnění, které tu pro stručnost neuvádíme. Jen obecně lze poznamenat, že osobní rozhovory je nutno použít tam, kde obsah nelze plně standardizovat (rozmanitost dotazovaných institucí) nebo dotazovaný není ochoten nebo schopen pracovat elektronicky (obyvatelé kraje). Proto je používán tzv. záznamový list rozhovoru. Benchmarking strategií a koncepcí vybraných nejvýznamnějších současných i potenciálních partnerů ÚK Při zpracování benchmarkingu šlo o srovnání přístupů k rozvoji jak sousedních regionů, tak i (potenciálních) zahraničních partnerů Ústeckého kraje. Pro účely analýzy byly vybrány kraje v České republice (Liberecký, Středočeský, Karlovarský a Plzeňský kraj) a regiony v zahraničí, kde již probíhají či mohou být rozvíjeny vztahy ((Alsasko - Francie, Sasko Německo, region Yorkshire and Humber Velká Británie). Ústecký kraj má ve srovnání s některými kraji v ČR lepší podmínky pro rozvoj vnějších vztahů. Pro Ústecký kraj je ale nezbytné formulovat jednoznačnou nosnou rozvojovou koncepci pro oblast vnějších vztahů (reflektující vlastní potřeby a problémy kraje). Klíčem k uchopení mezinárodních vztahů je nalezení konkurenční výhody a přidané hodnoty regionu. Ta může být nabídnuta ostatním regionům jako základ pro spolupráci. Cílem je specializace na určitou prioritní oblast rozvoje. 6-10

7 Jedním ze závěrů této části bylo to, že Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů je unikátní strategií, kterou v České republice disponuje pouze Olomoucký kraj (a to ve starší verzi a v méně komplexní variantě řešení). 7-10

8 Vytvoření strategické koncepce rozvoje vnějších vztahů ÚK (ÚKOL B) Jádrem celého projektu je strategický dokument vymezující věcné zaměření Ústeckého kraje v mezinárodních aktivitách. Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje obsahuje ve své analytické části vyhodnocení potřeb a zájmů jednotlivých skupin aktérů a jejich působení v oblasti rozvoje vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje. Samotné řešení těchto vztahů kraje je formulováno nikoliv jako jednorázová záležitost či aplikace pevného plánu, ale jako neustále se vyvíjející koncepce vztahů a působení mezi subjekty uvnitř kraje a mimo kraj. Návrhová část koncepce obsahuje tři základní směry vnějších či mezinárodních vztahů: Kraj sám iniciuje spolupráci v oblasti vnějších či mezinárodních vztahů; Subjekty působící v Ústeckém kraji iniciují spolupráci v oblasti vnějších či mezinárodních vztahů; Vnější subjekty a potenciální zahraniční partneři iniciují možnou spolupráci s krajem či s některým subjektem působícím v Ústeckém kraji. Metodika implementace Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje je prováděcím dokumentem Koncepce. Tento plán definuje tři desítky základních aktivit k naplnění Koncepce, včetně vstupů potřebných pro tyto činnosti a výstupů z těchto činností. Implementační plán také obsahuje návrh potřebných změn v rámcových náplních činností odborů a oddělení Krajského úřadu Ústeckého kraje. Jde o zásadní dokument, který má velký potenciál k tomu, aby napomohl zvýšení efektů z mezinárodních aktivit Ústeckého kraje. Do března 2012 jsou realizovány takové aktivity, které zvyšují předpoklady pro úspěšné naplnění Koncepce vnějších a mezinárodních vztahů Ústeckého kraje. Jde zejména o sladění stávajících systémů Krajského úřadu Ústeckého kraje, jakými jsou například evidence mezinárodních projektů, sdílení zkušeností s mezinárodními aktivitami, nebo vzdělávání pracovníků Krajského úřadu Ústeckého kraje. Po schválení celé sady výstupů projektu vstoupí implementace do fáze, která bude zaměřena primárně na ty aktivity, které přináší Ústeckému kraji prokazatelný efekt. Tudíž se implementační plán zaměřuje na mezinárodní aktivity, sledování efektů z členství v mezinárodních společenstvích či efektů z mezinárodních smluv. Při návrhu implementačního plánu byl kladen důraz na to, aby bylo dosaženo co nejvyšších mezních efektů realizovaných aktivit. Tedy, aby nedocházelo k velkým změnám zavedených 8-10

9 postupů na Krajském úřadě Ústeckého kraje, ale aby bylo dosaženo co nejvyšších efektů pomocí relativně malých vstupů. Metodika vyhodnocování vnějších vztahů (úkol C) Pro ověření úspěšnosti naplnění Koncepce je připravena metodika vyhodnocování. Ta obsahuje jak metodické postupy vyhodnocování, tak statistický soubor který bude v budoucnosti sloužit jako datová základna pro porovnání vývoje v mezinárodních vztazích Ústeckého kraje. Vyhodnocování změn je navrženo jak na úrovni krajského úřadu, tak na úrovni obcí, firem a neziskových organizací sídlících v Ústeckém kraji. Metodika obsahuje nástin možných příčinných vazeb mezi indikátory pro sledování dopadů realizace Koncepce v Ústeckém kraji. Vytvoření koncepce a nastavení projektových procesů (ÚKOL D) Koncepce a nastavení projektových procesů je materiál sloužící k podpoře přípravy a řízení mezinárodních projektů na Krajském úřadě Ústeckého kraje. Mezinárodní projekty jsou vybrány kvůli tomu, že jejich prostřednictvím lze nejefektivněji a nejrychleji dosáhnout dobrého jména Ústeckého kraje v mezinárodních aktivitách. Výhodou projektových aktivit je také možnost získání prostředků na jejich financování i z jiných zdrojů, než je rozpočet Ústeckého kraje. Příprava odborných vzdělávacích kurzů a proškolení klíčových osob (ÚKOL E) V druhé polovině realizace projektu proběhly vzdělávací aktivity. Ty byly zaměřeny zejména na znalosti a dovednosti pracovníků krajského úřadu, které přispějí ke zvýšení úspěšnosti mezinárodních aktivit Ústeckého kraje. Proškoleno bylo téměř 200 účastníků v tématech projektového řízení, nových metodách řízení ve veřejném sektoru, řízení vztahů s klienty, marketingu kraje a také aktuálním vývojem možností financování mezinárodních vztahů Ústeckého kraje s ohledem na programovací období Evropské unie Všechny realizované vzdělávací programy získaly akreditaci u Ministerstva vnitra ČR a je tedy možné je započítat do zákonem vyžadovaného vzdělávání pracovníků veřejné správy. Dne proběhlo školení kurzu s názvem Mezinárodní zkušenosti s manažerskými přístupy ve veřejné správě pod vedením lektora prof. Ing. Juraje Nemce, CSc. Bylo proškoleno 37 osob. 9-10

10 Další školení s názvem Marketing kraje se uskutečnilo dne za účasti lektora Ing. Michala Uryče. Kurzu se zúčastnilo 31 osob. Dne se uskutečnil vzdělávací kurz s názvem Řízení vztahu se zákazníky (CRM) pod vedením lektora RNDr. Ivana Tomka, CSc. Tohoto kurzu se zúčastnilo 37 zaměstnanců úřadu. V roce 2012 proběhly následující kurzy: Marketing kraje lektor Ing. Michal Uryč. Seminář se konal dne v prostorách Krajského úřadu Ústeckého kraje, v sále č. 208 od 9:00 15 hod. Bylo proškoleno 39 osob. Následoval Projektový management (první běh kurzu) lektorka Ing. Lenka Švecová, Ph.D. Tento seminář se konal dne od 9:00 15:00 hod v prostorách Krajského úřadu Ústeckého kraje, sál č. 222C. Proškoleno bylo 42 osob. Navazoval druhý běh kurzu Projektový management lektor Ing. Oto Potluka, Ph.D. Seminář se konal dne v prostorách Krajského úřadu Ústeckého kraje, sál č. 222C od 9:00 12:15 hod. Bylo proškoleno 42 osob. Následoval kurz Potenciální možnosti kraje v oblasti vnějších vztahů lektor Ing. Martin Pělucha, Ph.D. Tento seminář proběhl dne v prostorách Krajského úřadu Ústeckého kraje, v sále č. 208 od 9:00 15:00 hod. Proškoleno bylo 25 účastníků. Jako poslední proběhl třetí běh kurzu Projektový management lektor Ing. Petr Fanta, Ph.D. Seminář se uskutečnil dne od 9:00 15:00 hod v prostorách Krajského úřadu Ústeckého kraje, sál č. 222C. Proškoleno bylo 42 osob. Pro posluchače bylo zajištěno občerstvení během všech seminářů. Na závěr výše zmíněných kurzů obdržel každý účastník odbornou knihu k danému tématu. Byly také vydány certifikáty ke všem kurzům proškoleným účastníkům. Účastníci kurzů se rovněž podrobili závěrečnému testu. Každý účastník obdržel podrobné vyhodnocené svého testu odborným lektorem. Forma výuky Informační potřeba zaměstnanců a volených zástupců Ústeckého kraje byla v rámci realizace jednotlivých seminářů zajištěna zejména klasickou formou, tj. výkladem a prezentací uvedených problémových okruhů, s využitím seminární metody umožňující aktivní zapojení posluchačů a řešení některých otevřených otázek interaktivní metodou přímo v průběhu semináře. Vystoupení lektora bylo doprovázeno power-pointovou prezentací