Jak lze moderní knihovní systém poskytnout velkým i malým knihovnám?

Transkript

1 Jak ze moderní knihovní systém poskytnout vekým i maým knihovnám? Iva CELBOVÁ Každá knihovna døíve èi pozdìji zaène uvažovat o výmìnì stávajícího knihovního systému (KS) za systém nový, a už je to z dùvodu jeho technoogické anebo odborné zastaraosti, nedostateèné podpory ze strany dodavatee systému, potøeby pøizpùsobit se jiným knihovnám èi taku ze strany zøizovatee knihovny. Knihovny všech typù a veikostí pùsobí vjednom svìtì informací, chtìjí svým uživateùm poskytovat stejné zákadní sužby a využívat k tomu knihovní systém stejné kvaity. Vedení knihovny má samozøejmì své požadavky a pøedstavy ohednì funkcionaity systému i své finanèní možnosti, pode kterých vybírá nový knihovní systém (i dodavateskou firmu) a 18 INFOS 2005

2 kterým musí osovený dodavate pøizpùsobit podmínky své nabídky. (Pøièemž pro knihovnu by podstatným parametrem pro výbìr systému nemìa být cena, ae technoogie, které systém využívá, zázemí dodavatee a zpùsob podpory, kterou dodavate poskytuje po zavedení systému do ostrého provozu.) Podívejme se na výbìr nového knihovního systému z pohedu dodavatee, který chce s úspìchem nabízet svùj knihovní systém široké škáe knihoven. Systém, který je proto vytvoøen univerzánì, s možnostmi nastavit parametry de podmínek konkrétní knihovny. Specifika knihovny pro nabídku knihovního systému Již od samého zaèátku komunikace s knihovnou poptávající nový knihovní systém musí dodavate brát v úvahu zejména tyto odišnosti mezi jednotivými knihovnami: typ knihovny (univerzitní, mìstská, krajská, podniková, škoní...); veikost a roèní pøírùstek fondu; poèet knihovníkù; struktura knihovny (centrání knihovna poboèky); zpùsob práce vrámci knihovny; poèet a struktura ètenáøù; rozsah provádìných odborných èinností a rozsah sužeb poskytovaných ètenáøùm; vytížení sužeb knihovny ze strany ètenáøù; technoogická úroveò (pøipojení na internet, propojení poboèek knihovny, stávající zkušenosti s technoogiemi); požadavky na stupeò zabezpeèení dat v systému; vazba na daší sožky instituce, kde knihovna pùsobí (zejm. v rámci univerzity èi podniku); finanèní podmínky a možnosti (poèáteèní èástka na nákup a zavedení systému + patba každý rok); úroveò poèítaèové a profesní gramotnosti knihovníkù; podoba dat, jejichž migrace do nového KS je požadována; èasové období urèené pro zavádìní nového systému; personání možnosti knihovny vzhedem ke správì systému; vztah knihovny se zøizovateem a s dašími knihovnami. Tato specifika knihovny hrají pro dodavatee roi nejen pøi tvorbì cenové nabídky knihovního systému, ae také pøi sestavování nabídky sužeb spojených s dodávkou knihovního systému a násednou zákaznickou podporou a vneposední øadì pøi doporuèení parametrù hardware pro provoz systému. Pokud se knihovna a dodavate dohodnou na vzájemné spoupráci, nabízené se stává skutkem a pøichází na øadu proces zavádìní knihovního systému v konkrétních podmínkách knihovny. Vstupní anaýza Vastnímu zavádìní nového knihovního systém by mìo pøedcházet opravdu dùkadné seznámení dodavatee se zpùsobem práce, prostøedím a potøebami dané knihovny. Na zákadì takové vstupní anaýzy mùže dodavate vhodnì nastavit parametry systému a také navrhnout metodiku práce se systémem v konkrétní knihovnì. Ze vstupní anaýzy mohou vzniknout pro obì strany rùzné závìry, napøíkad: Systém díky své rozsáhé funkcionaitì umožòuje knihovnì rozšíøit své sužby. Zavedený postup pøi poskytování urèité sužby knihovnou není dostateènì pokryt funkcemi systému, proto je tøeba funkce rozšíøit. INFOS

3 Obecnì nastavené procesy v systému neodpovídají pøesnì dosavadnímu zpùsobu organizace práce vknihovnì, proto je tøeba tento zpùsob práce zmìnit (napø. pøi pøíjmu dokumentù). Knihovna (napø. podniková neveøejná knihovna) nepotøebuje využívat všechny možnosti/funkce systému, protože by to moho vést ke zkompikování práce knihovníkù namísto jejího usnadnìní. Situace 1: Paní Nováková pracuje v podnikové knihovnì jako jediná pracovnice. Samostatnì neobjednává nové dokumenty do knihovny, neprovádí jejich fakturaci ani evidenci èerpaných finanèních prostøedkù na nákup dokumentù, protože tyto èinnosti provádí v rámci podniku ekonomické oddìení. I když knihovní systém této knihovny umožòuje uvedené operace provádìt v akvizièním moduu, dodavate systému doporuèi paní Novákové akvizièní modu zámìrnì nevyužívat a soustøedit se výhradnì na operace spojené s kataogizací a pùjèováním dokumentù zamìstnancùm podniku. Situace 2: Univerzitní knihovna moha po spuštìní ostrého provozu nového systému koneènì spnit pøání svých uživateù oproti dosud používanému knihovnímu systému umožòuje modu OPAC nového systému využívat nìkteré sužby knihovny onine. Uživate tak mùže naézt dokument v OPAC ihned po jeho zpracování knihovníkem a nìkoika kiknutími myši ihned požádat o jeho vypùjèení nebo zarezervování v pøípadì, že je dokument již pùjèený jiným ètenáøem. Instaace sytému a škoení Knihovní systém, který si kade za cí posoužit široké škáe knihoven, musí být navržen tak, aby èasové a odborné nároky na jeho instaaci a zprovoznìní v zákadním tvaru nebyy vysoké. Pokud totiž zejména maá knihovna nemá mnoho finanèních prostøedkù, potøebuje ušetøit nejen pøi nákupu vastního systému (icencí), ae také na sužbách pøi zavádìní pokud to situace vyžaduje, dodavate musí být schopen kvaitnì zavést KS do provozu s minimem poskytnutých sužeb (rychá instaace, krátké škoení). Daší potøebnou vastností takového knihovního systému je, aby systém ve stejné kvaitì fungova na hardware (serveru) s nízkou i sožitou konfigurací pode možností a veikosti knihovny mùže být v minimaistickém pøípadì serverem pøímo pracovní stanice nebo naopak ze navrhnout veké øešení a provozovat knihovní systém na více vzájemnì zastupitených serverech. V pøípadì škoení musí být dodavate pøipraven poskytnout jak krátký struèný úvod do práce se systémem, tak podrobné škoení jednotivých moduù a funkcí systému. V každém pøípadì musí být uživateùm poskytnut manuá (v tištìné anebo eektronické podobì), aby se mohi seznamovat se systémem daším samostudiem. Tomu, jak snadno a ryche zvádne uživate obsuhu systému, napomùže ve veké míøe také pøívìtivé a intuitivní grafické prostøedí apikace, s nápovìdou pøímo v apikaci. Situace 3: V knihovnì gymnázia dosud neby v provozu žádný knihovní systém, avšak nový øedite škoy se rozhod pro zmìnu této situace s cíem evidovat jednoduše dokumenty z fondu knihovny, zpøístupnit tuto evidenci žákùm a uèiteùm pomocí moduu OPAC a dokumenty pùjèovat. Škoa je vemi dobøe technoogicky vybavena a má k dispozici schopného správce IT. Vzhedem k tomu, že se neprovádìa žádná migrace dat, by dodavate nového systému schopen bìhem dvou dnù systém kompetnì nainstaovat pro používání jedním uživateem neprofesionání knihovnicí, nastavit parametry systému tak, aby moh být používán jednoduchým zpùsobem pro úèey škoní knihovny, a proškoit knihovnici v zákadech používání systému. Systém tak by pøipraven na okamžité spuštìní svého provozu. Situace 4: Jednotiví zamìstnanci veké mìstské knihovny jsou speciaisty na konkrétní èinnost v provozu knihovny. Akvizitéøi, kataogizátoøi, pracovníci ve sužbách ètenáøùm, systémový knihovník pro každou z tìchto skupin požadovao vedení knihovny pøi zavádìní nového 20 INFOS 2005

4 knihovního systému samostatné dùkadné škoení. Dodavate po dohodì s knihovnou pøipravi vždy ceodenní škoení pro každou speciaizovanou obast (modu systému), kdy si uživateé mohi dùkadnì vyzkoušet jednotivé operace. Výhodou škoení bya také práce pøímo s vastními daty knihovny (bibiografické záznamy, údaje o ètenáøích atd.). Daší poskytované sužby Veké knihovny se vìtšinou odišují od maých knihoven poskytováním daších nadstandardních sužeb ètenáøùm, sožitìjším zpùsobem organizace práce, kompexnìjšími vztahy s dašími institucemi a tím mají vyšší nároky na funkcionaitu knihovního systému a také zájem o propojení knihovního systému s dašími systémy a zaøízeními. Univerzání knihovní systém tedy musí umožòovat provádìt èinnosti v knihovnì jak prostým zpùsobem (napø. pro maé anebo neveøejné knihovny), tak zpùsobem sožitìjším veké knihovny mají vysoké nároky na obsah a kvaitu vytváøených bibiografických záznamù, možnosti v rámci výpùjèního procesu bývají kompikované (nìkoik profiù ètenáøù s rùznými výpùjèními hùtami, rùzné typy upomínek a popatkù, onine rezervace, pùjèování a vracení knih na rùzných poboèkách knihovny, pøíprava dokumentù k vypùjèení ze skadù atd.), knihovny provádìjí kompetní operace spojené s akvizièním procesem. Ihned v rámci zavádìní systému do provozu nebo s nìjakým èasovým odstupem od spuštìní ostrého provozu systému mùže být dodavate knihovního systému požádán o propojení systému s dašími sožkami (zaøízení, systémy): propojení systému s turnikety èi detekèními branami u vstupu do knihovny/východu z knihovny, se zaøízením na samoobsužné pùjèování, s bezdrátovými èteèkami èárových kódù, synchronizaci údajù se systémem pro evidenci osob (univerzitních studentù, zamìstnancù podniku apod.), zaèenìní moduu OPAC knihovního systému do www stránek instituce a daší sužby. V pøípadì všech tìchto sužeb šitých na míru musí impementaci pøedcházet dùkadná pøíprava dodavatee získání všech informací o knihovnou požadované funkcionaitì budoucího øešení, návrh vhodného øešení a odhad jeho èasové a finanèní nároènosti. Po dohodì dodavatee a knihovny náseduje reaizace zadaného projektu. Situace 5: Nový knihovní systém je v univerzitní knihovnì již rok v pném provozu. S tím, jak se vyvíjejí pøedstavy vedení univerzity i knihovny o fungování knihovny, obdrže dodavate knihovního systému požadavek na jeho propojení se zaøízením pro samoobsužné pùjèování. Díky tomuto zaøízení bude moci být rozšíøena otevírací doba knihovny bez nároku na pøítomnost odborné idské pracovní síy. Knihovna vybraa vhodné zaøízení od renomované firmy a dodavate knihovního systému zajisti propojení tohoto zaøízení s KS a vytvoøi grafické rozhraní pro obsuhu zaøízení uživatei. Situace po zavedení systému do provozu Zprovoznìním systému a odjezdem dodavatee z knihovny komunikace mezi tìmito partnery nekonèí, ae vastnì teprve zaèíná. Spoupráce knihovny a dodavatee po zavedení systému do ostrého provozu musí spoèívat na tøech bodech: správa systému, rozvoj systému a oprava chyb, pøièemž formu a rozsah aktivit v rámci tìchto tøí bodù si voí z veké èásti knihovna. Univerzání knihovní systém pro rùzné typy knihoven, o kterém zde uvažujeme, musí být univerzání také pokud jde o jeho správu. Univerzánost zde nespoèívá jen v jednoduchosti èi sožitosti vastní správy ze strany knihovny, ae také v univerzánosti dodavatee, který by mì v pøípadì potøeby být schopen nabídnout a zajistit správu vastními siami. Každé knihovnì INFOS

5 mùže vyhovovat rùzná situace: Knihovnì, která má možnost urèit pro správu systému svého odborníka, vyhovuje forma správy vastními siami (samozøejmì po pøedchozím dùkadném proškoení ze strany dodavatee), kdy mùže samostatnì øešit nìkteré zásahy a úpravy. Knihovna bez personáních/finanèních možností vastní správy se bez pomoci dodavatee vìtšinou neobejde. Je ovšem otázkou, jak dùkadnou, sožitou a èastou správu nový knihovní systém vyžaduje v pøípadì vhodnì zvoeného knihovního systému (kvaitní technoogická patforma) i hardware pro provoz systému a správného nastavení systému pøi jeho instaaci mùže taková správa pøedstavovat pouhé (ae dùežité!) provádìní záoh, resp. výmìnu záohovacích médií, což zvádnou samostatnì i pracovníci v maé knihovnì, a daší zásahy do chodu systému jsou jen výjimkou. Nové verze systému, hotine prostøednictvím teefonu èi e-maiu, možnost úèasti na setkání všech uživateù systému, ovivòování rozvoje systému vastními podnìty to jsou aktivity, na které má uživate systému (zákazník) obvyke nárok v rámci tzv. zákaznické podpory od dodavatee, za kterou knihovna dodavatei patí dohodnutý pravidený popatek. I zde mùžeme upatnit univerzánost knihovního systému pro rùzný typ knihoven: V závisosti na typu knihovny, jejích potøebách a finanèních možnostech mùže dodavate stanovit nìkoik stupòù zákaznické podpory, kdy urèí rozsah a formu poskytovaných sužeb. Knihovní systém DAIMON spoeènosti SEFIRA Firma SEFIRA spo. s r.o. nabízí knihovnám pùvodní èeský knihovní systém DAIMON. Abychom svou nabídkou pokryi možnosti rùzných typù knihoven, nabízíme univerzánì øešený systém ve dvou edicích: DAIMON a DAIMON Lite. DAIMON edice je urèena pro veké knihovny, které disponují dostateènì rychým a zabezpeèeným internetovým pøipojením a vìtším finanèním rozpoètem. DAIMON Lite edice je urèena pro maé a vìtší knihovny, které jsou omezeny nedostateèným technickým vybavením a/nebo nízkým objemem finanèních prostøedkù. Pro daší informace nás kontaktujte na Mgr. Iva CELBOVÁ konzutant knižnièné systémy cebova@sefira.cz SEFIRA spo. s r.o., Poèernická 96, Praha 10, Èeská repubika te , fax e-mai: office@sefira.cz, Ten dìá to a ten zas tohe Ludmia CELBOVÁ Úvod Za podpory Evropské komise by v etech reaizován projekt PULMAN (Pubic Libraries Mobiising Advanced Networks) zamìøený na sužby veøejných knihoven v podmínkách moderní informaèní spoeènosti. Výstupem z tohoto projektu je mj. pubikace Doporuèení pro èinnost veøejných knihoven, archivù a muzeí v podmínkách informaèní spo- 22 INFOS 2005