map Manažerský nástroj pro analýzu mailové komunikace firemních týmù a neformálních skupin

Transkript

1 Cílem VaV projektu LF Optimalizace výkonnosti pracovních týmù s využitím SW nástrojù pro analýzu sociálních a profesních vztahù v podnikových sítích ( , MSM/LF) - zkrácenì TeamNET - je poskytnout zákazníkovi informace potøebné pro posuzování týmù a rozhodování manažera, které vede ke zlepšení týmové spolupráce. Jedná se o informace spojené s profilem, dynamikou a komunikací týmu. V rámci tohoto projektu vznikla aplikace map, což je nástroj pro analýzu mailové komunikace firemních týmù a neformálních skupin. Pro koho a co? Nástroj map je urèen pro manažera, kterého zajímá, jak se týmová spolupráce projevuje v ové komunikaci. Nástroj pomáhá odhalit skryté vlastnosti. Jde zejména o odpovìdi na otázky: Kteøí lidé a která témata jsou dùležitá? S kým, kdy a o èem osoba nebo skupina osob komunikuje? Kdo, a jak moc, je dùležitý ve skupinové komunikaci, tedy kdo je lídrem a kdo se zapojuje pouze pasivnì? Kdo, v jaké skupinì, kdy a jak intenzivnì komunikuje o nìjakém konkrétním tématu? Jak moc je skupina zatížená komunikací? A jak moc formalizovaná je komunikace ve skupinì? Jaké neformální komunity existují a co je obsahem jejich komunikace? Nasazení Nástroj se skládá ze dvou aplikací pro MS Windows s instalovanou komponentou.net Framework 4.0 nebo vyšší verzí. První aplikace slouží pro export dat z e- mailové schránky do souboru XML. Druhá aplikace umí tento XML soubor naèíst a zpracovat, a poté slouží jako analytický nástroj urèený pro manažera. Instalace aplikací je možná buï z Internetu prostøednictvím tzv. ClickOnce instalace nebo pøímým spuštìním aplikací ze složky nakopírované na poèítaè bez nutnosti instalace. Bezpeènost a legislativa Z dùvodù citlivosti zpracovávaných dat se dodržují následující pravidla: Aplikace bìží na klientských poèítaèích a nepøipojují se do Internetu. Nepøenášejí tedy žádná data mimo klientské poèítaèe. Pøi exportu dat z ové schránky se používají pouze adresy odesílatelù a pøíjemcù a pøedmìty e- mailových zpráv. Neexportuje se ani obsah zprávy ani pøílohy. Bìhem exportu si uživatel aplikace musí zvolit, ze kterých složek se budou ové zprávy exportovat. Pøi výbìru tedy mùže vynechat napø. složky s osobní komunikací. Bìhem exportu si uživatel mùže zvolit období, pro které se budou ové zprávy exportovat. Inteligentní datová úložištì Øešení pro státní správu Vývoj aplikací na zakázku Inflex, s.r.o. Legionáøká 1085/ Olomouc info@inflex.cz tel IÈ

2 Popis systému Tento systém je postaven na analýze komunikace skupiny osob. Analýza je provádìna zcela automaticky nad daty, kterými jsou pøijaté a odeslané ové zprávy. Pøi analýze se používá nìkolik principù, kterým je pøed studiem výstupù potøeba porozumìt: Základní jednotkou, ze které vycházejí veškerá analytická mìøení, je konverzace. Konverzací se rozumí skupina ových zpráv, která vychází z jediné poèáteèní zprávy a všechny ostatní zprávy v konverzaci na ní pøímo nebo nepøímo navazují (odpovìdi a pøeposlané zprávy). Na analýzu nemají vliv žádné zprávy, které nejsou souèástí žádné konverzace. Pro každou konverzaci je poèítána její nároènost. Používají se parametry jako je poèet zpráv v konverzaci, poèet zúèastnìných odesílatelù apod. Pøi analýze se nepracuje s osobami, ale s ovými úèty (adresami), které dále oznaèujeme jako uživatele. Pro každého uživatele a každou konverzaci je poèítán jeho podíl na této konverzaci. Používají se parametry jako poèet zpráv, které v konverzaci uživatel odeslal a pøijal a v jakém režimu (pøíjemce, pøíjemce v kopii). Pøi analýze obsahu se pracuje pouze se slovy z pøedmìtù ových zpráv, které dále oznaèujeme jako termy. Pro analýzu se používá zadání, které mùže obsahovat jednoho nebo více uživatelù a jeden nebo více termù. Na základì tohoto zadání je automaticky nalezena skupina uživatelù a termù, které se zadáním souvisejí. Algoritmus automatické detekce skupin je založen na výbìru uživatelù a termù z konverzací, jejichž zprávy obsahují zadané uživatele a termy. Tyto konverzace dále oznaèujeme jako konverzace skupiny. Zadání lze doplnit upøesnìním èasového intervalu, kdy komunikace probíhala. V tomto pøípadì mùže stejné zadání uživatelù a termù definovat v rùzném èasovém intervalu rùzné skupiny. Pokud není èasový interval zadán, nalezne se na základì zadání automaticky. Zadané uživatele a zadané termy spoleènì s èasovým intervalem dále oznaèujeme jako kontext skupiny. Mùže se stát, že ke kontextu skupiny nelze nalézt neprázdnou skupinu. Role uživatelù v konverzacích Podle toho, jak uživatel vystupoval v konverzaci, systém pracuje se šesti rolemi. Tyto role pak definují profil uživatele ve skupinì. Tøi první role jsou aktivní, tedy uživatelé, kteøí odesílali alespoò jednu zprávu v konverzaci. Tøi další role jsou pasivní, tedy uživatelé, kteøí pøijali alespoò jednu zprávu v konverzaci, ale žádnou neodeslali. Iniciátor. Autor první zprávy v konverzaci. Øešitel. Pøíjemce první a odesílatel alespoò jedné zprávy v konverzaci. Spoluøešitel. Odesílatel alespoò jedné zprávy v konverzaci. Pozvaný. Pøíjemce první zprávy v konverzaci. Pøizvaný. Pøíjemce alespoò jedné zprávy v konverzaci. Na vìdomí. Pøíjemce alespoò jedné zprávy v konverzaci (nebyl nikdy uveden jinde než v kopii). Inteligentní datová úložištì Øešení pro státní správu Vývoj aplikací na zakázku Inflex, s.r.o. Legionáøká 1085/ Olomouc info@inflex.cz tel IÈ

3 Analytické výstupy Dále je uveden cíl a popis jednotlivých analytických výstupù systému. Výstup se vždy týká zadaného kontextu, v dùsledku tedy automaticky nalezené skupiny dùležitých uživatelù resp. termù v zadaném období. Žebøíèky Výstup poskytuje seznamy všech uživatelù ve skupinì, všech termù skupiny a uživatelù v jednotlivých rolích. Seznamy mohou být setøídìny podle dvou kritérií: Intenzita. Vyjadøuje v kolika zprávách a v jak nároèných konverzacích skupiny byl uživatel resp. term obsažen. Jde o pøepoèítaný podíl. Úèast. Vyjadøuje, v jakém poètu konverzací skupiny (bez ohledu na poèet zpráv) byl uživatel resp. term obsažen. Intenzitu resp. úèast lze chápat jako dùležitost uživatele/termu v komunikaci skupiny v kvalitativním resp. kvantitativním slova smyslu. Pro uživatele skupiny lze interpretovat vysokou intenzitu jako komunikuje hodnì, zatímco vysokou úèast jako ví o všem. Aktivita Výstup poskytuje statistický pøehled o týdenní resp. dlouhodobé celkové aktivitì skupiny. V týdenní aktivitì jsou zapoèítány všechny odeslané zprávy uživatelù skupiny. Aktivita je znázornìna ve formì tzv. teplotní mapy vyjadøující barevnì rùznou intenzitu komunikaèní aktivity hodinu po hodinì v jednotlivých dnech týdne. Dlouhodobá aktivita je vyjádøena formou grafu, ve kterém jsou v rùzných obdobích (pùlroky až mìsíce) znázornìny celkové poèty odeslaných a pøijatých zpráv ve skupinì. Výstup také nabízí celkové poèty odeslaných a pøijatých zpráv ve skupinì a èas odhadovaný na nezbytnou režii pøi jejich zpracování. Inflex, s.r.o. Legionáøká 1085/ Olomouc info@inflex.cz tel IÈ

4 Skupiny Výstup poskytuje pøehled o propojení domén, ze kterých jsou jednotliví uživatelé skupiny. Doména obvykle vyjadøuje spolupracující skupinu osob napø. z jiné spoleènosti. Analýza poskytuje výstup, ve kterém je znázornìno až pìt nejintenzivnìji komunikujících skupin, a to vèetnì hran vyjadøujících intenzitu jejich propojení. Další skupiny jsou agregovány do jedné skupiny ostatní. Pro každou skupinu je poskytnut poèet aktivnì komunikujících uživatelù (odesílatelù), poèet odeslaných zpráv a vývoj intenzity komunikace v èase. Uživatelé Výstup vizualizuje nalezenou skupinu ve formì tzv. sítì. Sí umožòuje pøehledným zpùsobem vizualizovat nejen dùležitost jednotlivých uživatelù skupiny, ale také dùležitost (sílu) vztahù mezi dvojicemi uživatelù skupiny. Jeden z použitých algoritmù poskytuje možnost nalézt i to, jakým zpùsobem je skupina uvnitø neformálnì strukturovaná. Dùležitost jednotlivých uživatelù skupiny je vizualizována prostøednictvím tzv. tag-cloudu. Inflex, s.r.o. Legionáøká 1085/ Olomouc info@inflex.cz tel IÈ

5 Témata Podobnì jako sí uživatelù je ve výstupu vizualizována i sí termù a stejnì tak je ve výstupu znázornìna dùležitost termù prostøednictvím tzv. tag-cloudu. Skupinu èi nìjakou slinì propojenou podskupinu termù lze chápat jako téma, nad kterým nalezená skupina komunikuje. Každé téma je pak reprezentováno termem s vysokou dùležitostí. Komunikaèní role Výstup poskytuje pøehlednì uspoøádané uživatele skupiny podle jejich dùležitosti ve skupinì. Pro uspoøádání lze použít jak kvalitativní kritérium (intenzitu), tak kvantitativní kritérium (úèast). Pro každého uživatele skupiny je zmìøeno, v jakých rolích se konverzací skupiny úèastní. Podíl jednotlivých rolí na konverzacích skupiny lze chápat jako profil uživatele ve skupinì, pøièemž v rùzných nalezených skupinách mùže mít stejný uživatel rùzné profily. Výstup poskytuje i statistické informace o tom, jak jsou jednotliví uživatelé skupiny komunikací zatíženi. Komunikaèní toky Výstup poskytuje èasto se opakující typická schémata, která se v konverzacích skupiny vyskytují. Èím èastìji se schémata vyskytují a èím delší jsou, tím formalizovanìjší je komunikace skupiny. Pokud schémata neexistují nebo se vyskytují v pomìru k poètu konverzací skupiny v malém množství, jedná se o skupinu se spíše neformalizovanou komunikací. Ze schémat lze také vyèíst, kdo je ve formalizované komunikaci skupiny aktivní a kdo ne. Inflex, s.r.o. Legionáøká 1085/ Olomouc info@inflex.cz tel IÈ

6 Co systém umí a co by mohl umìt? Je možné najít významné neformální velké skupiny a malé komunity? Ano. Detekce je provádìna automaticky nebo s dopøedu známým filtrem (osoba nebo skupina osob, téma nebo skupina témat) a v kombinaci s èasem (v daném èasovém intervalu). Je možné najít experty nebo lídry v komunikaci? Ano. Významnost lidí v komunikaci je mìøena více parametry, jako je napøíklad reprezentativnost v síti, významnost a témata konverzací, na kterých se podílí, role, ve kterých v konverzacích vystupuje. Je možné najít významné konverzace a vizualizovat jejich prùbìh v èase? Ano i ne. Významnost konverzací je mìøena nìkolika parametry (poèet úèastníkù, délka, intenzita, ). Není ale detailnì analyzován jejich obsah (tìlo zprávy a pøílohy). Vizualizovány jsou pouze opakující se konverzaèní schémata (kdo a v jakých sekvencích v konverzacích vystupuje), nikoli úplné sekvence v konverzacích (kdy, pøes koho, s jakou prodlevou, ) Je možné zjistit, jak se komunikace vyvíjejí v èase? Ano i ne (lze poskytnout). Lze vizualizovat vztahy, témata a schémata komunikace v rùzných èasových intervalech. Nelze detailnìji sledovat prùbìh a vizualizovat zmìny (napø. animace). Lze identifikovat dohody schùzek, neshody, konspirace, skryté agendy, zámìry apod. a role úèastníkù v nich? Ne, pouze èásteènì. Nìco lze usuzovat z pøedmìtù zpráv a chování. Ke zbytku by bylo nutné analyzovat obsah (tìla zpráv a pøílohy). Lze identifikovat anomálie (komunikace vymykající se bìžnì se vyskytujícímu chování)? Ne (lze poskytnout). Musí se nadefinovat, co se rozumí anomáliemi. Lze najít rùzné ové adresy jedné osoby? Ne (lze poskytnout). Systém umí detekovat osoby s podobným chováním a se shodou prvkù adresy. Lze najít zprávy s podobným obsahem? Ne. Bylo by nutné analyzovat obsah (tìlo zprávy a pøílohy). Lze najít podobné konverzace? Ne (do jisté míry lze poskytnout). Pro detailnìjší analýzu by bylo potøeba analyzovat obsah zpráv a pøíloh. Lze najít podrobné informace o osobì (adresa, kontaktní informace, komunikaèní frekvence a intervaly apod.) Ano i ne. Pouze ty, ke kterým není potøeba analyzovat obsah zpráv a pøíloh. Inteligentní datová úložištì Øešení pro státní správu Vývoj aplikací na zakázku Inflex, s.r.o. Legionáøká 1085/ Olomouc info@inflex.cz tel IÈ