Seminář pro příjemce OP VaVpI Výzva 3.4. Praha, Úvod

Transkript

1 Seminář pro příjemce OP VaVpI Výzva 3.4 Praha, Úvod 1

2 Program semináře 10:00 10:10 Úvod 10:10 10:30 nejčastější chyby 10:30 10:50 Žádost o platbu nejčastější chyby 10:50 11:10 Podstatné změny (úspory ze stavby; index způsobilosti společných prostor) 11:10 11:30 Přestávka 11:30 12:15 Výběrová řízení, navazující postupy a nesrovnalosti 12:15 12:30 Změnové listy a JŘBU 12:30 12:45 Přestávka 12:45 14:00 Diskuze + výměna zkušeností mezi jednotlivými realizačními týmy Nejčastější chyby v Monitorovací zprávě 2

3 Kap. Údaje o projektu a monitorovací zprávě Pole - Předpokládané datum předložení Řídí se stanoveným financováním ex post ve Výzvě 3.4. Termíny řádných ŽoPL a MZ (pokud nestanoví ŘO jinak): 1. ŽoPL ŽoPL ŽoPL ŽoPL ŽoPL Závěrečná ŽoPL Shodné s Datem předložení ŽOPL (viz kap. Finanční plán). V případě doplnění MZ zůstává toto datum stejné! Kap. Údaje o příjemci Kontaktní údaje lze upravit pouze ze strany ŘO. Změny údajů o příjemci uvést v kapitole Změny v projektu (informativní změna). 3

4 Kap. Popis Musí se vztahovat na dané monitorovací období. Editovatelná pole: Další informace o realizaci projektu popis, čeho bylo dosaženo v daném MO (např. předání stavby, zahájení či ukončení VŘ či KA) Popis problémů spojených s realizací projektu např. zpoždění realizace VŘ vedoucí k nedodržení plánovaného harmonogramu. Popis provedených a plánovaných opatření na odstranění těchto problémů např. průběžně probíhá monitorování rizik a problémů spojených s řešením projektu Needitovatelná pole: Důvody k vrácení/zamítnutí MZ/výhrady ke schválení Důvody ve sledovaném období ke změně v Partnerech POZOR na používanou terminologii a význam! Kap. Výběrová řízení Obecně k VŘ: změny u VŘ změny názvů, termínů, předpokládané hodnoty, sloučení VŘ apod. patří do informativních změn. Doporučujeme uvádět jednu informativní změnu (v kap. Změny v projektu), kde popíšete tyto změny VŘ souhrnně. Aktualizovat informace dle skutečnosti (př. Předpokládané/skutečné datum zahájení VŘ a předpokládané/skutečné datum ukončení VŘ, Stav a Název VŘ). Změny uvést a zdůvodnit v kap. Změny v projektu. Veškeré uvedené skutečnosti musí souhlasit se ZD a Smlouvou o dílo. U aktualizace data zahájení VŘ zohlednit lhůtu pro zasílání VŘ na ex ante kontrolu. 4

5 Kap. Výběrová řízení Předpokládané/skutečné datum zahájení VŘ = datum odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění nebo výzvy o zahájení zadávacího řízení. Předpokládané/skutečné datum ukončení VŘ = poslední datum podpisu smlouvy o dílo. Zrušení VŘ aktualizovat stav VŘ na,,vř zrušeno. Rovněž uvést zdůvodnění v Popisu a odkaz v kap. Změny v projektu. Nová VŘ založit nové VŘ s novým pořadovým číslem. Zohlednit i v kap. Změny v projektu. Upozornění: Zadaná VŘ nelze smazat! Kap. Výběrová řízení Rozsáhlé změny ve VŘ např. jedno VŘ je rozděleno do více VŘ nebo více VŘ sloučeno do jednoho VŘ), je nezbytné toto/tyto VŘ zrušit převedením do stavu,,zrušeno a založit nové/nová VŘ. Odkaz na původní VŘ je nezbytné uvést do pole,,popis. Rovněž uvést v kap. Změny v projektu. V Popisu u VŘ uvést odkaz na SÚD (tzn. číslo ŽOPL, řádek soupisky a nárokovanou částku v rámci projektu do způsobilých výdajů). VŘ soutěžená jako JŘBU (dodatečné stavební práce) uvádět jako samostatná, nová VŘ. Do pole Předpokládaná hodnota a Nasmlouvaná cena v Kč bez DPH se uvádí pouze hodnota víceprací. Bagatelní zakázky (s hodnotou do Kč) se do MZ neuvádí. 5

6 Kap. Klíčové aktivity Součet výdajů všech KA (Celkové výdaje, Celkové ZV a Celkové NZV) musí být v souladu s uvedeným rozpočtem projektu a s kap. Přehled financování. Pokud jsou v popisu KA uvedeny nějaké částky, musí být v souladu s SÚD, aktualizací FP atd. Změna období realizace KA zdůvodnění (nepodstatná změna v kap. Změny v projektu). Kap. Klíčové aktivity Změna částek dané KA uvést řádný popis a důvod. V případě, že v daném MO nebyla aktivita realizována, do popisu uvádět alespoň souhrnnou informaci o předpokládaných činnostech v příštím monitorovacím období, které jsou v době zpracování MZ známy. U jednotlivých klíčových aktivit je třeba aktualizovat celkové způsobilé a nezpůsobilé výdaje projektu. 6

7 Kap. Publicita Doplnit Popis aktivit u jednotlivých forem publicity za monitorované období. V Popisu stručně okomentovat a uvádět konkrétní odkazy, např. adresu webových stránek, odkaz na TZ a datum, kdy došlo k uveřejnění apod. Realizace forem publicity doložit fotodokumentaci s MZ a rovněž uvést do kap. Přílohy (Příloha č. 4). Jednotlivé formy publicity doporučuje ŘO předem konzultovat! (např. návrh informačního panelu, trvalé pamětní desky apod.). Kap. Finanční plán Zdůvodnění úpravy finančního plánu zdůvodnit změny ve FP ve vztahu k poslednímu schválenému FP. FP musí souhlasit s FP, kterým byl předkládán k RoPD (v poměru INV/NEINV). Dodržovat Datum předložení ŽOZL/ŽOPL dle stanoveného harmonogramu financování ex post pro Výzvu 3.4 Částky uvedené ve FP musí souhlasit s Přílohou č.16 c) Aktualizací FP a se SÚD. Časté překlepy v částkách. ŘO doporučuje kontrolu 4 očí. 7

8 Kap. Změny v projektu Špatně uvedený druh změny (např. sloučení 2 VŘ do jednoho příjemce klasifikoval jako nepodstatnou změnu, ačkoli se jedná o změnu informativní). Chybné datum oznámení změny na ŘO. Datum oznámení na ŘO u informativních a nepodstatných změn by mělo odpovídat datu předložení MZ. Datum oznámení u podstatných změn (s dodatkem/bez dodatku) musí odpovídat datu předložení Oznámení o PZ (vycházet z Předávacího protokolu). Datum doplnění Oznámení o podstatné změně lze uvést do Popisu změny projektu. Kap. Změny v projektu Absence změn vztahujících se k danému monitorovacímu období. Informativní a nepodstatné změny uvádět do MZ za dané monitorovací období a spojovat věcně související změny. Podstatné změny (s dodatkem/bez dodatku) do MZ uvádět až po schválení ŘO, neschválené změny se do MZ neuvádějí. Změny FP je třeba detailně rozepisovat, tj. u kterých žádostí o platbu uvedených v aktuálně předloženém finančním plánu došlo ke změně oproti poslednímu schválenému finančnímu plánu. Zároveň by jednotlivé změny měly být vyčísleny. 8

9 Příklady změn o Informativní změny změny kontaktních údajů, změny kontaktních osob, personální změny statutárního zástupce. o Nepodstatné změny změna v rozpočtu ve výši celkových nezpůsobilých výdajů, změny v hodnotách doplňkových MI, změny u klíčového vybavení (rok pořízení, plánovaná cena, vlastnosti). o Podstatné změny s dodatkem k RoPD změna poměru INV/NEINV, posun ukončení realizace projektu, snížení hodnot MI (počet studentů majících prospěch z nové/rekonstruované kapacity k MI ; ; rozšířené nebo zrekonstruované/vybudované kapacity k datu ukončení realizace projektu). Příklady změn o Podstatné změny bez dodatku změny v položkách klíčového vybavení v TA (přidání/odebrání klíčového vybavení, změna počtu kusů. účelu atd.), dřívější ukončení realizace se změnou FP, změna data zahájení stavby (předání staveniště), ukončení stavby (kolaudace), přesun mezi hlavními kapitolami rozpočtu bez dopadu na poměr INV/NEINV. 9

10 Kap. Přílohy Absence některých příloh a jejich uvedení v této kapitole. U každé přílohy uvést bližší charakteristiku, tj. počet listů, počet kopií, popis apod. Doložení relevantních příloh v editovatelné verzi i naskenované (např. Detailní rozpočet projektu, Personální zajištění projektu). Přehledné uložení a členění příloh do složek na CD. Kap. Čestné prohlášení příjemce Doplnit Jméno a příjmení statutárního zástupce/oprávněné osoby (často nebylo uvedeno). Provázanost s Plnou mocí (opravdu je uvedená osoba kompetentní k Podpisu MZ?) 10

11 Kap. Rozpočet projektu Absence komentáře pod rozpočtem týkající se provedených změn! Komentář u rozpočtu musí být uveden ve Zdůvodnění úpravy rozpočtu, tak v komentáři u Přílohy č. 17n) Detailního rozpočtu projektu a rovněž i v kap. Změny v projektu, v závislosti na typu dané změny. Do komentáře pod rozpočet uvádět i výše částek, u kterých dochází ke změně. Dále by mělo být uvedeno z jaké kapitoly, podkapitoly (položky) do jaké kapitoly/podkapitoly (položky) a ve kterém roce dochází k přesunu finančních prostředků. Podstatné změny bez dodatku/ s dodatkem k RoPD budou v komentáři pod rozpočtem uvedeny až po schválení ŘO. Křížová kontrola na Detailní rozpočet ve sloupcích Aktualizovaný rozpočet, případně na Přehled čerpání ZV a NZV. Ostatní kapitoly MZ Horizontální témata Monitorovací indikátory Environmentální kritéria Přehled financování Prioritní téma 11

12 Přílohy MZ Příloha č.17 n) Detailní rozpočet projektu Do komentáře pod rozpočet uvádějte i výše částek, u kterých dochází ke změně. Dále by mělo být uvedeno z jaké kapitoly, podkapitoly (položky) do jaké kapitoly/podkapitoly (položky) a ve kterém roce dochází k přesunu finančních prostředků. Provedené změny v Detailním rozpočtu projektu barevně vyznačte dle typu změny. Aktualizovaný rozpočet projektu dodávat v editovatelné podobě i naskenovaný na CD. Přílohy k MZ Příloha č. 23 s) Technický popis projektu Technický popis projektu musí být doložen s podpisem statutárního zástupce, případně s podpisem osoby na základě plné moci. Zároveň by měl být naskenovaný a v editovatelné podobě přiložen na CD. Doložit v nejaktuálnější verzi a v rozšířené podobě. Příloha č. 17 h) Personální zajištění projektu Chybné výpočty FTE pro roky 2014 a VZOREC = (úvazek * počet měsíců s tímto úvazkem)/12 12

13 Pravidelné konzultace jednání pracovního týmu ÚČEL A SMYSL JEDNÁNÍ: o Projednání aktuálních témat a stavu projektu (VŘ, PZ, apod.) o Řešení problémů souvisejících s realizací projektu KDO: o PM/FM se členy realizačního týmu příjemce KDE: o MŠMT FORMA: o Konzultace x zápis Podrobnější informace jsou uvedeny v příloze - Jednání pracovního týmu. Nejčastější chyby v Žádosti o platbu 13

14 Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (1) Obecné formální chyby: Chybějící podpisy v dokumentech, případně nesoulad s Podpisovými vzory. Nárokované výdaje nejsou jednoznačně identifikovány k projektu. Splnění všech náležitostí u dokladování účetní sjetiny za sledované období. Správné řazení výdajů do kapitol rozpočtu x rozlišení IV/NIV. Nepřehlednost a nekompletnost podkladů v papírové podobě a na CD. Chybně opsaná čísla dokladů, faktur, IČ, název dodavatele atd. Nevyplnění některých řádků či sloupců u jednotlivých formulářů. Nedodání potřebných podkladů a příloh nejčastěji u SÚD, mezd, VZ, apod. Použití neplatných formulářů a změny závazných vzorců. Chybějící nebo nesprávná povinná publicita (reg. číslem projektu). Zaokrouhlování nárokovaných výdajů vždy OP VaVpI x EDS. Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (2) Žádost o platbu: zdůvodnění platby za požadované období vč. vazby na hlavní kap. rozpočtu, vyčíslení nezpůsobilých výdajů za dané období, vyčíslení financování z jiného národního zdroje (= EDS), benefitová žádost musí být pevně spojena a podepsána v originálu. Soupiska účetních dokladů (dále SÚD): provazba na aktualizovaný rozpočet, řazení výdajů do SÚD dle DÚZP, doložit zdůvodnění pokud výdaj nespadá do daného sledovaného období, haléřové vyrovnání zohlednit vždy do základu tj. výdaj bez DPH, doklady do 10 tis. uvádět na SÚD, ale nedokládat fyzicky do doby vyžádání. 14

15 Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (3) Přehled čerpání ZV a NZV: sloupec Platný rozpočet v Kč (celkem) = sloupec Aktualizovaný rozpočet celkem, sloupec Dosud prokázané výdaje v Kč = schválená vyúčtování v F1 (celkem), sloupec Aktuálně prokazované výdaje v Kč = Soupiska účetních dokladů, Aktuálně prokazované výdaje v Kč OP VAVPI = 68 % = Soupiska účetních dokladů, Pozor na limity daných kapitol nepodstatná změna rozpočtu v MZ. Rozpis osobních výdajů: soulad se smlouvou, mzdovým výměrem a personálním zajištěním (s PV), soulad s předkládanou mzdovou sjetinou, pozor na překročení úvazku (u VaVpI 1,0, celkem max. 1,2 úvazku), jako podklad o úhradě mzdových výdajů lze akceptovat čestné prohlášení. Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (4) Aktualizace finančního plánu: musí odpovídat plánovanému vyúčtování (pozor na plnění 70 % závazku), musí odpovídat rozpočtu projektu ve výši 68 %, nutné promítnout skutečně schválené vyúčtování dle F1, FP se aktualizuje s každou žádostí o platbu (nepodstatná změna v MZ). 15

16 Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (5) Roční zúčtování mezd a dovolené: vyplnit v souladu se vzory; věnovat pozornost návodným komentářům na Pokynech k vyplnění a vstupním datům (účetní sjetiny), důsledně doporučujeme před koncem roku (11/2015) provést předběžné roční zúčtování/roční zúčtování dovolené a zohlednit případné NZV ponížením mezd v aktuální SÚD. Roční zúčtování mezd: HM včetně dovolené a nemocenské placené zaměstnavatelem; SZ a ZP dle sjetiny ze mzdového systému za celý rok = ROV za celý rok. Roční zúčtování dovolené: doložit sjetinu ze mzdového systému s čerpanou dovolenou za celý rok na projekt u jednotlivých pracovníků, sloupec Na náhradách ze ZV vyplaceno = pouze náhrady za dovolenou. Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (6) Dokladování dokumentů 1 x ročně: Zpráva z externího auditu. Kopie dokladu o bezdlužnosti instituce vůči finančnímu úřadu, správě sociálního zabezpečení a jednotlivým zdravotním pojišťovnám. Kopie přiznání k dani z přidané hodnoty - doložení vypořádacího koeficientu za minulý rok (+ účetní sestavy a přepočet nárokovaných výdajů). Aktualizovaný výpočet finanční mezery po uzavření prvního celého roku realizace projektu (jako příloha MZ). Pozor nově i při PZ projektu, které mají vliv do výpočtu FM. Žádost o snížení příspěvku ze státního rozpočtu (ve stanovených termínech ŘO). Aktualizace harmonogramu rozložení spolufinancování do let (pokud je relevantní). 16

17 Nejčastější chyby v ŽOPL a jejich přílohách (7) DOPORUČENÍ: Důsledné nastudování PPP v platném znění a souvisejících předpisů. Znalost Výkladu pravidel způsobilosti výdajů PO4 a Pravidel způsobilosti výdajů - Výzva 3.4. Konzultace podkladů před odevzdáním (dle časových možností FM/PM). Dodržování daných termínů stanovených ŘO případně žádat o prodloužení. Kontrola alespoň čtyř očí případně jiné nastavení systému kontroly. Zpracovat dokument s vyjádřením k daným bodům výzvy (průvodní dopis). Pravidelné osobní konzultace nad problémovými oblastmi (např. 1 x měs.). Věnovat pozornost návodným komentářům. FAQ dostupné na webu: Pravidla způsobilosti výdajů pro období MMR. MFTK na programové období (účinná od ). Podstatné změny (úspory ze stavby; index způsobilosti společných prostor) 17

18 Úspory v projektu Úsporami vzniklými v rámci projektu se pro účely PPP rozumí úspory dosažené při zadávání zakázek realizovaných v rámci projektu. V případě zakázek na stavební práce, ve kterých je při provedení výběrového řízení v odpovídající kvalitě možné dosáhnout nejvýznamnějších úspor, bude v rámci projektu umožněno za uvedených podmínek disponovat s maximálně 30 % úspor z každé jednotlivé zakázky na stavební práce. V případě úspor realizovaných na základě zakázek na služby či dodávky může projekt disponovat až se 100 % úspor. Úspory mohou být využity pouze na financování výdajů splňujících pravidla způsobilosti, a to i těch, se kterými rozpočet projektu zcela nepočítá, avšak vždy pouze pokud dodrží závazné právní a metodické předpisy pro jejich použití (tj. zejména podmínky pro realizaci změn projektu) Blíže viz. PPP kap Vyčíslení úspory ze zakázky na stavební práce Rozdíl mezi předpokládanou částkou plánovanou ve způsobilých výdajích rozpočtu a částkou uvedenou ve Smlouvě o dílo vč. způsobilé části DPH V případě více zakázek na stavební práce příjemce může oznámit podstatnou změnu po vysoutěžení poslední zakázky souhrnně, nicméně úsporu je povinen vyčíslit z každé jednotlivé zakázky na stavební práce Úspora = plánovaná částka v rozpočtu (částka dle SoD x index způsobilosti společných prostor) 70 % úspory se odečte z rozpočtu projektu, o tuto částku se sníží dotace 30 % úspory může příjemce využít např. na dodatečné stavební záměry, přístrojové vybavení, IT, AV technika, nábytek (viz návod) 18

19 Vyčíslení úspory ze zakázky na stavební práce Při výpočtu je třeba vzít v úvahu následující skutečnosti: naceněný výkaz výměr (odečíst nestavební výdaje, položky v kap. 3); způsobilé DPH; index způsobilosti společných prostor; zaokrouhlení (30 % úspory vždy dolů); V případě ponechání 30 % úspory v kap. 2, vyčlenit v rozpočtu položku např. Potencionální změny stavby Aktualizovat Žádost o snížení příspěvku, případně Harmonogram rozložení spolufinancování do let Změna indexu způsobilosti společných prostor Příloha č. 14c) Výklad pravidel způsobilosti výdajů pro Prioritní osu 4, kap. 3 Metoda klíčování způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů Specifikovat kolik m 2 bude patřit do kategorie ploch absolutně nezpůsobilých, ploch absolutně způsobilých a ploch společných (sdílených) Index způsobilosti společných prostor = (plochy absolutně ZV/(plochy absolutně ZV + plochy absolutně NZV)) Tabulka s rozpisem ploch a jejich zařazení do jednotlivých kategorií Podrobný postup stanovení hodnoty indexu vypočítá se v procentech s přesností na 2 desetinná místa (např. 98,52 %) 19

20 Změna indexu způsobilosti společných prostor Index způsobilosti společných prostor se přepočítá ke konci projektu dle dokumentace skutečného provedení Přepočtený rozdíl je v neprospěch příjemce, výdaje se musí vrátit ŘO OP VaVpI, příjemce je povinen předložit podstatnou změnu Přepočtený rozdíl je ve prospěch příjemce, příjemce si může donárokovat rozdíl na SÚD, příjemce předkládá podstatnou změnu pouze v případě, že si chce rozdíl donárokovat Změna ploch je minimální a nemá dopad do indexu způsobilosti společných prostor Vazba indexu společných prostor na výpočet úspory ze stavby při změně indexu se změní i výpočet úspory Děkujeme za Vaši pozornost! 20