MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ

Transkript

1 MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, Praha 7, Tel.: , IČ: , č. účtu: /0100

2 Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání, registrační číslo CZ.1.04/2.1.00/ , který je spolufinancován z fondů EU z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 3.0 Datum vydání: Schválil: Mgr. Veronika Pelíšková, MBA, zástupkyně ředitele odboru projektové kanceláře 1

3 Obsah Změnový list Úvod Přehled základních pojmů Poskytovatel stáže Vymezení poskytovatele stáže Podpora malého rozsahu de-minimis Osoby poskytovatele Stážista Stručný popis realizace stáží Stáže Proces párování Zahájení a průběh stáže Finanční podpora (hraditelné náklady) Registrace poskytovatele stáže v systému SEP Registrační formulář v systému SEP Přihlášení do systému Vypsání karty stáže Párování poskytovatele stáže a stážisty Přihlášení stážistů ke kartě stáže Výběr stážistů Uzavření smluvního vztahu Harmonogram stáže Dohoda o provedení práce Smlouva o stáži E-learningový kurz

4 11 Průběh realizace stáže Zahájení stáže Vstupní evaluační dotazník Probíhající stáž Docházka na stáž Změny v docházce na stáž Změny v docházce ze strany stážisty Změny v docházce ze strany mentora Trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže Průběžný evaluační dotazník Poradenství Závěrečná fáze a ukončení stáže Závěrečný evaluační dotazník Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) Certifikát Ukončení stáže Fakturace Kontroly Zdroje informací pro administrativní kontrolu Zdroje informací o průběhu stáže při kontrole na místě Odkazy a kontakty

5 Změnový list Manuál pro poskytovatele stáží verze 3.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro poskytovatele stáží verze 2.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled doporučujeme prostudovat celou verzi 3.0 Manuálu pro poskytovatele. Změny nabývají platnosti dnem vydání dokumentu a účinné jsou od Touto aktualizací se ruší Metodický pokyn č. 2 k Manuálu pro poskytovatele - verze 2.0. Předmět revize Formální úpravy Kapitola (strana) celý dokument Specifikace kontaktní osoby 2 (str. 7) Nabídka pracovní pozice: S ohledem na aktuální situaci si FDV vyhrazuje právo používané nabídky deaktivovat a jejich používání omezit Specifikace specialistů. 2 (str. 8) 3.3 (str. 12) 5.1 (str. 18) Upřesnění podmínek pro zapojení se do projektu u OSVČ. 3.3 (str. 13) Upřesnění dokumentace předkládané při kontrole na místě: Mentor také dokládá pracovní smlouvou splnění podmínky pracovního úvazku a délky pracovního poměru před vypsáním karty stáže. Upřesnění podmínek pro stážisty: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let včetně, případně až do 28 let včetně, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu). 3.3 (str. 13) 4 (str. 15) Upřesnění pracovních pozic pro studenty gymnázií. Jedná se o pozici Asistentka. 4 (str. 16) Doplnění informace a potvrzení o studiu: Pro stáže začínající od a později musí být potvrzení o studiu platné pro školní akademický rok 2013/2014 (poznámka pod čarou). Specifikace podmínky o charakteru stáže: Stáž musí být realizována nad rámec školního kurikula. To znamená, že nesmí plnit funkci odborné stáže, která je součástí studijního programu (respektive studijního oboru) stážisty. Upřesnění podmínky změny harmonogramu: Při změnách v docházce musí být dodržená celková hodinová dotace stáže, která je uvedena ve Smlouvě o stáži. V případě, že stážista nevykonává všechny činnosti v kartě stáže prakticky a není se zbývajícími alespoň seznámen teoreticky, dochází k závažnému porušení podmínek projektu. Upozornění k notifikačnímu u: S ohledem na nastavení ových schránek může dojít situaci, kdy bude přesměrován do složky s nevyžádanou poštou (tzv. SPAM) (poznámka pod čarou). Žádost o prodloužení doby zveřejnění karty stáže je možné podat nejpozději 24 hodin před koncem zveřejnění karty, a to přímo na kartě stáže pomocí tlačítka Požádat o prodloužení. FDV si s ohledem na vývoj projektu ovlivňující rozpočet, harmonogram a kapacity realizačního týmu, vyhrazuje právo omezit počet nabízených pracovních pozic na jedné kartě stáže (poznámka pod čarou). V případě oboustranné dohody mezi zájemcem o stáž a poskytovatelem je možné realizovat osobní pohovor formou video pohovoru. Výběr stážisty změnou statusu v systému SEP: V případě, že bude tato změna statusu provedena později, než 10 pracovních dnů před plánovaným zahájením realizace stáže, vyhrazuje si FDV právo začátek stáže posunout na další nejbližší možný termín zahájení. Po výběru konkrétního zájemce na stáž bude poskytovatel kontaktován nejdříve 1 měsíc před plánovaným začátkem realizace stáže (dle údajů v odpovídající kartě stáže). Do odpracovaných hodin se nezapočítává čas strávený absolvováním e-learningového kurzu a poradenského pohovoru. 4 (str. 16) 5.1 (str. 17) 5.1 (str. 17) 5.1 (str. 18) 6.1 (str. 23) 7 (str. 24) 7 (str. 25) 8.2 (str. 29) 8.2 (str. 29) 9 (str. 30) 9.1 (str. 31) Maximální počet hodin výkonu stáže je 12 hodin denně. 9.1 (str. 31) Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Jakékoliv plánované změny v docházce je potřeba nahlásit dopředu konzultantovi FDV a současně je uvést v pracovním výkaze 9.1 (str. 31) 4

6 stážisty za daný měsíc. Porušení této povinnosti patří mezi významné porušení podmínek stáže. V případě, že v průběhu stáže došlo k výše specifikovaným změnám v harmonogramu, je poskytovatel povinen vyplnit aktualizovaný harmonogram jako součást Závěrečného reportu. Aktualizovaný harmonogram musí být v souladu se skutečností a s pracovními výkazy stážisty. 9.1 (str. 31) Specifikace charakteru služebních cest. 9.1 (str. 31) DPP mezi stážistou a poskytovatelem stáže je potřeba uzavřít nejpozději v den podpisu Smlouvy o stáži. 9.2 (str. 33) Bez platného originálu potvrzení o studiu a informovanosti školy není možné stáž zahájit. 9.3 (str. 33) Absolvování e-learningového kurzu nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený realizací e-learningového kurzu se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže. 10 (str. 36) Doplňující informace ke změnám harmonogramu. Posun data ukončení realizace stáže je možný maximálně o 14 kalendářních dnů od data ukončení realizace stáže uvedeného ve Smlouvě o stáži. Specifikace a doplnění Dlouhodobých nebo trvalých změn. Ztráta statutu studenta v průběhu realizované stáže nemá vliv na průběh realizace stáže (str. 40) (str. 40) (str. 40) (str. 42) Doplnění informací o přípravě na poradenství. 12 (str. 44) Absolvování poradenského rozhovoru nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený na poradenském rozhovoru se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže. V případě, že stážista nevykonával veškeré pracovní činnosti uvedené v Kartě stáže prakticky, je mentor povinen tuto skutečnost v závěrečném reportu zdůvodnit, respektive popsat, jakým způsobem byli stážisté s činnostmi seznámeni teoreticky. 12 (str. 44) 13.2 (str. 45) Upřesnění podmínek pro zisk certifikátu. Fond dalšího vzdělávání si vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu o stáži s poskytovatelem, u kterého byla stáž (realizovaná v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání) předčasně ukončena z důvodu nedodržení náležitostí plynoucích ze Smlouvy o stáži či aktuálních manuálů (str. 46) 13.4 (str. 47) Upřesnění způsobu fakturace a náležitostí faktury. 14 (str. 48) Kontrola na místě může být hlášená, anebo nehlášená 15 (str. 51) Doplnění zdrojů informací o průběhu stáže při kontrole na místě. Nesoučinnost případně záměrné uvádění členů kontrolního týmu v omyl je významným porušením Smlouvy o stáži, které má za důsledek odstoupení FDV od smlouvy bez povinnosti hradit náklady spojené s realizací stáže (str. 52) 15.2 (str. 53) 5

7 1 Úvod Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do systému SEP (Systém efektivního párování), průběh stáže až po její ukončení. Projekt Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání je spolufinancován z fondů EU z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Projekt je realizován od září 2012 do srpna 2015 a jeho hlavním cílem je podpora individuálního profesního rozvoje mladých zájemců o zaměstnání a zvýšení jejich uplatnění na trhu práce. V rámci projektu nastoupí budoucí absolventi jako stážisté do firem, kde si osvojí pracovní návyky a získají praktické znalosti v oboru, který studují. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen FDV ), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. FDV má právo v průběhu projektu vydat metodický pokyn, který je pro všechny účastníky projektu závazný s okamžitou účinností. O těchto změnách jsou účastníci projektu em informováni. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v systému SEP a na webových stránkách projektu Úplné a závazné informace o projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání prostřednictvím následujících ových adres: stazepromlade@fdv.mpsv.cz, help@stazepromlade.cz, sep@stazepromlade.cz či z ových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu jmeno.prijmeni@fdv.mpsv.cz. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních ových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na telefonní infolince , která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin. 6

8 2 Přehled základních pojmů Harmonogram stáže Harmonogram stáže slouží jako rozpis hodin, kdy bude stážista docházet na stáž. Určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je přílohou Smlouvy o stáži. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže na základě Nabídky pracovní pozice. Plní roli konkrétního inzerátu a obsahuje tyto části: Název pracovní pozice a její popis. Rámec činností vykonávaných na pracovní stáži / oblast aktivit stážisty a specifikace činností Délka nabízené stáže, termín stáže (od do). Místo výkonu stáže. Termín pro přihlášení na stáž. Osoba mentora. Počet nabízených míst/pozic a další. Podrobnější popis karty stáže je uveden v kapitole 7 Vypsání karty stáže. Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí zaměstnanec poskytovatele stáže, případně osoba, která je jako kontaktní osoba pověřená statutárním zástupcem poskytovatele (v souladu s Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru a informačního systému SEP). Kontaktní osoba je schopna zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže. Může se jednat například o administrativního pracovníka anebo specialistu personálního oddělení, který bude informován o tom, že poskytovatel zajišťuje stáž v rámci projektu. Vedle mentora je tedy kontaktní osoba dalším zaměstnancem poskytovatele stáže, na kterého se bude realizační tým projektu v souvislosti se stáží obracet. Z tohoto důvodu je vhodné, aby funkci kontaktní osoby neplnil přímo mentor. Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, jménem FDV komunikuje se zájemci o stáž, se stážisty, s poskytovateli stáže, případně se školami a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem projektu účastní anebo mají zájem získat bližší informace. Mentor 7

9 Mentor je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže i za dodání všech výstupů požadovaných v rámci projektu od poskytovatele stáže. Stážistu v průběhu stáže odborně vede, je pro něj v roli rádce/školitele a přímého vedoucího. Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže. Nabídka pracovní pozice Nabídky pracovních pozic jsou předdefinované v systému SEP. K těmto zveřejněným Nabídkám může poskytovatel vypisovat jednotlivé karty stáže (tj. konkrétní nabídky stáží). Nabídka pracovní pozice představuje základní rámec stáže. Obsahuje výchozí informace o stáži (rámec pracovních činností, požadavky na mentora apod.), dále procentuální zapojení mentora a vyčíslení hraditelných hodinových nákladů spojených s poskytnutou stáží. Nabízené pracovní pozice vychází z nabídky šablon, která je schvalována v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí, realizovaného FDV. Více o projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí naleznete na Využití konkrétních nabídek pracovních pozic (a jejich zveřejňování) se odvíjí od procesu schvalování nových šablon stáží v projektu Stáže ve firmách a od aktuální situace na trhu práce. S ohledem na aktuální situaci si FDV vyhrazuje právo používané nabídky deaktivovat a jejich používání omezit. Množství nabídek pracovních pozic se bude v průběhu projektu postupně rozšiřovat. Poskytovatel má možnost projevit zájem o vypsání i jiných pracovních pozic v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání. Realizační tým posoudí možnosti vypsání této pozice. Odborný směr Obor, případně oblast trhu práce, který seskupuje pracovní pozice s podobným odborným zaměřením (př. stavebnictví, gastronomie, obchod). Smlouva o stáži Smlouva o stáži společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou, resp. jeho zákonným zástupcem a FDV). SEP (Systém Efektivního Párování) Systém SEP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáže a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém mohou registrovaní uživatelé vykonávat následující činnosti dle přidělených rolí. Poskytovatelé stáže: nabízet stáže v daných oborech v souladu s Nabídkami pracovní pozice; 8

10 vybírat z přihlášených zájemců o stáž vhodné kandidáty; editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o vypsaných stážích (karty stáže); komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.). Zájemci o stáž: hlásit se k aktuálním kartám stáží; editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných zájemců o stáž, na kterou se přihlásili; komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.). Konzultanti FDV: komunikovat s poskytovateli a stážisty; archivovat klíčové dokumenty; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží. Zájemce o stáž Žák/student, který splňuje stanovené podmínky a projeví zájem zapojit se do projektu. Stanoveným způsobem se registruje do databáze zájemců o stáž prostřednictvím informačního systému SEP. Závěrečný report Jedná se o závěrečnou zprávu o průběhu stáže, jejíž jednotný formulář vyplní jménem poskytovatele stáže jím určený mentor. Na základě závěrečného reportu a jeho příloh bude stáž vyhodnocena konzultanty FDV a při řádném ukončení stáže bude následně uhrazena vystavená faktura za poskytnutou stáž. 9

11 3 Poskytovatel stáže 3.1 Vymezení poskytovatele stáže Poskytovateli stáží mohou být subjekty soukromého sektoru firmy, které podnikají na území České republiky a jsou zde právoplatně registrovány jako 1 : osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů; osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle zvláštního předpisu. Poskytovatelem stáže může být také subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru. Subjekty veřejného sektoru (státní a veřejná správa a jimi zřízené organizace) nemohou 2 být poskytovatelem stáže. Subjekty (potenciální poskytovatelé), které se rozhodnou zapojit do projektu musí být zřízeny a právoplatně zapsány jako ekonomické subjekty déle než jeden rok před vypsáním karty stáže. 3.2 Podpora malého rozsahu de-minimis Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena FDV (z rozpočtu projektu). Částka za poskytnutou stáž je poskytovateli vyplacena ve formě veřejné podpory malého rozsahu ( de minimis ). Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami de minimis poskytnutými jednomu příjemci za dobu předchozích tří let přesáhnout výši odpovídající limitní částce dle příslušného nařízení Evropské komise. Uvedený finanční strop platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v předchozím tříletém období. Za tříleté období se považují fiskální roky používané k daňovým účelům. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku EUR za dané období ( EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním 1 Zákon č. 513/1991 sb., obchodní zákoník (odst. 2, 2) 2 Podmínka je daná výzvou č. 99, v rámci které je projekt realizován. 10

12 odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2006 ze dne 26. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku EUR za dané období. 3 Podporu de minimis dle nařízení č. 1998/2006 nelze poskytnout: na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností; v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů; podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v nařízení (ES) č. 1407/2002; v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu; v případě podpory udělené podnikům v obtížích. Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže se odsouhlasením podmínek SEP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže, až po termín řádného ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu (de minimis). Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu (de minimis) je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis 4. V registru lze vyhledat příjemce 5 a zjistit, zda splňuje výše uvedenou podmínku Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na 5 Vyhledat příjemce podpory lze na 11

13 3.3 Osoby poskytovatele Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit odpovídající podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě nabídky pracovní pozice a karty stáže i Smlouvy o stáži. Na stáži se podílejí zejména statutární zástupce, kontaktní osoba poskytovatele, mentor stáže a další specialisté, kteří mají následující kompetence: Statutární zástupce osoba zodpovědná za proces realizace stáže ve společnosti poskytovatele stáže; čestné prohlášení o bezdlužnosti; podepisuje Smlouvu o stáži a související dodatky. Kontaktní osoba jeden zaměstnanec poskytovatele stáže, případně osoba, která je jako kontaktní osoba pověřená statutárním zástupcem poskytovatele (v souladu s Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru a informačního systému SEP), který je schopen zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže; více viz kapitola 2 Přehled základních pojmů. Mentor zaměstnanec poskytovatele a hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže; podepisuje pracovní výkazy stážistů a sestavuje Závěrečný report stáže; podepisuje certifikát Europass doklad o stáži; podepisuje čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů) a certifikát Europass doklad o stáži; více viz kapitola 2 Přehled základních pojmů. Specialisté osoba/osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže a realizaci všech činností uvedených v nabídce v pracovní pozice, resp. karty stáže; zaměstnanci poskytovatele stáže s úvazkem 1,0, kteří jsou zkušení pracovníci v relevantních oblastech v rámci vykonávané stáže. Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný poskytovatel stáže. 12

14 Mentor může mít přiděleného jednoho nebo více stážistů. Maximální počet stážistů na jednoho mentora je specifický pro danou typovou pozici a je uveden v nabídce pracovní pozice. Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je přednostně vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou kartu stáže. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, se kterými má již praxi, a může tedy zajistit efektivní přenos znalostí. Disponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou Nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, pak musí být mentorem tento zaměstnanec. Nedisponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou Nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, může být mentorem jiná osoba, která tyto podmínky splňuje, např.: člen statutárního orgánu (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.) musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou stáž, OSVČ může být mentorem jen tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž, mentorem nesmí být spolupracující osoba. Zároveň musí být splněna podmínka, že OSVČ vznikla jako ekonomický subjekt minimálně 1 rok před dnem vypsání karty stáže. Splnění kvalifikačních požadavků na mentora stáže je, mimo jiné, předmětem kontroly na místě, prováděné ze strany FDV. Mentor dokládá svoji kvalifikaci předložením životopisu, který je v souladu s kvalifikačními požadavky uvedenými v příslušné nabídce pracovní pozice a zároveň dokládá pracovní smlouvou splnění podmínky pracovního úvazku a délky pracovního poměru před vypsáním karty stáže. Činnosti mentora: seznámení stážisty s fungováním organizace, její organizační strukturou a firemní kulturou, pozicí na trhu apod.; příprava materiálů (mentor zajistí veškeré pracovní potřeby a materiál pro stážistu, v případě potřeby další školící a podpůrné pomůcky a potřeby); školení v potřebných činnostech pro výkon pracovní stáže nebo zajištění takového školení; seznámení stážisty s průběhem pracovní stáže; 13

15 praktické vedení stážisty v praxi, zadávání a následná kontrola úkolů, poskytování zpětné vazby stážistovi; průběžné vyplňování evaluačních dotazníků; spolupráce s konzultanty FDV, účast při kontrole na místě; vyplnění závěrečného reportu, jehož součástí je i závěrečné zhodnocení stáže; další činnosti spojené s odborným vedením stáže. Mentorem pracovní stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání nesmí být mentor, který by byl v průběhu této stáže zároveň mentorem odborné stáže v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí. U jednoho mentora tedy nesmí nastat souběh vedení pracovní stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání a odborné stáže v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí. Mentor, který je mentorem v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí se může stát mentorem pracovní stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání až poté, co ukončí mentorování stáže v projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí a naopak. Mentor zapojený do projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání bere tuto skutečnost na vědomí podepsáním Čestného prohlášení souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů. Mentorem nemůže být osoba, která je ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou dle 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah). 14

16 4 Stážista Cílovou skupinou projektu jsou zájemci o zaměstnání (není nutné být evidován na Úřadu práce ČR jako zájemce o zaměstnání). Stážistou může být: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let včetně, případně až do 28 let včetně, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu); 1. Žák posledního ročníku střední školy (SŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák SŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do posledního ročníku, během školního roku průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. 2. Student posledních 2 semestrů vyšší odborné školy (VOŠ) a vysoké školy (VŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák VOŠ a VŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do předposledního semestru, s předpokládaným ukončením studia nejpozději do 12 měsíců od nástupu na stáž, během semestru průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. Pro určení statusu žáka, respektive studenta je rozhodný školský zákon, respektive zákon o vysokých školách (nikoliv zákon o sociální podpoře). Dle výše zmíněných zákonů, ztrácí žák/student svůj status dnem složení závěrečné zkoušky. Potvrzení o studiu, které žák/student dokládá, musí zahrnovat předpokládané ukončení studia (datum předpokládaného složení závěrečné zkoušky). Stážistou nemůže být: 1. osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ); 2. žák/student, který se přihlásí na danou stáž ke konkrétnímu poskytovateli stáže, se kterým byl již v minulosti v pracovně-právním vztahu (hlavní pracovní poměr, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti a další formy spolupráce). Platí také pro odbornou praxi v rámci školy; 3. osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah); 4. osoba, která má s FDV uzavřenou pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce. 15

17 Zájemci o stáž mohou nastoupit pouze na takové stáže, které odpovídají oboru/programu, jejž momentálně studují. Pokud studují v době, kdy žádají o stáž, více studijních oborů/programů, je možné je uvést a rozšířit si možnost stáží v rozdílných odborných směrech 6. Studenti gymnázií mohou z důvodu všeobecného zaměření jejich studií absolvovat pouze stáže, které nejsou odborně zaměřené. Jedná se o pozice: Asistentka Studenti jazykových škol mohou nastoupit pouze na takovou stáž, která odpovídá studijnímu oboru/programu, v rámci kterého dosáhli jejich nejvyššího dosaženého vzdělání. V případě, že nejvyššího vzdělání dosáhli tito studenti na gymnáziu, mohou absolvovat stáže pouze na pozicích: Asistentka Zájemci o stáž musí být v době zahájení stáže žáky/studenty školy. Oprávněnost patřit do cílové skupiny doloží zájemce o stáž potvrzením o studiu. V případě studentů jazykových škol doloží zájemci vedle potvrzení o studiu také doklad o jejich nejvyšším dosaženém vzdělání (například sken maturitního vysvědčení). Potvrzení o studiu musí být vydáno pro daný školní/akademický rok, kdy zájemce žádá o stáž, a musí být platné ke dni zahájení stáže 7. Stážista se nemůže ucházet o další stáž, pokud již nějakou stáž v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání absolvoval 8. Stážistou se může stát také nezletilá osoba. V tomto případě je nutné, aby byla Smlouva o stáži podepsána také zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Ostatní dokumenty (DPP, čestné prohlášení, pracovní výkazy atd.) podepisuje stážista. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží pouze na něm, zda tak učiní. 6 V tomto případě je žádoucí, aby zájemce o stáž doložil potvrzení o studiu vztahující se svým oborem k relevantní stáži. 7 Pro stáže začínající od a později musí být potvrzení o studiu platné pro školní akademický rok 2013/ Výjimkou je případ, kdy první stáž byla ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž. 16

18 5 Stručný popis realizace stáží 5.1 Stáže Stáže probíhají u soukromých subjektů, které zapojením do projektu získají možnost zaměstnat mladé zájemce o zaměstnání, navázat kontakty se studenty, budoucími absolventy a příležitost zaučit potencionálního budoucího pracovníka, případně se s ním domluvit na další spolupráci. Délka stáže je určena počtem hodin (volí poskytovatel, dle svých možností a potřeb). Stáž lze realizovat v rozmezí 1 3 měsíců, s maximální časovou dotací 300 hodin. Počty hodin jsou rozděleny podle cílových skupin: žáci středních škol min. 50, max. 300 hodin; studenti vysokých a vyšších odborných škol min. 100, max. 300 hodin. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci, dle data stanoveném v kartě stáže a následně ve Smlouvě o stáži. Začátek realizace stáže volí poskytovatel stáže dle možných termínů, které jsou automaticky generovány systémem SEP. Stáž musí být realizována nad rámec školního kurikula. To znamená, že nesmí plnit funkci odborné stáže, která je součástí studijního programu (respektive studijního oboru) stážisty. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky) ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Harmonogram stanoví poskytovatel ve spolupráci se stážistou. Jakékoli změny v harmonogramu je poskytovatel povinen konzultantovi FDV nahlásit a zároveň také nahlásí případný náhradní termín nebo změnu. Při změnách v docházce musí být dodržená celková hodinová dotace stáže, která je uvedena ve Smlouvě o stáži. Stáž je zahájena prvním dnem realizace stáže, který je uveden v kartě stáže a následně také ve Smlouvě o stáži. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v nabídce pracovní pozice, resp. karty stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže. Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice (např. z důvodu sezónnosti činnosti, životního cyklu realizovaného projektu atp.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen mentorem, případně jím pověřenými specialisty. 17

19 Specialisté jsou mentorem pověření zaměstnanci poskytovatele (s pracovním úvazkem 1,0 u poskytovatele), kteří v případě potřeby zastřešují činnost stážisty z pověření mentora. Jedná se o odborníky pro vykonávanou činnost v rámci realizace stáže. V případě, že stážista nevykonává všechny činnosti v kartě stáže prakticky a není se zbývajícími alespoň seznámen teoreticky, dochází k závažnému porušení podmínek projektu. Stážistu v průběhu stáže odborně vede poskytovatelem určený mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Na průběhu stáže se mohou podílet také další osoby poskytovatele specialisté, kteří dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže. Specialisté jsou pověřeni mentorem, který je i v případě jejich zapojení hlavní osobou odpovědnou za zajištění kvality stáže. Poskytovatel stáže má přiděleného svého konzultanta FDV, kterému zasílá průběžné relevantní dokumenty a na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. Na realizaci projektu se váže řada administrativních povinností, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů dotazníků, formulářů a žádostí (viz dále). V případě, že se firma (potenciální poskytovatel) rozhodne zapojit do projektu, registruje se do systému SEP (na adrese který slouží k propojení poskytovatelů stáže, stážistů a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi zúčastněnými stranami. Pokud není poskytovatel registrovaným uživatelem, je možné na portálu prohlížet veřejně přístupné dokumenty. Pro získání podrobnějších informací o již nabízených stážích, nebo pro vypsání vlastní karty stáže, je nutné se na uvedeném portále registrovat do systému SEP (viz kapitola 6 - Registrace poskytovatele stáže v systému SEP). Registrace je nezávazná a bezplatná. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály, se kterými je poskytovatel stáže povinen se seznámit: Smlouva o stáži včetně příloh (především karta stáže a harmonogram). Manuál pro poskytovatele stáže. Metodické pokyny k manuálu pro poskytovatele (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány). 5.2 Proces párování Registrovaný poskytovatel si pomocí přednastavených filtrů zvolí v jakém odborném směru a k jaké konkrétní nabídce pracovní pozice má zájem stáž poskytovat. Pro vybranou Nabídku pracovní pozice pak v registračním systému vytvoří kartu stáže, kterou schvaluje konzultant FDV (viz kapitola 7 - Vypsání karty stáže). 18

20 Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené Nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné Nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. FDV v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání neprovádí selekci nabídky karet stáží ze strany poskytovatelů, ani poptávky o nabízené stáže ze strany zájemců o stáž. FDV dohlíží pouze na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu. Ke schválené kartě stáže se mohou přihlašovat zájemci o stáž, a to až do termínu, který je na kartě uveden. Konzultant FDV průběžně přihlášené zájemce o stáž kontroluje. Zájemci, kteří nestudují obor, který je v souladu s vypsanou kartou stáže, případně nesplňují podmínky příslušnosti k cílové skupině projektu, jsou z výběru u dané karty stáže vyřazeni. Do 5 pracovních dnů od ukončení termínu, do kterého se mohou zájemci o stáž ke kartě stáže hlásit, zpřístupní FDV poskytovateli seznam zájemců, kteří splňují podmínky dané Nabídkou pracovní pozice, resp. kartou stáže a Manuálem pro stážistu. Z těchto zájemců o stáž si může poskytovatel vybírat ty, které pozve na osobní pohovor 9. Poskytovatel na základě osobních pohovorů vybere vhodného zájemce o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 8 Párování poskytovatele stáže a stážisty). Vybraného stážistu označí v systému SEP jako vybrán na stáž. Konzultant FDV zadaný výběr ověří. Stáž je následně spárována a dostává vlastní specifické číslo. V rámci projektu se předpokládá uzavření 840 Smluv o stáži. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o stáži neuzavřít. 5.3 Zahájení a průběh stáže V této fázi se stává klíčovým dokumentem harmonogram stáže a další přílohy, které je poskytovatel povinen dodat konzultantovi FDV pro přípravu Smlouvy o stáži (viz kapitola 9 Uzavření smluvního vztahu). Formuláře lze také stáhnout ze systému SEP v sekci dokumenty. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o stáži, kterou zašle poskytovateli stáže. Ten iniciuje schůzku k podpisu smlouvy se stážistou (viz kapitola 9 Uzavření smluvního vztahu mezi poskytovatelem, stážistou a FDV). Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž a podepsána dohoda o provedení práce (DPP), jejíž závazný vzor je k dispozici v systému SEP. Dohoda o provedení práci bude podepsána ve 3 vyhotoveních (1x pro stážistu, 1x pro poskytovatele a 1x pro FDV). Dohodu uzavírá poskytovatel se stážistou na dobu realizace stáže, přesně podle termínu zahájení a ukončení stáže, jak je uvedeno v kartě stáže a ve Smlouvě o stáži. Jedno paré dohody odesílá poskytovatel společně s podepsanou Smlouvou o stáži konzultantovi FDV. 9 FDV nezaručuje potenciálním poskytovatelům určitý počet přihlášených zájemců. Z toho plyne, že může nastat situace, kdy se k vypsané kartě stáže nepřihlásí žádný zájemce, případně kdy přihlášení zájemci nebudou splňovat stanovené podmínky. 19

21 Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli vyplněný originál potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s podepsanou dohodou o provedení práce a podepsanými smlouvami a dalšími povinnými přílohami konzultantovi FDV. Po podpisu Smlouvy o stáži je stážistovi umožněn přístup do e-learningového kurzu, který je povinnou součástí stáže. Stážista musí tento kurz absolvovat nejpozději do 14 kalendářních dnů od data zahájení realizace stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži (viz kapitola 10 E-learningový kurz). Po zahájení stáže mají poskytovatel i stážista povinnost průběžně vyplňovat evaluační dotazníky. Dotazníky vyplňují v systému SEP, který poskytovatele, resp. mentora stáže, em upozorní na termín jejich vyplnění (viz kapitola 11 Průběh realizace stáže). V průběhu stáže může být iniciována kontrola realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 15 - Kontroly). Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi 1x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Pro stážistu je povinnou součástí stáže také poradenství, které musí absolvovat v závěru stáže, nejpozději den před datem ukončení stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži. Cílem poradenství je zlepšit postavení stážisty při vstupu na trh práce. Stážista bude kontaktován konzultantem FDV, který s ním domluví konkrétní termín pro individuální poradenský rozhovor (viz. Kapitola 12 - Poradenství). Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu ve výši stanovené finanční podpory, která je sjednána ve Smlouvě o stáži (příloha č. 5 Smlouvy o stáži). Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o stáži a příslušnými manuály, uhrazena ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 14 Fakturace). 5.4 Finanční podpora (hraditelné náklady) Finanční podpora je vypočítána ke každé stáži individuálně v závislosti na její délce (počtu hodin) a podle toho, o jaký typ stáže se jedná. Po ukončení stáže vystaví poskytovatel fakturu stážistovi, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž vycházející ze Smlouvy o stáži. Stážista, jakožto žadatel a příjemce těchto nákladů, pověří FDV prostřednictvím formuláře Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže k proplacení vystavené faktury poskytovateli stáže (viz kapitola 14 Fakturace). Hraditelné náklady (cena stáže) jsou dopředu stanoveny formou UNIT COST bez nutnosti dokládat reálné náklady (s výjimkou uhrazené mzdy stážistovi). Jsou vypočteny na základě požadované minimální mzdy stážisty a částečné refundace mzdy mentora. Hraditelné náklady jsou stanoveny včetně DPH. 20

22 Mzda stážisty je stanovena na 60 Kč/hod. Je vyplácena na základě dohody o provedení práce. Dohodu o provedení práce uzavírá poskytovatel se stážistou na schůzce k podpisu Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže má možnost nabídnout stážistovi mzdu vyšší než 60 Kč/hod. V rámci projektu však bude poskytovateli uhrazena vždy pouze do výše 60 Kč/hod. Náklady hraditelné ze strany FDV nebudou navyšovány o případné povinné odvody ze mzdy, které by vznikly s překročením měsíční mzdy stážisty přes hranici Kč. Částečná refundace mzdy mentora vychází z nacenění šablon odborných stáží vytvářených a realizovaných v rámci projektu Stáže ve firmách vzdělávání praxí financovaného z Evropského sociálního fondu (Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost), který je také realizovaný FDV. Šablony jsou tvořeny na základě výstupů kvalifikovaných odborníků z oboru, čímž je zaručen objektivní pohled stanovení míry zapojení mentora a vymezení jeho požadované kvalifikace. V šabloně je vyčíslená superhrubá mzda mentora k refundaci a podíl jeho zapojení na stáž. Nabídka pracovní pozice (v projektu Stáže pro mladé ) obsahuje položku celkové hodinové náklady na stáž. Částka zahrnuje částečnou refundaci mzdy mentora, ošetřenou o jeho procentní zapojení, i hodinovou odměnu stážisty (60 Kč/h). Finanční vyčíslení nákladů mentora vychází z průměrného celorepublikového hodinového výdělku v konkrétním odvětví z Informačního systému o průměrném výdělku (ISPV). Příklad výpočtu finanční podpory: Stáž: Strojní inženýr projektant Délka stáže: 300 hod Mentor: zařazení pracovní pozice dle ISPV 2144 Strojní inženýři Mzda mentora: 322,67 Kč/hod (dle ISPV včetně ZP a SP za zaměstnavatele) Zapojení mentora: 67,5% Výpočet ceny stáže: Stážista 60 x 300= Kč Mentor 322,67 x 300x 0,675 = Kč Cena stáže: = Kč Náklady na částečnou refundaci mzdy mentora a proplacení mzdy stážisty budou poskytovateli stáže uhrazeny ex-post (po ukončení stáže) na základě vystavené faktury a doložení vyplacení mzdy stážistovi (výpis z účtu, výdajový pokladní lístek apod.). Poskytovatel stáže hradí náklady, včetně odměny stážisty, po dobu stáže ze svého rozpočtu. 21

23 6 Registrace poskytovatele stáže v systému SEP Před registrací do systému SEP může neregistrovaný uživatel na webových stránkách projektu procházet veřejně přístupné informace a následující materiály: manuál pro poskytovatele stáže; manuál pro stážistu; seznam často kladených otázek (FAQ); přehled stáží (zveřejněných karet stáží); přehled pozic (Nabídek pracovní pozice). V přehledu pozic může poskytovatel stáže vyhledávat informace o aktuálně zveřejněných Nabídkách pracovní pozice, ke kterým může vypsat vlastní kartu stáže. Pro získání podrobnějších informací musí být uživatel registrován. Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do systému SEP na webových stránkách projektu Registrace je nezávazná a bezplatná. Po registraci je možné: vyplnit profil poskytovatele, na jehož základě je možné vystavovat karty stáže; zvolit v jakém odborném směru a jakou konkrétní pracovní pozici bude nabízet jako stáž; pro vybranou nabízenou pracovní pozici pak v registračním systému vytvořit kartu stáže, kterou bude schvalovat konzultant FDV 10. Systém umožní poskytovateli nahlédnout také do veškerých dokumentů, se kterými přijde poskytovatel stáže i stážista v průběhu stáže do kontaktu (Smlouva o stáži, dotazníky apod.). Dokončením registrace souhlasí poskytovatel se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů. 6.1 Registrační formulář v systému SEP Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému SEP a klíčové informace o poskytovateli stáže: ZÁKLADNÍ ÚDAJE název společnosti; 10 V rámci schvalovacího procesu je úkolem FDV dohlížet na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu. 22

24 IČ; DIČ (nepovinný údaj); adresa sídla (obec, ulice, číslo popisné, PSČ, kraj). DALŠÍ ÚDAJE jméno a příjmení kontaktní osoby (je informována o průběhu stáže, komunikuje s FDV, v případě nepřítomnosti mentora se stážistou); kontaktní telefon a e- ová adresa; stručný profil společnosti (nepovinný údaj); webové stránky společnosti (nepovinný údaj). PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE registrační jméno do systému SEP ( ); heslo do systému SEP. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami systému SEP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na link uvedený v notifikaci 11. Následně již je možné přihlásit se do systému jako registrovaný uživatel. Veškeré údaje kromě registračního jména ( u) a IČ může poskytovatel stáže libovolně editovat. V případě zapomenutí hesla si uživatel může vyžádat zaslání nového hesla na svůj , a to prostřednictvím tlačítka zapomenuté heslo v přihlašovacím formuláři na Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu. Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat. 6.2 Přihlášení do systému Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem ( em) a heslem. Po přihlášení do systému má poskytovatel možnost: editovat údaje zadané při registraci (kromě u, který je přihlašovacím jménem, a IČ); vyplnit profil poskytovatele stáže a vyplnit kartu stáže (vložit konkrétní inzerát). 11 S ohledem na nastavení ových schránek může dojít situaci, kdy bude přesměrován do složky s nevyžádanou poštou (tzv. SPAM). 23

25 7 Vypsání karty stáže Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené Nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. Kartu stáže vystavuje poskytovatel v informačním systému SEP. Každá karta stáže bude zveřejněna po dobu 6 pracovních dnů od jejího schválení 12 konzultantem FDV. V případě zájmu ze strany poskytovatele je možné dobu zveřejnění karty stáže prodloužit. Žádost o prodloužení je možné podat nejpozději 24 hodin před koncem zveřejnění karty, a to přímo na kartě stáže pomocí tlačítka Požádat o prodloužení. Proces vystavení karty stáže: 1. Výběr z nabídky pracovních pozic Poskytovatel si v záložce Nabídky pracovních pozic vybere pracovní pozici, pro kterou chce vypsat svojí vlastní kartu stáže, resp. konkrétní stáž. Poskytovatel zvolí možnost Vystavit kartu stáže, kam se mu automaticky vygenerují všechny potřebné informace z Nabídky pracovní pozice. Kartu stáže bude poskytovatel dále upravovat podle následujících bodů procesu vystavení karty stáže. 2. Údaje o mentorovi V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu, pro jakou pracovní pozici bude stáž vypisovat, zadá do karty stáže také údaje o jejím mentorovi. Jméno, příjmení. Telefon, . Pracovní pozice, na níž u poskytovatele pracuje. Datum nástupu na tuto pracovní pozici (HPP, úvazek 1,0). Údaje o mentorovi budou zároveň uloženy do záložky Osoby poskytovatele. 3. Rámec pracovních činností a specifikace pracovních činností Rámec pracovních činností je ve vytvářené kartě automaticky generován z Nabídky pracovní pozice. Stážista musí v průběhu stáže vykonávat všechny aktivity, které jsou uvedeny v rámci činností. Pokud to není z objektivních důvodů možné (např. z důvodu sezónnosti, životního cyklu projektu atp.), musí být s dotčenými aktivitami alespoň teoreticky seznámen. Specifikaci pracovních činností vyplňuje sám poskytovatel. Pole slouží k bližšímu popisu a upřesnění stáže. Není určeno pro výpis činností z Rámce pracovních činností, ale k doplnění informací pro zájemce o stáž. 12 V rámci schvalovacího procesu je úkolem FDV dohlížet na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu. 24

26 4. Doplnění dalších údajů potřebných pro vystavení karty stáže Počet nabízených pozic 13. Termín zahájení stáže systém SEP poskytovateli automaticky nabídne nejbližší možné datum pro zahájení stáže stáž je možné zahájit nejdříve za 40 pracovních dnů od data vypsání karty stáže 14. (Začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli zájemci o stáž přihlásit, dále aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí sepsání Smlouvy o stáži, stanovení harmonogramu stáže apod.). Počet hodin (časová dotace stáže) počet hodin při realizaci stáže nemůže přesáhnout počet hodin uvedených v kartě stáže. Termín ukončení stáže vyplní poskytovatel podle zvoleného počtu hodin, resp. měsíců. Místo výkonu stáže sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele stáže; Cesty mimo uvedená místa výkonu stáže v rámci její realizace jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže může poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže v položce Další požadavky na stážistu. Další požadavky na stážistu: Jazykové znalosti, řidičské oprávnění apod.; Upřesnění pracovní pozice (např. účetní v malém podniku), cesty mino uvedená místa výkonu stáže služební cesty. Kontaktní osoba poskytovatele. Poskytovatel může k jednotlivým Nabídkám pracovní pozice vytvořit více karet stáží. Jednotlivé karty stáží se mohou lišit např. předpokládaným dnem nástupu na stáž a ukončením stáže, místem výkonu stáže apod. Každá karta stáže ale musí mít přiděleného svého mentora. Jeden mentor nemůže být současně uveden na dvou anebo více kartách stáže, překrývají-li se termíny stáží v těchto kartách uvedené. Pro vypisování více karet stáží (k libovolnému počtu nabídek pracovních pozic) musí být vždy dodržena následující pravidla: poskytovatel disponuje dostatečným množstvím mentorů; poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis); 13 FDV si s ohledem na vývoj projektu ovlivňující rozpočet, harmonogram a kapacity realizačního týmu, vyhrazuje právo omezit počet nabízených pracovních pozic na jedné kartě stáže. 14 FDV si z organizačních důvodů vyhrazuje právo po dohodě s poskytovatelem posunout termín začátku stáže tak, že nebude tato podmínka splněna. 25