1. Microsoft project Prednáška 1

Transkript

1 1. Microsoft project Prednáška PRÁCA SO SÚBOROM Aplikáciu MS Project spustíme príkazom START / PROGRAMY / MICROSOFT OFFICE / MICROSOFT PROJECT, resp. dvojklikom na ikone zástupcu program MS Project na pracovnej ploche. Po spustení sa objaví pracovné prostredie program MS Project. Ak spustíte aplikáciu MS Project prvýkrát, okno aplikácie vyzerá, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku. Nový project otvoríme SÚBOR/OTVORIŤ resp. SÚBOR/NOVÝ Existujúci súbor projektu ovoríme postupnosťou príkazov SÚBOR/OTVORIŤ... Detailnejšie sa otváraniu súborov budem zaoberať v ďalších kapitolách. Ak chceme využiť na nový project šablónu, zvolíme SÚBOR/NOVÝ.. a z podokna úloh zvolíme odkaz v MOJOM POČÍTAČI.. čím sa zobrazí dialógové okno ŠABLÓNY z ktorého vyberieme záložku ŠABLONY PROJECT.. Zobrazí sa zoznam dostupných šablón v tejto kategórii. Vyberieme name požadovanú a klikneme na tlačidlo OK. Pre uloženie projektu zvolíme SÚBOR/ULOŽIŤ.. resp. použijeme ikonu zo štandardného panela nástrojov. Ak ukladáme súbor po prvýkrát, použijeme postupnosť príkazov SÚBOR/ULOŽIŤ AKO a v

2 dialógovom okne zadáme názov súboru a miesto uloženia. Podrobnejšie sa ponuke ULOŽIŤ venujeme v ďalších kapitolách. 1.2 ZOBRAZENIE A OTVORENIE PROJEKTU Pre súbory projektov existuje celý rad zobrazení, či sú to napríklad zobrazenia úloh vo forme Ganttovho diagramu, kalendára, sieťového diagramu, alebo zobrazenie zdrojov vo forme ich zozname, vyťaženia alebo práce. Medzi jednotlivými je možné prepínať niekoľkými spôsobmi a to voľbou mena zobrazenia z Ponuky ZOBRAZIŤ PANELA ZOBRAZENIA v ľavej časti okna aplikácie Panel zobrazenia nie vo východzom nastavení po inštalácii zobrazený. Zobraziť alebo skryť ho môžeme príkazmi ZOBRAZIŤ / PANEL ZOBRAZENIA. Ak je panel zobrazený, nieje v ľavej časti okna dokumentu zvislý nápis v modrom poli označujúci názov aktuálneho zobrazenia, pretože zvolené zobrazenie je jasné z panela zobrazenia. Zoznam posledných otvorených súborov Tento zoznam sa nachádza v spodnej časti ponuky SÚBOR resp. v podokne úloh Nový projekt. Takýmto spôsobom veľmi rýchlo otvoríme niektorý z predchádzajúcich projektov, na ktorých sme pracovali. Otvorenie zo súboru Existujúci súbor otvoríme nasledujúcim spôsobom: 1. Klikneme na tlačidlo OTVORIŤ zo štandardného panela nástrojov 2. Otvorí sa dialógové okno OTVORIŤ, z ktorého vyberieme zložku, kde je súbor uložený, a súbor samotný. 3. Klikneme na tlačidlo OTVORIŤ 4. Ak je súbor chránený heslom, zadáme ho. 5. Súbor sa otvorí a dialógové okno sa zatvorí. 1.3 ULOŽENIE PROJEKTU Súbory aplikácie MS Project môžeme uložiť do súboru na disk, server alebo do databázy na databázovom serveri.

3 Výhodou uloženia do databázy je, že dáta všetkých projektov sú pohromade na jednom mieste. Potom je možné prakticky naprogramovať ľubovolný pohľad dát projektu alebo vykonať analýzu, ktorá nie je súčasťou produktu a je napríklad vyžadovaná investorom. Ak používame nástroje pre tímovú spoluprácu, ako systém Project Server, je výhodné ukladať projekty do databázy. V tomto prípade opäť záleží na tom, akú používame klientsku aplikáciu a v akom scenári nasadenia aplikáciu Project používame: Práca jednotlivca, doporučený spôsob ukladania je do súboru projektu. Tie môžeme napríklad jednoducho odoslať ako prílohu poštovej správy ďalšej osobe, keď sa na projekte podieľa. Práca tímu, doporučený spôsob ukladania je do databázového serveru, avšak nie je to nutné. Práca v organizácií, doporučený spôsob ukladania je do databázového serveru. Spôsob ukladania je iný ako v predchádzajúcom prípade, lebo tu ešte hra úlohu prihlásenie do systému Project Server a užívateľské rozhranie uloženia a otvorenia projektu je iné. Takýto spôsob uloženia poskytuje ďalšie funkcie pre prácu s projektmi v rámci organizácií. Uloženie do súboru Existuje niekoľko formátov, ktoré môžeme použiť. Medzi najčastejšie formáty patrí súborový formát Project, výsledný súbor je potom typu,dokument aplikácie,microsoft Project, jeho prípona je mpp a jeho ikona vyzerá takto: Postup uloženia dokumentu: 1. Zvolíme povel pre uloženie SUBOR / ULOŽIŤ AKO... ak ukladáme súbor prvýkrát, môžeme použiť aj nasledujúce povely (ak je súbor už uložený, potom sa uložia iba vykonané zmeny, žiadne dialógové okno sa nezobrazí): 2. Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako. 3. Vyberieme miesto kde chceme súbor uložiť a zadáme jeho názov. 4. Stlačíme tlačidlo Uložiť v pravej dolnej časti okna. Dokument sa uloží a dialógové okno sa zatvorí. 1.4 NASTAVENIE MOŽNOSTÍ PRI UKLADANÍ Pri ukladaní môžeme nastaviť ďalšie možností, ako vytvorenie záložnej kópie alebo zadať heslo nutné k otvoreniu a zápisu do súboru. To vykonáme príkazom ULOŽIŤ AKO / NÁSTROJE / OBECNÉ MOŽNOSTI.

4 Zobrazí sa tak nasledujúce okno: VŽDY VYTVORIŤ ZÁLOŽNÚ KÓPIU ak je toto políčko zaškrtnuté neprepíše sa predchádzajúca uložená verzia, ale jej prípona sa zmení na bak, záloha sa vymaže a súbor sa uloží. Takto môžeme dosiahnuť zálohu jednej kópie súboru v histórii ukladania. Túto voľbu však môžeme použiť len pri ukladaní do súboru typu Project s príponou mmp. HESLO PRE ČÍTANIE heslo, ktoré musí byť zadané pred otvorením súboru. Bez toho hesla nie je možné dokument otvoriť. HESLO PRE ZÁPIS heslo, bez ktorého nie je možné súbor uložiť v pôvodným menom. Ak toto heslo nezadáme pri otváraní súboru, ten sa otvorí v režime len pre čítanie. 1.5 ŠABLÓNY V niektorých situáciách je výhodné pripraviť šablóny, ktoré vytvoríme z existujúcich projektov, alebo ktoré budú v organizácii štandardizovať niektoré projekty.

5 Druhy šablón Všetky šablóny bez rozdielu majú príponu MPT. V aplikácii Projektu sa stretávame s tromi druhmi šablón. - Globálny súbor šablóny je súbor východzieho nastavenia aplikácie, ktorý sa aplikuje na každý novo vytvorený súbor projektu. - Globálna šablóna organizácie je obdobou predchádzajúceho globálneho súboru, len s tým rozdielom, že je uložená v systéme Project Server a pri každom prihlásení z aplikácie sa stiahne a vytvorí sa lokálna kópia, ktorá sa používa. - Šablóny projektov sú šablóny pre projekty samotné. Obsahujú základ pre tvorbu projektu, úlohy pripadne zdroja. Vytvorenie šablóny Šablónu z existujúceho projektu vytvoríme rovnakým postupom ako pri ukladaní súboru projektu. Najviac je potrebné vykonať dva kroky: 1. V dialógovom okne Uložiť ako zvoliť z ponuky Typ súboru položku Šablóna. 2. Po kliknutí tlačidla Uložiť sa zobrazí dialóg Uložiť ako šablónu, prostredníctvom ktorého zvolíme aké súčasti nového projektu sa neuložia do šablóny. Zoznam možnosti zahŕňa: Hodnoty všetkých plánov Skutočné hodnoty Sadzby zdrojov Pevné náklady Informácie o publikácii na server Microsoft Project. 1.6 VLASTNOSTÍ SÚBORU PROJEKTU Ku každému projektu je možno priradiť doplňujúce informácie a vytvoriť tak akúsi košieľku s požadovanými údajmi o projekte samotnom. Príkladom týchto informácií môžu byť údaje a autorov, spoločnosti či ďalší komentár alebo kľúčové slová. Tieto potom môžu zjednodušiť vyhľadávanie alebo poslúžia ku ľahšej identifikácii súboru. Tieto informácie môžeme zadať alebo zobraziť SÚBOR / VLASTNOSTI..

6 Všetky tieto informácie zadané v okne VLASTNOSTI sú uložené v rámci súboru projektu. Okno má 5 záložiek: OBECNÉ zobrazuje informácie o mene a uložení súboru. Sú tu tiež dáta, kedy bol súbor vytvorený, zmenený a naposledy otvorený SÚHRNÉ INFORMÁCIE umožňuje zadať ďalšie informácie k projektu ako názov, predmet, autora a ďalšie. Okrem toho, ak zaškrtneme políčko Uložiť súbor s náhľadom, uloží sa spolu súbrom malý náhľad na projekt. Ten je potom možno vidieť pri výbere súborov pred otvorením. Veľkosť súboru sa pritom podstatne nezväčší. ŠTATISTICKÉ ÚDAJE zobrazuje informácie o dátume, podobne ako v záložke Obecné, najviac tu nájdeme meno užívateľa, ktorý projekt uložil, koľkokrát bol projekt ukladaný a aká je celková doba úprv daného projektu.

7 OBSAH uvádza informácie o projekte samotnom ako je dátum jeho začiatku a ukončenia projektu, doba trvania, náklady, celková práca či iné údaje. VLASTNÉ zobrazuje podobné informácie ako predchádzajúca záložka, najviac však umožňuje definovať ďalšie užívateľské vlastnosti. Tieto môžeme prepojiť s konkrétnym obsahom súboru, ako napríklad celkové náklady alebo iné údaje. 1.7 NASTAVENIE DÁTUMU PROJEKTU Dátum začiatku alebo konca projektu a ďalšie základné vlastnosti projektu môžeme nastaviť v dialógovom okne PROJEKT / INFORMáCIE O PROJEKTE. Vyobrazené okno má ďalšie voľby AKTUÁLNY STAV aktuálny dátum zo systému DÁTUM STAVU dátum používaný pri zisťovaní stavu projektu KALENDÁR určuje východiskový kalendár pre projekt. Kalendár definuje pracovného času projektu.

8 PRIORITA pridelenie priority projektu od 0 do PLÁNOVANIE ČASU Aplikácia MS Project používa pre výpočty štandardnú dobu trvania pre minútu (60 sekúnd) a hodinu (60 minút). Môžeme však nastaviť dobu trvania pre ďalšie časové jednotky, ako napríklad deň, týždeň, mesiac. A to z dôvodu pracovného času. Vo východiskovom nastavení deň trvá 8 hodín, ak zadáme úlohu s dobou trvania 1 deň, automaticky sa rozumie 8 hodín práce. Ďalšie východzie nastavenie je 40 hodín za týždeň a 20 dní za mesiac. Toto a ďalšie nastavenie je možné modifikovať v záložke NÁSTROJE / MOŽNOSTI / KALENDÁR

9 V tomto dialógovom okne môžeme nastaviť aj niektoré ďalšie voľby ako: ZAČIATOK TÝŽDŇA toto nastavenie definuje, aký deň v týždni je prvý. Začiatok fiškálneho roka v prípade, že sa odlišuje finančný a kalendárny rok, toto nastavenie umožňuje zobraziť spolu dáta kalendárneho roka i finančného roka. Východiskový začiatok a ukončenie je východzí čas pre začiatok a koniec, ktorý sa použije, pokiaľ je zadaný iba dátum bez zadania času. Ta sa týka napríklad zadania dátumu projektu, úlohy prípadne obmedzení. Toto nastavenie znova v žiadnom prípade neovplyvňuje pracovný čas v kalendári. 1.9 KALENDÁR V aplikácii MS Project sa práca plánuje podľa kalendárov, ktoré špecifikujú pracovný a nepracovný čas. Nájdeme tu tzv. Základný kalendár, od ktorého sa odvíjajú ďalšie typy kalendárov. Vo východom stave sú k dispozícii 3 varianty základného kalendára špecifikujúceho rôznu pracovnú dobu. Sú to: Štandardný určuje pracovnú dobu 8 hodín denne vo všedné dni, pondelok až piatok od 09:00 do 18:00 s hodinovou obedňajšou prestávkou od 13:00 Nočná zmena pracovná doba je 8 hodín denne, od 23:00 do 8:00 s hodinovou prestávkou o 3:00. Nepracovný čas je od soboty 8:00 do pondelka 23:00 24 hodín pracovná doba je 24 hodín denne včítane sobôt a nedieľ VYUŽITIE KALENDÁROV A APLIKÁCIÍ Podľa toho, pri akej príležitosti sa kalendár používa, či sa používa na úrovni projektu, úlohy alebo zdroja, rozlišujeme v aplikácií MS Project nasledujúce 3 typy kalendárov: Kalendár projektu určuje východzie nastavenie pracovného a nepracovného času pre celý projekt. Kalendár projektu je základný kalendár vybraný v dialógu Informácie o projekte. Kalendár úlohy je podobne ako v prechádzajúcom prípade vybraný Základný kalendár pre konkrétnu úlohu projektu. Pokiaľ ho nezadáme, pre plánovanie úlohy sa požije Kalendár projektu. Po priradení zdrojov úlohám sa vo východzom prípade použije pre plánovanie práce na úlohe Kalendár zdroja. Kalendár zdroja špecifikuje výnimky v pracovnom čase pre každý zdroj. Tento kalendár je založený na základnom kalendári a je s ním spočiatku zhodný. Môžeme v ňom definovať zmeny, ktoré sa nepremietnu späť do Základného kalendára. Zmeny vykonané vo zvolenom Základnom kalendári sa však premietnu do Kalendára zdroja KALENDÁR PROJEKTU Kalendár projektu je Základný kalendár použitý pre projekt. Vo východozom stave je zvolená varianta Štandardný Základného kalendára ako kalendár projektu. V tomto kalendári je vhodné učiniť zmeny

10 pracovného a nepracovného času týkajúce sa celého projektu. Vhodným príkladom sú sviatky resp. celopodnikové porady. ZOBRAZENIE A ZMENA ZÁKLADNÉHO KALENDÁRA Dostupné kalendáre si môžeme prehliadnuť, prispôsobiť alebo pridať ďalší pomocou dialógového okna Zmeniť pracovný čas. Okno zobrazíme príkazom NÁSTROJE / ZMENIŤ PRACOVNÝ ČAS.. Tu môžeme meniť pracovný čas ako pre všetky dni kalendára, tak napríklad pre konkrétne dni, a zadávať nepracovnú dobu ako sviatky GANTTOV DIAGRAM Úlohy sa v aplikácii MS Project obyčajne zadávajú v zobrazení Ganttovho diagramu. Aplikácia Project nám ponúka aj ďalšie zobrazenia, ktoré sú vhodné pre zápis úloh ako napríklad Sieťový diagram. Pokiaľ nie je zobrazenie Ganttovho diagramu aktívne, zobrazíme ho pomocou ZOBRAZIŤ / GANTTOV DIAGRAM

11 Zobrazenie Ganttovho diagramu je zvislo rozdelené na dve časti. Ľavá časť je tabuľka a pripomína tabuľku v aplikácii Microsoft Excel. Tabuľka je delená do riadkov, do ktorých sa zapisujú úlohy. V každom riadku je jedna úloha. Každá úloha je označená číslo (ID), ktoré sa objaví v záhlaví riadkov naľavo a označuje číslo riadku. Stĺpce zobrazujú rôzne informácie o úlohách, ako napríklad jej meno, dobu trvania alebo dátum začiatku či ukončenia. Pravá časť zobrazenia ukazuje grafické vyjadrenie úlohy vo forme modrého pruhu. V záhlaví tohto zobrazenia v hornej časti je znázornená časová os, ktorej merítko môžeme meniť či inak prispôsobovať. Každá úloha je potom zobrazená ako pruh so začiatkom, danou dobou trvania a koncom a väzbami s ostatnými úlohami. Vedľa pruhu reprezentujúceho úlohu sa zobrazujú i ďalšie informácie, ako napríklad mená zdrojov, ktoré sa podieľajú na úlohe, konečný termín a podobe.