ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PRO KOMPLEXNÍ ZAJIŠTĚNÍ EVALUAČNÍHO SEMINÁŘE EQUAL EVALUATION SEMINAR KONANÉHO

Transkript

1 ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PRO KOMPLEXNÍ ZAJIŠTĚNÍ EVALUAČNÍHO SEMINÁŘE EQUAL EVALUATION SEMINAR KONANÉHO PRAHA, 9. ledna

2 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE Zadavatel Odpovědný útvar Kontaktní složka útvaru Kontakt Uzávěrka přijímání nabídek PŘEDMĚT ZAKÁZKY Název zakázky Předmět zakázky Rozsah požadovaných služeb PODMÍNKY REALIZACE PROJEKTU Lokalizace a délka trvání Práva a povinnosti zadavatele zakázky Práva a povinnosti realizátora zakázky Cenové podmínky Informace a publicita POKYNY PRO ZPRACOVÁNÍ A PŘEDLOŽENÍ NABÍDKY Základní pokyny Členění nabídky HODNOCENÍ A VÝBĚR NABÍDKY Postup hodnocení Ekonomická výhodnost nabídek OBCHODNÍ A PLATEBNÍ PODMÍNKY

3 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE 1.1. Zadavatel Instituce: Česká republika - Ministerstvo práce a sociálních věcí Adresa: Na poříčním právu 1, Praha Odpovědný útvar Odbor: Odbor řízení pomoci z ESF Odpovědná ředitelka: PhDr. Iva Šolcová 1.3. Kontaktní složka útvaru Oddělení: Odd. kontrol, evaluace a nesrovnalostí Pracoviště Kartouzská 4, , Praha 5 Odpovědná osoba za odd. 727 MPSV: Ing. Radana Kratochvílová Koordinátor projektu: Mgr. Vít Kettner 1.4. Kontakt Mgr. Vít Kettner Tel: vit.kettner@mpsv.cz 1.5. Uzávěrka přijímání nabídek!! 14. ledna 2008, 15:00 hod!! 3

4 2. PŘEDMĚT ZAKÁZKY 2.1. Název zakázky Komplexní zajištění evaluačního semináře ve dnech v rámci projektu EQUAL evaluation Community of Inquiry and Practice (EQUAL ecip) Řídícího orgánu ESF ČR podporovaného z grantu Evropské komise a spolufinancovaného z národních prostředků Předmět zakázky Předmětem zakázky je zajistit komplexní realizaci semináře v uvedené době v rozsahu požadovaných služeb uvedených níže Rozsah požadovaných služeb Předmětem zakázky budou následující služby: Zajištění ubytování pro 40 osob na 2 noci ( ) v centru Prahy Zajištění stravování pro 40 osob po dobu celé akce (společná večeře , oběd , společná večeře ) v centru Prahy Zajištění konferenčních prostor pro seminář pro 40 osob včetně občerstvení a nápojů (2 coffee breaků a jednoho coffee breaku ) a včetně zajištění prezentační techniky a ozvučení v centru Prahy Zajištění tisku materiálů a materiálů na CD pro seminář v objemu max CZK Organizační zajištění a doprovod min. 1 osoby po dobu celé akce se znalostí AJ (jednacím jazykem bude AJ), tj

5 3. PODMÍNKY REALIZACE PROJEKTU 3.1. Lokalizace a délka trvání Seminář se uskuteční v konferenčních prostorách v Praze. V blízkosti těchto prostor musí být zajištěno ubytování (nebo přímo v prostorách konání semináře). Termín konání semináře je od 28. ledna 2008 do 30. ledna Práva a povinnosti zadavatele zakázky Zakázka bude realizována na základě smlouvy Zadavatel zakázky v průběhu realizace zajistí následující činnosti: Průběžnou dostupnost kontaktního pracovníka pro potřeby konzultací s pověřenými pracovníky realizátora zakázky. Účast pověřených pracovníků zadavatele na dohodnutých setkáních s realizátorem zakázky. Součinnost při managementu a organizaci semináře. Zadavatel si vyhrazuje právo: o Ověřit si průběh a podmínky realizace zakázky, resp. poskytování služeb v sídle zájemce až 10 let po ukončení realizace zakázky. o Odmítnout všechny předložené nabídky a s žádným předkladatelem nakonec smlouvu neuzavřít. o Zrušit výběrové řízení bez udání důvodu. o Nevracet podané nabídky Práva a povinnosti realizátora zakázky Více uchazečů o zakázku může vytvářet společný tým a podat nabídku společně. V nabídce však musí být jasné, jaká právnická nebo fyzická osoba bude smluvně ve vztahu se zadavatelem (společný tým je pokládán za jednoho realizátora). Žádný z členů týmu předkladatele nesmí být součástí týmu jakéhokoli dalšího předkladatele nabídky pro tento projekt. Vybraný realizátor poskytne nasmlouvané služby vlastním jménem a v součinnosti s pracovníky MPSV, Odboru řízení pomoci z ESF. Realizátor nabídky může svolávat schůzky, na které bude zvát i pověřené pracovníky zadavatele. Z každého jednání bude pořízen zápis, který bude předán všem zástupcům realizátora a pozvaným pracovníkům zadavatele. Dodavatel služeb bude povinen uchovávat veškeré dokumenty související s realizací zakázky po dobu 10 let po ukončení plnění zakázky. Uchazeč si může vyžádat doplňující informace k zadávací dokumentaci Od úspěšného realizátora zakázky se očekává vysoká míra flexibility a reaktivity na možné změny okolností (force majeure) 3.4. Cenové podmínky Cena za poskytnuté služby bude fakturována a účtována v české měně CZK. Maximální stanovená cena pro 40 osob nesmí přesáhnout Kč včetně DPH. Cena včetně DPH uvedená v nabídce, bude považována za definitivní a nepřekročitelnou. 5

6 3.5. Informace a publicita Konferenční místnosti, ve které bude seminář probíhat, budou opatřeny logem ESF ČR a vlajkou EU a ČR v souladu s Manuálem vizuální identity ESF ČR (2. vydání) stejně jako logem CIP EQUAL v ČR. Tyto předměty vizuální identity poskytne zadavatel. Dodavatel zajistí možnost jejich umístění v prostorách konání semináře. Na všech materiálech musí být zajištěna vizuální identita CIP EQUAL v ČR (dle Manuálu vizuální identity CIP EQUAL v ČR). 6

7 4. POKYNY PRO ZPRACOVÁNÍ A PŘEDLOŽENÍ NABÍDKY 4.1. Základní pokyny 1. Uchazeč musí být právním subjektem, s nímž lze uzavřít smlouvu na požadované činnosti a musí mít dostatečné organizační, administrativní a technické zázemí pro jejich realizaci. 2. Několik subjektů může předložit společnou nabídku za podmínky, že bude v nabídce jasně specifikováno, který subjekt bude smluvní stranou v případě uzavření smlouvy, tento subjekt bude také odpovědný zadavateli ohledně implementace projektu a bude kontaktní osobou při realizaci projektu a před uzavřením smlouvy. 3. Má-li být předmět veřejné zakázky plněn několika dodavateli společně a za tímto účelem podávají či hodlají podat společnou nabídku, je každý z dodavatelů povinen prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů. 4. Společný tým bude pokládán za jednoho uchazeče. 5. Zahraničním uchazečem se rozumí fyzická osoba s bydlištěm, místem podnikání nebo právnická osoba se sídlem mimo území České republiky. 6. V případě, že uchazeč, hodlá k plnění předmětu veřejné zakázky použít subdodavatele, identifikuje tohoto subdodavatele v nabídce obchodní firmou nebo názvem společnosti, adresou sídla, právní formou, statutárním orgánem, identifikačním číslem, bylo-li přiděleno. Jde-li o zahraniční právnickou osobu, městem registrace a číslem registrace a institucí, kde byla společnost zaregistrována, statutárním orgánem. Jde-li o fyzickou osobu bydlištěm či místem podnikání, identifikačním číslem, bylo-li přiděleno, příp. osobou oprávněnou jednat za tuto fyzickou osobu. 7. Uchazeč dále v nabídce identifikuje části veřejné zakázky, které hodlá plnit tímto dodavatelem. Kvalifikační předpoklady nemůže prokázat za uchazeče subdodavatel. 8. Nabídka bude napsána v češtině nebo v angličtině. Nabídka v jiném jazyce EU může být předložena za podmínky, že bude přeložena do češtiny nebo angličtiny a ověřený překlad nabídky bude přiložen. 9. Variantní řešení nabídky nebude akceptováno. 10. Nabídka nesmí obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. 11. Nabídka bude předložena v jednom originále a dvou kopiích (kopie budou označeny) v písemné formě. 12. Nabídka musí být označená názvem zakázky, nápisem "NEOTVÍRAT nabídka a kontaktními údaji. 13. Všechny strany nabídky budou očíslovány vzestupnou číselnou řadou a části nabídky budou svázány v jeden celek v pořadí ČÁST I, ČÁST II a ČÁST III, PŘÍLOHY. Takto svázaný dokument budou tvořit celkovou nabídku. 14. Nabídky budou předloženy nejpozději do vypršení lhůty pro podání nabídek na kontaktní adresu zadavatele Odbor řízení pomoci z ESF Sekretariát, pracoviště Kartouzská 4, Praha 5 (viz Část 1.3. této zadávací dokumentace). 15. Upřesňující dotazy k zadávací dokumentaci je možné zaslat na adresu vit.kettner@mpsv.cz nejpozději do 14. ledna 2008, 15:00 hod Členění nabídky Nabídka musí být strukturována následujícím způsobem: ČÁST I. Identifikace uchazeče 1. Obchodní firma; 2. Sídlo; 3. Kontaktní adresa; 4. IČ, DIČ; 5. Telefon; 7

8 6. Elektronická adresa, případně fax; 7. Jméno statutárního zástupce; Doklady prokazující základní kvalifikační předpoklady uchazeče 1. Originál nebo ověřená kopie výpisu z obchodního rejstříku ne starší 90 kalendářních dnů nebo obdobné evidence, pokud je v ní subjekt zapsán 2. Ověřená kopie oprávnění k podnikání nebo oprávnění k jiné činnosti vydané podle zvláštních právních předpisů, která je předmětem činnosti dodavatele. 3. Čestné prohlášení podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, kterým uchazeč stvrdí, že: a. není v likvidaci b. na majetek uchazeče nebyl prohlášen konkurz c. nebylo proti němu zahájeno konkurzní nebo vyrovnávací řízení, d. nebyl návrh na prohlášení konkurzu zamítnut pro nedostatek majetku úpadce, e. nebyl v posledních 3 letech pravomocně disciplinárně potrestán či mu nebylo pravomocně uloženo kárné opatření podle zvláštních právních předpisů f. nemá nedoplatky: i. v evidenci daní a poplatků, ii. na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, iii. na pojistném a na penále na sociální zabezpečení, iv. na příspěvku na státní politiku zaměstnanosti 4. Prohlášení musí být podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně doložené plnou mocí zmocňující k jednání jménem uchazeče. ČÁST II. Věcná část nabídky 1. Specifikace nabízených služeb specifikace dle čl (kde je to možné), přičemž uchazeč doplní do tabulky relevantní kategorie služeb nebo položky služeb, které hodlá dodat nad rámec vymezený v bodě Popis organizace a managementu akce 3. Nabídka ubytovacích kapacit včetně popisu úrovně ubytování 4. Nabídka konferenčních prostor pro realizaci semináře pro 40 osob 5. Celkový popis zařízení a způsobu organizace akce (např. způsob přístupu do konferenčních prostor, termínu check-in a check-out apod.) 6. Specifikace stravování v průběhu akce ČÁST III. Finanční nabídka 1. Nabídková cena bude uvedena v CZK v rozpisu jednotlivých položek na osobu 2. Celková nabídková cena bez daně z přidané hodnoty (DPH), samostatně DPH a nabídková cena včetně DPH 3. Zadavatel nepřipouští překročení nabídkové ceny pro 40 osob. Cenový strop pro 40 osob, který nelze překročit, je stanoven na ,- Kč včetně DPH. Bude-li počet účastníků vyšší, navýší se částka o počet osob účastnících se semináře PŘÍLOHY 1. Toto zadání 8

9 5. Hodnocení a výběr nabídky 5.1. Postup hodnocení Vyhlášení a celková administrace výběrového řízení se řídí postupy dle manuálu CIP EQUAL. Jedná se o zakázku malého rozsahu do Kč a probíhá oslovením minimálně 5 potenciálních dodavatelů. Pověřený člen hodnotící komise otevře obálky s nabídkami podle času doručení. Po otevření všech nabídek členové hodnotící komise posoudí správnost z hlediska základních pokynů pro předložení nabídek a základních kvalifikačních předpokladů. V případě, že nabídka zásadním způsobem nevyhoví požadavkům, vyřadí komise tuto nabídku z dalšího hodnocení. Po věcné stránce budou nabídky hodnoceny dle dílčích kvalitativních kritérií, které jsou popsány níže. Z hodnocení se vyhotovuje protokol, který podepíší členové hodnotící komise. Protokol z jednání komise a výsledky jednání podléhají souhlasu zadavatele. Uchazeč bude vyloučen z účasti ve výběrovém řízení, pokud nebude jeho nabídka úplná, přehledná a jednoznačná nebo neprokáže základní kvalifikační předpoklady Ekonomická výhodnost nabídek Základním kritériem hodnocení je ekonomická výhodnost nabídky. Ekonomická výhodnost nabídky bude posuzována na základě vážených kritérií kvality a ceny a dílčích indikátorů. Kritérium 1. Kvalita nabídky (Váha kritéria 80%) Kritérium 1. Celková kvalita nabídky (váha 80 %) Ukazatel 1.1. Posouzení kvality a vhodnosti návrhu organizačního zajištění akce (body 1-25) Ukazatel 1.2. Posouzení kvality ubytovacích prostor (na základě popisu ubytovacího zařízení, fotek, www stránek a případné osobní prohlídky) (1-25 bodů) Ukazatel 1.3. Posouzení kvality konferenčních prostor a technického vybavení (technické splnění zadání, variabilita sálů apod.) (1-25 bodů) Ukazatel 1.4. Posouzení referencí, předchozích organizovaných akcí a zkušeností týmu(1-25) Kvalita nabídky se bude posuzovat dle dílčích kvalitativních podkritérií (ukazatelů), přičemž hodnotící škála je následující: 1 až 5 body = zcela neuspokojivé, 6 až 10 bodů = spíše neuspokojivé, 11 až 15 bodů = dostatečné, 16 až 20 bodů = velmi dobré, 21 až 25 bodů = vynikající. V daném kvalitativním kritériu získá nabídka bodovou hodnotu, která vznikne tak, že celková suma získaných bodů indikátorů kvality hodnocené nabídky bude poměřena s nejlepší nabídkou a vynásobena váhou daného kritéria dle vzorce: (Hodnocená nabídka / Nejlepší nabídka) X 80 = Vážená hodnota Kritéria 1. Kde hodnocenou nabídkou je součet bodů kvalitativních indikátorů hodnocené nabídky; nejlepší nabídka je nabídka, která dosáhla v hodnocení kvalitativních indikátorů nejvyššího počtu bodů; 80 je váha Kritéria 1. Kritérium 2 - hodnocení ceny Cenové hodnocení nabídek proběhne tak, že hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu na základě vzorce: 9

10 (Nejnižší cena / Hodnocená cena) X 20 = Vážená hodnota Kritéria 2. Kde hodnocenou cenou je celková cena hodnocené nabídky; nejnižší cena je nejnižší cena nabídky bez DPH a 20 je váha Kritéria 2. Ekonomicky nejvýhodnější nabídka Na základě součtu kreditu za kvalitativní kritéria a cenu (Kritérium 1. + Kritérium 2.) u jednotlivých nabídek hodnotící komise stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější bude vyhodnocena nabídka, která získá po součtu nejvyšší kredit. 6. Obchodní a platební podmínky 1. Zakázka bude realizována na základě smlouvy o uspořádání semináře podle 269 odst. 2 zákona č. a násl. zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, která bude podepsána neprodleně po výběru ekonomicky nejvýhodnější nabídky 2. Bude-li konečný počet účastníků semináře doložený prezenční listinou vyšší nebo nižší než požadovaný počet, vypočte se celková částka součtem jednotlivých položek nákladů na osobu 10