Ministerstvo financí Odbor Národního fondu. Metodika finančních toků a kontroly pro Finanční mechanismus EHP a Norský finanční mechanismus

Transkript

1 Ministerstvo financí Odbor Národního fondu Metodika finančních toků a kontroly pro Finanční mechanismus EHP a Norský finanční mechanismus s platností od 1. dubna

2 Obsah Úvod... 3 Část I: Společná ustanovení Vybrané právní předpisy a dokumenty Řídící struktura Nadnárodní řídící struktura Národní řídící struktura... 5 Část II: Finanční mechanismy EHP / Norska Rozhodnutí o poskytnutí dotace Finanční toky pro FM EHP / Norska Finanční toky mezi KFM a ČR Finanční toky mezi NF a CFCU Finanční toky mezi CFCU a příjemcem pomoci Finanční tok v případě individuálního projektu Finanční tok v případě programu Finanční tok v případě grantového schématu Zajištění spolufinancování Převod prostředků z kapitoly VPS na Univerzální účet FM EHP / Norska a systém vyrovnávání kurzových rozdílů mezi kurzem ČNB a EK Převod vygenerovaných úroků na zdrojovém účtu a účtu CFCU Systém bankovních účtů První úroveň účtů Druhá úroveň účtů Obecná pravidla Řešení nesrovnalostí Hlášení nesrovnalostí Šetření nesrovnalostí Opravy financování (finanční korekce) Vymáhání dlužných částek Část III: Finanční kontrola Veřejnosprávní kontrola Kontrola podle mezinárodních smluv a podle předpisů EU Vnitřní kontrolní systém Řídící kontrola Interní audit Činnosti interního auditu Plán interního auditu Zprávy interního auditu Kontroly NKÚ Transparentnost a evidence dokumentů Seznam zkratek

3 Úvod Metodika finančních toků a kontroly pro FM EHP / Norska (dále jen Metodika) vytváří základní rámec přístupu k finančnímu řízení a kontrole prostředků z finančních mechanismů. Metodika je rozdělena na 3 části: Část I: Společná ustanovení Část II: Finanční mechanismy EHP / Norska Část III: Finanční kontrola Metodika vychází ze stávajících dokumentů a zabývá se základními postupy. Jako taková nemusí být vyčerpávající. Pokud dojde v průběhu implementace finančních mechanismů ke schválení dalších dokumentů bude Metodika doplněna a aktualizována na základě nových skutečností. Vzhledem k tomu, že Metodika nemůže zohlednit veškeré postupy, může se stát, že bude potřeba postupovat způsobem odlišným od Metodiky. V takových případech rozhoduje o tomto postupu I.NM ministra financí. Část I: Společná ustanovení 1. Vybrané právní předpisy a dokumenty Využití FM EHP / Norska v České republice vychází z těchto dokumentů: Mezinárodní smlouvy: Dohoda o účasti České republiky a dalších přistupujících zemí v Evropském hospodářském prostoru ze 14. října 2003; Dohoda mezi Norským královstvím a Evropským společenstvím o Norském finančním mechanismu pro období ze 14. října.2003; Memorandum o porozumění pro implementaci Norského finančního mechanismu pro mezi Norským královstvím a Českou republikou, vytvořené v souladu s Dohodou mezi Norským královstvím a Evropským společenstvím o Norském finančním mechanismu (podepsáno 19. října 2004); Memorandum o porozumění pro implementaci Finančního mechanismu EHP pro mezi Islandskou republikou, Lichtenštejnským knížectvím, Norským královstvím a Českou republikou (podepsáno 2. prosince 2004). Základní dokumenty, které vymezují rámec a pravidla pro implementaci, schválená KFM nebo NKM: Pravidla a postupy pro implementaci FM EHP / Norska , Individuální projekty; Programy (skupina projektů); Blokové granty; Podrobná ustanovení o oprávněnosti výdajů; Pokyny pro platby. 3

4 2. Řídící struktura 2.1. Nadnárodní řídící struktura Výbor finančního mechanismu EHP Výbor byl ustaven státy ESVO jako orgán zodpovědný za efektivitu, správnost řízení a čerpání finančních prostředků poskytovaných z FM EHP. Výbor FM EHP zejména: a) schvaluje pravidla a postupy pro FM EHP; b) schvaluje jednotlivé návrhy projektů předkládané národními kontaktními místy všech přijímajících států; c) schvaluje podmínky pro výběr projektů; d) schvaluje systém monitorování a hodnocení projektů jako celku; e) posuzuje a schvaluje roční a závěrečné zprávy. Ministerstvo zahraničních věcí Norska MZV Norska je jako zástupce poskytovatele pomoci odpovědné za efektivitu, správnost řízení a čerpání finančních prostředků z FM Norska. MZV Norska zejména: a) schvaluje jednotlivé projekty předkládané národními kontaktními místy všech přijímajících států; b) schvaluje podmínky pro výběr projektů; c) schvaluje systém monitorování a hodnocení projektů jako celku; d) posuzuje a schvaluje roční a závěrečné zprávy. Kancelář finančního mechanismu KFM zajišťuje administrativní podporu Výboru FM EHP a MZV Norského království s každodenní provozní činností vztahující se k implementaci FM EHP/Norska. Současně plní funkci hlavního kontaktního místa mezi přijímajícími státy a poskytovateli pomoci. KFM je ustavena jako samostatná jednotka Výborem FM EHP a MZV Norského království. KFM zodpovídá zejména za následující činnosti: a) přípravu základních smluvních dokumentů přijímajícími státy o poskytnutí pomoci z FM EHP/Norska pro období (memorand o porozumění); b) přípravu standardizovaných postupů a formulářů pro implementaci FM EHP/Norska a zajištění jejich rozšíření o národní specifika přijímajících států; c) příjem a posuzování projektových záměrů předložených přijímacími státy; d) příjem a hodnocení projektů doporučených přijímajícími státy; e) zajištění funkce sekretariátu pro Výbor FM EHP a MZV Norska při rozhodování a konečném výběru projektů; f) příprava dohod o udělení grantu; 4

5 g) příjem a schválení ročních monitorovacích zpráv k FM EHP/Norska od přijímajících států; h) vypracování ročních souhrnných zpráv o implementaci FM EHP a FM Norska a jejich předložení Výboru FM EHP a MZV Norska; i) zajišťování informovanosti veřejnosti o FM EHP/Norska; j) závěrečné hodnocení pomoci FM EHP/Norska; k) archivace všech originálů příslušných dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Platební agentura FM Funkci Platební agentury FM vykonává na základě uzavřené smlouvy o platební agentuře a platebních postupech komerční finanční instituce, která je zodpovědná za efektivní správu a čerpání finančních prostředků poskytovaných ze zdrojů FM EHP/Norska. V rámci své zodpovědnosti zabezpečuje následující činnosti: a) založení a správa bankovních účtů pro FM EHP a FM Norska; b) schválení certifikované žádosti o platbu předložené platebním orgánem přijímajícího státu (zdůvodněných nárokovaných výdajů či zálohových plateb); c) transfer kumulovaného finančního požadavku na zdrojový účet spravovaný platebním orgánem přijímajícího státu; d) finanční monitorování všech projektů FM EHP/Norska na základě dohod o udělení grantu; e) příjem vrácených či nevyužitých prostředků na účty FM EHP a FM Norska; f) vypracování podkladových dokumentů pro roční souhrnné zprávy o implementaci FM EHP a FM Norska; g) předkládání ročních finančních zpráv Výboru FM EHP a Ministerstvu zahraničních věcí Norska; h) vedení účetní evidence v účetním systému Národní řídící struktura V souladu s Usnesením vlády č. 242 ze 17. března 2004 a č.1025 z 20. října 2004 zabezpečuje Ministerstvo financí funkci Národního kontaktního místa pro finanční mechanismy EHP a Norska a nese celkovou zodpovědnost za implementaci FM EHP/Norska v České republice v souladu s Memorandy o porozumění a Pravidly a postupy pro implementaci FM EHP/Norska. Hlavní odpovědnosti NKM jsou zejména: celková zodpovědnost za dosažení cílů FM, využití fondů, finanční kontrolu a audit; přijímání návrhů projektů a jejich předklání se zdůvodněným stanoviskem KFM; řízení finančních toků a ověřování plateb podle Dohody o udělení grantu; zpracování roční zprávy k předložení KFM; zajištění kompletního a dostatečného auditu v příslušných institucích; zajištění informovanosti a publicity o dostupnosti fondů. 5

6 Role NKM je podrobně popsána v memorandech o porozumění, příloha A, a je také specifikována v Dohodě o udělení grantu mezi FM EHP a NKM. Administrativní struktura je tvořena následujícími subjekty: Monitorovací výbor bude pomáhat NKM při výběru a řízení projektů. Ministr financí jmenuje členy MV na základě návrhů ministrů příslušných ministerstev a vedoucích příslušných institucí; Centrum pro zahraniční pomoc, které je výkonným orgánem Národního koordinátora pomoci. Je řízeno náměstkem ministra financí, který je odpovědný jak za mezinárodní vztahy, tak za koordinaci, přípravu a monitorování implementace zahraniční pomoci; Národní Fond, který je výkonným orgánem Národního schvalujícího úředníka. Je řízen 1. náměstkem ministra, který je odpovědný za státní rozpočet; Centrální finanční a kontraktační jednotka, která je nezávislým oddělením přímo řízeným náměstkem ministra financí. CFCU je implementační agenturou pro centrálně administrované projekty a zajišťuje platby zprostředkujícím orgánům a konečným příjemcům pomoci. V oblasti plateb je CFCU přímo odpovědna Národnímu schvalujícímu úředníkovi; Národní kontrolní orgán, Centrální harmonizační jednotka pro finanční kontrolu, která je přímo podřízena ministru financí. Monitorovací výbor Výbor bude pomáhat NKM ve výběru a řízení projektů. Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) doporučovat návrhy projektů NKM k předložení KFM; b) monitorovat soulad s Pravidly a postupy; c) vyhodnocovat celkový postup plnění a finanční zprávy; d) schvalovat roční monitorovací zprávy připravené NKM. Ministr financí jmenuje členy MV na základě návrhů ministrů příslušných ministerstev nebo vedoucích organizací. Členové budou zastupovat ministerstva, organizace veřejné správy, sociální partnery, neziskové organizace, zástupce regionální a místní samosprávy a ostatních organizací. Zástupci KFM a pokud bude nutné zástupci z ostatních organizací a institucí budou přizváni jako pozorovatelé na jednání výboru. Centrum pro zahraniční pomoc oddělení koordinace zahraniční pomoci Oddělení odpovídá za celkové zajištění administrativy, koordinaci přípravy a využití FM EHP/Norska. Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) vykonávat administrativní činnosti NKM v ČR; b) připravovat všechny základní dokumenty ve spolupráci s MZV ČR a dalšími subjekty, které požaduje KFM; c) vykonávat funkci sekretariátu Společného ročního zasedání pro FM EHP a Norska s NKM a připravovat roční monitorovací zprávy; 6

7 d) vykonávat funkci sekretariátu MV pro FM EHP / Norska; e) připravovat návrhy prioritních oblastí a projednávat je s KFM; f) posuzovat návrhy projektů předložené zprostředkujícími subjekty k projednání MV; g) předkládat doporučené návrhy projektů KFM; h) zajišťovat celkovou koordinaci a provázanost s nástroji pomoci EU ve spolupráci s ostatními příslušnými národními orgány a organizacemi; i) zpracovávat metodiku a podrobné postupy pro přípravu, realizaci a monitorování projektů, spolufinancování a konečné vyhodnocení projektů spolufinancovaných FM; j) spolupracovat na přípravě Dohod o udělení grantu; k) zajišťovat průběžné monitorování projektů, vypracovávání monitorovacích zpráv; l) zajišťovat veřejnou informovanost o FM; m) archivovat všechny originály příslušných dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Národní fond Odbor NF je centrálním místem pro transfer finančních prostředků mezi ČR a KFM. Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) zajišťovat otevření bankovních účtů u ČNB pro transfer finančních prostředků FM do ČR; b) žádat o transfer finančních prostředků z FM na účet NF na základě relevantní dokumentace o skutečně provedených platbách na schválené projekty, případně předkládat žádosti o poskytnutí zálohových plateb; c) na základě žádostí CFCU zajišťovat transfer finančních prostředků na bankovní účet MF, ke kterému má dispoziční právo CFCU. Tyto žádosti musí být podloženy doklady o provedených platbách na schválené projekty, případně žádostmi o zálohové platby, které předkládají zprostředkovatelské subjekty, případně koneční příjemci; d) zajišťovat vrácení nevyužitých nebo neoprávněně využitých prostředků zpět na účty FM; e) vytvořit a vydat metodiku finančních toků prostředků FM EHP / Norska; f) vést účetnictví v informačním systému VIOLA FM o veškerých finančních transakcích prováděných na účtech NF, zřízených pro financování pomoci z FM EHP/Norska; g) archivovat všechny originály dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů; h) převést finanční prostředky na účet CFCU do pěti dnů po jejich obdržení od KFM. Centrální finanční a kontraktační jednotka CFCU je odpovědná za platby zprostředkujícím subjektům / příjemcům pomoci a přípravu souvisejících smluv. Její odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) uzavírání smluv se zprostředkujícími subjekty nebo s příjemci pomoci; b) kontrola věcné a formální správnosti předložených žádostí o platbu, které předkládá zprostředkující subjekt nebo konečný příjemce; c) provádění plateb zprostředkujícímu subjektu nebo konečnému příjemci do 10 pracovních dnů po odsouhlasení všech potřebných dokumentů ze strany NKM; 7

8 d) vedení účetnictví v informačním systému VIOLA FM o veškerých finančních transakcích prováděných na účtech MF, zřízených pro financování pomoci z FM EHP / Norska, ke kterým má CFCU dispoziční právo; e) zpracovávání pravidelné zprávy pro NF v požadovaném rozsahu jako podklad pro žádost o transfer finančních prostředků na účty NF a CFCU; f) vedení registru nesrovnalostí, jeho aktualizace a hlášení nesrovnalostí CHU pro finanční kontrolu a NF; g) řešení a vyčíslení nesrovnalostí ve své působnosti v souladu s příslušnými předpisy a pokyny; h) zpracování podkladových dokumentů pro roční Monitorovací zprávu; i) archivace všech originálů dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Centrální harmonizační jednotka pro finanční kontrolu CHJ je útvar Ministerstva financí a její odpovědností je: a) metodické řízení a koordinaci výkonu finanční kontroly v rámci celé implementační struktury; b) spolupracovat s útvary finanční kontroly a interního auditu na všech úrovních a poskytovat konzultační, poradenskou a školící činnost při implementaci prostředků z FM EHP / Norska; c) zpracovávat plán kontrol, který jí předávají kontrolní útvary jednotlivých ústředních orgánů státní správy pro dané roční období a informovat o něm a jeho plnění KFM; d) vykonávat audit systému kontroly v rámci zabezpečování mezinárodních standardů finanční kontroly; e) připravovat zprávu o provedené kontrole hospodaření s finančními prostředky z FM EHP / Norska, na základě ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol, které jí předávají kontrolní útvary jednotlivých ústředních orgánů státní správy ve stanoveném termínu. Tato zpráva bude přílohou roční Monitorovací zprávy; f) informovat Nejvyšší státní zastupitelství a v kopii NKM a NF o všech případech zjištěných závažných nesrovnalostech a porušení Pravidel a postupů a jejich prováděcích pokynů a dalších souvisejících zákonů; g) spolupracovat na kontrolách a interních auditech, které zajišťuje KFM, Výbor pro FM EHP, MZV Norského království, Kancelář auditorů Norského království a Dvůr auditorů ESVO a poskytovat jim potřebné informace; h) archivovat všechny originály relevantních dokumentů prováděných kontrol po dobu 10 let po ukončení projektů. Centrální orgány a regionální samosprávné úřady na úrovni krajů a obcí jsou dále povinny v souladu se zákonem mít vytvořen systém řízení kontroly a funkční nezávislý systém interního auditu. Na MF zajišťuje funkci vnitřního auditu odbor Interního auditu. Nejvyšší kontrolní úřad vykonává nezávislou kontrolu podle odpovídajících článků zákona č. 166/1993 Sb., o Nejvyšším kontrolním úřadu. NKM bude předávat KFM kopie všech zpráv Nejvyššího kontrolního úřadu, které se budou týkat FM. 8

9 Zprostředkovatelé PRG / Zprostředkovatelé BG Na základě dohody s KFM budou delegovány odpovědnosti za přípravu projektů a jejich implementaci na zprostředkující subjekty (ministerstva a další ústřední orgány státní správy, krajské úřady nebo další schválené subjekty). Zprostředkující subjekty ručí za zajištění všech odpovídajících aktivit včetně spolufinancování projektů. Povinnosti zprostředkujících subjektů budou podrobně upraveny Smlouvou nebo Memorandem o porozumění mezi zprostředkujícím subjektem a Ministerstvem financí NKM (Centrem pro zahraniční pomoc oddělením Koordinace zahraniční pomoci). Zprostředkovatelé budou stanoveni pro program a blokový grant a budou uvedení v žádosti o podporu a po jejich výběru i na webových stránkách NKM 9

10 Část II: Finanční mechanismy EHP / Norska 3. Rozhodnutí o poskytnutí dotace V případě, že ZP / KP není OSS, poskytuje se dotace z Národního fondu analogicky s úpravou obsaženou v zákoně č. 218/2000 Sb. ( 37), o rozpočtových pravidlech na základě rozhodnutí o poskytnutí dotace, které obsahuje označení příjemce dotace, účel, na který je dotace a podmínky jejího užití, resp. podmínky, které je nutné dodržet po poskytnutí dotace, aby byla zachována způsobilost určitého výdaje k financování z prostředků FM EHP / Norska. Rozhodnutí je vydáváno na dobu realizace daného projektu. Rozhodnutí vydává Ministerstvo financí. Je-li součástí daného individuálního projektu/programu/bg financování ze státního rozpočtu v rámci programů reprodukce majetku dle vyhlášky 40/2001 Sb. (rozhodující pro posuzování je účast prostředků státního rozpočtu na financování příslušných IP/programů/BG, v rámci nichž jsou financovány i aktivity z FM EHP / Norska) vydává se vedle registrace IP/PRG/BG (registrační list) i Rozhodnutí o účasti státního rozpočtu a prostředků z rozpočtu EU na financování akce. V podmínkách realizace IP/PRG/BG se stanoví podmínky pro čerpání prostředků jak ze státního rozpočtu, tak i z FM EHP / Norska. Tzn. v jednom rozhodnutí budou stanoveny podmínky jak pro prostředky ze SR, tak z FM EHP / Norska (resp. NF). Rozhodnutí o poskytnutí dotace obsahuje zejména následující: 1. vymezení účelu ve struktuře priorita, projekt; 2. indikativní harmonogram plnění (datum zahájení a ukončení projektu, způsob změn harmonogramu plnění) a finanční plán projektu; 3. popis uznatelných výdajů (zásady, srovnání všech výdajů projektu a uznatelných výdajů projektu, vyčíslení předpokládaných příjmů, apod.); 4. výše pomoci z FM EHP / Norska (% určení dotace z FM EHP / Norska a stanovení maximální částky, která může být z FM EHP / Norska vyplacena, nedoporučuje se závazně uvádět rozpis dílčích plateb na jednotlivé roky); 5. platební podmínky (způsob a mezní harmonogram proplácení prostředků z FM EHP / Norska, bankovní účty); 6. podmínku pro ZP / KP, že se podrobí kontrolám ze strany CZP, CFCU, CHU, NKÚ, NKM, popř. jimi určených zmocněnců a dalších kontrolních orgánů dle zákona o finanční kontrole, a že jim poskytne veškerou dokumentaci vztahující se k projektu; 7. stanovení povinnosti ZP / KP vést účetnictví v souladu s národními právními předpisy. Příjemci pomoci, kteří nevedou účetnictví podle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, jsou povinni vést, v případě příjmu pomoci z FM EHP / Norska, daňovou evidenci podle zákona 586/1992 Sb., o dani z příjmu, ve znění pozdějších předpisů, rozšířenou o tyto dodatečné požadavky: a) příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č. 563/ 1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; 10

11 b) předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně písemně chronologicky vedeny způsobem zaručujícím jejich trvalost; c) při kontrole KP poskytne na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu. ZP / KP musí být schopni průkazně všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech. ZP / KP musí poskytovat údaje podle rozhodnutí o poskytnutí dotace, aby bylo možno vykázat zaúčtování účetních případů související s jednotlivými projekty, resp. stanovení povinností ZP / KP vést daňovou evidenci rozšířenou o dodatečné požadavky. ZP / KP musí být schopen průkazně vše dokladovat při následných kontrolách a auditech; 8. způsob monitorování (vzájemné informování, archivace dokumentů, způsob provádění kontrol, apod.) 9. podmínky pro pozastavení plateb, popř. zpětný odvod prostředků, jsou-li porušeny podmínky rozhodnutí; 10. ustanovení týkající se požadavků na publicitu a pravidla hospodářské soutěže (dodržování předpisů při zadávání veřejných zakázek vhodné je, je-li to možné, uvést přesný odkaz na zákon o veřejných zakázkách dle kterého má ZP / KP postupovat, regulérnost veřejné podpory, ochrana životního prostředí, rovnost žen a mužů, apod.); 11. finanční a technickou přílohu (podrobný popis projektu, odhady výdajů, odhad plánovaných příjmů z výsledků projektu, stanovení hodnotících ukazatelů, apod.); 12. uložení povinnosti ZP / KP uchovávat doklady po dobu stanovenou právními předpisy ČR, minimálně však po dobu 10 let; 13. povinnost ZP / KP informovat NKM o skutečnostech majících vliv na realizaci projektu neprodleně a to nejpozději do 10 dnů od této skutečnosti 14. povinnost ZP / KP akceptovat využívání údajů v informačních systémech pro účely administrace FM EHP / Norska; 15. podmínky, které je nutné dodržet po stanovenou dobu od poskytnutí dotace (např. zachování výsledků projektu); 16. CZP zváží, zda-li v rozhodnutí uvede i omezení převoditelnosti výsledku projektu, omezení možnosti zřídit k výsledku projektu zástavní právo, povinné pojištění projektu, možnost CZP vypovědět smluvní vztah; 17. jsou-li prostředky poskytovány zprostředkovateli, který prostředky dále přerozděluje, je nezbytné, aby v rozhodnutí byl tento subjekt zavázán, aby stanovené podmínky promítl i do právních aktů, jimiž prostředky poskytuje Příjemci pomoci; Analogické náležitosti má mít i rozhodnutí o účasti státního rozpočtu a prostředků z FM EHP/ Norska na financování akce u programů registrovaných dle vyhlášky 40/2001 Sb. Při porušení podmínek stanovených rozhodnutím se postupuje dle zákona 218/2000 Sb., tj. jedná se o neoprávněné použití peněžních prostředků státního rozpočtu nebo Národního fondu. Při poskytování prostředků NF prostřednictvím státních fondů se výše uvedené aplikuje obdobně. V případě, že ZP / KP je OSS, poskytují se prostředky analogicky podle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech. 11

12 4. Finanční toky pro FM EHP / Norska Grantová pomoc se poskytuje formou proplácení částek na již vynaložené a zdokumentované výdaje podle schváleného časového rozvrhu plateb, který je součástí Grantové dohody (neplatí pro případ, že bude poskytnuta zálohová platba, kterou je možno poskytnout výjimečně a v případech odsouhlasených zahraničními partnery) Finanční toky mezi KFM a ČR Spolufinancování VPS (rozpočet ČR) FM EHP / Norska Univerzální účet FM EHP / Norska (na krytí kurzových rozdílů) Národní fond Zdrojový účet pro FM EHP(EUR) Zdrojový účet pro Norský FM(EUR) Účet CFCU (CZK) Vratky Zhotovitel Účet KP / ZP FÚ NF na základě předložené souhrnné žádosti CFCU o převod prostředků žádá KFM o prostředky z FM EHP / Norska zpravidla 4-krát ročně. Žádosti o platbu se adresují na KFM a musí být doloženy všemi nezbytnými dokumenty dokladující splnění podmínek pro každou platbu. Žádost o platbu na KFM musí být zpracován ve formátu stanoveném KFM a bude obsahovat: Plánované výdaje příslušného období; Výše požadovaných prostředků (tj. skutečně vynaložené výdaje v příslušném období, u kterých je již možná refundace. Tato částka bude v EUR. Částky v CZK jsou přepočteny na EUR kursem vyhlašovaným Evropskou centrální bankou, který je uveřejňován v řadě C Úředního věstníku Evropských společenství, platným k předposlednímu pracovnímu dni v měsíci, který předchází měsíci, kdy bude žádost předložena příslušnému kontaktnímu místu); Stručný popis aktuálního pokroku oproti plánovanému u jednotlivých projektů; Příjem prostředků od KFM k poslední žádosti na KFM; Výkaz výdajů (pouze výdaje, které jsou v souladu s ustanoveními o uznatelnosti výdajů pro každý projekt jednotlivě; Kumulované výdaje za příslušné období. 12

13 4.2. Finanční toky mezi NF a CFCU Spolufinancování VPS (rozpočet ČR) FM EHP / Norska Univerzální účet FM EHP / Norska (na krytí kurzových rozdílů) Národní fond Zdrojový účet pro FM EHP(EUR) Zdrojový účet pro Norský FM(EUR) Účet CFCU (CZK) Vratky Zhotovitel Účet KP / ZP FÚ Prostředky jsou převáděny ze zdrojového účtu NF na účet CFCU na základě souhrnné žádosti CFCU. Souhrnná žádost obsahuje: Plánované výdaje příslušného období; Výše požadovaných prostředků (tj. skutečně vynaložené výdaje v příslušném období, u kterých je již možná refundace. Tato částka bude v EUR. Částky v CZK jsou přepočteny na EUR kursem vyhlašovaným Evropskou centrální bankou, který je uveřejňován v řadě C Úředního věstníku Evropských společenství, platným k předposlednímu pracovnímu dni v měsíci, který předchází měsíci, kdy bude žádost předložena příslušnému kontaktnímu místu); Stručný popis aktuálního pokroku oproti plánovanému u jednotlivých projektů; Příjem prostředků od KFM k poslední žádosti na KFM; Výkaz výdajů (pouze výdaje, které jsou v souladu s ustanoveními o uznatelnosti výdajů pro každý projekt jednotlivě; Kumulované výdaje za příslušné období. NF zkontroluje žádost po formální stránce (např. správnost podpisů, úplnost všech požadovaných údajů) a v případě, že je žádost v pořádku, zašle ji na KFM. Po obdržení prostředků od KFM je NF převede do pěti dnů na účet CFCU. Převod se skládá ze dvou plateb: platba ze zdrojového účtu NF; platba z univerzálního účtu pro vyrovnání kurzových rozdílů (kurzové rozdíly se vyrovnávají při každé platbě na CFCU). 13

14 4.3. Finanční toky mezi CFCU a příjemcem pomoci Finanční tok záleží na typu projektu pomoci. Jsou zde tři možnosti: 1. Individuální projekt - individuální projekt je ekonomicky nedělitelnou řadou prací plnících přesnou technickou funkci a s jasně identifikovatelnými cíli. Žádost o individuální projekt může zahrnovat jeden nebo více dílčích projektů. Tyto dílčí projekty musí být definovány již v žádosti o poskytnutí podpory. Žadatelem je konečný příjemce podpory; 2. Program - program je koordinovaným portfoliem jednotlivých sub-projektů a je zaměřen na dosažení společně (prostorově/odvětvově/tématicky) definovaných cílů. Programy jsou určeny pro usnadnění implementace komplexnějších a nákladných strategií. Dobře cílené a řízené programy mohou mít větší společensko-ekonomický dopad než souhrn samostatných projektů. Program se skládá z jednotlivých dílčích sub-projektů, které spojuje společné téma nebo společný cíl navržený na regionální, sub-regionální nebo místní úrovni nebo specifická národní témata. Programy mohou být připravovány v rámci partnerství, do něhož jsou zapojeny všechny subjekty, které mají klíčový zájem na realizaci navrhovaných aktivit. Partneři budou pracovat v rámci stanovené strategie a nominují vedoucího partnera, zprostředkovatele programu (kraj, resortní ministerstvo), který - v rámci pravomoci delegované na něj ostatními členy partnerství - předkládá žádost o program a je plně odpovědný NKM za implementaci programu; 3. Blokový grant - blokový grant je fond zřízený pro jasně definovaný účel, který může být použit k poskytnutí pomoci jednotlivcům, organizacím nebo institucím. Blokové granty jsou určeny k usnadnění implementace takových projektů, kdy projekt samotný nebo příjemce podpory je příliš malý na to, aby byl projekt předem identifikován nebo efektivně samostatně administrován. Blokové granty budou implementovány zprostředkovateli blokových grantů, což jsou instituce se silnými vazbami na příslušný sektor či geografickou oblast, ve které má být blokový grant implementován. (bude stanoveno po výběru zprostředkovatele Národním kontaktním místem a uvedeno v žádosti o BG a na webové stránce NKM) 14

15 Finanční tok v případě individuálního projektu Spolufinancování VPS (rozpočet ČR) FM EHP / Norska Univerzální účet FM EHP / Norska (na krytí kurzových rozdílů) Národní fond Zdrojový účet pro FM EHP(EUR) Zdrojový účet pro Norský FM(EUR) Účet CFCU (CZK) Vratky Zhotovitel Účet KP FÚ Všechny převody prostředků FM EHP / Norska příjemcům pomoci jsou prováděny z účtu CFCU na příslušný účet KP u jím vybrané banky. Platby jsou prováděny v CZK. CFCU zajistí, že prostředky jsou příjemci pomoci převedeny do deseti dnů ode dne, kdy CFCU obdrželo tyto prostředky od NF. V případě, že KP je OSS, musí si tato OSS zdroje z FM EHP / Norska naplánovat na příjmovou a výdajovou stránku příslušné kapitoly SR. 15

16 Finanční tok v případě programu Spolufinancování VPS (rozpočet ČR) FM EHP / Norska Univerzální účet FM EHP / Norska (na krytí kurzových rozdílů) Národní fond Zdrojový účet pro FM EHP(EUR) Zdrojový účet pro Norský FM(EUR) Účet CFCU (CZK) Vratky Zhotovitel Účet KP Účet ZP PRGM FÚ Všechny převody prostředků FM EHP / Norska jsou zprostředkovatelům programu převáděny z účtu CFCU na jeden centrální účet ZP PRGM a ten převede prostředky na příslušný účet KP u jím vybrané banky. Platby jsou prováděny v CZK. CFCU zajistí, že prostředky jsou ZP PRGM převedeny do deseti dnů ode dne, kdy CFCU obdrželo tyto prostředky od NF. V případě, že ZP PRGM nebo KP je OSS, musí si tato OSS zdroje z FM EHP / Norska naplánovat na příjmovou a výdajovou stránku příslušné kapitoly SR. 16

17 Finanční tok v případě grantového schématu Spolufinancování VPS (rozpočet ČR) FM EHP / Norska Univerzální účet FM EHP / Norska (na krytí kurzových rozdílů) Národní fond Zdrojový účet pro FM EHP(EUR) Zdrojový účet pro Norský FM(EUR) Účet CFCU (CZK) Vratky Zhotovitel Účet KP Účet ZP BG FÚ Blokové granty budou připravovány v rámci limitu maximálně 20 % objemu finančních prostředků z roční alokace, tj. v celkové výši 4,34 mil. EUR ročně. Všechny převody prostředků FM EHP / Norska ZP BG jsou prováděny z účtu CFCU na jeden centrální účet ZP BG a převede prostředky na příslušný účet KP u jím vybrané banky. Platby jsou prováděny v CZK. CFCU zajistí, že prostředky jsou ZP BG převedeny do deseti dnů ode dne, kdy CFCU obdrželo tyto prostředky od NF. V případě, že ZP BG / KP je OSS, musí si tato OSS zdroje z FM EHP / Norska naplánovat na příjmovou a výdajovou stránku příslušné kapitoly SR Zajištění spolufinancování Na základě Pravidel a postupů pro implementaci Finančních mechanismů EHP/Norska příspěvek ze států ESVO/Norska ve formě grantů se stanoví případ od případu při zohlednění všech příslušných faktorů. V souladu s článkem 4 Protokolu 38a nepřekročí výše grantu 60 % projektových nákladů s výjimkou projektů financovaných z přídělů centrálních, regionálních a místních rozpočtů, kdy příspěvek nesmí překročit 85 % celkových nákladů. Limity Evropského společenství pro spolufinancování nesmí být v žádném případě překročeny. Kombinovaná podpora z finančního mechanismu EHP, Norského finančního mechanismu a Evropského společenství nebo jiných grantů obecně nepřekročí 90 % celkových výdajů. 17

18 Spolufinancování musí být doloženo prokazatelným způsobem v žádosti o projekt. Zdroje spolufinancování: státní rozpočet, rozpočty krajů a obcí, soukromé zdroje, členské příspěvky, dary, půjčky finančních institucí aj. Zajištění spolufinancování jakož i následný příjem finančních prostředků ve výši grantu je plně v odpovědnosti žadatele nositele projektu, zprostředkovatele individuálního programu / blokového grantu. Ze strany nositele grantu bude způsob zajištění finančních prostředků spolu s odpovědností za jejich účetní evidenci, vykazování a monitorování jakož i kontrolu podrobně specifikován ve Smlouvě o implementaci mezi CFCU a příjemcem grantu (zastoupeným oprávněným pracovníkem) o rozdělení pravomocí a odpovědnosti při implementaci grantu. (Poznámka: znění dokumentu bude navrhnuto CFCU) Příspěvek finančních mechanismů se vztahuje pouze k uznatelným nákladům, které jsou schváleny zahraničními partnery na základě Žádosti o podporu z FM EHP / Norska prostřednictvím Dohody o udělení grantu FM EHP / MZV Norska s Národním kontaktním místem (výčet uznatelných nákladů - viz dokument Podrobná ustanovení o oprávněnosti výdajů ). Spolufinancování může obsahovat i další neuznatelné náklady, které jsou žadatelem uvedeny v Žádosti o podporu z FM EHP / Norska, k nimž se však příspěvek finančních mechanismů nevztahuje. V případě, kdy projekt nemá schválenou zálohu, musí žadatel zajistit celkovou výši nákladů až do očekávané první platby z FM. Poté musí pro každé následující čtvrtletí zajistit příslušnou část nákladů, která není pokryta již proběhlými platbami z FM, a to až do dokončení projektu. V této výši musí také doložit spolufinancování následujícím postupem. V Žádosti o podporu z Finančních mechanismů EHP/ Norska (v části Rozpočet a Finanční plán - povinné elektronické tabulky) žadatel uvádí veškeré částky financování (celkové náklady, uznatelné náklady, neuznatelné náklady, částky národního spolufinancování, případně dalšího spolufinancování Finanční instituce) v EUR. Částky jsou uváděny včetně identifikace zdroje za jednotlivé roky očekávaného průběhu projektu. Částky v CZK jsou přepočteny na EUR kursem vyhlašovaným Evropskou centrální bankou, který je uveřejňován v řadě C Úředního věstníku Evropských společenství, platným k předposlednímu pracovnímu dni v měsíci, který předchází měsíci, kdy bude žádost předložena příslušnému kontaktnímu místu (další pokyny jsou podrobně uvedeny v Žádosti o podporu). Spolufinancování musí být v žádosti popsáno, zdůvodněno a doloženo. Povinnou přílohou žádosti je Doklad o schopnosti zajistit spolufinancování projektu v průběhu jeho realizace. Tento doklad je požadován následovně: Individuální projekty vždy; 18

19 Programy a Blokové granty požadován je doklad o zajištění způsobu spolufinancování ze strany zprostředkovatele a předložení podmínek pro financování konečnými příjemci. V případě, že se předpokládá spolufinancování ze státního rozpočtu je k žádosti přiložen kontrolní výpis z evidence ISPROFIN. Spolufinancování tak musí být předem zajištěno v rozpočtovém výhledu státního rozpočtu a krajů (v případě že se toto spolufinancování předpokládá). Po schválení žádosti Výborem FM EHP / MZV Norska (před podpisem Dohody o udělení grantu Národním kontaktním místem) je předkladatel žádosti / příjemce grantu (KP / ZP) Ministerstvem financí Národním kontaktním místem (CFCU) vyzván k předložení potvrzení o zajištění způsobu a spolufinancování projektu (IP / PGMR) v konečné výši. V případě, že součástí je spolufinancování i ze zdrojů státního rozpočtu, doloží o tomto kontrolní výpis z evidence ISPROFIN. Podrobné pokyny ke způsobu doložení spolufinancování poskytne žadateli CFCU. Po uzavření dohody o udělení grantu mezi VFM EHP / MZV Norska a MF ČR je KP / ZP ze strany CFCU vyzván k otevření účtu a v případě, že je schválena zálohová platba, NF neprodleně požádá o převod této platby na svůj účet. Ihned po obdržení zálohové platby zajistí NF její převedení na účet CFCU (do 5 dnů po obdržení), které zálohovou platbu převede příjemci grantu (KP / ZP do 10 dnů po obdržení). Uzavřená dohoda o udělení grantu určuje podmínky pro jeho realizaci, které musí příjemce grantu zajistit. Tyto podmínky jsou dále stanoveny rozhodnutím o udělení dotace (zajistí CFCU), rozpočtovým opatřením, případně samostatnou smlouvou o implementaci mezi NKM CFCU a příjemcem. V případě, že do 6 měsíců od podpisu Dohody o udělení grantu žadatel nesplní veškeré podmínky pro realizaci a nezahájí realizaci projektu, požádá NKM příslušného zahraničního partnera (VFM EHP / MZV Norska) o zrušení této dohody a navrhne realokaci finančních prostředků v rámci platných postupů ve prospěch dalšího projektu / dalších projektů. 19

20 4.5. Převod prostředků z kapitoly VPS na Univerzální účet FM EHP / Norska a systém vyrovnávání kurzových rozdílů mezi kurzem ČNB a EK Spolufinancování VPS (rozpočet ČR) FM EHP / Norska Univerzální účet FM EHP / Norska (na krytí kurzových rozdílů) Národní fond Zdrojový účet pro FM EHP(EUR) Zdrojový účet pro Norský FM(EUR) Účet CFCU (CZK) Vratky Zhotovitel Účet KP FÚ Z kapitoly SR VPS jsou na Univerzální účet FM EHP / Norska průběžně převáděny prostředky na krytí kurzových rozdílů. Z prostředků určených na vyrovnávání kurzových rozdílů lze hradit pouze kurzové rozdíly vyplývající z rozdílu mezi kurzem ČNB a kurzem EK. V okamžiku uskutečňování převodu prostředků na účet CFCU a vzniku kurzového rozdílu je tento rozdíl vyrovnán z Univerzálního účtu. V případě kurzové ztráty na vrub tohoto účtu a v případě kurzového zisku ve prospěch toho účtu. NF zajišťuje běžné účtování o provedených operacích na těchto účtech v informačním a účetním systému VIOLA FM a po ukončení FM EHP / Norska převede případný kladný zůstatek z univerzálního účtu zpět do kapitoly VPS Převod vygenerovaných úroků na zdrojovém účtu a účtu CFCU Jakýkoliv úrok vygenerovaný na zdrojovém účtu a účtu CFCU je na konci roku vyúčtován a odečten od celkové částky v první souhrnné žádosti následujícího účtovacího roku (tato částka musí být reportována v této první souhrnné žádosti). Roční úrok, jenž nemůže být odečten od první souhrnné žádosti v novém účetním roce, bude navrácen KFM. 20

21 5. Systém bankovních účtů 5.1. První úroveň účtů Prostředky poskytnuté KFM České republice se shromažďují na běžném účtu Ministerstva financí vedeného u ČNB (tzv. zdrojový účet). Zdrojový účet je veden v eurech. Odbor NF dále zřídil u ČNB běžný korunový účet pro vyrovnávání kurzových rozdílů a příjem odvodů. Dispoziční oprávnění k těmto účtům mají zaměstnanci Ministerstva financí určení I. náměstkem ministra financí Druhá úroveň účtů Prostředky poskytované příjemcům pomoci se převádějí na běžné účty Ministerstva financí zřízeného u ČNB (tzv. účet CFCU). Účet CFCU je veden v českých korunách. Osoby mající dispoziční právo k účtu CFCU určí vedoucí CFCU a schválí I. náměstek ministra financí Obecná pravidla Prostředky na zdrojovém účtu a účtu CFCU se nepovažují za prostředky státního rozpočtu. Disponovat se zdrojovým účtem a účtem CFCU je možné pouze na základě principu dvojího podpisu. 6. Řešení nesrovnalostí Hlášení nesrovnalostí Každé podezření na nesrovnalost musí být neprodleně nahlášeno CZP, které informuje CHU/O 17 a NF. CZP prošetří nahlášené podezření na nesrovnalost a buď toto potvrdí, nebo zamítne jako neopodstatněné. V případě nahlášení od kontrolních orgánů nebo útvarů interního auditu CZP neposuzuje opodstatnění podezření, vždy se jedná o opodstatněné podezření. Potvrdí-li CZP opodstatněnost podezření na nesrovnalost, zahájí řízení k jejímu prošetření bez zbytečného prodlení, případně dá podnět k prošetření CHU Šetření nesrovnalostí V rámci šetření nesrovnalosti CZP případně CHU vyzve subjekt, u něhož k možné nesrovnalosti došlo, k vyjádření a případnému předložení důkazních materiálů. Při podezření na závažnou nesrovnalost může NF na nezbytně nutnou dobu pozastavit platby na daný projekt nebo program. Pozastavení plateb musí být projednáno se zástupci CZP. Hrozí-li nebezpečí z prodlení, může ředitel NF nařídit dočasné pozastavení plateb do doby projednání případu se zástupci CZP. Dojde-li CZP případně CHU při šetření nesrovnalosti k závěru, že: a) se nejednalo o nesrovnalost, případ uzavře; b) se jedná o porušení rozpočtové kázně, předá případ místně příslušnému finančnímu úřadu a o této skutečnosti informuje CZP, CHU, CFCU, NF a subjekt, který neoprávněně použil prostředky. Po ukončení řízení finančního úřadu bude CZP informován o výsledcích šetření. V případě vyměření odvodu za porušení rozpočtové kázně ze strany finančního úřadu navrhne CZP příslušnou opravu financování. Výsledek konzultuje s NF a CFCU; 21

22 c) se jedná o nesrovnalost, ale nejedná se o porušení rozpočtové kázně, zodpovídá CFCU za řádné vyčíslení výše neoprávněně použitých prostředků a navrhne opravu financování. Výsledek konzultuje s NF a CZP d) se jedná o nesrovnalost na úrovni NF nebo CFCU, předá případ k došetření NF. V tomto případě NF zodpovídá za řádné vyčíslení nesrovnalosti. Výsledek konzultuje s CZP. CZP zodpovídá ve spolupráci s CFCU za přijetí odpovídajících opatření k nápravě stavu a zabránění dalšího výskytu nesrovnalosti, pokud se nesrovnalost vyskytla na úrovni CZP, CFCU nebo ZP / KP. NF zodpovídá za přijetí odpovídajících opatření k nápravě stavu a zabránění dalšího výskytu nesrovnalosti, pokud se nesrovnalost vyskytla na úrovni NF. O přijetí příslušných nápravných a preventivních opatření u systémových nesrovnalostí se NF a CZP informují Opravy financování (finanční korekce) Bude-li v průběhu šetření nesrovnalosti zjištěno, že došlo k neoprávněnému výdaji prostředků z FM EHP / Norska, budou provedeny opravy financování. Oprava financování je stanovena ve výši neoprávněně použitých prostředků, není-li v podmínkách poskytnutí prostředků FM EHP/Norsko stanovena jinak Vymáhání dlužných částek Pokud byly prostředky neoprávněně použity, ale nejedná se o porušení rozpočtové kázně, vyzve CFCU konečného příjemce k navrácení prostředků přímo na zvláštní účet NF vratky a stanoví lhůtu k tomuto vrácení. NF bude CFCU o obdržení prostředků ze strany povinného subjektu bez prodlení informovat. V případě, že ZP / KP nevrátí neoprávněně použité prostředky ve lhůtě stanovené CFCU zahájí CFCU další kroky k vymožení prostředků. Postup řešení bude CFCU konzultovat s NF a CZP a bude jej pravidelně informovat o pokroku v řešení. Jedná-li se o nesrovnalost, která je porušením rozpočtové kázně, případ je předán k šetření finančnímu úřadu, který vyměří odvod za porušení rozpočtové kázně a přísluší mu další kroky k vymáhání prostředků podle zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů. Vymožené i dobrovolně vrácené dlužné částky odpovídající podílu KFM jsou finančními úřady převáděny na zvláštní účet NF vratky. 22

23 Část III: Finanční kontrola Ministerstvo financí je ústřední správní úřad pro finanční kontrolu v souladu s 7 zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole. V souladu s Usnesením vlády č. 242 ze 17. března 2004 zabezpečuje Ministerstvo financí funkci Národního kontaktního místa (NKM) pro programy z Finančních mechanismů EHP a Norska a z tohoto titulu je odpovědné za finanční kontrolu a audit schválených projektů a přijímá veškerá opatření nezbytná pro prevenci a odhalování podvodů a chybných plateb. V rámci Ministerstva financí je metodickým řízením a výkonem finanční kontroly pověřen odbor Centrální harmonizační jednotka pro finanční kontrolu, který je Národním kontrolním orgánem pro FM EHP/Norsko. MF ČR jako Národní kontaktní místo, resp. CHU jako Národní kontrolní orgán zodpovídá KFM, Výboru pro finanční mechanismus EHP a Radě auditorů ESVO, Norskému ministerstvu zahraničních věcí a Úřadu norského generálního auditora za hospodaření s finančními prostředky a za všechny záležitosti týkající se finanční kontroly, auditu a prevence proti podvodům. Zprávy o provedených finančních kontrolách a auditech jsou k dispozici KFM, Výboru pro finanční mechanismus EHP a Radě auditorů ESVO, Norskému ministerstvu zahraničních věcí a Úřadu norského generálního auditora a jejich zástupcům. 7. Veřejnosprávní kontrola Odbor MF Centrální harmonizační jednotka pro finanční kontrolu (CHU) je Národním kontrolním orgánem (NCA) pro FM EHP/ Norsko. CHU, která je pověřena funkcí ústředního správního úřadu pro finanční kontrolu v souladu s 7 odst. 2, zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, vykonává finanční kontrolu FM EHP/Norsko. Kontrolní útvary na jednotlivých úrovních implementace zasílají NCA každoročně v termínu do 15. února roční plány veřejnosprávních kontrol hospodaření s prostředky poskytnutými na základě FM EHP/Norsko. Kontrolní útvary na jednotlivých úrovních implementace zasílají NCA každoročně v termínu do 15. února roční zprávy o výsledcích veřenosprávních kontrol hospodaření s prostředky poskytnutými na základě FM EHP/Norsko. Součásti roční zprávy je i hodnocení účinnosti systému finanční kontroly podle zákona č.320/2001 Sb.,o finanční kontrole, přehled zjištění z provedených kontrol,doporučení a přijatá opatření. V případě závažných zjištění při provádění kontrol předávají průběžně kontrolní útvary zprávy NCA nejpozději do 1 měsíce od tohoto zjištění. NCA je oprávněno podávat kontrolním útvarům podněty k provedení kontroly. 23

24 8. Kontrola podle mezinárodních smluv a podle předpisů EU V souladu s čl. 9 Memorand o porozumění pro implementaci FM EHP/Norska jsou Výbor pro řízení finančního mechanismu EHP, Rada auditorů ESVO, Úřad generálního norského auditora, Norské ministerstvo zahraničních věcí a jejich pověření zástupci oprávněni realizovat jakoukoli technickou nebo finanční misi nebo přezkoumání, které považují za nutné pro plánování, implementaci a monitorování projektů a použití finančních prostředků. Zaměstnanci kontrolovaných institucí České republiky i příslušných orgánů veřejné správy České republiky jsou povinni poskytnout při provádění těchto kontrol nezbytnou součinnost, informace a dokumentaci. Rada auditorů ESVO funguje jako příslušný úřad pokud jde o provádění kontrol/auditů jménem států ESVO a Úřad norského generálního auditora funguje jako příslušný úřad pokud jde o provádění kontrol/auditů jménem Norska. Také Výbor pro finanční mechanismus EHP a Norské ministerstvo zahraničních věcí mohou organizovat inspekce a kontroly/audity pomocí pověřených zástupců. Auditorům i pověřeným zástupcům bude umožněn přístup ke všem dokumentům a informacím jaké považují za vhodné, včetně těch, které byly vytvořeny nebo uloženy v elektronické podobě. Zejména získají přístup k účtům auditovaných institucí a dokumentům týkajícím se výdajů financovaných prostředky z FM EHP/Norska. Auditoři i pověření zástupci budou požívat stejných práv jako jsou práva udělená vlastním rovnocenným úřadům přijímajícího státu. Auditoři Rady auditorů ESVO resp. Úřadu norského generálního auditora a Výbor pro finanční mechanismus EHP resp. Norské ministerstvo zahraničních věcí či jejich pověření zástupci budou mít rovněž neomezený přístup k projektům implementovaným soukromými nebo komerčními institucemi a nevládními neziskovými organizacemi (NNO). Zástupci CHU na požádání doprovázejí auditory nebo pověřené zástupce při finanční kontrole nebo auditu prostředků FM EHP/Norsko a zajišťují jim veškerou nezbytnou pomoc. Rada auditorů ESVO resp. Úřad norského generálního auditora i Výbor pro finanční mechanismus EHP resp. Norské ministerstvo zahraničních věcí informují předem přijímající stát o prováděném auditu. 9. Vnitřní kontrolní systém Všechny subjekty implementační struktury FM EHP/Norska, které mají sídlo na území ČR, musí mít v souladu s zákona o finanční kontrole zavedeny dostatečné řídící a kontrolní systémy zajišťující řádné finanční řízení a tyto systémy udržovat Řídící kontrola Řídící kontrola je zajišťována odpovědnými vedoucími zaměstnanci a tvoří součást vnitřního řízení subjektů implementační struktury FM EHP/Norska při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečněných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následného prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření. CZP zodpovídá za řádné uplatňování principů řídící kontroly u zprostředkujících subjektů (povinnosti zprostředkujících subjektů budou podrobně upraveny Smlouvou nebo Memorandem o porozumění mezi zprostředkujícím subjektem a Ministerstvem financí) 24

25 Předběžná, průběžná a následná kontrola uvnitř instituce je zajišťována prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací. Zjistí-li osoby zajišťující průběžnou a následnou kontrolu při jejich výkonu nehospodárné, neefektivní nebo neúčelné vynakládání prostředků FM EHP/Norska v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně vedoucímu příslušné instituce a CZP. Vedoucí příslušné instituce je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zajištění řádného výkonu této kontroly. Řídící systémy musí poskytovat dostatečný audit trail. Z hlediska transparentnosti jednotlivých úkonů vnitřního kontrolního systému musí být v rámci řídící kontroly zajištěny následující základní požadavky: 1. existence manuálů na všech úrovních řízení, které zahrnují podrobné písemné pracovní postupy používané při provádění jednotlivých činností. Manuály jsou zpracovávány a aktualizovány formou tzv. řízené dokumentace. Manuály včetně provedených změn, jsou předkládány CZP, CHU a NF, 2. jasná definice funkcí, důsledné oddělení funkcí schvalovací, platební a účetní (nesmí nastat situace, kdy tatáž osoba vykonává činnost správce rozpočtu, příkazce operace a hlavního účetního), 3. důsledné dodržování systému dvojí nezávislé kontroly a dvojího podpisu při schvalování jednotlivých dokumentů a provádění plateb, 4. zastupitelnost zaměstnanců u všech funkcí, 5. bezpečné využívání informačních systémů, 6. důsledné předcházení možnému konfliktu zájmů Interní audit Interní audit musí být zaveden na každé úrovni implementace. Ministerstvo financí prostřednictvím CHU spolupracuje s útvary interního auditu na jednotlivých úrovních a metodicky řídí jejich činnost. V souladu s 25 odst. 1 a 2 zákona o finanční kontrole je povinností vedoucích orgánů veřejné správy zřídit útvary interního auditu. Podle 29 odst. 5 a 6 zákona o finanční kontrole lze funkci útvaru interního auditu nahradit veřejnosprávním výkonem kontroly podle části druhé tohoto zákona u obcí či městských částí, které mají méně než obyvatel. V případě, že obec rozhodne, že nezřídí útvar interního auditu, je povinna zajistit funkce interního auditu přijetím jiných dostatečných opatření, např. činností kontrolního a finančního výboru, nebo externím auditem, nebo stanovit vnitřními předpisy jiná vhodná opatření. Útvar interního auditu je funkčně nezávislý a organizačně oddělený od řídících a výkonných struktur orgánu. Interní audit musí být přímo podřízen příslušnému vedoucímu orgánu veřejné správy nesmí být pověřován úkoly, které jsou v rozporu s nezávislým výkonem funkce Činnosti interního auditu Interní audit hodnotí dle Standardů pro profesionální praxi interních auditorů řízení rizik, řídící a kontrolní systémy, řízení a správu příslušného orgánu veřejné správy a přispívá k jeho zdokonalování. 25