Informace pro žadatele o certifikaci produktu

Transkript

1 Certifikační orgán pro posuzování shody produktů EUROSIGNAL Mstětice 34, Zeleneč Strana: 1 z 7 Verze: 1.0 Informace pro žadatele o certifikaci produktu Posuzování shody produktů podle ČSN EN je jednou ze služeb, které poskytuje Certifikační orgán pro posuzování shody produktů EUROSIGNAL. Značku shody nevydává. Systém certifikace zahrnuje výběr, stanovení, přezkoumání a nakonec certifikaci produktu a dozor. Systém je provozovaný Pracovištěm pro certifikace shody produktů ve společnosti EUROSIGNAL, a.s. (dále jen Pracoviště CSP). Všechna nezbytná pravidla a postupy pro ověřování shody produktů s normami, uvedenými níže, byla zapracována v souladu s normou ČSN EN do Směrnice č. 8, která je na požádání k dispozici na Pracovišti CSP. Pro účely této informace jsou vybrána základní pravidla a postupy vydávání, udržování a odebírání certifikátů shody, a pravidla používání certifikátu. Pracoviště CSP vydá žadateli certifikát na základě kladného výsledku certifikačního řízení, provedeného postupy podle certifikačního schématu, dostupného na Certifikační schéma je schváleno nestrannými odborníky - Radou pro certifikaci. V odůvodněných případech, např. když má žadatel o certifikaci produktu zaveden a certifikován management kvality dle ISO 9001, lze vypustit 2. stupeň auditu - tzv. proces posuzování na místě. Předmět posuzování shody s technickou specifikací se hodnotí podle norem: ČSN EN :2001 ČSN EN 50128:2003 ČSN EN ed.2:2012 ČSN EN 50129:2003 ČSN EN :2003 ČSN EN :2003 ČSN EN 50159:2011 Směrnice SŽDC č. 34, příloha č. 2 a 3 v platném znění Vyhl. MD č. 177/1995 Sb. ve znění vyhl. č. 577/2004 Sb. 23, 24, 42 až 44, 60, 61. Podmínky a postupy pro udělování certifikace Podmínky Certifikát se uděluje na tříleté období, začínající rokem certifikace daného produktu. Po skončení období probíhá recertifikace na další tříleté období. Proces certifikace je zpoplatněn hodinovou sazbou dle aktuálního ceníku, přičemž odhad prací na základě zpracované žádosti provede manažer Pracoviště CSP a dojde-li ke shodě s žadatelem, je celková smluvní cena promítnuta do Smlouvy o dílo. Žadatel (žádající organizace) musí poskytnout dokumenty, umožňující stanovit požadovaný rozsah certifikace produktu, obecnou charakteristiku žádající organizace, informace podstatné pro požadované certifikace, a seznam norem, podle kterých chce, aby produkt byl certifikován. Žádost o certifikaci předkládá žadatel písemnou formou. K tomuto účelu slouží formulář ŽÁDOST O CERTIFIKACI SHODY PRODUKTŮ, který je dostupný na Formulář 1 / 7 Soubor: Dokument pro informování žadatele o certifikaci Revize: 26. září 2013

2 žádosti obsahuje základní údaje, jako jsou identifikace žadatele, odpovědná osoba, osoba pověřená jednáním, identifikace produktu vybraného k certifikaci, dokumenty podle kterých má být posouzena shoda a produkt certifikován. K žádosti o certifikaci je třeba přiložit dokumentaci požadovanou příslušnými technickými předpisy, podle kterých se má produkt posuzovat, zejména: - definici systému; - zprávu o řízení jakosti; - zprávu o řízení bezpečnosti a technickou zprávu o bezpečnosti; - související důkazy bezpečnosti; - texty charakterizující produkt z hledisek, podle nichž má být posuzován a umožňující jeho jednoznačnou identifikaci včetně rozhraní s případně navazujícími systémy; - technické specifikace, podmínky a pokyny; - parametry zařízení zaručované výrobcem; - technickou dokumentaci na úrovni servisního manuálu v ucelené jednoznačně definovatelné podobě; - návod k uvedení do provozu a návod k obsluze; - příslušné certifikáty a osvědčení pro daný produkt, získaná u jiných certifikačních orgánů (jsou-li k dispozici); - další dokumentaci umožňující orientaci při všech činnostech souvisejících s certifikací - závěrečné shrnutí; Poznámka: Doklady z výsledků testování a zkoušení pro účely ověřování a validace musí být vystaveny pouze pro tuto činnost akreditovaným subjektem, a to včetně uvedených nejistot měření v protokolech (platí pro relevantní případy). Manažer Pracoviště CSP vydá kladné rozhodnutí o udělení certifikátu pro hodnocený produkt na základě kladného vyhodnocení ve Zprávě o posouzení shody produktu, kterou vyhotoví tým posuzovatelů. O svém rozhodnutí bude manažer Pracoviště CSP informovat uchazeče nejpozději do dvou týdnů od obdržení Zprávy o posouzení shody produktu. Pravidla pro používání certifikátu jsou v závěrečné části této informace. Udržení certifikace: Podmínkou dalšího udržení certifikace je nutnost ze strany dodavatele prokázat při dozoru Pracoviště CSP, že podmínky a požadavky, za kterých byl původní certifikát udělen, jsou trvale dodržovány na požadované úrovni a že certifikační kritéria a závazky podmiňující udělení certifikace jsou průběžně plněny. Jako podklad pro rozhodování o další platnosti (udržování), pozastavení platnosti, případně odnětí certifikátu, slouží zpráva o výsledcích posouzení (dozoru) nad systémem kvality dodavatele, zpracovaná posuzovatelem na základě provedeného dozoru u dodavatele. Rozšíření nebo omezení rozsahu platnosti udělené certifikace: Rozšíření nebo omezení rozsahu platnosti udělené certifikace provádí Pracoviště CSP na základě žádosti. Podle závěrů posouzení rozhodne Pracoviště CSP buď o nezbytnosti provedení mimořádného neplánovaného dozoru, nebo přímo vystaví nový certifikát s omezenou platností (s omezeným rozsahem působnosti). Rozšíření formou dodatku lze provést pouze v případě, že 2 / 7

3 nedojde ke změně typu daného produktu. Podle výsledků posouzení dokumentace rozhodne Pracoviště CSP o rozšíření rozsahu certifikace. Podá-li dodavatel odvolání proti rozhodnutí Pracoviště CSP o rozšíření (omezení) nebo o pozastavení, případně odnětí certifikace, opakuje se certifikační postup od toho kroku, který byl odvoláním dotčen. Hodnocení není prováděno v celém rozsahu, ale provedou se pouze ty zkoušky, které jsou nezbytné k zaujetí jednoznačného stanoviska k předmětu odvolání. O rozsahu přezkoušení (mimořádného dozoru) rozhodne vedení Pracoviště CSP ve spolupráci s ředitelem společnosti EUROSIGNAL, a.s. s ohledem na konkrétní případ. O udělení nebo neudělení certifikátu rozhodne manažer Pracoviště CSP na základě výsledků odvolacího řízení. Pokud je zapotřebí opakované hodnocení, rozhodne o jeho provedení manažer Pracoviště CSP: - v případě, že držitel certifikátu sám Pracovišti CSP oznámí provedení změn, které významným způsobem ovlivní charakter nebo specifikaci produktu, nebo oznámí změny ve vlastnictví, struktuře a vedení příslušného dodavatele certifikovaného produktu; - pokud tyto skutečnosti vyplynou při provádění dozoru nebo mimořádného dozoru u dodavatele; - v případě zjištění informací, které by mohly zpochybňovat soulad produktu s požadavky certifikačního systému. Opakované hodnocení probíhá podle standardních postupů certifikace a o jeho rozsahu rozhodne manažer Pracoviště CSP ve spolupráci s vedoucím posuzovatelem Pracoviště CSP. Pozastavení certifikace: Jestliže držitel certifikátu provedl změny nebo úpravy produktu, výrobního postupu nebo systému kvality, případně došlo k jiným okolnostem, které mohou ovlivnit shodu produktu s technickými požadavky, podle kterých byl produkt certifikován, je držitel povinen tyto skutečnosti Pracovišti CSP neprodleně oznámit. Pracoviště CSP posoudí, zda provedené změny ovlivnily shodu. Stalo-li se tak, sdělí Pracoviště CSP držiteli certifikátu, že je nutné provést zvláštní zkoušky a že do doby obnovení shody je držiteli pozastaveno právo používat odkazy na certifikaci. Své stanovisko zašle Pracoviště CSP držiteli certifikátu do 2 měsíců od oznámení změny. Závazek žadatele oznamovat uvedené změny Pracovišti CSP je stanoven již při podání žádosti o certifikaci. O pozastavení již udělené certifikace rozhodne manažer Pracoviště CSP na podkladě výsledku dozoru (mimořádného dozoru) případně přímé žádosti dodavatele. Pracoviště CSP může pozastavit platnost vydaného certifikátu v případě, že: - o pozastavení účinnosti požádal sám dodavatel; - z provedeného dozoru (opakovaného dozoru) vyplynuly neshody s certifikačními kritérii a závazky. V případě pozastavení platnosti certifikátu je dodavatel povinen okamžitě přestat používat odkazy na certifikaci. Pracoviště CSP požaduje, aby během tohoto období dodavatel nevydával žádná zavádějící prohlášení o certifikaci a oznámil příslušným stávajícím a potenciálním zákazníkům stav certifikace. O případné obnovení platnosti certifikátu musí dodavatel požádat Pracoviště CSP písemně nejpozději do 6 měsíců od účinnosti pozastavení. Pokud byl ohlášen či zjištěn vadný produkt certifikovaný Pracovištěm CSP, musí být certifikace pozastavena. Pracoviště CSP musí dohlédnout na procesy dodavatele, kterými dodavatel 3 / 7

4 - zajistí nápravná opatření především ve vztahu k bezpečnosti, a tam kde je to vhodné také stažení produktu z provozu a z trhu; - zajistí aby se vadný produkt nemohl dostat do provozu a na trh. Pracoviště CSP provede mimořádný audit a zváží v souladu s poznámkou 5 článku 14 ISO/IEC Pokynu 65 - opatření k nápravě; - odnětí certifikátu; - zveřejnění informace o přestupku; - pokud to bude nezbytné, i jiné právní kroky. Pracoviště CSP provede na základě obdržené žádosti o obnovení v termínu do 2 měsíců kontrolní dozor a podle jeho výsledků rozhodne o případném obnovení účinnosti certifikátu. Odnětí (zrušení) certifikace: Pracoviště CSP odejme držiteli udělený certifikát v těchto případech: - žadatel, kterému byl certifikát udělen, zanikne; - držitel certifikátu nepožádá do 6 měsíců od účinnosti pozastavení certifikátu o jeho obnovení; - do 6 měsíců od pozastavení certifikátu neodstranil dodavatel zjištěné neshody které vedly k pozastavení platnosti certifikátu; - žadatel sám o zrušení certifikace požádá. O případném odnětí uděleného certifikátu rozhoduje manažer Pracoviště CSP a držitele certifikátu o této skutečnosti neprodleně písemně informuje. Držitel certifikátu musí ihned ukončit používání odkazů na certifikaci a vrátit Pracovišti CSP dříve udělený certifikát. Eventuální odvolání a námitky proti rozhodnutí manažera Pracoviště CSP jsou řešeny podle postupů uvedených v Příručce kvality EUROSIGNAL, a.s. kap. 8. Změny požadavků na certifikaci: V případě změn požadavků na certifikaci (převážně změna legislativy), Pracoviště CSP nejdříve zpracuje návrh těchto změn a po projednání v rámci CO EUROSIGNAL a zapracování případných připomínek jej předloží k posouzení ČIA (Národní akreditační orgán). Podle stanoviska ČIA buď změny zapracuje a oznámí je zainteresovaným stranám, nebo na základě doporučení ČIA předloží návrh nejdříve k vyjádření a připomínkám všem zainteresovaným stranám, zejména držitelům certifikátů. Po obdržení, vyhodnocení a zapracování jejich připomínek připraví Pracoviště CSP konečnou formu navrhovaných změn. Po schválení připomínek ČIA jsou žadatelé, držitelé certifikátů a další zainteresované strany, o těch změnách, které se jich týkají, neprodleně informováni písemně, nebo elektronickou poštou (podle jejich možností), včetně stanovení data účinnosti těchto změn. Doba stanovená k realizaci přijatých změn musí být dostatečně dlouhá, aby umožňovala přijetí všech potřebných opatření na straně dodavatelů (žadatelů). Tato doba se stanovuje po dohodě s ČIA podle druhu změny. Praktická aplikace schválených změn je předmětem průběžné kontrolní činnosti Pracoviště CSP. Ověřování plnění tohoto požadavku je prováděno buď při plánovaných dozorových návštěvách, nebo samostatnými kontrolními akcemi v těch případech, kdy dozor nad držitelem certifikátu není v nejbližším časovém horizontu plánován. 4 / 7

5 Odvolání, stížnosti a spory: Odvolání nebo stížnosti proti rozhodnutí Pracoviště CSP musí být předloženy písemně, na adresu: Ředitel EUROSIGNAL, a.s., Mstětice 34, Zeleneč. Odvolání a stížnosti je možno uplatnit do 30 dnů po udělení, pozastavení nebo odnětí certifikátu. Postupy Postup udělení certifikátu Pracoviště CSP provádí posuzování shody produktů s normami podle certifikačního schéma, uvedeného v Příloze č. 9 Směrnice č. 8. Postup udržení certifikátu Dodavatel prokazuje při dozorovém auditu Pracoviště CSP, že podmínky a požadavky, za kterých byl původní certifikát udělen, jsou trvale dodržovány na požadované úrovni a že certifikační kritéria a závazky podmiňující udělení certifikace jsou průběžně plněny. Dozorový audit je nedílnou součástí systému certifikace produktu. K vykonání dozoru je držitel certifikátu vyzván Pracovištěm CSP podle plánu dozoru ve stanoveném termínu (obvykle 2 roky po udělení certifikátu) a jsou mu sděleny podmínky a požadavky Pracoviště CSP, za kterých byl původní certifikát udělen. Rozsah kontroly je obvykle menší než při certifikaci a je zaměřen na klíčové parametry produktu. Výsledek dozoru zpracuje hodnotitel formou zprávy o vykonaném dozoru. V závěru zprávy vyjádří potvrzení platnosti certifikátu v případě, že držitel certifikátu plní průběžně své závazky prokázané při dozoru nebo vyhověl všem stanoveným požadavkům a tím byly potvrzeny požadované vlastnosti certifikovaného produktu. V případě, že výsledky posouzení držitele certifikátu jsou nevyhovující, je v závěru zprávy vyjádřen požadavek na pozastavení platnosti či odejmutí certifikátu. Zprávu o výsledku dozoru spolu s kompletní dokumentací dozoru předá VP manažerovi Pracoviště CSP k rozhodnutí. Manažer Pracoviště CSP přezkoumá výsledky dozoru, podepíše a zašle držiteli certifikátu spolu se závěrečnou zprávou rozhodnutí o: - potvrzení platnosti certifikátu v případě, že při dozoru nebyly zjištěny neshody v plnění požadavků na certifikovaný produkt ani závazků držitele certifikátu; - pozastavení platnosti certifikátu do termínu odstranění zjištěných neshod, k němuž se držitel certifikátu zavázal a byl Pracovištěm CSP akceptován; - odejmutí certifikátu s příslušným zdůvodněním a požadavky Pracoviště CSP s odejmutím certifikátu souvisejícími. Dozor je uzavřen překontrolováním úplnosti dokumentace složky dozoru a složka je uložena do archivu Pracoviště CSP. 5 / 7

6 PRAVIDLA POUŽÍVÁNÍ CERTIFIKÁTU CERTIFIKAČNÍHO ORGÁNU EUROSIGNAL PRO PRODUKTY Práva držitele certifikátu: Po celou dobu platnosti certifikátu držitel může uvádět všechny (nebo dílčí) informace o certifikaci produktu, vztahující se k vlastnímu produktu nebo činnostem uvedeným v rozsahu platnosti certifikátu: ve veškeré obchodní korespondenci, v katalozích produktů, nabídkách a přihláškách do soutěží, v reklamě, inzerátech a jiných formách propagace firmy, v dokumentaci vztahující se k certifikovanému produktu, procesu nebo službě. Držitel certifikátu je povinen smluvně se zavázat: Při písemném vyjádření uvádět registrační číslo certifikátu a název certifikačního orgánu; Oznamovat certifikačnímu orgánu CO EUROSIGNAL (dále jen Pracoviště CSP) všechny změny, které by mohly mít dopad na kvalitu a bezpečnost produktu (změna technologie, změna surovin, změna dodavatele surovin, změna technických požadavků na produkt, organizace výroby a pod.); Podrobit se po dobu platnosti certifikátu dozoru certifikačního orgánu a přijmout závěry vyplývající z kontrol (pokud jsou součástí schématu posuzování produktu specifikovaného na certifikátu); Po ukončení platnosti certifikátu (libovolným způsobem) přestat využívat certifikát (včetně všech odkazů na certifikát); Vést záznamy o všech stížnostech (reklamacích) a o nápravných opatřeních. Nesprávné použití certifikátu nebo zneužití certifikátu Nesprávným použitím certifikátu se rozumí takové nakládání s certifikátem, které není v souladu s dohodnutými pravidly, ale zásadním způsobem nepoškozuje Pracoviště CSP a není evidentně činěno s vědomím získání neoprávněné výhody. Jakmile k takovému případu dojde, je až do provedení nápravy pozastavena platnost certifikátu. Pracoviště CSP o tom bez zbytečných odkladů informuje doporučeným dopisem klienta, který se nesprávného použití certifikátu dopustil. Vyžádá si v přiměřené lhůtě jeho stanovisko, včetně specifikace nápravných opatření. Reaguje-li klient v požadované lhůtě a jím přijatá nápravná opatření řeší okamžitě a účinně dřívější nežádoucí stav, upustí se (po kontrole včasnosti, účinnosti a úplnosti přijatých nápravných opatření) od dalšího šetření. Certifikační místo Pracoviště CSP v takovém případě zruší pozastavení platnosti certifikátu. Nereaguje-li držitel certifikátu v požadované lhůtě, popř. je jeho stanovisko k nálezu negativní nebo jím přijatá nápravná opatření neřeší okamžitou a účinnou nápravu nežádoucího stavu, je mu certifikát odebrán. 6 / 7

7 Zneužitím certifikátu se rozumí takové nakládání s certifikátem, které není v souladu s dohodnutými pravidly, poškozuje Pracoviště CSP a je vědomě činěno s cílem získání neoprávněné výhody. V případě, že zneužitím certifikátu vznikla Pracovišti CSP prokazatelná újma, nevylučuje se jednání u soudu. To platí i v případech, kdy držitel certifikátu odmítne zneužití certifikátu odčinit. O každém zneužití je rovněž informován Český institut pro akreditaci. Odejmutí certifikátu se zveřejní způsobem popsaným ve Směrnici č. 8 Posuzování shody podle ČSN EN 45011:1998. Obdobný způsob použije certifikační Pracoviště CSP při padělání certifikátu. Důvody ukončení užívání certifikačního dokumentu Propadnutí, tj. ukončení doby platnosti, pozastavení nebo odejmutí certifikátu Držitel certifikátu změnil svůj systém kvality (jakosti) takovým způsobem, který nemůže být certifikačním místem Pracoviště CSP akceptován a kde se dá odůvodněně očekávat snížení úrovně kvality produktu. V případě dalších okolností, které by mohly nepříznivě ovlivnit kvalitu produktu. Certifikační značky Certifikační orgán pro produkty nenabízí vlastní certifikační značku. Držitel certifikátu není oprávněn (nesmí) používat akreditační značku certifikačního orgánu pro produkty, logo Pracoviště CSP ani logo Českého institutu pro akreditaci (ČIA). 7 / 7