Smernica č. 1/2013 Predbežná a priebežná finančná kontrola v podmienkach Obce Nálepkovo

Transkript

1 Obec Nálepkovo Smernica č. 1/2013 Predbežná a priebežná finančná kontrola v podmienkach Obce Nálepkovo Názov a sídlo organizácie Obec Nálrpkovo Predkladal Dušan Slivka, starosta obce Schválil OZ Obce Nálepkovo Dátum vyhotovenia internej smernice Účinnosť internej smernice od

2 Starosta Obce Nálepkovo v súlade s ustanovením 8 písm. a) zák. č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a 13 ods. 4 písm. b) zák. č. 369/1990 Zb. O obecnom zriadení v znení neskorších predpisov v y d á v a Smernicu č. 1/2013 Predbežná a priebežná finančná kontrola v podmienkach Obce Nálepkovo 1.1. Účel a rozsah záväznosti Článok 1 Všeobecné ustanovenia Smernica upravuje základné pojmy, zodpovednosť vedúcich zamestnancov a zamestnancov Obecného úradu, základné princípy vykonávania predbežnej finančnej kontroly, priebežnej finančnej kontroly a jednotného systému finančného riadenia a finančnej kontroly na Obecnom úrade v súlade so zákonom č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o finančnej kontrole). Cieľom finančného riadenia a finančnej kontroly na obecnom úrade je zabezpečenie dodržiavania všeobecne záväzných právnych predpisov, dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami a včasné a spoľahlivé informovanie starostu obce o úrovni hospodárenia s verejnými prostriedkami a o vykonávaných finančných operáciách Finančná kontrola - pojmy Finančné riadenie súhrn postupov pri zodpovednom a prehľadnom plánovaní, rozpočtovaní, použití, účtovaní, výkazníctve a finančnej kontrole verejných prostriedkov, ktorých cieľom je ich hospodárne, efektívne a účinné využívanie ( 2 ods. 2 písm. d) zákona o finančnej kontrole). Finančná kontrola súhrn činností, ktorými sa v súlade so zákonom o finančnej kontrole overuje: a) splnenie podmienok na poskytnutie verejných prostriedkov (zákon č. 583/2004 Z. z. rozpočtových pravidlách územnej samosprávy v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy), zák. č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o rozpočtových pravidlách verejnej správy) b) dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov pri hospodárení s verejnými prostriedkami (zákon o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy, zák č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, zák. č. 523/2003 Z. z. o verejnom obstarávaní, zákon č. 25/2006 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov) c) dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami d) dostupnosť, správnosť a úplnosť informácií o vykonaných finančných operáciách a hospodárení s verejnými prostriedkami

3 e) splnenie opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených finančnou kontrolou a na odstránenie ich vzniku. Predbežná finančná kontrola súhrn kontrolných postupov, ktoré sú súčasťou finančného riadenia a ktorými OÚ Nálepkovo overuje každú svoju pripravovanú finančnú operáciu ( 6 ods. 1 zákona o finančnej kontrole). Priebežná finančná kontrola overenie finančných operácií vybraných starostom obce ( 6 ods. 2 zákona o finančnej kontrole). Finančná operácia príjem alebo použitie verejných prostriedkov v hotovosti alebo bezhotovostne, právny úkon alebo iný úkon majetkovej povahy ( 2 ods. 2 písm. j) zákona o finančnej kontrole). Právny úkon je prejav vôle smerujúci najmä k vzniku, zmene alebo zániku práv a povinností, ktoré právne predpisy s týmto prejavom spájajú, napr. oznámenie o vyhlásení metódy verejného obstarávania, objednávka, zmluva alebo dohoda uzatvorená Obcou Nálepkovo. Iným úkonom majetkovej povahy je úkon, ktorý má dopad na evidenciu o majetku Obce Nálepkovo, napr. vyraďovanie a likvidácia majetku, náhrada škody a pod. Hospodárnosť minimalizovanie nákladov na vykonanie činnosti alebo obstaranie tovarov, prác a služieb pri zachovaní ich priemernej úrovne a kvality ( 2 ods. 2 písm. k) zákona o finančnej kontrole). Efektívnosť minimalizovanie výsledkov činností vo vzťahu k disponibilným verejným prostriedkom ( ods. 2 písm. l) zákona o finančnej kontrole). Účinnosť vzťah medzi plánovaným výsledkom činností a skutočným výsledkom činností vzhľadom na použité verejné prostriedky ( 2 ods.2 písm. m) zákona o finančnej kontrole). Účelnosť vzťah medzi určeným účelom použitia verejných prostriedkov a skutočným účelom ich použitia ( 2 ods. 2 písm. N zákona o finančnej kontrole). Verejné prostriedky sú prostriedky, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy (napr. Obec), prostriedky poskytované Európskou úniou, odvody Európskej únii a iné prostriedky zo zahraničia poskytované na základe medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná. Článok 2 Finančné riadenie a finančná kontrola vo väzbe na zodpovednosť starostu obce 1.1. Starosta obce zodpovedá za zabezpečenie: a) vytvorenia, zachovania a rozvíjania finančného riadenia, b) vylúčenia zásahov smerujúcich k ovplyvňovaniu zamestnancov vykonávajúcich finančnú kontrolu, c) overovania vybraných finančných operácií priebežnou finančnou kontrolou d) prijatia opatrení na nápravu nedostatkov a na odstránenie príčiny ich vzniku a uplatnenia osobnej zodpovednosti podľa osobitného predpisu (zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce) Starosta obce poveruje, ukladá a prenáša a) po línii riadenia zodpovednosť v pracovných zmluvách zamestnancom vo verejnej správe zodpovedných za rozpočet, verejné obstarávanie a správu majetku obce, alebo za iné odborné činnosti, čím sa zároveň stávajú podľa zákona o finančnej kontrole zodpovednými aj za vykonávanie predbežnej finančnej kontroly, b) po línii riadenia zodpovednosť na vedúcich zamestnancov a zamestnancov zodpovedných za prípravu a realizáciu finančných operácií, spoluzodpovednosť za dodržiavanie zásad hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami a za dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov, Všeobecne záväzných nariadení Obce Nálepkovo a vnútorných predpisov Obce Nálepkovo c) udeľuje súhlas s písomným menovaním zástupcu určeného zamestnancom zodpovedným za vykonanie predbežnej finančnej kontroly, v prípade jeho neprítomnosti.

4 Článok 3. Predbežná finančná kontrola Predbežná finančná kontrola sa v Obci Nálepkovo vykonáva pred: a) vstupom do záväzku b) realizáciou bezhotovostnej a hotovostnej finančnej operácie Predbežná finančná kontrola pred záväzkom Predbežná finančná kontrola pred záväzkom, ktorý vznikne na základe uzatvorenej dohody alebo zmluvy o dielo, kúpnej, rámcovej a ostatných zmlúv alebo objednávky, pracovnej zmluvy, oznámenia o plate, dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru sa vykonáva so zameraním na oblasť rozpočtovania, verejného obstarávania, uzatvárania zmlúv alebo iných úkonov majetkovej povahy Predbežnú finančnú kontrolu pred záväzkom vykonávajú zamestnanci zodpovední za rozpočet, verejné obstarávanie, správu majetku, mzdovú a personálnu oblasť alebo za iné odborné činnosti podľa charakteru finančnej operácie svojimi podpismi na doklade súvisiacom s pripravovanou finančnou operáciou a) RE - finančná účtovníčka, ktorá posudzuje všetky pripravované finančné operácie vyplývajúce z návrhu: aa) zmlúv, s výnimkou zmlúv uvedených v písm. c) tohto bodu, z hľadiska súladu s právnymi predpismi SR, prípadne medzinárodnými zmluvami, ktorými je SR viazaná, súladu s internými predpismi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami a súladu ich finančného krytia s rozpočtom obce ab) objednávky z hľadiska finančného krytia s rozpočtom obce ac) vyslania zamestnanca na pracovnú cestu z hľadiska jej finančného krytia s rozpočtom obce. V prípade neprítomnosti finančnej účtovníčky posudzuje všetky pripravované finančné operácie vyplývajúce z návrhu zmluvy z hľadiska súladu s právnymi predpismi SR, prípadne medzinárodnými zmluvami, ktorými je SR viazaná a súladu s internými predpismi riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami podľa bodu aa) starosta obce alebo ním písomne určený zamestnanec a súlad finančného krytia s rozpočtom obce podľa bodu aa) a ab) a ac) posudzuje mzdová účtovníčka. b) RE - mzdová účtovníčka, ktorá posudzuje pripravovanú finančnú operáciu súvisiacu s pracovnými zmluvami, oznámeniami o plate a dohodami o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru z hľadiska jej finančného krytia s rozpočtom obce. V prípade neprítomnosti mzdovej účtovníčky vykonáva predbežnú finančnú kontrolu finančná účtovníčka. c) zamestnanec písomne určený starostom obce na pripravované obstaranie tovarov, prác a služieb akciu vykonáva predbežnú finančnú kontrolu posúdením pripravovanej finančnej operácie vo väzbe na dokumentáciu k verejnému obstarávaniu v prípade verejného obstarávania tovarov, služieb a prác podľa zákona o verejnom obstarávaní, okrem zákaziek s nízkou hodnotou. V prípade jeho neprítomnosti predbežnú finančnú kontrolu vykonáva starosta obce Predbežná finančná kontrola pred realizáciou finančnej operácie hotovostnej i bezhotovostnej Predbežnú finančnú kontrolu pred realizáciou finančnej operácie vykonávajú zamestnanci zodpovední za rozpočet svojím podpisom na doklade súvisiacom s pripravovanou finančnou operáciou.

5 a) RE - finančná účtovníčka vykonáva predbežnú finančnú kontrolu všetkých pripravovaných výdavkov bezhotovostne zameranú na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účinnosti výdavkov, ako aj krytie s rozpočtom obce pred realizáciou finančnej operácie na príslušnom účtovnom doklade. V prípade jej neprítomnosti vykonáva predbežnú finančnú kontrolu a všetky úkony s tým spojené mzdová účtovníčka. b) RE - finančná účtovníčka vykonáva predbežnú finančnú kontrolu hromadného prevodného príkazu na výplatu miezd a odvodov na hromadnom zozname platieb. V čase jej neprítomnosti vykonáva predbežnú finančnú kontrolu starosta obce. c) zamestnanec písomne určený starostom obce na pripravované obstaranie tovarov, prác a služieb akciu predbežnú finančnú kontrolu faktúry, ktorá súvisí s obstarávaním tovarov, prác a služieb podľa zákona o verejnom obstarávaní, vykonáva na likvidačnom liste faktúry. V prípade jeho neprítomnosti predbežnú finančnú kontrolu vykonáva starosta obce. d) RE - hlavná pokladníčka vykonáva predbežnú finančnú kontrolu pripravovanej hotovostnej finančnej operácie zameranú na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti výdavku, ako aj krytie s rozpočtom obce na účtovnom doklade súvisiacom s pripravovanou finančnou operáciou. V jej neprítomnosti predbežnú finančnú kontrolu vykonáva zamestnanec poverený vedením pokladne Spoločné ustanovenia pre predbežnú finančnú kontrolu Finančné operácie nie je možné vykonať alebo v nich ďalej pokračovať bez ich overenia predbežnou finančnou kontrolou, za čo pri bezhotovostnom styku zodpovedá finančná účtovníčka a pri hotovostnom styku (príjem a výdaj pokladňa) zodpovedá zamestnanec poverený vedením pokladničnej hotovosti Potvrdenie vykonania predbežnej finančnej kontroly obsahuje krátky výstižný text objasňujúci, čo bolo predmetom overenia, ktoré potvrdí príslušný zamestnanec svojím podpisom, napr.: bol overený súlad pripravovanej finančnej operácie s: 1) rozpočtom orgánu verejnej správy 2) rozpočtom na dva nasledujúce rozpočtové roky, ak ide o realizáciu verejného obstarávania podľa osobitného predpisu v orgáne verejnej správy, ak sa výdavky na tento účel vynaložia aj počas nasledujúcich dvoch rozpočtových rokov 3) osobitnými predpismi 4) medzinárodnými zmluvami, ktorými je SR viazaná a na základe ktorých sa SR poskytujú prostriedky zo zahraničia 5) uzatvorenými zmluvami 6) rozhodnutiami vydanými na základe osobitných predpisov a 7) internými aktami riadenia o hospodárení s verejnými prostriedkami. Vzor tlačiva a pečiatky na vykonanie predbežnej finančnej kontroly používaný na OÚ Nálepkovo je uvedený v prílohe č Po vykonaní predbežnej finančnej kontroly všetkými vecne príslušnými poverenými zamestnancami sa účtovný doklad predkladá starostovi obce na podpis, ktorý svojím podpisom udeľuje súhlas k úhrade. Počas neprítomnosti starostu podpisuje účtovné doklady zástupca starostu a počas ich neprítomnosti nimi písomne poverený zamestnanec.

6 Článok 4 Priebežná finančná kontrola Priebežnou finančnou kontrolou sa overuje súlad vybranej pripravovanej finančnej operácie s rozpočtom, uzatvorenými zmluvami, medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská republika viazaná a na základe ktorých sa SR poskytujú prostriedky zo zahraničia alebo rozhodnutiami vydanými na základe osobitných predpisov s cieľom predísť nehospodárnemu, neefektívnemu, neúčinnému a neúčelnému použitiu verejných prostriedkov Finančnú operáciu, ktorá bude predmetom priebežnej finančnej kontroly vyberá starosta obce. Vykonaním priebežnej finančnej kontroly poverí na základe písomného poverenia zamestnanca, ktorý je funkčne a organizačne nezávislý od organizačného útvaru zodpovedného za prípravu a realizáciu finančnej operácie a za vykonávanie predbežnej finančnej kontroly Zamestnanec poverený vykonaním priebežnej finančnej kontroly vypracuje záznam, resp. Správu z priebežnej finančnej kontroly, v ktorom uvedie zistené skutočnosti, prípadne zistené nedostatky a upozornenie, že v realizácii vybranej finančnej operácie sa môže pokračovať až po ich odstránení, pripojí dátum, meno, priezvisko, funkciu a podpis a odovzdá ho starostovi obce V prípade nedostatkov zistených priebežnou finančnou kontrolou možno finančnú operáciu realizovať až po odstránení týchto nedostatkov. Článok 5 Záverečné ustanovenia 5.1. Smernica č. 1/2013 je záväzná pre všetkých zamestnancov Obecného úradu Nálepkovo 5.2. Smernica č. 1/2013 bola schválená Obecným zastupiteľstvom v Nálepkove dňa uznesením číslo 261/2013-OZ 5.3. Smernica č. 1/2013 nadobúda platnosť a účinnosť dňom V Nálepkove dňa Dušan Slivka starosta obce